IMPLEMENTACIÓN WMS i

IMPLEMENTACIÓN DE WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS) EN UN

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN.

CÉSAR GIOVANNI BÁEZ LÓPEZ

JONATHAN EDUARDO VARGAS OSORIO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C. 2017

 IMPLEMENTACIÓN WMS ii

IMPLEMENTACIÓN DE WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS) EN UN

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN.

Trabajo de grado para obtener el título de Especialista en Gerencia de Proyectos

Asesor: DR. OFER RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C. 2017

 IMPLEMENTACIÓN WMS iii

Tabla de Contenido
1. Antecedentes ....................................................................................................................................................... 17
1.1 Descripción Organización Fuente del Problema o Necesidad ........................................................................ 17
1.1.1 Descripción general de la institución. ............................................................................................................. 23
1.1.2 Direccionamiento estratégico. ........................................................................................................................ 24
1.1.3 Misión. ............................................................................................................................................................ 24
1.1.4 Visión. ............................................................................................................................................................ 24
1.1.5 Valores............................................................................................................................................................ 24
1.1.6 Políticas institucionales. ................................................................................................................................. 25
1.1.7 Estructura organizacional. .............................................................................................................................. 25
1.1.8 Mapa de procesos. .......................................................................................................................................... 26
1.1.9 Cadena de abastecimiento. ............................................................................................................................. 27
1.2 Caso de Negocio (Business Case) .................................................................................................................. 28
1.2.1 Antecedentes del problema. ............................................................................................................................ 29
1.2.2 Análisis de involucrados. ................................................................................................................................ 30
1.2.3 Árbol de problemas. ....................................................................................................................................... 32
1.2.4 Descripción problema principal a resolver. .................................................................................................... 32
1.2.5 Alternativas de solución. ................................................................................................................................ 33
1.2.6 Identificación de alternativas para solucionar problema. ............................................................................... 34
1.2.7 Selección de alternativa y consideraciones para la selección (toma de decisión). .......................................... 35
1.2.8 Descripción general de la alternativa seleccionada. ....................................................................................... 45
1.2.9 Objetivos del proyecto caso. ........................................................................................................................... 45
[Link] General. ...................................................................................................................................................... 45
[Link] Específicos. ................................................................................................................................................ 46
1.3 Marco Metodológico Para Realizar Trabajo De Grado .................................................................................. 46
1.3.1 Fuentes de información. ................................................................................................................................. 46
1.3.2 Tipos y métodos de investigación................................................................................................................... 46
1.3.3 Herramientas. ................................................................................................................................................. 47
1.3.4 Supuestos y restricciones para el desarrollo de trabajo de grado. ................................................................... 47
1.3.5 Entregables del trabajo de grado..................................................................................................................... 48
1.3.6 Descripción producto proyecto caso. .............................................................................................................. 48
[Link] Proyecto caso. ............................................................................................................................................ 49
2. Estudios y Evaluaciones ..................................................................................................................................... 50
2.1 Estudio De Mercado ....................................................................................................................................... 50
2.1.1 Población. ....................................................................................................................................................... 50
2.1.2 Dimensionamiento de la demanda. ................................................................................................................. 50
 IMPLEMENTACIÓN WMS iv

2.1.3 Dimensionamiento de la oferta. ...................................................................................................................... 51

2.1.4 Competencia. .................................................................................................................................................. 52
2.2 Estudio Técnico .............................................................................................................................................. 52
2.2.1 Institución / organización donde se presenta la necesidad o problema. .......................................................... 52
2.2.2 Análisis y descripción del producto. ............................................................................................................... 52
2.2.3 Descripción técnica. ....................................................................................................................................... 53
[Link] Procesos definidos con el aplicativo. ......................................................................................................... 53
[Link] Almacén adecuado. .................................................................................................................................... 55
[Link] Sistema configurado. .................................................................................................................................. 56
[Link] Personal entrenado. .................................................................................................................................... 57
[Link] Operación del almacén con el aplicativo. ................................................................................................... 59
[Link] Formatos y normas. .................................................................................................................................... 59
[Link] Integración. ................................................................................................................................................ 59
[Link] Restricciones. ............................................................................................................................................. 60
[Link] Criterios de calidad. ................................................................................................................................... 60
2.2.4 Ciclo de vida del producto. ............................................................................................................................. 61
2.2.5 Localización del proyecto. .............................................................................................................................. 61
2.2.6 Mapa de procesos. .......................................................................................................................................... 62
2.2.7 Sostenibilidad. ................................................................................................................................................ 62
2.2.8 Entorno – Matriz PESTLE. ............................................................................................................................ 62
2.2.9 Análisis de involucrados. ................................................................................................................................ 63
[Link] Matriz de involucrados. .............................................................................................................................. 63
[Link] Matriz dependencia – influencia: ............................................................................................................... 63
[Link] Matriz de temas y respuestas. ..................................................................................................................... 67
[Link] Análisis cualitativo. .................................................................................................................................... 69
[Link] Análisis cuantitativo. .................................................................................................................................. 69
2.2.10 Conclusiones estudio técnico. .................................................................................................................... 82
2.3 Estudio Económico - Financiero .................................................................................................................... 82
2.3.1 Work Breakdown Structure – WBS. .............................................................................................................. 82
2.3.2 Definición nivel WBS para cuenta control y cuenta planeación. ................................................................... 85
2.3.3 Resource Breakdown Structure – ReBS. ........................................................................................................ 85
2.3.4 Cost Breakdown Structure – CBS. ................................................................................................................. 87
2.3.5 Programa. ....................................................................................................................................................... 92
2.3.6 Presupuesto caso de negocio. ......................................................................................................................... 92
2.3.7 Presupuesto del proyecto. ............................................................................................................................... 93
 IMPLEMENTACIÓN WMS v

2.3.8 Fuentes y uso de fondos.................................................................................................................................. 96

2.3.9 Flujo de caja del proyecto. .............................................................................................................................. 97
2.3.10 Evaluación financiera. ................................................................................................................................ 97
3. Inicio Y Planeación Del Proyecto ..................................................................................................................... 101
3.1 Aprobación del proyecto (Project Charter) ................................................................................................... 101
3.2 Plan de gestión del proyecto ......................................................................................................................... 116
3.2.1 Plan de gestión de alcance ............................................................................................................................ 116
[Link] Project Scope Statment ............................................................................................................................ 116
[Link] Matriz de requisitos .................................................................................................................................. 131
[Link] Acta de cierre de proyecto ........................................................................................................................ 132
[Link] Linea base de alcance EDT ...................................................................................................................... 132
[Link] Diccionario de la EDT ............................................................................................................................. 133
3.2.2 Plan de gestión del cronograma .................................................................................................................... 133
[Link] Listado de actividades y estimación de duraciones .................................................................................. 133
[Link] Línea base de tiempo ................................................................................................................................ 138
[Link] Diagrama de red ....................................................................................................................................... 138
[Link] Diagrama de Gantt ................................................................................................................................... 140
[Link] Nivelación de recursos ............................................................................................................................. 140
3.2.3 Plan de gestión del costo .............................................................................................................................. 144
[Link] Línea base de costos ................................................................................................................................. 144
[Link] Presupuesto por actividad ........................................................................................................................ 144
[Link] Estructura desagregada de recursos .......................................................................................................... 149
[Link] Indicadores de medición del desempeño .................................................................................................. 149
3.2.4 Plan de gestión de calidad ............................................................................................................................ 151
[Link] Especificaciones técnicas de equipos ....................................................................................................... 151
[Link] Herramientas de control de calidad .......................................................................................................... 152
[Link] Formato inspecciones ............................................................................................................................... 156
[Link] Formato auditorias ................................................................................................................................... 158
[Link] Verificación de entregables ...................................................................................................................... 159
3.2.5 Plan de gestión de los recursos humanos ...................................................................................................... 160
[Link] Definición de roles, responsabilidades y competencias ........................................................................... 160
[Link] Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) ................................................................................. 160
[Link] Histograma de horarios y recursos ........................................................................................................... 163
[Link] Plan de capacitación y desarrollo ............................................................................................................. 164
[Link] Esquema de contratación y liberación de personal ................................................................................... 165
 IMPLEMENTACIÓN WMS vi

[Link] Definición de indicadores de medición de desempeño del equipo y esquema de incentivos ................... 166
3.2.6 Plan de gestión de comunicaciones .............................................................................................................. 171
[Link] Sistema de información de comunicaciones ............................................................................................ 171
[Link] Matriz de comunicaciones ........................................................................................................................ 178
3.2.7 Plan de gestión del riesgo ............................................................................................................................. 180
[Link] Identificación de riesgos .......................................................................................................................... 180
[Link] Risk Breakdown Structure –RiBS ............................................................................................................ 180
[Link] Análisis de riesgos del proyecto ............................................................................................................... 181
[Link] Matriz de registro de riesgos .................................................................................................................... 182
[Link] Plan de respuesta al riesgo ....................................................................................................................... 193
3.2.8 Plan de gestión de adquisiciones .................................................................................................................. 193
[Link] Definición y criterios de valoración de proveedores ................................................................................ 193
[Link] Selección y tipificación de contratos ........................................................................................................ 194
[Link] Criterios de contratación, ejecución y control de compras ....................................................................... 195
3.2.9 Plan de gestión de los interesados ................................................................................................................ 197
[Link] Identificación y categorización de interesados ......................................................................................... 197
[Link] Matriz Poder / Interés ............................................................................................................................... 200
[Link] Matriz poder / Influencia .......................................................................................................................... 201
4 Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................................................... 204

Referencias .............................................................................................................................. 207

 IMPLEMENTACIÓN WMS vii

Lista de tablas

Tabla 1 Matriz POAM (Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio)................................ 19

Tabla 2 Perfil de Capacidad Institucional (PCI) ........................................................................... 20

Tabla 3 Matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas) ................................ 21

Tabla 4 Análisis de vulnerabilidad ............................................................................................... 22

Tabla 5 Formulación Estratégica .................................................................................................. 23

Tabla 6 Interesados del proyecto (stakeholders) ........................................................................... 31

Tabla 7 Escala de juicios técnica nominal .................................................................................... 34

Tabla 8 Evaluación de técnica nominal ........................................................................................ 35

Tabla 9 Criterios de selección de alternativas............................................................................... 35

Tabla 10 Escala de juicios Método AHP ...................................................................................... 37

Tabla 11 Matriz por criterios en términos de la meta global ........................................................ 41

Tabla 12 Matriz por alternativas en términos del criterio productividad...................................... 41

Tabla 13 Matriz por alternativas en términos del criterio confiabilidad del inventario ................ 41

Tabla 14 Matriz por alternativas en términos del criterio trazabilidad del inventario .................. 42

Tabla 15 Matriz por alternativas en términos del criterio operación automatizada ...................... 42

Tabla 16 Matriz por alternativas en términos del criterio costos .................................................. 42

Tabla 17 Matriz por criterios en términos de la meta global-sintetizada ...................................... 43

Tabla 18 Matriz por criterios en términos de la meta global-normalizada ................................... 43

Tabla 19 Índice RI ........................................................................................................................ 44

Tabla 20 Matriz consistencia ........................................................................................................ 44

Tabla 21 Matriz valoración global ................................................................................................ 45

Tabla 22 Proyección de ingresos .................................................................................................. 51

 IMPLEMENTACIÓN WMS viii

Tabla 23 Proyección de ingresos con aplicativo implementado ................................................... 51

Tabla 24 Matriz PESTLE.............................................................................................................. 64

Tabla 25 Matriz de involucrados .................................................................................................. 65

Tabla 26 Matriz dependencia – influencia: ................................................................................... 66

Tabla 27 Matriz de temas y respuestas ......................................................................................... 68

Tabla 28 Matriz de análisis cualitativo ......................................................................................... 70

Tabla 29 Matriz de análisis cuantitativo de los riesgos ................................................................ 71

Tabla 30 Desglose de costos del proyecto a tercer nivel de desagregación.................................. 88

Tabla 31 Presupuesto caso de negocio.......................................................................................... 92

Tabla 32 Presupuesto del proyecto ............................................................................................... 93

Tabla 33 Amortización del proyecto............................................................................................. 96

Tabla 34 Indicadores financieros financiando el proyecto ........................................................... 98

Tabla 35 Indicadores financieros con recursos propios ................................................................ 99

Tabla 36 Proyección de ingresos ................................................................................................ 100

Tabla 37 Matriz de requisitos ..................................................................................................... 103

Tabla 38 Matriz de riesgos .......................................................................................................... 105

Tabla 39 Objetivos específicos ................................................................................................... 109

Tabla 40 Hitos del proyecto ........................................................................................................ 111

Tabla 41 Presupuesto Estimado .................................................................................................. 112

Tabla 42 Descripción del producto ............................................................................................. 117

Tabla 43 Matriz de trazabilidad de requisitos ............................................................................. 131

Tabla 44 Estimación de duración de actividades ........................................................................ 133

Tabla 45. Presupuesto por actividad ........................................................................................... 144

 IMPLEMENTACIÓN WMS ix

Tabla 46. Especificaciones materiales y equipos ........................................................................ 151

Tabla 47. Características técnicas materiales y equipos ............................................................. 151

Tabla 48 Elementos de entrada del plan de calidad .................................................................... 152

Tabla 49 Objetivos de calidad WMS .......................................................................................... 153

Tabla 50 Condiciones y criterios de entrega ............................................................................... 154

Tabla 51. Inspecciones y pruebas ............................................................................................... 156

Tabla 52. Objetivos auditorías internas ...................................................................................... 159

Tabla 53 Roles y responsabilidades ............................................................................................ 161

Tabla 54 Requisitos recursos humanos ....................................................................................... 164

Tabla 55. Indicadores del Líder de Procesos .............................................................................. 166

Tabla 56 Indicadores del Líder Funcional .................................................................................. 168

Tabla 57 Indicadores del Líder Técnico. .................................................................................... 169

Tabla 58 Información del proyecto ............................................................................................. 171

Tabla 59 Necesidades de comunicación del proyecto ................................................................ 172

Tabla 60 Responsables de las comunicaciones ........................................................................... 174

Tabla 61. Métodos y tecnologías ................................................................................................ 175

Tabla 62 Métodos y tecnologías ................................................................................................. 176

Tabla [Link] y responsabilidades ............................................................................................ 177

Tabla 64. Matriz de comunicaciones .......................................................................................... 178

Tabla 65. Risk Breakdown Structure .......................................................................................... 180

Tabla 66 Matriz de riesgos .......................................................................................................... 184

Tabla 67. Adquisiciones del proyecto ......................................................................................... 194

Tabla 68. Requerimientos de compra ......................................................................................... 195

 IMPLEMENTACIÓN WMS x

Tabla 69. Criterios de evaluación de proveedores ...................................................................... 195

Tabla 70 Criterios de calificación ............................................................................................... 196

Tabla 71. Criterios de selección y evaluación de proveedores ................................................... 197

Tabla 72. Registro de interesados ............................................................................................... 199

Tabla 73. Poder influencia stakeholders ..................................................................................... 202

 IMPLEMENTACIÓN WMS xi

Lista de figuras

Figura 1. Análisis de vulnerabilidad (Fuente: Autores del proyecto) ........................................... 22

Figura 2 Estructura organizacional (Fuente: Autores del proyecto) ............................................. 26

Figura 3. Mapa de procesos (Fuente: Autores del proyecto) ........................................................ 27

Figura 4. Cadena de abastecimiento ( Fuente: Autores del proyecto) .......................................... 28

Figura 5. Árbol de problemas ( Fuente: Autores del proyecto) .................................................... 32

Figura 6 Árbol de Objetivos (Fuente: Autores del proyecto).................................................... 33

Figura 7. Estructura jerárquica AHP (Fuente: Autores del proyecto) .......................................... 40

Figura 8 Localización proyecto. (Tomado de Google Earth) ....................................................... 62

Figura 9. Matriz de Poder / Interés (Fuente: Autores del proyecto) ............................................. 66

Figura 10 Matriz de probabilidad e impacto (Fuente: Autores del proyecto)............................... 69

Figura 11 Estructura de desglose del trabajo – WBS (Fuente: Autores del proyecto) ................. 83

Figura 12 Estructura de desglose del producto – PBS (Fuente: Autores del proyecto) ............... 84

Figura 13 Resource Breakdown Structure – ReBS (Fuente: Autores del proyecto)..................... 86

Figura 14 Estructura de Desglose de Costos – CBS (Fuente: Autores del proyecto) ................... 88

Figura 15 Procedimiento general de comunicación (Fuente: Autores del proeycto) .................. 115

Figura 16. Acta de cierre (Fuente: Autores del proeycto) .......................................................... 132

Figura 17 Línea base de tiempo (Tomado de programación en MS Project) ............................ 138

Figura 18. Diagrama de red (Tomado de programación en MS Project).................................... 139

Figura 19. Diagrama de Gantt (Tomado de programación en MS Project) ............................... 140

Figura 20 Formato gráfica de Valor Ganado (Fuente: Autores del proeycto) ........................... 150

Figura 21. Hoja de verificación de entregables (Fuente: Autores del proyecto) ........................ 155

Figura 22. Formato de control de calidad (Fuente: Autores del proeycto) ................................. 157
 IMPLEMENTACIÓN WMS xii

Figura 23. Diagrama de flujo auditoría proyecto (Fuente: Autores del proeycto) ...................... 158

Figura 24. Verificación de entregables (Fuente: Autores del proyecto) ..................................... 159

Figura 25 Matriz RACI (Fuente: Autores del proecyto) ............................................................. 162

Figura 26. Procedimiento general de comunicación (Fuente: Autores del proyecto)................. 173

Figura 27. Matriz poder vs interés (Fuente: Autores del proeycto) ............................................ 201

Figura 28. Matriz poder vs influencia (Fuente: Autores del proyecto)....................................... 202
 IMPLEMENTACIÓN WMS xiii

Lista de gráficas

Gráfica 1 Proyección de pedidos .................................................................................................. 51

Gráfica 2 Curva S.......................................................................................................................... 97

Gráfica 3. Nivelación recursos analista de procesos ................................................................... 141

Gráfica 4 Nivelación recursos auxiliar de inventarios ................................................................ 142

Gráfica 5 Nivelación recursos auxiliares operativos .................................................................. 143

Gráfica 6. Histograma de recursos .............................................................................................. 163

 IMPLEMENTACIÓN WMS xiv

Lista de anexos

Anexo A- Selección Idea De Proyecto Y Definición De Alternativa A Desarrollar ............ 208

Anexo B. Descripción del Producto ......................................................................................... 213

Anexo C. EDT, EDP,ReBS, CBS ............................................................................................. 224

Anexo D. Diccionario de la WBS ............................................................................................. 224

Anexo E. Programación Implementación WMS – MS Project ............................................ 229

Anexo F. Layout Almacén ........................................................................................................ 230

 IMPLEMENTACIÓN WMS 15

Resumen Ejecutivo

La aplicación de una herramienta analítica como lo es el Enfoque de Marco Lógico

(EML), en la Gerencia de Proyectos, permite identificar, clarificar y establecer adecuadamente

los objetivos a cumplir luego de la identificación de un problema que se desea solucionar.

Apoyados en el uso de análisis multi-criterio para toma de decisiones como es la Técnica

Nominal de Grupo, se realizó una lluvia de ideas entre los integrantes del grupo de donde se

seleccionaron tres ideas para ser desarrolladas como trabajo de grado de la Especialización en

Gerencia de Proyectos, una vez se esbozaron las alternativas se utilizó el Método del Scoring

para seleccionar la alternativa definitiva.

La alternativa seleccionada fue “Planteamiento de mejoras en los procesos de gestión del

almacén de un Centro de Distribución”, a partir de esta selección se procedió a realizar el árbol

de problemas y el árbol de objetivos con el fin de establecer el problema central y con base en

esto plantear las alternativas para solucionarlo, una vez establecidas, se utilizó el Modelo de

Proceso Analítico Jerárquico (AHP por sus siglas en ingles), para definir la alternativa que se

desarrollará en el trascurso de la Especialización, titulada, “Implementación de WMS

(Warehouse Management System) en un Centro de Distribución”.

El presente documento corresponde a la entrega final del trabajo de grado y contiene el

desarrollo del proyecto realizados con base en las pautas establecidas por el PMI® en el

PMBOK® quinta edición, para la dirección de proyectos.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 16

Objetivos del Trabajo de Grado

Ahondar en el conocimiento de las pautas dadas por el PMI® para la dirección de

proyectos mediante la aplicación de estas en la solución de un problema real el cual se

desarrollará como Trabajo de Grado de la Especialización en Gerencia de Proyectos.

Conocer y aplicar diferentes herramientas de toma de decisiones para la adecuada

selección de alternativas, planteamiento de problemas y objetivos a cumplir durante el ciclo de

vida de un proyecto específico.

Identificar, conocer y desarrollar las áreas de conocimiento definidas para el desarrollo de

un proyecto, y los procesos que las componen

 IMPLEMENTACIÓN WMS 17

1. Antecedentes

A continuación, se describen los principales tópicos que describen el funcionamiento de

la organización y los objetivos a alcanzar con el desarrollo del proyecto.

1.1 Descripción Organización Fuente del Problema o Necesidad

La Compañía se encuentra ubicado en el sector comercial, específicamente comercio al

por menor, el cual ha tenido un incremento en las ventas del 8,1%, “durante los últimos 19 meses

el sector ha registrado crecimiento, lo que quiere decir que la demanda es robusta. El empleo que

ofrece el sector comercial es del 2,4%, teniendo un incremento con respecto al año 2014”

(Índices de Comercio al por Menor (ICM),2015)

“El crecimiento más representativo se encuentra a nivel de electrodomésticos, muebles

para el hogar, equipo de informática y telecomunicaciones con un 22%, los alimentos y bebidas

no alcohólicas tuvieron una variación del 6%, los repuestos, partes, accesorios y lubricantes para

vehículos incrementaron en un 13,8%” (Informe anual de resultados, 2015)

“Los precios del consumidor en el sector han tenido un incremento del 2,57% y el índice

de confianza del consumidor incremento con respecto al año 2014 a 26,6 puntos, lo que quiere

decir que aumentan las expectativas de los hogares con respecto a la situación económica” (ICM,

2015)

La estructura del sector comercial se caracteriza básicamente por tres aspectos: Comercio

al por menor, por estar conformado por unidades de negocio pequeñas con predominio de la

actividad unipersonal, por la alta rotación y la escasa estabilidad de los negocios

La principal competencia de la organización son las distribuidoras del sector, los

supermercados e hipermercados, a continuación, se enuncian las distribuidoras las cuales se

consideran la competencia más fuerte y directa: Altipal, Mundial, Kiramar

 IMPLEMENTACIÓN WMS 18

Las tres distribuidoras son especialistas en la venta a mayoristas y ofrecen un catálogo de

productos diversificado, sin embargo, la compañía también ofrece sus productos a los canales de

distribución de menor rango como tienda a tienda (TAT).

La organización tiene como horizonte de tiempo de planeación 5 años, debido a que el

sector es dinámico y la competencia extranjera está siendo cada vez más fuerte, puesto que las

cadenas internacionales tienen como objetivo principal penetrar los canales de distribución de

menor rango como lo es TAT, debido a que en Colombia representa el 50% de las ventas del

sector.

Los valores con los que se identifica la organización son honorabilidad, respeto,

solidaridad, buena fe, ética comercial, compromiso y conciencia verde, la visión de la

organización para los próximos cinco años es: “Consolidar el liderazgo en la comercialización de

nuestro portafolio de productos y servicios a través de la excelencia operacional, la innovación

permanente, la gestión del talento y la responsabilidad social”.

La misión de la organización es: “En la Organización nos especializamos en la

comercialización de productos al por mayor y al detal, a través de modelos de negocio

innovadores y diferenciados, que generan un alto valor social y empresarial”.

Los objetivos estratégicos determinados para el horizonte definido son:

- Optimizar los procesos operativos correspondientes a logística para ofrecer a nuestros

clientes tiempos de respuesta oportunos.

- Potencializar nuestro talento humano a través de formación y planes de carrera, con el fin

de retener el conocimiento y experiencia.

- Innovar en los modelos de negocio, con el fin de penetrar todos los mercados o canales

de distribución y así retener grandes marcas.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 19

- Diversificar el portafolio de productos, ofreciendo la mejor calidad y marcas.

Los factores claves de éxito considerados para lograr sostenibilidad en el sector de la

Compañía son:

- Respuesta Oportuna en entrega de mercancía al cliente.

- Portafolio con marcas reconocidas y productos de alta calidad.

- Servicio pos venta eficiente (cambios, devoluciones, recogidas, garantías).

- Especialización en diferentes canales de distribución (Mayoristas, TAT, Institucionales,

entre otros).

A continuación, se relaciona la tabla No. 1 matriz POAM (Perfil de Oportunidades y

Amenazas), con la cual la compañía validó como se encuentra frente a cada factor de éxito, el

impacto que representa y la ponderación de cada factor.

Tabla 1 Matriz POAM (Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio)

Matriz POAM (Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio)

Factores de
Factores clave de éxito Oportunidad Amenaza Impacto
ponderación
%
Componentes A M B A M B A M B
Total 1,0
Respuesta oportuna en entrega de mercancía al
X X 0.4
cliente
Portafolio con marcas reconocidas y productos
X X 0.3
de elata calidad
Servicios postventa eficiente (cambio,
X X 0.2
devoluciones, recogidas, garantías)
Especialización en diferentes canales de
X X 0.1
distribución (Mayorista, TAT, Institucionales)

Como se observa en la tabla No. 1, la compañía presenta debilidad en dos de los factores

claves de éxito por debilidades en los procesos logísticos, el factor clave de éxito con mayor
 IMPLEMENTACIÓN WMS 20

impacto es la respuesta oportuna en entrega de mercancía al cliente, la cual se debe trabajar con

bastante dedicación debido a que es una amenaza para la Compañía.

Para delimitar la capacidad distintiva de la compañía se utiliza la tabla No. 2 que define el

perfil de capacidad institucional de la organización para garantizar el cumplimiento de los

factores clave de éxito, donde más requiere desarrollar estrategias para responder con los tiempos

de entrega oportuna al cliente y en el servicio pos venta.

Tabla 2 Perfil de Capacidad Institucional (PCI)

Perfil de Capacidad Institucional (PCI)

Ponderación Ponderación
Fortalezas Debilidades Impacto
Factores clave de éxito global por FCE Capacidades distintivas requeridas
0 - 1,0 0 - 1,0 A M B A M B 0 - 1,0

Respuesta oportuna en entrega de mercancía al Entregar los pedidos a los clientes de forma
0.1 0.4 X 0.4
cliente oportuna mejorando los procesos logisticos

Ofrecer productos de alta calidad de los

Portafolio con marcas reconocidas y productos de
0.4 0.3 proveedores con mayor valor de marca en X 0.1
elata calidad
el mercado
Implementar mejoras en los procesos
logisticos correspondientes a los servicios
Servicios postventa eficiente (cambio, devoluciones,
0.2 0.2 postventa, con el fin de cubir las posibles X 0.3
recogidas, garantías)
inconsistencias en las entregas o calidad
calidad de los productos
Sostener el cubrimiento de los diferentes
Especialización en diferentes canales de distribución canales de distribucion existentes en el
0.3 0.1 X 0.2
(Mayorista, TAT, Institucionales) mercado, logrando la especializacion en
cada uno de ellos a traves de la experiencia

En la tabla No. 3 se presenta la matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas

Amenazas), la cual permite identificar los factores externos versus los internos, así mismo sirve

como base para determinar las estrategias necesarias para ser competitivos en el mercado

objetivo de la Compañía.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 21

Tabla 3 Matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas)

Matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas)

OPORTUNIDADES AM ENAZAS

A. M ercado objetivo TAT no exp lotado en su total A. Reacción ráp ida de las emp resas comp etidoras ingresando a
magnitud. canales de distribución TAT.
B. Fuerte crecimiento en la venta de p roductos de B. Reacción negativa del p roveedor may oritario de la emp resa.
M ATRIZ DOFA
automotores. C. Procesos logísticos de la comp etencia robustos con tiemp os de
C. Nuevas TIC's p ara la ejecución de los p rocesos entrega op ortunos.
logísticos. D. Comp etidores con p ortafolios diversificados.
D. Alianzas o acuerdos comerciales con los p roveedores.

2a. Penetrar con may or fuerza el mercado TAT

FORTALEZAS emp leando su conocimiento y exp eriencia en los 2a. Ap rovechar la exp eriencia y conocimiento en la distribución
diferentes tip os de clientes, con el fin de ap rovechar el tip o TAT p ara fortalecerlo llegando a la esp ecialización y así
1. Portafolio con marcas de p roductos mercado p otencial. mitigar el riesgo de p érdida de mercado en caso de p resentar
p osicionadas en el mercado. 1b. Ofrecer en el mercado p roductos automotores de alta crecimiento de la comp etencia.
2. Esp ecialización en diferentes tip os de calidad de p roveedores con buena p osición a nivel de 4c. Identificar e imp lementar op ortunidades de mejora a través de
cliente o canales de Distribución (M ay oristas, marca. p roy ectos p ara fortalecer los p rocesos logísticos y así ofrecer
TAT, Institucionales). 2,3d. Realizar acuerdos comerciales con los p roveedores mejor servicio a nuestros clientes.
3. Distribuidor exclusivo de marcas p ara sostener el exclusividad de las marcas, ofreciendo la 2b. Asegurar al p roveedor may oritario que su p roducto llegará al
reconocidas a nivel mundial. p enetración del mercado en diferentes canales de mercado a través de los distintos canales de distribución
4. Solvencia económica p ara el desarrollo de distribución. (M ay oristas, TAT, institucionales, entre otros), asegurando sus
nuevos p roy ectos. 4c. Ap rovechamiento de la solvencia económica de la existencia en todos los niveles de la cadena de abastecimiento.
comp añía p ara la adquisición e imp lementación de nuevas 1d. Ofrecer p roductos de alta calidad y valor de marca reconocidos
TIC's p ara la ejecución de los p rocesos logísticos, a nivel mundial, p ermitirá reducir el imp acto de los p ortafolios
p ermientiendo may or rentabilidad y servicio a nuestros diversificados de la comp etencia.
clientes.
1a. La organización debe realizar mediciones con resp ecto
DEBILIDADES a la comp etencia en cuanto a los tiemp os de entrega p ara 1c. La organización debe identificar las op ortunidades de mejora de
asi p enetrar con éxito los mercados no exp lotados en su los p rocesos logísticos con el fin de ofrecer al cliente un tiemp o de
1. Procesos logísticos ineficientes p ara el totalidad como TAT. resp uesta op ortuna y asi ser comp etitivo en el mercado.
entrega de mercancía op ortuna al cliente. 2b. Evaluar con detenimiento el cump limiento de los 2b. La organización debe imp lementar fuertes controles p ara la
2. Gran p rop orción de clientes codificados con clientes codificados a crédito, con el fin de no ap robación de clientes codificados, p uesto que se p uede ver
sistema de p ago crédito. desequilibrar económicamente la organización y p ermitir afectada la solvencia económica generando p osibles
3. Falta de ap oy o p ublicitario. la imp lementación de nuevas TIC's. incump limientos con los p roveedores.
4. Dificultades p ara el reclutamiento de [Link] lementar camp añas p ublicitarias que p ermitan 3a. Invertir en marketing y p ublicidad p ara lograr mejores
p ersonal esp ecializado en logística p or la aumentar el reconocimiento de la organización en nuevos resultados en la p enetración de mercados que p ueden ser
ubicación geográfica. mercados. absorbidos p or la comp etencia.
4d, b. Realizar ofertas llamativas p ara el reclutamiento de 4d. Realizar mejores ofertas salariales p ara reclutar p ersonal de
p ersonal esp ecializado que p ermita realizar buenas alta calidad p ara desarrollar estrategias p otenciales p ara el
alianzas comerciales y ofrecer p roductos p otenciales en ofrecimiento de catálogos acorde a las necesidades del mercado.
el mercado de automotores.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 22

Por otra parte, en la tabla No. 4 se observa el análisis de vulnerabilidad el cual permite

identificar como se encuentra la Compañía frente a las amenazas que pueden afectar los factores

clave de éxito, cuáles pueden ser las consecuencias en caso de materializarse y determinar planes

de acción para mitigarlas.

Tabla 4 Análisis de vulnerabilidad

Análisis de vulnerabilidad

Capacidad
Impacto Probabilidad Grado de
Puntual Amenaza Consecuencia reacción
vulnerabilidad
0-10 0-1 0-10
Entregar los pedidos a los clientes de
Incumplimiento en la entrega de los Pérdida de clientes e impacto negativo
forma oportuna, mejorando los 8 0.4 4 3.2
pedidos a tiempo. sobre la imagen de la organización.
procesos logísticos.
Pérdida de clientes, impacto negativo
Ofrecer productos de alta calidad de
Ofrecer productos de baja calidad y de sobre la imagen de la organización,
los proveedores con mayor valor de 8 0.2 7 1.6
proveedores no confiables. aumento en gastos de transportes por
marca en el mercado.
servicio pos venta.
Procesos logísticos robustos
correspondientes a los servicios pos
venta, con el fin de cubrir las posibles Deficiente servicio pos venta a los Pérdida de clientes e impacto negativo
7 0.3 3 2.1
inconsistencias en las entregas o clientes. sobre la imagen de la organización.
calidad de los productos que
distribuimos.
Cubrir los diferentes canales de Reducción en las ventas de la
distribución existentes en el mercado, No cubrimiento de los diferentes compañía, pérdida de alianzas
6 0.2 7 1.2
logrando la especialización en cada canales de distribución. comerciales y exclusividad de
uno de ellos a través de la experiencia. proveedores.

Indefensa I En peligro II

Vulnerable IV Preparada III

3
2
3

0 Baja Capacidad de reacción 10 Alta

Figura 1. Análisis de vulnerabilidad (Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 23

De acuerdo al análisis relacionado en la figura 1. Matriz de vulnerabilidad, se puede

observar que la Compañía se encuentra preparada para soportar el 50% de las amenazas, pero

esta vulnerable frente al 50% restante, lo que quiere decir que debe implementar planes de acción

para mitigar dichas amenazas.

De acuerdo al análisis del diagnóstico presentado anteriormente la compañía determina

que se debe desarrollar de manera estratégica un proyecto en el cual se implemente una

herramienta eficiente y eficaz para la gestión de almacén en el Centro de Distribución (CEDI) la

cual automatice los procesos logísticos aumentando la eficiencia y confiabilidad, con el fin de

fortalecer la Compañía en algunos de los factores claves de éxito para aumentar su

competitividad en el mercado.

A continuación, se relaciona en la tabla No. 5 la formulación objetivo del proyecto.

Tabla 5 Formulación Estratégica

Formulación Estratégica

Eje estratégico Líder: Mejoramiento de procesos logísticos.

Indice de gestión global: Reducción de tiempos de entrega.
Responsable: Director Nacional de Logística
Qué Cómo Logros Cuándo Con qué
Optimización de los procesos: Implementando una herramienta *Realizar entregas oportunas de Al finalizar el proyecto de Recursos propios de la
*Recepción y Almacenamiento eficiente y eficaz para la gestión los pedidos a los clientes. Implementar una herramienta Compañía invertidos en TIC's.
de Mercancía. de almacén en el Centro de *Mejorar en el servicio pos eficiente y eficaz para la gestión
*Planeación de la Operación. Distribución (CEDI). venta. de almacén en el Centro de
*Alistamiento y Despacho de *Reducir los costos en los Distribución (CEDI).
Mercancía. procesos logísticos.
*Transporte y Entrega de *Aumentar la confiabilidad del
Mercancía. inventario.
*Gestión de Inventarios.

1.1.1 Descripción general de la institución.

La Comercializadora fue fundada en el año 1938, con el fin de distribuir textiles en la

ciudad de Medellín. En 1958 da inicio con la distribución de productos de Consumo ampliando

su cubrimiento a nivel nacional; en el año 1994 amplía su portafolio incluyendo productos de

Audio y Video.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 24

Finalmente, en el año 2014 da apertura al mercado de Lubricantes para automotores,

convirtiéndose en el distribuidor y mayorista líder en Colombia con un portafolio que incluye

productos de consumo, electrodomésticos, productos de hogar, informática, ferretería y

lubricantes; cubriendo amplios canales de distribución como autoservicios, tiendas,

minimercados, almacenes, ferreterías, misceláneas, mayoristas, institucionales, entre otros.

1.1.2 Direccionamiento estratégico.

A continuación, se describe el marco estratégico de la Comercializadora para desarrollar

sus metas y alcanzar sus objetivos propuestos.

1.1.3 Misión.

Especialistas en la comercialización de productos, llegando a los principales canales de

distribución, prestando excelentes servicios de venta y pos-venta a nuestros clientes y

proporcionando satisfactorios resultados de crecimiento por la distribución de productos a

nuestros proveedores.

1.1.4 Visión.

Continuar siendo empresa líder en distribución, a través de la conformación inteligente

del portafolio de líneas y del conocimiento profundo de nuestros clientes para satisfacer de la

mejor manera sus necesidades, lo cual nos permitirá proporcionar una adecuada retribución a

nuestro equipo humano, proveedores y accionistas.

1.1.5 Valores.

Los valores bajo los que trabaja la Comercializadora son:

- Ética Comercial.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 25

- Buena Fé.

- Respeto.

- Solidaridad.

- Honorabilidad.

- Innovación.

- Conciencia verde.

- Compromiso.

1.1.6 Políticas institucionales.

Política de Calidad para el Centro de Distribución: Alistar, transportar y entregar los

pedidos a nuestros clientes, enfocando los procesos del Centro de Distribución a:

- El cumplimiento de la promesa de servicio hacia el cliente.

- La calidad en los productos a entregar

- El cumplimiento en la entrega de los productos y la cantidad según el pedido realizado.

- Incremento en la eficacia de los procesos logísticos.

1.1.7 Estructura organizacional.

La estructura orgánica que se requiere para la ejecución del proyecto y manutención del

entregable se presenta en la figura 2

 IMPLEMENTACIÓN WMS 26

Figura 2 Estructura organizacional (Fuente: Autores del proyecto)

1.1.8 Mapa de procesos.

Los procesos de la comercializadora se dividen en estratégicos, misionales y de apoyo,

siendo de vital importancia los misionales puesto que son los que impactan directamente en la

satisfacción de los clientes, estos se presentan en la figura 3.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 27

Figura 3. Mapa de procesos (Fuente: Autores del proyecto)

1.1.9 Cadena de abastecimiento.

La cadena de abastecimiento abarca todos los procesos para la creación de productos, con el

objetivo de satisfacer las necesidades del cliente. En la figura 4 se presenta el proceso

contemplado para tal fin:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 28

PROCESOS MISIONALES

Gestión de Compras

Supply Chain Managament Negociar

(SCM) y Comprar
SCM NC

Reaprovisionamiento Negociación con proveedores

PR-SCM-01 PR-NC-01

Rentabilidad del
Codificar Articulos
almacenamiento
PR-SCM-02 PR-NC-02

Control de obsoletos y lenta

Comprar
rotación
PR-SCM-03 PR-NC-03

Difusión del portafolio

PR-SCM-04

Figura 4. Cadena de abastecimiento ( Fuente: Autores del proyecto)

1.2 Caso de Negocio (Business Case)

A continuación, se realiza una descripción de los principales tópicos considerados para el

planteamiento del problema al cual se pretende dar solución apoyados en la metodología del

marco lógico
 IMPLEMENTACIÓN WMS 29

1.2.1 Antecedentes del problema.

La gestión de almacenes en las industrias ha venido logrando un cambio importante desde

el punto de vista operacional, gracias al desarrollo tecnológico que día a día contribuye al

crecimiento de las pequeñas y medianas empresas, previendo un desenvolvimiento eficiente y

productivo en las actividades o funciones que se conllevan en un centro de distribución.

