SUBALTERNOS DEL CABILDO DE

GRAN CANARIA

TEMARIO

FE DE ERRATAS
 TEMA 4

– El apartado 1 del Tema 4 queda de la siguiente forma:

1. La documentación administrativa
1.1. CONCEPTO DE DOCUMENTO
En sentido etimológico, documento procede de la palabra latina documentum que, a
su vez, viene de docere que significa enseñar o transmitir algo. Siguiendo al Profesor López
Yepes, vemos que en el latín medieval documentum tiene un sentido de enseñanza y de
precepto moral. Con este sentido pasa al castellano antiguo, significando «ensennamien-
to, doctrina o consejo». Alonso de Palencia en su Vocabulario Universal (1490) nos dice
que: «Documenta son exemplos para saber e semeiança para que meior entiendan». Este
contenido semántico perdura en nuestra lengua a través de los siglos, aceptándose poste-
riormente también la significación de instrumento de prueba, así lo hace el Diccionario de
la Lengua, en su quinta edición (1813). El Diccionario ideológico de Julio Casares entiende
por documento estas acepciones: «Instrucción o consejo que se da a uno en cualquier ma-
teria // Escrito con que se prueba, acredita o hace constar una cosa// figuradamente, cual-
quier cosa que sirve de prueba». Las palabras derivadas: Documentar y documentación, se
han ido incorporando posteriormente con el sentido de «probar la verdad de una cosa con
documentos», «conjunto de documentos que sirve para el fin de documentar».
Partiendo de esta noción, en sentido propio, pero tradicionalmente, se entendió por docu-
mento el escrito con que se prueba, acredita o se hace constar una cosa. Y ordinariamente ver-
saba sobre un hecho de naturaleza jurídica, redactado con arreglo a ciertas formalidades desti-
nadas a conferirle autoridad, fe y fuerza probatoria. Como se ve, en tal acepción el documento
se restringía al campo de lo jurídico, siendo objeto casi exclusivo de los Archivos históricos o
administrativos. Documentos así considerados serían los documentos históricos, los jurídicos de
la Administración, los alegados en un juicio, etcétera.
Modernamente, sin embargo, el concepto de documento es mucho más amplio y se
trata en el ámbito de las Ciencias de la Información. La definición elemental y básica de
documento sería: «todo soporte de información que trata de enseñar algo a alguien»; «todo
elemento de información fijado sobre un soporte material o toda expresión del pensamiento
fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba». O, se-
gún la Norma ISO 5127/1-1983 (PNE 50-113/1), lo define como: «información registrada
que puede considerarse como una unidad en un proceso de documentación». El documen-
to, así entendido, es el lazo y puente entre el emisor y el receptor; el medio imprescindible
gracias al cual se produce una comunicación. El documento, como bien dice R. Coll-Vinent,
no genera información, sino que la transmite. Documento es una piedra, un papel, un
lienzo, una fotografía, un disco, un vídeo. Lo es un libro, un artículo de periódico, de revis-
ta, una carta, un diploma, un testamento, etc. si transmiten información. Esta definición
moderna –dice Emilia Curras– nos lleva a pensar que todo objeto físico es documento, si
encierra información. La contemplación de un dolmen monolítico nos informa con sólo mi-
rarlo, la simple contemplación de una silla nos llena también de informaciones, del material
con que está hecha, de su forma, color, etc. Efectivamente, cualquier objeto puede ser un
documento, a condición de que tenga finalidad informativa y haya sido pensado para ese
fin. Una simple piedra del camino no será documento, pero sí lo será una piedra miliaria o
kilométrica, la pieza de un automóvil, una guía telefónica, un cuadro del Prado, porque en
su contexto histórico tienen finalidad informativa.
Tres son, pues, los elementos esenciales del documento:
– Objeto físico tangible que sirve de soporte de la información.
– La información o el mensaje que comunica.
– El proceso de documentación o sistema de información al que pertenece. Aislado
no tiene valor alguno, es decir, tienen que estar colocados, bien en su contexto
histórico o en un sistema informativo o, finalmente, tener un valor probatorio.

1.1.1. Características del documento de archivo

Una vez conceptuado el documento archivístico, conviene señalar tres características
esenciales, que nos servirán para identificarlo claramente y diferenciarlo de otras modali-
dades documentales:

1. Seriación
Los documentos archivísticos constituyen el procedimiento utilizado para desarrollar
un conjunto de funciones y actividades de relación entre personas o instituciones. Como
manifestación o resultado de una actividad concreta, se producirán tipos de documentos
similares (series), en los que se utilizan unas fórmulas de redacción (o formularios) pareci-
das, si bien cada unidad, es decir cada documento, tendrá un contenido diferente e indivi-
dualizado (p. ej. una notaría puede expedir muchas escrituras de venta, redactadas con una
estructura y formularios comunes, pero en cada una de ellas se venden bienes diferentes,
a personas diferentes y en distintas circunstancias).
2. Unicidad
El documento de archivo es único e irrepetible, aunque exteriormente se pueda parecer
mucho a otros de su misma serie. Esta segunda característica lo distingue con nitidez de
otros tipos de soportes de información, como la proporcionada por los libros de las biblio-
tecas o los periódicos de las hemerotecas, de los que suelen existir muchos ejemplares
repartidos en muchos lugares distintos.
3. Objetividad
Finalmente, los documentos suelen reflejar las relaciones entre personas e instituciones
presentando los hechos tal cual se produjeron, sin añadir normalmente elementos subjetivos
o de crítica personal. Bien diferente es, a modo de ejemplo, la información proporcionada por
las actas de las sesiones de un Ayuntamiento de la crónica periodística elaborada sobre los
hechos ocurridos en dichas sesiones.
Con estas características, como señala Heredia Herrera, los documentos de Archivo
son simultáneamente testimonio de ciertos hechos y, en consecuencia, pueden ser utili-
zados como «prueba» y a la vez proporcionan información diversificada para su uso como
fuente de datos.
1.1.2. Componentes del documento de archivo
Según Cortés Alonso, los componentes esenciales de los documentos archivísticos son
los siguientes:

