CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Aprobado por:
Revisado por: GERENTE
GENERAL GERENTE
GENERAL
PROCEDIMIENTO JM&L-SIG - P -
02
Versión: 00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Fecha:
DE DOCUMENTOS 11/11/2020
Revisado y Aprobado: GG
1. OBJETIVO.
Asegurar que la documentación y los registros del sistema de gestión integrado se encuentren controlados,
considerando la elaboración, revisión, aprobación, distribución y una correcta identificación de los
documentos internos y externos.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a todas las áreas involucradas dentro del Sistema de Gestión integrado.
3. REQUISITO LEGAL
ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad
ISO 14001: 2015 Sistemas de Gestión Ambiental
ISO 45001: 2018 Sistema de Gestión de Seguridad
4. DEFINICIONES.
4.1 Definiciones
Documento: Información y su medio de soporte.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, ópticos o electrónicos, fotografía o
muestra patrón o una continuación de éstos.
Nota 2: Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros se
denominan “documentación”.
Nota 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito ser legible) están relacionados con todos los
tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo,
el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser
recuperable).
Documento Externo: Documentos de origen externo, que la organización determina necesarios para la
planificación y operación del Sistema de Gestión Ambiental Ej.: Normas, Leyes, Manuales.
Documento Interno: Conjunto de documentos elaborados por la organización con la finalidad de normar
y/o estandarizar las políticas, principios y actividades a desarrollar, dentro de la organización. Ejemplo:
Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formatos.
Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia.
Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en un procedimiento, cuyo principal
fin es detallar la actividad en sí.
Formato: Tipo de documento interno que sirve como soporte para registrar la información y recopilación de
datos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas. Los registros pueden ser físicos o electrónicos y pueden provenir de formatos en algunos
casos.
Reglamento: Documento interno, generado para cumplir con un requisito legal, que contiene un conjunto de
normas.
4.2 Abreviaturas
GG: Gerente General
CDD: control de documentos
5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
Política del SGI / Objetivos del SGI Manual/Plan
Procedimientos
Instructivos / Especificaciones Registros
Documentos Externos
6. DESARROLLO
ETAPA DESCRIPCI RESPONSAB
ÓN LE
1. DOCUMENTOS INTERNOS
Todo el personal de la organización puede identificar la necesidad
de crear, anular y/o modificar un documento, para ello se le Todo
solicitara al Gerente General la el
Requerimiento Person
elaboración o modificación de un documento interno. al
El Personal que identifique la necesidad pertinente debe
Todo
diligenciar la solicitud de elaboración, modificación y/o anulación de el
documentos al Gerente General de forma escrita. Person
al
De aprobarse la solicitud. Se efectuará la creación y/o modificación
con el área correspondiente en conjunto con el Gerente General.
De no proceder la aceptación de la solicitud se responderá con el
motivo de la negación de la aceptación.
Nota 01: Todo documento recién elaborado se enumera con Versión
“00”.
Nota 02: La estructura y codificación de los documentos debe Gerente
Elaboració ser realizada de acuerdo al: General
n
Anexo #1 Estructura y Codificación de la Documentación
la cual será proporcionada por el Gerente General
Revisa todos los documentos, si está conforme se presenta
para su aprobación y será firmada en el cuadro que aparecerá en la
primera página de cada documento.
Aprobado por: Gerente General
Firma
Revisión y
Aprobació Firma Gerencia General Gerente
n General
ETAP DESCRIPCI RESPONSA
A ÓN BLE
Cuadro de Revisiones y Aprobaciones
Documentos REV y APROB
Documentos del SGI Gerente General
Documentos del
Gerente General
área
Política de Gestión Gerente General
El encabezado debe tener la estructura que se define en el
Anexo #1 Estructura y Codificación de la Documentación.
