UNIDAD II
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO.
PASOS PARA REALIZAR LA PLANEACIÓN FINANCIERA Y LOS PRESUPUESTOS
La planeación financiera y los presupuestos tienen como propósito
orientar a la administración para definir con planes y actividades claras el
rumbo que tiene que seguir la organización para alcanzar sus objetivos
estratégicos a mediano y largo plazo. A través del proceso de planeación
financiera, se busca en un plazo de tiempo determinado, establecer un
equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, de tal forma que
todos los recursos destinados a las actividades en un periodo estén invertidos
en la generación de resultados positivos para todos los grupos de interés
como: accionistas, clientes, empleados, proveedores, gobierno, entre otros.
PLANEACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL.
La planeación financiera no solo es el medio para elaborar
cuantitativamente los estados financieros proyectados, estado de resultados,
balance general y flujo de caja, es un complemento numérico al conjunto de
actividades a nivel estratégico, funcional y de la operación que deberá
ejecutar la administración para el logro de los objetivos.
Para lograr un eficiente proceso de planeación financiera y
presupuesto, se deben tomar decisiones que afectarán a futuro la
rentabilidad y liquidez del negocio, por lo tanto, este debe reflejar en
términos económicos los planes estratégicos de la compañía y siempre
tendrá presente tres niveles básicos de proyección: el plan de ventas y
operaciones de la compañía, el plan de inversiones y el plan de financiación.
Como lo expresa Peter Drucker, “la planeación financiera y los
presupuestos no se ocupan de las decisiones futuras, sino del futuro de las
decisiones actuales y los planes que se determinen en el proceso, serán solo
buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo duro”.
Para el desarrollo de una eficiente planeación financiera, la administración
con la participación de todas las áreas de la organización debe llevar a cabo
los siguientes pasos:
1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
El primer paso para desarrollar una planeación financiera eficiente es
definir el plan estratégico de la organización con un plazo de tiempo mínimo
a 5 años. El plan estratégico adopta decisiones en forma numérica y
cualitativa, con una estimación lo más cerca posible del carácter futuro de
estas decisiones, organizando en forma sistemática todos los propósitos y
esfuerzos necesarios para ejecutarlas. Una vez definidos los propósitos, se
procede a expresar éstos en forma numérica, de tal forma de se puedan
medir los resultados comparándolos con las expectativas plasmadas en el
plan. En la definición de la estrategia, se incorporan tres elementos básicos:
Misión, Visión y Valores, los cuales de relacionan y se expresan en la
definición de una Meta Estratégica Grande y Ambiciosa (MEGA).
2. ANÁLISIS Y ESTUDIO DETALLADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
NEGOCIO.
El segundo paso que desarrollar en el proceso de planeación financiera
es realizar un estudio de la situación actual del negocio, donde se deberá
efectuar un análisis detallado de los resultados económicos históricos y
actuales de la compañía. Para el efecto se tomarán los Estados Financieros
como mínimo de los tres últimos años, de los cuales se recomienda analizar
los siguientes elementos:
Del Estado de resultado: Crecimiento en ventas promedio, % de
utilidad bruta sobre ventas, % de gastos operaciones de administración y
ventas sobre ventas, % de Utilidad Operacional sobre ventas, % de gastos
financieros sobre ventas y Utilidad neta del periodo sobre ventas.
Análisis del Capital de Trabajo Neto Operativo (KTNO), el cual se
determina sumando los activos corrientes (Disponible, Cuentas por Cobrar e
Inventarios) menos los pasivos corrientes sin obligaciones financieras
(Cuentas por Pagar proveedores, cuentas por pagar impuestos, cuentas por
pagar impuestos, pasivo laboral y otras cuantas por pagar corto plazo)
Desembolsos históricos por concepto de inversiones en propiedad,
planta y equipos.
Niveles de endeudamiento de la compañía, especialmente si está
apalancada con entidades financieras. Análisis de la estructura de capital.
Excedentes o déficit de liquidez, basados en la elaboración del Flujo de
Caja Libre histórico de la compañía.
Calculo de otros indicadores financieros que muestran la salud
financiera del negocio como el EBITA (Utilidad antes de intereses, impuestos,
depreciaciones y amortizaciones), índice de endeudamiento y costos
ponderado de financiación del negocio.
3. DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS Y PLANES A MEDIANO PLAZO (MARCO
PRESUPUESTAL E INDICADORES ESTRATÉGICOS).
El tercer paso en el proceso de planeación financiera es establecer los
planes de la organización en términos numéricos a un periodo de un año.
