Anaya , J. (2008). El concepto moderno de almacén.
En Almacenes:
análisis, diseño y organización (pp.18-30). Madrid : Aranzadi-ESIC. (C246)
Capítulo 1
El concepto moderno
de almacén
Introducción
1. Contenido de la gestión de almacenes.
2. El almacén como centro de producción.
3· Tipología de los almacenes.
4· Funciones. responsabilidades y actividades.
Introducción
La palabra almacén, a las personas no introducidas en el tema, les puede suge-
rir diferentes cosas en función de las experiencias o vivencias profesionales que
pudieran haber tenido en su vida. Así, por ejemplo, se entiende fácilmente que no
es lo mismo un almacén de productos farmacéuticos para la distribución a far-
macias, que un almacén de productos industriales para la construcción, o un
almacén destinado a la custodia y guardería de muebles, por citar casos extremos.
Como tampoco tienen los mismos requerimientos un almacén de productos quí-
micos que un almacén de cerámica de construcción, por ejemplo.
En primer lugar, conviene señalar que, etimológicamente, la palabra almacén
sugiere una instalación específica para el albergue de productos de diferente
naturaleza (materiales, productos comerciales, herramientas u utillaje en general,
mobiliario, etc.); en definitiva, sería algo similar a lo que en la lengua anglo-
sajona se conoce como "warehouse". Sin embargo, de acuerdo con el enfoque
que pretendo dar a esta publicación, nos vamos a referir básicamente a almace-
nes que tienen como misión el albergar y distribuir materiales y/o productos
objeto de fabricación o comercialización de acuerdo con los conceptos modernos
de logística de distribución.
En definitiva, nos referimos fundamentalmente a la palabra anglosajona "sto-
res" o lugar donde físicamente se almacenan los stocks de productos comerciales o
industriales que posteriormente van a ser objeto de distribución o transformación.
Me gustaría desde este momento hacer una distinción clara entre el concepto
de almacén y el de bodega, ya que este término se utiliza en algunos países sud-
americanos como sinónimo de almacén.
En España, el concepto de bodega, tiene dos acepciones fundamentalmente:
los bajos de una navío (bodega de un barco) o un lugar con condiciones climáti-
cas especiales que se dedica a la maduración o crianza de ciertos productos como
20 Almacenes
el vino o el queso. Evidentemente, para nosotros esto no es un proceso de alma-
cenaje, sino una fase final de un proceso de elaboración. Cuando estos productos
salen debidamente empaquetados y etiquetados con destino a la distribución
comercial, se transforman en stocks y se albergan en un almacén.
Por últin1o conviene mencionar que aunque, lógicamente, a efectos didácticos
nos vamos a referir a un almacén de ciertas dimensiones, propios de la gran empresa,
sin embargo los conceptos son completamente asimilables y utilizables para un
almacén de tipo medio o pequeño, típico de las empresas denominadas pymes.
Los conceptos y tópicos a discutir son los mismos, si bien obviamente sus
necesidades varían en función del tamaño de la instalación requerida.
1. Contenido de la gestión de almacenes
Todos los esfuerzos realizados en logística para conseguir la excelencia en el
servicio al cliente, junto con una reducción drástica de los stocks, han potenciado
la necesidad de tener una organización eficaz en los almacenes, constituyendo
hoy en día, sin duda alguna, uno de los puntos neurálgicos más importantes para
una correcta política de distribución.
Los avances tecnológicos actuales, tanto en el campo de la manipulación
física de materiales como de las técnicas de almacenaje propiamente dichas,
junto con la aplicación extensiva de la informática o incluso la robótica, han
creado un campo de cultivo suficientemente sustancioso como para hacer que los
almacenes constituyan una de las áreas más tecnificadas dentro de la llamada
cadena logística de distribución.
