6.5.

5 Generación de hallazgos de la auditoría

La evidencia de la auditoría debería ser evaluada frente a los criterios de auditoría para generar los
hallazgos de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios de auditoría. Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen,
los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad para la mejora.
 
El equipo auditor debería reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría
en etapas adecuadas durante la misma.
 
La conformidad con el criterio de auditoría debería resumirse para indicar las ubicaciones, las
funciones o los procesos que fueron auditados. Si estuviera incluido en el plan de auditoría, se
deberían registrar los hallazgos de la auditoría individuales de conformidad y sus evidencias de
apoyo.
 
Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberían registrarse. Las no
conformidades pueden clasificarse. Éstas deberían revisarse con el auditado, para obtener el
reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han
comprendido. Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión
divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditoría, y deberían registrarse los
puntos en los que no haya acuerdo.
 
 
6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría
El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:
a) revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la
auditoría frente a los objetivos de la misma,
b) acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al
proceso de auditoría,
c) preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, y
d) comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la misma.
 
Ayuda práctica - Conclusiones de la auditoría
Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como:
a) el grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría,
b) la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión, y
c) la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad,
adecuación, eficacia y mejora del sistema de gestión.
 
Si los objetivos de la auditoría así lo especifican, las conclusiones de la auditoría pueden llevar a
recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificación/registro, o actividades
de auditoría futuras.
 
 
6.5.7 Realización de la reunión de cierre
La reunión de cierre, presidida por el líder del equipo auditor, debería realizarse para presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por
el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los participantes en la
reunión de cierre debería incluirse al auditado y podría también incluirse al cliente de la auditoría y
a otras partes. Si es necesario, el líder del equipo auditor debería prevenir al auditado de las
situaciones encontradas durante la auditoría que pudieran disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditoría.
En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas en pequeñas organizaciones, la reunión de
cierre puede consistir sólo en comunicar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de la
misma.
Para otras situaciones de auditoría, la reunión debería ser formal y las actas, incluyendo los
registros de asistencia, deberían conservarse.
Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría y/o a las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado deberían discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resolvieran, las
dos opiniones deberían registrarse.
Si está especificado en los objetivos de la auditoría, se deberían presentar recomendaciones para
la mejora. Se debería enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias.
 
 
6.6 Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría
6.6.1 Preparación del informe de la auditoría
El líder del equipo auditor debería ser responsable de la preparación y del contenido del informe de
la auditoría.
 
El informe de la auditoría debería proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso,
conciso y claro, y debería incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a) los objetivos de la auditoría;
b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y
de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto;
c) la identificación del cliente de la auditoría;
d) la identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;
e) las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ;
f) los criterios de auditoría;
g) los hallazgos de la auditoría; y
h) las conclusiones de la auditoría.
 
 
El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea
apropiado:
i) el plan de auditoría;
j) una lista de representantes del auditado;
k) un resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo
encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría;
l) la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la
auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría;
m) las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría;
n) las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
o) las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría;
p) los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera;
q) una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; y
r) la lista de distribución del informe de la auditoría.
 
 
6.6.2 Aprobación y distribución del informe de la auditoría
El informe de la auditoría debería emitirse en el período de tiempo acordado. Si esto no es posible,
se debería comunicar al cliente de la auditoría las razones del retraso y acordar una nueva fecha
de emisión.
 
El informe de la auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditoría.
 
El informe de la auditoría aprobado debería distribuirse entonces a los receptores designados por
el cliente de la auditoría.
 
El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor
y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el
informe.
 
 
6.7 Finalización de la auditoría
La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan
realizado y el informe de la auditoría aprobado se haya distribuido.
 
Los documentos pertenecientes a la auditoría deberían conservarse o destruirse de común
acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de
auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
 
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de
auditoría no deberían revelar el contenido de los documentos, cualquier otra información obtenida
durante la auditoría, ni el informe de la auditoría a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del
cliente de la auditoría y, cuando sea apropiado, la del auditado. Si se requiere revelar el contenido
de un documento de la auditoría, el cliente de la auditoría y el auditado deberían ser informados tan
pronto como sea posible.
 
 
6.8 Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas,
o de mejora, según sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por
el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoría. El
auditado debería mantener informado al cliente de la auditoría sobre el estado de estas acciones.
Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser
parte de una auditoría posterior.
El programa de auditoría puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo
auditor, que aporte valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debería tener cuidado para
mantener la independencia en las actividades de auditoría posterior