CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD EN UNA EMPRESA COMERCIAL

III.1.1 Estructura del Proceso Contable

La estructura del proceso contable son los pasos que repiten las empresas en cada proceso,
esa secuencia que permiten tener una contabilidad organizada.

DOCUMENTACIÓN FUENTE

INVENTARIO
INICIAL
ESTADO DE SITUACIÓN
INICIAL
LIBRO DIARIO O JORNALIZACIÓN

LIBRO MAYOR O MAYORIZACIÓN LIBRO AUXILIAR

BALANCE DE COMPROBACIÓN
HOJADE
TRABAJO
AJUSTES

CIERRE DE LIBROS ESTADO DE

SITUACION
FINANCIERA

ESTADOS FINANCIEROS
STADO DE
SITUACION
ECONOMICA

STADO DE
FLUJO DE
EFECTIVO

Fuente: Bravo Mercedes; Contabilidad General, Pag. 25

Elaborado por: La Autora
Abad, J. (2016) Organización Contable en la Empresa Comercial Solagri del Cantón
Catamayo Periodo Enero a Junio del 2015, Ecuador, Universidad Nacional de Loja,
recuperado[Link]
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La Documentacion Fuente son el soporte de las diferentes transacciones realizadas dentro de

la empresa, las cuales tienden a ser revisadas por una tercera persona. Existen dos tipos de
documentacion; documentos negociables los cuales se deben utilizar como garantia de una
obligacion y los documentos no negociable que son de uso cotidiano en la empresa, porque
son importantes para el buen funcionamiento de la empresa.

Inventario conciste en hacer un conteo detallado de los bienes que posee una organizacion,
tambien de las obligaciones que tiene que cumplir, los inventarios se clasifican de acuerdo a
su ejecusion en inventario parcial y general.

El balance general fue definido segun Elias Lara Flores como, "El documento contable que
muestra la situacion financiera de la entidad de una fecha determinada" Guerrero J. y Galindo
J. (2014 ) Contabilidad 1, Cap III, p 80, pais Mexico, Grupo Editorial Patria, recuperado
[Link]

Libro diario o jornalizacion se utiliza con el fin de tener organizadas las fechas en las
transacciones registradas y el libro mayor o mayorizacion nos permite observar los
movimientos del libro diario ayudandonos a visualizar todas las cuentas, ver su saldo. Sin
embargo los libros auxiliares nos brindan un detalle mas amplio de las transacciones
realizadas.

Balance de Comprobacion es el registro propio de la emprensa con el fin de permitirnos

verificar todas las trascciones deudoras y acreedoras.

Ajustes permiten presentar las correciones de aquellas transacciones que no eran veraz estos
ajuntes lo podemos clasificar en depresiables, proviciones y consumo.

Hoja de trabajo sintetiza las transacciones y analiza las transacciones contables.

Cierre de libros son asientos realizados en las transaciones finales del periodo contable y a
final de la empresa o entidad.

Estados Financieros ayudan a conocer la situacion economica de la empresa entre los

principales estados estan el estado de situacion financiero nos presenta informe del
patrimonio de la empresa, estado de situacion economico presenta los valores existententes
en los ingresos, costos y gastos del periodo y estado de flujo de efectivo muestra de manera
detallada los movimientos del efectivo dentro de la entidad.

III.1.2 Organigrama de una empresa Comercial

Un organigrama es la distribucion de cada area y personal que compone la organizacion, se

puede imaginar un organigrama como el esqueleto humano de cada empresa esa estructura
vital para su buen funcionamiento.

Existen varios tipos de organigramas;

Organigrama jerarquico es el mas utilizado, las personas con alto rango estan en la parte
superior y los que tienen un cargo mas pequeño en la inferior.
Organigrama matricial se utiliza en las empresa que tiene varios directores.
Organigrama plano no posee niveles medios simplemente dos niveles los directivos y los
empleados.

