INFORME PROYECTO FORMATIVO
FECHA: Bogotá D.C., 05 de Diciembre de 2020
ELABORADO POR: .
Objetivo.
Describir objetivo de la fase del proyecto formativo
DESARROLLO
INFORMACIÓN 02 TRIMESTRE DE FORMACIÓN 202X
● Proyecto:
● Fase:
● Instructores: Mabel Hernandez, Jorge Burgos,
DATOS DE LA MICROEMPRESA
● Nombre de la organización: (micro empresa, unidad documental – biblioteca – idea de negocio):
Colegio Providencia La Inmaculada (Provinma)
● Nombre del representante legal (gerente, dueño; en caso de la biblioteca de que entidad
depende, dependencia) Hermana Consuelo David Mesa
● Dirección: Calle 145 #11-40
● Teléfonos de contacto: 2580303
● Actividad económica principal y secundaria si existe: (Esta información debe proceder de Cámara
y Comercio y RUT)
FASE ANÁLISIS – DIAGNÓSTICO
Presentar el diagnóstico en la microempresa – unidad documental – biblioteca o idea de negocio
seleccionada a partir de:
● MACRO AMBIENTE
El macro entorno afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará
cambios en uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los
directivos de las organizaciones. Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las
oportunidades o presentan una amenaza para la empresa1.
1
[Link]
(Por
cada
recuadro indague los factores más relevantes que afecta al sector)
Tomado de: [Link]
POLITICOS NO AFECTAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA BIBLIOTECA NI DEL COLEGIO
ECONOMICOS: SI AFECTA ESPECIALMENTE EN MOMENTOS DE PANDEMIA, MUCHOS PAPA, NO
PUDOIERON SEGUIR PAFANDO PENSION, EN LA BIBLIOTECA DEJARON DE PERCIBOR DINERO
DIARIO EN FOTOCOPIAS, INTERNET, IMPRESIONES Y PAPELERIA.
SOCIOPILITICOS: SI SE HA AFECTO EL NIVEL DE VIDA DE LOS ESTUDIANTES, DOCENTES,
RELIGIOSAS, LA COMUNIDAD EN GENERAL POR LO DICHO ANTERIOREMENTE, POR DEJARSE
DE PERCIBIR RECURSIS ECONOMICOS Y SOCIALES QUE SON VITALES EN LA VIDA DE CADA
SER HUMANO.
TECNOLOGICOS: SE TENIA PENSADO SISTEMATIZAR LA BIBLIOTECA, REMODELAR LA MISMA
ESTE AÑO 2020 PERO DADA LAS CIRCUNSTANCIAS MUNDIALES LOS DINEROS QUE SE TENIAN
DESTINADOS PARA ELLO SE USARON PARA OTRAS COSAS MÁS URGENTES, DEJANDO EL
PROYECTO PARA EL PRÓXIMO AÑO.
ECOLOGICOS: SE MANEJA EL PROYECTO PRAE DONDE SE BUSCA TRABAJAR CON LOS
RECURSOS DEL COLEGIO EN LAS HUERTAS ECOLOGICAS, USANDO LA BASURA COMO
MATERIA PRIMA PARA EL DESARROLLO DE LOS RECURSOS RENOVABKES DE LA HUERTA DEL
COLEGIO Y TAMBIÉN PARA LOS PROYECTOS QUE HACEN LAS NIÑAS EN GRADOS 10 Y 11 EN
EL AREA DE CIENCIAS.
LEGAL: CONTAMOS CON UN SISTEMA DE RIESGOS LABORALES CON SEGUROS COLMENA
(BANCO CAJA SOCILA), ARL, COLPENSIONES, PORVENIR, SALUD CON COMPENSAR
● MICROAMBIENTE
Afectan a una empresa en particular y, a pesar de que generalmente no son controlables, se
puede influir en ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las
cuales se pretende lograr el cambio deseado2.
2
IBID
Tomado de: [Link]
A partir de la anterior información para su organización identifique:
● Competidores: No tienen compertidores
● Proveedores: editaolreliae Santillana, libros y libros, Cambrigge, Pearson, Norma,
● Clientes: Estudiantes, docentes, padres de familia
● Organismos regulares: Al ser una biblioteca escolar no cuenta con este recurso.
● Otros grupos (sindicatos, agremiaciones, federaciones, asociaciones,
cooperativas, grupos de apoyo, ONG, universidades, grupos de investigación; entre otros): Asociación de
padres de [Link] Fraternistas, grupos de investigación a nivel escolar con su respetivo docente.
● AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN
(micro-empresa, unidad documental, biblioteca, equipo de trabajo idea de negocios)
El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin.
Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica que involucra las fases de
planificación y organización, y una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de
dirección y control.