Debido a esto es importante llevar un seguimiento en cada uno de los procedimientos que

se ejecutan con herramientas y materiales que permitan optimizar las actividades, o en llegado

caso, logrando nuevas metodologías debido a que cada centro de distribución difiere en su

espacio para los movimientos tanto de los operarios como de la mercancía.

Actualmente, no es posible mantener un posicionamiento competitivo en el mercado

externo solo a través de procesos de racionalización o conceptos empíricos, es indispensable, e

implica que estos estén acompañados, de la modernización de los procesos productivos o de

operación, que permitan mantener y alcanzar ventajas competitivas. Procesos que, por lo demás,

deberían contribuir a incrementar la articulación y el manejo eficiente de la cadena de

abastecimiento, y elaborar productos con mayor valor agregado y con mayores posibilidades de

diferenciación competitiva en los mercados globales.

“Debido al carácter global y a la velocidad de los negocios actuales, es fundamental

moverse más allá de las cuatro paredes del almacén y compartir información de ejecución en

tiempo real con otras funciones de producción, cumplimiento y logística. Esto es clave para crear

valor en la cadena de suministro desde el concepto de distribución hasta la entrega oportuna al

cliente, esto hace referencia a una entrega de un pedido en perfectas condiciones. Las compañías

que puedan hacer esta jugada en forma exitosa se encuentran en una mejor posición para mejorar
 IMPLEMENTACIÓN WMS 30

la rentabilidad, la competitividad y el crecimiento y ser más emprendedoras” (Gestión de

Almacenes, 2015)

Por lo anterior según el diagnóstico interno y externo realizado a la compañía, se

identificaron conflictos y falencias en su sistema de gestión de almacén, debido a que hay una

inadecuada preparación y almacenaje de los productos, de tal modo que no se identifica un orden

desde la recepción hasta el despacho de los pedidos, tampoco se cuenta con un espacio

estratégico, que este acorde con su baja o alta rotación de productos. El constante crecimiento de

la empresa en sus pedidos atendidos recae en su capacidad de respuesta que posee frente a las

fluctuaciones de la demanda en el mercado, debido a que en repetidas ocasiones se presentan

demoras en las entregas de los productos, esto genera un bajo rendimiento en el porcentaje de

cumplimiento de los pedidos a sus clientes e incrementando las devoluciones, considerado con

un alto índice de productos obsoletos prácticamente dados de baja por su fecha de vencimiento,

adicionalmente estos ocupan un espacio considerado dentro del almacén, demostrando así que la

compañía no posee un sistema que garantice una gestión adecuada del nivel de stock del almacén

o de su centro de distribución que permita una solución integral estandarizando y optimizando

sus procesos, a fin de aumentar la productividad general a menores costos y cumplir con la

promesa de servicio hacia sus clientes tanto internos como externos.

1.2.2 Análisis de involucrados.

En la tabla No. 6 se relacionan los interesados del proyecto (stakeholders) los cuales

fueron identificados en las diferentes reuniones realizadas por el equipo del proyecto y que se

estima que pueden verse afectados o afectar el desarrollo del proyecto tanto positiva como

negativamente.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 31

Tabla 6 Interesados del proyecto (stakeholders)

Interesados del proyecto (stakeholders)
Stakeholders Expectativas
Presidente Identificar mejores resultados en los indicadores logísticos de la compañía.
Gerente General Ofrecer una promesa de servicio efectiva y a menores costos.
1. Optimizar los costos en la operación logística.
Gerente Financiero
2. Desarrollar el proyecto con el presupuesto definido.
1. Obtener mejoras representativas en los procesos del Centro de
Director Nacional de Logística Distribución, a través de la implementación del aplicativo.
2. Reducir los costos de la operación del Centro de Distribución.
1. Alcanzar el cumplimiento de entregas en un 100% de los pedidos y los
traslados solicitados.
Director de Operaciones 2. Brindar confiabilidad del inventario al área comercial y de ventas.
3. Reducir la merma operativa significativamente.
4. Agilizar los procesos del Centro de Distribución.
Director de Tecnología Implementar tecnologías eficientes para la operación del Centro de Distribución.

Establecer procesos estándar con sus respectivos indicadores que permitan

Auditor Nacional
evaluarlos y mejorarlos.
1. Reducir los tiempos de los procesos operativos del almacén.
2. Aumentar la calidad de los procesos operativos.
Jefe de Almacén
3. Conseguir la medición de la productividad de sus colaboradores, a través
del sistema.
1. Realizar la toma física del inventario total del almacén, por lo menos tres
Jefe de Inventarios veces al año.
2. Aumentar el control y trazabilidad de cada ubicación y producto.
Incremento de tiempos en la recepción de mercancía, debido a que el
Coordinador de Recibo almacenamiento es más estructurado para mantener la trazabilidad y orden del
inventario.
Facilitar las tareas del personal operativo, a través de la implementación del
Coordinador de Talento Humano
aplicativo.
1. Reducir las horas extras de los colaboradores.
Coordinador de Talento Humano
2. Medir la productividad de los colaboradores.
Ofrecer procesos de logística estándar, a costo, tiempo y con recursos suficientes
Equipo de Proyecto
para dar cumplimiento al plan estratégico de la compañía.
1. Disminuir el tiempo en la búsqueda de los productos solicitados.
2. Disminuir las jornadas extensas de trabajo.
3. Medición de productividad.
Equipo Operativo del Almacén
4. Incremento en el orden del almacén.
5. Incertidumbre en la reducción de personal debido a la tecnificación de los
procesos.
1. Disminuir el tiempo de cargue del pedido porque la calidad del alistamiento
Equipo de Transportes es mayor.
2. Disminuir las devoluciones de los clientes.
Aumentar las compras, porque el tiempo de respuesta hacia el cliente será menor
Director Comercial
y esto generará mayores ventas.
Aumentar las ventas por el cumplimiento de la promesa de servicio hacia el
Director de Ventas
cliente, en cuanto a tiempo y calidad del pedido refiere.
Cliente Obtener su pedido o traslado en menor tiempo y mayor calidad de alistamiento.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 32

1.2.3 Árbol de problemas.

Con el fin de entender la problemática a resolver se realizó la figura 5,. árbol de

problemas, donde mediante encadenamiento causa/efecto se ordenan los principales problemas

identificados por los involucrados.

1.2.4 Descripción problema principal a resolver.

Según el diagnóstico y análisis interno y externo realizado en la compañía, se identifica la

oportunidad de optimizar la gestión de almacén implementando una herramienta eficiente y

eficaz la cual permita realizar una medición más exacta de la operación del Centro de

Distribución (CEDI) y sobre ella aplicar acciones de mejora que le permitan aumentar su

competitividad, reducción de costos, disminución de tiempos y recursos para ejecutar los

procesos operativos del CEDI, gestión del almacén automatizada, lo anterior actuando en pro de

estandarizar y optimizar sus procesos, a fin de aumentar la productividad general a menores

costos y cumplir con la promesa de servicio hacia sus clientes tanto internos como externos.

Poca La existencia de
Costos elevados Baja rotación de
trazabilidad del mercancía no
de almacén productos
inventario esta en línea

Incorrecta Alta existencia Baja

Demora en la Alta devolución de Perdida de
ubicación de de productos confiabilidad del
recepción mercancía mercacía
mercancía innecesarias inventario

Recepción de mercancía lenta y Almacenamiento de mercancía Gestión de inventarios

manual inadecuada inadecuada

DEFICIENTE SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN

EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDI).

Insatisfacción del cliente Distribución Inapropiada

Perdida de Pedidos sin Prórroga de Poca fidelización Demoras en la

Alto costo en
Ventas cumplir pedidos de clientes distribución de
despachos
mercancía

Figura 5. Árbol de problemas ( Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 33

Árbol de objetivos

Las soluciones a los problemas identificados en el árbol de problemas, se convierten en

los objetivos del proyecto y se presentan esquemáticamente, en la figura 6. Árbol de objetivos

del proyecto.

Baja
Ubicación de Alta rotación Existencia
Bajos costos
mercancía de de
de almacén
adecuada productos mercancía
innecesaria

Baja Alta
Mercancía Trazabilidad
Recepción Devolución Control de confiabilidad
actualizada del
Ágil de mercancía del
en línea inventario
mercancía inventario

Recepción de Mercancía Almacenamiento de Adecuada Gestión

Ágil, automática y en línea. Mercancía Adecuado y optimo de Inventarios

OPTIMIZACIÓN LA GESTIÓN DE ALMACÉN DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDI).

Satisfacción del cliente Distribución Adecuada

Bajos costos Distribución

Aumento de Cumplimient Fidelización de despacho de
ventas o de pedidos de clientes de mercancía
mercancía Ágil

Figura 6 Árbol de Objetivos (Fuente: Autores del proyecto)

1.2.5 Alternativas de solución.

Como parte del proceso de solución de los problemas identificados se generan distintas

alternativas de solución, las cuales luego de un proceso de evaluación nos llevarán a tomar una

decisión sobre la solución a implementar.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 34

Para que las alternativas de solución sean válidas debe ser operativas y concretas, es decir

que puedan ejecutarse de manera efectiva, de manera que nos permitan conseguir los resultados

esperados.

1.2.6 Identificación de alternativas para solucionar problema.

Para identificar los criterios de selección de las posibles alternativas se utilizaron técnicas

nominales de grupo de acuerdo al árbol de objetivos con el sponsor y los principales stakeholders

del proyecto (Presidente, Gerente General, Gerente Financiero, Director Nacional de Logística,

Director de Operaciones, Director de Tecnología); en la tabla No. 7 se presentan los criterios

para la selección de alternativas y su evaluación según la siguiente escala de juicios.

Tabla 7 Escala de juicios técnica nominal

Escala de juicios técnica nominal

Escala de Juicios
Nula 1
Baja 2
Media 3
Alta 4
Muy Alta 5

Como pauta estipulada por el sponsor para la seleccionar de los criterios, la calificación

promedio debe estar según la escala de juicios entre alta y muy alta, a continuación, en la tabla

No. 8, se relaciona la evaluación de criterios según la técnica nominal de grupo.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 35

Tabla 8 Evaluación de técnica nominal

Evaluación de técnica nominal

TÉCNICA NOMINAL Optimizar la gestión de almacén del Centro de Distribución (CEDI).

SPONSOR STAKEHOLDERS
Criterios para la selección de Promedio de
Gerente Gerente Director Nacional de Director de Director de TOTAL
alternativas Presidente criterio
General Financiero Logística Operaciones Tecnología
Productividad 5 5 4 5 5 4 28 4.7
Seguridad en la operación 4 4 3 4 3 3 21 3.5
Confiabilidad del inventario 4 4 5 5 5 5 28 4.7
Costos 5 5 5 3 3 3 24 4.0
Nivel de servicio 5 5 3 4 3 3 23 3.8
Utilización del Espacio 4 4 4 4 4 3 23 3.8
Trazabilidad del Inventario 4 5 5 5 5 4 28 4.7
Capacidad de Almacenamiento 3 3 3 5 5 3 22 3.7
Flujo de movimientos 3 3 3 4 5 3 21 3.5
Operación Automatizada 4 5 5 5 5 5 29 4.8

De acuerdo al análisis relacionado en la tabla 8. Evaluación de técnica nominal, se puede

observar que los criterios para la selección de las alternativas de solución del problema de la

Compañía son los relacionados en la tabla 9:

Tabla 9 Criterios de selección de alternativas

Criterios de selección de alternativas

Criterios para la selección de

Promedio de criterio
alternativas
Productividad 4,7
Confiabilidad del inventario 4,7
Costos 4,0
Trazabilidad del Inventario 4,7
Operación Automatizada 4,8

Para la identificación de alternativas se estableció en juicios de expertos, en donde se

definieron las siguientes alternativas:

- Implementar un sistema SAP

- Implementar un sistema WMS

- Implementar un sistema de bodega Virtual

1.2.7 Selección de alternativa y consideraciones para la selección (toma de decisión).

 IMPLEMENTACIÓN WMS 36

Para la selección de alternativas se utilizó el Método AHP (Analytic Hierarchy Process),

o análisis de procesos jerárquicos; es un método que permite resolver el problema complejo de

decisión a través de una metodología de multicriterio, de esta manera se llegó a relacionar e

identificar las mejores alternativas para estandarizar, automatizar y optimizar la gestión de

almacén del Centro de Distribución (CEDI).

A continuación, se describe el desarrollo del método Método AHP (Saaty) según los

criterios definidos en el numeral anterior:

Nivel 0. La meta general.

El mapa jerárquico plantea que dicho nivel corresponde al objetivo o meta que se quiere

llegar, en este caso elegir la mejor alternativa para estandarizar, automatizar y mejorar la gestión

de almacén del Centro de Distribución (CEDI).

Nivel 1. Los criterios (i=1,2,…m)

Se establece bajo los parámetros de las opiniones y puntos de vista del Patrocinador

(Sponsor) y los Stakeholders del proyecto; criterios que permiten evaluar la importancia relativa

entre las alternativas consideradas en el proceso de toma de decisión.

Nivel 2. Las alternativas (j=1,2,…n)

Estas alternativas corresponden a los posibles sistemas de gestión de almacén definidos

para la decisión.

Definición de criterios para el lineamiento del modelo AHP:

Los criterios definidos se asignaron de acuerdo al diagnóstico realizado a través de

técnicas nominales, lluvia de ideas, comités, entre otras herramientas utilizadas con el

Patrocinador (Sponsor) y los Stakeholders del proyecto.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 37

Los criterios se definieron con base en la siguiente escala de juicios, los cuales se

presentan en la tabla 10:

Tabla 10 Escala de juicios Método AHP

Escala de juicios Método AHP

ESCALA DE JUICIOS
Intensidad de
Definición
Importancia relativa
1 Igual importancia
3 Moderada importancia de una sobre otra
5 Importancia esencial o fuerte
7 Importancia demostrada
9 Importancia extrema
2, 4, 6, 8 Valores intermedios entre dos juicios adyacentes
Recíprocos de los
La segunda alternativa se prefiera a la primera
anteriores

Construcción de la jerarquía:

Para este proceso se utilizó la técnica nominal de grupo la cual se tuvo en cuenta la

opinión del Patrocinador (Sponsor), los Stakeholders del proyecto y juicios de expertos, logrando

así que los criterios y alternativas se definieran y fueran las apropiadas para poder realizar un

filtro que permitiera escoger las alternativas con mayor ponderación dentro de las evaluaciones

matriciales del modelo AHP; a continuación, se describen los criterios y alternativas a utilizar:

Criterios

Productividad: Este criterio se establece teniendo en cuenta que se debe definir cuál es el

número de operarios necesarios para el trabajo, debido a que actualmente hay tiempos ociosos

por parte de los operarios contratados, deduciendo que no existe una programación adecuada de

la fuerza laboral. La compañía requiere en sus espacios del almacén personal eficiente que

dispongan de tiempos mínimos para la preparación de pedidos que optimicen el nivel de

 IMPLEMENTACIÓN WMS 38

satisfacción al cliente. Debido a la problemática del centro de distribución se definen algunas

métricas que impactan la productividad como la cantidad de pedidos, de pallets, de líneas

preparadas, de unidades u otros por unidad de tiempo, pero para realizar efectivamente esta

operación se utilizan recursos como personas, energía y bienes de capital (Infraestructura,

equipamiento y otros).

Trazabilidad del Inventario: El criterio se define teniendo en cuenta que el inventario no

se encuentra actualizado con las existencias actuales, dado que se presentan inconsistencia en el

registro de ventas, devoluciones de productos y cambios de mercancía, por lo cual se requiere

una herramienta que permita tener actualizada las existencias de mercancía descontando todos

esos registros en línea y así pueda facilitar la tomar de decisiones en el momento de hacer los

pedidos y evitar los agotados de producto.

Confiabilidad del inventario: El criterio se define teniendo en cuenta los requerimientos y

necesidades de la compañía, debido a que se encuentran productos en forma individual y en cajas

en dispersión por el almacén debido a su ineficiente sistema de almacenamiento, por lo cual se

requiere una herramienta que permita tener ubicado y referenciado las existencias de mercancía y

así pueda facilitar la toma física del inventario y mayor control.

Operación Automatizada: La tecnología es un criterio crítico dentro de la compañía según

el diagnóstico previamente realizado a la compañía, debido a que no existen mecanismos

sistémicos de control de los productos. La operación automatizada del almacén incide en alinear

los procesos con estanterías móviles, puestos de control automatizados, sistemas de

radiofrecuencia, bandas transportadoras, sistemas de consulta en línea, entre otros.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 39

Costos: El Patrocinador (Sponsor) del proyecto ha definido que este criterio tenga peso

dentro de la probabilidad de ocurrencia en el modelo AHP, ya que el proyecto debe generar el

mejor costo beneficio y mayor utilidad en la empresa.

Alternativas:

“Implementar un sistema SAP: Esta herramienta tecnológica que ofrece soluciones

sectoriales integrales en varios aspectos y módulos de la empresa desde el punto de vista de

finanzas, recursos humanos, aprovisionamiento, inventarios, manufactura, logística,

desarrollo de productos y servicios corporativos, hasta la atención al cliente, ventas y

marketing” (Sistema de Información Gerencial, 2015)

“Implementar un sistema WMS: Esta herramienta tecnológica que ofrece una solución

a nivel de la gestión de almacén cubriendo 6 factores principales, recepción, documentación

y parámetros del producto, almacén y embalaje, gestión de existencias, preparación de

encargos, expedición, reportes e indicadores de gestión” (Sistema de Información Gerencial,

2015)

Implementar un sistema de bodega Virtual: Es una metodología interna de la empresa

utilizada en el sector retail, que consiste en la marcación del almacén, organizar la mercancía

por ubicaciones (Multiproducto) y controlar sus operaciones a través de la herramienta

ofimática Excel, realizando actualizaciones sobre el ERP manualmente.

Dado lo anterior se presenta el modelo jerárquico en la figura 7, sobre el cual se

desarrollará el método matemático AHP para la selección de la mejor alternativa de acuerdo a los

criterios definidos por el Patrocinador (Sponsor) y los Stakeholders del proyecto del Centro de

Distribución (CEDI):
 IMPLEMENTACIÓN WMS 40

META GENERAL Elegir la mejor alternativa para Optimizar la gestión de almacén del Centro de Distribución (CEDI).
NIVEL O

CRITERIOS Productividad Confiabilidad del inventario Trazabilidad del Inventario Operación Automatizada Costos
NIVEL 1

Implementar un sistema de bodega

ALTERNATIVAS Implementar sistema SAP Implementar un sistema WMS
Virtual
NIVEL 2

Figura 7. Estructura jerárquica AHP (Fuente: Autores del proyecto)

Se desarrolla la matriz de criterios (Ver tabla 11), estableciendo el nivel 1 con base en la

escala de juicios de la tabla 10; con respecto a la meta global; que para este caso es: Elegir la

mejor alternativa para la Optimización de la gestión de almacén del Centro de Distribución

(CEDI).

Criterios nivel 1

- Criterio (1) Productividad

- Criterio (2) Confiabilidad del Inventario

- Criterio (3) Trazabilidad del Inventario

- Criterio (4) Operación Automatizada

- Criterio (5) Costo

 IMPLEMENTACIÓN WMS 41

Tabla 11 Matriz por criterios en términos de la meta global

Matriz por criterios en términos de la meta global

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3) Criterio (4) Criterio (5)
Criterio (1) 1 1/3 1/5 1/3 1/5
Criterio (2) 3 1 4 1/3 3
Criterio (3) 5 1/3 1 1/3 3
Criterio (4) 3 3 3 1 1/5
Criterio (5) 5 1/3 1/3 5 1

Luego de establecer los juicios de los criterios con respecto a la meta global; se

determinan las matrices por alternativas en función de los criterios, ver tablas 12, 13, 14, 15 y 16

estableciendo el nivel 2:

Alternativas nivel 2

 Alternativa (1) Implementar sistema SAP

 Alternativa (2) Implementar un sistema WMS

 Alternativa (3) Implementar un sistema de bodega Virtual

Tabla 12 Matriz por alternativas en términos del criterio productividad

Matriz por alternativas en términos del criterio productividad

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3)

Criterio (1) 1 1/5 5
Criterio (2) 5 1 3
Criterio (3) 1/5 1/3 1

Tabla 13 Matriz por alternativas en términos del criterio confiabilidad del inventario

Matriz por alternativas en términos del criterio confiabilidad del inventario

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3)

Criterio (1) 1 ¼ 5
Criterio (2) 4 1 5
Criterio (3) 1/5 1/5 1
 IMPLEMENTACIÓN WMS 42

Tabla 14 Matriz por alternativas en términos del criterio trazabilidad del inventario

Matriz por alternativas en términos del criterio trazabilidad del inventario

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3)

Criterio (1) 1 1/6 5
Criterio (2) 6 1 7
Criterio (3) 1/5 1/7 1

Tabla 15 Matriz por alternativas en términos del criterio operación automatizada

Matriz por alternativas en términos del criterio operación automatizada

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3)

Criterio (1) 1 ¼ 5
Criterio (2) 4 1 5
Criterio (3) 1/5 1/5 1

Tabla 16 Matriz por alternativas en términos del criterio costos

Matriz por alternativas en términos del criterio costos

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3)

Criterio (1) 1 1/7 1/5
Criterio (2) 7 1 5
Criterio (3) 5 1/5 1

Una vez elaboradas las matrices de los niveles (1) y (2), se calcula lo que se denomina

prioridad de cada uno de los elementos que se comparan; este proceso se le conoce como

sintetización, a continuación, se presenta el procedimiento para sintetizar los juicios planteados:

- Paso 1: Sumar los valores en cada columna de las matrices para cada uno de los niveles

(1) y (2).

- Paso 2: Dividir cada elemento de las matrices entre el total de su columna; a la matriz

resultante se le denomina matriz normalizada.

- Paso 3: Calcular el promedio de elementos de cada reglón de las prioridades relativas de

los elementos que se comparan.

- Con relación a los pasos 1, 2 y 3 del procedimiento anterior, ver ejemplo tabla 17 y 18.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 43

Criterios Nivel (1):

Tabla 17 Matriz por criterios en términos de la meta global-sintetizada

Matriz por criterios en términos de la meta global-sintetizada

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3) Criterio (4) Criterio (5)
Criterio (1) 1,000 0,333 0,200 0,333 0,200
Criterio (2) 3,000 1,000 4,000 0,333 3,000
Criterio (3) 5,000 0,333 1,000 0,333 3,000
Criterio (4) 3,000 3,000 3,000 1,000 0,200
Criterio (5) 5,000 0,333 0,333 5,000 1,000
Sumatoria 17,000 5,000 8,533 7,000 7,400

Tabla 18 Matriz por criterios en términos de la meta global-normalizada

Matriz por criterios en términos de la meta global-normalizada

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3) Criterio (4) Criterio (5) Promedio
Criterio (1) 0,059 0,067 0,023 0,048 0,027 0,045
Criterio (2) 0,176 0,200 0,469 0,048 0,405 0,260
Criterio (3) 0,294 0,067 0,117 0,048 0,405 0,186
Criterio (4) 0,176 0,600 0,352 0,143 0,027 0,260
Criterio (5) 0,294 0,067 0,039 0,714 0,135 0,250
Sumatoria 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000

 Una vez sintetizadas y normalizadas las matrices de los niveles (1) y (2), se calcula lo que

se denomina la consistencia, el cual refiere a la consistencia de los juicios en el transcurso

de la series de cada una de las comparaciones de los niveles (1) y (2) a continuación se

presenta el procedimiento para calcular la consistencia de los juicios planteados:

Paso 1: Para cada línea de la matriz, determinar una suma ponderada en base a la suma

del producto de cada celda por la prioridad de cada alternativa correspondiente.

Paso 2: Para cada línea dividir su suma ponderada por la prioridad de su alternativa

correspondiente.

Paso 3: Determinar la media λmax del resultado del paso 2.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 44

Paso 4: Calcular el índice de consistencia para cada alternativa:

Fórmula 1. Índice de consistencia

Paso 5: Determinar el índice RI de la tabla 19.

Tabla 19 Índice RI

Índice RI

Total de Indice aleatorio

alternativas (n) (RI)
3 0.58
4 0.90
5 1.12
6 1.24
7 1.32
8 1.41

Paso 6: Determinar el cociente consistencia (CR): CR = CI/ RI

Con relación a los pasos 1, 2, 3, 4, 5 Y 6 del procedimiento anterior, ver ejemplo tabla 20.

Tabla 20 Matriz consistencia

Matriz consistencia

Sumatoria Valor de Lamda Índice de Ratio de

Criterio (1) Criterio (2) Criterio (3) Criterio (4) Criterio (5)
Ponderada prioridad Max Consistencia Consistencia
Criterio (1) 0,045 0,087 0,037 0,087 0,050 0,305 6,821
Criterio (2) 0,134 0,260 0,745 0,087 0,750 1,975 7,605
Criterio (3) 0,224 0,087 0,186 0,087 0,750 1,332 7,156 7,226 0,56 0,50
Criterio (4) 0,134 0,779 0,559 0,260 0,050 1,781 6,862
Criterio (5) 0,224 0,087 0,062 1,298 0,250 1,920 7,684
 IMPLEMENTACIÓN WMS 45

1.2.8 Descripción general de la alternativa seleccionada.

Una vez calculada la consistencia de las matrices de cada uno de los niveles (1) y (2) del punto

anterior, se realiza la valoración global en términos de la meta en función de los criterios y

alternativas; ver tabla 21.

Tabla 21 Matriz valoración global

Matriz valoración global

Valoración de
Criterios 1 Criterios 2 Criterios 3 Criterios 4 Criterios 5
Alternativas alternativas
W W W W W
1 0,282 0,273 0,217 0,638 0,072 0,307
2 0,597 0,638 0,712 0,273 0,697 0,570
3 0,120 0,089 0,071 0,089 0,232 0,122

Dado los resultados obtenidos en la metodología AHP, se propone de acuerdo a la mayor

valoración la alternativa de Implementación de un WMS con una valoración de 0,570.

En cuanto al proceso de optimizar la gestión de almacén en el Centro de Distribución

(CEDI) se encontró que la mejor opción validada por el modelo de selección es la

Implementación de un WMS, con lo cual se brindaran óptimos resultados en los procesos de

recepción, documentación y parámetros del producto, almacén y embalaje, gestión de

existencias, preparación de encargos, expedición, reportes e indicadores de gestión.

1.2.9 Objetivos del proyecto caso.

Los objetivos para el desarrollo del proyecto se delimitan como generales y específicos y se

enuncian a continuación.

[Link] General.

Optimizar la gestión del almacén a través de la implementación de un WMS en el centro

de distribución (CEDI).
 IMPLEMENTACIÓN WMS 46

[Link] Específicos.

- Garantizar la trazabilidad del inventario, permitiendo identificar dónde están

almacenados cada uno de los productos que se manejan en el CEDI y el estado en el que

se encuentran.

- Incrementar la confiabilidad del inventario, a través del seguimiento y control que ofrece

el aplicativo.

- Maximizar la productividad de las operaciones del CEDI relacionadas a la Planificación

de Cargas, Acopio de Mercancía y Toma Física del Inventario.

- Estandarizar los procesos del CEDI, diseñándolos a partir de las necesidades del negocio

y las soluciones del aplicativo.

1.3 Marco Metodológico Para Realizar Trabajo De Grado

El marco metodológico hace referencia a las técnicas y herramientas que sirven de base

para llevar a cabo una investigación, es el “cómo” se realizará el estudio para responder el

problema planteado.

1.3.1 Fuentes de información.

Las principales fuentes de información para el desarrollo del presente trabajo son:

- Informes de indicadores del CEDI

- Publicaciones del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo

- Literatura especializada en Gestión de Almacenes

- Literatura especializada en Gerencia de Proyectos

1.3.2 Tipos y métodos de investigación.

El método de investigación utilizado para el desarrollo del trabajo es la investigación

Descriptivo. El cual trata de responder a preguntas o problemas concretos que se presentan al

 IMPLEMENTACIÓN WMS 47

investigador con el objeto de relacionar soluciones, respuestas o variables que puedan aplicarse

de manera inmediata en contextos o situaciones específicas.

1.3.3 Herramientas.

Las herramientas y técnicas usadas son las planteadas por el PMBOK® para el desarrollo del

proceso de gestión de alcance del proyecto como son:

- Juicios de expertos

- Reuniones

- Técnicas grupales de toma de decisiones

- Estudios comparativos

- Diagramas de contexto

- Análisis de documentos

- Análisis del producto

- Generación de alternativas

- Descomposición para la creación de la EDT

1.3.4 Supuestos y restricciones para el desarrollo de trabajo de grado.

Restricciones

- El aplicativo no puede pasar a producción en las temporadas altas de ventas de la

compañía (agosto, noviembre y diciembre), debido a que puede afectar la promesa de

servicio hacia el cliente.

- La toma física de inventario inicial debe realizarse a cuatro paredes y detener la

operación del CEDI.

Supuestos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 48

- Las condiciones operativas del CEDI no serán modificadas significativamente después de

la configuración del sistema; es decir que no incluirán nuevos modelos de negocio.

1.3.5 Entregables del trabajo de grado.

A continuación, se relacionan los entregables identificados para el trabajo de grado:

- Project Charter y Declaración de Alcance.

- Plan del Proyecto.

- WBS.

- Cronograma.

- Procesos Documentados (Políticas, Procedimientos, Instructivos, Formatos).

- Layout del almacén.

- Almacén Adecuado.

- Sistema Configurado.

- Acta de Cierre del Proyecto.

1.3.6 Descripción producto proyecto caso.

Con el fin de aumentar la productividad general del Centro de Distribución (CEDI) a

menores costos y cumplir con la promesa de servicio hacia sus clientes, tanto internos como

externos, y con base en el diagnóstico realizado, se identificó la oportunidad de mejora mediante

la implementación de un Warehouse Management System (WMS), el cual permite realizar una

medición más exacta de la operación del CEDI y sobre ella aplicar acciones de mejora que le

permitan aumentar su competitividad. La descripción detallada del producto se presenta en el

anexo 4.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 49

[Link] Proyecto caso.

Consiste en la implementación de un sistema de administración de almacenes en el

Centro de Distribución, a fin de reducir los costos en la administración y ejecución de los

procesos del CEDI.

El sistema permite sistematizar los procesos, de esta manera se obtendrá un mayor control

sobre la operación del CEDI, reducción en los tiempos de ejecución de los procesos, reducción

en los costos de la merma operativa y un aumento representativo en la productividad.

Se espera que el proyecto genere los siguientes beneficios:

- Facilidad en la toma física del inventario y en el ajuste del mismo.

- Reducción de la merma operativa interna.

- Pruebas concluidas.

- Personal Entrenado.

- Almacén operando con el aplicativo en producción.

- Incremento en la productividad del proceso de acopio, logrando el cubrimiento total de

los pedidos y los traslados inter-unidad.

- Reducción de errores en los procesos de acopio y recepción de mercancía.

- Medición de productividad del personal en todos los procesos operativos del CEDI.

Estudios y evaluaciones

Este capítulo comprende el Estudio Técnico, Estudio de Mercado, Estudio de

Sostenibilidad y Estudio Económico - Financiero junto con sus respectivos datos estadísticos y

evaluaciones cuantitativas, que dan las bases necesarias a la factibilidad del Proyecto.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 50

2. Estudios y Evaluaciones

A continuación, se presentan los estudios que apoyaron conceptualmente el planteamiento de la

solución a implementar en el Centre de Distribución

2.1 Estudio De Mercado

Pese a que el proyecto de centra en la inversión de la organización para mejorar y optimizar los

procesos, se realizó el siguiente análisis del mercado en el que se desarrolla el negocio.

2.1.1 Población.

El consumidor del entregable final de este proyecto, serán los 270 colaboradores del

CEDI, puesto que ellos son quienes utilizarán la herramienta para ejecutar sus labores diarias. El

sistema les permitirá realizar los procesos operativos con mayor facilidad y asertividad, debido a

que les ofrece una administración del almacén sistematizada.

Adicionalmente el cliente externo los cuales se conforman por 8 institucionales, 20

mayoristas y 500 TAT, se verá beneficiados con el proyecto porque podrá tener su pedido en

menor tiempo, con mayor servicio y exactitud en el pedido, reduciendo así las devoluciones y

reteniendo los clientes.

2.1.2 Dimensionamiento de la demanda.

El dimensionamiento de la demanda se realiza con base en los registros históricos de

pedidos de los últimos 8 años, con base en esta se realiza una proyección lineal para los 4 años

siguientes, la cual se muestra en la gráfica 1, de esta se obtienen los valores de los ingresos con

la operación del almacén sin la implementación del aplicativo y se presentan en la tabla 22

 IMPLEMENTACIÓN WMS 51

Gráfica 1 Proyección de pedidos

Tabla 22 Proyección de ingresos

Proyección de ingresos

AÑO
1 2 3 4
(2014) (2015) (2016) (2017)

Cantidad de Pedidos 76,334 79,028 81,722 84,416

Promedio Valor Pedido $ 528,000 $ 528,000 $ 528,000 $ 528,000

Ingresos Promedio $ 40,304,457,600 $ 41,726,784,000 $ 43,149,110,400 $ 44,571,436,800

2.1.3 Dimensionamiento de la oferta.

Con la implementación y puesta en marcha del aplicativo se espera un incremento en las

ventas proyectadas del 4% cada año de acuerdo con las cifras presentadas en la tabla 23

Tabla 23 Proyección de ingresos con aplicativo implementado

Proyección de ingresos con aplicativo implementado

AÑO
1 2 3 4
(2014) (2015) (2016) (2017)

Ingresos Proyectado $ 41,916,635,904 $ 43,395,855,360 $ 44,875,074,816 $ 46,354,294,272

 IMPLEMENTACIÓN WMS 52

2.1.4 Competencia.

La principal competencia de la organización son las distribuidoras del sector, los

supermercados e hipermercados, a continuación, se enuncian las distribuidoras las cuales se

consideran la competencia más fuerte y directa: Altipal, Mundial, Kiramar

Las tres distribuidoras son especialistas en la venta a mayoristas y ofrecen un catálogo de

productos diversificado, sin embargo, la compañía también ofrece sus productos a los canales de

distribución de menor rango como tienda a tienda (TAT).

La organización tiene como horizonte de tiempo de planeación 4 años, debido a que el

sector es dinámico y la competencia extranjera está siendo cada vez más fuerte, puesto que las

cadenas internacionales tienen como objetivo principal penetrar los canales de distribución de

menor rango como lo es TAT, debido a que en Colombia representa el 50% de las ventas del sect

2.2 Estudio Técnico

Es necesario analizar aspectos técnicos tales como: el tamaño del proyecto, la

localización del proyecto y el proceso a impactar, con el fin de determinar el cálculo financiero y

la evaluación económica del proyecto.

2.2.1 Institución / organización donde se presenta la necesidad o problema.

La necesidad de optimizar los procesos logísticos se presenta en el Centro de Distribución

principal de una comercializadora Colombiana, el cual se encuentra ubicado en Funza

Cundinamarca.

2.2.2 Análisis y descripción del producto.

El producto es el WMS implementado y operando en el Centro de Distribución principal de la

Comercializadora, a continuación, se describen sus componentes y sus características técnicas:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 53

Componentes

Los componentes del producto son:

- Procesos Definidos con el Aplicativo

- Almacén Adecuado

- Sistema Configurado

- Personal Entrenado

- Almacén Operando con el Aplicativo

2.2.3 Descripción técnica.

A continuación, se describe cada uno de los procesos contemplados para el desarrollo del

proyecto

[Link] Procesos definidos con el aplicativo.

Todos los procesos operativos del CEDI deben estar definidos y documentados hacia el

aplicativo, teniendo en cuenta la dinámica del negocio; dichos procesos con sus características

técnicas y de negocio son:

Programación del almacén: El aplicativo debe estar en la capacidad de generar informes

de movimientos por producto y familia para determinar el slotting y configurarlo en el sistema.

Recepción de mercancía: Las órdenes de compra y las recepciones deben pasar del

sistema contable al aplicativo 100% correctos (cantidades, referencias, entre otros). En el

momento de identificar la mercancía el aplicativo debe reflejar las diferencias entre la orden de

compra y lo recibido físicamente, pasar la información 100% correcta del WMS al sistema

contable, liberando en la orden de compra la cantidad de producto no recibido y cargando el

inventario en las ubicaciones y cantidades identificadas tanto en el sistema contable como en

WMS.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 54

Debe estar clara la forma de levantar e ingresar la huella de los productos al sistema con

el fin de cumplir con el volumen y peso (máximo 1000 kg) de las ubicaciones de la familia a la

que corresponda.

Almacenamiento de Mercancía: El aplicativo debe estar en la capacidad de dirigir el

almacenamiento a ubicaciones que se encuentren libres de inventario y a la familia

correspondiente al producto.

Planeación de la Operación: El sistema contable debe pasar a WMS los pedidos

realizados, las cargas generadas y así planear la operación en el aplicativo, observando si existe

alguna interrupción por no contar con productos con slotting o suficiente inventario en las áreas

de picking, El aplicativo debe estar en la capacidad de emitir tareas de reabasto cumpliendo la

regla FIFO.

Picking y Despacho: El aplicativo debe asignar las tareas de picking al usuario más

cercano al área de trabajo y seguir una secuencia que genere los menores movimientos posibles.

- El aplicativo debe asignar un solo stage o pasillo de tránsito por carga.

- El aplicativo debe permitir realizar monitoreo al picking y los reabastos para cumplir con

el alistamiento de las cargas.

- El aplicativo debe permitir generar reportes de la mercancía acopiada por carga y tener

integración 100% efectiva con el sistema contable para pasar la información y generar las

facturas de acuerdo a dicha información.

Logística Inversa: El sistema contable debe tener integración 100% efectiva para

transmitir la información de las devoluciones de los clientes al aplicativo e identificar y cargar el

inventario correctamente.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 55

Supply Chain Managament – SCM: WMS debe permitir generar informes de la

rotación del producto y el inventario del almacén para determinar el reaprovisionamiento.

Confiabilidad del Inventario: WMS debe permitir realizar conteos y dejarlos

registrados en el sistema para determinar la confiabilidad del inventario. También deberá hacer

una validación interna del inventario que está cargado en la ubicación contada vs la cantidad

ingresada por el usuario con el fin de generar de manera automática una tarea de auditoria para

ajustar el inventario, es por esta razón que WMS debe tener una integración 100% efectiva para

pasar los ajustes de inventario al sistema contable.

