COMPONENTES DEL ESTADO DE RESULTADOS EN UNA EMPRESA COMERCIAL
La presentación del estado de resultados en una empresa comercial que utiliza el sistema de
inventario periódico y que sigue las indicaciones de los estándares internacionales de
contabilidad, se aprecia en la siguiente ilustración, considerando que tanto las ventas como las
compras aparecen netas
1.2 Clasificación de las compras
Las compras pueden clasificarse de la siguiente manera:
Según la procedencia las compras se clasifican en :
1. Compras nacionales.
2. Compras al exterior.
Según la clase de activo
Según la clase de activo adquirido, las compras se clasifican en:
3. Compra de mercancías (empresa comercial).
4. Compra de materias primas (empresa industrial).
5. Compra de materiales, repuestos, etc. (empresas industriales, comerciales, de
servicio).
6. Compra de activos fijos
Según la forma de pago
Según la forma de pago las compras pueden clasificarse en:
1. Compras de contado.
2. Compras a crédito.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Este departamento procede a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores. Elegida la
más conveniente a los intereses de la empresa, se elabora la orden de compra, la cual se envía
al proveedor elegido.
Proveedor
El proveedor al recibir la orden de compra basada en su cotización, procede a despachar la
mercancía y elabora la remisión, la cual es un contrato con el transportador. Este entrega la
mercancía y recibe una copia. Por lo cual dicha copia de dicho informe debe enviarse a
contabilidad.
Contabilidad
En este departamento se cuenta con una copia de la orden de compra, de la remisión, del
informe de recepción y de la factura. Acá se comprueban cantidades, condiciones y
operaciones; se hace la contabilización y se envían copia de los documentos a tesorería.
Departamento de tesorería o caja
Este departamento con base en los documentos recibidos procede a cancelar en su
momento, la factura mediante un comprobante de pago.
Objetivos del departamento de compras
Con el fin de alcanzar los objetivos de la organización, un departamento de compras debe
orientar su función hacia los fines generales de la institución y no debe ser por lo tanto, un
ente aparte de ésta.
Los objetivos más generales de un departamento de compras son
1. Reducción de costos u obtención de utilidades.
2. Control de los compromisos financieros que adquiere la empresa a través de firmas
autorizadas para comprar, estableciendo procedimientos, etc.
3. Control de negociaciones y relaciones con proveedores.
4. Funciones de equipo humano. El departamento de compras debe suministrar a la gerencia
información y ayuda sobre las operaciones por ellos realizados
NORMAS CONTABLES APLICABLES A COMPRAS EN EL DECRETO 2649 DE 1993
1. Normas básicas
Las principales normas contables básicas aplicables a compras son las siguientes:
Ente económico: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada
como una unidad. tambien debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de
otros entes.
Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una
misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la
moneda funcional.
Período. debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben de unirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en
consideración al ciclo de las operaciones
Valuación o medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben
ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida. Con sujeción a las
normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor
de realización y el valor presente.
NORMAS TÉCNICAS SOBRE LAS CUENTAS DE RESULTADOS
Reconocimiento de ingresos y gastos . En cumplimiento de las normas de realización,
asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se
logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada.
Diferencia en cambio . La diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y
pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un gasto
financiero, según corresponda, salvo cuando deba contabilizarse en el activo.
Devoluciones, rebajas y descuentos . Las devoluciones, rebajas y descuentos condicionados, se
deben reconocer por separado de los ingresos brutos.
Gastos financieros . Los intereses y los demás gastos financieros en los cuales se incurra para
la adquisición o construcción de activos, se deben reconocer como gastos desde el momento
en que concluya el proceso de puesta en marcha o en que tales activos se encuentren en
condiciones de utilización o enajenación.
REGISTRO DE COMPRAS DE MERCANCÍAS
La contabilización de las compras de mercancías depende del sistema de inventario que se
emplee, esto es, inventario periódico o inventario permanente.
En inventario periódico : Se emplea la cuenta compras, únicamente para la
adquisición de mercancías para su venta posterior a los clientes , Las compras de
activos fijos, suministros, papelería, etc. se registran en la cuenta respectiva; la
compra de un vehículo se llevará a la cuenta de vehículos (propiedad, planta y equipo)
y la de papelería se imputará directamente al gasto respectivo.
En inventario permanente : la empresa utiliza el sistema de inventario permanente,
cada que efectúe una compra, la registrará directamente en la cuenta inventario de
mercancías.
DERECHO DE PROPIEDAD DE LAS MERCANCÍAS COMPRADAS
Los convenios entre comprador y vendedor de las mercancías incluyen entre otras
condiciones, quién debe pagar los valores del transporte de las mercancías.