En el caso de cambios se procederá en la Identificación los cambios
de los documentos. Una vez aprobado el documento se procederá a
indicar los cambios realizados en la tabla de Historial de Cambios
al final de cada documento:
Identificación de Fecha Versión Modificación o Cambio GG
cambios
Una vez aprobado los documentos, el Gerente General ingresa la
documentación en la carpeta del manejo del sistema integral, donde
el personal tendrá acceso a la información pertinente según su área,
el resto de personas podrá tener acceso de manera impresa si lo ve
Ingreso pertinente. GG
al
Sistema
Se debe ingresar la información en el JM&L-SIG - LM - 00 Lista
Maestra de Documentos, incluyendo la versión, la fecha de
aprobación.
Se Controlara la versión de los documentos actualizados y se
asegurara que solo las versiones vigentes se encuentren
Actualización de
GG
Lista maestra en el sistema y disponibles.(las versiones desfasadas se recogerán y
procederán a eliminar)
El Gerente General comunica al área relacionada, el cambio en el
documento indicándole la ruta electrónica
Difusi del GG
ón documento. Si se requiere por el área relacionada se repartirá el
documento en físico, estos llevaran el texto
ETAPA DESCRIPCI RESPONSA
ÓN BLE
“Advertencia: Las copias impresas de este documento son Copias
No Controladas. Es responsabilidad del usuario verificar la
vigencia de este documento antes de su uso”.
El almacenamiento físico de los documentos se realizará en
carpetas organizadas, también se realizará en el disco duro externo
de la empresa, con el fin de resguardar la información ante algún
Almacenamiento incidente con los equipos Área Usuaria
eléctricos / electrónicos.
Una vez realizados los cambios y actualizados los documentos, Se
procederá a eliminar el documento y se incluye la nueva versión en
la respectiva carpeta.
Documentos GG
En caso hubiera copias en físico estas se recogen, se destruyen y se
Obsoletos entrega la nueva versión del documento.
La preservación de documentos antiguos será de 1 año para archivos
activo y 5 años para archivos pasivos.
Las revisiones de los documentos se realizan por lo menos
Revisió
n una vez al año o cada vez que el SGI vea por necesario.
GG
periódic
a
El SGI se encargará de verificar y asegurar el mantenimiento de los
documentos del sistema Integrado de Gestión (incluye documentos
Mantenimiento y internos, externos y GG
Conservación registros) POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.
2. DOCUMENTOS EXTERNOS
El Gerente General es responsable de identificar, actualizar y
mantener los documentos externos necesarios para la planificación y
operación del Sistema de gestión. Los documentos se controlarán a
Identificación través del JM&L-SIG - LM - 00 Lista Maestra de Documentos, GG
donde se indicará la vigencia del mismo.
El Gerente General en caso se requiera entregara una copia al
personal que lo requiera. En caso se requiera distribuir una copia del
Documento externo a otra área, ésta se entregará con un sello de
Distribución “COPIA CONTROLADA” y el área que mantenga el documento GG
original controlará la distribución a través del
JM&L-SIG - LM - 00 Lista Maestra de Documentos
El Gerente General controla la distribución de los documentos
externos y actualiza la JM&L-SIG - LM - 00 Lista Maestra de
Control Documentos GG
Los documentos externos obsoletos tanto en forma física como
virtual serán eliminados.
Documentos Responsable
Obsoletos de Área
ETAPA DESCRIPCI RESPONSA
ÓN BLE
3. CONTROL DE REGISTROS
El Gerente General se encargará de actualizar el JM&L-SIG - LM -
00 Lista Maestra de Documentos, donde se definen los controles
de identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
Identificación y retención y disposición final de los mismos.
Control GG
El Gerente General tendrá acceso a todas las Listas de Registros de
todas las áreas.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión fecha Descripción del
cambio/modificación del
documento
00 11/11/2020 Creación del documento
8. ANEXOS
ANEXO 1: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE
LA DOCUMENTACIÓN
I. ENCABEZADO
Se repite de manera idéntica y única en todas las páginas del documento, incluido
los formatos, y presenta el siguiente diseño:
PROCEDIMIENTO X&X-YYY-XX-ZZ
Versión: 00
Fecha:
Revisado 11/11/2020
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS y
Aprobado
:
GG
La codificación de la documentación se realizará siguiendo el siguiente patrón
II. X&X-YYY-XX-ZZ
El color de encabezado de todos los procedimientos, formatos etc. Será, Azul claro