1. Caracteres Externos
Son los que se refieren al aspecto material del documento (el «cuerpo del documento»).
Entre ellos podemos destacar:
a) La Clase, definida por el procedimiento mediante el cual se transmite lo contenido
en el documento. Basándose en ello podemos distinguir las clases de documentos
siguientes:
– Textuales: son los que transmiten la información mediante la escritura (p. ej. el
acta de las sesiones de un Ayuntamiento). Son los más antiguos y, hasta ahora,
los más abundantes. Pueden ser manuscritos, mecanografiados o impresos,
según el procedimiento de la escritura sea manual o mecánico. El soporte o
materia escriptoria más común en los archivos es el papel, aunque también
suele haber documentos en pergamino, sobre todo en fondos medievales. El
formato puede presentarse en forma de hojas sueltas (documentos simples),
formando expedientes (documentos complejos), o bien encuadernado en for-
ma de libro –si bien nada tiene que ver con el libro de las bibliotecas–.
– Gráficos: son aquéllos en los que el contenido está representado mediante for-
mas, colores o signos, pudiendo ser también manuscritos o impresos (por ejem-
plo, el plano con la planta de la sala capitular de un Ayuntamiento). Normalmente
van acompañados de textos explicativos y suelen servir como complemento de
los documentos textuales. Se presentan en forma de mapas, planos, cartografías,
delineaciones, dibujos, esquemas, etc. Los soportes son los mismos que en los
textuales, variando el tamaño y las calidades del papel.
– Audiovisuales: son mucho más recientes que los anteriores, originados en téc-
nicas iniciadas a lo largo del siglo XIX y desarrolladas en el XX. Aquí se incluyen
las imágenes fijas y móviles, registros sonoros y audiovisuales, etc. (p. ej. la
cinta de vídeo con la grabación de una sesión del Pleno de un Ayuntamiento).
Esta clase de documentos, que no reflejan un hecho sino que lo reproducen,
se diferencia claramente de los dos anteriores, sobre todo en el formato y en
el modo de expresión, que no está hecho por la mano del hombre sino que
obedece a un sofisticado proceso tecnológico.
– Legibles por Máquina: son documentos nacidos gracias a los nuevos procesos
tecnológicos generados a partir de mediados del presente siglo –fichas perfora-
das, bandas magnéticas, discos de ordenador...–, cuya principal característica
es el uso de unos lenguajes cifrados de carácter informático, que no pueden
ser interpretados directamente sino a través de unas máquinas especiales que
usan unos programas específicos para hacer comprensible dicho lenguaje (p.
ej. el disquete con la transcripción de los acuerdos de una sesión del Pleno de
un Ayuntamiento).
 b) El Tipo se refiere a las series documentales, a las que ya nos hemos referido al hablar
de las características de los documentos de Archivo, que no son sino agrupaciones
de documentos con formularios o estructuras formales similares, aunque de conte-
nido individualizado cada uno, que reflejan una actividad determinada (p. ej. la serie
formada por los Libros de Actas del Ayuntamiento Pleno, que existirán en todos los
archivos municipales, reflejan los actos de gobierno de las Corporaciones Locales).
c) El Soporte se refiere a la forma material en que se presenta un determinado do-
cumento: pergamino, papel, cintas magnéticas, películas de filmación, soportes
informáticos, etc.
d) El Formato alude a la configuración física del documento y a la manera en que se
ha conservado. Entre los textuales, por ejemplo, podemos encontrar documentos
sueltos como unidades aisladas, encuadernados, cosidos formando expedientes,
agrupados en legajos, etc.; los audiovisuales, en forma de disco, cinta magnética,
película, micropelícula, etc.
e) La Forma se refiere a la condición de «minuta, original o copia» de los documentos,
es decir a los diversos modos en que ha podido transmitirse la información conteni-
da en los documentos a lo largo del tiempo, desde su nacimiento en la oficina ex-
pedidora hasta su depósito en el archivo correspondiente. Estas diversas maneras
de transmisión es lo que se conoce como Tradición Documental (p. ej. el testimonio
de una sesión plenaria del Ayuntamiento nos puede llegar de varias formas: como
minuta o borrador, con las anotaciones provisionales elaboradas por la Secretaría;
en forma de acta, que será el documento original, en su redacción definitiva y con
los correspondientes signos de validación; o bien en forma de copia, cuando el
secretario traslada y certifica lo contenido en el acta de una sesión).

2. Caracteres Internos
Son los que aluden a la estructura interior del documento, a la forma como se organiza
su contenido (el «alma del documento»). Entre ellos hay que mencionar:
a) El Autor, que es la persona o entidad jurídica en cuyo nombre se redacta el docu-
mento, y el Destinatario a quien va dirigido.
b) El Origen Funcional se refiere al motivo o razón por la cual se produce un documento, a
la función que lo genera (p. ej. las actas de las sesiones del Pleno de un Ayuntamiento
responden y testimonian la más alta función de gobierno en el ámbito local que corres-
ponde a los municipios).
c) La Fecha (o «data crónica») y el Lugar (o «data tópica») en que se elabora el docu-
mento.
d) El Contenido es el asunto, tema o negocio de que trata; en definitiva, la información
que proporciona.
Los caracteres externos e internos nos servirán para señalar normas generales en el
trabajo de organización y descripción de los documentos de Archivo, así como para darles
un tratamiento uniforme a las mismas clases y tipos documentales de archivos similares.
1.1.3. Valor del documento de archivo
El documento, desde el punto de vista archivístico, podemos decir que tiene dos valo-
res fundamentales, sucesivos en el tiempo, en función del tipo de información que puede
proporcionar a lo largo de su existencia:

1. Valor Primario
Está en estrecha relación con el propio origen del documento, que nace con la misión
de servir de garantía o prueba de un acto de naturaleza jurídica o administrativa; es decir, el
documento nace como memoria perdurable de las acciones llevadas a cabo por la persona
o entidad que lo produce, cumpliendo una función esencial en la gestión administrativa. En
definitiva, contemplando este valor originario o primario, también denominado «valor admi-
nistrativo» o «valor legal», el documento sirve sobre todo como testimonio.