Para el efecto, la administración basada en los indicadores históricos y
esperados y las expectativas externas de la economía procede a elaborar el
Marco Presupuestal, el cual consiste en proyectar el Estado de Resultados,
Balance General y Flujo de caja Libre para un periodo de un año completo.
La elaboración del Marco Presupuestal permite a la administración de
una manera rápida, definir los objetivos estratégicos y financieros para un
año, sin esperar a que cada área elabore su presupuesto mensual de ventas,
costos y gastos.
El Marco Presupuestal deberá contener: Los objetivos e indicadores
estratégicos para el año a planear en cuatro pilares fundamentales
financieros, comerciales, de procesos y del personal y las cifras anualizadas
expresadas en el Estado de Resultados Integral, Estado de la Situación
Financiera y Flujo de Caja.
La finalización de este paso se da con la aprobación por parte del alto
organismo colegiado de la organización (Propietarios, Junta Directiva, Junta
de Socios o Gerencia).
4. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO.
El presupuesto es el apoyo fundamental en una planeación financiera y
consiste en modelar financieramente los propósitos y planes de la
organización. El Presupuesto es un plan integrador y coordinador que se
expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos
que forman parte de una empresa elaborado mensualmente, con el fin de
lograr los objetivos fijados por toda la organización en el corto plazo. En la
elaboración del presupuesto, igualmente debemos proyectar el Estado de
resultados Integral, El estado de la Situación Financiera y el Flujo de Caja, la
diferencia con el Marco Presupuestal es que este se elabora mes a mes
mientras que el Marco presupuestal es año completo. Para la elaboración del
presupuesto debemos seguir el siguiente proceso:
Proyección de las ventas y el comportamiento de los recaudos de estas
son a crédito o de contado. Se debe tener presente que la definición de los
plazos de venta afecta directamente el capital y trabajo
Proyección de las compras de materia prima necesarias para atender la
demanda y determinación de los plazos de pago a proveedores.
Presupuesto de mano de obra directa la cual se necesitará para el
proceso de producción.
Presupuesto de Costos Indirectos de fabricación: Arrendamientos,
salarios supervisión, mantenimiento, seguros, etc.
Proyección de gastos de administración: Salarios, útiles y papelería,
seguros, vigilancia, etc.
Presupuesto de gastos de venta: Corresponden a todas las
erogaciones necesarias para colocar los productos a disposición del cliente y
en lo posible se deben presupuestar como variables de acuerdo con el
presupuesto de ventas de la compañía, incluyen: Salarios de mercadeo,
ventas y logística, comisión vendedores, mercadeo, material publicitario,
almacenamiento, seguros, impuesto de industria y comercio, gastos puntos
de venta, etc.
Proyección de inversiones: Se establece para el volumen de ventas y
operaciones las necesidades de inversión en propiedad, planta y equipos y en
tecnología para el desarrollo de los planes propuestos.
Presupuesto de gastos financieros: Depende directamente de las
necesidades de endeudamiento que arroja el flujo de caja. Se debe tener el
saldo promedio de deuda a mantener y la tasa de interés esperada en el
mercado financiero
Presupuesto de impuestos: Se establece una vez elaborados todos los
presupuestos anteriores y se debe basar en la normatividad vigente en
materia tributaria.
Con la información anterior, se procese a ensamblar, analizar y aprobar
los diferentes estados financieros y las acciones a seguir para el logro de los
objetivos establecidos en la planeación estratégica y propuestos en el marco
presupuestal.
5. CONTROL Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Para un eficiente proceso de planeación financiera y presupuestal, es
fundamental realizar la ejecución presupuestal, proceso que consiste en
validar si los compromisos y metas financieras y estratégicas se están
cumpliendo de acuerdo con lo planeado y aprobado. Una vez analizadas las
desviaciones mes a mes, se propone tomar decisiones inmediatas para
corregir las desviaciones presentadas, estableciendo planes de acción
inmediata tendientes a lograr el cumplimiento de los objetivos e indicadores
establecidos. Igualmente, se deberá efectuar con todo el equipo de dirección
de la compañía, un análisis trimestral de los estados financieros y de la
misma manera generar los correctivos en aquellas cifras que presenten
desviaciones relevantes.
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO EMPRESARIAL.
Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de
actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben
seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una tarea. Los
procedimientos repetitivos se denominan rutinas.
Un procedimiento escrito está compuesto por las siguientes partes:
Propósito: Pequeña declaración de intenciones del documento.
Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.
Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves
mencionados en el documento. Esto es de vital importancia, debido a que
será el marco teórico todo el texto del documento.
Referencias: En esta sección se hace referencias con otros
procedimientos de la empresa con los cuales tienen puntos en común
Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores
involucrados y las responsabilidades de cada uno.
Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y
recursos requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para la
ejecución del procedimiento.
COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA EN LA EMPRESA.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual
ya no se vende lo que se produce, sino que se produce lo que se vende (se
vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la
publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa
necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa.
Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.
Además, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la
competitividad de las empresas (qué hace la competencia), buscar la mayor
eficacia y gestión buscando técnicas para aprovechar al máximo y no perder
tiempo ni dinero.
Por tanto, no sólo se va a necesitar comunicarse con el interior sino
también con el exterior. Para esto hay que establecer una línea de
comunicación con estos sectores, para informar y estar informados, para
comunicar y estar comunicados.
Las nuevas tendencias de mercado han obligado a las empresas a
ampliar sus listas de grupos con los que comunicarse para conseguir el éxito
empresarial. Por tanto, habrá que establecer los grupos de contacto y los
objetivos de comunicación hacia estos grupos. Hasta ahora se encargaban
estudios a especialistas para obtener información sobre otras empresas, etc.,
porque el acceso a esta información era difícil. Hoy el acceso es más fácil,
pero para ello tendremos que tener claro que grupos hay.
HACIA EL INTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN INTERNA)
Personal
Dirección
Representantes laborales
Empresas filiales
Grupo económico (accionistas, etc.)
HACIA EL EXTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN EXTERNA)
Comunicación al público
Comunicación profesional
Comunicación con los colaboradores
HACIA EL ENTORNO SOCIAL
Comunicación financiera
Comunicación política comunicación con la opinión pública
Comunicación social (medios de comunicación).
ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS.
Los estados financieros presupuestados también conocidos como
estados proforma. En primer lugar, pronostica sus actividades operativas
como son los gastos e ingresos del perí[Link] debe presupuestar las
actividades de financiamiento e inversión, necesarias para lograr ese nivel de
operaciones. Muchas organizaciones no utilizan el término presupuestos,
sino la planeación de utilidades. Las fórmulas del presupuesto pueden ser
indefinidas.
Elementos de los presupuestos Presupuesto de Operación. - Cuando
se abre un negocio, el presupuesto de operación refleja las prioridades de
cómo gastar el dinero de la empresa; los gastos que contraerá y cómo pagará
esos gastos. El presupuesto de operación incluye los primeros 3 a 6 meses de
operación.
Presupuesto Financiero. - Este se encuentra en el presupuesto de
capital, en efectivo y el estado de situación financiera presupuestado.
Importancia de los Estados Financieros Presupuestados El análisis de los
Estados Financieros es vital en cualquier empresa. Éste permite detectar
errores de planeación y adopta las medidas necesarias para corregirlos antes
de que resulte más costoso para la empresa. Mediante la utilización de los
Estados Financieros presupuestados o proyectados, es factible prevenir
algunos errores y evitarlos, con ello se pueden generar ahorros importantes
para la empresa. Los datos iniciales que se deben tener para la elaboración
de los estados financieros presupuestados son:
1) Los Estados Financieros del año anterior
2) El pronóstico de ventas del año siguiente.
OBJETIVOS DEL JEFE DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS.
Mantener correcta y adecuadamente el control de la recepción y
aplicación del Presupuesto de Recursos y proporcionar la información
oportuna para la toma de decisiones.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS.
* Recibir los presupuestos parciales de cada departamento, analizarlos
yhacer las observaciones necesarias.
* Estudiar los cambios de los presupuestos parciales.
* Aprobar el presupuesto general de la empresa.
* Considerar y aprobar los cambios que se propongan alpresupuesto
general, una vez iniciado.
* Recibir informes sobre la ejecución del presupuesto
* Recomendar medidas cuando sean necesarias.
MANUAL DE PRESUPUESTO.
Un manual de presupuesto es un conjunto de instrucciones escritas
que dictan las normas y procedimientos para elaborar, ejecutar, controlar y
evaluar el presupuesto. tiene como fin documentar el proceso. Sirve de guía
integral para la actividad presupuestaria.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PRESUPUESTO
• Procedimiento para la aprobación y revisión de los impuestos.
• Fechas en las que se deben estar las cedulas presupuestarias y los
informes relacionados con los presupuestos.
• Procedimiento para hacer cumplir el presupuesto.
• Cedulas y demás procedimientos necesarios para confección del
presupuesto.
[Link]
[Link]#ixzz5H4eQ3T5p
[Link]/que-es-un-procedimiento-
[Link]/Inicio/Buenas.
[Link]/comunicación-interna-y
[Link]/8275256/ESTADOS_FINANCIEROS.
[Link]/.../[Link].