IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
La planificación (planeación o planeamiento) es una función administrativa que
comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la
formulación de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo
de planes de acción que señalen cómo implementar dichas estrategias.
Dicho en otras palabras, la planificación analiza dónde estamos, establece dónde
queremos ir, y señala qué vamos a hacer para llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.
La planeación es la primera función administrativa ya que sirve de base para las
demás funciones como son la organización, coordinación y control.
Permite proponer objetivos y señala qué es lo que se va a hacer para poder
alcanzarlos. Permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa,
coordinar mejor las tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los resultados,
ello gracias a que nos facilitar comparar los resultados obtenidos con los
planificados.
Además de ser una función administrativa que comprende el análisis de una
situación, el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias, y el
desarrollo de planes de acción, también es posible definir a la planeación como el
proceso a través del cual se realiza cada una de estas actividades.
El proceso de planeación consiste de varias etapas, es relevante que las tengas
en cuenta antes de comenzar:
Análisis de la situación: dónde estamos
Establecimiento de objetivos: de qué forma avanzamos
Formulario de estrategias: el cómo lograrlo a grandes rasgos
Diseño de planes de acción: el cómo lograrlo en detalle
La planeación administrativa de una empresa es la primera y la más importante
de sus funciones. Consiste en elaborar estrategias que guíen el accionar de
la organización para cumplir sus metas.
El objetivo final de una empresa suele ser generar ganancias y la planificación
administrativa le permite diseñar diversas estrategias para llegar a ese objetivo
final de la manera más eficiente.
La planeación es una herramienta que le permite a una organización la alocación
eficiente de recursos, designar las actividades más necesarias y mantener
objetivos claros.
Según el tipo de planeación administrativa, se pueden proyectar estrategias a
corto, medio y largo plazo. La planificación debe ser realista, con acciones que
estén dentro de las posibilidades de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
La planeación administrativa se caracteriza por:
La unidad. Las estrategias que implementa cada área de una empresa se
deben realizar conforme a los lineamientos de un plan general.
La penetrabilidad. La planeación estratégica recae tanto en los niveles
jerárquicos como en los responsables ejecutivos.
La continuidad. La planeación de estrategias es una actividad constante,
necesaria para mantener a la organización en funcionamiento.
La precisión. Los planes de acción deben ser claros y concretos, para
reducir la posibilidad de errores.
Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del
responsable que esté a cargo de la dirección, es necesaria la planeación
administrativa de la empresa en su totalidad para optimizar su productividad y sus
ganancias. El proceso de planeación para cualquier empresa consta de los
siguientes pasos:
Establecer los objetivos. Es el primer paso. Se dejan en claro los
objetivos de la empresa en su conjunto y de cada área en particular, es
decir, se establece lo que se va a hacer.
Establecer planes de acción. Es el segundo paso. Se plantea, de manera
lógica y realista, cómo se van a cumplir con los objetivos.
Establecer estrategias alternativas. Es el tercer paso. Se analizan
caminos alternativos con el fin de aprovechar oportunidades o anticiparse a
posibles problemas.
Análisis de la planeación. Es el paso final. Se analiza la efectividad de la
planeación una vez cumplido el plazo de acción estipulado. Permite aplicar
mejoras para una nueva planificación estratégica.
PROCESO
El proceso administrativo representa el flujo e interacción de las actividades de
planeación, organización, dirección y control para alcanzar un objetivo en
común. Todas estas actividades aspiran a aprovechar al máximo todos los
recursos que la firma tiene disponibles.
El aprovechamiento no solo se refleja dentro de la compañía sino que también
tiene en cuenta a los accionistas y a la sociedad. Es decir que el proceso
administrativo busca satisfacer sus necesidades tanto lucrativas como
sociales.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Cualquier organización está en búsqueda de ser exitosa. Por este motivo, se hace
fundamental trazar un camino claro que permita alcanzar las metas previstas. Sin
embargo, trazar este camino no significa sólo establecer el punto al que se
quiere llegar, implica también plantear cuáles serán los pasos para alcanzar
esa meta. Es precisamente esto en lo que consiste la Planeación Estratégica de
una organización. Aquí en Pensemos queremos contarle con exactitud qué es
la Planeación Estratégica y para qué sirve. ¡Acompáñenos!
La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer
el quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las
metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su
entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de
decisiones al interior de cualquier organización. Así, la Planeación Estratégica
es un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos y, especialmente, de
los planes de acción que conducirán a alcanzar estos objetivos
¿POR QUÉ HACER PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?