2. Valor Secundario
Se refiere básicamente a la capacidad de información de todo documento. Aunque esta
capacidad nace en el mismo momento en que se genera el documento, pues por definición
no es sino un registro de información, el valor secundario o histórico se suele hacer efectivo
cuando desaparece o se diluye el valor primario o legal del documento. Este valor secun-
dario va ligado al uso de la documentación como fuente de información en la investigación
histórica. Cuando un documento, con el paso del tiempo, deja de ser activo administrati-
vamente pasa a ser activo como fuente histórica (p. ej. un documento de carácter jurídico,
como una ley o un decreto, poseerá valor primario mientras está en vigor; a partir de su
derogación, surgirá el valor secundario).

1.1.4. Edad del documento de archivo

Otro principio plenamente aceptado en la teoría archivística actual es el de las Edades de
los Documentos, que hace referencia al ciclo vital por el que pasan, desde su nacimiento en el
organismo productor hasta su consideración como fuente histórica. Se pueden distinguir tres
fases o edades, a cada una de las cuales corresponderá un tipo determinado de archivo:

1. Edad Administrativa
En ella, el documento tiene pleno valor primario; su uso y consulta suele ser muy fre-
cuente por parte de las personas que intervienen en su creación; su localización, por tanto,
debe situarse muy cerca de ellas (Archivos de Gestión).

2. Edad Intermedia
Es intermedia para la documentación cuyos valores primarios han disminuido, pero sin
desaparecer, y los secundarios están iniciándose. Su uso y consulta son ya esporádicos por
parte de las oficinas productoras, si bien sigue predominando su valor administrativo sobre
el histórico. En esta segunda edad, los documentos pueden localizarse en instalaciones
distintas a las de sus primeros usuarios (Archivos Intermedios).
3. Edad Histórica
En ésta predomina claramente el valor secundario y su uso y consulta tienen un destino
casi exclusivamente cultural e histórico. Sus usuarios serán los investigadores. La docu-
mentación de edad histórica deberá ubicarse en un local propio destinado a su conserva-
ción definitiva (Archivos Históricos).
Aunque los plazos entre las distintas edades que acabamos de señalar son muy difíciles
de precisar, debido a la enorme diversidad de tipos documentales, el esquema siguiente
nos puede dar una idea de las relaciones entre edades y valores de los documentos, plazos
temporales y tipos de archivos.

1.1.5. Clasificación de los documentos

Existen diferentes criterios para clasificar el documento, tal como lo hemos definido.
Nosotros, haciendo una síntesis de los autores consultados, reducimos a tres los tipos de
documentos:

A) Por su contenido y finalidad

– Históricos: su contenido o finalidad es probar hechos históricos.
– Jurídico-administrativos: cuyo contenido encierra un derecho, obligación o man-
dato, y tienen carácter probatorio. De ambos tipos de documentos se ocupan los
Archivos históricos y administrativos.
– Documentales en general, en el sentido amplio ya definido. De éste se ocupa la Docu-
mentación.
B) Según su forma y confección
– Gráficos: manuscritos estudiados por la paleografía, diplomática, etc.
– Tipográficos: libros, etc., que estudia la Bibliotecología.
– Iconográficos: retratos, diseños, grabados, fotografías, microfichas, planos, cartas
geográficas, ilustraciones, cuadros, etc.
– Plásticos: sellos, monedas, medallas y todos los objetos en relieve sobre metal,
yeso, etc. Ambos conservados en los Museos.
– Fónicos: discos, compactos de música, etc., propios de las Fonotecas.
– Audiovisuales: diapositivas, películas, vídeos, objeto de Filmotecas.
– Informáticos: cintas magnéticas, disquetes, discos duros, discos compactos, worm,
etc., estudiados por la Informática.

C) Por su origen
– Primarios: en los que se transmite la información directamente. Pueden ser:
* Libros, folletos.
* Publicaciones seriadas y periódicas.
* Tesis doctorales.
* Informes técnicos.
* Patentes.
* Normas.
* Anuarios.
* Mapas.
* Catálogos comerciales e industriales.
– Secundarios: son documentos elaborados a partir de los documentos primarios. Pue-
den ser:
* Revistas de Sumarios: nos indican los títulos de los artículos publicados.
* Revistas de resúmenes: añaden además un resumen de cada artículo.
* Revistas de citas: nos enumeran las referencias bibliográficas que cita cada
artículo.
* Otros: Catálogos Colectivos, Revistas, Bases y Bancos de Datos, etc.
– Terciarios: Elaborados a partir de los secundarios como: Bibliografías de bibliogra-
fías, perfiles bibliográficos, Thesaurus, etc.

1.1.6. Los documentos de la Administración General del Estado

El Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, junto con el Manual de Imagen Ins-
titucional de la Administración General del Estado (modificado Real Decreto 209/2003, de
21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como
la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados
por los ciudadanos), establecen una serie de criterios para la producción documental y el
material impreso de la Administración General del Estado, de los Organismos Autónomos
dependientes de ella y los Servicios Comunes y Entidades Gestoras de la Seguridad Social.
Todo ello, en lo referente a:
a) La emisión, elaboración o utilización de documentos, modelos normalizados y
material impreso. A excepción de los que hayan sido establecidos y regulados
en normas de la Unión Europea o de otras organizaciones internacionales, los
cuales se regirán por su propia normativa, siéndole de aplicación subsidiaria lo
dispuesto en el Real Decreto antes citado.
b) Las informaciones, publicaciones, comunicaciones o cualquier otro tipo de expre-
sión en cualesquiera soportes, incluidos los audiovisuales o telemáticos, así como
los carteles y señalizaciones que elaboren o utilicen, en lo que se refiere a una
imagen institucional, formatos y estructura general.