Los tres parámetros en los cuales se fundamenta básicamente el servicio co-
mercial desde un punto de vista logístico son:
a) Disponibilidad de mercancías para su entrega inmediata al cliente.
b) Rapidez de entrega de la mercancía.
e) Fiabilidad en la fecha prometida de entrega al cliente.
Podríamos decir que mientras la "disponibilidad" es fundamentalmente res-
ponsabilidad directa del gestor de materiales, ya que es él el que tiene que deci-
dir el nivel de stocks requerido en los almacenes, la rapidez y fiabilidad de las
entregas dependen en gran medida de una correcta gestión de la función de alma-
cenaje y transporte.
El concepto moderno de almacén 21
En este orden de ideas, podríamos decir que el objetivo fundamental de una
correcta gestión de almacenes se basa en el principio de conseguir el grado de
servicio requerido por el mercado (por ejemplo, entregas en 24 ó 48 horas con
una fiabilidad del 95%), a un nivel de costes aceptable para la empresa.
FIGURA 1
OBJETIVO BÁSICO
EL GRADO DE SERVICIO DESEADO
- Rapidez
- Fiabilidad
- Calidad
A UN NIVEL DE COSTES ACEPTABLE
Si tenemos en cuenta que, dentro de los gastos logísticos de una empresa, la
manipulación de los productos, en un almacén de los llamados convencionales,
representa una cifra en tomo a un 48% de la totalidad de los gastos que genera el
mismo, es fácil comprender cómo la antigua figura del jefe de almacén, al cual
se le consideraba básicamente el custodio de los productos, pasa a ser la de un
manager capaz de conseguir los objetivos de servicio previstos con la máxima
eficacia y productividad.
De la misma manera que ha evolucionado su responsabilidad, las exigencias
de su perfil laboral también cambian; de tal forma que el jefe de almacén ya no
es sólo una persona con capacidad de trabajo demostrada, honradez y fidelidad a
la empresa, conocedora en profundidad de los productos almacenados, y con cua-
lidades especiales para el "manejo de hombres", como se decía anteriormente,
sino que básicamente debe de ser un "manager", técnicamente preparado para
saber optimizar la utilización de los recursos tanto tecnológicos como humanos
que tiene a su disposición con objeto de dar el máximo servicio al núnimo coste
posible. En consecuencia, las cualidades personales de un responsable de alma-
cén son muy similares a las que hoy en día se exige a un director de fábrica.
En un almacén de los llamados convencionales, la distribución de gastos
podríamos centrarla aproximadamente en los siguientes términos (ver figura 2):
- 48o/o, gasto de personal.
- 42%, espacio ocupado.
- 10%, equipo.
22 Almacenes
FIGURA 2
ELEMENTOS DE COSTE EN ALMACÉN
48%
42%
Sin embargo, en la medida en que los almacenes evolucionan con técnicas
mas avanzadas (mecanización, robótica, etc.), la distribución de gastos se invierte,
adquiriendo más protagonismo los gastos de mantenimiento del equipo, con dis-
minución drástica de los gastos de personal.
Como resumen de todo lo anterior, podríamos decir que un almacén debe res-
ponder fundamentalmente a los requerimientos de un espacio debidamente
dimensionado, para una ubicación y manipulación eficiente de materiales y
mercancías, de tal manera que se consiga una máxima utilización del volumen
disponible con unos costes operacionales mínimos.
Ambas palabras claves, dimensionamiento y eficienci~ nos llevan a dos pro-
blemas fundamentales, que trataremos oportunamente:
a) Correcto diseño de almacenes (lay-out).
b) Tratamiento eficiente y eficaz de los procesos operativos de los mismos
(flujos de entrada y salida de productos).
El concepto moderno de almacén 23
FIGURA 3
CONCEPTO DE ALMAC~N
"Espacio planificado para la
ubicación y manipulación eficientes
de materiales y mercancías"
Maximizar la utilizadón del espado en el almacén
Minimizar operadones de manipulación
2. El almacén como centro de producción
Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el cual se
efectúan una serie de procesos relacionados con:
• Recepción de materiales.