Administración de Mermas: WMS debe permitir generar reportes de estatus de

inventario y así realizar la respectiva gestión de averías.

Administración del Inventario: El sistema contable debe tener total integración con

WMS a nivel de inventarios debido a las reclasificaciones y restricciones de inventario que se

requieren.

Conciliación del Inventario: El aplicativo debe tener integración con el sistema contable

para generar el informe de diferencias de inventario entre los dos sistemas y de inmediato

realizar los ajustes necesarios para que se encuentren equilibrados.

[Link] Almacén adecuado.

La estantería del almacén debe estar remodulada como lo específica el plano aprobado

resultado del estudio de producto y los procesos definidos. Ver Anexo F. Layout del Almacén.

El almacén debe ser entregado al Jefe del Almacén con cada una de sus ubicaciones

demarcadas y bien definidas.

El 100% de los productos que se encuentren almacenados deben estar estibados de

acuerdo a su respectiva huella.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 56

El total de los productos deben tener su respectiva huella documentada y no debe superar

1 tonelada de peso.

[Link] Sistema configurado.

El aplicativo se debe integrar correctamente con el sistema contable de la compañía y

estar en la capacidad de sostener la operación del CEDI en los siguientes procesos:

- Programación del Almacén

- Recepción de Mercancía

- Almacenamiento de Mercancía

- Planeación de la Operación

- Picking y Despacho

- Logística Inversa

- Supply Chain Managament - SCM

- Confiabilidad del Inventario

- Administración de Mermas

- Administración del Inventario

- Conciliación del Inventario

Las pruebas realizadas que garanticen la efectividad de los procesos deben encontrarse

documentadas y a disposición de los stakeholders principales.

Cada uno de los usuarios que intervienen en los procesos antes mencionados, debe contar

con el aplicativo debidamente instalado y con su respectiva licencia al día.

Los servidores, bases de datos, instancias y Access Point deben estar adecuados e

instalados, según el estudio tecnológico aprobado, el cual define la necesidad del negocio.

La señal para las terminales debe tener el cubrimiento total del almacén.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 57

[Link] Personal entrenado.

El personal que interviene en cada uno de los procesos debe estar en la capacidad de

ejecutarlos con el estándar definido, a continuación, se relacionan los temas que deben conocer

de acuerdo al proceso en el que participa:

Programación del Almacén:

Configuración de Slotting.

Manejo de DDA’s para el análisis del producto.

Recepción de Mercancía:

Pre-recibo de Mercancía integrado con el sistema contable.

Identificación de Mercancía.

Levantamiento e Ingreso de Huellas.

Almacenamiento de Mercancía:

Evacuación de Mercancía.

Transferencia de Cargas.

Planeación de la Operación:

Generación de Cargas en el aplicativo integrado con el sistema contable.

Reabastos de Mercancía.

Uso de DDA’s para el seguimiento de la Operación y Generación de Productividad de los

funcionarios.

Picking y Despacho:

Acopio de Mercancía.

Despacho de Mercancía.

Desurtido de Mercancía.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 58

Facturación de Pedidos integrado con el sistema contable.

Logística Inversa:

Pre-recibo de Recibo de Devoluciones integrado con el sistema contable.

Identificación de Devoluciones y Siniestros.

Supply Chain Managament – SCM:

Manejo de DDA’s para el Análisis Reaprovisionamiento y Rotación de Inventario.

Confiabilidad del Inventario:

Generación de Conteos y Auditorías en el sistema.

Toma Física del Inventario: Conteos.

Ajuste de Inventario: Auditorias de Conteo integrado con el sistema contable.

Cambio de Propietario de Inventario integrado con el sistema contable.

Reclasificación del Inventario integrado con el sistema contable.

Control de Fallos de Inventario.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración de Mermas:

Restringir el Inventario

Evacuación de Inventario

Manejo de Ubicaciones Mixtas.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración del Inventario:

Creación y Administración de Kit Virtuales.

Administración de Garantías.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 59

Conciliación de Inventario:

Conciliar el inventario del aplicativo con el sistema contable.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

El personal de soporte debe encontrarse en la capacidad para brindar apoyo cuando el usuario lo

requiera.

El material de capacitación y las pruebas de certificación deben estar debidamente documentadas

y estar a disposición del CEDI.

[Link] Operación del almacén con el aplicativo.

Estabilizar el aplicativo en la operación durante las primeras tres semanas, asegurando la

ejecución de todos los procesos que hagan parte del negocio.

[Link] Formatos y normas.

Todos los procesos deben estar documentados en los respectivos formatos de la compañía

y cumplir con las normas de publicación estipuladas:

- FR-GP02-01 Formato de Manual de Políticas

- FR-GP02-02 Formato de Procedimientos

- FR-GP02-03 Formato para Instructivos

Todos los documentos desarrollados durante el proyecto deben cumplir con las normas

establecidas en el documento MA-TS-005 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

[Link] Integración.

El aplicativo WMS debe ser configurado y adecuado a la dinámica del negocio, teniendo

en cuenta la integración que requiere con el sistema contable de la compañía por temas de

inventario, ventas, órdenes de compra, facturación, devoluciones, entre otros.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 60

Las pruebas que se realicen deben ser con la integración para asegurar el buen

funcionamiento de las interfaces y la configuración de los dos sistemas.

[Link] Restricciones.

El aplicativo no puede pasar a producción en las temporadas altas de ventas de la

compañía (agosto, noviembre y diciembre), debido a que puede afectar la promesa de servicio

hacia el cliente.

La toma física de inventario inicial debe realizarse a cuatro paredes y detener la operación

del CEDI.

El almacén no podrá entrar en operación si no logra una reducción en los obsoletos de un

77%.

[Link] Criterios de calidad.

Funcionamiento 100% correcto de todos los procesos del CEDI con el aplicativo en las

tres semanas de estabilización. Los aspectos a evaluar son:

- Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los procesos tienen sus interfaces

funcionando 100% correcto, enviando y recibiendo datos exactos.

- Completitud del sistema, validar que abarque todas las especificaciones técnicas.

- Estandarización de los datos, validar que los datos sean coherentes en todos los paneles

del sistema.

- Eficiencia en la ejecución del sistema, evaluar el tiempo invertido en la ejecución de cada

proceso.

- Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de accesos de los usuarios, según

los procesos.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 61

El 100% del almacén debe contar con sus respectivas etiquetas legibles y reconocidas por

la terminal.

El 98% de las ubicaciones debe tener el producto de la familia a la que corresponda, se

debe encontrar estibado según la huella, debe cumplir con las normas de orden y aseo.

Dispositivos de radiofrecuencia funcionando al menos en un 95% y teniendo eficiencia en

la ejecución de los procesos.

El 90% del personal debe estar certificado para la ejecución de los procesos con el

sistema.

2.2.4 Ciclo de vida del producto.

El ciclo de vida del proyecto estará definido por la duración desde el inicio de la etapa de

caso de negocio hasta el final de la puesta en operación. El ciclo de vida del producto se estima

en 172 días.

2.2.5 Localización del proyecto.

El proyecto para optimizar los procesos logísticos se ejecutará en el Centro de

Distribución principal de una comercializadora Colombiana que se encuentra ubicada en Funza

Cundinamarca, como se muestra en la figura 8

 IMPLEMENTACIÓN WMS 62

Figura 8 Localización proyecto. (Tomado de Google Earth)

2.2.6 Mapa de procesos.

Debido a que el objetivo principal del proyecto es mejorar y optimizar los procesos de la

organización, el mapa de procesos con el proyecto se mantiene como el presentado en la figura 3

2.2.7 Sostenibilidad.

En este capítulo se realizan los lineamientos que garantizan un proyecto sostenible, en

cuanto a beneficios en los aspectos sociales, ambientales y económicos, adicionalmente se

realizará la evaluación de los involucrados y riesgos que se generan en desarrollo del proyecto.

2.2.8 Entorno – Matriz PESTLE.

El análisis del entorno del proyecto se ha realizado a partir de la matriz PESTLE, la cual

permite analizar los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, legales y ambientales
 IMPLEMENTACIÓN WMS 63

que inciden (positiva o negativamente) en el éxito del proyecto, a continuación se relaciona la

tabla 24 matriz PESTLE.

2.2.9 Análisis de involucrados.

Para el desarrollo del proyecto se realizó el análisis de los interesados y/o involucrados en

el mismo, identificando expectativas e intereses positivos y negativos.

[Link] Matriz de involucrados.

Se presentan a continuación las expectativas e intereses de cada interesado en la tabla 25:

[Link] Matriz dependencia – influencia:

Teniendo en cuenta los interesados claves identificados en el punto anterior a

continuación se califican y clasifican considerando el nivel de poder o la influencia de cada uno

de ellos, determinando los canales y niveles adecuados de comunicación y la participación que

cada actor tendrá sobre este.

En la a tabla 26 se muestra como se establece para cada interesado su nivel de poder e

interés como parte del análisis de los interesados, adicionalmente en la figura 9, se presenta el

esquema gráfico de la matriz.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 64

Tabla 24 Matriz PESTLE

Matriz PESTLE

Implementación de warehouse management system (WMS) en un centro de distribución.

Fase Nivel de incidencia
Descripción del factor en el entorno Configuración ¿Describa cómo incide en el proyecto? ¿Alguna
Factor Muy Muy
del proyecto Inicio Planeación y Puesta en Pruebas Cierre Negativo Neutral Positivo recomendación inicial?
Negativo positivo
marcha
Afecta negativamente al proyecto dado los
procesos no se podrían integrar entre los dos
sistema de la empresa, y esto conlleva a tener
una baja confiabilidad en la información y
Incompatibilidad entre WBS y el
Tecnológicos X X X X complica la automatización de los procesos.
ERP en un proceso especifico
Como recomendación se debe tener en cuenta en
el estudio tecnológico deberá contemplar el
lenguaje y la forma de integrar los diferentes
aplicativos.
Teniendo en cuenta el aumento desmedido del
dólar en el último año, afecta el proyecto dado
que la compra del programa y las licencias se
Económicos Aumento del dólar en Colombia X X X X prevén adquirir a través de proveedores
internacionales en USD en donde se presenta una
alta incertidumbre según el comportamiento que
ha registrado la TRM.
Se pueden generar cambios legislativos que
modifiquen las normas de trabajos en alturas, el
Cambios de normatividad en la cual incidiría de forma negativa con un grado de
legislación que cambien la impacto mayor a medida que avanza el proyecto,
Políticos X X X X X X
reglamentación de las normas de es importante tener el juicio de experto del
trabajos, en alturas. abogado sin embargo se asumiría el riesgo del
cambio normativo informado y aceptado por el
sponsor.
Afectaciones del orden público incidirían en la
Afectación del orden público por
Sociales X X ejecución del proyecto en el transporte de
manifestaciones en la ciudad
materiales.
Contar con la cantidad de licencias exigidas por
Cumplimiento por las regulaciones las regulaciones expuestas por la dirección
expuestas por la dirección nacional nacional de derechos de autor, tiene una
Legales X X X X
de derechos de autor y la incidencia positiva generando lineamientos
comunidad andina. basados en las normas vigentes, brindando un
apoyo para la gestión de calidad del proyecto.
La correcta disposición de residuos beneficia a
la compañía y el medio ambiente cumpliendo con
los principios medioambientales; Para una
incidencia negativa en el medio ambiente, se
Disposición de residuos una vez
recomienda realizar un programa de revisión y
Ambientales terminado el ciclo de vida del X X
mantenimiento para aumentar la vida útil del
proyecto y del producto.
producto, y la correcta disposición de los
residuos en el proyecto tales como tóner, pilas,
cartuchos, bombillos, se deben disponer según
reglamentación.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 65

Tabla 25 Matriz de involucrados

Matriz de involucrados

IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS EXPECTATIVAS INTERESES DESCRIPCIÓN

A Presidente Identificar mejores resultados en los indicadores logísticos de la compañía. Positivo: Asegurar la continuidad del negocio.

Positivo: Aumentar la competitividad de la

B Gerente General Ofrecer una promesa de servicio efectiva y a menores costos.
compañía en el mercado.
 Optimizar los costos en la operación logística. Positivo: Aumentar la rentabilidad de la
C Gerente Financiero
 Desarrollar el proyecto con el presupuesto definido. compañía, en cuanto a logística refiere.
 Obtener mejoras representativas en los procesos del Centro de Positivo:
 Aumentar la productividad y eficiencia
 Reducir los costos de la operación del Centro de Distribución.
D Director Nacional de Logística del Centro de Distribución.
 Ofrecer resultados con calidad tanto a los
clientes internos como externos.
 Alcanzar el cumplimiento de entregas en un 100% de los pedidos y los Positivo:
 Mejorar los tiempos de respuesta a los
 Brindar confiabilidad del inventario al área comercial y de ventas.
clientes a menores costos y mayor calidad.
F Director de Operaciones
 Brindar información confiable a los
 Reducir la merma operativa significativamente.
stakeholders de logística.
 Agilizar los procesos del Centro de Distribución.
Positivo: Cumplir con los requerimientos del
Implementar tecnologías eficientes para la operación del Centro de
G Director de Tecnología área logística, en cuanto a desarrollos internos
Distribución.
refiere.
Establecer procesos estándar con sus respectivos indicadores que permitan Positivo: Obtener un mayor control sobre los
H Auditor Nacional
evaluarlos y mejorarlos. procesos del Centro de Distribución.
 Reducir los tiempos de los procesos operativos del almacén. Positivo:
 Cumplir con el alistamiento y el cargue del
 Aumentar la calidad de los procesos operativos.
I Jefe de Almacén 100% de los pedidos y los traslados.
 Conseguir la medición de la productividad de sus colaboradores, a través  Mantener la productividad de sus
del sistema. colaboradores en un 95%.
 Realizar la toma física del inventario total del almacén, por lo menos tres Positivo:
 Aumentar la confiabilidad del inventario a
J Jefe de Inventarios  Aumentar el control y trazabilidad de cada ubicación y producto.
un 98%.
 Reducir la merma operativa.
Incremento de tiempos en la recepción de mercancía, debido a que el Negativo: Percibe que se puede ver afectada
K Coordinador de Recibo
almacenamiento es más estructurado para mantener la trazabilidad y orden del su productividad.
 Facilitar las tareas del personal operativo, a través de la implementación Positivo:
 Reducir las horas extras de los colaboradores.  Disminuir la rotación del personal.
L Coordinador de Talento Humano  Aumentar la motivación de los
 Medir la productividad de los colaboradores. colaboradores a través de incentivos por su
productividad.
Positivo:
 Cumplir con el proyecto en el tiempo,
Ofrecer procesos de logística estándar, a costo, tiempo y con recursos
M Equipo de Proyecto presupuesto y calidad esperada.
suficientes para dar cumplimiento al plan estratégico de la compañía.
 Cumplir con las expectativas e intereses
de los stakeholders.
 Disminuir el tiempo en la búsqueda de los productos solicitados. Positivo:
 Adquirir incentivos por la productividad
 Disminuir las jornadas extensas de trabajo.
del mes.
 Cumplir con el horario establecido de 8
N Equipo Operativo del Almacén  Medición de productividad.
horas diarias.
 Mejorar los procesos para facilitar la
 Incremento en el orden del almacén.
labor.
 Incertidumbre en la reducción de personal debido a la tecnificación de los
 Disminuir el tiempo de cargue del pedido porque la calidad del Positivo:
O Equipo de Transportes  Disminuir las devoluciones de los clientes.  Adquirir más viajes por mes.
 Satisfacer a los clientes.
Positivo: Realizar grandes negociaciones con
Aumentar las compras, porque el tiempo de respuesta hacia el cliente será
P Director Comercial los proveedores para obtener utilidades por
menor y esto generará mayores ventas.
ofertas.
Positivo:
Aumentar las ventas por el cumplimiento de la promesa de servicio hacia el
Q Director de Ventas  Cumplir y superar las metas de venta.
cliente, en cuanto a tiempo y calidad del pedido refiere.
 Cumplir con las expectativas del cliente.
Positivo: Surtir su negocio a tiempo sin
R Cliente Obtener su pedido o traslado en menor tiempo y mayor calidad de alistamiento.
inconvenientes en la cadena logística.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 66

Tabla 26 Matriz dependencia – influencia:

Matriz dependencia – influencia:

PODER INTERÉS
IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
(1-5) (1-5)
A Presidente 5 5
B Gerente General 5 5
C Gerente Financiero 3 3
D Director Nacional de Logística 4 5
F Director de Operaciones 3 5
G Director de Tecnología 2 2
H Auditor Nacional 2 2
I Jefe de Almacén 2 5
J Jefe de Inventarios 2 5
K Coordinador de Recibo 2 5
Coordinador de Talento
L 1 1
Humano
M Equipo de Proyecto 5 5
N Equipo Operativo del Almacén 1 4
O Equipo de Transportes 1 4
P Director Comercial 2 3
Q Director de Ventas 2 3
R Cliente 5 5

Figura 9. Matriz de Poder / Interés (Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 67

Los planes de acción surgidos de la matriz son:

Monitorear: Los stakeholders ubicados en este nivel son los más sencillos de tratar,

aunque tienen bajo poder deben ser monitoreados en el transcurso del proyecto.

Mantener informado: Sus expectativas son fiables y generalmente son de fácil

resolución. Deben mantenerse informados.

Gestionar atentamente: Ubicados en el nivel más alto, tienen un alto nivel de poder, se

debe prestar mayor atención en los requerimientos que se estipularon de acuerdo al alcance,

costo y tiempo.

[Link] Matriz de temas y respuestas.

Esta matriz, presentada en la tabla 27 permite identificar el tipo de comunicación, el

medio, el tema de comunicación, el responsable, el aprobador para el desarrollo del proyecto:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 68

Tabla 27 Matriz de temas y respuestas

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Matriz de temas y respuestas
PLAZO PARA CONFIRMAR
FRECUENCIA DE LA TIPO DE ACCESO A LA FORMATO DE LA
COMUNICACIÓN OBJETIVO TIPO DE COMUNICACIÓN RESPONSABLE MEDIOS DE COMUNICACIÓN APROBADOR LA RECEPCIÓN DE LA
COMUNICACIÓN INFORMACIÓN COMUNICACIÓN
INFORMACÓN (Días hábililes)

Acta de reunión y
Reuniones del equipo del Revisar el estado del proyecto Formal, Interna, Vertical y Gerente del
Equipo del proyecto Presencial y videoconferencias. Semanal General presentación con 2
proyecto con el equipo Verbal proyecto
informe ejecutivo.
Gerente del
Acta de reunión y
Discutir los diseño técnico del Formal, Interna, Vertical y proyecto,
Reuniones técnicas del proyecto Coordinador Técnico Presencial y videoconferencias. Cuando se requiera Confidencial presentación con 3
proyecto Verbal Interesados y
informe técnicos
Sponsor
Gerente del
Reportes de seguimiento al Acta de reunión y
Reuniones mensuales de Formal, Interna, Vertical y proyecto,
avance (estado actual) del Equipo del proyecto Presencial y videoconferencias. Mensual General presentación con reporte 3
estado del proyecto Verbal Interesados y
proyecto para su gestión de avance.
Sponsor
Informe de cumplimiento en
Informar los resultados de Formal, Interna, Externa, Reporte de resultados y Interesados y
tiempo del proyecto y la calidad Gerente del Proyecto Reuniones y correo electronico. Semanal General 2
pruebas y de rendimiento. Vertical y Verbal de rendimiento. Sponsor
en las pruebas de los procesos.

Reporte de Análisis de
Informar los resultados del valor
Informe del análisis de valor Formal, Interna, Externa, Reuniones, correo electrónico y Valor Ganado. Gerente del
ganado de las actividades del Equipo del proyecto Mensual General 2
ganado. Vertical y Verbal videoconferencias. Reporte de Puntos proyecto y Sponsor
proyecto.
Críticos.
Informe de la gestión de
Informar la gestión de los Formal, Interna, Externa, Reuniones, correo electrónico y Registro de Riesgos. Gerente del
riesgos, calidad en las pruebas Equipo del proyecto Quincenal General 3
riesgos [Link] del proyecto. Vertical, Horizontal y Verbal videoconferencias. Watch List. proyecto
de los procesos.
Informe de cumplimiento en Informar los resultlados de las Gerente del
tiempo y calidad en las pruebas pruebas de los dispositivos Formal, Interna, Externa, Reuniones, correo electrónico y Reporte los resultlados y proyecto,
Coordinador Técnico Quincenal General 2
de los dispositivos tecnológicos tecnológicos y de configuración Vertical, Horizontal y Verbal videoconferencias. cumplimiento. Interesados y
y de configuración del sistema. del sistema. Sponsor

Informe de cumplimiento en Gerente del

tiempo del proyecto y la Informar los procesos definidos Formal, Interna, Externa, Reuniones, correo electrónico y Reporte los resultlados y proyecto,
Coordinador Técnico Mensual General 2
definición del proceso de recibo de recibo con el sistema. Vertical, Horizontal y Verbal videoconferencias. cumplimiento. Interesados y
con el sistema. Sponsor
Informe de cumplimiento en
Formato de solicitud de
tiempo del proyecto y la Comunicar las necesidades de Formal, Externa, Horizontal y Gerente del
Coordinador Técnico Reuniones y correo electrónico. Cuando se requiera General requerimiento de 2
necesidad del personal para la personal requerido Estatica proyecto y Sponsor
personal diligenciado.
ejecución del mismo.
Informe de cumplimiento del
Gerente del
proyecto en general incluyendo Informar el estado y Reuniones, correos electrónicos, Resumen de
Formal, Interna, Externa, proyecto,
tiempo, costo, alcance, calidad cumplimiento del proyecto en Gerente del Proyecto llamadas telefónicas y Mensual General cumplimiento en general 4
Vertical, Horizontal y Verbal Interesados y
y gestión de riesgos del general. videoconferencias. del proyecto
Sponsor
proyecto.
Dar capacitación a los
interesados de los
Formal, Externa, Horizontal y Reuniones, llamadas telefónicas y Acta de asistencia y Interesados y
Capacitación procedimietos y procesos a Coordinador Técnico Cuando se requiera General 3
Verbal videoconferencias Material de capacitación Sponsor
realizar una vez finalice el
proyecto.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 69

[Link] Análisis cualitativo.

Es el proceso de evaluación del impacto y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos

para clasificarlos en orden de prioridad. Para tal fin es necesario definir las escalas de

probabilidad e impacto para los objetivos del proyecto, por lo cual se registran en la figura 10

Matriz de probabilidad e impacto en la que se muestra a los parámetros de medición de los riegos

y la Tabla 28 Matriz de análisis cualitativo de los riesgos en la que se obtiene una clasificación

para cada uno de ellos:

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

0,80
MUY
0,70 BAJO MEDIO ALTO 28 ALTO ALTO
PROBABLE 3
0,60
PROBABILIDAD

POSIBLE 0,50 BAJO MEDIO MEDIO 31 5ALTO ALTO

1 11
22 17 20 34
0,40 33
POCO 18 9 16 14
13 30 29 7 ALTO
8
0,30 BAJO BAJO MEDIO
32 15 MEDIO
PROBABLE 4 24 25 10
2
0,20 27 26 21 19 6 23 12 35

REMOTO 0,10 BAJO BAJO BAJO MEDIO MEDIO

0
1 2 3 4 5
INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO GRAVE CRÍTICO

IMPACTO

Figura 10 Matriz de probabilidad e impacto (Fuente: Autores del proyecto)

[Link] Análisis cuantitativo.

Este análisis nos ayuda a verificar numéricamente la probabilidad de los riesgos

priorizados y sus consecuencias económicas, así como la estrategia que se aplicará en caso de

que se materialice el riesgo. Para tal fin se opta por tratar y/o explotar únicamente los riesgos y/u

oportunidades de prioridad alta (Riesgos Rojos y Oportunidades Verde). Después de realizar el

análisis cuantitativo se establece el valor de la reserva de contingencia para el proyecto por un

 IMPLEMENTACIÓN WMS 70

valor de $ 168.965.155, lo cual se evidencia en la Tabla 29 Matriz de análisis cuantitativo de los

riesgos:

Tabla 28 Matriz de análisis cualitativo

Matriz de análisis cualitativo

PUNTAJE DEL PUNTAJE DE

ID PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO RIESGO DEL
RIESGO (P) (I)
(P x I) PROYECTO
1 0.42 2.6 1.09
2 0.23 2.1 0.48
3 0.7 3.4 2.38
4 0.25 2.5 0.63
5 0.56 3.3 1.85
6 0.2 3.2 0.64
7 0.3 4.2 1.26
8 0.28 4.2 1.18
9 0.34 2.6 0.88
10 0.25 4 1.00
11 0.45 3.8 1.71
12 0.2 3.9 0.78
13 0.3 2.6 0.78
14 0.37 3 1.11
15 0.26 2.8 0.73
16 0.3 2.8 0.84
17 0.4 2.9 1.16
18 0.38 2.5 0.95 0.72
19 0.2 3.4 0.68
20 0.4 3 1.20
21 0.2 2.5 0.50
22 0.4 2.9 1.16
23 0.2 3.3 0.66
24 0.24 3.2 0.77
25 0.25 3.7 0.93
26 0.2 2.3 0.46
27 0.2 2.1 0.42
28 0.7 3 2.10
29 0.31 3.7 1.15
30 0.3 3.6 1.08
31 0.42 3.2 -1.34
32 0.23 2.3 -0.53
33 0.4 3.8 -1.52
34 0.42 3.06 -1.29
35 0.2 3.8 -0.76
 IMPLEMENTACIÓN WMS 71

Tabla 29 Matriz de análisis cuantitativo de los riesgos

Matriz de análisis cuantitativo de los riesgos

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
La lentitud en la
toma de decisiones
por parte de los
usuarios clave
impacta
negativamente
sobre los
entregables y/o
paquetes de trabajo
$ $
3 2.38 tales como:
7,276,744 5,093,721
* Procesos
Definidos
* Familias
Definidas
* Layout
* Estudio
Tecnológico
* Cargue de la
Información
 IMPLEMENTACIÓN WMS 72

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
El cambio de
prioridades de los
usuarios clave
impacta
negativamente
sobre algunos
entregables y/o
paquetes de trabajo
del proyecto,
puesto que retrasa
la toma de
decisiones o la
$ ejecución de $
5 1.85
13,220,077 actividades tales 7,403,243
como:
* Procesos
Definidos
* Familias
Definidas
* Layout
* Estudio
Tecnológico
* Configuración
Ajustada
* Paso a
Producción
 IMPLEMENTACIÓN WMS 73

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
Un accidente
laboral impacta de
forma negativa
sobre el entregable
$ $
7 1.26 operación del
22,993,983 6,898,195
almacén con el
aplicativo y
almacén adecuado
físicamente.
Un siniestro en el
almacén impacta
negativamente
$ $
8 1.18 sobre el costo de
22,993,983 6,438,315
paquete de trabajo
almacén adecuado
físicamente.
La pérdida de
*Asegurar que
personal clave
cada usuario clave
durante la
tenga un backup.
ejecución del
* Documentar
proyecto, puede
todas las *Conflictos en el
impactar Director
$ $ decisiones que se equipo de trabajo.
10 1.00 negativamente Mitigar Administrativo/
165,977,616 41,494,404 vayan tomando y *Baja motivación
sobre los costos de Director de Proyecto
asegurar la en el personal.
los siguientes
información.
entregables y/o
*Evaluar la
paquetes de
motivación de los
trabajo, por
usuarios claves.
ausencia de
 IMPLEMENTACIÓN WMS 74

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
personal con el
conocimiento y
autoridad suficiente
para la toma
decisiones.
* Procesos
Definidos
* Almacén
Adecuado
Físicamente
* Estudio
Tecnológico
* Cargue de la
información.
Los cambios en el
alcance afectan
sobre todo el
proyecto sin
embargo impacta
$ $
11 1.71 directamente sobre
43,948,150 19,776,667
los entregables:
* Procesos
Definidos
* Gestión de
Proyectos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 75

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
El cambio de
prioridades de los
usuarios clave
impacta
negativamente
sobre algunos
entregables y/o
paquetes de trabajo
del proyecto,
puesto que retrasa
la toma de
decisiones o la
$ ejecución de $
20 1.20
13,220,077 actividades tales 5,288,031
como:
* Procesos
Definidos
* Familias
Definidas
* Layout
* Estudio
Tecnológico
* Configuración
Ajustada
* Paso a
Producción
 IMPLEMENTACIÓN WMS 76

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
La existencia de
inventario obsoleto
durante el go-live
del proyecto
impacta
negativamente
sobre el entregable
"Operación del
Almacén con el
$ $
28 2.10 Aplicativo", puesto
11,103,333 7,772,333
que afecta la
duración de la toma
física de
inventarios y
dificulta la
operación del
almacén por el
trato especial que
deben tener.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 77

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
La definición y
configuración
errada de las listas
de permiso y roles
de usuario,
impactan
negativamente
sobre los siguientes
entregables y/o
paquetes de
trabajo, debido al
$ retraso que puede $
29 1.15
16,130,305 presentar durante el 5,000,395
go-live del
proyecto y los
reprocesos para el
ajuste de las listas
y roles:
* Procesos
Definidos
* Aplicativos
Configurados
* Inventario Inicial
Cargado
 IMPLEMENTACIÓN WMS 78

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
Los errores en los
paneles del sistema
impactan
negativamente
sobre el costo de
los paquetes de
trabajo, puesto
generan reprocesos
para su debido
$ ajuste. $
30 1.08
23,496,667 * Cargue la 7,049,000
Información
* Aplicativos
Configurados
* Procesos
Configurados
* Pruebas del
Sistema
* Configuración
Ajustada
El análisis
detallado de la
operación y de los
procesos del
$ $
31 -1.34 negocio, permiten
(10,470,305) (4,397,528)
optimizar o derogar
procesos
innecesarios,
impactando así de
 IMPLEMENTACIÓN WMS 79

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
forma positiva
sobre los siguientes
entregables y/o
paquetes de trabajo
tales como:
* Procesos
Definidos
* Procesos
Configurados
* Pruebas del
Sistema
El aumento en la
confiabilidad en la
toma física del
inventario impacta
positivamente
sobre el entregable
"Operación del
$ Almacén con el $
33 -1.52
(16,720,000) Aplicativo", por su (6,688,000)
reducción en
tiempos de
verificación y
ejecución de las
tareas para la
generación de
dicho entregable.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 80

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
El cargue masivo
de información
permite reducir los
tiempos de
configuración de
los aplicativos, *Desarrollar
impactanto estrategias
positivamente tecnológicas para
sobre los costos de realizar el cargue
*Reducción de un
los siguientes masivo en el
20% de los
$ paquetes de $ sistema.
34 -1.29 Explotar tiempos en la Director de Proyecto
(23,496,667) trabajo: (9,868,600) *Asegurar que el
configuración del
* Cargue la área técnica
sistema.
Información desarrolle scripts
* Aplicativos baja el cargue de
Configurados la información
* Procesos masiva.
Configurados
* Pruebas del
Sistema
* Configuración
Ajustada
 IMPLEMENTACIÓN WMS 81

PUNTAJE
ID DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN PLAN DE RESPONSABLE DEL
EMV RESPUESTA DISPARADOR
RIESGO RIESGO ($) IMPACTO CONTINGENCIA RIESGO
AL RIESGO
(P x I)
La variación a la
baja de la TRM
puede impactar
*Desarrollar el
positivamente
Plan de
sobre el paquete de
Adquisiciones con
trabajo
proveedores *Reducción de un Director de Proyecto /
$ "Adecuación $
35 -0.76 Explotar extranjeros. 10% en el Director Nacional de
(167,512,500) Tecnológica", (33,502,500)
*Realizar las presupuesto. Logística
puesto que la
compras con
estimación del
proveedores
presupuesto para
extranjeros.
dichas
adquisiciones sería
mayor al real.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 82

2.2.10 Conclusiones estudio técnico.

Con la adecuada delimitación de los procesos y los objetivos del proyecto es posible desarrollar

las estrategias que permitirán ejecutar el proyecto de manera que se satisfagan las expectativas de

los interesados y los sponsors, además de dimensionar adecuadamente el alcance.

2.3 Estudio Económico - Financiero

Este capítulo nos permite establecer un modelo económico alcanzado mediante la

realización de una estructura de desglose del trabajo la EDT-WBS junto con un análisis detallado

de costos, recursos, fuentes y formas de financiación que garantizan la viabilidad del proyecto.

2.3.1 Work Breakdown Structure – WBS.

La WBS del proyecto presentada en la figura 11, es la estructura fundamental en el

estabelecimiento de la línea base del alcance, por tal razón y dada la importancia que tiene, se

presenta la estructura a cuarto nivel de desagregación y la estructura de desglose del producto en

la figura 12
 IMPLEMENTACIÓN WMS 83

0. IMPLEMENTACIÓN DE WMS EN
CEDI

5. OPERACIÓN DEL
1. PROCESOS 2. ALMACÉN 3. SISTEMA 4. PERSONAL 6. GESTIÓN DE
ALMACÉN CON EL
DEFINIDOS ADECUADO CONFIGURADO ENTRENADO PROYECTOS
APLICATIVO

2.4 ALMACÉN 4.1 CAPACITACIÓN 4.3 PERSONAL CAPACITADO EN

1.1 ESTUDIO DE 1.2 ANÁLISIS DE 3.1 ESTUDIO 3.3 PERSONAL 3.6 PROCESOS 3.7 PRUEBAS DEL 5.1 PASO A 5.2 INVENTARIO INICIAL 6.3 SEGUIMIENTO Y 6.4 PROYECTO
2.2 LAYOUT ADECUADO 3.4 CARGUE DE LA BÁSICA A TODOS LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE 6.1 BUSINESS CASE
PROCESOS MEJORA TECNOLÓGICO ENTRENADO CONFIGURADOS SISTEMA PRODUCCIÓN CARGADO CONTROL CERRADO
FÍSICAMENTE INFORMACIÓN LOS USUARIOS INVENTARIOS

1.3 PROCESOS ESTRUCTURADOS 2.1 FAMILIAS 2.2.1 Plano del 2.2.2 Diseño 2.5 TOMA DE 4. 2 PERSONAL CAPACITADO
1.1.1 Informe Análisis 1.1.2 Informe de 2.3 ENTRENAMIENTO 2.4.3 Almacén 3.5 APLICATIVO 3.6.3 Almacenamiento de 3.7.2 Pruebas de 3.7.4 Informe de 4.1.1 Capacitación 4.3.1 Capacitación en el 5.1.1 Sistema 6.3.1 Informe de 6.3.3 Informe de 6.3.5 Informe de 6.4.2 Acta de
CON RESPECTO AL APLICATIVO DEFINIDAS Almacén Aprobado 2.4.1 Estantería HUELLAS 3.1.1 Informe de 3.1.2 Requerimientos 3.6.1 Pre – Recibo de 3.6.5 Picking y Despacho 3.6.6 Logística Inversa 3.6.7 Informes SCM 3.6.9 Gestión de Mermas e 3.6.10 Conciliación de 4.1.2 Sensibilización EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN 4.3.2 Capacitación en el Proceso 5.1.2 Producción 5.2.1 Estudio de 5.2.3 Inventario 6.1.2 Estudio Económico y 6.1.4 Estudio de 6.4.1 Informe de
del Manejo del Tipo Análisis de Procesos Organizado según 3.3.1 Capacitación 3.3.2 Capacitación Mercancía Configurado por cada uno de los Análisis de Gral. Del manejo del Proceso de Toma Física de Configurado en Control de Alcance Control de Costos Control de Riesgos Cier e del
DEL PERSONAL Remodulada Análisis de Usuarios de TI Definidos 3.2 ADECUACIÓN CONFIGURADO Mercancía Configurado Configurado Configurada configurados Inventario Configurados Inventario Configurada frente al cambio DEL ALMACÉN de Administración de Mermas Probado Tiempos Inicial Cargado Financiero del Proyecto Riesgos Resultados
de Producto del CEDI Familias TECNOLÓGICA básica del aplicativo de Ingreso de Huellas familia procesos Resultados sistema Inventario Producción 6.2 PLAN DEL Proyecto
3.4.4 Perfiles de 3.4.8 Vehículos
3.4.2 Familias 3.4.6 Roles PROYECTO
Antigüedad Creados
1.3.2 Procedimientos 1.3.4 Formatos Creadas Creados
2.1.1 Familias 2.1.2 Volumetrías 2.5.2 Productos Creados 5.2.2 Planeación de 6.1.1 Estudio de 6.3.2 Informe de Control de 6.3.4 Informe de
2.4.2 Almacén 2.5.1 Huellas 3.6.2 Recepción de 3.6.4 Planeación de la [Link] Legalización de [Link] Informes de 3.7.1 Pruebas de 3.7.3 Pruebas de 6.1.3 Estudio de
Documentados en los Documentados en Identificadas Definidas 2.3.1 Capacitación 2.3.3 Capacitación en Estibados por 3.5.2 Áreas de [Link] Surtido de Lista 4.2.2 Capacitación en el 4.2.4 Capacitación la Toma Física de Alcance del Cronograma Control de Calidad
formatos de la los formatos de la Demarcado Definidas 3.5.4 Dispositivos 3.5.6 Slot ing Mercancía Configurado Operación Configurado Configurado
Devoluciones 3.6.8 Confiabilidad del Inventario Configurados Interfaces DLx y PS Red y Conexión 3.8 CONFIGURACIÓN Stakeholders
básica del aplicativo Etiquetado Huella 3.2.2 Base de 3.2.4 Licencias 3.2.6 Aplicativo Trabajo Configurada AJUSTADA Proceso de Almacenamiento en el Proceso de Inventario Proyecto
compañía compañía 3.4.1 Almacén y Configurados Configurado Inventario Configurado 6.2.4 Plan de
Datos Adecuada Adquiridas Instalado 3.4.3 Partes 3.4.5 Huellas 3.4.7 Usuarios 3.4.9 Dispositivos Configuradas de Mercancía Picking y Despacho 6.2.2 Plan de Recursos
Ubicaciones Creados Creados Riesgos
Creadas Cargadas Humanos Aprobado [Link] Informes de Visitas [Link] Visitas Programadas del
1.3.1 Políticas 1.3.3 Instructivos Creadas [Link] Planeación de [Link] Recepción de [Link] Recursos Aprobado
2.3.2 Capacitación en 2.3.4 Capacitación en [Link] Surtido de Pallet [Link] Salidas de 4.2.1 Capacitación en el 4.2.3 Capacitación en el 4.2.5 Capacitación programadas a CEDI Cali personal de Cali a CEDI
Documentadas en Documentados en 3.5.1 Familias 3.5.3 Vehículos 3.5.5 PeopleSoft [Link] Estudio de Operación de Traslados Devoluciones Definidos
Configurado [Link] Toma Física de Inventario Configurados Proceso de Recepción de Proceso de Planeación de en el Proceso de Bogotá
los formatos de la los formatos de la Creación de Huellas Alturas 3.2.1 Servidor 3.2.3 Instancias 3.2.5 PDA’s 3.2.7 Access Point rotación del Configurado Configurada 3.8.1 Configuración 3.8.2 Pruebas finales
Configuradas Configurados Configurado Inventarios Configurada 6.2.3 Plan de 6.2.5 Plan de
compañía compañía Adquiridas Instalado producto Mercancía Cargas Logística Inversa 6.2.1 Plan de
Adecuado Instaladas Ajustada del sistema Comunicaciones Adquisiciones
[Link] Calidad Aprobado [Link] Informes de
[Link] Planeación de [Link] Reclasificación Aprobado Aprobado [Link] Informe de Resultados
[Link] Desurtido [Link] Proceso Dekit Cronograma Avance de cada líder
Operación de Pedidos del Inventario de Simulacros realizados
[Link] Slot ing Configurado Configurado [Link] Ajustes de Definido
Configurado Configurado
Aprobado Inventario Configurado

[Link] Informe de Resultados

[Link] Documentación [Link] Plan
[Link] Slot ing [Link] Planeación de [Link] Semaforización de Prácticas de Procesos en
de Traslados Aprobado
Configurado en el Operación de Kit Virtuales del Inventario ambiente de pruebas
Configurado
sistema Configurado

[Link] Reabastos [Link] Documentación

configurados por tipo de de Pedidos
producto y familia Configurado

Figura 11 Estructura de desglose del trabajo – WBS (Fuente: Autores del proyecto)
 IMPLEMENTACIÓN WMS 84

Figura 12 Estructura de desglose del producto – PBS (Fuente: Autores del proyecto)
 IMPLEMENTACIÓN WMS 85

2.3.2 Definición nivel WBS para cuenta control y cuenta planeación.

El nivel de la Cuenta Control de la WBS se establece al segundo nivel de desagregación

y la Cuenta Planeación al tercer nivel de desagregación.