[Link]. Imagen institucional

La imagen institucional se fundamenta en la utilización, en todas las expresiones y
comunicaciones, del Escudo de España con las características establecidas en la Ley
33/1981, de 5 de octubre, y en el Real Decreto 2964/1981, de 18 de diciembre, por el
que se regula el modelo oficial del Escudo de España, junto a la denominación del corres-
pondiente Departamento ministerial. Ello será obligatorio en los documentos regulados por
este Real Decreto.

[Link]. Formalización y confección de los documentos administrativos

Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite,
debe estar formalizado.
Se denomina formalización a la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órga-
no emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen
dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o
telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero,
por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la
Administración General del Estado. En estos documentos formalizados debe constar:
a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano
administrativo competente para la emisión del documento, así como el nombre y
apellidos de la persona que formaliza el documento.
b) En los casos en que lo haga por delegación de competencias o delegación de firma
se hará constar tal circunstancia, expresando la disposición de delegación y la de-
nominación del cargo o puesto de trabajo de quien formaliza.
c) El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.
d) La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos, si
se trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurí-
dicas privadas o la denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige.
 En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no
se exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspon-
diente documento.
En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero
trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el
que consten, al menos, los siguientes datos:
a) El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de documen-
to, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
b) El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se inte-
gra el documento, con el objeto de facilitar el ciudadano su mención en las comu-
nicaciones que dirija a la Administración.

[Link]. Utilización de lenguas cooficiales

A) En material impreso y modelos normalizados
Los impresos normalizados que se pongan a disposición de los ciudadanos en las de-
pendencias situadas en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua co-
oficial serán bilingües en castellano y en la lengua cooficial, de acuerdo con los siguientes
criterios:
a) Los impresos deberán expresar todos sus contenidos y epígrafes en las dos lenguas
por líneas o por bloques de texto diferenciados, dejando espacios únicos para su
cumplimentación por el ciudadano en la lengua por la que haya optado.
b) En aquellos impresos para los que, por razón de su extensión o complejidad, así
se determine, se pondrán a disposición de los ciudadanos dos modelos alterna-
tivos redactados uno de ellos en castellano y el otro en la lengua cooficial. En
tal caso, en ambos modelos, figurará destacada la advertencia de que existen
impresos redactados en la otra lengua a disposición del ciudadano.
Cuando el material impreso de los órganos y unidades que tengan su sede en el ámbito
territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial, vaya a ser utilizado para co-
municaciones dentro del ámbito territorial autonómico, los datos y denominaciones corres-
pondientes al membrete y a la identificación del órgano u Organismo autónomo figurarán,
con carácter general, en castellano y en la correspondiente lengua cooficial. Cuando el
material esté destinado a su utilización en comunicaciones dirigidas fuera del ámbito te-
rritorial autonómico, los mencionados datos y denominaciones podrán figurar únicamente
en castellano.
B) En señalizaciones y carteles
Serán bilingües, redactándose en castellano y en la lengua cooficial correspondien-
te, las señalizaciones exteriores de identificación de las dependencias administrativas, así
como los contenidos más relevantes de los carteles de carácter informativo o publicitario
que se elaboren para su ubicación en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma
con lengua cooficial.
[Link]. Categorías de material impreso
El material impreso normalizado para su utilización en comunicaciones de tipo general
se clasificará en oficios, notas interiores y cartas, en función, respectivamente, del carácter
externo, interno y personal o protocolario de la comunicación.

[Link]. Contenido de los modelos normalizados de solicitud

En la primera hoja de todo modelo normalizado de solicitud figurará, convenientemente
destacado en su encabezamiento, un título que exprese claramente el objeto de la solici-
tud. También deberán figurar dos espacios para la constancia de las fechas de entrada de
la solicitud en cualquiera de los lugares en que ésta fuera presentada y en el registro del
órgano competente.

El cuerpo del modelo se estructurará en las siguientes partes:

a) Datos del solicitante. Se establecerán apartados para que el ciudadano señale

los datos personales de identificación del solicitante y, en su caso, del repre-
sentante, que resulten estrictamente necesarios en función del procedimiento
o sean requeridos por su normativa reguladora.

b) Datos relativos a la solicitud. Figurará impresa la petición en que se concreta

la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas solicitudes alternativas
o acumulables éstas figurarán claramente expresadas con las correspondientes
casillas para que el ciudadano realice su opción.

También podrán figurar impresos los hechos y las razones en que se fundamenta la
solicitud, siempre que sean homogéneos y uniformes para el procedimiento o ac-
tuación de que se trate y sin perjuicio de la facultad del solicitante para modificarlos
o ampliarlos en hoja aparte.

A continuación, se establecerán los apartados necesarios para que el ciudada-

no señale los datos relativos a la solicitud que sean requeridos por la corres-
pondiente normativa o resulten imprescindibles para la tramitación del procedi-
miento.

Asimismo, figurará impresa la relación de los documentos preceptivos que el ciu-

dadano debe acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente,
así como apartados para que aquél exprese los documentos que, sin ser requeridos
normativamente, desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud.

c) Datos relativos a la notificación. Se establecerán apartados alternativos para

que el ciudadano consigne el medio o medios preferentes por los que desea
se le practique la notificación y otros para que se puedan señalar dos lugares
donde practicarla, indicándose al ciudadano la obligatoriedad de cumplimentar
al menos uno.
 En el caso de que los datos de carácter personal consignados en el modelo norma-
lizado vayan a ser objeto de tratamiento automatizado, figurarán convenientemente
destacadas las advertencias a que se refiere la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como la norma de
creación del fichero al que tales datos vayan a ser incorporados.
Todo modelo normalizado de solicitud irá acompañado de unas instrucciones por es-
crito, en las que se informará al ciudadano de los requisitos y efectos básicos del proce-
dimiento, incluyéndose, además, las informaciones necesarias para la correcta cumpli-
mentación del modelo. En los modelos normalizados en los que se utilice el castellano y la
correspondiente lengua cooficial, las instrucciones y la información estarán redactadas en
ambas lenguas.
Todo modelo normalizado de solicitud correspondiente a procedimientos en los que se
requiera la aportación de cualquier tipo de certificaciones emitidas por los órganos de la
Administración General del Estado y los organismos vinculados o dependientes de aquélla
deberá establecer un apartado para que el interesado deje constancia, en su caso, de su
consentimiento expreso para que los datos objeto de certificación puedan ser transmitidos
o certificados por medios telemáticos directamente al órgano requirente.