• Adecuación, en su caso, de productos a los requerimientos comerciales
(embalajes, etiquetados, etc.).
• Almacenamiento de productos propiamente dicho (ubicación física).
• Selección de productos para atender a los pedidos de clientes o fábrica (pic-
king).
• Preparación de la expedición o entregas.
• Carga de camiones.
El almacén, al igual que una planta industrial, normalmente se compone de un
conjunto de departamentos o áreas de trabajo, que se pueden definir como
"instalaciones específicas de producción", consistentes en una o más personas
y/o máquinas, que se pueden considerar como una unidad a efectos de planifica-
ción de necesidades de capacidad y programación detallada de operaciones. Por
ejemplo, actividades de picking de productos, preparación de pedidos, expedi-
ciones, etc.
24 Almacenes
Dentro de un área de trabajo se localizan los llamados puestos de trabajo,
que son ubicaciones específicas donde un operario realiza un cometido concreto,
con o sin ayuda de una máquina.
En almacenes pequeños la división física de áreas de trabajo queda un tanto
difuminada, así como el hecho de que el personal sea un tanto polivalente, reali-
zando diferentes funciones, lo cual no invalida el concepto anterior, ya que vir.:.
tualmente mantiene su existencia.
El problema logístico del almacén se plantea principalmente conseguir una
gestión correcta de los recursos empleados, evitando retrasos y colas de espera,
para minimizar así el tiempo total del proceso (rapidez en el servicio), a la vez
que reducimos los costes operacionales globales.
Todos estos conceptos se analizarán ampliamente en los capítulos 4 y 5 de
esta publicación.
3· Tipología de los almacenes
Múltiples pueden ser las clasificaciones que se pueden hacer de los almace-
nes en función de sus objetivos comerciales, sector industrial al que pertenece,
artículos que alberga, etc. Sin embargo, a efectos prácticos y desde un punto de
vista funcional, los vamos a clasificar en dos grandes grupos:
a) Almacenes industriales o fabriles, que tienen como misión albergar las
materias primas, componentes o semi-terminados de los productos nece-
sarios para atender a un determinado proceso de producción.
b) Almacenes comerciales de productos terminados con destino al mercado.
Conviene señalar que, desde el punto de vista operativo y de organización,
pocas son las diferencias existentes entre ambos almacenes, aunque obviamente
presentan sus características diferenciales, mayormente impuestas por la natura-
leza de sus productos y la operativa del picking como veremos oportunamente.
Sin embargo, desde el punto de vista de gestión de stocks o control de los inven-
tarios, sí existen diferencias importantes, tanto en los criterios de valoración
como en las técnicas de control de inventarios aplicables.
En la presente publicación pos vamos a referir fundamentalmente a los alma-
cenes comerciales, cuya filosofía de organización y gestión se puede fácilmente
extrapolar de forma discrecional al resto de almacenes.
El concepto moderno de almacén 25
En primer lugar, diremos que conviene distinguir entre el concepto almace-
nar y stockar.
Almacenar es un concepto amplio que supone toda custodia de un producto
para un fm concreto, mientras que stockar (la creación de un stock) es un con-
cepto más restringido que implica el almacenamiento de un producto para su
venta o consumo posterior. En defmiti va, el stock representa una anticipación de
la demanda.
Cuando una empresa trabaja con una política de fabricación para stocks, está
en definitiva "anticipando" su demanda con un doble objetivo:
- Dar un servicio rápido y fiable a sus clientes.
- Conseguir economías de escala en los procesos productivos.
Los almacenes dedicados, por ejemplo, a recogida de productos para su repa-
ración, consignación de material, depósitos auxiliares por falta de espacio, etc.,
no tienen la consideración de punto de stocks.