2.3.3 Resource Breakdown Structure – ReBS.

La estructura de desglose de los recursos ReBS, presenta los recursos necesarios para el

desarrollo del proyecto, desagregados en cuatro grandes categorías:

- Materiales
- Recurso Humano
- Maquinaria
- Servicios

Dado lo anterior se presenta la estructura en la Figura 13:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 86

0. IMPLEMENTACIÓN
WMS EN CEDI

1. MATERIALES 2. HUMANOS 3. EQUIPOS 4. SERVICIOS

3.2 EQUIPO
1.1 MATERIALES DE 1.2 MATERIALES DE 2.2 M.O. NO 3.1 FLOTA Y EQUIPO 4.1 SERVICIOS 4.2
2.1 PROFESIONAL COMPUTACIÓN Y
OFICINA MARCACIÓN CALIFICADA DE TRANSPORTE PÚBLICOS ARRENDAMIENTO
COMUNICACIÓN

3.2.1 Terminales
1.1.1 Papel Blanco 1.2.1 Regletas 2.1.1 Sponsor 2.2.1 Auxiliares 3.1.1 Montacargas 4.1.1 Agua 4.2.1 Arrendamiento
(PDA)
6 Resmas 528 Unidades 17,2 Horas 887,52 Horas 2 Unidades 15% del gasto 15% del gasto
35 Unidades

1.1.2 Papel Iris 1.2.2 Etiquetas 2.1.2 Directores 2.2.2 Asistentes 3.1.2 Estibas 3.2.2 Licencias 4.1.2 Luz
4 Resmas 7600 Unidades 318,2 Horas 43 Horas 250 Unidades 50 Unidades 15% del gasto

1.2.3 Etiquetas
1.1.3 Esferos 2.1.3 Jefes 3.1.3 Canastillas 3.2.3 Access Point 4.1.3 Gas
Mallas
4 Cajas 154,8 Horas 200 Unidades 2 Unidades 15% del gasto
24 Unidades

1.1.4 Tablas de 1.2.4 Etiquetas 4.1.4 Internet y

2.1.4 Coordinadores
Apoyo Resumén Telefonía
51,6 Horas
4 Unidades 8400 Unidades 15% del gasto

1.1.5 Corrector 1.2.5 Paletas Rack 2.1.5 Líder

12 Unidades 24 Unidades 516 Horas

1.2.6 Cinta Doble

1.1.6 Resaltador 2.1.6 Administrador
Faz 500 mts
12 Unidades 94,6 Horas
3 Unidades

1.1.7 Sobres de
2.1.7 Funcional
Manila
103 Horas
1 Caja

1.1.8 Calculadoras 2.1.8 Analista

30 Unidades 180,6 Horas

2.1.9 Técnicos
275,2 Horas

Figura 13 Resource Breakdown Structure – ReBS (Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 87

2.3.4 Cost Breakdown Structure – CBS.

La Estructura de Desagregación de los Costos (CBS), se presenta a partir de la WBS,

indicando el costo de cada paquete de trabajo de la estructura al tercer nivel de desagregación y

se presenta en la figura 14

El presupuesto del proyecto es de $606.104.236, la línea base de costos del proyecto es de

$571.796.449, teniendo en cuenta que la reserva de contingencia hallada del análisis de riesgos

es de $168.965.155 y la reserva de gestión corresponde al 6% de la línea base de costos del

proyecto.

El desglose de los costos a tercer nivel de desagregación se presenta como complemento

en la tabla 30
 IMPLEMENTACIÓN WMS 88

0. IMPLEMENTACIÓN
WMS EN CEDI

$ 402.831.294

1. PROCESOS 2. ALMACÉN 3. SISTEMA 4. PERSONAL

DEFINIDOS ADECUADO CONFIGURADO ENTRENADO

$ 3.720.305 $141.287.989 $ 192.920.328 $ 7.954.828

1.1 ESTUDIO DE 1.2 ANÁLISIS DE 1.3 PROCESOS 2.1 FAMILIAS 2.3 ENTRENAMIENTO 2.4 ALMACÉN ADECUADO 2.5 TOMA DE 3.1 ESTUDIO 3.2 ADECUACIÓN 3.3 PERSONAL 3.4 CARGUE DE LA 3.5 APLICATIVO 3.6 PROCESOS 3.7 PRUEBAS DEL 3.8 CONFIGURACIÓN 4.1 CAPACITACIÓN BÁSICA A 4. 2 PERSONAL CAPACITADO EN LOS
2.2 LAYOUT
PROCESOS MEJORA ESTRUCTURADOS CON DEFINIDAS DEL PERSONAL FÍSICAMENTE HUELLAS TECNOLÓGICO TECNOLÓGICA ENTRENADO INFORMACIÓN CONFIGURADO CONFIGURADOS SISTEMA AJUSTADA TODOS LOS USUARIOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN PR
RESPECTO AL APLICATIVO
$ 437.127 $ 494.256 $ 372.013 $ 372.013 $ 440.233 $ 139.123.983 $ 979.748 $ 1.505.747 $ 167.512.500 $ 405.414 $ 1.306.667 $ 13.806.667 $ 4.900.000 $ 1.850.000 $ 1.633.333 $ 1.537.414 $ 3.853.247
$ 2.788.922

4. PERSONAL 5. OPERACIÓN DEL ALMACÉN 6. GESTIÓN DE

ENTRENADO CON EL APLICATIVO PROYECTOS

$ 7.954.828 $ 16.720.000 $ 40.227.845

S 3.7 PRUEBAS DEL 3.8 CONFIGURACIÓN 4.1 CAPACITACIÓN BÁSICA A 4. 2 PERSONAL CAPACITADO EN LOS 4.3 PERSONAL CAPACITADO EN LOS 5.1 PASO A 5.2 INVENTARIO 6.2 PLAN DEL 6.3 SEGUIMIENTO Y 6.4 PROYECTO
6.1 BUSINESS CASE
OS SISTEMA AJUSTADA TODOS LOS USUARIOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN PROCESOS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PRODUCCIÓN INICIAL CARGADO PROYECTO CONTROL CERRADO

$ 1.850.000 $ 1.633.333 $ 1.537.414 $ 3.853.247 $ 2.564.167 $ 5.616.667 $ 11.103.333 $ 2.441.178 $ 4.180.000 $ 31.800.000 $ 1.806.667

Figura 14 Estructura de Desglose de Costos – CBS (Fuente: Autores del proyecto)

Tabla 30 Desglose de costos del proyecto a tercer nivel de desagregación

Desglose de costos del proyecto a tercer nivel de desagregación

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

1 Procesos Definidos $ 3,720,305

1.1 Estudio de Procesos $ 437,127

1.2 Análisis de Mejora $ 494,256

1.3 $ 2,788,922
Procesos Estructurados con Respecto al
 IMPLEMENTACIÓN WMS 89

Aplicativo

2 Almacén Adecuado $ 141,287,989

2.1 Familias Definidas $ 372,013

2.2 Layout $ 372,013

2.3 Entrenamiento del Personal Operativo $ 440,233

2.4 Almacén Adecuado Físicamente $ 139,123,983

2.5 Toma de Huellas $ 979,748

3 Sistema Configurado $ 192,920,328

3.1 Estudio Tecnológico $ 1,505,747

3.2 Adecuación Tecnológica $ 167,512,500

3.3 Personal Entrenado $ 405,414

3.4 Cargue de la Información $ 1,306,667

 IMPLEMENTACIÓN WMS 90

3.5 Aplicativos Configurados $ 13,806,667

3.6 Procesos Configurados $ 4,900,000

3.7 Pruebas del Sistema $ 1,850,000

3.8 Configuración Ajustada $ 1,633,333

4 Personal Entrenado $ 7,954,828

4.1 Capacitación Básica a todos los Usuarios $ 1,537,414

Personal Capacitado en Gestión del

4.2 $ 3,853,247
Almacén

Personal Capacitado en Gestión de

4.3 $ 2,564,167
Inventarios

5 Operación del Almacén con el Aplicativo $ 16,720,000

5.1 Paso a Producción $ 5,616,667

 IMPLEMENTACIÓN WMS 91

5.2 Inventario Inicial Cargado $ 11,103,333

6 Gestión de Proyectos $ 40,227,845

6.1 Business Case $ 2,441,178

6.2 Plan del Proyecto $ 4,180,000

6.3 Seguimiento y Control $ 31,800,000

6.4 Proyecto Cerrado $ 1,806,667

ESTIMACIÓN DEL PROYECTO $ 402,831,294

Reserva de Contingencia $ 168,965,155

LÍNEA BASE DEL PROYECTO $ 571,796,449

Reserva de Gestión $ 34,307,787

PRESUPUESTO DEL PROYECTO (BAC) $ 606,104,236

 IMPLEMENTACIÓN WMS 92

2.3.5 Programa.

El programa MS PROJECT del proyecto resulta del análisis detallado de rendimientos y

duraciones de todas las actividades que comprenden el ciclo de vida del proyecto. Para mayor

claridad se incluye en el Anexo E del presente documento, el cual fue elaborado en Microsoft

Project.

2.3.6 Presupuesto caso de negocio.

El presupuesto del caso de negocio hace referencia al producto propiamente dicho, Para

tal fin se presenta en la Tabla 31:

Tabla 31 Presupuesto caso de negocio

Presupuesto caso de negocio

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

3 Sistema Configurado $ 192,920,328

3.1 Estudio Tecnológico $ 1,505,747

3.2 Adecuación Tecnológica $ 167,512,500

3.3 Personal Entrenado $ 405,414

3.4 Cargue de la Información $ 1,306,667

3.5 Aplicativos Configurados $ 13,806,667

3.6 Procesos Configurados $ 4,900,000

3.7 Pruebas del Sistema $ 1,850,000

 IMPLEMENTACIÓN WMS 93

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

3.8 Configuración Ajustada $ 1,633,333

4 Personal Entrenado $ 7,954,828

4.1 Capacitación Básica a todos los Usuarios $ 1,537,414

Personal Capacitado en Gestión del

4.2 $ 3,853,247
Almacén

Personal Capacitado en Gestión de

4.3 $ 2,564,167
Inventarios

5 Operación del Almacén con el Aplicativo $ 16,720,000

5.1 Paso a Producción $ 5,616,667

5.2 Inventario Inicial Cargado $ 11,103,333

2.3.7 Presupuesto del proyecto.

El presupuesto del proyecto hace referencia a todo el ciclo de vida. Para tal fin se

presenta en la Tabla 32 Presupuesto del proyecto:

Tabla 32 Presupuesto del proyecto

Presupuesto del proyecto

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

1 Procesos Definidos $ 3,720,305

 IMPLEMENTACIÓN WMS 94

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

1.1 Estudio de Procesos $ 437,127

1.2 Análisis de Mejora $ 494,256

Procesos Estructurados con Respecto al

1.3 $ 2,788,922
Aplicativo

2 Almacén Adecuado $ 141,287,989

2.1 Familias Definidas $ 372,013

2.2 Layout $ 372,013

2.3 Entrenamiento del Personal Operativo $ 440,233

2.4 Almacén Adecuado Físicamente $ 139,123,983

2.5 Toma de Huellas $ 979,748

3 Sistema Configurado $ 192,920,328

3.1 Estudio Tecnológico $ 1,505,747

3.2 Adecuación Tecnológica $ 167,512,500

3.3 Personal Entrenado $ 405,414

3.4 Cargue de la Información $ 1,306,667

3.5 Aplicativos Configurados $ 13,806,667

3.6 Procesos Configurados $ 4,900,000

 IMPLEMENTACIÓN WMS 95

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

3.7 Pruebas del Sistema $ 1,850,000

3.8 Configuración Ajustada $ 1,633,333

4 Personal Entrenado $ 7,954,828

4.1 Capacitación Básica a todos los Usuarios $ 1,537,414

Personal Capacitado en Gestión del

4.2 $ 3,853,247
Almacén

Personal Capacitado en Gestión de

4.3 $ 2,564,167
Inventarios

5 Operación del Almacén con el Aplicativo $ 16,720,000

5.1 Paso a Producción $ 5,616,667

5.2 Inventario Inicial Cargado $ 11,103,333

6 Gestión de Proyectos $ 40,227,845

6.1 Business Case $ 2,441,178

6.2 Plan del Proyecto $ 4,180,000

6.3 Seguimiento y Control $ 31,800,000

6.4 Proyecto Cerrado $ 1,806,667

ESTIMACIÓN DEL PROYECTO $ 402,831,294

 IMPLEMENTACIÓN WMS 96

EDT DESCRIPCIÓN COSTO

Reserva de Contingencia $ 168,965,155

LÍNEA BASE DEL PROYECTO $ 571,796,449

Reserva de Gestión $ 34,307,787

PRESUPUESTO DEL PROYECTO (BAC) $ 606,104,236

2.3.8 Fuentes y uso de fondos.

El costo del Proyecto está por un valor de $ 606.104.236 incluida reserva de

contingencia, el cual será financiado un 30% por un Banco a través de un crédito a una tasa

estimada del 30.45% para un periodo de 4 años. La tasa de oportunidad estimada para la

compañía es de un 20%. El ciclo de vida del proyecto estará definido por la duración desde el

inicio de la etapa de caso de negocio hasta el final de la puesta en operación. El ciclo de vida del

producto es de 172 días, en la Tabla 33 se presenta la amortización del proyecto para la

financiación.

Tabla 33 Amortización del proyecto

Amortización del proyecto

Tabla de Amortización
Período Saldo Interés Pago Amortización Tasa

$ 120,849,338
0
$ 101,452,842 $ 30,251,819 $ 49,648,315 $ 19,396,496
30.5%
1
$ 76,140,414 $ 24,335,887 $ 49,648,315 $ 25,312,427 30.5%

2
$ 43,107,697 $ 16,615,597 $ 49,648,315 $ 33,032,718 30.5%

3
 IMPLEMENTACIÓN WMS 97

$ - $ 6,540,618 $ 49,648,315 $ 43,107,697 30.5%

4
2.3.9 Flujo de caja del proyecto.

El flujo de caja del proyecto nos muestra la inversión económica que necesita el proyecto

a lo largo del tiempo para poder realizarlo tal como se presenta en la gráfica 2, adicionalmente en

las tablas 34 y 35 se presentan los escenarios de flujos de caja del proyecto con financiación y

con recursos propios.

Gráfica 2 Curva S

2.3.10 Evaluación financiera.

La evaluación financiera permite dar viabilidad económica del proyecto. A continuación,

se presenta la Tabla 34 Indicadores financieros financiando el proyecto un 30% y la Tabla 35

Indicadores financieros con recursos propios:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 98

Tabla 34 Indicadores financieros financiando el proyecto

Indicadores financieros financiando el proyecto

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO CON FINANCIACIÓN

Impuesto 33.5%
TIO 20.0%
AÑO 0 1 2 3 4
Ingresos por ventas $ 40,304,457,600 $ 41,726,784,000 $ 43,149,110,400 $ 44,571,436,800
Prestamo $ 120,849,388
EGRESOS $ 40,205,595,343 $ 41,431,492,954 $ 42,572,798,943 $ 43,827,431,247
Costos de Producción o de Operación $ 25,888,230,560 $ 26,461,706,051 $ 26,989,394,222 $ 27,528,549,078
Gastos de Administración $ 14,250,864,783 $ 14,903,286,903 $ 15,516,904,721 $ 16,232,382,168
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Interés Préstamo $ 30,251,819 $ 24,335,887 $ 16,615,597 $ 6,540,618
FLUJO DE CAJA ANTES DE IMPUESTOS $ 68,610,438 $ 270,955,158 $ 559,695,860 $ 737,464,935
Impuestos $ 22,984,497 $ 90,769,978 $ 187,498,113 $ 247,050,753
FLUJO DE CAJA DESPUÉS DE IMPUESTOS $ 45,625,941 $ 180,185,180 $ 372,197,747 $ 490,414,182
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Amortización $ 19,396,496 $ 25,312,427 $ 33,032,718 $ 43,107,697
Inversión Inicial $ 402,831,294
Recuperación del Capital de Trabajo
Valor de Salvamento
FLUJO DE CAJA NETO $ (281,981,906) $ 92,729,445 $ 221,372,753 $ 405,665,029 $ 513,806,485

Tasa de Interés de Oportunidad (TIO) 20%

Valor Presente Neto (VPN) $ 431,568,328.31
Tasa Interna de Retorno (TIR) 68%
Valor Presente Neto (VPN) - con la TIR $ 0.00
Valor Presente Neto de los Ingresos $ 713,550,234.11
Valor Presente Neto de los Egresos $ (281,981,905.80)
Relación Costo Beneficio 2.53
 IMPLEMENTACIÓN WMS 99

Tabla 35 Indicadores financieros con recursos propios

Indicadores financieros con recursos propios

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO CON RECURSOS PROPIOS

Impuesto 33.5%
TIO 20.0%
VPN CON RECURSOS VPN CON
AÑO 0 1 2 3 4
PROPIOS FINANCIACIÓN
INGRESOS POR VENTAS $ 40,304,457,600 $ 41,726,784,000 $ 43,149,110,400 $ 44,571,436,800 $ 420,860,613 $ 1,823,250,250
Prestamo
EGRESOS $ 40,205,595,343 $ 41,431,492,954 $ 42,572,798,943 $ 43,827,431,247
TIR CON RECURSOS TIR CON
Costos de Producción o de Operación $ 25,888,230,560 $ 26,461,706,051 $ 26,989,394,222 $ 27,528,549,078
PROPIOS FINANCIACIÓN
Gastos de Administración $ 14,250,864,783 $ 14,903,286,903 $ 15,516,904,721 $ 16,232,382,168 56% 105%
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Interés Préstamo
FLUJO DE CAJA ANTES DE IMPUESTOS $ 98,862,257 $ 295,291,046 $ 576,311,457 $ 744,005,553
Impuestos $ 33,118,856 $ 98,922,500 $ 193,064,338 $ 249,241,860
FLUJO DE CAJA DESPUÉS DE IMPUESTOS $ 65,743,401 $ 196,368,545 $ 383,247,119 $ 494,763,693
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Amortización
Inversión Inicial $ 402,831,294
Recuperación del Capital de Trabajo
Valor de Salvamento
FLUJO DE CAJA NETO $ (402,831,294) $ 132,243,401 $ 262,868,545 $ 449,747,119 $ 561,263,693

Tasa de Interés de Oportunidad (TIO) 20%

Valor Presente Neto (VPN) $ 420,860,612.64
Tasa Interna de Retorno (TIR) 56%
Valor Presente Neto (VPN) - con la TIR $ 0.00
Valor Presente Neto de los Ingresos $ 823,691,906.64
Valor Presente Neto de los Egresos $ (402,831,294.00)
Relación Costo Beneficio 2.04
 IMPLEMENTACIÓN WMS 100

Con base en la información suministrada por los indicadores financieros se decide

realizar el proyecto con financiación debido a que la Tasa Interna de Retorno (TIR) es

superior a la del proyecto con recursos propios

Adicionalmente en la tabla 36 se presenta el escenario con la proyección de ingresos

estimada con el aplicativo en funcionamiento, es decir con un incremento en las ventas

proyectadas del 4%

Tabla 36 Proyección de ingresos

Proyección de ingresos

FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO CON FINANCIACIÓN CON PROYECTO

Impuesto 33.5%
TIO 20.0%
AÑO 0 1 2 3 4
Ingresos por ventas $ 41,916,635,904 $ 43,395,855,360 $ 44,875,074,816 $ 46,354,294,272
Prestamo $ 120,849,388
EGRESOS $ 40,205,595,343 $ 41,431,492,954 $ 42,572,798,943 $ 43,827,431,247
Costos de Producción o de Operación $ 25,888,230,560 $ 26,461,706,051 $ 26,989,394,222 $ 27,528,549,078
Gastos de Administración $ 14,250,864,783 $ 14,903,286,903 $ 15,516,904,721 $ 16,232,382,168
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Interés Préstamo $ 30,251,819 $ 24,335,887 $ 16,615,597 $ 6,540,618
FLUJO DE CAJA ANTES DE IMPUESTOS $ 1,680,788,742 $ 1,940,026,518 $ 2,285,660,276 $ 2,520,322,407
Impuestos $ 563,064,229 $ 649,908,884 $ 765,696,192 $ 844,308,006
FLUJO DE CAJA DESPUÉS DE IMPUESTOS $ 1,117,724,513 $ 1,290,117,635 $ 1,519,964,084 $ 1,676,014,401
Depreciación $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000 $ 66,500,000
Amortización $ 19,396,496 $ 25,312,427 $ 33,032,718 $ 43,107,697
Inversión Inicial $ 402,831,294
Recuperación del Capital de Trabajo
Valor de Salvamento
FLUJO DE CAJA NETO $ (281,981,906) $ 1,164,828,017 $ 1,331,305,207 $ 1,553,431,366 $ 1,699,406,704

Tasa de Interés de Oportunidad (TIO) 20%

Valor Presente Neto (VPN) $ 3,331,746,226.59
Tasa Interna de Retorno (TIR) 427%
Valor Presente Neto (VPN) - con la TIR $ 0.00
Valor Presente Neto de los Ingresos $ 3,613,728,132.39
Valor Presente Neto de los Egresos $ (281,981,905.80)
Relación Costo Beneficio 12.82
 IMPLEMENTACIÓN WMS 101

3. Inicio Y Planeación Del Proyecto

Este capítulo presentará los planes de gestión de las áreas del conocimiento,

desarrollados durante el curso de la especialización y que complementan el trabajo de grado

3.1 Aprobación del proyecto (Project Charter)

A continuación, se presenta el Project chárter preparado para el proyecto:

Project Title: Implementación de WMS (Warehouse Management System) en un Centro

de Distribución.

Project Sponsor: Presidente de la compañía Date Prepared: 08 de Noviembre de 2016

Project Manager: Jonathan Vargas / César Báez Project Customer:

Project Purpose or Justification:

El Centro de Distribución (CEDI) viene trabajando en pro de estandarizar y mejorar sus

procesos, a fin de aumentar la productividad general a menores costos y cumplir con la

promesa de servicio hacia sus clientes tanto internos como externos, debido a lo anterior

según el diagnóstico realizado se identificó la oportunidad de mejora con la

implementación de un WMS (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM), el cual

permite realizar una medición más exacta de la operación del CEDI y sobre ella aplicar

acciones de mejora que le permitan aumentar su competitividad. Adicionalmente se obtiene

reducción de costos con la implementación del WMS, se logra en la disminución de

tiempos y recursos para ejecutar los procesos operativos del CEDI, debido a la Gestión del

Almacén automatizada.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 102

Beneficios esperados:

Facilidad en la toma física del inventario y en el ajuste del mismo.

Reducción de la merma operativa interna.

Pruebas concluidas.

Personal Entrenado.

Almacén operando con el aplicativo en producción.

Incremento en la productividad del proceso de acopio, logrando el cubrimiento total de los

pedidos y los traslados inter-unidad.

Reducción de errores en los procesos de acopio y recepción de mercancía.

Medición de productividad del personal en todos los procesos operativos del CEDI.

Project Description:

Consiste en la implementación de un sistema de administración de almacenes en el

Centro de Distribución, a fin de reducir los costos en la administración y ejecución de los

procesos del CEDI.

El sistema permite sistematizar los procesos, de esta manera se obtendrá un mayor control

sobre la operación del CEDI, reducción en los tiempos de ejecución de los procesos,

reducción en los costos de la merma operativa y un aumento representativo en la

productividad.

High-Level Requirements:

A continuación, se relaciona los requisitos del proyecto, tabla No. 37,

 IMPLEMENTACIÓN WMS 103

Tabla 37 Matriz de requisitos

Matriz de requisitos

NECESIDAD DE NEGOCIO
TIPO DESCRIPCIÓN
OBJETIVOS
Asegurar que la operación del •Asegurar la continuidad del negocio.
NEGOCIO CEDI no se va a detener por la •Aumentar la competitividad de la compañía.
implementación del aplicativo. •Captar y Retener Clientes.
Conocer el alcance, metas y beneficios
esperados del proyecto, a fin de identificar el
Bussines Case documentado aporte al plan estratégico de la compañía y así
orientar todos los esfuerzos hacia los objetivos
definidos allí.
Fijar un lineamiento base para ejecutar el
proyecto y así permitir realizar un seguimiento
PROYECTO Plan de Proyecto Documentado
y control eficaz sobre el cumplimiento de los
objetivos propuestos.
Conocer el cumplimiento o desviación de los
objetivos propuestos, a fin de identificar la
Informes de Seguimiento
necesidad de tomar decisiones que direccionen
Documentados
el proyecto de manera eficaz y mitigar riesgos
de incumplimiento.
• Estandarizar los procesos y tener en cuenta
todo el negocio para no sufrir afectaciones en la
operación por omisión.
Procesos documentados y
• Reducir los tiempos de operación y así dar
definidos con el aplicativo sin
cumplimiento del 100% a los pedidos.
afectar la dinámica del negocio
• Definir indicadores que permitan medir cada
uno de los procesos y aumentar la calidad.
• Reducir la merma operativa.
• Reducir los tiempos de operación y así dar
Almacén adecuado físicamente
cumplimiento del 100% a los pedidos, debido
de acuerdo al plano aprobado
al orden que se puede mantener en el almacén.
por el Director Nacional de
• Definir un estándar de estibado para cada uno
Logística y Director de
de los productos con el fin de identificar la
Operaciones.
PRODUCTO capacidad de almacenamiento por familia.
Sistema configurado de acuerdo
a los procesos definidos, con la
capacidad establecida en el
estudio tecnológico y
alimentado en el ambiente de • Reducir los tiempos de operación y así dar
producción un mes antes del go cumplimiento del 100% a los pedidos.
live. • Implementar tecnologías eficientes para la
Las pruebas de procesos deben operación del Centro de Distribución.
encontrarse documentadas y a • Asegurar la continuidad del negocio.
disposición de los stakeholders.
Los servidores, bases de datos,
instancias y Access Point deben
estar adecuados e instalados,
 IMPLEMENTACIÓN WMS 104

NECESIDAD DE NEGOCIO
TIPO DESCRIPCIÓN
OBJETIVOS
según el estudio tecnológico
aprobado, el cual define la
necesidad del negocio.
Cada uno de los usuarios que
intervienen en los procesos
antes mencionados, debe contar
con el aplicativo debidamente
instalado y con su respectiva
licencia al día.
Personal Entrenado en la
Asegurar la continuidad del negocio a través de
ejecución de cada uno de los
la ejecución de los procesos con calidad y
procesos definidos y en el
eficacia, permitiendo así cumplir con la
manejo del aplicativo según el
promesa de servicio.
proceso en el que participe.
El material de capacitación y
las pruebas de certificación Asegurar que el personal que ingrese a la
deben estar debidamente compañía posterior al cierre del proyecto,
documentadas y estar a conozca la forma de ejecutar los procesos.
disposición del CEDI.
El personal de soporte debe
encontrarse en la capacidad Asegurar la continuidad del negocio cuando se
para brindar apoyo cuando el presente un inconveniente en el aplicativo.
usuario lo requiera.
Estabilizar el aplicativo en la
operación durante las primeras Equilibrar la operación del CEDI y ofrecer un
tres semanas, asegurando la servicio eficiente al cliente tanto interno como
ejecución de todos los procesos externo.
que hagan parte del negocio.
High-Level Risks:

A continuación, se Identifican los riesgos y oportunidades del proyecto, ver tabla

No. 38:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 105

Tabla 38 Matriz de riesgos

Matriz de riesgos

RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA DESCRIPCIÓN IMPACTO RESPUESTA

AL RIESGO
Lentitud en toma de decisiones La lentitud en la toma de decisiones por
por parte de los usuarios clave parte de los usuarios clave impacta
del proyecto con respecto a: negativamente sobre los entregables y/o
definición de procesos, diseño Bajo compromiso por Retrasos en la paquetes de trabajo tales como:
de layout, perfiles de parte de los usuarios ejecución del Interno Financiero *Procesos Definidos Mitigar
antigüedad, listas de permisos y clave del proyecto. proyecto. *Familias Definidas
roles de usuario, áreas de *Layout
trabajo, dispositivos, slotting y *Estudio Tecnológico
vehículos a utilizar. *Cargue de la Información
El cambio de prioridades de los usuarios
clave impacta negativamente sobre
algunos entregables y/o paquetes de
trabajo del proyecto, puesto que retrasa la
Retrasos en la toma de decisiones o la ejecución de
Aumento en la
Cambio de prioridades por ejecución de las actividades tales como:
operación de la Interno Continuidad Mitigar
parte de los usuarios clave. actividades del *Procesos Definidos
compañía.
proyecto. * Familias Definidas
* Layout
* Estudio Tecnológico
* Configuración Ajustada
* Paso a Producción
Incumplimiento por
parte del capacitador *Afecciones a la
Un accidente laboral impacta de forma
Accidente laborar durante externo en las integridad física y
negativa sobre la entregable operación del 1. Compartir
trabajo en alturas en el especificaciones mental de los Interno Humano
almacén con el aplicativo y almacén 2. Mitigar
almacén. definidas para la funcionarios.
adecuado físicamente.
certificación en alturas *Pérdidas económicas.
de los funcionarios.
Incumplimiento por *Retrasos en la
parte del proveedor en ejecución de las Un siniestro en el almacén impacta
1. Compartir
Siniestro en el almacén. las especificaciones actividades del Externo Financiero negativamente sobre el costo de paquete
2. Mitigar
técnicas de la proyecto. de trabajo almacén adecuado físicamente.
estantería. *Pérdidas económicas.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 106

*Posibles afecciones a
la integridad física y
mental de los
funcionarios.

La pérdida de personal clave durante la

ejecución del proyecto, puede impactar
negativamente sobre los costos de los
*Retrasos en la siguientes entregables y/o paquetes de
Mejores oportunidades
Pérdida de personal clave ejecución de las trabajo, por ausencia de personal con el
laborales o nuevas
durante la ejecución del actividades del Externo Continuidad conocimiento y autoridad suficiente para Mitigar
metas personal y/o
proyecto. proyecto. la toma decisiones.
profesionales.
*Pérdidas económicas. *Procesos Definidos
*Almacén Adecuado Físicamente
*Estudio Tecnológico
* Cargue de la información.
Exclusión de *Retrasos en la Los cambios en el alcance afectan sobre
requerimientos por ejecución de las todo el proyecto sin embargo impacta
Cambios en el alcance del
parte de los usuarios actividades del Interno Financiero directamente sobre los entregables: Mitigar
proyecto por parte del sponsor.
clave, stakeholders y proyecto. *Procesos Definidos
sponsor. *Pérdidas económicas. * Gestión de Proyectos
El cambio de prioridades de los usuarios
clave impacta negativamente sobre
algunos entregables y/o paquetes de
trabajo del proyecto, puesto que retrasa la
* Retrasos en la toma de decisiones o la ejecución de
Baja disponibilidad de los Aumento en la
ejecución de las actividades tales como:
usuarios clave para ejecución operación de la Interno Continuidad Mitigar
actividades del * Procesos Definidos
de tareas del proyecto. compañía.
proyecto. * Familias Definidas
* Layout
* Estudio Tecnológico
* Configuración Ajustada
* Paso a Producción
*Ausencia de *Retrasos en la puesta La existencia de inventario obsoleto
estrategias en marcha del durante el go-live del proyecto impacta
Permanencia de inventario
comerciales para la proyecto. negativamente sobre el entregable
obsoleto durante el go-live del Interno Financiero Mitigar
evacuación de la *Desniveles de "Operación del Almacén con el
proyecto.
mercancía. inventario. Aplicativo", puesto que afecta la duración
*Bajo compromiso por *Pérdidas económicas. de la toma física de inventarios y dificulta
 IMPLEMENTACIÓN WMS 107

parte de los usuarios la operación del almacén por el trato

clave del proyecto. especial que deben tener.

La definición y configuración errada de

las listas de permiso y roles de usuario,
*Incumplimiento en
impactan negativamente sobre los
las especificaciones o
siguientes entregables y/o paquetes de
requerimientos del
Definición y configuración Ausencia de perfiles trabajo, debido al retraso que puede
proyecto.
errada de listas de permisos y de cargo teniendo en Interno Continuidad presentar durante el go-live del proyecto y Mitigar
*Insatisfacción en los
roles de usuarios. cuenta el aplicativo. los reprocesos para el ajuste de las listas y
usuarios clave y
roles:
finales.
* Procesos Definidos
*Pérdidas económicas.
* Aplicativos Configurados
* Inventario Inicial Cargado
Los errores en los paneles del sistema
*Incumplimiento en
impactan negativamente sobre el costo de
las especificaciones o
los paquetes de trabajo, puesto generan
requerimientos del
Realizar Consultas a reprocesos para su debido ajuste.
Errores en los paneles del proyecto.
nivel de tablas y no de Interno Continuidad * Cargue la Información Mitigar
sistema. *Insatisfacción en los
forma funcional. * Aplicativos Configurados
usuarios clave y
* Procesos Configurados
finales.
* Pruebas del Sistema
*Pérdidas económicas.
* Configuración Ajustada
El análisis detallado de la operación y de
*Reducir el tiempo y los procesos del negocio, permiten
costo de la optimizar o derogar procesos
El análisis detallado configuración del innecesarios, impactando así de forma
Optimización o derogación de
de la operación y sus sistema. Interno Financiero positiva sobre los siguientes entregables Mitigar
procesos innecesarios.
procesos. *Optimizar los y/o paquetes de trabajo tales como:
tiempos de la * Procesos Definidos
operación. * Procesos Configurados
* Pruebas del Sistema
*Reducción en costos El aumento en la confiabilidad en la toma
Evacuación de por ajuste de física del inventario impacta
Aumento de la confiabilidad en
mercancía del almacén inventario Interno Financiero positivamente sobre el entregable Mitigar
la toma física del inventario.
próximo al go-live. *Reducción en tiempo "Operación del Almacén con el
de la tarea. Aplicativo", por su reducción en tiempos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 108

de verificación y ejecución de las tareas

para la generación de dicho entregable.

El cargue masivo de información permite

Cargue de información reducir los tiempos de configuración de
a través de Reducción de tiempo los aplicativos, impactando positivamente
Reducción en tiempos de
herramientas de de ejecución de la Interno Financiero sobre los costos de los siguientes paquetes Explotar
configuración del sistema.
cargue masivo al tarea de configuración. de trabajo:
sistema. * Cargue la Información
* Aplicativos Configurados
La variación a la baja de la TRM puede
Adquisición de licencias de *Reducción de la impactar positivamente sobre el paquete
software y equipos terminales a TRM. Reducción de costos de trabajo "Adecuación Tecnológica",
Externo Financiero Explotar
menor costo de lo *Negociación con en el proyecto. puesto que la estimación del presupuesto
presupuestado. proveedores para dichas adquisiciones sería mayor al
real.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 109

Project Objectives:

General

Optimizar la gestión del almacén a través de la implementación de un WMS en el centro de

distribución (CEDI), estos objetivos se presentan en la tabla 39

Tabla 39 Objetivos específicos

Objetivos específicos

Project Objectives Success Criteria Person Approving

Presidente
Garantizar la trazabilidad del
Mantener la Director Nacional de
inventario, permitiendo identificar
efectividad en la Logística
dónde están almacenados cada uno de
ubicación de los Director de Operaciones
los productos que se manejan en el
productos y reportar Jefe de Almacén
CEDI y el estado en el que se
su estado de calidad. Jefe de Inventarios
encuentran.
Coordinador de Recibo

Presidente

Confiabilidad del Director Nacional de

Inventario mayor o Logística

Incrementar la confiabilidad del
igual al 98% al cabo Director de Operaciones
inventario, a través del seguimiento y
de dos semanas de Director de Tecnología
control que ofrece el aplicativo.
operación del CEDI Jefe de Almacén

con el aplicativo. Jefe de Inventarios

Coordinador de Recibo
 IMPLEMENTACIÓN WMS 110

Presidente

Director Nacional de
Maximizar la productividad de las Mantener o mejorar
Logística
operaciones del CEDI relacionadas a la productividad de la
Director de Operaciones
la Planificación de Cargas, Acopio de operación del CEDI
Director de Tecnología
Mercancía y Toma Física del en un lapso no mayor
Jefe de Almacén
Inventario. a un mes.
Jefe de Inventarios

Coordinador de Recibo

Presidente

Gerente General
Seguimiento diario
Gerente Financiero
durante tres semanas
Estandarizar los procesos del CEDI, Director Nacional de
para identificar los
diseñándolos a partir de las Logística
procesos que puedan
necesidades del negocio y las Director de Operaciones
afectar la operación
soluciones del aplicativo. Director de Tecnología
del CEDI y
Auditor Nacional
corregirlos.
Director Comercial

Director de Ventas

Summary Milestones:

A continuación, se relacionan los hitos del proyecto, ver tabla No. 40: para mayor detalle ver

anexo WBS del proyecto, anexo Diccionario de la WBS y anexo Cronograma del proyecto:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 111

Tabla 40 Hitos del proyecto

Hitos del proyecto

Fecha de
Nombre del HITO
vencimiento

Business Case Aprobado vie 18/09/15

Procesos Definidos con el Aplicativo jue 05/11/15

Almacén Adecuado y Huellas Levantadas lun 11/01/16

Sistemas Configurados en el Ambiente de

lun 04/04/16
Pruebas

Personal Entrenado y Certificado jue 05/05/16

Almacén Operando con WMS vie 20/05/16

Acta de Cierre de Proyecto Aprobada jue 26/05/16

Estimated Budget:

A continuación, se relacionan los rubros y el costo estimado. Es importante aclarar que el único

rubro que se convirtió de dólares a pesos colombianos es el de las licencias, ver tabla No. 41,

adicionalmente se anexa al presente documento el estimado de costos por paquete de trabajo de

la WBS, ver anexo Estimación de Costos:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 112

Tabla 41 Presupuesto Estimado

Presupuesto Estimado

RUBRO DESCRIPCIÓN COSTO

Registra el valor de los elementos

necesarios herramientas, implementos de

Materiales, repuestos
trabajo y equipos para la prestación del $ 3.608.580
y accesorios
servicio. (Materiales para demarcación del

almacén)

Registra los costos incurridos en la

Maquinaria y equipos adquisición y montaje de maquinaria

$ 4.860.000
de montaje requerida para la prestación del servicio.