Los organigramas son exenciales en las empresas porque le aporta organizacion, orden y
buen resultado a las empresas ya que diseñar un buen orgranigrama le permitira a la empresa
optener mayor productividad.

Para diseñar un organigrama debemos de conocer las areas de las empresas, saber quien
lidera dichas areas y extablecer niveles de mando.

Se recomienda estudiar las areas y analizarlas, saber bien y extablecer las funciones de cada
una para estructurar de manera mas eficaz los departamentos.

Hay que tomar en cuenta el ambito de control, cuantos empleados tiene el encargado del area
a su cargo y analizar su tope ya que sobrepasar el tope no ayudara a tener un buen control.
Al momento de crear un organigrama debemos de iniciar por la parte superior dueño o
gerente general de la organizacion.

Es importante colocar todo el personal y departamentos en el organigrama ya que nos

permitira optener una vision mas detallada de todas las areas de la organizacion.

Los organigramas ademas de ayudarnos a organizar las empresas nos ayudan a detectar
errores, esas fallas que pueden pasarnos de largo en las pequeñas y aveces grandes
debilidades del control interno como por ejemplo una ausencia de mando puede verse como
algo insignicante pero puede ser letal para la empresa ya que los empleados pueden que no
cumplan su funciones correctamente.

Tambien se puede asignar una funcion a varios empleados encaminando a la organizacion

perder el tiempo, y a la improductividad, sin embargo sin un analisis previo de las funciones
y departamentos se puede optener perdidas significativas con la existencia de un
departamento inadecuado.
III.1.3 El Control Interno

El control interno es necesario para salvaguardar los bienes de las empresas, atravez de la
creacion de politicas para evitar el deterioro, robo y declive en el almacen de productos.

Segun Pedro Gustavo Cahuana "La ausencia de un sistema de control interno es evidente en
el sector comercial ocasionando que las empresas tengan problemas en el manejo del
inventario, activo de mayor importancia que poseen las organizaciones y que a traves de ella
se generea liquidez, rentabilidad y estabilidad en el mercado" Cahuana, P . (2015) Manual
de control interno contable para la empresa comercial Disan del Carton L a Libertad
deProvincia de Santa Elena, Ecuador, Universidad Estatal Peninsula de Santa Elena,
recuperado [Link]

La cita anterior aporta las consecuencias que puede tener la empresa cuando no tiene un
control interno, sin embargo se debe de tener presente que el control interno le aporta
seguridad a las organizaciones, no obstante no les asegura el exitos en los negocios pero si le
ayuda a proteger su patrimonio, es importante tomar en cuenta la seguridad de la empresa en
especial del sitema contable ya que el robo de informacionenes, el afamado ciber ataque le
puede costar la vida a una empresa por el robo no solo de las informaciones sino el desfalco
que puede incurrir en las cuentas bancarias.

En el control interno contable podemos mencionar los controles detectives nos ayudan a
detectar errores y verificar si se ccumplen las politicas existentes dentro de la organzacion,
controles preventivos son los que se aplican cotidianamente en las empresas y controles
correctivos son los que corrigen los problemas existentes en la empresa.

Segun Carlos Alberto Pereira "La responsabilidad del auditor interno consiste en realizar, de
manera ciclica, el estudio y evaluacion de los controles internos implementados, tanto
operativos como administrativos y contables, asi como verificar de forma aleatoria el
cumplimiento de estos al ejecutarse las operaciones cotidianas. En consecuencia, el objetivo
principal de los auditores internos es presentar recomendaciones para procurar la eficiencia
operativa de la entidad procurando el cumplimiento exitoso de los objetivos planeados. Esto
representa la contribucion del valor agregado que se espera de la Auditoria Interna, para
minimizar los riezgos en las operaciones, fortalecer los controles internos, asistir a la
Direccion General sobre sus dudas, aciertos y desaciertos, siempre en busca del logro eficaz y
exitoso de los objetivos planeados" Pereira, C. (2019) Control interno en las empresas: su
aplicacion y efectividad Capitulo II, pag 12, Argentina, editorial IMCP recuperado
[Link]
efectividad
El control interno son reglas que plantea la empresa para su bienestar estas reglas son
elaboradas, supervisadas y controladas por el auditor interno de la empresa, este profesional
debe de presentar recomendaciones que benefie y ayude a fortalecer las debilidades de la
empresa, dicho profesional se apegara a la realidad que vive la empresa, poniendo siempre en
practica la honestidad.