1.2 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y

CLASES

1.2.1. Clasificaciones
El documento oficial suele ser un documento que relaciona a las personas físicas o
jurídicas con los diversos organismos públicos del Estado. Gran parte de estas relaciones
son a través de las comunicaciones escritas, y muchos de éstas se manifiestan mediante
impresos preestablecidos que hay que cumplimentar.
Estos impresos se atienen a un sistema normalizado y racionalizado que permite sumi-
nistrar al organismo la información requerida, sin caer en redundancias, lo que simplificará
el trabajo de los funcionarios sobre dichos impresos. El hecho de que la Administración
trabaje tan sólo con la información necesaria para desarrollar las actividades de sus orga-
nismos representa una gran economía, no sólo monetaria, sino de trámites o burocracia;
de tiempo, tanto para la persona física o jurídica, como para el funcionario; de espacio, a
la hora de tramitar y conservar los documentos, etc.
La mayoría de los documentos oficiales son de carácter externo, es decir, dedicados a
recoger datos externos que no son los del funcionamiento interno del organismo. Al mismo
tiempo, como cualquier otra entidad, tiene los denominados documentos internos pero que
se producen con bastante menor frecuencia.
Como es de suponer, cada organismo oficial tendrá una serie de documentos especí-
ficos que dependerán de la actividad a que se dedique éste. Al existir gran diversidad de
entidades públicas, lógicamente los documentos oficiales son innumerables, pero a pesar
de ellos podemos hacer una clasificación general de los de uso más corriente en la Admi-
nistración:

 Proveídos


Decretos resolutorios
De resolutoria Resoluciones y acuerdos
 Providencias

 Actas

 Interna

Minutas
Diligencias

DOCUMENTOS De constancia


ADMINISTRATIVOS


 Certificaciones
Recibos
Externa
Títulos
 Tarjetas de identificación

 Notas interiores
 Con destinatario
nominativamente 
Oficios
Cartas y Saludas
determinado Telegramas
De comunicación

 Con destinatario  Edictos

Boletines Oficiales
indeterminado
 Boletines regionales

Otra clasificación de la documentación administrativa se podría hacer sobre la base de

la relación establecida por la Administración con los administrados, por éstos con la Admi-
nistración y por la Administración consigo misma, lo que daría lugar a:

a) Documentos dirigidos por la Administración a los particulares

Son los siguientes:
– Resoluciones y Providencias: son los actos de decisión de la Administración, por
los que resuelve sobre las cuestiones que le hayan sido planteadas o que hayan
sido emprendidas de oficio. Las primeras ponen fin al asunto al que se refieren (sin
perjuicio de los recursos pertinentes), las segundas son decisiones de tramitación,
que no ponen fin al procedimiento en que recaen.
– Notificaciones: Son el acto por el que la Administración da a conocer a los par-
ticulares interesados la resolución o acuerdo adoptado. Podrá ser la notificación,
personal, por cédula o por edicto.
– Requerimiento: Se trata de una citación al administrado por la que se le insta a
acudir ante la autoridad administrativa correspondiente o a que se cumpla deter-
 minado trámite. La disposición contenida en el requerimiento puede ser de cumpli-
miento obligatorio para el particular, o facultativa.
– Certificaciones: Tienen como finalidad acreditar la existencia de un hecho cual-
quiera.
b) Documentos dirigidos por los particulares a la Administración
Los más característicos son:
– Instancias y solicitudes: Atendiendo a su diverso contenido, podría hacerse una
clasificación o enumeración de los diversos tipos de instancias o solicitudes:
* Instancia por la que se solicita tomar parte en una oposición o concurso.
* Instancia que inicia un expediente cualquiera.
* Solicitud de declaración de incompetencia de algún órgano administrativo,
etc.
– Declaraciones: Manifestaciones de la existencia de ciertos hechos que se realizan
por los particulares a la Administración.
Estas declaraciones pueden ser:
* Escritas o verbales.
* Simples y juradas.
Se diferencian estas últimas en que a la responsabilidad, siempre del declarante,
se añade el juramento religioso de decir verdad.
– Recurso: Es el derecho del administrado para impugnar ciertas resoluciones o cier-
tos actos realizados por la Administración y que pueden ocasionar lesión a aquél.
– Reclamación: Es el acto por el que el particular solicita de la Administración el
reconocimiento de un derecho o la anulación de un acto administrativo.

