Formatos: Requisición de materiales, Cotizaciones, Órdenes de compra, Entradas y salidas
De Almacén, Tarjetas de inventario, Notas de entrega de mercancía.
Orden de compra –
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un
documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de
pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el
duplicado.
Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder
preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta dicha
orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.
Las salidas y entradas de almacén
son utilizadas por algunos procesos del programa como la producción para registrar los
movimientos que se efectúan de stock por los mismos procesos. Son útiles ya que también aparecen
en la consulta de artículos como cualquier documento o movimiento de stock que sufre un artículo.
También hay una interacción entre las entradas y salidas de almacén ya que se pueden generar unas
de otras. Esto significa que si tenemos una entrada de almacén, existe una opción para generar una
salida de almacén con los artículos de la entrada, esto nos ahorra mucho trabajo cuando trabajamos
con varios almacenes ya que nos evitamos de tener que introducir de nuevo los artículos. Se pueden
generar entradas de salidas como salidas de entradas.
Una cosa a tener en cuenta si trabajamos con varios almacenes es que si realizamos una salida de
almacén A al almacén B, cuando hayamos introducido la salida del almacén, el stock habrá salido
del almacén A pero no habrá entrado al almacén B hasta que realicemos la entrada de almacén al
almacén B. Como he explicado antes, esta entrada puede ser manual o automática.
Tarjetas de inventario
En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos
bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y salidas de
estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba
manualmente, pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus
componentes. De lo cual hablaremos más adelante.
¿Qué son las notas de entrega?
Las notas de entrega son documentos mercantiles similares a los albaranes que sirven
para acreditar la entrega de un pedido, ya sea de un producto o de la prestación de un servicio.
Generalmente, se envían al comprador, el cual debe firmarla para dar prueba de la recepción del
pedido y quedarse con el original por si se produjera alguna reclamación más adelante. La copia de
la nota de entrega se la debe devolver al mensajero o al transportista. Otra de las copias pertenecerá
al vendedor.
Según la definición de las notas de entrega, su uso no es estrictamente obligatorio, por lo que a
veces es posible entregar directamente la factura del pedido. En este tipo de documentos
mercantiles se indica normalmente la transacción o la entrega de una mercancía, el precio individual
y total de la operación y los datos del cliente y del vendedor. La finalidad de las notas de entrega
o de remisión es dejar constancia de que se ha producido una transacción así como la forma y el
momento en el que se ha producido.
Notas de Débito Comercial,
Nota de Débito
Es un documento comercial confeccionado por el vendedor para
efectuar al cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La
emisión de este documento genera un aumento en el saldo
adeudado por el cliente.
Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el
original al cliente y retener el emisor el duplicado.
Las situaciones que dan origen a su confección pueden ser algunas
de las siguientes:
importes consignados de menos en una factura por error u
omisión;
en el caso de atrasos o demoras en los pagos que realizan
los clientes para cargarles los intereses por mora
correspondientes;
gastos generados por el envío de mercaderías
(alistamiento, carga/descarga, fletes) que se hayan
acordado a cargo de comprador.
Notas de Crédito Comercial,
Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde
interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un
gasto incurrido de más o la devolución de bienes.
Notas de entrega,
Una nota de entrega es un documento de tipo comercial que es muy útil para poder avalar que se ha
realizado la entrega de un producto o de un servicio.
Ordenes dePedido,
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un
documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de
pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el
duplicado.
Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder
preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta dicha
orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.
Facturas,
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio.
Tiene validez legal y fiscal.
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o
servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.
Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra
del mismo.
Reportes de vendedores.
El reporte de ventas es un informe que le permite a las empresas tener una visión más completa de
sus actividades comerciales. Su objetivo es evaluar situaciones de la organización para tomar las
mejores decisiones que encaminen a la empresa; además, analiza el volumen de las ventas y el
desempeño de los ejecutivos.
Es una de las herramientas más importantes para quienes toman las decisiones en una empresa, a fin
de que puedan hacer más eficientes las operaciones.
Control de facturación,
El control de facturas es una tarea imprescindible para encauzar por buen camino la viabilidad de la
empresa y la tesorería de la misma, manteniendo un exhaustivo seguimiento a las emitidas y a las
pagadas. Pero hay muchas cuestiones al respecto que nos pueden ser de gran utilizar a la hora de
optimizar el control de facturas.
En cuestiones de contabilidad, el control de facturas siempre ha sido el mayor quebradero de
cabeza, especialmente por los procesos administrativos que implica. No obstante, es más que
evidente su relevancia hoy en día, cuando el volumen de datos y de documentos se incrementa cada
vez más exponencialmente.
No se trata simplemente de emitir facturas o recibirlas, sino más bien de seguir un control riguroso
aplicando algunos principios que nos llevarán a evitar pérdidas, impagos, vencimientos y errores.
En definitiva, las complicaciones que tantas veces han causado problemas más serios en
innumerables empresas. En este sentido, hay una serie de programas y plataformas que nos facilitan
enormemente esta tarea, respondiendo con gran eficiencia a nuestras necesidades para evitar dichas
complicaciones.
Informe de cuentas por cobrar,
CUENTAS POR COBRAR
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado elmomento de ejecutar o ejercer
ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquierotra clase de bienes o servicios
Formatos de caja principal y
CajaChica,
La caja chica es el conjunto de efectivo de una empresa destinado a cubrir requerimientos
extraordinarios y urgentes en el corto plazo, normalmente de pequeños montos.
Es decir, la caja chica es un fondo que servirá para poder solventar gastos de emergencia que no
están programados en el presupuesto de la compañía, y que no pueden ser pagados con un cheque o
a crédito.
La idea es poder disponer de los fondos de caja chica ante gastos imprevistos, sin necesitar la
aprobación de la gerencia. Sin embargo, estos egresos deben justificarse y suele requerirse el
respectivo comprobante de pago.
Otro asunto a tomar en cuenta es que la caja chica es custodiada usualmente por un empleado, al
que denominaremos cajero. Este rendirá cuentas a la gerencia por la gestión de los fondos.
Formato de conciliación bancaria.