Estructura de control interno

Ambiente de Control las empresas deben fomentear un ambiente positivo para fortalecer la
gestion humana y asi optener un mejor control de sus actividades. Este ambiente de control
necesita que los empleados tengan buenos valores eticos, sean competitivos en su entorno
laboral. Alto nivel de conocimiento y experiencia deben posser los lideres de control al igual
que dedicacion y compromiso en su trabajo, tambien es fundamental tener una buena
estructura administrativa.

Evaluacion de riezgos las empresas sin importar su tamaño tiene riezgo por lo tanto la
evaluacion de riezgo se trata de identificar esas amenazas, analizarla y aprender a resolver los
riezgos que se presentan en los diferentes departamentos de la empresa, este analisis no se
hace de una vez, se debe investigar y hacer un estudio a fondo, con cuidado y en un tiempo
preciso. El auditor debe visualizar el futuro para evitar posibles riezgos.

Actividades de Control son las reglas que le asigna la gerencia a los empleados para que sean
cumplidas dentro de las funciones que demanda el empleado. Estas actividades deben estar en
todas las empresas porque ayudan a las empresas a evitar riezgos y a tener una mejor
seguridad.

Monitoreo y/o Supervicion el control interno se debe evaluar de manera periodica y siempre
supervisarlo, esto nos ayudara a descubrir la calidad en nuestro sistema de control o la
deficiencia que tiene el mismo.
III.2.1 Uso e impacto de la tecnologia en los procesos contables

Antes de hablar del impacto tecnologio que se ha venido desarrollando a lo largo de estos
utimos año, es bueno visualizar la contabilidad sin un sofware contable, con la ausencia de
una hoja de calculo, simplemente con un lapiz, hojas de papel y talvez una calculadora, asi la
contabilidad demanda de mas tiempo, mas analisis, mayor esfuerzo por el grado de
complejidad que implica.

Pero tras la llegada de las computadoras y el internet, la contabilidad empezo a dar sus
primeros pasos de automatizacion, se inicio a implementar las hojas de calculo, los sofware
contables y pronto paso el sistema clasico a ser un nuevo sistema, centrado en todos los
usuarios transformando las publicaciones de papel a publicaciones en sitios web.

Rapidamente los reportes periodicos pasaron a ser reporten continuos, echos a la medida sin
ninguna limitacion, adelantandose a rendimientos futuros, aumentando la confianza en los
sitemas contables, pasando de lo estatico al movimiento que abrio las puertas de la
globalizacion y asi llegar a satisfacer las demandas del mundo.

La tecnologia a impactado positivamente a la contabilidad porque le ha ayudado a los

contadores a ahorrar tiempo, reducir errores en los procesos contables, optener balance
rapidamente, sin embargo esta tecnologia a contribuido a reducir el personal en las empresas
gracias por las facilidades brindadas.

La tecnologia le ha permitido al contador simplificar el ciclo contable ya que los sofwares

contables estan diseñados para captar las informaciones del proceso contable y alimentar los
demas pasos que requieran esa informacion, tambien lo podemos hacer con las hojas de
calculo como excel, ejemplo para hacer una conciliacion bancaria podemos crear un formato
en donde la informacion de las transaciones nos alimente la hoja de la conciliacion en excel o
simplemente usar un sofware.