c) Documentos administrativos de régimen interior

– Traslado: es la comunicación de un acto cualquiera, realizable entre órganos ad-
ministrativos, o el envío de algún documento o expediente.
– Informe: es la solicitud de opinión de otro órgano administrativo. Es muy corriente
clasificar los informes en facultativos y preceptivos; aquéllos son los solicitados por
el órgano que ha de resolver, sin que a ello le obligue ninguna disposición. Por el
contrario, los preceptivos han de solicitarse siempre en los casos en que así esté
establecido.
Desde otro punto de vista, los informes pueden ser vinculantes y no vinculantes,
diferenciándose entre sí en que en aquéllos la opinión emitida por el órgano infor-
mante obliga al decisorio en su resolución, y no en los segundos.
– Propuesta: elevación al órgano administrativo decisorio de un expediente junto con
un proyecto de resolución que es el que recibe el nombre de propuesta. El contenido
 de estas propuestas y la disposición material de las mismas puede ser, en líneas
generales, la siguiente:
Referencia a la instancia del interesado o al acto que dio origen al expediente; ac-
tos realizados y pruebas practicadas, informes emitidos y resumen de su contenido;
fundamentación de la resolución que se propone y contenido de esta propuesta;
lugar, fecha y firma.
– Minuta: la copia que se incluye en el expediente o que se conserva archivada para
otros fines, recibe el nombre de minuta que, en definitiva, se trata de una simple
copia literal del escrito o documento reproducido.
– Notas interiores: la nota interior es un documento que ordinariamente sólo circula
dentro de un mismo organismo no teniendo por ello proyección al exterior.
Es de gran utilidad y su finalidad puede ser varia; así, puede servir para traslado
de documentos de una dependencia a otra de un mismo organismo, para que el
superior ordene al inferior la realización de alguna actuación, etc.
– Asiento: constancia o toma de razón que se realiza en un libro o documento con
el fin de reflejar la existencia de cualquier hecho.
Otra clasificación de documentos administrativos, siguiendo a López Nieto, es la que
distingue entre documentos producidos por la Administración, y los producidos por los ad-
ministrados.

A) Producidos por la Administración

Aquí distingue LÓPEZ-NIETO, atendiendo a la finalidad que persiguen:
a) Documentos de relación, es decir, aquellos que son empleados para dirigirse a
otros órganos de la Administración o a los particulares. Se incluyen en este aparta-
do los siguientes:
1. Oficio, que es el documento más usado en la Administración, y que tiene por
finalidad poner en contacto dos órganos de la Administración (comunicación)
o poner en conocimiento de los particulares las decisiones de un órgano admi-
nistrativo (notificación).
2. Carta, que rara vez se usa como instrumento de comunicación entre órganos
de la Administración, que reservan este medio para las comunicaciones no
oficiales (por ejemplo, las de las Secretarías particulares). Lo mismo puede
decirse de las comunicaciones que revisten la variante de «saludas».
3. Telegrama: Es un medio que prácticamente no se utiliza, ya que hoy las comu-
nicaciones urgentes se hacen vía telex, fax, correo electrónico, etc.
4. Edictos: Son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conoci-
miento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personal-
mente. Los edictos se publican en los tablones de anuncios de los Ayuntamien-
tos o en el Boletín Oficial del Estado (BOE) o en el de las Provincias.
 5. Notificación: Es el acto formal de un órgano destinado a comunicar a los in-
teresados una resolución administrativa o un escrito de un particular que una
resolución mande comunicar.
Esta es la notificación en sentido amplio. Pero también lo son la citación, el
emplazamiento y el requerimiento, que son definidos por GÓMEZ ORBANEJA y
HERCE del siguiente modo:
– Citación es la convocatoria con señalamiento del sitio, día y hora en que
debe comparecer el citado.
– Emplazamiento es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo que se
señala.
– Requerimiento es un acto formal de intimación que se hace a alguna per-
sona para que entregue, haga o deje de hacer alguna cosa.
b) Documentos de tramitación, que son aquellos que tienen por objeto reflejar la or-
denación e instrucción del procedimiento. Tales son:
1. Atestado: Es el conjunto de actuaciones previas que los agentes de la auto-
ridad llevan a cabo, bien a denuncia de los particulares, bien de oficio, para
remitirlas seguidamente a una autoridad, a fin de poner en conocimiento de la
misma hechos que pueden motivar la incoación de un expediente, generalmen-
te sancionador.
2. Informe y dictamen: Informes son las opiniones o pareceres que emiten los
órganos de la Administración acerca de pretensiones, hechos o derechos que
sean objeto de un expediente. Es requisito esencial en estos documentos que
dichos pareceres u opiniones sean emitidos por órganos ajenos a la tramitación
o resolución del expediente.
La diferencia entre informe y dictamen no es nítida y estriba quizás, en opinión
del autor al que estamos siguiendo, en que el dictamen hace referencia al
parecer de un órgano colegiado, por ejemplo, el dictamen del Consejero de
Estado, mientras que el primero supone un órgano unipersonal.
3. Propuesta: Es el parecer del funcionario o autoridad que instruye el expedien-
te, emitido a la vista de lo actuado y ante el órgano que ha de decidir, para que
éste resuelva. La propuesta lleva fecha, antefirma y firma.
4. Cuaderno de extractos: Es una pieza separada del expediente, en la cual se
resumen los documentos que obran en aquél, con indicación del lugar donde se
hallan (fecha y folio).
c) Documentos de resolución, que son aquellos en que quedan reflejados los actos
administrativos que deciden cualquier cuestión, ya sea de trámite o de fondo. Son
éstos:
1. Providencia: Reflejan los actos de impulsión del procedimiento. Es un docu-
mento de trámite, que no pone fin a un asunto y que suele ser acordada por el
 funcionario que tenga a su cargo la tramitación del expediente. Suele utilizarse
con mayor frecuencia en los expedientes sancionadores.
2. Decreto: Generalmente, el decreto resuelve algo, aunque desprovisto de las solem-
nidades de la resolución propiamente dicha. Tal vez por esta razón debería reser-
varse este medio para aquellos casos que no se refieran a resolución del fondo del
asunto. Adopta la forma de una resolución, sin detalle ni motivación. La fórmula que
se ha venido usando tradicionalmente es : «Visto el escrito... y atendiendo a que...».
Y en punto y aparte, «Vengo en disponer...».
Esta forma de resolución, es decir, el decreto, es utilizada tradicionalmente por
las autoridades de la Administración Local, por ejemplo, Decreto del Alcalde.
3. Resolución: Son las decisiones dictadas por la autoridad competente sobre las
cuestiones que hayan sido objeto del expediente. Pueden recaer sobre cuestio-
nes previas, sobre cuestiones incidentales o sobre el fondo del asunto.
La resolución adopta una forma más solemne que la providencia o el decreto,
sobre todo cuando la ley exige que sea motivada.
Cuando la decisión procede de un órgano colegiado recibe el nombre de acuerdo
(acuerdo de un Pleno, de una Comisión de Gobierno, etc.), aunque también se
denominan acuerdos a las decisiones sobre cuestiones que se resuelven durante
la tramitación del expediente.
4. Disposición: Cuando la resolución tiene por objeto establecer normas de ca-
rácter general recibe normalmente el nombre de «disposición», llamándose
«Reales Decretos», si requieren la previa deliberación del Consejo de Ministros,
«Órdenes» de las Comisiones Delegadas del Gobierno o ministeriales, y «Cir-
culares», «Instrucciones» y denominaciones similares, si son cursadas por los
órganos inferiores.
d) Documentos de constancia interna: Tienen por finalidad conservar en las oficinas
públicas datos relativos a hechos o actos que guardan relación con el procedi-
miento o actuación administrativa en general. En este grupo sitúa LÓPEZ-NIETO los
siguientes:
1. Diligencia: Es la declaración de la constancia de un hecho, generalmente de
tipo procedimental (por ejemplo, para hacer constar que se desglosa un docu-
mento).
2. Libros de registro: Son aquéllos en los que la Administración guarda cons-
tancia de la entrada y salida de una Dependencia de toda clase de escritos y
documentos.
3. Libros de administración económica: En ellos se reflejan las operaciones
económicas en general que tienen lugar en un Centro o Dependencia deter-
minados y que son exigidas en ocasiones por la realización de los servicios
públicos.
 4. Libros de actos resolutorios: Son aquéllos en que la Administración deja
constancia de los actos resolutorios dictados, con muy diversos fines, desde
estadísticos hasta los más concretos de vigilancia y control. Son de gran utili-
dad práctica pues en un momento determinado puede conocerse, por ejemplo,
el número de establecimientos de cualquier tipo autorizados en una demarca-
ción concreta.
e) Documentos impresos: Tienen por finalidad hacer públicos los actos administrati-
vos. Aquí hay que incluir:
1. Boletín Oficial del Estado: Es el primer periódico oficial del Estado español,
y en él se insertan todas las disposiciones de carácter general y una serie de
resoluciones, según exija la normativa vigente, así como determinados anun-
cios.
En la inserción de originales, se guarda el siguiente orden de secciones:
I. Disposiciones Generales, donde figuran, en primer lugar, las dimanantes de
la Jefatura de Estado y, a continuación, las de los distintos Departamentos
Ministeriales, por orden de prelación y siguiendo el orden de jerarquía nor-
mativa, seguidas de las dictadas por las Comunidades Autónomas.
II. Autoridades y personal:
* Nombramientos, situaciones e incidencias.
* Oposiciones y concursos.
III. Otras disposiciones.
IV. Administración de Justicia.
V. Anuncios:
* Subastas y concursos de obras y servicios.
* Otros anuncios oficiales.
* Anuncios particulares.
2. Publicaciones ministeriales: Existen en los Ministerios publicaciones que tie-
nen por objeto dar publicidad a las leyes y disposiciones que les afectan direc-
tamente y que reciben nombres diversos (Boletines Oficiales, Diarios Oficiales,
Boletines de Información). Estos últimos no se limitan a la publicación de dispo-
siciones, sino que extienden su ámbito a aspectos técnicos, sociales o culturales,
según el Departamento de que se trate.
3. Boletines de las Comunidades Autónomas: Son publicaciones oficiales que
cumplen el mismo cometido que el BOE en el ámbito de competencias de
aquéllas.
4. Boletín Oficial de la Provincia: Es el periódico oficial de la provincia, donde se
insertan las disposiciones que son de interés general, las que afectan especial-
 mente a la provincia respectiva, así como las circulares y órdenes que, dentro de
sus atribuciones, dicten las autoridades locales. También se publican en dicho
Boletín una serie de anuncios y convocatorias, en la misma forma que lo hace el
BOE, cuando alguna norma legal así lo establece.
5. Publicaciones municipales: Son las que editan algunos Ayuntamientos con
distintas denominaciones (Gaceta, por ejemplo), donde se insertan disposicio-
nes legales de interés para la población del Municipio, así como las ordenan-
zas, reglamentos o bandos que emanan de las propias autoridades locales.

