Universidad ESAN
Maestría en Project Management 2019-2
ASIGNATURA: GESTIÓN DEL ALCANCE
PROFESOR: LUIS ENRIQUE CAMPOS FERNÁNDEZ, Mg.
TRABAJO: CASO DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE ATEKPC
Grupo N.° 3
GARCÍA ZAMORA, SANTITOS
HUAYTALLA CAJAVILCA MIGUEL ANGEL
PELAEZ LOBATO ERWIN HOMAR
REQUENA SÁNCHEZ NORVIN PLUMIEER
TAHUA QUIJANO NIVARDO EDWIN
04 DE FEBRERO 2020
INDICE
1. LOS HECHOS................................................................................................................3
2. ANÁLISIS DE LOS HECHOS............................................................................................3
3. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL................................................................4
4. PLANTEAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN....................................................................5
5. PROS Y CONTRAS DE ESTAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN...........................................5
Alternativa 1.................................................................................................................................5
Alternativa 2.................................................................................................................................5
Alternativa 3.................................................................................................................................5
Alternativa 4.................................................................................................................................6
6. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA..................................................................................6
7. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN ELEGIDA.......................................6
a) Identificación De Requisitos..................................................................................................7
b) Matriz De Trazabilidad De Requisitos....................................................................................7
8. CONCLUSIONES...........................................................................................................9
9. RECOMENDACIONES...................................................................................................9
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1. LOS HECHOS
1. Existe una disminución en las ventas y en la rentabilidad de la industria de
las PC.
2. Los fabricantes de PC enfrentan los cambios rápidos del mercado, la
tecnología y un proceso de consolidación, como la creación de teléfonos
celulares que brindan el acceso a internet como una PC.
3. La nueva área de Gestión de Proyectos (PMO) de AtekPC presenta
problemas en su implementación.
4. Se reconoce la necesidad de un enfoque de gestión de proyectos para
enfrentar la situación actual y futura de AtekPC.
5. El personal contratado para la implementación del PMO tiene poca
experiencia en el rubro del negocio al que se dedica AtekPC.
6. La gestión de proyectos en AtekPC era informal.
7. AtekPC no fue cuidadoso con el control de costos y el manejo de las
amenazas competitivas.
8. No existía consistencia en la elaboración de proyectos entre los grupos de
las áreas de negocio.
9. En AtekPC no estaban definidos los indicadores necesarios para medir el
desempeño de la PMO y no tenían decido a quien reportar.
10. En AtekPC no estaban definidos los roles y funciones para los integrantes
de la dirección de proyectos.
11. Los recursos del PMO se adquirieron a expensas de otros equipos
operativos.
12. La resistencia al cambio radica en la falta de conocimientos en todos los
niveles de la organización respecto al valor formal de proyectos.
13. Al personal de IT le resultaba atractiva la informalidad.
2. ANÁLISIS DE LOS HECHOS
1. Con el avance de la tecnología y el incremento de la competencia, AtekPC
se ve obligada a innovar en sus procesos y por eso plantean la creación
del PMO.
2. Debido a la no asignación de recursos hacia la PMO, y que el personal de
IT no estaba acostumbrado a utilizar procesos uniformes y disciplinarios
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en sus actividades. Además, las diferentes áreas no apoyan a la
implementación del PMO.
3. Debido a que se contrató personal con experiencia en PMO pero que no
estaban familiarizados con el negocio de AtekPC.
4. La forma en que se desarrollaban los proyectos en AtekPC eran
informales, a tal punto que estaban acostumbrados a que el personal se
apresurara a hacer lo que fuera necesario para armar y despachar
productos todos los días.
5. AtekPC no manejó las amenazas competitivas y los fabricantes de PC
asiáticos llegaron a comercializar las PC con sus propias marcas, dejando
de lado la fabricación por contrato.
6. Debido a que los analistas principales de AtekPC, por los años de
experiencia en la empresa, utilizaban sus propios métodos, documentos,
prácticas y herramientas que consideraban necesarios.
7. En AtekPC no contaba con experiencia en metodologías y normas para la
elaboración de proyectos.
8. Al personal de IT no se le controlaba los costos, el desempeño de los
proyectos, los beneficios obtenidos en los proyectos y no trabajaban con
presupuestos asignados.
3. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL
AtekPC es una empresa fundada en 1984, que se dedica al rubro de
computadoras y que, debido al avance de la tecnología y la competencia, se
ve obligada a implementar procesos estandarizados, uniformes y
disciplinarios en sus actividades; a la cual no estaban acostumbrados. Como
estrategia la empresa toma la iniciativa de implementar el PMO dentro de los
parámetros culturales existentes, pero los interesados no tenían claro el
alcance, los indicadores de medición y tampoco se tenía el apoyo de toda la
alta directiva, lo que ocasionaba que el PMO no tenía autoridad.
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4. PLANTEAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
1. Realizar una reunión de juicios de expertos y analizar si la implementación del
PMO es adecuado y si esta ayudaría a que la empresa se mantenga en
competencia con sus pares.
2. Revisiones de calidad a todos los proyectos que son realizados en la compañía,
de manera que en base a los resultados obtenidos se pueda documentar y
establecer los procesos para mejorar la gestión de proyectos.
3. Elaborar metodologías, estándarizados e indicadores que permitan uniformizar el
trabajo de los proyectos y tener un feedback.
4. Realizar reuniones con los responsables de las áreas involucradas para definir el
alcance y recopilar los requisitos para la implementación del PMO.
5. PROS Y CONTRAS DE ESTAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
Alternativa 1
PRO:
Realizar reunión de juicios de expertos para que las opciones de solución
tomadas sean implementadas en el momento adecuado, y así la empresa no
sea desplazada por sus competidores, es decir para la mejor toma de
decisiones.