1. FOB : significa “Libre a bordo” y el vendedor se obliga a entregar la mercancía en un sitio de
embarque. El comprador debe cubrir los costos de transporte desde este sitio hasta su bodega
o almacén.
2. FAS : Quiere decir “Libre al costado” y se emplea generalmente relacionado con un puerto.
El vendedor debe cubrir los costos de fletes hasta el barco o medio de transporte indicado.
CIF : significa “costo, seguro y flete” e indica que el vendedor paga seguros y fletes hasta el
lugar especificado. De este lugar en adelante el comprador debe pagar los fletes y seguros.
C&F : significa “Costo y fletes” e indica que el comprador debe pagar los fletes y los riesgos los
asumir debe éste desde el momento de su entrega a bordo en el lugar especificado.
OTRAS TRANSACCIONES EN COMPRAS
Normalmente en el desarrollo propio de las actividades de las compras, aparecen una serie de
transacciones adicionales que pueden afectar y modificar su costo, las cuales se reflejan en la
presentación del estado de resultado, haciendo que éste sea un poco diferente a la
presentación inicial dada. Tales transacciones son:
1. Fletes sobre compras.
2. Descuentos. Devoluciones y rebajas.
3. Impuesto a las ventas (IVA)
4. Retención en la fuente.
DESCUENTOS COMERCIALES
Llamados también a pie de factura, son aquellos ofrecidos por el vendedor con el Àn de
atraer más compradores, es decir, el comprador los obtiene por el simple hecho de
adquirir una mercancía. Esta clase de descuentos son convenientes para disminuir los
precios, sin tener que cambiar los catálogos. Cuando los precios varían, se pueden enviar
a los clientes los nuevos descuentos que se concederán
1: Descuentos comerciales simples
Son aquellos que comprenden un único descuento concedido y aparecen así en la
factura:
DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Dentro de las condiciones pactadas entre el vendedor y el comprador, está la del
momento de pago. Si se exige la cancelación inmediata de la mercancía, se dice que la
condición de pago es de contado. Si por el contrario, al comprador se le concede un
periodo de tiempo para cancelar la mercancía, se dice que la condición de pago es a
crédito. Por esta razón, además de atraer clientes con los descuentos comerciales, el
vendedor otorga un descuento adicional por pago antes de la fecha de vencimiento; este
descuento es el llamado descuento por pronto pago. Este tipo de descuento, se convierte
en incentivo financiero para que el comprador, y cancele antes del día convenido.
MÉTODO DEL VALOR NETO
Este método supone que se tomarán siempre los descuentos por pronto pago, aunque se
tenga que recurrir a la solicitud de préstamos. Con el fin de mostrar en la contabilidad
que las compras están por su valor neto, los descuentos por pronto pago se registrarán
como un menor valor de la compra en el momento que ésta se efectúe. La razón por la
cual muchas empresas deciden utilizar el método, es que dada la necesidad de
aprovechar el alto valor de los descuentos.
CRÍTICAS AL MÉTODO DEL VALOR NETO
A pesar de que este método se ha planteado teóricamente, muchos son los
inconvenientes para que pueda ser aplicado en nuestro medio:
Tanto comprador, como vendedor pueden utilizar cualquiera de los métodos
planteados, por lo tanto puede darse el caso de que se utilicen métodos
diferentes.
Los saldos en las cuentas del vendedor y del comprador serían diferentes.
La aplicación del método del valor neto distorsiona el costo de la mercancía
cuando se efectúan ajustes en períodos posteriores.
Teóricamente viola la norma básica de la prudencia puesto que anticipa la
contabilización de los descuentos.
Distorsiona la base de las compras para efectos de la aplicación de las normas del
IVA.
Es necesario preparar ajustes, cuando no se toman los descuentos en el
momento oportuno.
DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRAS
Las causas que motivan las devoluciones y rebajas de precios sobre compras son
variadas, entre ellas están:
Mercancía en mal estado o dañada.
Cantidad despachada mayor de la solicitada.
Mercancía que llega mucho tiempo después de solicitada.
Mercancía diferente a la solicitada.
En general, condiciones diferentes a las inicialmente pactadas.
LAS COMPRAS Y EL ESTADO DE RESULTADOS
Los componentes de la cuenta de compras aparecen así en el estado de resultados,
cuando se utiliza el sistema de inventario periódico, independiente
ASPECTOS FISCALES DE LAS COMPRAS
Clasificación de los activos enajenados: Las normas tributarias colombianas
dividen los activos enajenados en movibles y en fijos o inmovilizados.
Son activos movibles :los bienes corporales muebles o inmuebles y los
incorporales que se enajenan dentro del giro ordinario de los negocios del
contribuyente.
Son activos fijos o inmovilizados: los bienes corporales muebles o inmuebles
y los incorporales que no se enajenan dentro del giro ordinario de los
negocios del contribuyente.