B) Producidos por los administrados

Entre ellos hay que distinguir:
1. Denuncia: Es el escrito mediante el cual un particular pone en conocimiento de un
órgano administrativo, autoridad, funcionario o agente de la autoridad un hecho,
sin que haya ninguna petición ni tenga, por tanto, carácter de interesado.
2. Petición: Es el escrito en que un particular solicita a un órgano que dicte una re-
solución cuya concesión no está prevista en la ley o depende exclusivamente de la
voluntad del propio órgano, que, por otra parte, no tiene la obligación de resolver.
3. Escritos: Aparte la denuncia y la simple petición, los interesados pueden dirigirse a los
órganos administrativos por medio de escritos en que hagan peticiones al amparo de
las disposiciones vigentes. Pueden ser escritos de iniciación, en el que el administrado
se dirige a un órgano con objeto de iniciar un expediente para obtener una resolución
(lo que se ha llamado «instancia»); escritos de alegaciones en su sentido más amplio
(en los procedimientos sancionadores se llaman «escritos de descargo»); escritos de
recurso, o sea, aquéllos mediante los cuales se impugna un acto existente.
4. Declaraciones: Son el medio normal por el que los particulares manifiestan a la
Administración la existencia de ciertos hechos o de juicios de valor subjetivos. La
declaración puede hacerse por escrito o verbalmente.