Juntas conforman un ciclo dentro del proceso administrativo ya que cada vez que un proyecto
planeado se cumple, este vuelve a empezar3
3
[Link]
Tomados
de:
[Link]
Entregable de la fase:
Los grupos MIPYME, según el programa, para esta fase presentarán el listado de oportunidades,
amenazas, fortalezas y debilidades (recuerde: las oportunidades y las amenazas son el compendio del
análisis del macro entorno; las debilidades y las fortalezas están al interior de la unidad de negocio; por
otro lado, el microentorno se puede ubicar en uno de estos cuatro cuadrantes según sea el caso).
Adicionalmente a los entregables solicitados para esta fase.
Los pasos para construir una matriz DOFA son los siguientes:
1. Hacer una lista de las fortalezas internas claves.: Se tienen bastante material de investigación,
instalaciones amplias, iluminadas, internet, computadores, se puede investigar en la jornada completa de
7:15 a.m a 2:15 p.m Hora de almuerzo de 12 m a 1p.m
2. Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.:No está sistematizada, no hay presupuesto
activo, falta documentación de análisis general de la biblioteca, falta personal de apoyo técnico, humedad
y falta calefacción, el espacio donde se encuentran los libros es muy reducido y falto de iluminación, falta
documentar las actividades anuales de la biblioteca.
3. Hacer una lista de las oportunidades externas importantes: Apoyo de estudiantes del Sena para el
buen funcionamiento de la biblioteca, adquisición de material por medio de las editoriales, Asociación de
padre de familia quieren apoyar con la remodelación y sistematización de la biblioteca.
4. Hacer una lista de las amenazas externas claves. : Ninguna. En pandemia cerrada desde marzo de
este año por pandemia, por protocolos del ministerio de educación van a cerrar la biblioteca
Matriz DOFA
Ejemplo Matriz Dofa
Observación: El objetivo de esta propuesta es ir complementando trimestre a trimestre las
competencias cursadas, sin mencionar una competencia en particular.
FASE PLANEACIÓN
Elabore una introducción de la fase de planeación, donde se planteen los aspectos a mejorar dentro de la
organización.
Es de anotar que para las MIPYMES del programa tecnólogos en Gestión Administrativa deben presentar
las matrices EFE, EFI y PEYEA (o la que el instructor de la competencia Intervenir considere necesaria).
1) FO: Estas son las mejores estrategias para sacar el máximo provecho de las oportunidades que se
presentan. No podemos aprovecharlas si no tenemos desarrolladas las fortalezas que necesitamos. Si
hay oportunidades muy importantes y no tenemos fortalezas para sacar provecho de éstas, considera su
desarrollo o la incorporación de aliados o entidades externas que sí las tengan.
2) DO: Estas estrategias se generan para reducir o eliminar las debilidades de tal manera que no
inhiban el aprovechamiento de las oportunidades que tenemos. Es conjunto con las estrategias MAX-
MAX, nos llevan a sacar el máximo provecho posible de las oportunidades que se presentan en el
entorno.
3) FA: Estas estrategias se desarrollan para identificar las vías que necesitamos para reducir los
efectos negativos de las amenazas que se presentan en el entorno. Las fortalezas bien canalizadas, nos
protegen y nos hacen menos vulnerables a estos factores para mejorar nuestras posibilidades de éxito en
el entorno.
4) DA: Estas estrategias son muy importantes para prevenir que las amenazas nos debiliten a través
de la vulnerabilidad que las debilidades nos generan. Estas estrategias son hechas como un plan
defensivo contra el entorno. Ejemplo matriz
MATRIZ CRUZADA
Ejemplo Matriz Cruzada
Nota: Por cada una de las competencias vistas en cada trimestre los grupos MIPYME deberán definir
las Oportunidades, Amenazas, Fortalezas y Debilidades de acuerdo al entregable definido, deben
plantear una estrategia FO, FA, DO o DA según sea el caso.
Diagrama de Gantt – Planeación
Posteriormente se presenta el cronograma de las propuestas de mayor aceptación susceptibles de ser
implementadas en microempresa, unidad documental – biblioteca – idea de negocio, según sea el caso.
Dicho cronograma debe estar alineado con el proyecto asignado para la ficha.
Ejemplo:
FASE PLANEACION - CRONOGRAMA
JUNIO JULIO
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1-15 16-30 1-15 16-30
Realizar alianzas
estrategias con
universidades para
actualización de
programas de
capacitación.
Estudio de mercado
Análisis de mercado
Informe y selección
Gestionar convenios con
entidades financieras para
otorgar créditos a los
colaboradores
Estimular a los
colaboradores que
contribuyan en el
cumpliento de metas en la
organización
Buscar apoyo con el Sena
para estructurar el sistema
de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
OBSERVACIONES: En esta parte es donde se puede mostrar todo lo propuesto por
cada competencia, matrices, formatos, plantillas, cuadros, diagramas, flujogramas,
manuales, entre otros.
