CHECK LIST
Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos
generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de
requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática.
Es una lista con frases cortas y directas que nos permiten tener claro cuáles son todos los
elementos relacionados con una tarea, proyecto u objetivo.
Para qué sirven las listas de chequeo
Los principales de los checklist son los siguientes:
Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide
ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos
inspeccionados.
Verificar o examinar artículos.
Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los
defectos.
Verificar y analizar las operaciones.
Recopilar datos para su futuro análisis.
Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores
provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a
asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea.
¿Cómo usar las checklist?
Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas e incluyan
todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. Es por esto que se
precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control:
Qué tiene que controlarse o chequearse
Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
Cada cuánto se inspecciona
Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables
Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder conseguir
información previa sobre los posibles motivos que han causa disconformidad.
Por otra parte, si vamos a utilizar los checklist para conseguir los datos, además se pueden
utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o
actividad. Se utilizan para reportar de forma diaria el estado de las operaciones y poder evaluar
la tendencia o la dispersión de la producción, sin que sea necesario realizar una estadística o
gráfica de mayor complejidad.
Reaprovecha y perfecciona tus checklists
Una de las cosas más importantes de las listas de control es que son reaprovechables, así que
es interesante guardarlas para poder volver a utilizar en las sucesivas tareas relacionadas con la
que acabamos de hacer. De esta manera podemos hacer de forma mucho más fácil y rápida
cualquier tarea rutinaria.
La segunda cosa más importante es que, gracias al hecho de poderlas reutilizar, podremos irlas
mejorando. Cuando tenemos tareas repetitivas en nuestras vidas, cosas que tenemos que hacer
sí o sí, lo mejor que podemos hacer es optimizar la relación entre los resultados y el tiempo. Es
por este motivo que reaprovechar tus listas e irlas mejorando es funadamental.
De esta forma, cada vez que realices tus tareas, pregúntate si es la mejor forma de hacerlo, si
podrías hacerlo de otra forma más fácil o con mejores resultados y si vale la pena intentarlo . Si
realmente es algo mejor, incorpora la novedad en tu lista para que la siguiente vez que tengas
que hacerlo todo sea más fácil y con mejores resultados.
Herramientas para hacer Checklists
Mi recomendación es utilizar tu editor de texto favorito, yo prefiero los editores online porque así
puedo acceder a mis checklists desde cualquier sitio.
Google Keep es mi nuevo favorito para hacer checklists. Puedes hacer una nota con casillas
para marcar. Puedes duplicar cualquier nota, lo que te permite tener una plantilla general y crear
un ejemplar para seguirlo en una situación particular. Lo tienes replicado en la web y en el móvil.
Printable Checklist es una web donde podemos hacer una checklist rápidamente e imprimirla. Es
inmediato, pero no la puedes guardar.
Workflowy es otra aplicación que te permite hacer rápidamente listas de tareas (nos la
recomienda Eduardo Basterrechea).
Evernote es una aplicación para crear notas con facilidades para hacer checklists.
Google Docs también puede utilizarse para hacer checklists y consultarlas online aunque no da
facilidades específicas como las anteriores. Me gusta para Checklists que voy a imprimir (por
ejemplo, la gestión del material físico de mis cursos). Puedes copiar notas de Google Keep en
Docs, lo que te permite almacenar una checklist de forma permanente (útil por ejemplo si estás
definiendo procesos).
Lo más práctico es consultar las checklists online directamente, si estás delante del ordenador o
si tienes un móvil que te lo permita, y si no siempre tienes la opción de imprimirlas.