Porque la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto
los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la
situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que
empleen un lenguaje común basados en la misma información, lo que ayudará a
que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización. El plan
estratégico de una organización establece el quehacer de cada miembro, lo que
garantiza que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento
de las metas a futuro. (Conozca también los errores comunes en la Planeación
Estratégica de una organización)
Ventajas de la planificación estratégica
1. Organizaciones proactivas y no reactivas
La planificación estratégica puede ayudar a su empresa a ser más proactiva en
lugar de reactiva en innumerables situaciones.
Este tipo de documento permite a las organizaciones predecir su futuro y estar
adecuadamente preparadas. En otras palabras, las organizaciones están en
mejores condiciones de mantenerse al día con los cambios constantes en las
tendencias del mercado, manteniéndose siempre un paso por delante de la
competencia.
2. Establecer un sentido de dirección
Un plan estratégico ayuda a definir la dirección que debe tomar una organización.
Además, ayuda a establecer objetivos y metas realistas, que están alineados con
la visión y la misión de la empresa.
3. Aumento de la eficiencia operativa
Una planificación estratégica bien estructurada proporciona una especie de hoja
de ruta para alinear las actividades funcionales de la organización con el fin de
alcanzar los objetivos establecidos. Orienta los debates de la administración y la
toma de decisiones para determinar las necesidades de recursos a fin de alcanzar
los objetivos previamente definidos y, de ese modo, aumentar la eficiencia
operacional.
4. Aumentar la cuota de mercado y la rentabilidad
Un enfoque bien orientado y estructurado para transformar todos los esfuerzos de
ventas y marketing en los mejores resultados posibles puede ayudar en gran
medida a aumentar la rentabilidad y la cuota de mercado.
5. Mayor durabilidad empresarial
Muchas empresas acaban cerrando sus puertas muy pronto precisamente porque
no se han preparado estratégicamente. Con mercados cada vez más globalizados
y en constante transformación, las organizaciones que no tienen una base sólida,
enfoque y pronóstico tendrán dificultades en el medio del camino, pudiendo cerrar
sus actividades mucho antes de lo que uno podría pensar. Sin embargo, las
posibilidades son más favorables para aquellos que tienen un plan estratégico
fuerte y bien definido.
Desventajas de la planificación estratégica
1. Dificultades de aplicación
La planificación estratégica incluye varios tipos de procesos continuos que
verifican todos los principales componentes críticos de una empresa. Al ser un
proceso complejo, requiere mucha paciencia, disciplina y persistencia. Y eso, para
algunos, puede ser una gran desventaja.
2. Proceso que requiere mucho tiempo
La implementación de la planificación estratégica no es un proceso de la noche a
la mañana. Es necesario que el equipo directivo de la empresa tarde mucho
tiempo en conseguir que los nuevos procesos sean correctos.
Por ser un proceso largo, sopesando entre las ventajas y desventajas de la
planificación estratégica, las empresas inmediatas terminan precipitándose. Este
tipo de pensamiento termina dejando de lado la estrategia, lo que puede perjudicar
mucho más al negocio en un futuro próximo.
3. Alto costo para las pequeñas y medianas empresas
Un buen plan estratégico puede ser costoso para las pequeñas y medianas
empresas o para las que están empezando ahora. Esto se debe a que se
necesitan esfuerzos adicionales, por ejemplo, para analizar los ambientes
interiores y exteriores.
Además, se necesitan algunas herramientas específicas para implementar la
planificación estratégica en consecuencia, así como la posible contratación de
personal competente.
Proceso
Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar
una planeación estratégica:
1. Declaración de la visión
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el
largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.
La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.
2. Declaración de la misión y establecimiento de valores
La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la
empresa.
La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.
Por otro lado, los valores son cualidades positivas que posee una empresa, tales
como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de
los empleados, etc.
Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización.
3. Análisis externo de la empresa
El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que
sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del
entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales,
gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los
proveedores de la empresa.
Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir
(tendencias).
4. Análisis interno de la empresa
El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos
que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la
capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.
Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean
financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
5. Establecimiento de los objetivos generales
Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la
empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a
establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar
las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas
y debilidades internas.
Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la
empresa, así como la situación del entorno.
6. Diseño, evaluación y selección de estrategias
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede
a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor
manera posible, dichos objetivos.
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:
Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se
evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la
empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los
objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan
tenido o no buenos resultados.
Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la
información analizada en el punto anterior.
Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las
desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.
7. Diseño de planes estratégicos
Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a
utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en
documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos
generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las
estrategias formuladas.
En el plan estratégico se debe señalar:
Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos
generales.
Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar,
que permitan alcanzar los objetivos específicos.
Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución
de las estrategias.
Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se
obtendrán los resultados.
Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las
estrategias.