A efectos de este análisis vamos a considerar las siguientes instalaciones:
A. Almacenes de productos terminados.
B. Almacenes centrales o reguladores.
C. Almacenes regionales o de aproximación.
D. Centros de recogida de productos.
E. Plataformas de distribución.
A. Almacenes de productos terminados
Estos almacenes son normalmente instalaciones anexas a una fábrica y tienen
como misión albergar los productos fabricados, una vez pasados los controles de
calidad preceptivos.
Normalmente estos stocks pasan posteriormente a los almacenes centrales o
regionales para su distribución, ya que de lo contrario (distribución directa) per-
derían la consideración de almacenes de fábrica para ser almacenes reguladores o
centrales.
26 Almacenes
B. Almacenes centrales o reguladores
Tienen como misión recoger todo o parte de los flujos de entrada (producción,
importaciones, devoluciones, etc.) para distribuirlos posteriormente a otros alma-
cenes. En este sentido, actúan como centro de consolidación de stocks para su
distribución posterior de acuerdo con unos criterios establecidos.
Eventualmente suelen hacer entregas directas a determinadas zonas y/o
clientes.
C. Almacenes regionales o de aproximación
Estos almacenes albergan un pequeño stock que tiene por misión abastecer a
una determinada zona o región con objeto de dar un servicio lo más rápidamente
posible. Se abastecen desde los almacenes centrales o reguladores.
D. Centros de recogida de productos
Estos alinacenes no tienen la consideración de puntos de stocks, ya que su
misión no es la de anticipar la demanda, sino la de recepcionar productos proce-
dentes de devoluciones o entregas para su rehabilitación, reparación, etc., aunque
eventualmente actúen también en la distribución de los productos una vez. reha-
bilitados.
Cabe por último mencionar que, en la práctica, a veces los almacenes actúan
con diferentes funciones, no encontrándose fórmulas puras como las que hemos
definido; no obstante, a efectos de análisis conviene considerarlos por separado.
E. Plataforma de distribución ( cross-docking)
Conceptualmente, una plataforma de distribución, llamada también "depot",
no tiene la consideración de almacén, ya que en la misma no existe el concepto
de stock almacenado, sino que es una mera unidad de tránsito donde las mercan-
cías se reciben ya debidamente empaquetadas o paletizadas con destino al punto
de venta.
Normalm.e nte el depot se encarga únicamente de una agrupación final de pro-
ductos para su entrega rápida al punto de destino; en otros casos se hacen algu-
nas operaciones previas tales como empaquetado final, etiquetaje, albaranes, etc.,
El concepto moderno de almacén 27
todo dependiendo de la organización del proceso distributivo. Con frecuencia
también se utilizan como punto de recogida de las devoluciones para facilitar un
retomo conjunto y más econónúco al almacén central.
En todo caso, el punto más importante de este concepto es que las mercancías
permanecen en el depot un tiempo medido en términos de horas, no existiendo
almacenamiento de productos en el sentido de inventarios anticipados.
Normalmente, los pedidos se reciben en el almacén central, desde donde se
preparan ya en forma primaria las expediciones con destino al punto de venta.
Los depots reciben a su vez información anticipada (vía teleproceso) de los pedi-
dos que van a recibir y sus destinos, hojas de ruta, etc., con objeto de preparar de
antemano su distribución final.
FIGURA 4
TIPOLOG(A DE ALMACENES
Almacenes de productos terminados
Almacenes centrales o reguladores
Almacenes regionales o de aproximación
Centro de recogida de productos
Plataformas de distribución
A continuación tenemos un ejemplo de una distribución llamada "escalo-
nada", en donde se puede observar cómo el flujo de productos pasa por diferen-
tes almacenes desde la fábrica hasta llegar al punto de venta.