CONTRA: Incremento de recursos.
Alternativa 2
PRO:
Contar con un feedback de los proyectos que se realizan en la empresa para
documentar, establecer metodologías y estándares que permitan uniformizar
los procesos para mejorar la gestión de proyectos.
CONTRA:
Resistencia al cambio de las diferentes áreas.
Alternativa 3
PRO:
pg. 5
Establecer indicadores para generar resultados medibles y que estos apoyen
con el tiempo para entendimiento del PMO, para una adecuada
implementación en la empresa.
CONTRA:
Resistencia al cambio de las diferentes áreas, como es el caso de TI que
trabajan de forma informal y no tenían un control de costos, tiempo, recursos
y seguimiento de los proyectos que realizaban.
Alternativa 4
PRO:
Mejor definición del alcance de la implementación del PMO dentro de la
empresa AtekPC, así como la definición y trazabilidad de requisitos.
CONTRA:
Posible resistencia, por parte de algunos responsables de áreas, a los
cambios que se puedan proponer.
6. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA
Para el caso se elige como solución, las reuniones con los responsables de
cada área, esta alternativa (4), es una herramienta que se establece en el
PMBOK, técnica que debe utilizar para comenzar a obtener los requisitos y
definir el alcance. Las reuniones desde inicio permiten la participación en el
planeamiento estratégico de AtekPC, pasando por la definición de los
programas y proyectos que resulten prioritarios de implementación, además,
se establecerían indicadores medibles que apoyen a la implementación
progresiva del PMO.
7. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN ELEGIDA
El caso de estudio se analiza dentro del área del conocimiento ALCANCE:
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a) Identificación De Requisitos
ID REQUISITO PRIORIDAD CATEGORIA
La implementación del PMO debe considerar
1 2 Media
los recursos con las que cuenta AtekPC.
Reducir el tiempo de entrega de los proyectos
2 1 Alta
a través de una mejor gestión de proyectos.
Mejorar la calidad de los proyectos en AtekPC
3 1 Alta
a través de una mejor gestión de los proyectos.
Capacitar a los profesionales de las diferentes
4 áreas de AtekPC , en el uso de la metodología 2 Media
de gestión de proyectos.
Desarrollar las competencias de los
5 profesionales de AtekPC en gestión de 3 Baja
proyectos.
Desarrollar una metodología para la gestión de
6 2 Media
proyectos en AtekPC, de acuerdo al PMBOK.
7 Implementar el cambio cultural en AtekPC. 1 Alta
Demostrar el valor de la implementación del
8 1 Alta
PMO en términos de rentabilidad en AtekPC.
b) Matriz De Trazabilidad De Requisitos
pg. 7
pg. 8
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
Nombre del proyecto Caso de estudio ATEKPC
Fecha del proyecto 02/02/2020
Información de requisitos Relación de trazabilidad
WBS
ID Requisito Prioridad Categoría Objetivo Métrica Validación
entregable
La implementación del PMO debe
1 considerar los recursos con las 2 Media Implementar el PMO Presupuesto John Strider
que cuenta AtekPC.
Reducir el tiempo de entrega de
Reducir en 25% el tiempo John Strider
2 los proyectos a través de una 1 Alta Porcentaje
de entrega de los proyectos
mejor gestión de proyectos.
Mejorar la calidad de los proyectos
Mejorar la calidad de los Estándares de calidad
3 en AtekPC a través de una mejor 1 Alta John Strider
proyectos ISO 9000
gestión de los proyectos.
Capacitar a los profesionales de
Contar con profesionales
las diferentes áreas de AtekPC , Evaluación con el 95% de
4 2 Media capacitados en la gestión John Strider
en el uso de la metodología de aprobados
de proyectos
gestión de proyectos.
Desarrollar las competencias de Contar con profesionales
5 los profesionales de AtekPC en 3 Baja capacitados en la gestión Evaluación John Strider
gestión de proyectos. de proyectos
Metodología de dirección
Desarrollar una metodología para
Obtener una metodología de proyectos basada en
6 la gestión de proyectos en AtekPC, 2 Media John Strider
de gestión de proyectos la guía PMBOK 6ta
de acuerdo al PMBOK.
Edición
Metodología de dirección
Implementar el cambio cultural en Obtener una metodología de proyectos que incluya
7 1 Alta John Strider
AtekPC. del cambio organizacional la gestión del cambio
organizacional
Demostrar el valor de la
implementación del PMO en Incrementar en 30% la
8 1 Alta Porcentaje John Strider
términos de rentabilidad en rentabilidad
AtekPC.
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1.
pg. 10
8. CONCLUSIONES
Luego del análisis del caso de AtekPC, se concluye que esta empresa
aún no tiene el nivel de madurez adecuado para la implementación de la
gestión de proyectos; puesto que la empresa estaba acostumbrado a
que el personal se apresure a hacer lo que fuera necesario para armar y
despachar productos todos los días, de esta forma los proyectos eran
informales, sin prácticas estandarizadas, sin indicadores de desempeño
a tal punto que las diferentes áreas tenían sus propios procedimientos
de trabajo, por los años que venían trabajando de esta forma, lo que
generaba una resistencia al cambio porque no estaban acostumbrados a
utilizar procesos uniformes y disciplinados.
9. RECOMENDACIONES
AtekPC deberá incentivar y capacitar a todo el personal clave de la
organización en gestión de proyectos, para que de esta forma pueda
llevar a cabo una exitosa implementación del PMO.
Además, se recomienda que AtekPC implemente un adecuado plan de
desarrollo en la gestión de cambio con el fin minimizar la resistencia en
la implementación del PMO.
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