GRUPO UNIÓN ESTUDIANTES DE ECONÓMICAS USAC
MATERIAL DE APOYO AUDITORÍA IV
EXAMEN FINAL
INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL No. 001
Guatemala, 5 de noviembre de 2019.
Señores accionistas
Empresa ABC, S.A.
Hemos realizado la auditoría operacional del departamento de distribución y
ventas correspondiente al período del 01 al 30 de junio de 2019, mediante
verificación selectiva, para diagnosticar el cumplimiento de las políticas,
procedimientos y controles de las operaciones vigentes y detectar situaciones que
afectan desfavorablemente la eficiencia operacional en la empresa ABC, S.A.
Efectuamos la auditoría operacional de conformidad con la metodología
establecida por los boletines de auditoría operacional emitidos por el Instituto
Mexicano de Contadores Públicos. El enfoque de la revisión fue evaluar los
procesos específicos para la operación del área de ventas, para presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en sus políticas y
procesos. La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre
problemas detectados y sugerir posibles soluciones.
Como resultado de la revisión se observaron oportunidades de mejora en los
procesos, los cuales se incluyen en el informe adjunto con nuestras
recomendaciones.
La revisión se efectuó con el objetivo de examinar las actividades que integran el
proceso de distribución y ventas de la empresa con el propósito de identificar
problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los procesos y operaciones
existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa. La administración de la
compañía es la responsable de diseñar e implementar los procesos y operaciones
mencionados.
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EXAMEN FINAL
Agradeciendo la atención y colaboración otorgada para la realización de la
auditoría operacional y estando a la disposición para ampliar la información
detallada en el presente informe.
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Auditor responsable
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OPRTUNIDAD DE MEJORA NO. 1
UBICACIÓN Y ESPACIO
Condición:
No se cuenta con el espacio distribuido adecuadamente, para albergar el
producto que ingresa del Departamento de Producción. En donde se resguarda
el producto terminado no mantiene un orden que permita ubicar los productos
de acuerdo con su fecha de producción, y/o fecha de vencimiento.
Criterio:
Una adecuada clasificación de productos puede evitar hurtos, además ayuda a
ubicar de una manera rápida y eficaz lo que se necesita, y se tiene la certeza
de tener un dato con más veracidad en el Kardex. De acuerdo con el
procedimiento de recepción de Producción este debe ser debidamente
identificado con su respectiva fecha de vencimiento y colocado de acuerdo con
el orden de lote de producción, para su respectiva distribución.
Causa:
No contar con una adecuada clasificación de productos.
Efecto:
La falta de una adecuada clasificación puede ocasionar:
• Robo de producto no detectado oportunamente.
• Mal servicio al despachar la mercadería del cliente.
• Inadecuada distribución de espacios destinados para el resguardo de la
producción.
Recomendación:
Se recomienda que el encargado de Distribución pueda tener un estricto control
sobre cada uno de los envíos que son recibidos del Departamento de
producción, y que el producto ingresado pueda ser colocado en el lugar que le
corresponde de acuerdo con fecha de caducidad, así como por presentación
del producto. Esto para evitar malas entregas, a vendedores, clientes,
transportistas, entre otros.
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OPRTUNIDAD DE MEJORA NO. 2
ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN
Condición:
El Departamento de Distribución y Ventas no cuenta con un organigrama
actualizado en el que se muestre de forma clara y esquemática los diferentes
niveles jerárquicos y niveles de comunicación.
Criterio:
La representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad es base
fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse
dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad
que tiene, tomando en cuenta las políticas de la empresa.
Causa:
La falta de una estructura organizacional.
Efecto:
El desconocimiento de las líneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene
cada uno de los empleados de la empresa, puede afectar en los procedimientos
implantados en cada una de las transacciones de la entidad.
Recomendación:
Es necesario colocar el organigrama de la empresa en un lugar visible por cada
uno de los empleados y que muestre de forma clara y objetiva los diferentes
niveles que constituyen la estructura organizacional de la entidad el cual debe
completarse con un manual de descripciones para cada uno de los puestos, así
como tener bien definidas las responsabilidades de cada uno de los empleados.
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OPRTUNIDAD DE MEJORA NO. 3
POLÍTICA DE VENTAS
Condición:
Durante la inspección física en el área de Distribución se encontraron notas de
devoluciones de productos efectuados por los clientes, los cuales se
encontraban con fechas vencidas, dichas devoluciones fueron aceptadas en su
momento por los vendedores.
Criterio:
Es importante recordar que de acuerdo con la política de ventas existentes solo
se pueden efectuar cambios de productos:
a) Mal empacado.
b) Fechas muy cercanas a su vencimiento
c) Por mal empaque o accidente en su traslado.
Causa:
La falta de verificación física por parte del jefe de vendedores.
Efecto:
El efecto que provoca el recibir producto ya vencido, se ve repercutido en el costo
del producto. Ya que dicho producto ya no se puede volver a reprocesar y eso
genera una pérdida para la empresa.
Recomendación:
Es importante que, para disminuir las devoluciones de productos por parte de los
clientes, el Jefe de Ventas previo a autorizar un cambio de producto debe
verificar el estado físico del mismo, de donde proviene, y el vendedor
responsable.
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OPRTUNIDAD DE MEJORA NO. 4
MANUALES Y PROCEDIMIENTOS
Condición:
De acuerdo con la visita preliminar al área de ventas se logró visualizar que, se
cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así
también los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se
encuentran desactualizados. En la mayoría de los casos cuando una persona nueva
ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.
Criterio:
Se debe contar con manuales de políticas y procedimientos actualizados, ya ayudan
a desarrollar las actividades, de manera eficaz, por lo que la empresa logra en su
aplicación, los objetivos establecidos.
Causa:
La falta de manuales e instructivos por escrito desactualizados.
Efecto:
Las operaciones se realizan de forma empírica, lo cual pudiera ocasionar
desviaciones a los lineamientos definidos, duplicación de funciones, y posibles
errores de parte de los empleados, por falta de conocimiento de los
procedimientos correctos.
Recomendación:
Sugerimos preparar descripción actualizada de puestos para los empleados
involucrados en las áreas examinadas, así como elaborar e implementar
manuales de procedimientos operativos y controles aplicables a las operaciones
relacionadas con cada área, con la finalidad de ejercer controles adecuados.
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CONCLUSIÓN
De acuerdo con el estudio realizado en la empresa ABC, S.A. se manifiesta
que el Departamento de Distribución y Ventas, juega un papel muy
importante, el cual es el encargado de llevar los ingresos a la entidad para
poder hacerle frente a los gastos, y si no se tienen las políticas bien definidas
y no se cuenta con un departamento de Auditoría Interna, encargada de
verificar el cumplimiento de políticas, procedimientos, entre otros. Se puede
dar lugar a robos, hurtos, etc., dentro de la entidad.
RECOMENDACIÓN
Aplicar las recomendaciones dadas fortalecerá los controles, se verificará el
seguimiento a políticas definidas y a procedimientos establecidos, y se logrará
el aprovechamiento y optimización de recursos.
Atentamente,
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