III. El tipo de letra que se empleara: Arial número de letra 10 u 11.
X&X: “JM&L”
YYY: SISTEMA
SISTEMA CÓDIGO
SISTEMA SIG
INTEGRADO DE
GESTION
SISTEMA DE SGS
GESTION
SEGURIDAD
SISTEMA DE SGC
GESTION DE
CALIDAD
SISTEMA DE SGA
GESTION
AMBIENTAL
XX: El tipo de documento
TIPO DE CÓDIGO
DOCUMENTO
Registro R
Procedimiento P
Perfil de Puesto PP
Política PO
Manual M
Formatos F
Matrices MT
Plan PL
Plan de Emergencia PE
Lineamiento L
Programa PR
Lista Maestra LM
Plano PA
Instructivo I
ZZZZ: Correlativo
NOTA: Todo documento recién elaborado se enumera con Versión “00”
IV. LISTA MAESTRA
CÓDIGO : JM&L-SIG - LM - 01
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FECHA : 11/11/2020
VERSIÓN : 0
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
PÁGINA : 1
TIEMPO DE RESPONSABLE DE
NRO CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA TIPO DE REGISTRO
CONSERVACIÓN VERIFICACIÓN
DOCUMENTOS DEL SIG
1 JM&L-SIG - PO - 01 Politica Integrado de Gestion 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
2 JM&L-SIG - MT - 01 Matriz PESTEL 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
3 JM&L-SIG - MT - 02 Matriz FODA 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
4 JM&L-SIG - MT - 03 Matriz de Riesgos y Oportunidades 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
5 JM&L-SIG - MT - 04 Matriz Stakeholders 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
6 JM&L-SIG - MT - 05 Matriz C.R.I 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
7 JM&L-SIG - MT - 06 Matriz de Requisitos legales 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
8 JM&L-SIG - MT - 07 Matriz IPERC 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
9 JM&L-SGI-PP-01 Puesto de perfil de Serigrafiador 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
10 JM&L-SGI-PP-02 Puesto de perfil de Diseñor 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
11 JM&L-SGI-PP-03 Puesto de perfil de Planchador 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
12 JM&L-SGI-PP-04 Puesto de perfil de Lavado 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
13 JM&L-SIG - P - 01 Procedimiento de Comuniacion 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
14 JM&L-SIG - P - 02 Procedimiento de control de documentos 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
15 JM&L-SIG - P - 03 Procedimiento Operacional - Estampado 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
16 JM&L-SIG - P - 04 Procedimiento de Manejo de Residuos Solidos - Estampado 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
17 JM&L-SIG - P - 05 Procedimiento de Trabajo Seguro - Estampado 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
18 JM&L-SIG - P - 06 Procedimiento de elaboracion de Matriz IPERC 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
19 JM&L-SIG - I - 01 Caracterizacion del proceso de estampado 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
20 JM&L-SIG - I - 02 Alcance 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
21 JM&L-SIG - PR- 01 Programa de Higiene Ocupacional 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
22 JM&L-SIG - PR- 02 Programa de Capacitaciones 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
23 JM&L-SIG - PR- 03 Programa de Mantenimiento de Equipos 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
24 JM&L-SIG - PR- 04 Programa de Desinfeccion 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
25 JM&L-SIG - PR- 05 Programa de Calibración de Equipos 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
26 JM&L-SIG - PR- 06 Programa anual de seguridad y salud ocupacional (PASSO) 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
27 JM&L-SIG - PL - 01 Programa anual de medio ambiente (PAMA) 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
28 JM&L-SIG - LM - 01 Lista Maestra de Documentos 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
29 JM&L-SIG - PA - 01 Plano de Distribucion - A. Lavado - A. Serigrafia y Planchado - A. Sublimacion 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG
30 JM&L-SIG - PA - 02 Plano de Distribucion -A. Diseño 000 11/11/2020 Digital Responsable del SIG