La tecnologia ha impactado de forma muy signicativa la contabilidad tributaria, esta

aumatizacion en la Direccion General de Impuestos Internos le ha facilitado el proceso de
recaudacion de los impuestos, ya que estos impuestos tienen la ventaja de ser manejados
todos por la oficina virtual, ya no es necesario ir a las oficinas a ser tramites en esta
organizacion, de igual forma las demas organizaciones gubernamentales tienen esa ventaja.

Sin embargo la tecnologia sigue creciendo y nunca se paralizara, ella tiene el proposito de
minimizar el tiempo, ya que los sofware modernos de contabilidad ayudan a ahorrar mucho
tiempo al facilitarle a las empresas generar las ventas en el mismo sistema ayudando al
contador a no tenner que digitar facturas ya que el sistema la genera.

La tecnologia en el area contable ha avanzado tanto que ya no es necesario descargar un

programa para manejar la contabilidad porque existen sofware en las nuves que le permite a
las empresas una mayor potencia en el sofware, mejor flexiblidad, actualizaciones
automaticas, usarlo desde cualquier lugar, mayor seguridad, comodidad y rapidez.

III.2.2 Aporte de la tecnologia 4 G a la Contabilidad

La cuarta revolucion industrial ha venido a cambiar el papel de los contadores y de la

contabilidad, con el fin de aportarle mayores beneficios con los nuevos sistemas, acelerando
los procesos contables, eliminando los sistemas antiguos manuales y atrasados, tambien
disminuir los costos de infraestructura en las organizaciones.

La tecnologia 4 G permite a los negocios personalizar los clientes, acortar los ciclos y
hacerlos mas rentables con respecto a la fabricacion y a la venta. entre otros.

El Bing Data ha marcado la cuarta era de revolucion industrial este permite la administracion
y el detalle de grandes cantidades de datos que no pueden ser procesados por cualquier
herramienta.

Cloud Computing nos permite disponer un servio diferente en el cual no tequiere de

infraestructura para la adquisicion de un sistema ya que nos permite tener las informaciones
en las nubes, esto nos permite pagar por lo que usamos, disponibildad inmediata y poder
acceder desde cualquier dispositivo.

Ciberseguridad tiene como fin proteger los delitos informaticos los cuales han aumentado en
la cuarta revolucion, los expertos recomiendan a las empresas tener asesores expertos en
ciberseguridad para proteger la empresa de actos delictivos virtuales.

Robotica ha de lograr la relacion de los sistemas con maquinas y herramientas. La robotica

pretende cubrir todos los procesos de produccion de las fabricas.

La cuarta revolucion industrial tambien nos aporta el internet de las cosas el cual pretente
aumatizar el mundo fisico; tambien habla de la realidad aumentada que busca convinar lo
vitual con lo real y por ultimo se debe mencionar la integracion de los procesos busca que las
empresas implementen este nuevo sistema.

Actualmente observamos que algunas empresas sin importar su tamaño en nuestro pais estan
implementando Cloud Computing, guardando informaciones importantes en las nubes,
implementando sofware en la nubes, sin embargo todavia nos falta para decir que tenemos
tecnologia 4 G y que bueno que sea asi, porque estas tecnologia como es el caso de la
robotica busca disminuir los empleos para que las empresas bajen mas sus costos,

III.2.3 El Sofware Contable

III.3.1 La contabilidad del futuro

Bibliografia

Abad, J. (2016) Organización Contable en la Empresa Comercial Solagri del Cantón

Catamayo Periodo Enero a Junio del 2015, Ecuador, Universidad Nacional de Loja,
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Miranda, J. (2009) El uso de las tecnologias de informacion y sus implicaciones en el

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Universidad Nacional de Trujillo, recuperado

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Cahuana, P . (2015) Manual de control interno contable para la empresa comercial Disan
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Pereira, C. (2019) Control interno en las empresas: su aplicacion y efectividad Capitulo II,
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Sitios web
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