EFICIENCIA COSTOS
Implementar un sistema de gestión documental reduce el manejo de grandes
cantidades de documentos que se encuentran en papel o la búsqueda dentro
varios documentos eléctricos, provocando así ahorro de tiempo y recursos en
mantener en orden los documentos así como gestionar los procesos haciendo
que la empresa aumente su eficiencia, productividad y al disminuir el uso del papel
genera un ahorro notable en recursos económicos para la organización. Del
mismo modo dichos ahorros se pueden usar para implementar tecnologías…
Propuesta de Automatización de la Gestión Documental en el
Departamento de Cultura de la ULEAM: Un diagnóstico preliminar
Con la implementación de un sistema que automatice la gestión documental en el
Departamento de Cultura, el trabajo se facilitará ya que no será necesario manipular
grandes volúmenes de documentos físicamente desde donde se encuentren, invirtiendo
menos tiempo y recursos en la administración y gestión de procesos. La disminución en
el usode papel y por ende suministros de impresión permitirá unahorro significativo en
recursos económicos a la organización,
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Investigation of Document Management Systems in Small Size
Construction Companies in Jordan
Document Management System (DMS) is the system used to store, control, coordinate,
process and/or retrieve documents whether it is in electronic or paper based format.
DMS Definition
DMS refers to the repository that store documents and allows end-users to retrieve
required information. Some literature has combined the meanings of the term document
management with other concepts such as communication and knowledge management,
and information system [1].
Dictionaries, such as ([Link]), define DMS as the coordination and
control of the flow of electronic and paper based documents in a secure manner to be
used efficiently by authorized personnel as and when required. Flow of documents can
include storage, retrieval, processing, printing, routing, and distribution of business
documents. Furthermore, digital DMS can be defined as the software application that
collect documents (paper-based or electronic) for the secure storage, retrieval and
archiving of these documents [2]. According to [3], sophisticated electronic DMS may use
a central server or repository to store documents, and users can use interfaces using
browsers on computer networks to facilitate the management of and the interaction with
the stored documents.
Investigación de sistemas de gestión de documentos en empresas de construcción
pequeñas en Jordania
El sistema de gestión de documentos (DMS) es el sistema que se utiliza para almacenar,
controlar, coordinar, procesar y / o recuperar documentos, ya sea en formato electrónico o
en papel.
Definición de DMS
El sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema que permite guardar, registrar,
recuperar, consultar y controlar el flujo de los documentos electrónicos o en papel dentro
de una organización. Dicha gestión se automatiza con la aplicación de un software, el cual
permite la unificación de los procesos documentales y que la información sea utilizada
eficientemente por el personal autorizado. Esto con el fin de reducir el tiempo que se usa
para ubicar y recuperar los documentos, del mismo modo, disminuye los espacios
destinados al almacenamiento de los documentos. Además, brinda seguridad y aumenta
notablemente la capacidad de respuesta a los clientes.
DMS se refiere al repositorio que almacena documentos y permite a los usuarios finales
recuperar la información requerida. Alguna literatura ha combinado los significados del
término gestión de documentos con otros conceptos como la gestión de la comunicación y
el conocimiento y el sistema de información [1].
Los diccionarios, como ([Link]), definen DMS como la coordinación y
control del flujo de documentos electrónicos y en papel de una manera segura para ser
utilizados de manera eficiente por personal autorizado cuando sea necesario. El flujo de
documentos puede incluir almacenamiento, recuperación, procesamiento, impresión,
enrutamiento y distribución de documentos comerciales. Además, el DMS digital se puede
definir como la aplicación de software que recopila documentos (en papel o electrónicos)
para el almacenamiento, recuperación y archivo seguros de estos documentos [2]. Según
[3], los DMS electrónicos sofisticados pueden utilizar un servidor o depósito central para
almacenar documentos, y los usuarios pueden utilizar interfaces utilizando navegadores
en redes informáticas para facilitar la gestión y la interacción con los documentos
almacenados.
[Link] -----v
Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) agrupan operaciones y técnicas de la gestión
administrativa general con el objeto de coordinar y controlar todas aquellas funciones y
actividades específicas que afectan la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los
documentos, protegiendo sus características estructurales y contextuales con el objeto de
garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo; la integración de los procesos y
controles documentales en los procesos de trabajo debe ser el objetivo principal de cualquier
modelo de gestión de documentos, porque permite: la disminución del tiempo de localización y
recuperación de los documentos, la disminución, de espacio físico de almacenamiento, aumenta la
seguridad mediante una política de back-up correcta y acrecienta la rapidez en la atención al
cliente
Integración de las tecnologías de flujo de trabajo y gestión documental para la optimización de los
procesos de negocio
Sistemas de gestión documental Podemos definir un SGD como un “sistema que permite
la automatización, creación, mantenimiento y consulta de fuentes de información
constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para explotar el conocimiento que
contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema
De esta forma, entendemos que los SGD son aquellos sistemas encargados de gestionar
y tratar en todos sus aspectos la información fijada en un soporte, con lo que el concepto
de documentos pasa a adoptar un sentido más amplio al considerar como tal, toda
información plasmada en cualquier soporte, ya sea papel, magnético o electrónico.
TICS
[Link]
“La tecnología es conjunto de disciplinas, conocimientos, instrumentos, recursos técnicos
y procedimientos, desarrollados para proveer productos y servicios que satisfagan las
expectativas de los usuarios”.
Asimismo, se relaciona con equipos de computación, software, telecomunicaciones, redes
y bases de datos, lo que permite destacar que la evolución del proceso humano de recibir
información y comunicarse, está estrechamente relacionada con la evolución tecnológica,
pues trae consigo transformaciones a nivel comercial, educativo, cultural, social y
económico, por su carácter global, accesible y universal”
[Link]
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La tecnología ha evolucionado a lo largo de los años y las organizaciones se han ido
adaptando al uso de las mismas, especialmente dentro de sus procesos documentarios.
Es por ello que es importante definir las Tecnologías de la Información y Comunicaciones
(TIC), las cuales hacen referencia a diferentes herramientas que facilitan la difusión,
procesamiento y almacenamiento digital de los documentos derivados de los procesos
administrativos existentes en las organizaciones. Dichas TIC comprenden desde equipos,
software, hardware, hasta redes y bases de datos, lo cual facilita la gestión eficiente de
los documentos y ayuda a incrementar la productividad en cualquier organización.
Proposal for a Document Management System in the modern university
Análisis al sistema trámite documentario y el servicio de atención en las universidades públicas de
Lima Metropolitana
María Eugenia Loayza Varillas
Candelaria Elizabeth Ochoa Rua