(Remodulación del almacén)

Registra el costo del equipo mobiliario,

Equipo de Oficina mecánico y electrónico, utilizado para el $ 270.123

desarrollo de las operaciones. (Papelería)

Registra el costo del equipo de cómputo y

Equipo de comunicación adquiridos para el

computación y desarrollo de los planes o actividades de $ 141.000.000

comunicación sistematización y/o comunicación.

(Terminales, servidores, entre otros)

Flota y equipo de Registra el costo de las unidades de

$ 58.850.000
transporte transporte, equipos de movilización y
 IMPLEMENTACIÓN WMS 113

RUBRO DESCRIPCIÓN COSTO

maquinaria de propiedad destinados al

transporte de carga para el desarrollo de

las operaciones. (Montacargas, estibas,

canastillas).

Registra el costo o valor pagado al titular

Licencias de una patente para la explotación de la $ 21.000.000

misma por parte de la organización.

Registra los gastos ocasionados por

concepto de la relación laboral existente

de conformidad con las disposiciones

Gastos de Personal $ 404.520.107
legales vigentes, el reglamento interno.

(Viáticos a Cali, prestaciones legales,

entre otros).

Registra aquellos costos originados por la

Servicios $ 57.060.000
prestación de servicios públicos.

TOTAL $ 691.168.809

Stakeholder(s):

En la tabla No. 6 se identifican los interesados (stakeholders) del proyecto:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 114

Project Manager Authority Level:

El Gerente del proyecto tiene el nivel de autoridad correspondiente a:

Gestionar y controlar los procesos de iniciación, planeación, ejecución, seguimiento y control y

cierre del proyecto.

Gestionar todos los procesos de integración de las áreas de conocimiento del proyecto.

Gestionar el plan de manejo del alcance del proyecto. Valorar, analizar y gestionar los cambios

del proyecto.

Gestionar el plan de manejo del cronograma del proyecto.

Gestionar el plan de manejo del presupuesto del proyecto.

Gestionar el plan de calidad del proyecto.

Adquirir, dirigir, mantener y controlar el equipo asignado al proyecto.

Gestionar el plan de comunicaciones del proyecto. Incluir el gerenciamiento de los interesados

del proyecto (internos y externos).

Gestionar el plan de riesgos del proyecto.

Gestionar el plan de abastecimiento del proyecto.

Desarrollar procesos de contratación para el proyecto

Conflict Resolution:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 115

En la figura 15 se presenta el esquema del Procedimiento general de Comunicación del Proyecto

con los integrantes del Equipo de Proyecto, el Director de Proyecto y los principales

Stakeholders encaminado a la resolución de conflictos

Inicio

Recopilar la información de los

integrantes del equipo para generar los
reportes.

Coordinador de Proyecto 1

Generar el reporte general de

seguimiento de l proyecto.

Coordinador de A
Proyecto 2

1 A
Validar reporte general con el equipo
de proyecto.

Coordinador de Proyecto 3

NO ¿Esta correcto? SI

Actualizar el registro de riesgos y la

Realizar los ajustes pertinentes según las
Watch List de riesgos de acuerdo a la
observaciones del equipo de proyecto.
información recopilada.

Coordinador de Proyecto 4 Coordinador de Proyecto 5

1 Dar a conocer el reporte general del

proyecto, el registro de riesgos y la
Watch List al Director de Proyecto.

Coordinador de Proyecto 6

Generar el análisis de valor ganado con

la información recopilada por el
Coordinador de Proyecto.

Director de Proyecto 7

Establecer los puntos críticos del

proyecto de acuerdo a la información
recopilada.

Director de Proyecto 8

Dar a conocer el análisis de valor

ganado, el registro de riesgos, la Watch
List y los puntos críticos al Equipo de
Proyecto y los stakeholders principales

Director de Proyecto 9

Fin

Figura 15 Procedimiento general de comunicación (Fuente: Autores del proeycto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 116

Approvals:

__________________________________ ________________________________

Gerente de Proyecto Presidente de la Compañía

08 de Noviembre de 2016 08 de Noviembre de 2016

3.2 Plan de gestión del proyecto

A continuación, se presentan los planes de gestión de las áreas del conocimiento

planteadas en el PMBoK

3.2.1 Plan de gestión de alcance

El plan de gestión de alcance del proyecto presenta una descripción detallada del

proyecto y del producto y proporciona los requisitos y el desglose de las actividades a desarrollar

durante el ciclo de vida del proyecto

[Link] Project Scope Statment

El propósito de la descripción del producto es especificarlo para garantizar que se

entiende, describir la forma en que el producto va a ser presentado y definir los lineamientos de

calidad del mismo. Se utiliza en la planeación y proporciona un punto de referencia contra el

cual la calidad del producto entregado se verifica y constituye la base de las pruebas de su

aceptación y aprobación final.

La descripción de los productos debe ser aprobada por el cliente / usuario del mismo y la persona

o equipo responsable de su producción, en la tabla 42 se presenta la descripción del producto.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 117

Tabla 42 Descripción del producto

Descripción del producto

Nombre del WMS Implementado y en Operación

Producto

Propósito /Relación con El Centro de Distribución (CEDI) viene trabajando en pro de

caso de negocio
estandarizar y mejorar sus procesos, a fin de aumentar la

productividad general a menores costos y cumplir con la

promesa de servicio hacia sus clientes tanto internos como

externos, debido a lo anterior según el diagnóstico realizado se

identificó la oportunidad de mejora con la implementación de

un WMS (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM), el cual

permite realizar una medición más exacta de la operación del

CEDI y sobre ella aplicar acciones de mejora que le permitan

aumentar su competitividad. Adicionalmente se obtiene

reducción de costos con la implementación del WMS, se logra

en la disminución de tiempos y recursos para ejecutar los

procesos operativos del CEDI, debido a la Gestión del Almacén

automatizada

Asignado a Sponsor. – Gerente de proyecto / Equipo WMS.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 118

Composición Producto: WMS Implementado y en Operación

Componentes:

Procesos Definidos con el Aplicativo

Almacén Adecuado

Sistema Configurado

Personal Entrenado

Almacén Operando con el Aplicativo

 IMPLEMENTACIÓN WMS 119

Características técnicas Procesos Definidos con el Aplicativo:

Todos los procesos operativos del CEDI deben estar definidos y

documentados hacia el aplicativo, teniendo en cuenta la dinámica del

negocio; dichos procesos con sus características técnicas y de negocio son:

Programación del Almacén: El aplicativo debe estar en la capacidad de

generar informes de movimientos por producto y familia para determinar el

slotting y configurarlo en el sistema.

Recepción de Mercancía: Las órdenes de compra y las REC deben pasar

del sistema contable al aplicativo 100% correctos (cantidades, referencias,

entre otros). En el momento de identificar la mercancía el aplicativo debe

reflejar las diferencias entre la orden de compra y lo recibido físicamente,

pasar la información 100% correcta del WMS al sistema contable, liberando

en la orden de compra la cantidad de producto no recibido y cargando el

inventario en las ubicaciones y cantidades identificadas tanto en el sistema

contable como en WMS.

Debe estar clara la forma de levantar e ingresar la huella de los productos al

sistema con el fin de cumplir con el volumen y peso (máximo 1 tonelada) de

las ubicaciones de la familia a la que corresponda.

Almacenamiento de Mercancía: El aplicativo debe estar en la capacidad

de dirigir el almacenamiento a ubicaciones que se encuentren libres de

inventario y a la familia correspondiente al producto.

Planeación de la Operación: El sistema contable debe pasar a WMS los

pedidos realizados, las cargas generadas y así planear la operación en el

aplicativo, observando si existe alguna interrupción por no contar con

 IMPLEMENTACIÓN WMS 120

productos con slotting o suficiente inventario en las áreas de picking.

Características técnicas El aplicativo debe estar en la capacidad de emitir tareas de re abasto

cumpliendo la regla FIFO.

Picking y Despacho: El aplicativo debe asignar las tareas de picking al

usuario más cercano al área de trabajo y seguir una secuencia que genere los

menores movimientos posibles.

El aplicativo debe asignar un solo stage o pasillo de tránsito por carga.

El aplicativo debe permitir realizar monitoreo al picking y los re abastos

para cumplir con el alistamiento de las cargas.

El aplicativo debe permitir generar reportes de la mercancía acopiada por

carga y tener integración 100% efectiva con el sistema contable para pasar la

información y generar las facturas de acuerdo a dicha información.

Logística Inversa: El sistema contable debe tener integración 100%

efectiva para transmitir la información de las devoluciones de los clientes al

aplicativo e identificar y cargar el inventario correctamente.

Supply Chain Managament – SCM: WMS debe permitir generar informes

de la rotación del producto y el inventario del almacén para determinar el

reaprovisionamiento.

Confiabilidad del Inventario: WMS debe permitir realizar conteos y

 IMPLEMENTACIÓN WMS 121

dejarlos registrados en el sistema para determinar la confiabilidad del

inventario. También deberá hacer una validación interna del inventario que

está cargado en la ubicación contada vs la cantidad ingresada por el usuario

con el fin de generar de manera automática una tarea de auditoria para

ajustar el inventario, es por esta razón que WMS debe tener una integración

100% efectiva para pasar los ajustes de inventario al sistema contable.

Administración de Mermas: WMS debe permitir generar reportes de

estatus de inventario y así realizar la respectiva gestión de averías.

Administración del Inventario: El sistema contable debe tener total

integración con WMS a nivel de inventarios debido a las reclasificaciones y

restricciones de inventario que se requieren.

Conciliación del Inventario: El aplicativo debe tener integración con el

sistema contable para generar el informe de diferencias de inventario entre

los dos sistemas y de inmediato realizar los ajustes necesarios para que se

encuentren equilibrados.

Los documentos deben estar a disposición de los stakeholders principales.

Almacén Adecuado:

La estantería del almacén debe estar remodulada como lo específica el plano

aprobado resultado del estudio de producto y los procesos definidos.

El almacén debe ser entregado al Jefe del Almacén con cada una de sus
 IMPLEMENTACIÓN WMS 122

Características técnicas ubicaciones demarcadas y bien definidas.

El 100% de los productos que se encuentren almacenados deben estar

estibados de acuerdo a su respectiva huella.

El total de los productos deben tener su respectiva huella documentada y no

debe superar 1 tonelada de peso.

Sistema Configurado:

El aplicativo se debe integrar correctamente con el sistema contable de la

compañía y estar en la capacidad de sostener la operación del CEDI en los

siguientes procesos:

Programación del Almacén

Recepción de Mercancía

Almacenamiento de Mercancía

Planeación de la Operación
 IMPLEMENTACIÓN WMS 123

Características técnicas Picking y Despacho

Logística Inversa

Supply Chain Managament - SCM

Confiabilidad del Inventario

Administración de Mermas

Administración del Inventario

Conciliación del Inventario

Las pruebas realizadas que garanticen la efectividad de los procesos deben

encontrarse documentadas y a disposición de los stakeholders principales.

Características técnicas

Cada uno de los usuarios que intervienen en los procesos antes

mencionados, debe contar con el aplicativo debidamente instalado y con su

respectiva licencia al día.

Los servidores, bases de datos, instancias y Access Point deben estar

adecuados e instalados, según el estudio tecnológico aprobado, el cual

define la necesidad del negocio.

La señal para las terminales debe tener el cubrimiento total del almacén.

Personal Entrenado
 IMPLEMENTACIÓN WMS 124

El personal que interviene en cada uno de los procesos debe estar en la

capacidad de ejecutarlos con el estándar definido, a continuación se

relacionan los temas que deben conocer de acuerdo al proceso en el que

participa:

Programación del Almacén:

Configuración de Slotting.

Manejo de DDA’s para el análisis del producto.

Recepción de Mercancía:

Pre-recibo de Mercancía integrado con el sistema contable.

Identificación de Mercancía.

Levantamiento e Ingreso de Huellas.

Almacenamiento de Mercancía:

Evacuación de Mercancía.

Transferencia de Cargas.

Planeación de la Operación:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 125

Generación de Cargas en el aplicativo integrado con el sistema contable.

Reabastos de Mercancía.

Uso de DDA’s para el seguimiento de la Operación y Generación de

Productividad de los funcionarios.

Picking y Despacho:

Acopio de Mercancía.

Despacho de Mercancía.

Desurtido de Mercancía.

Facturación de Pedidos integrado con el sistema contable.

Logística Inversa:

Pre-recibo de Recibo de Devoluciones integrado con el sistema contable.

Identificación de Devoluciones y Siniestros.

Supply Chain Managament – SCM:

Manejo de DDA’s para el Análisis Reaprovisionamiento y Rotación de

Inventario.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 126

Confiabilidad del Inventario:

Generación de Conteos y Auditorías en el sistema.

Toma Física del Inventario: Conteos.

Ajuste de Inventario: Auditorias de Conteo integrado con el sistema

contable.

Cambio de Propietario de Inventario integrado con el sistema contable.

Reclasificación del Inventario integrado con el sistema contable.

Control de Fallos de Inventario.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración de Mermas:

Restringir el Inventario

Evacuación de Inventario

Manejo de Ubicaciones Mixtas.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración del Inventario:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 127

Creación y Administración de Kit Virtuales.

Administración de Garantías.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Conciliación de Inventario:

Conciliar el inventario del aplicativo con el sistema contable.

Uso de DDA’s para análisis de inventario.

El personal de soporte debe encontrarse en la capacidad para brindar apoyo

cuando el usuario lo requiera.

El material de capacitación y las pruebas de certificación deben estar

debidamente documentadas y estar a disposición del CEDI.

Operación del Almacén con el Aplicativo:

Estabilizar el aplicativo en la operación durante las primeras tres semanas,

asegurando la ejecución de todos los procesos que hagan parte del negocio.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 128

Formatos y Normas Todos los procesos deben estar documentados en los respectivos formatos

de la compañía y cumplir con las normas de publicación estipuladas:

Manual de Políticas

Procedimientos

Formato para Instructivos

Todos los documentos desarrollados durante el proyecto deben cumplir con

las normas establecidas en el documento Manual de Políticas de Seguridad

de la Información.

Integración El aplicativo WMS debe ser configurado y adecuado a la dinámica del

negocio, teniendo en cuenta la integración que requiere con el sistema

contable de la compañía por temas de inventario, ventas, órdenes de compra,

facturación, devoluciones, entre otros.

Las pruebas que se realicen deben ser con la integración para asegurar el

buen funcionamiento de las interfaces y la configuración de los dos

sistemas.

Restricciones El aplicativo no puede pasar a producción en las temporadas altas de ventas

de la compañía, debido a que puede afectar la promesa de servicio hacia el

cliente.

La toma física de inventario inicial debe realizarse a cuatro paredes y

detener la operación del CEDI.

El almacén no podrá entrar en operación si no logra una reducción en los

obsoletos de un 77%.

Criterios de Calidad Funcionamiento 100% correcto de todos los procesos del CEDI con el

aplicativo en las tres semanas de estabilización. Los aspectos a evaluar son:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 129

Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los procesos tienen sus

interfaces funcionando 100% correcto, enviando y recibiendo datos exactos.

Completitud del sistema, validar que abarque todas las especificaciones

técnicas.

Estandarización de los datos, validar que los datos sean coherentes en todos

los paneles del sistema.

Eficiencia en la ejecución del sistema, evaluar el tiempo invertido en la

ejecución de cada proceso.

Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de accesos de los

usuarios, según los procesos.

El 100% del almacén debe contar con sus respectivas etiquetas legibles y

reconocidas por la terminal.

El 98% de las ubicaciones debe tener el producto de la familia a la que

corresponda, se debe encontrar estibado según la huella, debe cumplir con

las normas de orden y aseo.

Dispositivos de radiofrecuencia funcionando al menos en un 95% y teniendo

eficiencia en la ejecución de los procesos.

90% del personal certificado para la ejecución de los procesos con el

sistema.

Método de verificación La verificación de la calidad del aplicativo se realiza inicialmente a través de

de calidad pruebas de cada uno de los procesos y componentes del mismo en todos los

escenarios posibles de la operación, tanto en el ambiente de pruebas como

en el de producción para asegurar que la configuración y las interfaces entre

los dos sistemas estén funcionando 100% correcto.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 130

Las validaciones de la estructura física del almacén y el personal se realizan

a través de check list a un porcentaje determinado como por ejemplo:

Realizar inspecciones aleatorias a las ubicaciones donde se haya almacenado

mercancía recibida para validar:

La huella del producto

Que se encuentre en la familia correcta

La cantidad cargada en el inventario corresponda al físico

La ubicación cumpla con su demarcación correcta.

Verificación de la Los dueños de procesos y el equipo de proyectos son los responsables de

calidad del producto y realizar la verificación de calidad del producto, el Director Nacional de

responsables de Logística es el responsable de aprobar el producto del proyecto.

aprobación
 IMPLEMENTACIÓN WMS 131

[Link] Matriz de requisitos

En la tabla 43 presentada a continuación se relaciona la matriz de trazabilidad de requisitos

Tabla 43 Matriz de trazabilidad de requisitos

Matriz de trazabilidad de requisitos

MATRIZ DE REQUISITOS
NOMBRE DEL PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE REDPRAIRE WMS EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDI)
Consiste en la implementación de un sistema de administración de almacenes en el Centro de Distribución, a fin de reducir los costos en la
administración y ejecución de los procesos del CEDI.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El sistema permite sistematizar los procesos, de esta manera se obtendrá un mayor control sobre la operación del CEDI, reducción en los
tiempos de ejecución de los procesos, reducción en los costos de la merma operativa y un aumento representativo en la productividad.

SEGUIMIENTO
NECESIDAD DE NEGOCIO ORIGEN PRIORIDAD ENTREGABLE (S)
TIPO DESCRIPCIÓN ESTADO FECHA DE MEDIO DE
OBJETIVOS (QUÉN LO SOLICITA) (A/M/B) EN EDT
CIERRE APROBACIÓN
• Presidente
• Asegurar la continuidad del negocio.
Asegurar que la operación del • Sponsor
• Aumentar la competitividad de la
NEGOCIO CEDI no se va a detener por la • Director Nacional de Logística A 6.1.2
compañía.
implementación del aplicativo. • Director de Proyecto
• Captar y Retener Clientes.
• Director de Ventas
Conocer el alcance, metas y beneficios
• Sponsor
esperados del proyecto, a fin de
• Director Nacional de Logística
identificar el aporte al plan estratégico
Bussines Case documentado • Director de Proyecto A 6.1
de la compañía y así orientar todos los
• Equipo de Proyecto
esfuerzos hacia los objetivos definidos
• Auditoria
allí.
Fijar un lineamiento base para ejecutar • Sponsor 6.2.1
el proyecto y así permitir realizar un • Director Nacional de Logística 6.2.2
Plan de Proyecto Documentado seguimiento y control eficaz sobre el • Director de Proyecto A 6.2.3
PROYECTO
cumplimiento de los objetivos • Equipo de Proyecto 6.2.4
propuestos. • Auditoria 6.2.5

Conocer el cumplimiento o desviación

• Sponsor 6.3.1
de los objetivos propuestos, a fin de
• Director Nacional de Logística 6.3.2
Informes de Seguimiento identificar la necesidad de tomar
• Director de Proyecto A 6.3.3
Documentados decisiones que direccionen el proyecto
• Equipo de Proyecto 6.3.4
de manera eficaz y mitigar riesgos de
• Auditoria 6.3.5
incumplimiento.

• Estandarizar los procesos y tener en

cuenta todo el negocio para no sufrir
afectaciones en la operación por • Sponsor
omisión. • Director Nacional de Logística
Procesos documentados y • Reducir los tiempos de operación y • Director de Operaciones
definidos con el aplicativo sin así dar cumplimiento del 100% a los • Equipo de Almacén A 1
afectar la dinámica del negocio pedidos. • Equipo de Inventarios
• Definir indicadores que permitan • Equipo de Recibo
medir cada uno de los procesos y • Auditoria
aumentar la calidad.
• Reducir la merma operativa.
• Reducir los tiempos de operación y
así dar cumplimiento del 100% a los
Almacén adecuado físicamente
pedidos, debido al orden que se puede
de acuerdo al plano aprobado • Director de Proyecto
mantener en el almacén.
por el Director Nacional de • Equipo de Proyecto M 2
• Definir un estandar de estibado para
Logística y Director de • Equipo de Recibo
cada uno de los productos con el fin
Operaciones.
de identificar la capacidad de
almacenamiento por familia.

Sistema configurado de acuerdo

a los procesos definidos, con la • Director Nacional de Logística 3.4
capacidad establecida en el • Director de Operaciones 3.5
estudio tecnológico y alimentado • Director de Proyecto 3.6
en el ambiente de producción un • Equipo de Proyecto 3.7
mes antes del go live.

• Director Nacional de Logística

La pruebas de procesos deben • Director de Operaciones
• Reducir los tiempos de operación y
encontrarse documentadas y a • Director de Tecnología 3.6
así dar cumplimiento del 100% a los
disposición de los stakeholders. • Director de Proyecto
pedidos.
• Equipo de Proyecto
• Implementar tecnologías eficientes
Los servidores, bases de datos,
para la operación del Centro de
instancias y Access Point deben
Distribución.
estar adecuados e instalados, • Director de Proyecto 3.2
• Asegurar la continuidad del negocio.
PRODUCTO según el estudio tecnológico • Equipo de Proyecto 3.7
aprobado, el cual define la
necesidad del negocio.

Cada uno de los usuarios que

intervienen en los procesos antes
• Director de Proyecto
mencionados, debe contar con el 3.2
• Equipo de Proyecto
aplicativo debidamente instalado
y con su respectiva licencia al día.

Personal Entrenado en la
Asegurar la continuidad del negocio a
ejecución de cada uno de los
través de la ejecución de los procesos
procesos definidos y en el manejo
con calidad y eficacia, permitiendo así
del aplicativo según el proceso en • Director Nacional de Logística
cumplir con la promesa de servicio. 2.3
el que participe. • Director de Operaciones
3.3
• Coordinador de Recibo
4.1
• Equipo de Recibo
4.2
El material de capacitación y las • Jefe de Almacén
Asegurar que el personal que ingrese a 4.3
pruebas de certificación deben • Equipo de Almacén
la compañía posterior al cierre del 5.1
estar debidamente • Jefe de Inventarios
proyecto, conozca la forma de 5.2
documentadas y estar a • Equipo de Inventarios
ejecutar los procesos.
disposición del CEDI.
El personal de soporte debe
Asegurar la continuidad del negocio
encontrarse en la capacidad para
cuando se presente un incoveniente en
brindar apoyo cuando el usuario
el aplicativo.
lo requiera.
• Director Nacional de Logística
• Director de Operaciones
Estabilizar el aplicativo en la
• Coordinador de Recibo
operación durante las primeras Equilibrar la operanción del CEDI y
• Equipo de Recibo 5.1
tres semanas, asegurando la ofrecer un servicio eficiente al cliente
• Jefe de Almacén 5.2
ejecución de todos los procesos tanto interno como externo.
• Equipo de Almacén
que hagan parte del negocio.
• Jefe de Inventarios
• Equipo de Inventarios
 IMPLEMENTACIÓN WMS 132

[Link] Acta de cierre de proyecto

A continuación, en la figura 16, se presenta el modelo de acta de cierre del proyecto

Implementación de WMS (Warehouse Management Código: WMS AC 01

Fecha: 20/08/2016 System) en un Centro de Distribución. Versión: 01
ACTA DE CIERRE 1 de 1

FECHA DE TERMINACION

VALOR FINAL INVERSION

OBJETO: Entregar a satisfaccion el proyecto "Implementacion de WMS en el Centro de Distribucion

Entrega
Entregables Entrega real Aprueba
esperada
Business case aprobado 18 - sep. 16 Gerente general
Procesos definidos con el aplicativo 5 - nov. 16 Director proyecto
Almacén adecuado y huellas levantadas 11 - ene. 17 Director proyecto
Sistemas configurados en el ambiente de pruebas 4 - feb. 17 Director proyecto
Personal entrenado y certificado 25 - feb. 17 Director proyecto
Almacén operando con WMS 5 - mar. 17 Director proyecto
Acta de cierre de proyecto aprobada 10 - mar. 17 Gerente general

Para constancia se firma la presente acta a los _______ dias del mes de _____ de 2016

Entrega Aprobó
César Báez
Dir. Proyecto Gerente General

Figura 16. Acta de cierre (Fuente: Autores del proeycto)

[Link] Linea base de alcance EDT

Por el tamaño de la Estructura Desagregada de Trabajo, esta se encuentra como archivo

complementario al presente trabajo en el Anexo C.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 133

[Link] Diccionario de la EDT

En el anexo D del presente trabajo se presenta en detalle el diccionario de la EDT

3.2.2 Plan de gestión del cronograma

La metodología utilizada para realizar el cronograma del proyecto es la de la Ruta Crítica

(CPM), las estimaciones para la duración de cada una de las actividades se hicieron bajo el tipo

análogo y análisis de expertos, se debe reportar el porcentaje de avance de las actividades con

una periodicidad semanal

[Link] Listado de actividades y estimación de duraciones

Project Title: IMPLEMENTACIÓN DE WMS (Warehouse Management System) EN UN

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

Date Prepared: Noviembre 01 de 2015

En la tabla 44 se presenta el listado de actividades con tiempo estmado de duarcion.

Tabla 44 Estimación de duración de actividades

Estimación de duración de actividades

WBS Nombre de tarea Duration

535.72
1 Implementación WMS CEDI
days
1.1 Inicio Proyecto 0 days
1.2 Caso de Negocio 6.44 days
1.2.1 Comienzo caso de negocio 0 days
1.2.2 Estudio de Alcance del Proyecto 1.11 days
[Link] Project Charter 1.11 days
1.2.3 Estudio Económico y Financiero del Proyecto 0.78 days
1.2.4 Estudio de Stakeholders 1 day
[Link] Matriz de Involucrados 0.33 days
[Link] Registro de Interesados 0.33 days
[Link] Gestión de Interesados 0.33 days
1.2.5 Estudio de Riesgos 2 days
 IMPLEMENTACIÓN WMS 134

1.2.6 Realizar el Caso de Negocio 1 day

1.2.7 Aprobar y Ajustar el Caso de Negocio 0.56 days
1.2.8 Caso de Negocio Aprobado 0 days
1.3 Diagnostico Actual 9.11 days
1.3.1 Comienzo Diagnostico Actual 0 days
1.3.2 Procesos Definidos 9.11 days
[Link] Realizar el Estudio de los Procesos 3.44 days
[Link] Realizar Análisis de Mejora 1.07 days
[Link] Estructurar los Procesos con Base al Aplicativo 4 days
[Link] Aprobar los Procesos y Documentos 0.59 days
[Link] Procesos Definidos con el Aplicativo 0 days
1.4 Diseño del Nuevo Modelo 52.39 days
1.4.1 Comienzo Diseño del Nuevo Modelo 0 days
1.4.2 Adecuación del Almacén 52.39 days
1.4.3 Almacén Adecuado y Huellas Levantadas 0 days
266.39
1.5 Compras y Servicios
days
1.5.1 Comienzo de Compras y Servicios 0 days
133.45
1.5.2 Compras
days
[Link] Materiales de Adecuación 20 days
[Link] Materiales Tecnológicos y Licencias 10 days
167.94
1.5.3 Servicios
days
1.5.4 Fin de Compras y Servicios 0 days
241.29
1.6 Configuración del Sistema
days
1.6.1 Comienzo Configuración del Sistema 0 days
1.6.2 Realizar el Estudio Tecnológico 8.82 days
1.6.3 Adecuar Tecnología 9.72 days
1.6.4 Configurar WMS e Interfaces 75.28 days
1.6.5 Cargar la Información Preliminar al Sistema 7.11 days
1.6.6 Configurar los Procesos en WMS (Ambiente Pruebas) 26.72 days
1.6.7 Entrenamiento de Personal 37 days
[Link] Realizar Capacitación General a todos los Usuarios 5.33 days
[Link] Realizar Capacitación en los Procesos de Gestión del Almacén 15.83 days

[Link] Realizar Capacitación en los Procesos de Gestión de Inventarios 15.83 days

Sistemas Configurados en el Ambiente de Pruebas y Personal

1.6.8 0 days
Certificado
1.7 Operación del Almacén con el Aplicativo 28.66 days
1.7.1 Comienzo Operación del Almacén con el Aplicativo 0 days
1.7.2 Pasar la Configuración de WMS y PS al Ambiente de Producción 15.14 days
1.7.3 Cargar el Inventario Inicial 13.52 days
 IMPLEMENTACIÓN WMS 135

1.7.4 Almacén Operando con WMS 0 days

1.8 Pruebas del Sistema 14.72 days
1.8.1 Comienzo Pruebas del Sistema 0 days
1.8.2 Realizar las Pruebas de los Sistemas 7.5 days
1.8.3 Aplicar Correcciones a la Configuración 8.72 days
1.8.4 Pruebas Finalizadas y Correcciones Ajustadas 0 days
1.9 Gerencia de Proyectos 520 days
1.9.1 Planeación 113 days
[Link] Comienzo Proceso de Planeación 0 days
[Link] Gestión de Integración 14 days
[Link].1 Plan de Gestión del Proyecto 14 days
[Link] Gestión del Alcance 8 days
[Link].1 Plan Gestión Requerimientos 7 days
[Link].2 Enunciado del alcance 2 days
[Link].3 EDT 3 days
[Link].4 Plan de Gestión del Alcance 5 days
[Link].5 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión del Tiempo 12 days
[Link].1 Lista de actividades 2 days
[Link].2 Lista de hitos 1 day
[Link].3 ReBS 1 day
[Link].4 Estimación duraciones 2 days
[Link].5 Cronograma Proyecto 2 days
[Link].6 Plan de Gestión de Programación 3 days
[Link].7 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión de Costos 17 days
[Link].1 Estimación y soporte de costos de las actividades 7 days
[Link].2 Línea base de costos 1 day
[Link].3 Plan de Gestión de Costos 8 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión de Interesados 6 days
[Link].1 Plan de Gestión de los Interesados 5 days
[Link].2 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión de Recursos Humanos 6 days
[Link].1 Plan de Recursos Humanos 6 days
[Link] Gestión de Comunicaciones 6 days
[Link].1 Plan de Comunicaciones 6 days
[Link] Gestión de Adquisiciones 10 days
[Link].1 Formatos de Cotización, Minutas de Compras y Servicios 2 days
[Link].2 Criterios de selección 2 days
[Link].3 Plan de Adquisiciones 5 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión de Calidad 17 days
 IMPLEMENTACIÓN WMS 136

[Link].1 Listas de chequeo de control de calidad 5 days

[Link].2 Metricas de calidad 3 days
[Link].3 Plan de Gestión de Calidad 8 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 1 day
[Link] Gestión de Riesgos 23 days
[Link] Fín proceso Planeación 0 days
1.9.2 Ejecución 357 days
[Link] Comienzo proceso Ejecución 0 days
[Link] Gestión de Integración 37 days
[Link].1 Reporte desempeño de trabajo 12 days
[Link].2 Solicitud de cambios 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 10 days
[Link] Gestión de Calidad 35 days
[Link].1 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].2 Plan de Gestión del Proyecto 20 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizado 15 days
[Link] Gestión de Recursos Humanos 120 days
[Link].1 Asignación de recursos al Proyecto 15 days
[Link].2 Calendario de recursos 45 days
[Link].3 Evaluación de desempeño del Equipo 30 days
[Link].4 Solicitud de cambios 15 days
[Link].5 Plan de Gerencia del Proyecto 15 days
[Link] Gestión de Comunicaciones 37 days
[Link].1 Solicitud de Cambios 12 days
[Link].2 Plan de Gerencia del Proyecto 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 10 days
[Link] Gestión de Adqusiciones 93 days
[Link].1 Solicitudes de cambios 8 days
[Link].2 Oferentes seleccionados 20 days
[Link].3 Contratos 10 days
[Link].4 Calendario de recursos 30 days
[Link].5 Plan de Gerencia del Proyecto 15 days
[Link].6 Documentos del Proyecto actualizados 10 days
[Link] Gestión de Interesados 35 days
[Link].1 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].2 Plan de Gerencia del Proyecto 20 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 10 days
[Link] Fín proceso Ejecución 0 days
1.9.3 Monitoreo y Control 340 days
[Link] Comienzo proceso Monitoreo y Control 0 days
[Link] Gestión de Integración 21 days
[Link].1 Reporte desempeño del trabajo 3 days
[Link].2 Solicitud de cambios 5 days
 IMPLEMENTACIÓN WMS 137

[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 4 days

[Link] Gestión del Alcance 90 days
[Link].1 Información desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Entregables aceptados 5 days
[Link].3 Cambios solicitados 15 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión del Tiempo 70 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Proyecciones programación 10 days
[Link].3 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Costos 40 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Proyección de costos 10 days
[Link].3 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Calidad 63 days
[Link].1 Mediciones de calidad 10 days
[Link].2 Reparación de defectos validados 15 days
[Link].3 Información desempeño del trabajo 8 days
[Link].4 Entregables validados 10 days
[Link].5 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].6 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Comunicaciones 30 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Riesgos 25 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Adquisiciones 30 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Gestión de Interesados 30 days
[Link].1 Informe desempeño del trabajo 10 days
[Link].2 Solicitudes de cambios 15 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 5 days
[Link] Fín proceso Monitoreo y Control 0 days
1.9.4 Cierre 30 days
[Link] Inicio proceso Cierre 0 days
[Link] Gestión de Integración 20 days
 IMPLEMENTACIÓN WMS 138

[Link].1 Solicitudes de cambios aprobados 15 days

[Link].2 Registro de cambios 10 days
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados 10 days
[Link] Gestión de Adquisiciones 30 days
[Link].1 Adquisiciones concluidas 30 days
[Link] Fín Proceo de cierre 0 days
1.1 Reserva de Contingencia 50 days
1.11 Reserva de Gestión 46 days
1.12 Fín proyecto 0 days

[Link] Línea base de tiempo

Basados en el desarrollo del cronograma del proyecto se realizó la línea base de tiempo

mostrada en la figura 17

Figura 17 Línea base de tiempo (Tomado de programación en MS Project)

[Link] Diagrama de red

El diagrama de red de las actividades programadas para la realización del proyecto se

presenta en la figura 18, por la cantidad de actividades se presenta de manera resumida, en el

anexo E se puede observar completo

 IMPLEMENTACIÓN WMS 139

Figura 18. Diagrama de red (Tomado de programación en MS Project)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 140

[Link] Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es el resultado de la programación de actividades y se presenta en la

figura 19, por la cantidad de actividades resulta muy extenso para ser presentado, por este

motivo se incluye en el anexo E

Figura 19. Diagrama de Gantt (Tomado de programación en MS Project)

[Link] Nivelación de recursos

La nivelación de recurso resulta de las asignaciones realizadas en MS Project y se presentan en

las siguientes gráficas 3, 4 y 5

 IMPLEMENTACIÓN WMS 141

Gráfica 3. Nivelación recursos analista de procesos

 IMPLEMENTACIÓN WMS 142

Gráfica 4 Nivelación recursos auxiliar de inventarios

 IMPLEMENTACIÓN WMS 143

Gráfica 5 Nivelación recursos auxiliares operativos

 IMPLEMENTACIÓN WMS 144

3.2.3 Plan de gestión del costo

Los costos del proyecto corresponden a la evaluación de las tareas del tercer nivel de la

EDT, se supuso que la tasa representativa del mercado máximo alcanzará un valor de $3.000

pesos durante el ciclo de vida del Proyecto y que el 95% de los salarios actuales de los

colaboradores participantes en el proyecto se mantendrán a lo largo del ciclo de vida del

proyecto

[Link] Línea base de costos

Las estimaciones de los costos de cada uno de los rubros del proyecto se hicieron por el

tipo análogo, análisis de expertos y se hicieron cotizaciones y se muestran en la gráfica 2

[Link] Presupuesto por actividad

A continuación, en la tabla 45 se presenta el listado de presupuesto por cada actividad

Tabla 45. Presupuesto por actividad

Presupuesto por actividad

WBS Nombre de tarea Cost

1 Implementación WMS CEDI $606,099,178.52
1.1 Inicio Proyecto $0.00
1.2 Caso de Negocio $2,444,309.00
1.2.1 Comienzo caso de negocio $0.00
1.2.2 Estudio de Alcance del Proyecto $304,160.00
[Link] Project Charter $304,160.00
1.2.3 Estudio Económico y Financiero del Proyecto $277,081.00
1.2.4 Estudio de Stakeholders $78,750.00
[Link] Matriz de Involucrados $26,250.00
[Link] Registro de Interesados $26,250.00
[Link] Gestión de Interesados $26,250.00
1.2.5 Estudio de Riesgos $703,494.00
1.2.6 Realizar el Caso de Negocio $453,744.00
1.2.7 Aprobar y Ajustar el Caso de Negocio $627,080.00
1.2.8 Caso de Negocio Aprobado $0.00
1.3 Diagnostico Actual $3,724,067.10
 IMPLEMENTACIÓN WMS 145

1.3.1 Comienzo Diagnostico Actual $0.00

1.3.2 Procesos Definidos $3,724,067.10
[Link] Realizar el Estudio de los Procesos $437,875.00
[Link] Realizar Análisis de Mejora $486,948.67
[Link] Estructurar los Procesos con Base al Aplicativo $2,336,976.00
[Link] Aprobar los Procesos y Documentos $462,267.43
[Link] Procesos Definidos con el Aplicativo $0.00
1.4 Diseño del Nuevo Modelo $8,135,941.00
1.4.1 Comienzo Diseño del Nuevo Modelo $0.00
1.4.2 Adecuación del Almacén $8,135,941.00
1.4.3 Almacén Adecuado y Huellas Levantadas $0.00
1.5 Compras y Servicios $296,850,000.00
1.5.1 Comienzo de Compras y Servicios $0.00
1.5.2 Compras $218,850,000.00
[Link] Materiales de Adecuación $174,850,000.00
[Link] Materiales Tecnológicos y Licencias $44,000,000.00
1.5.3 Servicios $78,000,000.00
1.5.4 Fin de Compras y Servicios $0.00
1.6 Configuración del Sistema $31,556,732.60
1.6.1 Comienzo Configuración del Sistema $0.00
1.6.2 Realizar el Estudio Tecnológico $1,503,191.60
1.6.3 Adecuar Tecnología $1,750,000.00
1.6.4 Configurar WMS e Interfaces $13,804,062.50
1.6.5 Cargar la Información Preliminar al Sistema $1,304,000.00
1.6.6 Configurar los Procesos en WMS (Ambiente Pruebas) $4,900,187.50
1.6.7 Entrenamiento de Personal $8,295,291.00
[Link] Realizar Capacitación General a todos los Usuarios $404,496.00
Realizar Capacitación en los Procesos de Gestión del
[Link] $3,945,397.50
Almacén
Realizar Capacitación en los Procesos de Gestión de
[Link] $3,945,397.50
Inventarios
Sistemas Configurados en el Ambiente de Pruebas y
1.6.8 $0.00
Personal Certificado
1.7 Operación del Almacén con el Aplicativo $16,711,441.67
1.7.1 Comienzo Operación del Almacén con el Aplicativo $0.00
Pasar la Configuración de WMS y PS al Ambiente de
1.7.2 $5,614,590.00
Producción
1.7.3 Cargar el Inventario Inicial $11,096,851.67
1.7.4 Almacén Operando con WMS $0.00
1.8 Pruebas del Sistema $3,483,142.25
1.8.1 Comienzo Pruebas del Sistema $0.00
1.8.2 Realizar las Pruebas de los Sistemas $1,847,751.75
 IMPLEMENTACIÓN WMS 146