Recuerde mantener el orden como se presenten en el análisis Estrategia FO, Estrategia DO, Estrategia
DA, estrategia FA.
BUSCAR LOS PROCESOS DE BIBLIOTECA EN INTERNET-------TAREA
ALIANZAS ESTRATEGICAS
Universidad San Lorenzo de Asis
Se contratará con La Universidad San Lorenzo de Asis el programa de capacitación en manejo de
maquina plana… (puede mostrar todo lo propuesto por cada competencia, matrices, formatos, plantillas,
cuadros, diagramas, flujogramas, manuales, entre otros)
Banco Mi Patria
El Banco Mi Patricia otorgará créditos con tasas preferenciales a los colaboradores….
ESTRATEGIA FUNCIONAL – TALENTO HUMANO
Plan De Compensación
El Departamento de Talento Humano presenta propuesta de Planes de incentivos para los colaboradores
que logren el cumplimiento de las metas del mes …
FASE EJECUCIÓN
En este espacio se debe redactar brevemente las incidencias en la propuesta y/o implementación de las
estrategias propuestas a la organización, recuerde seguir lo plasmado en la matriz cruzada y en el
cronograma de planeación.
En la fase de ejecución se importante contemplar la propuesta de presupuestos de recursos: financieros,
talento humano, tecnológicos y materiales para la implementación de las estrategias planteadas.
FASE EJECUCIÓN - CRONOGRAMA
AGOSTO SEPTIEMBRE
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1-15 16-30 1-15 16-30
Seleccionar las
universidades para iniciar
los programas de
capacitación en:
*Manejo de maquina plana
Presentar las entidades
bancarias aprobadas, las
condiciones y requisitos
para prestamo de los
colaboradores.
Elegir a los colaboradores
que cumplieron con los
objetivos del primer
trimestre.
Implementar el sistema
de seguridad y salud en el
trabajo, autorizado para la
organización.
Observaciones: Estos cronogramas deben incluir la propuestas de mejora de las competencias que se
vean trimestre a trimestre.
Adicionalmente es importante redactar de forma detallada las propuestas que
realmente fueron implementadas en la organización (microempresa, unidad
documental – biblioteca – idea de negocio).
Ejemplo:
ALIANZAS ESTRATEGICAS
Universidad San Lorenzo de Asis
Argumente y justifique la implementación (en caso se ser implementada o no).
Banco Mi Patria
Argumente y justifique la implementación (en caso se ser implementada o no).
ESTRATEGIA FUNCIONAL – TALENTO HUMANO
Plan De Compensación
Argumente y justifique la implementación (en caso se ser implementada o no).
FASE EVALUACIÓN
En este espacio se debe redactar brevemente el impacto logrado en puesta en marcha de las propuestas
presentadas.
En esta fase es fundamental que los planes y estrategias propuestos y/o implementados deban contar
con un plan de seguimiento, control y evaluación que permitan posteriores mejoras, estos deben ser
sustentados dentro de la presentación que haga cada microempresa, unidad documental – biblioteca –
idea de negocio.
Se debe evidenciar las mejoras realizadas al interior de la organización, a través de indicadores de
gestión, con el antes durante y después de la implementación de las mencionadas estrategias.
FASE EVALUACIÓN - CRONOGRAMA
OCTUBRE NOVIEMBRE
ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1-15 16-30 1-15 16-30
Valorar el impato a nivel
personal, empresarial y
comercial de las
capacitación en:
*Manejo de maquina plana
Comparar el grado de
motivación de los
colaboradores frente a la
adquisición de beneficios
financieros.
Medir el incremento del
cumplimiento de metas
en aquellos colaboradores
que fueron beneficiados
con los estimulos
financieros.
Valorar el impacto de
disminución de los riesgos
con la implementación
sistema de seguridad y
salud en el trabajo.
Observaciones Estos cronogramas deben incluir el seguimiento realizado a las propuestas de mejora
de las competencias que se vean trimestre a trimestre.
Adicionalmente es importante redactar de forma detallada las herramientas de
seguimiento control y evaluación empleadas en la organización (microempresa,
unidad documental – biblioteca – idea de negocio).
Ejemplo:
ALIANZAS ESTRATEGICAS
Universidad San Lorenzo de Asis
Argumente y justifique la herramienta de seguimiento control y evaluación empleada (en caso se ser
implementada o no).
Banco Mi Patria
Argumente y justifique la herramienta de seguimiento control y evaluación empleada (en caso se ser
implementada o no).
ESTRATEGIA FUNCIONAL – TALENTO HUMANO
Plan De Compensación
Argumente y justifique la herramienta de seguimiento control y evaluación empleada (en caso se ser
implementada o no).
CONCLUSIONES
El informe incluye las conclusiones de logros académicos y reales realizados durante el proceso de
formación.
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Aprendiz Aprendiz
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Aprendiz Aprendiz
LISTA DE ANEXOS