28 Almacenes
f iGURA 5
CADENA DE DISTRIBUCIÓN
DISTRIBUCIÓN ESCALONADA
APROVISIONAMIENTO REPOSICIÓN STOCKS PENETRACIÓN DE PEDIDOS
FÁBRICA Y /0
PROVEEDORES PUNTO DE VENTA
ALMACÉN CENTRAL ALMACÉN REGIONAL
h - _._._,tiJa ...... _ ... i11
l..__._______.l '---------' 1 t
FLUJO DE PRODUCTOS
- - - _..,_ FLUJO DE PEDIDOS
4· Funciones, actividades y responsabilidades
Como decíamos anteriormente~ hoy en día la figura del responsable de alma-
cén es algo más que el "custodio" de la mercancía almacenada, considerándose
básicamente un gestor de recursos (materiales y humanos), cuya utilización debe
"optimizar" para cumplir con los objetivos de servicio impuesto por el departa-
mento comercial de acuerdo con las exigencias del mercado. En defmitiva, se
trata de dar el máximo servicio en términos de tiempo de respuesta y calidad
del servicio a un coste aceptable por la empresa.
En este sentido, podríatnos resumir sus responsabilidades en los siguientes
puntos:
l.o Asegurarse de la disponibilidad de los equipos de manutención requeridos
e instalaciones apropiadas en condiciones de perfecta utilización (lim-
pieza, funcionamiento, revisiones técnicas, carga de baterías, etc.).
2. o Garantizar la presencia del personal necesario así como su formación y
experiencia requerida para atender día a día a los flujos de entrada y salida
de materiales de acuerdo con la programación de trabajos establecida.
El concepto moderno de almacén 29
3.0 Mantenimiento en todo caso de las condiciones de seguridad, salubridad
e higiene en el trabajo, de acuerdo con la legislación existente.
4.o Mantener un sistema adecuado de información sobre las actividades rea-
lizadas.
5. 0 Garantizar la vigilancia y conservación adecuada de los inventarios que
están bajo su responsabilidad, proporcionando los controles requeridos
para una correcta custodia de los mismos.
Este último punto merece especial atención sobre todo en aquellos almacenes
en los cuales hay productos que podríamos decir "golosos" y, en consecuencia,
susceptibles de robo o hurto habitual. Por ejemplo, en un almacén de consumi-
bles de oficina, era habitual que cuando alguien necesitaba un bolígrafo, o una
goma de borrar, abriese una caja para disponer del producto inmediatamente, lo
cual invalidaba la caja por estar abierta, dando así lugar a devoluciones y gastos
. .
mnecesanos.
FIGURA 6
RESPONSABILIDADES
1.. DISPOSICIÓN OPERATIVA DE RECURSOS
• Mano de obra
• Equipos de manutención
• Instalaciones necesarias
2. MANTENIMIENTO CONDIC. SEGURIDAD E HIGIENE
3· SISTEMA ADECUADO INFORMACIÓN
4· VIGILANCIA Y CONSERVACIÓN DE INVENTARIOS
La eficacia de la gestión realizada dependerá básicamente de los siguientes
aspectos:
a) Rapidez, exactitud y eficiencia de los procesos de entrada de materiales
en el almacén, ya que de ello depende su disponibilidad inmediata y en
consecuencia afecta directamente al servicio exigido al mismo.
b) Recogida y despacho de los productos en los términos de calidad y rapidez
establecidos. Digan1os que la función de almacenaje termina en el n1ornento
30 Almacenes
en que los productos son cargados a los camiones o medios de distribu-
ción empleados.
Con frecuencia ocurre que la función de almacenaje se amplía con la fun-
ción de transporte, en cuyo caso esta responsabilidad sólo termina cuando
la mercancía ha sido entregada de forma satisfactoria al cliente.
e) Revisión periódica del espacio y volumen de almacenaje disponible (capa-
cidad), promoviendo reorganizaciones físicas en el almacén para una mejor
utilización del mismo.
d) Valoración y manteninúento de standards de ejecución de los diferentes
procesos operativos.
FIGURA 7
FUNCIONES
ALMACENAMIENTO
MANIPULACIÓN
DE PRODUCTOS
CUSTODIA Y CONSERVACIÓN
DE INVENTARIOS