1.8.3 Aplicar Correcciones a la Configuración $1,635,390.50

1.8.4 Pruebas Finalizadas y Correcciones Ajustadas $0.00
1.9 Gerencia de Proyectos $39,920,602.90
1.9.1 Planeación $4,181,449.61
[Link] Comienzo Proceso de Planeación $0.00
[Link] Gestión de Integración $189,579.75
[Link].1 Plan de Gestión del Proyecto $189,579.75
[Link] Gestión del Alcance $975,068.84
[Link].1 Plan Gestión Requerimientos $466,656.00
[Link].2 Enunciado del alcance $174,996.00
[Link].3 EDT $93,648.00
[Link].4 Plan de Gestión del Alcance $123,104.84
[Link].5 Documentos del Proyecto actualizados $116,664.00
[Link] Gestión del Tiempo $487,492.00
[Link].1 Lista de actividades $76,040.00
[Link].2 Lista de hitos $76,040.00
[Link].3 ReBS $76,040.00
[Link].4 Estimación duraciones $60,832.00
[Link].5 Cronograma Proyecto $76,040.00
[Link].6 Plan de Gestión de Programación $43,750.00
[Link].7 Documentos del Proyecto actualizados $78,750.00
[Link] Gestión de Costos $643,393.62
[Link].1 Estimación y soporte de costos de las actividades $219,080.48
[Link].2 Línea base de costos $146,053.66
[Link].3 Plan de Gestión de Costos $208,694.61
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $69,564.87
[Link] Gestión de Interesados $145,727.86
[Link].1 Plan de Gestión de los Interesados $80,727.86
[Link].2 Documentos del Proyecto actualizados $65,000.00
[Link] Gestión de Recursos Humanos $69,373.50
[Link].1 Plan de Recursos Humanos $69,373.50
[Link] Gestión de Comunicaciones $92,220.80
[Link].1 Plan de Comunicaciones $92,220.80
[Link] Gestión de Adquisiciones $295,518.50
Formatos de Cotización, Minutas de Compras y
[Link].1 $87,134.25
Servicios
[Link].2 Criterios de selección $87,134.25
[Link].3 Plan de Adquisiciones $56,250.00
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $65,000.00
[Link] Gestión de Calidad $393,056.43
[Link].1 Listas de chequeo de control de calidad $93,886.67
 IMPLEMENTACIÓN WMS 147

[Link].2 Metricas de calidad $70,415.00

[Link].3 Plan de Gestión de Calidad $172,922.76
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $55,832.00
[Link] Gestión de Riesgos $890,018.32
[Link] Fín proceso Planeación $0.00
1.9.2 Ejecución $15,406,466.13
[Link] Comienzo proceso Ejecución $0.00
[Link] Gestión de Integración $2,443,147.00
[Link].1 Reporte desempeño de trabajo $644,572.00
[Link].2 Solicitud de cambios $1,293,028.33
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $505,546.67
[Link] Gestión de Calidad $2,041,955.71
[Link].1 Solicitudes de cambios $714,895.71
[Link].2 Plan de Gestión del Proyecto $758,320.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizado $568,740.00
[Link] Gestión de Recursos Humanos $3,641,590.00
[Link].1 Asignación de recursos al Proyecto $474,990.00
[Link].2 Calendario de recursos $1,424,970.00
[Link].3 Evaluación de desempeño del Equipo $633,320.00
[Link].4 Solicitud de cambios $474,990.00
[Link].5 Plan de Gerencia del Proyecto $633,320.00
[Link] Gestión de Comunicaciones $1,276,505.33
[Link].1 Solicitud de Cambios $454,992.00
[Link].2 Plan de Gerencia del Proyecto $568,740.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $252,773.33
[Link] Gestión de Adqusiciones $3,186,648.08
[Link].1 Solicitudes de cambios $298,746.00
[Link].2 Oferentes seleccionados $475,000.00
[Link].3 Contratos $593,750.00
[Link].4 Calendario de recursos $1,006,230.00
[Link].5 Plan de Gerencia del Proyecto $560,148.75
[Link].6 Documentos del Proyecto actualizados $252,773.33
[Link] Gestión de Interesados $2,816,620.00
[Link].1 Solicitudes de cambios $1,299,980.00
[Link].2 Plan de Gerencia del Proyecto $1,011,093.33
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $505,546.67
[Link] Fín proceso Ejecución $0.00
1.9.3 Monitoreo y Control $18,528,273.16
[Link] Comienzo proceso Monitoreo y Control $0.00
[Link] Gestión de Integración $2,022,186.67
[Link].1 Reporte desempeño del trabajo $505,546.67
 IMPLEMENTACIÓN WMS 148

[Link].2 Solicitud de cambios $758,320.00

[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $758,320.00
[Link] Gestión del Alcance $2,047,465.60
[Link].1 Información desempeño del trabajo $518,185.33
[Link].2 Entregables aceptados $505,546.67
[Link].3 Cambios solicitados $770,958.67
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $252,774.93
[Link] Gestión del Tiempo $2,022,186.67
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $505,546.67
[Link].2 Proyecciones programación $505,546.67
[Link].3 Solicitudes de cambios $758,320.00
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $252,773.33
[Link] Gestión de Costos $2,023,393.75
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $520,301.25
[Link].2 Proyección de costos $520,301.25
[Link].3 Solicitudes de cambios $693,735.00
[Link].4 Documentos del Proyecto actualizados $289,056.25
[Link] Gestión de Calidad $2,269,042.50
[Link].1 Mediciones de calidad $349,990.00
[Link].2 Reparación de defectos validados $318,735.00
[Link].3 Información desempeño del trabajo $383,320.00
[Link].4 Entregables validados $928,117.50
[Link].5 Solicitudes de cambios $216,660.00
[Link].6 Documentos del Proyecto actualizados $72,220.00
[Link] Gestión de Comunicaciones $2,132,803.81
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $411,106.67
[Link].2 Solicitudes de cambios $1,532,117.14
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $189,580.00
[Link] Gestión de Riesgos $1,769,413.33
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $631,933.33
[Link].2 Solicitudes de cambios $758,320.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $379,160.00
[Link] Gestión de Adquisiciones $2,093,207.50
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $622,387.50
[Link].2 Solicitudes de cambios $712,500.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $758,320.00
[Link] Gestión de Interesados $2,148,573.33
[Link].1 Informe desempeño del trabajo $695,126.67
[Link].2 Solicitudes de cambios $758,320.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $695,126.67
[Link] Fín proceso Monitoreo y Control $0.00
 IMPLEMENTACIÓN WMS 149

1.9.4 Cierre $1,804,414.00

[Link] Inicio proceso Cierre $0.00
[Link] Gestión de Integración $1,099,564.00
[Link].1 Solicitudes de cambios aprobados $379,160.00
[Link].2 Registro de cambios $341,244.00
[Link].3 Documentos del Proyecto actualizados $379,160.00
[Link] Gestión de Adquisiciones $704,850.00
[Link].1 Adquisiciones concluidas $704,850.00
[Link] Fín Proceo de cierre $0.00
1.1 Reserva de Contingencia $168,965,155.00
1.11 Reserva de Gestión $34,307,787.00
1.12 Fín proyecto $0.00

[Link] Estructura desagregada de recursos

La estructura desagregada de recursos (ReBS) se presenta en el anexo C.

[Link] Indicadores de medición del desempeño

Para medir el desempeño del proyecto se utilizará la técnica del valor ganado

diligenciando la información del siguiente formato presentado en la figura 20 de la siguiente

manera:

PV (Valor Planeado): Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado

en un momento determinado

EV (Valor ganado): es el porcentaje de trabajo realizado medido contra el presupuesto del

trabajo planeado para ser completado

AC (Costo Actual): Costos reales acumulados por las actividades ejecutadas

La información para alimentar el cuadro proviene de los reportes mensuales de

desempeño del proyecto

 IMPLEMENTACIÓN WMS 150

Implementación de WMS (Warehouse Management System) Código: WMS CS 01

Fecha: 20/08/2016 en un Centro de Distribución. Versión: 01
DESEMPEÑO DEL PROYECTO 1 de 1

jue 05/11/15 mar 16/02/16 lun 04/04/16 jue 05/05/16 vie 20/05/16 jue 26/05/16
PV $3,720,305 $145,008,294 $337,928,622 $345,883,450 $362,603,450 $402,831,295
EV
AC

DESEMPEÑO DEL PROYECTO

$450,000,000

$400,000,000

$350,000,000

$300,000,000

$250,000,000

$200,000,000

$150,000,000

$100,000,000

$50,000,000

$0
0 1 2 3 4 5 6 7

PV EV AC

Elaboró Revisó Aprobó

César Báez César Báez
Coord. Proyecto Dir. Proyecto Gerente General

Figura 20 Formato gráfica de Valor Ganado (Fuente: Autores del proeycto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 151

3.2.4 Plan de gestión de calidad

A continuación, se presenta el plan de gestión de calidad realizado con base en la norma

NTC ISO 10005 segunda actualización

[Link] Especificaciones técnicas de equipos

Las especificaciones y características técnicas mínimas requeridas para materiales y

equipos se presentan en las tablas 46 y 47

Tabla 46. Especificaciones materiales y equipos

Especificaciones materiales y equipos

Tarea Material Especificacion

NTC-1360-1 Pinturas en frío para demarcación
Pintura reflectiva
de pavimentos
Fabricaicion sobre medida con base en layout
Materiales para demarcación del almacén Racks para almacenamimento de mercancia
de almacen
NTC - 1461 Higiene y seguridad. Colores y
Señalizacion almacén
señales de seguridad
Equipos de computo
Especificaciones técnicas del proveedor del
Equipo de computación y comunicación Servidor
software
Terminales remotos

Tabla 47. Características técnicas materiales y equipos

Características técnicas materiales y equipos

Producto Características
Cumplimieto norma NTC-1360-1 Pinturas en frío para demarcación
Pintura reflectiva
de pavimentos
Racks para almacenamiento de mercancía Perfiles metalicos capacidad de carga hasta 2 toneladas
Cumpimiento norma NTC - 1461 Higiene y seguridad. Colores y
Señalización almacén
señales de seguridad

Equipos de computo Procesador 2800 MHz, memoria DDR 1024 MB, Disco duro 160GB
Servidor Procesador 4 núcleos, 8 MB cache, 3,1GHz, 80W
Interfaz RS232, KBW, USB
Terminales remotos Fuente de luz: LED
Voltaje de entrada 5V
Sofware Sistema operativo Windows
 IMPLEMENTACIÓN WMS 152

[Link] Herramientas de control de calidad

En la tabla 48 se presentan los elementos de entrada del plan de calidad

Tabla 48 Elementos de entrada del plan de calidad

Elementos de entrada del plan de calidad

REQUISITOS ELEMENTOS DE ENTRADA

Asegurar que la operación del CEDI no se va a detener por la implementación
Negocio
del aplicativo
Documentación del Bussines Case
Proyecto Documentación del plan del proyecto
Informes de seguimiento documentados
Procesos documentados y definidos con el aplicativo
Adecuación física del almacén con base el plano aprobado. Control mediante
listas de verificación.
Configuración del sistema de acuerdo a los procesos definidos con la
capacidad establecida en el estudio tecnológico. Control mediante pruebas
debidamente registradas
Documentos de las pruebas de los procesos
Adecuación de servidores, bases de datos y puntos de acceso según estudio
Producto
tecnológico. Control mediante lista de verificación.
Instalación de aplicativos a usuarios que interviene en los procesos con su
respectiva licencia. Control mediante pruebas debidamente registradas
Entrenamiento del personal en los procesos definidos
Material de capacitación y pruebas de certificación debidamente
documentadas
Disponibilidad de personal de soporte
Estabilización de la operación del aplicativo
 IMPLEMENTACIÓN WMS 153

Los objetivos de la calidad del proyecto se presentan en la tabla 49

Tabla 49 Objetivos de calidad WMS

Objetivos de calidad WMS

Validacion del cumplimiento de las especificaciones técnicas

Eficiencia en la ejecución del sistema, evaluar el tiempo invertido en
EFICIENCIA la ejecución de cada proceso.
Dispositivos de radiofrecuencia funcionando al menos en un 95% y
teniendo eficiencia en la ejecución de los procesos.
Estandarización de los datos, validar que los datos sean coherentes
en todos los paneles del sistema.
Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los procesos tienen
EFICACIA sus interfaces funcionando 100% correcto, enviando y recibiendo
datos exactos.
Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de accesos
Objetivos de calidad
de los usuario, según los procesos.
El 100% del almacén debe contar con sus respectivas etiquetas
legibles y reconocidas por la terminal.
El 98% de las ubicaciones debe tener el producto de la familia a la
que corresponda, se debe encontrar estibado según la huella, debe
cumplir con las normas de orden y aseo.
EFECTIVIDAD
Funcionamiento, 100% correcto de todos los procesos del CEDI con
el aplicativo en las cuatro semanas de estabilización. Los aspectos a
evaluar son:
90% del personal certificado para la ejecución de los procesos con el
sistema.
La verificación de la calidad del aplicativo se realiza inicialmente a través de pruebas de
cada uno de los procesos y componentes del mismo en todos los escenarios posibles
de la operación, tanto en el ambiente de pruebas como en el de producción para
asegurar que la configuración y las interfaces entre los dos sistemas estén funcionando
100% correcto.
Las validaciones de la estructura física del almacén y el personal se realizan a través
Método de verificación de
de check list a un porcentaje determinado como por ejemplo:
calidad
Realizar inspecciones aleatorias a las ubicaciones donde se haya almacenado
mercancía recibida para validar:
 La huella del producto
 Que se encuentre en la familia correcta
 La cantidad cargada en el inventario corresponda al físico
 La ubicación cumpla con su demarcación correcta.

Verificación de la calidad del Los dueños de procesos y el equipo de proyectos son los responsables de realizar la
producto y responsables de verificación de calidad del producto, el Director Nacional de Logística es el responsable
aprobación de aprobar el producto del proyecto.

En la taba 50 se presentan las condiciones y criterios a tener en cuenta para recibo de los

entregables del proyecto

 IMPLEMENTACIÓN WMS 154

Tabla 50 Condiciones y criterios de entrega

Condiciones y criterios de entrega

Estabilizar el aplicativo en la operación durante las primeras tres semanas,

Características técnicas
asegurando la ejecución de todos los procesos que hagan parte del negocio.
Todos los procesos deben estar documentados en los respectivos formatos de la
compañía y cumplir con las normas de publicación estipuladas:
 Manual de Políticas
 Procedimientos
Formatos y Normas
 Formato para Instructivos
Todos los documentos desarrollados durante el proyecto deben cumplir con las
normas establecidas en el documento Manual de Políticas de Seguridad de la
Información.
El aplicativo WMS debe ser configurado y adecuado a la dinámica del negocio,
teniendo en cuenta la integración que requiere con el sistema contable de la
compañía por temas de inventario, ventas, órdenes de compra, facturación,
Integración
devoluciones, entre otros.
Las pruebas que se realicen deben ser con la integración para asegurar el buen
funcionamiento de las interfaces y la configuración de los dos sistemas.
 El aplicativo no puede pasar a producción en las temporadas altas de ventas de
la compañía, debido a que puede afectar la promesa de servicio hacia el cliente.
 La toma física de inventario inicial debe realizarse a cuatro paredes y detener la
Restricciones
operación del CEDI.
 El almacén no podrá entrar en operación si no logra una reducción en los
obsoletos de un 77%.
 Funcionamiento 100% correcto de todos los procesos del CEDI con el aplicativo
en las tres semanas de estabilización. Los aspectos a evaluar son:
 Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los procesos tienen sus
interfaces funcionando 100% correcto, enviando y recibiendo datos exactos.
 Totalidad del sistema, validar que abarque todas las especificaciones técnicas.
 Estandarización de los datos, validar que los datos sean coherentes en todos los
paneles del sistema.
 Eficiencia en la ejecución del sistema, evaluar el tiempo invertido en la ejecución
de cada proceso.
Criterios de Calidad  Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de accesos de los usuario,
según los procesos.
 El 100% del almacén debe contar con sus respectivas etiquetas legibles y
reconocidas por la terminal.
 El 98% de las ubicaciones debe tener el producto de la familia a la que
corresponda, se debe encontrar estibado según la huella, debe cumplir con las
normas de orden y aseo.
 Dispositivos de radiofrecuencia funcionando al menos en un 95% y teniendo
eficiencia en la ejecución de los procesos.
 90% del personal certificado para la ejecución de los procesos con el sistema.

La herramienta utilizada para control y entrega del proyecto es la lista de verificación, en la

figura 21 se presenta el formato de lista de verificación para recibo de los entregables del

proyecto.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 155

HOJA DE VERIFICACIÓN
PROYECTO Versión 1
EMPRESA Fecha:

CUMPLIMIENTO
ACTIVIDAD/ PROCESO RESPONSABLE ACCIONES OBSERVACIONES
FECHA SI NO
Funcionamiento
correcto de todos
los procesos del
CEDI con el Director del
aplicativo proyecto
Confiabilidad del
sistema, es decir,
determinar si los
procesos tienen sus
interfaces Coordinador de
funcionando sistemas
Totalidad del
sistema, validar que
abarque todas las
especificaciones Coordinador de
técnicas. sistemas
Seguridad del
sistema, evaluar la
capacidad de control
de accesos de los
usuario, según los Coordinador de
procesos. sistemas
Dispositivos de
radiofrecuencia Coordinador de
funcionando sistemas

Ubicaciones en el Coordinador de
almacén operaciones
Director de
La huella del producto
operaciones
Coordinador de
Que se encuentre en
recursos
la familia correcta
humanos
La cantidad cargada
en el inventario Coordinador de
corresponda al físico operaciones
La ubicación cumpla
con su demarcación Coordinador de
correcta. operaciones
El almacén debe
contar con sus
respectivas etiquetas
legibles y
reconocidas por la Coordinador de
terminal. operaciones
Figura 21. Hoja de verificación de entregables (Fuente: Autores del proyecto)
 IMPLEMENTACIÓN WMS 156

[Link] Formato inspecciones

Las inspección y pruebas a realizar durante la ejecución del proyecto se resumen en la tabla 51

Tabla 51. Inspecciones y pruebas

Inspecciones y pruebas

TECNICA DE
PROCESO METODO CARACTERISTICA TOLERANCIA RESPONSABLE
EVALUACION

 Funcionamiento correcto de todos los procesos del CEDI con el aplicativo 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
La verificación de la calidad del aplicativo se
realiza inicialmente a través de pruebas de
cada uno de los procesos y componentes del 100% correcto,
 Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los procesos tienenmismo
sus interfaces los escenarios posibles de
en todos funcionando enviando y cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
la operación, tanto en el ambiente de recibiendo datos
pruebas como en el de producción para
 Totalidad del sistema, validar que abarque todas las especificacionesasegurar
té[Link] la configuración y las interfaces 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
entre los dos sistemas estén funcionando
100% [Link]ún los procesos. Acceso al 100% de
 Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de accesos de los usuario, cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
los usuarios
 Dispositivos de radiofrecuencia funcionando 95% 3% Lista de verificacion Equipo de proyecto
Las validaciones de la estructura física del
 Ubicaciones en el almacen almacén y el personal se realizan a través de 98% Lista de verificacion Equipo de proyecto
check list a un porcentaje determinado
 La huella del producto 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
 Que se encuentre en la familia correcta Realizar inspecciones aleatorias a las 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
ubicaciones donde se haya almacenado
 La cantidad cargada en el inventario corresponda al físico 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
mercancía recibida
 La ubicación cumpla con su demarcación correcta. 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto
 El almacén debe contar con sus respectivas etiquetas legibles y reconocidas por la terminal. 100% cero Lista de verificacion Equipo de proyecto

El monitorio y control de la calidad se realizarán apoyados en el formato presentado en la figura

22
 IMPLEMENTACIÓN WMS 157

FORMATO CONTROL DE CALIDAD

Versión: Proceso: Elaborado por: Revisado por: Aporobador por: Fecha:

Nombre del Proyecto:

Política de
Calidad del
Proyecto:
Línea Base de Calidad del Proyecto
Objetivo de la Frecuencia de
Factor de Calidad Calidad Métrica a Utilizar Frecuencia de Medición Reporte

Plan de Mejora de Procesos

Matriz de Actividades de Calidad

Paquete de Actividades de Estándar o norma de calidad
Actividad de Control
Trabajo Prevención aplicable

Roles Para la Gestión y Control de la Calidad

Rol N°1

Rol N°2
Documentos Normativos para la Calidad
Procedimientos
Plantillas
Formatos
Check List
Otros Documts.
Procesos de Gestión de Calidad

Enfoque de
Aseguramiento
de la Calidad

Enfoque de
Control de la
Calidad

Enfoque Mejora
de Procesos

Figura 22. Formato de control de calidad (Fuente: Autores del proeycto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 158

[Link] Formato auditorias

La auditoría interna al proyecto de implementación de la WMS será realizada por la persona

designada por la gerencia de la organización que tenga la competencia, se realizara al 30%, 60%

y 100% de ejecución del proyecto, en la tabla 49 se especifican los objetivos a verificar en cada

auditoria, tanto inicial como de seguimiento.

Diagrama de flujo auditoria proyecto

En la figura 23 se presenta el diagrama de flujo para las auditorías internas de proyecto

Plan de auditoria interna

Control de
documentos cumple
no

cumple
si

Plan de
inspeccion y NO conformidad
cumple
pruebas
no

cumple
si Plan de acción

Seguimiento
productos NO cumple Plan de accion
conformes no satisfactorio
no

cumple
si
si

Cierre NO
Seguimiento conformidad
acciones cumple
correctivas no

cumple
si

Acta auditoria

Reporte auditoria

FIN

Figura 23. Diagrama de flujo auditoría proyecto (Fuente: Autores del proeycto)
 IMPLEMENTACIÓN WMS 159

Auditoria proyecto
En la taba 52 se muestran los objetivos de las auditorías internas

Tabla 52. Objetivos auditorías internas

Objetivos auditorías internas

PROCESO OBJETIVOS REGISTROS PERIODICIDAD

Verificar de desarrollo del plan de calidad
Control de documentos Acta auditoria AA-Q-01
Al 40%, 70% y 100% de
Auditorias internas Cumplimieto plan de inspeccion y pruebas Plan auditoria PA-Q-01
ejecucion de proyecto
Seguimiento productos NO conformes Reporte auditoria RA-Q-01
Seguimiento de acciones correctivas y preventivas

[Link] Verificación de entregables

Como herramienta para verificación de entregables se realizó el flujograma presentado en la

figura 24

Figura 24. Verificación de entregables (Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 160

3.2.5 Plan de gestión de los recursos humanos

El plan de gestión de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos que

organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto, el cual está conformado por aquellas

personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades durante el ciclo de vida del

proyecto, el equipo será conformado por personal de la organización principalmente.

[Link] Definición de roles, responsabilidades y competencias

En la tabla 53, se presentan lo roles y responsabilidades definidas para cada integrante del equipo

del proyecto

[Link] Matriz de asignación de responsabilidades (RACI)

En la figura 25 se relaciona la matriz RACI del proceso principal del proyecto, el cual
corresponde al entregable 3. Sistema Configurado
 IMPLEMENTACIÓN WMS 161

Tabla 53 Roles y responsabilidades

Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidad
Autorizar la emisión de información con respecto al proyecto a los
diferentes stakeholders.
Generar el reporte de análisis de valor ganado y los indicadores de
desempeño.
Director de Proyecto Establecer los puntos críticos del proyecto.
Convocar las reuniones de seguimiento y toma de decisiones.
Dar a conocer a los stakeholders el avance del proyecto (Análisis de
Valor Ganado, Indicadores de Desempeño, Puntos Críticos del
Proyecto, Registro de Riesgos y Watch List de Riesgos).
Recopilar información sobre el avance del proyecto proveniente de los
diferentes miembros del equipo de proyecto.
Generar el reporte general del avance del proyecto.
Actualizar el registro de riesgos y la Watch List de Riesgos de
acuerdo a la información recopilada.
Coordinador de Proyectos. Validar con el equipo de proyecto la información resultante del reporte
y las actualizaciones de riesgos.
Dar a conocer el reporte general de avance del proyecto, el registro de
riesgos y la Watch List al Director de Proyecto.
Generar las comunicaciones o informes que estén a su alcance y un
stakeholder requiera, siempre y cuando esté autorizado por el Director
Rol Responsabilidad
de Proyecto.
Suministrar información verídica al Coordinador de Proyecto en el
tiempo establecido en el plan de las comunicaciones.
Emplear los métodos de comunicación establecidos en el plan de
Equipo de Proyecto. comunicaciones.
Suministrar la información que este en su poder cuando un
stakeholder lo requiere, siempre y cuando esté autorizado por el
Director de Proyecto.
Solicitar la información con tiempo prudente, de manera clara y por el
canal de comunicación adecuado, ya sea con el Director de Proyecto
o el Coordinador de Proyecto.
Asistir a las reuniones convocadas por el Director de Proyecto para
Principales Stakeholders
conocer el estado del proyecto.
Dar respuesta sobre las actas de reunión en el tiempo establecido.

.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 162

R = (Responsible) Quien ejecuta la tarea.

A = (Accountable) Quien rinde cuentas de la tarea.
C = (Consult) Quien proporciona información importante para
ejecutar la tarea.
I = (Inform) Quien debe estar informado del estado de la tarea.

Figura 25 Matriz RACI (Fuente: Autores del proecyto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 163

[Link] Histograma de horarios y recursos

En la gráfica 6 se relaciona el histograma general del recurso humano tanto interno como externo para todo el proyecto en

horas.

Gráfica 6. Histograma de recursos

 IMPLEMENTACIÓN WMS 164

[Link] Plan de capacitación y desarrollo

En la tabla 54 se presentan los requisitos de formación de integrantes del equipo de trabajo

Tabla 54 Requisitos recursos humanos

Requisitos recursos humanos

Cargo Formación Competencias Básicas Competencias Conductuales Experiencia Origen

Habilidades en las áreas de lenguaje y
Ingeniería industrial
comunicación, aplicación numérica, solución
Gerente General Administración de Liderazgo - trabajo en equipo 15 años Compañía
de problemas, interacción con otros y manejo
empresas
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
Economía
comunicación, aplicación numérica, solución
Gerente Financiero Administración de Orden - comunicación 10 años Compañía
de problemas, interacción con otros y manejo
empresas
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
Ingeniería industrial
comunicación, aplicación numérica, solución Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Director Nacional de Logística Administración de 5 años Compañía
de problemas, interacción con otros y manejo presión, orientación a resultados
empresas
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
Ingeniería industrial
comunicación, aplicación numérica, solución Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Director de Operaciones Administración de 5 años Compañía
de problemas, interacción con otros y manejo presión, orientación a resultados
empresas
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
comunicación, aplicación numérica, solución Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Director de Tecnología Ingeniería de sistemas 5 años Compañía
de problemas, interacción con otros y manejo presión, orientación a resultados
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
Ingeniería industrial
comunicación, aplicación numérica, Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Coordinador calidad Administración de 5 años Compañía
interacción con otros y manejo de tecnologías presión, orientación a resultados
empresas
de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
comunicación, aplicación numérica, Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Jefe de Almacén Técnico en almacenes 3 años Contratación
interacción con otros y manejo de tecnologías presión, orientación a resultados
de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
comunicación, aplicación numérica, Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Jefe de Inventarios Técnico en almacenes 3 años Contratación
interacción con otros y manejo de tecnologías presión, orientación a resultados
de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y
Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Coordinador de Recibo Bachiller clásico comunicación, interacción con otros y manejo 3 años Contratación
presión, orientación a resultados
de tecnologías de información.
Habilidades en las áreas de lenguaje y Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Coordinador de Talento Humano Psicología 5 años Compañía
comunicación, interacción con otros. presión, orientación a resultados
Habilidades en las áreas de lenguaje y Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Auxiliares almacén Bachiller clásico no requiere Contratación
comunicación, interacción con otros presión, orientación a resultados
Habilidades en las áreas de lenguaje y Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Conductores Bachiller clásico 3 años Contratación
comunicación, interacción con otros presión, orientación a resultados
Habilidades en las áreas de lenguaje y Trabajo en equipo, Trabajo bajo
Operadores montacargas Bachiller clásico 3 años Contratación
comunicación, interacción con otros presión, orientación a resultados

Adicional a la capacitación en el manejo del aplicativo al personal operativo y con el fin

de interiorizar el proyecto en el equipo de trabajo se realizarán las siguientes capacitaciones:

 Taller de habilidades interpersonales

 Taller de desarrollo del trabajo en equipo

 IMPLEMENTACIÓN WMS 165

Se realizarán evaluaciones de desempeño al personal nuevo al término del periodo de

prueba y luego de manera anual; el personal antiguo mantendrá la programación de evaluación

de desempeño anual

[Link] Esquema de contratación y liberación de personal

Debido a que el personal que ejecutará el proyecto hace parte de la organización, el contrato en

la modalidad término indefinido tendrá continuidad luego de la puesta en marcha del aplicativo

con las funciones normalmente desempeñadas, por este motivo no habrá liberación de personal.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 166

[Link] Definición de indicadores de medición de desempeño del equipo y esquema de incentivos

En la tabla 55, 56 y 57, se relacionan los indicadores para los tres cargos de mayor impacto en el proyecto.

Tabla 55. Indicadores del Líder de Procesos

Indicadores del Líder de Procesos.

Procesos / Procedimientos /
Indicador Fórmula
Entregables

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝐷𝑜𝑐. 𝑠 𝐺𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑒𝑛𝑑𝑜 𝑐𝑜𝑛 𝑙𝑜𝑠 𝑒𝑠𝑡á𝑛𝑑𝑎𝑟𝑒𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐷𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝐺𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
 Cumplimiento con los estándares de
1. Procesos Definidos con el
documentación. ∗ 100%

Aplicativo. 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑒𝑙 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑡𝑖𝑣𝑜

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑎𝑑𝑒𝑛𝑎 𝑑𝑒 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟
 Cubrimiento de la operación del negocio en
la definición de los procesos. ∗ 100%

𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠

2. Sistemas Configurados en el
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑎 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠
 Productividad en la ejecución de las
Ambiente de Pruebas. pruebas. ∗ 100%

 Cubrimiento en la capacitación por proceso 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

del personal. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑒𝑟𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜
3. Personal Entrenado y Certificado.
∗ 100%
 IMPLEMENTACIÓN WMS 167

Procesos / Procedimientos /
Indicador Fórmula
Entregables

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜
 Efectividad en la capacitación.
∗ 100%

 Cumplimiento en los criterios de 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠

aceptación del producto. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑖𝑟𝑒𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠
4. Acta de Cierre de Proyecto.
∗ 100%

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

∗ 100%
5. Cumplimiento en el tiempo  Productividad del equipo de trabajo. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑎𝑠

establecido para el desarrollo del 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑟 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜
proyecto.  Cumplimiento de tiempo en cada una de
las actividades. ∗ 100%

6. Cumplimiento en los costos

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎
establecidos para el desarrollo del  Cumplimiento en el costo estimado por ∗ 100%
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑
actividad.
producto.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 168

Tabla 56 Indicadores del Líder Funcional

Indicadores del Líder Funcional.

Procesos / Procedimientos / Entregables Indicador Fórmula

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 ℎ𝑢𝑒𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑐𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒

∗ 100%
 Calidad en el levantamiento de huellas de producto. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 ℎ𝑢𝑒𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 ℎ𝑢𝑒𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

1. Almacén Adecuado y Huellas Levantadas.
 Cubrimiento de levantamiento de huellas del ∗ 100%
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐é𝑛
portafolio.

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑢𝑏𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑒𝑛 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛 𝑦 𝑎𝑠𝑒𝑜

∗ 100%
 Cumplimiento de estándar en el orden y aseo. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑢𝑏𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑜𝑟𝑔𝑎𝑛𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑏𝑖𝑒𝑟𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑔𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛

 Cubrimiento de requisitos en la configuración del ∗ 100%
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑜𝑠 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑦 𝑠𝑡𝑎𝑘𝑒ℎ𝑜𝑙𝑑𝑒𝑟𝑠
sistema.
2. Sistemas Configurados en el Ambiente de 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑔𝑢𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
 Completitud de la configuración. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠
Pruebas.

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑡𝑜𝑠𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

∗ 100%
 Calidad de la configuración del sistema. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑡𝑜𝑠𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

 Calidad en la configuración del sistema en el ∗ 100%
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜
ambiente de producción.
3. Almacén Operando con WMS.
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑠𝑡𝑜𝑠𝑜𝑠
∗ 100%
 Capacidad de respuesta del sistema y los operadores. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠

 Cumplimiento en los criterios de aceptación del 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠

4. Acta de Cierre de Proyecto. ∗ 100%
producto. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑖𝑟𝑒𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

5. Cumplimiento en el tiempo establecido para ∗ 100%
 Productividad del equipo de trabajo. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑎𝑠
el desarrollo del proyecto.
 Cumplimiento de tiempo en cada una de las 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑟 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑
∗ 100%
actividades. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜
 IMPLEMENTACIÓN WMS 169

Procesos / Procedimientos / Entregables Indicador Fórmula

6. Cumplimiento en los costos establecidos 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎

∗ 100%
para el desarrollo del producto.  Cumplimiento en el costo estimado por actividad. 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑

Tabla 57 Indicadores del Líder Técnico.

Indicadores del Líder Técnico.

Procesos / Procedimientos /
Indicador Fórmula
Entregables

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑏𝑖𝑒𝑟𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑔𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑜𝑠 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑦 𝑠𝑡𝑎𝑘𝑒ℎ𝑜𝑙𝑑𝑒𝑟𝑠
 Cubrimiento de requisitos en la
configuración del sistema.
∗ 100%
1. Sistemas Configurados en el
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑔𝑢𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
Ambiente de Pruebas. ∗ 100%
 Completitud de la configuración. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑡𝑜𝑠𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

∗ 100%
 Calidad de la configuración del sistema. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑡𝑜𝑠𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜

 Calidad en la configuración del sistema en ∗ 100%
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜
el ambiente de producción.
2. Almacén Operando con WMS.
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑠𝑡𝑜𝑠𝑜𝑠
 Capacidad de respuesta del sistema y los ∗ 100%
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠
operadores.

3. Acta de Cierre de Proyecto.  Cumplimiento en los criterios de 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠
∗ 100%
aceptación del producto. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑖𝑟𝑒𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠
 IMPLEMENTACIÓN WMS 170

Procesos / Procedimientos /
Indicador Fórmula
Entregables

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

∗ 100%
4. Cumplimiento en el tiempo  Productividad del equipo de trabajo. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑎𝑠

establecido para el desarrollo del 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑟 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜
proyecto.  Cumplimiento de tiempo en cada una de
las actividades. ∗ 100%

6. Cumplimiento en los costos

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎
establecidos para el desarrollo del  Cumplimiento en el costo estimado por ∗ 100%
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑
actividad.
producto.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 171

3.2.6 Plan de gestión de comunicaciones

El plan de gestión de las comunicaciones describe la forma en que se planificarán,

estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

[Link] Sistema de información de comunicaciones

Información de proyecto

La información generada por el proyecto que es de relevancia para la dirección del

proyecto se presenta en la tabla 58 y será la base para desarrollar el plan de comunicaciones

Tabla 58 Información del proyecto

Información del proyecto

Informacion del proyecto Documento

Información de los integrantes del equipo de proyecto
Registro de interesados
para generar los reportes.
Reporte general de seguimiento del proyecto. Informe mensual de seguimiento y control
Reporte general del equipo de proyecto. Evaluacion semestral de personal
Reportes de funcionamiento del CEDI, observaciones del
Control de cambios del proyecto
equipo de proyecto.
Reporte de riesgos de acuerdo a la información
Registro de reisgos
recopilada.
Reporte de análisis de valor ganado con la información
Informe mensual de seguimiento y control
recopilada por el Coordinador de Proyecto.
Informe de puntos críticos del proyecto de acuerdo a la
Informe mensual de seguimiento y control
información recopilada y el análisis de valor ganado.

Necesidades de comunicación

Las necesidades de comunicación para la toma de decisiones por parte del gerente del

proyecto se describen en la tabla 59

 IMPLEMENTACIÓN WMS 172

Tabla 59 Necesidades de comunicación del proyecto

Necesidades de comunicación del proyecto

Interesado Necesidad de comunicación

Director del proyecto Conocer el estado del proyecto con el equipo
Director del proyecto
Director de Operaciones Discutir los diseño técnico del proyecto
Director de Tecnología
Director del proyecto Reportes de seguimiento al avance (estado actual) del proyecto
Director de Operaciones para su gestión
Director del proyecto
Director de Operaciones Conocer resultados de pruebas y de rendimiento.
Director de Tecnología
Informar los resultados del valor ganado de las actividades del
Director del proyecto
proyecto.
Director del proyecto Informar la gestión de los riesgos y calidad del proyecto.

Director del proyecto Informar los resultlados de las pruebas de los dispositivos
Director de Tecnología tecnológicos y de configuración del sistema.
Director del proyecto
Informar los procesos definidos de recibo con el sistema.
Director de Tecnología
Director del proyecto
Comunicar las necesidades de personal requerido
Coordinador de Talento Humano

Director del proyecto Informar el estado y cumplimiento del proyecto en general.

Director del proyecto Dar capacitación a los interesados de los procedimietos y

Coordinador de Talento Humano procesos a realizar una vez finalice el proyecto.

En el diagrama de flujo presentado en la figura 26, se relaciona el procedimiento general de

comunicación del proyecto con los integrantes del equipo de proyecto, el director de proyecto y

los principales interesados:

Inicio

Recopilar la información de los

integrantes del equipo para generar los
reportes.

Coordinador de Proyecto 1

Generar el reporte general de

seguimiento de l proyecto.

Coordinador de Proyecto 2

A
 IMPLEMENTACIÓN WMS 173

Validar reporte general con el equipo

1
de proyecto.

Coordinador de Proyecto 3

NO ¿Esta correcto? SI

Actualizar el registro de riesgos y la

Realizar los ajustes pertinentes según las
Watch List de riesgos de acuerdo a la
observaciones del equipo de proyecto.
información recopilada.

Coordinador de Proyecto 4 Coordinador de Proyecto 5

1 Dar a conocer el reporte general del

proyecto, el registro de riesgos y la
Watch List al Director de Proyecto.

Coordinador de Proyecto 6

Generar el análisis de valor ganado con

la información recopilada por el
Coordinador de Proyecto.

Director de Proyecto 7

Establecer los puntos críticos del

proyecto de acuerdo a la información
recopilada.

Director de Proyecto 8

Dar a conocer el análisis de valor

ganado, el registro de riesgos, la Watch
List y los puntos críticos al Equipo de
Proyecto y los stakeholders principales

Director de Proyecto 9

Fin

Figura 26. Procedimiento general de comunicación (Fuente: Autores del proyecto)

 IMPLEMENTACIÓN WMS 174

Responsables de las comunicaciones

Son los encargados de recopilar, presentar y mantener la comunicación del proyecto de

manera fluida, en la tabla 60 se presenta el listado de responsables.

Tabla 60 Responsables de las comunicaciones

Responsables de las comunicaciones

Responsable Comunicación Formato

Equipo del proyecto Reuniones del equipo del proyecto Acta de reunión y presentación con informe ejecutivo.

Coordinador Técnico Reuniones técnicas del proyecto Acta de reunión y presentación con informe técnicos

Acta de reunión y presentación con reporte de

Equipo del proyecto Reuniones mensuales de estado del proyecto
avance.
Informe de cumplimiento en tiempo del proyecto y la
Gerente del Proyecto Reporte de resultados y de rendimiento.
calidad en las pruebas de los procesos.
Reporte de Análisis de Valor Ganado.
Equipo del proyecto Informe del análisis de valor ganado.
Reporte de Puntos Críticos.
Informe de la gestión de riesgos, calidad en las pruebas Registro de Riesgos.
Equipo del proyecto
de los procesos. Watch List.
Informe de cumplimiento en tiempo y calidad en las
Coordinador Técnico pruebas de los dispositivos tecnológicos y de Reporte los resultlados y cumplimiento.
configuración del sistema.
Informe de cumplimiento en tiempo del proyecto y la
Coordinador Técnico Reporte los resultlados y cumplimiento.
definición del proceso de recibo con el sistema.
Informe de cumplimiento en tiempo del proyecto y la Formato de solicitud de requerimiento de personal
Coordinador Técnico
necesidad del personal para la ejecución del mismo. diligenciado.
Informe de cumplimiento del proyecto en general
Gerente del Proyecto incluyendo tiempo, costo, alcance, calidad y gestión de Resumen de cumplimiento en general del proyecto
riesgos del proyecto.
Coordinador Técnico Capacitación Acta de asistencia y Material de capacitación

Métodos y tecnologías para trasmitir la información

La selección de medio adecuado para trasmitir la información relevante del proyecto

garantiza la efectividad de la comunicación, en la tabla 61 se expone la elección del tipo medio y

frecuencia de la comunicación
 IMPLEMENTACIÓN WMS 175

Tabla 61. Métodos y tecnologías

Métodos y tecnologías

Frecuencia de la
Comunicación Tipo de comunicación Medio de comunicación
comunicación
Reuniones del equipo del proyecto Formal, Interna, Vertical y Verbal Presencial y videoconferencias. Semanal

Reuniones técnicas del proyecto Formal, Interna, Vertical y Verbal Presencial y videoconferencias. Cuando se requiera
Reuniones mensuales de estado
Formal, Interna, Vertical y Verbal Presencial y videoconferencias. Mensual
del proyecto
Informe de cumplimiento en tiempo
del proyecto y la calidad en las Formal, Interna, Externa, Vertical y Verbal Reuniones y correo electrónico. Semanal
pruebas de los procesos.
Informe del análisis de valor Reuniones, correo electrónico y
Formal, Interna, Externa, Vertical y Verbal Mensual
ganado. videoconferencias.
Informe de la gestión de riesgos,
Formal, Interna, Externa, Vertical, Horizontal y Reuniones, correo electrónico y
calidad en las pruebas de los Quincenal
Verbal videoconferencias.
procesos.
Informe de cumplimiento en tiempo
y calidad en las pruebas de los Formal, Interna, Externa, Vertical, Horizontal y Reuniones, correo electrónico y
Quincenal
dispositivos tecnológicos y de Verbal videoconferencias.
configuración del sistema.
Informe de cumplimiento en tiempo
Formal, Interna, Externa, Vertical, Horizontal y Reuniones, correo electrónico y
del proyecto y la definición del Mensual
Verbal videoconferencias.
proceso de recibo con el sistema.
Informe de cumplimiento en tiempo
del proyecto y la necesidad del
Formal, Externa, Horizontal y Estática Reuniones y correo electrónico. Cuando se requiera
personal para la ejecución del
mismo.
Informe de cumplimiento del
Reuniones, correos electrónicos,
proyecto en general incluyendo Formal, Interna, Externa, Vertical, Horizontal y
llamadas telefónicas y Mensual
tiempo, costo, alcance, calidad y Verbal
videoconferencias.
gestión de riesgos del proyecto.
Reuniones, llamadas telefónicas y
Capacitación Formal, Externa, Horizontal y Verbal Cuando se requiera
videoconferencias

Registro de las comunicaciones

El registro de cada actividad de comunicación realizada se describe a continuación en la

tabla 62
 IMPLEMENTACIÓN WMS 176

Tabla 62 Métodos y tecnologías

Métodos y tecnologías

Actividad Registro
Recopilar la información de los integrantes del equipo de proyecto para generar El registro quedará en el correo electrónico tanto del emisor (integrantes del equipo
los reportes. de proyecto) como el receptor (Coordinador de Proyecto).
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Generar el reporte general de seguimiento del proyecto. información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
historial de mensajería instantánea de Skype.
El registro está en el acta de la reunión realizada para validar el reporte, dicha acta
Validar el reporte general con el equipo de proyecto.
se encuentra archivada y digitalizada.
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Realizar los ajustes pertinentes de acuerdo a las observaciones del equipo de
información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
proyecto.
historial de mensajería instantánea de Skype.
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Actualizar el registro de riesgos y la Watch List de Riesgos de acuerdo a la
información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
información recopilada.
historial de mensajería instantánea de Skype.

Actividad Registro
El registro de la comunicación quedará en el correo electrónico tanto del emisor
(Coordinador de Proyecto) y el receptor (Director de Proyecto).
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Dar a conocer el Reporte General del Proyecto, el Registro de Riesgos y la
información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
Watch List de Riesgos al Director de Proyecto.
historial de mensajería instantánea de Skype.
El reporte general del proyecto, el registro de riesgos y la Watch List se encuentran
localizados en la carpeta común del proyecto en la red de la compañía.
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Generar el análisis de valor ganado con la información recopilada por el
información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
Coordinador de Proyecto.
historial de mensajería instantánea de Skype.
El registro de la comunicación en caso de tener alguna duda con respecto a la
Establecer los puntos críticos del proyecto de acuerdo a la información
información recolectada puede estar en el historial de las llamadas telefónicas o en el
recopilada y el análisis de valor ganado.
historial de mensajería instantánea de Skype.
El registro de la comunicación del estado general del proyecto, el registro de riesgos
Dar a conocer el análisis de valor ganado, el registro de riesgos, la watch list y y la Watch List, se encuentra en el acta de reunión con el equipo de proyecto y los
los puntos críticos del proyecto a todos los integrantes del equipo de proyecto y principales stakeholders. Las actas se encuentran archivadas y digitalizadas.
los stakeholders principales.
El análisis de valor ganado y los puntos críticos se encuentran localizados en la
carpeta común del proyecto en la red de la compañía.

Roles y responsabilidades

En la tabla 63 se relacionan los roles y responsabilidades de los encargados de la

ejecución de la estrategia de comunicación

 IMPLEMENTACIÓN WMS 177

Tabla [Link] y responsabilidades

Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidad
Autorizar la emisión de información con respecto al proyecto a los
diferentes stakeholders.
Generar el reporte de análisis de valor ganado y los indicadores de
desempeño.
Director de Proyecto Establecer los puntos críticos del proyecto.
Convocar las reuniones de seguimiento y toma de decisiones.
Dar a conocer a los stakeholders el avance del proyecto (Análisis de
Valor Ganado, Indicadores de Desempeño, Puntos Críticos del
Proyecto, Registro de Riesgos y Watch List de Riesgos).
Recopilar información sobre el avance del proyecto proveniente de los
diferentes miembros del equipo de proyecto.
Generar el reporte general del avance del proyecto.
Actualizar el registro de riesgos y la Watch List de Riesgos de
acuerdo a la información recopilada.
Coordinador de Proyectos. Validar con el equipo de proyecto la información resultante del reporte
y las actualizaciones de riesgos.
Dar a conocer el reporte general de avance del proyecto, el registro de
riesgos y la Watch List al Director de Proyecto.
Generar las comunicaciones o informes que estén a su alcance y un
stakeholder requiera, siempre y cuando esté autorizado por el Director
de Proyecto.

Rol Responsabilidad
Suministrar información verídica al Coordinador de Proyecto en el
tiempo establecido en el plan de las comunicaciones.
Emplear los métodos de comunicación establecidos en el plan de
Equipo de Proyecto. comunicaciones.
Suministrar la información que este en su poder cuando un
stakeholder lo requiere, siempre y cuando esté autorizado por el
Director de Proyecto.
Solicitar la información con tiempo prudente, de manera clara y por el
canal de comunicación adecuado, ya sea con el Director de Proyecto
o el Coordinador de Proyecto.
Asistir a las reuniones convocadas por el Director de Proyecto para
Principales Stakeholders
conocer el estado del proyecto.
Dar respuesta sobre las actas de reunión en el tiempo establecido.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 178

[Link] Matriz de comunicaciones

En la tabla 64 se presenta la matriz de comunicaciones elaborada para el proyecto

Tabla 64. Matriz de comunicaciones

Matriz de comunicaciones

Nombre del Proyecto: Director del Fecha última Versión

Implementación de WMS (Warehouse Proyecto: actualización- 01
Management System) en un Centro de César G. Báez .Agosto 13 de
Distribución 2016

# Informe / Frecuencia ¿Para ¿Cuándo? ¿Dónde? Responsable

Reunión quién?
Reuniones del Todos los Presencial (sala
Gerente del Equipo del
equipo del Semanal martes de juntas) y
proyecto proyecto
proyecto videoconferencias.
Gerente del
proyecto
Reuniones Presencial (sala
Cuando se Director de Coordinador
técnicas del de juntas) y
requiera Operaciones Técnico
proyecto videoconferencias.
Director de
Tecnología
Reuniones Gerente del
Primer Presencial (sala
mensuales de proyecto Equipo del
Mensual viernes del de juntas) y
estado del Director de proyecto
mes videoconferencias.
proyecto Operaciones
Informe de
Gerente del Todos los
cumplimiento
proyecto martes
en tiempo del
Director de Reuniones y Gerente del
proyecto y la Semanal
Operaciones correo electronico. Proyecto
calidad en las
Director de
pruebas de los
Tecnología
procesos.
Informe del Primer Reuniones, correo
Gerente del Equipo del
análisis de Mensual viernes del electrónico y
proyecto proyecto
valor ganado. mes videoconferencias.
Informe de la
gestión de 1 y 16 de
cada mes Reuniones, correo
riesgos, Gerente del Equipo del
Quincenal electrónico y
calidad en las proyecto proyecto
videoconferencias.
pruebas de los
procesos.
Informe de
cumplimiento Gerente del 1 y 16 de
cada mes Reuniones, correo
en tiempo y proyecto Coordinador
Quincenal electrónico y
calidad en las Director de Técnico
videoconferencias.
pruebas de los Tecnología
dispositivos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 179

tecnológicos y
de
configuración
del sistema.
Informe de
cumplimiento Primer
en tiempo del Gerente del viernes del
mes Reuniones, correo
proyecto y la proyecto Coordinador
Mensual electrónico y
definición del Director de Técnico
videoconferencias.
proceso de Tecnología
recibo con el
sistema.
Informe de
cumplimiento
Gerente del
en tiempo del
proyecto
proyecto y la Cuando se Reuniones y Coordinador
Coordinador
necesidad del requiera correo electrónico. Técnico
de Talento
personal para
Humano
la ejecución
del mismo.
Informe de
cumplimiento Primer
del proyecto en viernes del
mes Reuniones,
general
correos
incluyendo
Gerente del electrónicos, Gerente del
tiempo, costo, Mensual
proyecto llamadas Proyecto
alcance,
telefónicas y
calidad y
videoconferencias.
gestión de
riesgos del
proyecto.
Cuando se Equipo del Reuniones,
requiera proyecto llamadas Coordinador
Capacitación
telefónicas y Técnico
videoconferencias

Notas:
Frecuencia: diaria, semanal, quincenal, mensual, bimestral, etc.
¿Para quién?: directores, gerentes, cliente, trabajadores, etc.
¿Cuándo?: si es un informe cuando se estima su publicación; si es una reunión colocar la
fecha y hora.
¿Dónde?: si es un informe colocar dónde será publicado o distribuido; si es una reunión
colocar el lugar físico o virtual de la misma
 IMPLEMENTACIÓN WMS 180

3.2.7 Plan de gestión del riesgo

El plan de gestión de riesgos describe cómo se estructurará y se realizará la gestión de

riesgos en el proyecto con el fin de mitigar los efectos negativo y explotar los positivos.

[Link] Identificación de riesgos

Técnicas de Recopilación de Información: Existen diferentes técnicas que buscan conocer

las opiniones de las personas que hacen parte del proyecto como el Equipo de Proyecto, los
Stakeholders, entre otros, entre dichas técnicas se aplicarán las siguientes, Post It, Técnica
Delphi con expertos en riesgos, Lista de Riesgos teniendo en cuenta el resultado de las técnicas
anteriores. Aplicar método de causa raíz para ir registrando los riesgos en la plantilla
correspondiente.

Revisiones de la Documentación: Esta técnica se utilizar para validar toda la

documentación del proyecto, puesto que allí se pueden hallar indicadores de riesgo.

[Link] Risk Breakdown Structure –RiBS

A continuación se presenta el análisis y evaluación de los riesgos del proyecto y se opta

por categorizarlos siguiendo los lineamientos del PMBOK® (PMI, Quinta edición año 2013), tal
como se muestra en la tabla 65 Estructura de desglose de los riesgos - RiBS

Tabla 65. Risk Breakdown Structure

Risk Breakdown Structure

CATEGORÍAS SUBCATEGORIAS DESCRIPCIÓN

Es la afectación al recurso humano de la organización

1. Humano
frente a la ocurrencia de cualquier evento dañino.
INTERNO
Es la afectación al recurso financiero que incluye
2. Financiero
además de la pérdida directa, los días de paralización
 IMPLEMENTACIÓN WMS 181

que puede sufrir la compañía por cualquier evento y lo

que ello pueda representar en ingresos.

3. Información Pérdida de información importante.

Es la afectación de la continuidad del negocio, es

4. Continuidad
decir, afecta la operación normal de la organización.

5. Reputacional Afectación a la imagen de la organización.

EXTERNO 6. Medio Es la afectación a todos los recursos naturales

Ambiente (renovables y no renovables).

[Link] Análisis de riesgos del proyecto

Análisis Cualitativo de Riesgos.

Evaluación de la Calidad de los Datos: Consiste en evaluar el grado de entendimiento del

riesgo y la exactitud, también la fiabilidad e integridad de los datos relacionados con el riesgo,

con el fin de tener información de calidad.

Evaluación de Probabilidad e Impacto: Esta técnica es utilizada para asignar a cada uno

de los riesgos identificados la probabilidad de ocurrencia y el impacto que generaría sobre los

objetivos del proyecto en caso de materializarse.

Matriz de Probabilidad e Impacto: Es una herramienta utilizada para la clasificación de

los riesgos según la probabilidad y el impacto asignado, esto con el fin de determinar que riesgos

son más críticos, cómo se deben gestionar en cuanto a tiempo de reacción y nivel de estrategias y

si requieren un análisis cuantitativo o no.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 182

Ranking de Riesgos: Es una técnica utilizada para ranquear los riesgos según el puntaje

de cada uno en cuanto a probabilidad e impacto refiere, también permite determinar el Risk

Score del Proyecto con el fin de validar si el proyecto está dentro del umbral de riesgo definido

por la compañía.

Categorización de Riesgos: Es una técnica utilizada para determinar qué áreas del

proyecto se encuentran más sensibles al riesgo, con el fin de asignar con mayor facilidad un

responsable del riesgo y así desarrollar respuestas eficaces.

Análisis Cuantitativo de Riesgos.

Técnicas de Recopilación y Representación de Datos: Las técnicas para recopilar los

datos es evaluando datos históricos para hallar las probabilidades de ocurrencia, puede ser

basándose en agrupación de diferentes escenarios como Optimista, Más probable y Pesimista.

Evaluar cuantitativamente las Probabilidades e Impactos de los riesgos: Existen diferentes

técnicas que permiten evaluar cuantitativamente los riesgos como el Análisis del valor monetario

esperado, éste incluye el costo tanto de las amenazas como de las oportunidades.

[Link] Matriz de registro de riesgos

En la Matriz que se relaciona en la tabla 66 se documenta el registro completo de riesgos

del proyecto incluyendo:

- Identificador del riesgo u oportunidad,

- Identificar la Causa del Riesgo,

- Identificar el Efecto del Riesgo,

- Categoría de Riesgo,
 IMPLEMENTACIÓN WMS 183

- Probabilidad e impacto,

- Evaluación cualitativa y cuantitativa

- Respuesta al riesgo,

- Disparador (ejecutor) de la respuesta al riesgo,

- Dueño del Riesgo y

- Procedimiento de comunicación del riesgo a los stakeholders a momento de ocurrir.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 184

Tabla 66 Matriz de riesgos

Matriz de riesgos

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
Desconocimiento de la Retrasos en la
Obviar la definición de operación y ausencia estabilización del
1 algunos procesos con el de análisis por parte de aplicativo y Interno Continuidad
aplicativo. los usuarios clave del sobrecostos en el
proyecto. proyecto.
* Retrasos en la
operación durante
la estabilización
Baja interpretación de los Poco detalle en la
del aplicativo.
2 manuales del aplicativo por documentación de los Interno Información
* Pérdida de
parte de los usuarios. procesos.
clientes por bajos
niveles de
servicio.
Lentitud en toma de
decisiones por parte de los
usuarios clave del proyecto
con respecto a: definición
de procesos, diseño de Bajo compromiso por Retrasos en la
3 layout, perfiles de parte de los usuarios ejecución del Interno Financiero
antigüedad, listas de clave del proyecto. proyecto.
permisos y roles de
usuario, áreas de trabajo,
dispositivos, slotting y
vehículos a utilizar.
Excluir la definición y Portafolio de gran Retrasos en la
4 configuración de las complejidad por poseer operación durante Interno Continuidad
familias logísticas para más de 2000 la estabilización
 IMPLEMENTACIÓN WMS 185

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
algunos artículos. referencias por del aplicativo.
analizar.
Retrasos en la
Aumento en la
Cambio de prioridades por ejecución de las
5 operación de la Interno Continuidad
parte de los usuarios clave. actividades del
compañía.
proyecto.
Estudio de
Incapacidad de la
infraestructura Lentitud en la
infraestructura tecnológica
6 tecnológica con el operación y Interno Financiero
para soportar la operación
servidor del ambiente sobrecostos.
en producción.
de pruebas.
Incumplimiento por
* Afecciones a la
parte del capacitador
integridad física y
Accidente laborar durante externo en las
mental de los
7 trabajo en alturas en el especificaciones Interno Humano
funcionarios.
almacén. definidas para la
* Pérdidas
certificación en alturas
económicas.
de los funcionarios.
* Retrasos en la
ejecución de las
actividades del
Incumplimiento por proyecto.
parte del proveedor en * Pérdidas
8 Siniestro en el almacén. las especificaciones económicas. Externo Financiero
técnicas de la * Posibles
estantería. afecciones a la
integridad física y
mental de los
funcionarios.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 186

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
* Retrasos en la
operación durante
la estabilización
Cargue de información Desconocimiento del del aplicativo.
9 errada durante la toma embalaje de la * Ajustes de Interno Financiero
física del inventario. mercancía. inventario
innecesarios.
* Pérdidas
económicas.
* Retrasos en la
Mejores oportunidades ejecución de las
Pérdida de personal clave
laborales o nuevas actividades del
10 durante la ejecución del Externo Continuidad
metas personal y/o proyecto.
proyecto.
profesionales. * Pérdidas
económicas.
* Retrasos en la
Exclusión de
ejecución de las
Cambios en el alcance del requerimientos por
actividades del
11 proyecto por parte del parte de los usuarios Interno Financiero
proyecto.
sponsor. clave, stakeholders y
* Pérdidas
sponsor.
económicas.
* Retrasos en la
Dificultades en el ejecución de las
Recortes presupuestarios
cumplimiento de actividades del
12 para el proyecto por parte Interno Continuidad
objetivos y metas del proyecto.
del sponsor.
negocio. * Pérdidas
económicas.
Deficiencia en la * Retrasos en la
Supuestos no válidos de la
13 calidad técnica y ejecución de las Interno Continuidad
operación o el negocio.
operativa del equipo de actividades del
 IMPLEMENTACIÓN WMS 187

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
proyecto asignado por proyecto.
el negocio. * Pérdidas
económicas.
Baja calidad en la Asignación de personal Retrasos en la
preparación del personal al proyecto que no operación durante
14 Interno Continuidad
sobre los procesos con el cuenta con experiencia la estabilización
aplicativo. en formación. del aplicativo.
* Retrasos en la
Retrasos en la Bajo compromiso por
ejecución de las
15 parametrización del parte de los usuarios Interno Financiero
actividades del
sistema. clave del proyecto.
proyecto.
Baja motivación y * Retrasos en la
Resistencia al cambio por
acompañamiento de los ejecución de las
16 parte de los usuarios Interno Financiero
usuarios clave del actividades del
finales.
proyecto. proyecto.
* Retrasos en la
Deficiencia en la
ejecución de las
infraestructura física del Acumulación de
actividades del
almacén para la múltiples referencias de
17 proyecto. Interno Financiero
organización de la productos obsoletos y
* Bajo control de
mercancía en las averiados.
inventario durante
ubicaciones monoproducto.
la operación.
* Retrasos en la
ejecución de las
Exclusión de diseño de Bajo análisis y actividades del
18 informes necesarios para la compromiso por parte proyecto. Interno Información
operación. de los usuarios clave. * Bajo control
sobre la operación
del almacén.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 188

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
* Retrasos en la
ejecución de las
Personal asignado al
Bajo conocimiento técnico actividades del
19 proyecto por el sponsor Interno Financiero
y operativo del negocio. proyecto.
o el negocio.
* Pérdidas
económicas.
Baja disponibilidad de los * Retrasos en la
Aumento en la
usuarios clave para ejecución de las
20 operación de la Interno Continuidad
ejecución de tareas del actividades del
compañía.
proyecto. proyecto.
Complicaciones en la * Retrasos en la
Complejidad en la
disponibilidad de tiquetes ejecución de las
21 aprobación de los Externo Financiero
aéreos para los viajes de actividades del
viáticos.
seguimiento. proyecto.
*Retrasos en la
ejecución de las
actividades del
proyecto. * Pérdidas
Incremento en el
*Aumento en las tarifas económicas.
22 presupuesto estimado para Externo Financiero
de los tiquetes aéreos y * Mayor inversión
el proyecto.
hoteles. en el proyecto.
*Aumento en la TRM
para la adquisición de
licencias y equipos.
Estimaciones erradas * Incumplimiento
de esfuerzo y duración en las
Reducción en la calidad de
de las actividades del especificaciones o
23 los entregables del Interno Financiero
proyecto, generando requerimientos del
proyecto.
presión a los proyecto.
responsables de las * Prolongación de
 IMPLEMENTACIÓN WMS 189

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
mismas para dar duración del
cumplimiento. proyecto.
* Insatisfacción en
los usuarios clave
y finales.
* Pérdidas
económicas.
* Incumplimiento
en las
especificaciones o
requerimientos del
Debilidades durante el proyecto.
Resultados errados sobre la planteamiento de los * Retrasos en el
24 efectividad y funcionalidad escenarios de pruebas o cronograma del Interno Continuidad
del sistema. casos de uso del proyecto.
sistema. * Insatisfacción en
los usuarios clave
y finales.
* Pérdidas
económicas.
*Desconocimiento de
la operación y ausencia
Pérdidas
de análisis por parte de
económicas para la
los funcionales y
Fallas en las integraciones compañía durante
técnicos.
25 de los sistemas People Soft la estabilización Interno Continuidad
*Debilidades durante el
y WMS. del proyecto y
planteamiento de los
retraso del cierre
escenarios de pruebas o
del proyecto.
casos de uso del
sistema.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 190

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
Retrasos en la
puesta en marcha
Cargue de información Realizar cargues de
26 del proyecto y Interno Continuidad
errada al sistema WMS. información masivos.
pérdidas
económicas.
Retrasos en la
Parametrizaciones erradas Uso de scripts para la puesta en marcha
27 de los artículos en el parametrización de los del proyecto y Interno Continuidad
sistema. artículos. pérdidas
económicas.
*Ausencia de *Retrasos en la
estrategias comerciales puesta en marcha
Permanencia de inventario para la evacuación de del proyecto.
28 obsoleto durante el go-live la mercancía. *Desniveles de Interno Financiero
del proyecto. *Bajo compromiso por inventario.
parte de los usuarios *Pérdidas
clave del proyecto. económicas.
* Incumplimiento
en las
especificaciones o
requerimientos del
Definición y configuración Ausencia de perfiles de
proyecto.
29 errada de listas de permisos cargo teniendo en Interno Continuidad
* Insatisfacción en
y roles de usuarios. cuenta el aplicativo.
los usuarios clave
y finales.
* Pérdidas
económicas.
Realizar Consultas a * Incumplimiento
Errores en los paneles del
30 nivel de tablas y no de en las Interno Continuidad
sistema.
forma funcional. especificaciones o
 IMPLEMENTACIÓN WMS 191

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
requerimientos del
proyecto.
* Insatisfacción en
los usuarios clave
y finales.
* Pérdidas
económicas.
*Reducir el tiempo
y costo de la
El análisis detallado de configuración del
Optimización o derogación
31 la operación y sus sistema. Interno Financiero
de procesos innecesarios.
procesos. *Optimizar los
tiempos de la
operación.
Reducir los costos
Seleccionar personal
Reducción en las horas de y reducir el tiempo
32 con certificación en Interno Financiero
capacitación en alturas. para el inicio de la
alturas vigente
tarea.
*Reducción en
Aumento de la Evacuación de costos por ajuste
33 confiabilidad en la toma mercancía del almacén de inventario Interno Financiero
física del inventario. próximo al go-live. *Reducción en
tiempo de la tarea.
Reducción de
Cargue de información
tiempo de
Reducción en tiempos de a través de
34 ejecución de la Interno Financiero
configuración del sistema. herramientas de cargue
tarea de
masivo al sistema.
configuración.
Adquisición de licencias de *Reducción de la Reducción de
35 Externo Financiero
software y equipos TRM. costos en el
 IMPLEMENTACIÓN WMS 192

ID
RIESGO/OPORTUNIDAD CAUSA EFECTO CATEGORÍA SUBCATEGORÍA
RIESGO
terminales a menor costo *Negociación con proyecto.
de lo presupuestado. proveedores
 IMPLEMENTACIÓN WMS 193

[Link] Plan de respuesta al riesgo

Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas: Existen varias estrategias para atacar los

riesgos o amenazas del proyecto, tales como Evitar, Transferir, Mitigar o Aceptar, se deben

seleccionar las combinaciones necesarias en función de la probabilidad y el impacto del riesgo

sobre el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades: Existen cuatro estrategias para tratar

los riesgos positivos, tales como Explotar, Mejorar, Compartir y Aceptar, la estrategia o la

combinación de estrategias debe seleccionarse según la probabilidad y el impacto del riesgo.

Estrategia de Respuesta a Contingencia: Se diseñan planes de contingencia y planes de

reserva para cada uno de los riesgos definidos o clasificados entre los más críticos, esto con el fin

de tener claro cómo reducir la probabilidad e impacto de las amenazas y cómo reaccionar

durante la materialización del riesgo, es decir cuando el disparador se active.

3.2.8 Plan de gestión de adquisiciones

El plan de gestión de las adquisiciones del proyecto consiste en la definición de los

procesos necesarios para comprar o adquirir bienes y servicios que es preciso obtener fuera del

equipo del proyecto, adicionalmente incluye los procesos de gestión del contrato y de control de

cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidos por

miembros autorizados del equipo del proyecto.

[Link] Definición y criterios de valoración de proveedores

En la tabla 67, se presenta la definición de las adquisiciones del proyecto

 IMPLEMENTACIÓN WMS 194

Tabla 67. Adquisiciones del proyecto

Adquisiciones del proyecto

Adquisición Justificación SOW Tipo de contrato Documento adquisición Presupuesto

Se requiere para el funcionamiento del aplicativo, no se
Licencia software WMS Contrato de precio fijo RFQ $ 90,000,000
desarrollará por parte de la organización
SOW SOFTWARE
Se requiere apoyo tecnico durante la implementacion del
Implementacion Software Tiempo y materiales RFQ $ 18,000,000
software
Se requiere para el funcionamiento del aplicativo, no se fabrica
Servidor Contrato de precio fijo RFP $ 8,000,000
por la organización
Equipos de computo Se requiere para el funcionamiento del aplicativo, no se fabrica Contrato de precio fijo RFP $ 28,000,000
SOW EQUIPOS
Terminales remotos Se requiere para el funcionamiento del aplicativo, no se fabrica Contrato de precio fijo RFP $ 70,000,000
Se requiere para el funcionamiento del aplicativo, no se fabrica
Equipos red LAN Contrato de precio fijo RFP $ 5,000,000
por la organización
Complementario a la implementación del aplicativo, el equipo
Diseño layout SOW LAYOUT Contrato de precio fijo RFP $ 12,000,000
de trabajo no tiene competencias para el diseño
Necesarios para redistribución del almacén, no los fabrica la
Racks almacenamiento Orden de compra RFQ $ 85,000,000
organización
Necesarios para redistribución del almacén, no los fabrica la
Avisos señalización Orden de compra RFQ $ 1,000,000
organización
SOW ADECUACION
Pintura reflectiva Necesarios para redistribución del almacén, no los fabrica la Orden de compra RFQ $ 3,500,000
Necesarios para redistribución del almacén, la organización
Alquiler montacargas posee estos equipo, pero se requiere uno adicional para no Tiempo y materiales RFQ $ 5,000,000
interferir con el funcionamiento del almacén
TOTAL ADQUISICIONES $ 325,500,000 38.0%
TOTAL OTRAS ACTIVIDADES $ 530,500,000 62.0%
TOTAL PROYECTO $ 856,000,000

[Link] Selección y tipificación de contratos

En la tabla 68, se relacionan cada uno de los requerimientos de compra y/o servicio del

proyecto y el tipo de contrato que se utilizará.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 195

Tabla 68. Requerimientos de compra

Requerimientos de compra

Requerimiento Adquisición Tipo de contrato

Compra de licencia Licencia software WMS
Servidor FFP – Precio Fijo Cerrado: Se define este tipo de contrato porque se
Compra de equipos Equipos de computo conoce con exactitud lo que se requiere a nivel de Hardware y los
adecuación tecnológica Terminales remotos cambios que se deben generar para que soporte el sistema a
Equipos red LAN implementar.
Diseño remodulación Diseño layout
Racks almacenamiento PO – Orden de Compra: Este tipo de contrato lo utilizamos porque el
Avisos señalización Proveedor nos indica el precio de cada artículo y sus características,
Compra de materiales Pintura reflectiva con base a ellos la organización decide si lo adquiere o no.
para adecuación almacén T&M – Tiempo y Materiales: Se define este tipo de contrato porque
Alquiler montacargas se conoce con exactitud el equipo que se requiere y se cancela el
tiempo de utilización, la asesoria ténica en caso de requerirse se
Implementacion software Asesoria técnica pagará por horas al proveedor del software

[Link] Criterios de contratación, ejecución y control de compras

En la tabla 69 se relacionan los criterios de evaluación de proveedores en los procesos

que se tramiten de compras y contratación, para la adjudicación de contratos y/u órdenes de

compra, en la tabla 70 se tipifican los criterios de evaluación.

Tabla 69. Criterios de evaluación de proveedores

Criterios de evaluación de proveedores

Criterio Descripcion Evaluacion Escala Ponderacion

Los proveedores deben certificar que cumple
Cumplimiento de
con las especificaciones técnicas definidas *Cumple con las especificaciones técnicas 1a3
especificaciones técnicas
para suministros y/o servicios. 30%
Los proveedores deben indicar el tiempo de
entrega de los suministros en su oferta y/o
cotización; en el caso en que los términos de
Tiempo de entrega *Cumple con el tiempo de entrega establecido 1a3 20%
referencia de la contratación establezcan los
tiempos, los proveedores deben certificar que
cumple con los tiempos solicitados.
Las propuestas económicas deben No deben
Ofrecimiento Económico superar el presupuesto estimado en el Plan *Menor costo en el ofrecimiento económico 1a3
de Adquisiciones. 40%
Los proveedores deben cumplir con el tiempo
de experiencia técnica en ejecución de
Experiencia Técnica servicios y/o suministros, según el tiempo *Cumple con el tiempo de experiencia. 1a3
que se estipule en los términos de referencia
de la contratación. 10%
Los proveedores deben contar y cumplir con
las certificaciones en calidad que se soliciten
Calidad *Cumple con las certificaciones solicitadas. 1a3
en los términos de referencia de la
contratación. 2%
Los proveedores deben contar y cumplir con
Factor HSE las certificaciones en HSE que se soliciten en *Cumple con las certificaciones solicitadas. 1a3
los términos de referencia de la contratación.
3%
 IMPLEMENTACIÓN WMS 196

Tabla 70 Criterios de calificación

Criterios de calificación

Criterios de calificación
Cumplimiento de especificaciones técnicas
no cumple cumple parcialmente cumple satisfactoriamente
1 2 3
Tiempo de entrega
Mayor tiempo Acorde con programación Menor tiempo
1 2 3
Ofrecimiento Económico
Mas alto acorde con presupuesto Mas bajo
1 2 3
Experiencia Técnica
menor a 1 año entre 1 y 5 años Mayor a 5 años
1 2 3
Calidad
No cuenta con certificaciones en proceso de cuenta con todas las
o están fuera de vigencia certificación certificaciones
1 2 3
Factor HSE
No cuenta con certificaciones en proceso de cuenta con todas las
o están fuera de vigencia certificación certificaciones
1 2 3

La calificación de los criterios de evaluación se determina con base en la tabla 70,

ponderándose de acuerdo con el porcentaje de importancia definido, el mayor puntaje será el

proveedor seleccionado.

En la tabla 71 se relacionan los criterios de selección y evaluación de proveedores en los

procesos de compras y contratación para los suministros y servicios requeridos en el proyecto.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 197

Tabla 71. Criterios de selección y evaluación de proveedores

Criterios de selección y evaluación de proveedores

Requerimiento Adquisición Tipo de contrato Criterios de decision

*Cumplimiento de
Compra de licencia Licencia software WMS especificaciones técnicas
*Menor Costo
Servidor *Cumplimiento de
Compra de equipos
Equipos de computo FFP – Precio Fijo Cerrado: Se define este tipo especificaciones técnicas
adecuación
Terminales remotos de contrato porque se conoce con exactitud lo *Tiempo de entrega
tecnológica
Equipos red LAN que se requiere a nivel de Hardware y los *Menor Costo
cambios que se deben generar para que soporte *Experiencia del servicio
el sistema a implementar. *Calidad
*Cumplimiento de
Diseño remodulación Diseño layout
especificaciones técnicas
*Menor Costo
*Factor HSE

PO – Orden de Compra: Este tipo de contrato lo *Cumplimiento de

Racks almacenamiento utilizamos porque el Proveedor nos indica el especificaciones técnicas
precio de cada artículo y sus características, con *Tiempo de entrega
base a ellos la organización decide si lo adquiere *Menor Costo
Compra de
o no.
materiales para Avisos señalización
adecuación almacén Pintura reflectiva
*Experiencia del servicio
T&M – Tiempo y Materiales: Se define este tipo
*Cumplimiento de
de contrato porque se conoce con exactitud el
Alquiler montacargas especificaciones técnicas
equipo que se requiere y se cancela el tiempo de
*Menor Costo
utilización
*Factor HSE

3.2.9 Plan de gestión de los interesados

Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión

adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del

proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del

proyecto

[Link] Identificación y categorización de interesados

Se han identificado los siguientes interesados claves para la realización del presente

proyecto:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 198

- Presidente

- Gerente General

- Gerente Financiero

- Director Nacional de Logística

- Director de Operaciones

- Director de Tecnología

- Auditor Nacional

- Jefe de Almacén

- Jefe de Inventarios

- Coordinador de Recibo

- Coordinador de Talento Humano

- Equipo de Proyecto

- Equipo Operativo del Almacén

- Equipo de Transportes

- Director Comercial

- Director de Ventas

- Cliente

En la tabla 72 se presenta el registro de expectativas e intereses de los interesados en el proyecto

 IMPLEMENTACIÓN WMS 199

Tabla 72. Registro de interesados

Registro de interesados

Identificación Stakeholders Expectativas Intereses descripción

Identificar mejores resultados en los Positivo: Asegurar la continuidad del
A Presidente
indicadores logísticos de la compañía. negocio.
Ofrecer una promesa de servicio efectiva Positivo: Aumentar la competitividad de la
B Gerente General
y a menores costos. compañía en el mercado.
Optimizar los costos en la operación
logística. Positivo: Aumentar la rentabilidad de la
C Gerente Financiero
Desarrollar el proyecto con el compañía, en cuanto a logística refiere.
presupuesto definido.
Obtener mejoras representativas en los
procesos del Centro de Distribución, a
Positivo:
través de la implementación del
Director Nacional de aplicativo.
D
Logística Reducir los costos de la operación del Aumentar la productividad y eficiencia del
Centro de Distribución. Centro de Distribución.
Ofrecer resultados con calidad tanto a los
clientes internos como externos.
Alcanzar el cumplimiento de entregas
en un 100% de los pedidos y los Positivo:
traslados solicitados.
Mejorar los tiempos de respuesta a los
Brindar confiabilidad del inventario al
clientes a menores costos y mayor
F Director de Operaciones área comercial y de ventas.
calidad.
Reducir la merma operativa Brindar información confiable a los
significativamente. stakeholders de logística.
Agilizar los procesos del Centro de
Distribución.
Positivo: Cumplir con los requerimientos del
Implementar tecnologías eficientes para
G Director de Tecnología área logística, en cuanto a desarrollos
la operación del Centro de Distribución.
internos refiere.
Establecer procesos estándar con sus
Positivo: Obtener un mayor control sobre
H Auditor Nacional respectivos indicadores que permitan
los procesos del Centro de Distribución.
evaluarlos y mejorarlos.
Reducir los tiempos de los procesos
Positivo:
operativos del almacén.
Aumentar la calidad de los procesos Cumplir con el alistamiento y el cargue del
I Jefe de Almacén operativos. 100% de los pedidos y los traslados.
Conseguir la medición de la
Mantener la productividad de sus
productividad de sus colaboradores, a
colaboradores en un 95%.
través del sistema.
Realizar la toma física del inventario
total del almacén, por lo menos tres Positivo:
veces al año.
J Jefe de Inventarios
Aumentar el control y trazabilidad de Aumentar la confiabilidad del inventario a
cada ubicación y producto. un 98%.
Reducir la merma operativa.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 200

Identificación Stakeholders Expectativas Intereses descripción

Incremento de tiempos en la recepción
de mercancía, debido a que el
Negativo: Percibe que se puede ver
K Coordinador de Recibo almacenamiento es más estructurado
afectada su productividad.
para mantener la trazabilidad y orden del
inventario.
Facilitar las tareas del personal
operativo, a través de la Positivo:
implementación del aplicativo.
Coordinador de Talento Reducir las horas extras de los
L Disminuir la rotación del personal.
Humano colaboradores.
Aumentar la motivación de los
Medir la productividad de los
colaboradores a través de incentivos por su
colaboradores.
productividad.
Positivo:
Ofrecer procesos de logística estándar, a
costo, tiempo y con recursos suficientes Cumplir con el proyecto en el tiempo,
M Equipo de Proyecto
para dar cumplimiento al plan estratégico presupuesto y calidad esperada.
de la compañía. Cumplir con las expectativas e intereses
de los stakeholders.
Disminuir el tiempo en la búsqueda de
Positivo:
los productos solicitados.
Disminuir las jornadas extensas de Adquirir incentivos por la productividad del
trabajo. mes.
Equipo Operativo del Cumplir con el horario establecido de 8
N Medición de productividad.
Almacén horas diarias.
Incremento en el orden del almacén. Mejorar los procesos para facilitar la labor.
Incertidumbre en la reducción de
personal debido a la tecnificación de
los procesos.
Disminuir el tiempo de cargue del
pedido porque la calidad del Positivo:
alistamiento es mayor.
O Equipo de Transportes
Disminuir las devoluciones de los
Adquirir más viajes por mes.
clientes.
Satisfacer a los clientes.

Aumentar las compras, porque el tiempo Positivo: Realizar grandes negociaciones

P Director Comercial de respuesta hacia el cliente será menor con los proveedores para obtener utilidades
y esto generará mayores ventas. por ofertas.
Aumentar las ventas por el cumplimiento Positivo:
de la promesa de servicio hacia el Cumplir y superar las metas de venta.
Q Director de Ventas
cliente, en cuanto a tiempo y calidad del
pedido refiere. Cumplir con las expectativas del cliente.
Obtener su pedido o traslado en menor Positivo: Surtir su negocio a tiempo sin
R Cliente
tiempo y mayor calidad de alistamiento. inconvenientes en la cadena logística.

[Link] Matriz Poder / Interés

En la figura 27 se presenta la matriz poder vs interés de los interesados del proyecto la

cual sirve como herramienta para planear la gestión de los interesados del proyecto
 IMPLEMENTACIÓN WMS 201

AB
5 MANTENER GESTIONAR
SATISFECHO MR
ATENTAMENTE
4 D

C F
PODER

3
PQ IJK

2 GH

NO MANTENER
1 MONITOREAR
INFORMADO

1 2 3 4 5
INTERES

Figura 27. Matriz poder vs interés (Fuente: Autores del proeycto)

Con base en la información de la matriz se deben tener las siguientes consideraciones:

Monitorear: Los stakeholders ubicados en este nivel son los más sencillos de tratar,

aunque tienen bajo poder deben ser monitoreados en el transcurso del proyecto.

Mantener informado: Sus expectativas son fiables y generalmente son de fácil resolución.

Deben mantenerse informados.

Gestionar atentamente: Ubicados en el nivel más alto, tienen un alto nivel de poder, se

debe prestar mayor atención en los requerimientos que se estipularon de acuerdo al alcance,

costo y tiempo.

[Link] Matriz poder / Influencia

Como herramienta adicional para definir las estrategias de gestión de los interesados se

realizó la matriz poder vs influencia, los valores estimados se presentan en la tabla 73 y en la

figura 28 se presenta gráficamente la matriz

 IMPLEMENTACIÓN WMS 202

Tabla 73. Poder influencia stakeholders

Poder influencia stakeholders

Identificación Stakeholder Poder Influencia

A Presidente 5 5
B Gerente General 5 5
C Gerente Financiero 3 2
Director Nacional de
D 3 4
Logística
Director de
F 3 5
Operaciones
Director de
G 3 5
Tecnología
H Auditor Nacional 1 4
I Jefe de Almacén 4 3
J Jefe de Inventarios 3 3
Coordinador de
K 3 3
Recibo
Coordinador de
L 2 3
Talento Humano
M Director de proyecto 5 5
Equipo Operativo del
N 2 4
Almacén
Equipo de
O 2 4
Transportes
P Director Comercial 2 4
Q Director de Ventas 2 3
R Cliente 1 3

MANTENER TRABAJAR PARA AB

5 INFORMADOS Y ÉL M
NUNCA IGNORARLOS
4
PODER

3
CL JK DI FG

2 Q NOP
MANTENERLOS
INFORMADOS CON TRABAJAR CON
1 MÍNIMO ESFUERZO ELLOS
R H
1 2 3 4 5
INFLUENCIA
Figura 28. Matriz poder vs influencia (Fuente: Autores del proyecto)
 IMPLEMENTACIÓN WMS 203

Con base en la información de la matriz se deben tener las siguientes consideraciones:

Trabajar para él: son los stakeholders encargados de definir las estrategias y tomar las decisiones

del proyecto.

Trabajar con ellos: son los stakeholders que desarrollan el trabajo para la realización de

las tareas programadas

Mantenerlos informados con mínimo esfuerzo: son los interesados con baja influencia en

el desarrollo del proyecto que sin embargo pueden influencia si no se les gestiona

adecuadamente
 IMPLEMENTACIÓN WMS 204

4 Conclusiones y Recomendaciones

La implementación del sistema para el almacén permite dar una ubicación en la estantería

a los diferentes productos dependiendo de su rotación y la distancia entre un punto del estante a

la bahía (o punto de salida) de manera que los artículos más importantes para la empresa sean

colocados en los lugares donde menos tiempo se demoren los operarios para alistar y los

procesos de almacén tengan dinamismo y velocidad.

El proyecto determina que su ejecución es viable para la compañía porque obtendrá una

rentabilidad del 85% con respecto a la inversión inicial, sin necesidad de apalancamiento.

El proyecto reducirá el costo de horas extras de los funcionarios operativos, puesto que

no tendrán que invertir tanto tiempo en la ejecución de los procesos a cargo y así podrán ofrecer

una mejor calidad de vida a sus familias.

La merma operativa y las devoluciones se verán reducidas en el balance general de la

compañía, puesto que el sistema ofrece mayor efectividad y control en cada uno de los procesos

del CEDI.

El proyecto permitirá ofrecer un mejor servicio a los clientes de la compañía en cuanto a

tiempo y calidad refiere, de esta manera aportará en la manutención o aumento de las ventas de

la compañía.

La adecuada gestión de los riesgos permitirá que el proyecto tenga una disminución en el

costo de ejecución cercano al 25%, correspondiente a la reserva de contingencia.

La optimización de procesos en el almacén permitirá aumentar la cantidad de pedidos

entregados en un 4% anual, logrando de esta manera aumentar la facturación de la organización,

adicionalmente al reducirse los costos de operación, se espera que el margen de ganancia de la

compañía aumente entre 0,5% y 0,8%.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 205

Con la implementación del sistema mejorará el funcionamiento de la compañía y los

procesos de recepción y alistamiento de pedidos, ya que la bodega se ordena de forma tal que los

operarios puedan disminuir tiempos teniendo un orden claro de ubicación en estantería.

El proyecto permitirá a la empresa aumentar el número de pedidos alistados al mes, de

forma tal que se cumpla con la totalidad de la demanda y obtener mayores ingresos como

consecuencia del ordenamiento de procesos.

La reducción de costos con la implementación del WMS, se logró en la disminución de

tiempos y recursos para ejecutar los procesos operativos del CEDI, debido a la gestión del

almacén automatizada.

Con el ordenamiento de los productos es posible empezar a llevar una trazabilidad a cada

artículo, de manera que se tengan mejores datos estadísticos para soportar de forma objetiva la

toma de decisiones en compras

Implementar el sistema WMS el cual traerá beneficios tanto económicos como operativos

para la empresa, empezando por la intervención de las capacitaciones al personal operativo

buscando el ordenamiento de productos en estantería y el cumplimento a los pedidos.

Llevar un control periódico de los indicadores de gestión calidad según el plan para de

ésta forma asegurar el cumplimiento de cada uno de los entregables y el mantenimiento de las

buenas prácticas de operación, las cuales contribuyen al mejoramiento continuo del proyecto y

de la empresa.

Fomentar en los empleados la cultura del respeto a los procedimientos con el fin de que

todos trabajen con el mismo objetivo y se logre la identificación temprana de fallas que afecten

directamente los intereses tanto del sistema como de la empresa en general.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 206

Continuar con el seguimiento o trazabilidad de los productos, ya que el mercado presenta

cambios constantes y lo que en la actualidad representa un producto tipo A puede llegar a ser un

tipo C en el futuro, debe haber un proceso de actualización que indique el estatus de cada artículo

para evitar retrocesos en las operaciones.

Realizar una revisión mensual del modelo del sistema, identificando oportunamente los

cambios que ayudan a la disminución en los tiempos de alistamiento, y al mismo tiempo llevar

un informe de los tiempos de alistamiento de los productos más importantes para la empresa con

el fin de determinar si se están ubicando en el lugar correcto dentro del estante.

Mantener una comunicación constante de la parte gerencial a la operativa, de forma tal

que se identifiquen inconvenientes en el cumplimiento de los procedimientos, propuestas de

mejora para la operación, fallas en el control y manejo de productos, aptitudes del personal y

estado de los activos del área, entre otras.

Es importante tener en cuenta que en los proyectos de optimización o automatización de

procesos la rentabilidad se verá reflejada principalmente en la reducción de costos, en este caso

se verá en las horas extras, la reducción de la merma operativa, reducción en materia prima para

la prestación del servicio, entre otros.

En la realización de todo proyecto es muy importante realizar una investigación

exhaustiva del tema específico, en el caso del presente proyecto las principales técnicas de

almacenamiento en la actualidad sus ventajas y desventajas, esto se convierte en una labor

fundamental para obtener buenos resultados puesto que la falta de éste conocimiento puede

llevar a cerrar la puerta a alternativas con buenos resultados en el mercado.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 207

Referencias

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evaluación de proyectos. Recuperado el 01 de noviembre de 2015,

[Link]

Roche Hugo & Vejo Constantino (2005) Métodos Cuantitativos Aplicados a la Administración.

Material de Apoyo ANÁLISIS MULTICRITERIO Recuperado el 01 de noviembre de

2015, [Link]

Project Management Institute (PMI®) (2013). GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA

DIRECCIÓN DE PROYECTOS (Guía del PMBOK®). Quinta Edición

Díaz Castro, Enrique. Distribución comercial. 2008

Índices de Comercio al por Menor (ICM) Mayo 2014 - Agosto de 2015. Recuperado de

[Link]

Gestión de Almacenes. [agosto de 2015]. Recuperado de

[Link]

[Link].

Sistema de Información Gerencial. [Octubre de 2015].

[Link]

Métodos de Investigación. [Noviembre de 2015].

[Link]
 IMPLEMENTACIÓN WMS 208

Anexo A- Selección Idea De Proyecto Y Definición De Alternativa A Desarrollar

Para la selección de la idea central del trabajo de grado de la Especialización en Gerencia de

Proyectos, se utilizó la técnica de lluvia de ideas sobre tres temas de interés a los cuales se les

aplicó la técnica nominal de grupo para identificar el problema más relevante a resolver como se

presenta a continuación:

IDEA DE PROYECTO 1

PROBLEMAS
A Alto costo del servicio de acueducto en un hotel
B Altas cifras de desperdicio de agua potable
C El agua es un recurso agotable
D Tecnologías no alineadas con el desarrollo sostenible
E Uso inapropiado del agua

Participante 1 Participante 2 Participante 3 Total Prioridad

A 5 4 4 13 1
B 3 3 5 11 2
C 2 5 2 9 3
D 1 1 3 5 5
E 4 2 1 7 4

IDEA DE PROYECTO 2

PROBLEMAS
A Baja satisfacción del cliente
Elevados costos de post-venta por reparaciones en elementos de
B cimentación
C Bajos rendimientos en ejecución de obra
D Afectación estructural
E Sobreconsumos de materiales
 IMPLEMENTACIÓN WMS 209

Participante Participante Participante

1 2 3 Total Prioridad
A 3 4 1 8 4
B 5 3 5 13 1
C 1 1 3 5 5
D 4 2 4 10 2
E 2 5 2 9 3

IDEA DE PROYECTO 3

PROBLEMAS
A Baja satisfacción del cliente
B Distribución inapropiada
C Recepción de mercancía lenta y manual
D Almacenamiento de mercancía inadecuado
E Inadecuada gestión de almacén

Participante Participante Participante

1 2 3 Total Prioridad
A 3 4 1 8 4
B 5 3 5 13 1
C 1 1 3 5 5
D 4 2 4 10 2
E 2 5 2 9 3

Luego de establecer las ideas de proyecto basados en la selección del problema más relevante, se

procedió a utilizar la técnica del Scoring para seleccionar la idea a desarrollar en el proyecto de

grado de la siguiente manera:

Método del Scoring para selección de idea de proyecto

Etapa 1. identificar la meta general de problema

Seleccionar la mejor idea para ser desarrollada como trabajo de grado de la especialización
de gerencia de proyectos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 210

Etapa 2. alternativas

1. implementación de un sistema para disminución de los costos del servicio de acueducto

en un hotel

2. implementación de un sistema para reducir los costos de posventas de un contratista de

cimentación profunda
3. Planteamiento de mejoras en los procesos de gestión del almacén de un centro de
distribución

Etapa 3. Lista de criterios para la toma de decisión

1. Complementación del conocimiento del área profesional

2. Posibilidad real de ejecución e implementación
3. Grado de complejidad
4. Aporte al desarrollo del País
5. Acceso a nuevas tecnologías

Etapa 4. Asignación de ponderación para los criterios

Muy poco
1 importante
Poco
2 importante
Importancia
3 media
4 Importante
Muy
5 Importante

Ponderació
CRITERIOS n
wi
1. Complementación del conocimiento del área profesional 3
2. Posibilidad real de ejecución e implementación 4
3. Grado de complejidad 3
4. Aporte al desarrollo del País 4
5. Acceso a nuevas tecnologías 5

Etapa 5. Establecer grado de satisfacción de cada alternativa a nivel de cada uno de los
criterios usando escala de 9 puntos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 211

1 Extra bajo
2 Muy Bajo
3 Bajo
4 Poco bajo
5 Medio
6 Poco alto
7 Alto
8 Muy alto
9 Extra alto

Alternativa Alternativa Alternativa

CRITERIOS
1 2 3
ri1 ri2 ri3
1. Complementación del conocimiento del área
profesional 5 5 7
2. Posibilidad real de ejecución e
implementación 7 6 8
3. Grado de complejidad 8 5 8
4. Aporte al desarrollo del País 9 4 8
5. Acceso a nuevas tecnologías 6 8 9

Etapa 6. Cálculo de la ponderación para cada alternativa

Alternativa Alternativa Alternativa

CRITERIOS
Ponderación 1 2 3
wi ri1 ri2 ri3
1. Complementación del
conocimiento del área
profesional 3 5 5 7
2. Posibilidad real de ejecución
e implementación 4 7 6 8
3. Grado de complejidad 3 8 5 8
4. Aporte al desarrollo del País 4 9 4 8
5. Acceso a nuevas tecnologías 5 6 8 9
SCORE Sj 133 110 154
 IMPLEMENTACIÓN WMS 212

Etapa 7. Selección de alternativa

Con base en los resultados del score el orden de las alternativas es:

Alternativa Score
3 154
1 133
2 110

Se selecciona la Alternativa 3. Planteamiento de mejoras en los procesos de gestión del

almacén de un centro de distribución
 IMPLEMENTACIÓN WMS 213

Anexo B. Descripción del Producto

IMPLEMENTACIÓN DE UN WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS) EN EL

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDI)

Producto: WMS Implementado y en Operación

Documento de Descripción del producto

FECHA
REVISIÓN A APROBACIÓN

Revisiones

Revisión Fecha Realizado por Observaciones

Jonathan Vargas / César

A Noviembre
Báez
B
C

Propósito
 IMPLEMENTACIÓN WMS 214

El propósito de la descripción del producto es especificarlo para garantizar que se

entiende, describir la forma en que el producto va a ser presentado y definir los
lineamientos de calidad del mismo. Se utiliza en la planeación y proporciona un punto
de referencia contra el cual la calidad del producto entregado se verifica y constituye
la base de las pruebas de su aceptación y aprobación final.
La descripción de los productos deben ser aprobados por el cliente / usuario del
mismo y la persona o equipo responsable de su producción.
Descripción del producto

Nombre del WMS Implementado y en Operación

Producto

Propósito El Centro de Distribución (CEDI) viene trabajando en pro de

/Relación con
caso de negocio estandarizar y mejorar sus procesos, a fin de aumentar la

productividad general a menores costos y cumplir con la promesa

de servicio hacia sus clientes tanto internos como externos, debido

a lo anterior según el diagnóstico realizado se identificó la

oportunidad de mejora con la implementación de un WMS

(WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM), el cual permite

realizar una medición más exacta de la operación del CEDI y

sobre ella aplicar acciones de mejora que le permitan aumentar su

competitividad. Adicionalmente se obtiene reducción de costos

con la implementación del WMS, se logra en la disminución de

tiempos y recursos para ejecutar los procesos operativos del CEDI,

debido a la Gestión del Almacén automatizada

Asignado a Sponsor. – Gerente de proyecto / Equipo WMS.

 IMPLEMENTACIÓN WMS 215

Composición Producto: WMS Implementado y en Operación

Componentes:

 Procesos Definidos con el Aplicativo

 Almacén Adecuado
 Sistema Configurado
 Personal Entrenado
 Almacén Operando con el Aplicativo
 IMPLEMENTACIÓN WMS 216

Características  Procesos Definidos con el Aplicativo:

técnicas Todos los procesos operativos del CEDI deben estar definidos
y documentados hacia el aplicativo, teniendo en cuenta la
dinámica del negocio; dichos procesos con sus características
técnicas y de negocio son:

 Programación del Almacén: El aplicativo debe estar en la

capacidad de generar informes de movimientos por
producto y familia para determinar el slotting y
configurarlo en el sistema.
 Recepción de Mercancía: Las órdenes de compra y las
REC deben pasar del sistema contable al aplicativo 100%
correctos (cantidades, referencias, entre otros). En el
momento de identificar la mercancía el aplicativo debe
reflejar las diferencias entre la orden de compra y lo
recibido físicamente, pasar la información 100% correcta
del WMS al sistema contable, liberando en la orden de
compra la cantidad de producto no recibido y cargando el
inventario en las ubicaciones y cantidades identificadas
tanto en el sistema contable como en WMS.
Debe estar clara la forma de levantar e ingresar la huella
de los productos al sistema con el fin de cumplir con el
volumen y peso (máximo 1 tonelada) de las ubicaciones de
la familia a la que corresponda.
 Almacenamiento de Mercancía: El aplicativo debe estar
en la capacidad de dirigir el almacenamiento a
ubicaciones que se encuentren libres de inventario y a la
familia correspondiente al producto.
 Planeación de la Operación: El sistema contable debe
pasar a WMS los pedidos realizados, las cargas generadas
y así planear la operación en el aplicativo, observando si
existe alguna interrupción por no contar con productos
con slotting o suficiente inventario en las áreas de picking.
El aplicativo debe estar en la capacidad de emitir tareas
de re abasto cumpliendo la regla FIFO.
 Picking y Despacho: El aplicativo debe asignar las tareas
de picking al usuario más cercano al área de trabajo y
seguir una secuencia que genere los menores movimientos
posibles.
El aplicativo debe asignar un solo stage o pasillo de
tránsito por carga.
El aplicativo debe permitir realizar monitoreo al picking y
 IMPLEMENTACIÓN WMS 217

los re abastos para cumplir con el alistamiento de las

cargas.
Características
técnicas El aplicativo debe permitir generar reportes de la
mercancía acopiada por carga y tener integración 100%
efectiva con el sistema contable para pasar la información
y generar las facturas de acuerdo a dicha información.
 Logística Inversa: El sistema contable debe tener
integración 100% efectiva para transmitir la información
de las devoluciones de los clientes al aplicativo e
identificar y cargar el inventario correctamente.

 Supply Chain Managament – SCM: WMS debe permitir

generar informes de la rotación del producto y el
inventario del almacén para determinar el
reaprovisionamiento.

 Confiabilidad del Inventario: WMS debe permitir realizar

conteos y dejarlos registrados en el sistema para
determinar la confiabilidad del inventario. También
deberá hacer una validación interna del inventario que
está cargado en la ubicación contada vs la cantidad
ingresada por el usuario con el fin de generar de manera
automática una tarea de auditoria para ajustar el
inventario, es por esta razón que WMS debe tener una
integración 100% efectiva para pasar los ajustes de
inventario al sistema contable.

 Administración de Mermas: WMS debe permitir generar

reportes de estatus de inventario y así realizar la
respectiva gestión de averías.

 Administración del Inventario: El sistema contable debe

tener total integración con WMS a nivel de inventarios
debido a las reclasificaciones y restricciones de inventario
que se requieren.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 218

 Conciliación del Inventario: El aplicativo debe tener

integración con el sistema contable para generar el
informe de diferencias de inventario entre los dos sistemas
y de inmediato realizar los ajustes necesarios para que se
encuentren equilibrados.

Los documentos deben estar a disposición de los stakeholders

principales.

 Almacén Adecuado:
La estantería del almacén debe estar remodulada como lo
específica el plano aprobado resultado del estudio de producto y
los procesos definidos.

El almacén debe ser entregado al Jefe del Almacén con cada una
de sus ubicaciones demarcadas y bien definidas.

El 100% de los productos que se encuentren almacenados deben

estar estibados de acuerdo a su respectiva huella.

El total de los productos deben tener su respectiva huella

documentada y no debe superar 1 tonelada de peso
.
 Sistema Configurado:

El aplicativo se debe integrar correctamente con el sistema

contable de la compañía y estar en la capacidad de sostener la
operación del CEDI en los siguientes procesos:
 IMPLEMENTACIÓN WMS 219

Características  Programación del Almacén

técnicas  Recepción de Mercancía
 Almacenamiento de Mercancía
 Planeación de la Operación
 Picking y Despacho
 Logística Inversa
 Supply Chain Managament - SCM
 Confiabilidad del Inventario
 Administración de Mermas
 Administración del Inventario
 Conciliación del Inventario

Las pruebas realizadas que garanticen la efectividad de los

procesos deben encontrarse documentadas y a disposición de los
stakeholders principales.

Cada uno de los usuarios que intervienen en los procesos antes

mencionados, debe contar con el aplicativo debidamente instalado
y con su respectiva licencia al día.

Los servidores, bases de datos, instancias y Access Point deben

estar adecuados e instalados, según el estudio tecnológico
aprobado, el cual define la necesidad del negocio.

La señal para las terminales debe tener el cubrimiento total del

almacén.

 Personal Entrenado

El personal que interviene en cada uno de los procesos debe estar

en la capacidad de ejecutarlos con el estándar definido, a
continuación se relacionan los temas que deben conocer de
 IMPLEMENTACIÓN WMS 220

Características acuerdo al proceso en el que participa:

técnicas
Programación del Almacén:
 Configuración de Slotting.
 Manejo de DDA’s para el análisis del producto.

Recepción de Mercancía:
 Pre-recibo de Mercancía integrado con el sistema
contable.
 Identificación de Mercancía.
 Levantamiento e Ingreso de Huellas.

Almacenamiento de Mercancía:
 Evacuación de Mercancía.
 Transferencia de Cargas.

Planeación de la Operación:
 Generación de Cargas en el aplicativo integrado con el
Características sistema contable.
técnicas  Reabastos de Mercancía.
 Uso de DDA’s para el seguimiento de la Operación y
Generación de Productividad de los funcionarios.

Picking y Despacho:
 Acopio de Mercancía.
 Despacho de Mercancía.
 Desurtido de Mercancía.
 Facturación de Pedidos integrado con el sistema contable.

Logística Inversa:
 Pre-recibo de Recibo de Devoluciones integrado con el
sistema contable.
 Identificación de Devoluciones y Siniestros.

Supply Chain Managament – SCM:

 Manejo de DDA’s para el Análisis Reaprovisionamiento y
Rotación de Inventario.

Confiabilidad del Inventario:

 IMPLEMENTACIÓN WMS 221

 Generación de Conteos y Auditorías en el sistema.

 Toma Física del Inventario: Conteos.
 Ajuste de Inventario: Auditorias de Conteo integrado con
el sistema contable.
 Cambio de Propietario de Inventario integrado con el
sistema contable.
 Reclasificación del Inventario integrado con el sistema
contable.
 Control de Fallos de Inventario.
 Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración de Mermas:
 Restringir el Inventario
 Evacuación de Inventario
 Manejo de Ubicaciones Mixtas.
 Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Administración del Inventario:

 Creación y Administración de Kit Virtuales.
 Administración de Garantías.
 Uso de DDA’s para análisis de inventario.

Conciliación de Inventario:
 Conciliar el inventario del aplicativo con el sistema
contable.
 Uso de DDA’s para análisis de inventario.

El personal de soporte debe encontrarse en la capacidad para

brindar apoyo cuando el usuario lo requiera.

El material de capacitación y las pruebas de certificación deben

estar debidamente documentadas y estar a disposición del CEDI.

 Operación del Almacén con el Aplicativo:

Estabilizar el aplicativo en la operación durante las primeras tres

semanas, asegurando la ejecución de todos los procesos que
hagan parte del negocio.
 IMPLEMENTACIÓN WMS 222

Formatos y Todos los procesos deben estar documentados en los respectivos

Normas formatos de la compañía y cumplir con las normas de publicación
estipuladas:

 Manual de Políticas
 Procedimientos
 Formato para Instructivos

Todos los documentos desarrollados durante el proyecto deben

cumplir con las normas establecidas en el documento Manual de
Políticas de Seguridad de la Información.
Integración El aplicativo WMS debe ser configurado y adecuado a la
dinámica del negocio, teniendo en cuenta la integración que
requiere con el sistema contable de la compañía por temas de
inventario, ventas, órdenes de compra, facturación, devoluciones,
entre otros.

Las pruebas que se realicen deben ser con la integración para

asegurar el buen funcionamiento de las interfaces y la
configuración de los dos sistemas.
Restricciones  El aplicativo no puede pasar a producción en las temporadas
altas de ventas de la compañía, debido a que puede afectar la
promesa de servicio hacia el cliente.
 La toma física de inventario inicial debe realizarse a cuatro
paredes y detener la operación del CEDI.
 El almacén no podrá entrar en operación si no logra una
reducción en los obsoletos de un 77%.
Criterios de  Funcionamiento 100% correcto de todos los procesos del
Calidad CEDI con el aplicativo en las tres semanas de estabilización.
Los aspectos a evaluar son:

 Confiabilidad del sistema, es decir, determinar si los

procesos tienen sus interfaces funcionando 100% correcto,
enviando y recibiendo datos exactos.
 Completitud del sistema, validar que abarque todas las
especificaciones técnicas.
 Estandarización de los datos, validar que los datos sean
coherentes en todos los paneles del sistema.
 Eficiencia en la ejecución del sistema, evaluar el tiempo
invertido en la ejecución de cada proceso.
 Seguridad del sistema, evaluar la capacidad de control de
 IMPLEMENTACIÓN WMS 223

accesos de los usuario, según los procesos.

 El 100% del almacén debe contar con sus respectivas

etiquetas legibles y reconocidas por la terminal.
 El 98% de las ubicaciones debe tener el producto de la familia
a la que corresponda, se debe encontrar estibado según la
huella, debe cumplir con las normas de orden y aseo.
 Dispositivos de radiofrecuencia funcionando al menos en un
95% y teniendo eficiencia en la ejecución de los procesos.
 90% del personal certificado para la ejecución de los procesos
con el sistema.
Método de La verificación de la calidad del aplicativo se realiza inicialmente
verificación de a través de pruebas de cada uno de los procesos y componentes
calidad del mismo en todos los escenarios posibles de la operación, tanto
en el ambiente de pruebas como en el de producción para
asegurar que la configuración y las interfaces entre los dos
sistemas estén funcionando 100% correcto.

Las validaciones de la estructura física del almacén y el personal

se realizan a través de check list a un porcentaje determinado
como por ejemplo:

Realizar inspecciones aleatorias a las ubicaciones donde se haya

almacenado mercancía recibida para validar:

 La huella del producto

 Que se encuentre en la familia correcta
 La cantidad cargada en el inventario corresponda al físico
 La ubicación cumpla con su demarcación correcta.
Verificación de Los dueños de procesos y el equipo de proyectos son los
la calidad del responsables de realizar la verificación de calidad del producto,
producto y el Director Nacional de Logística es el responsable de aprobar el
responsables de producto del proyecto.
aprobación
 IMPLEMENTACIÓN WMS 224

Anexo C. EDT, EDP,ReBS, CBS

Por el tamaño de la Estructura Desagregada de Trabajo, esta se encuentra como archivo

complementario al presente trabajo

ANEXO EDT, EDP, REBS y [Link]

Anexo D. Diccionario de la WBS

Entregable o WMS implementado y en operación en el Centro de

Producto Final Distribución.
Nombre del Implementación de wms (warehouse management system)
Proyecto en un centro de distribución.

Código 1 Nombre Procesos Definidos

Consiste en el reconocimiento físico del almacén, en la
identificación de los procesos que se ejecutan, en la rotación del
Descripción
inventario según el tipo de producto, en el diseño y
documentación de los procesos con el aplicativo.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Código 1.1 Nombre Estudio de Procesos

Identificar y analizar en campo cada uno de los procesos que se
Descripción
ejecutan en el CEDI, teniendo en cuenta los tipos de producto.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Código 1.2 Nombre Análisis de Mejora

Estudiar las posibles mejoras que se pueden realizar a los
Descripción
procesos, teniendo en cuenta el aplicativo a implementar.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Procesos Estructurados con respecto

Código 1.3 Nombre
al Aplicativo
Estandarizar y Documentar cada una de las políticas,
procedimientos, instructivos y formatos para que sean
Descripción aprobados por los dueños de proceso y el Director Nacional
Logística, a fin de trabajar sobre ellos durante y posterior al
proyecto.
Costo Responsable Analista de Procesos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 225

Código 2 Nombre Almacén Adecuado

Consiste en la adecuación física del almacén (remodulaciones,
Descripción demarcación, entre otros), teniendo en cuenta las familias
definidas y las huellas de los productos.
Costo Responsable Super - usuario WMS

Código 2.1 Nombre Familias Definidas

Definir las familias de producto y estandarizar el volumen de
Descripción las ubicaciones, según el tipo de productos que correspondan a
la familia.
Costo Responsable Super - usuario WMS

Código 2.2 Nombre Layout

Definir y aprobar el plano del almacén, referenciando la
Descripción volumetría de cada familia y la ubicación general dentro del
almacén para adecuarlo físicamente.
Costo Responsable Super - usuario WMS

Código 2.3 Nombre Entrenamiento del Personal

Crear el material de capacitación cumpliendo la imagen
corporativa de la compañía y entrenar al personal en el
Descripción funcionamiento general del aplicativo, en manejo de impresora
cebra y etiquetado para demarcar el almacén, en alturas con el
SENA y en creación de huellas de los productos.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Código 2.4 Nombre Almacén Adecuado Físicamente

Seleccionar y contratar el proveedor para la remodulación del
almacén, remodular el almacén según el plano aprobado,
Descripción
demarcar el almacén según la nomenclatura del plano y
organizar los productos por familia.
Costo Responsable Super - Usuario WMS

Código 2.5 Nombre Toma de Huellas

Definir la huella de cada uno de los productos que se
encuentran almacenados en el CEDI y para los productos
Descripción nuevos que ingresen, dejando registro en el "Convertidor" en
Excel, organizar los productos que ya se encuentran
almacenados y los que ingresen por la huella definida.
Costo Responsable Administrador de Inventarios
 IMPLEMENTACIÓN WMS 226

Código 3 Nombre Sistema Configurado

Consiste en la adecuación del Hardware para la
Descripción implementación del aplicativo y en la configuración total de los
dos sistemas (People Soft y WMS).
Costo Responsable Director de Tecnología

Código 3.1 Nombre Estudio Tecnológico

Realizar un análisis de todos los usuarios que requieren el
Descripción nuevo aplicativo y determinar la capacidad requerida de
Hardware para implementar el sistema.
Costo Responsable Administrador de Inventarios

Código 3.2 Nombre Adecuación Tecnológica

Seleccionar y contratar el proveedor para realizar la adecuación
de Hardware (Servidores, Bases de Datos, Instancias, Access
Descripción Point), adquirir las PDA y las licencias del sistema, según el
estudio tecnológico, por último instalar el software en los
equipos de todos los usuario que lo requieran.
Costo Responsable Administrador de Inventarios

Código 3.3 Nombre Personal Entrenado

Crear el material de capacitación cumpliendo la imagen
corporativa de la compañía y entrenar al personal en el
Descripción
funcionamiento general del aplicativo y en el ingreso de huellas
al sistema.
Costo Responsable Administrador de Inventarios

Código 3.4 Nombre Cargue de la Información

Cargar la información preliminar (Ubicaciones del almacén,
familias, partes, perfiles de antigüedad, huellas, roles, usuarios,
Descripción
vehículos y dispositivos) al aplicativo para poder iniciar la
configuración de cada uno de los procesos.
Costo Responsable Super - Usuario WMS

Código 3.5 Nombre Aplicativo Configurado

Configurar el funcionamiento definido para cada una de las
familias, las áreas de trabajo, los vehículos, los dispositivos y el
Descripción
slotting, también se configura People Soft según los procesos
definidos.
Costo Responsable Super - Usuario WMS
 IMPLEMENTACIÓN WMS 227

Código 3.6 Nombre Procesos Configurados

Configurar cada uno de los procesos definidos para el CEDI
con el aplicativo, incluye la configuración de las interfaces
Descripción
entre los dos sistemas y los informes necesarios para hacer
seguimiento a los procesos.
Costo Responsable Super - Usuario WMS

Código 3.7 Nombre Pruebas del Sistema

Realizar las pruebas de las configuraciones del sistema
Descripción (Interfaces entre PS y WMS, de cada proceso, de red y
conexión), realizar un informe de resultados de pruebas.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Código 3.8 Nombre Configuración Ajustada

Ajustar la configuración según el informe de resultados de las
Descripción
pruebas.
Costo Responsable Super - Usuario WMS

Código 4 Nombre Personal Entrenado

Crear el material de capacitación cumpliendo la imagen
corporativa y entrenar a todo el personal involucrado en cada
Descripción uno de los procesos definidos para el CEDI con el aplicativo. El
personal debe cumplir con la certificación en procesos de
acuerdo a las políticas definidas por la compañía.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Capacitación Básica a Todos los

Código 4.1 Nombre
Usuarios
Crear el material de capacitación cumpliendo con la imagen
corporativa y entrenar a todo el personal del CEDI involucrado
Descripción con el sistema en la dinámica general del aplicativo y realizar
una sensibilización frente al cambio por la implementación a
realizar.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Personal Capacitado en los Procesos

Código 4.2 Nombre
de Gestión del Almacén
Crear el material de capacitación cumpliendo con la imagen
corporativa y entrenar a todo el personal del CEDI involucrado
Descripción con el sistema en los procesos de Gestión del Almacén. La
dinámica del entrenamiento se hará de acuerdo a las políticas
de la compañía en cuanto a certificación refiere.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos
 IMPLEMENTACIÓN WMS 228

Personal Capacitado en los Procesos

Código 4.3 Nombre
de Gestión de Inventarios
Crear el material de capacitación cumpliendo con la imagen
corporativa y entrenar a todo el personal del CEDI involucrado
Descripción con el sistema en los procesos de Gestión de Inventarios. La
dinámica del entrenamiento se hará de acuerdo a las políticas
de la compañía en cuanto a certificación refiere.
Costo Responsable Coordinador de Proyectos

Operación del Almacén con el

Código 5 Nombre
Aplicativo
Consiste en el paso a producción del aplicativo y en iniciar la
Descripción
operación del Almacén con el sistema.
Costo Responsable Director de Proyecto

Código 5.1 Nombre Paso a Producción

Pasar la configuración del ambiente de pruebas al ambiente de
producción, realizar pruebas de cada uno de los procesos e
Descripción
interfaces en producción, realizar un informe de resultados y
ajustar la configuración.
Costo Responsable Super - Usuario WMS

Código 5.2 Nombre Inventario Inicial Cargado

Realizar un estudio de tiempos para determinar en promedio el
tiempo que lleva contar unas ubicaciones según la familia,
Descripción
determinar el plan para el cargue del inventario inicial y cargar
el inventario al sistema para iniciar a operar el almacén.
Costo Responsable Jefe de Inventarios

Código 6 Nombre Gestión de Proyectos

Consiste en la Dirección y Gestión del Proyecto para dar
Descripción
cumplimiento al producto definido.
Costo Responsable Director de Proyecto

Código 6.1 Nombre Business Case

Documento que describe el alcance del proyecto aprobado, el
Descripción estudio económico y financiero del proyecto, el estudio de los
stakeholders y el estudio de riesgos.
Costo Responsable Director de Proyecto
 IMPLEMENTACIÓN WMS 229

Código 6.2 Nombre Plan del Proyecto

Documento general que incluye los planes de proyecto
subsidiarios donde se describe el paso a paso a llevar a cabo a
través del tiempo, se determina el tiempo mínimo para la
Descripción
ejecución del proyecto y cada uno de los recursos necesarios
para su ejecución, también se determina el manejo de los
riesgos, la comunicación, la calidad, entre otros.
Costo Responsable Director de Proyecto

Código 6.3 Nombre Seguimiento y Control del Proyecto

Determina los resultados del seguimiento y control del
proyecto, informes de cumplimiento con respecto a lo
Descripción planeado, incluye la programación de visitas al CEDI para
validar el cumplimiento con respecto a la línea base del tiempo,
incluye el control de calidad del proyecto y el control de costos.
Costo Responsable Director de Proyecto

Código 6.4 Nombre Proyecto Cerrado

Documento formal donde se hace entrega del producto y es
Descripción aceptado por el cliente. También incluye la documentación de
las lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto.
Costo Responsable Director de Proyecto

Anexo E. Programación Implementación WMS – MS Project

 IMPLEMENTACIÓN WMS 230

Anexo F. Layout Almacén