C) Documentos comunes
Son los producidos indistintamente por la Administración y los administrados. Aquí
incluimos los siguientes:
1. Copias: Son documentos que, con frecuencia, figuran en los expedientes. Pueden
ser presentadas por los administrados, bien para que, una vez selladas, puedan
acreditar haber presentado un original en un Registro de entrada, bien porque las
actuaciones a realizar en un expediente exijan la presentación de documentos por
duplicado o más veces. Pueden ser producidas por la Administración para que sur-
tan los mismos efectos que el original cerca de otros órganos.
Las copias deben ser una reproducción exacta del original o parte del original. Se
extienden, por lo general, no dejando espacios libres, sin puntos y aparte y sepa-
 rando los puntos con punto y guión. Son firmadas por quien presente el original,
si se trata de particulares, y autorizadas con la firma del funcionario a cuya cus-
todia está confiado el documento original, cerrándose con la fórmula «es copia»,
y llevan antefirma y firma.
En las actuaciones administrativas queda siempre en el expediente una copia literal
de los documentos que tienen salida al exterior para constancia del acto que con-
tienen. Estas copias reciben la denominación de «minutas».
2. Actas: Son documentos que tienen por objeto dejar constancia escrita de hechos
y actos que pueden producir efectos jurídicos. Las actas son levantadas ordina-
riamente para reflejar sesiones de reuniones o para dejar constancia de hechos
que lleva a cabo la Administración por medio de sus funcionarios (recepción de
una obra, visitas de inspección).
Se extienden, según los casos, en pliegos o en libros. Las actas se inician con el
encabezamiento, donde se hace constar el lugar, fecha y la hora del acto con el
nombre de los asistentes y el objeto. En el cuerpo del escrito se hace narración de
todas las incidencias que tengan lugar durante el acto. Al final, es firmada por los
asistentes. Estos documentos no deben llevar tachaduras ni espacios libres.
3. Certificaciones: Son documentos solemnes en los que quien certifica responde
de su contenido, pudiendo incurrir, en su caso, en responsabilidad. Pueden ser
declaraciones de conocimiento y declaraciones de juicio.
Constan de las siguientes partes:
– Encabezamiento, en el que se escribirá el nombre y apellidos de la persona que
certifica, seguido del cargo en virtud del cual certifica.
– Cuerpo del escrito, precedido de la palabra «certifica», expresándose los datos con
la mayor claridad posible (los números, por ejemplo, en letra).
– Lugar y fecha, expresándose en letra si el documento tiene caducidad.
– Firma de la persona que certifica.
– Sello de la oficina correspondiente.
Puede añadirse al certificado el VºBº (Visto Bueno) de la persona que hace constar la
legitimidad de la firma de la persona certificante. En opinión de LÓPEZ-NIETO, este requisito
no parece que sea necesario.

1.3. DOCUMENTOS DE LOS PARTICULARES A LA

ADMINISTRACIÓN: La instancia

1.3.1. Introducción
Mediante ella, el interesado o ciudadano se dirige a la Administración, instando de
la misma una actuación concreta en el tema de que se trate, que bien puede ser de
carácter material: la adopción de una medida de policía administrativa (por ejemplo, la
retirada de un vehículo abandonado en la vía pública con evidentes síntomas de deterioro
y peligro para los viandantes), bien de carácter formal: el reconocimiento o declaración
de un derecho del propio interesado (por ejemplo, a acceder a unas pruebas selectivas en
esa misma Administración, o la concesión de una licencia de edificación o de un permiso
de pesca).

1.3.2. Requisitos formales

En cuanto a los requisitos formales de las solicitudes y su tratamiento legal, habrá que
estar a lo dispuesto en la ya citada Ley 30/1992, de 26 de noviembre (LRJAP y PAC), cuyo
art. 70 dispone que:

1. Las solicitudes que se formulen deberán contener:

a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represen-

te, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a
efectos de notificaciones.

b) Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

c) Lugar y fecha.

d) Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada

por cualquier medio.

e) Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

2. Cuando las pretensiones correspondientes a una pluralidad de personas tengan

un contenido y fundamento idéntico o sustancialmente similar, podrán ser formu-
ladas en una única solicitud, salvo que las normas reguladoras de los procedi-
mientos específicos dispongan otra cosa.

3. De las solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados en las

oficinas de la Administración, podrán éstos exigir el correspondiente recibo que
acredite la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia en la que figu-
re la fecha de presentación anotada por la oficina.

4. Las Administraciones Públicas deberán establecer modelos y sistemas normaliza-

dos de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolución
numerosa de una serie de procedimientos. Los modelos mencionados estarán a
disposición de los ciudadanos en las dependencias administrativas.

Los solicitantes podrán acompañar los elementos que estimen convenientes para preci-
sar o completar los datos del modelo, los cuales deberán ser admitidos y tenidos en cuenta
por el órgano al que se dirijan.

Por último, recuérdese lo expuesto sobre la innecesariedad de incluir en las solicitudes

y escritos administrativos fórmulas de salutación.
1.3.3. Subsanación y mejora voluntaria
Para luchar contra la viciosa práctica administrativa de rechazar los escritos cuando tie-
nen algún defecto, establece el art. 71 LRJAP y PAC (en redacción dada por la Ley 4/1999)
que si la solicitud de iniciación no reúne los requisitos que señala el artículo anterior y los
exigidos, en su caso, por la legislación específica aplicable, se requerirá al interesado para
que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos,
con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, previa
resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 42.
Siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva, este
plazo podrá ser ampliado prudencialmente, hasta cinco días, a petición del interesado o iniciativa
del órgano, cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales.
Finalmente, en los procedimientos iniciados a solicitud de los interesados, el órgano
competente podrá recabar del solicitante la modificación o mejora voluntarias de los térmi-
nos de aquélla. De ellos se levantará acta sucinta, que se incorporará al procedimiento.

1.3.4. Modelo
1.3.5. Forma de presentación de solicitudes
El art. 38,4º LRJAP y PAC dispone, en cuanto a la forma de presentación de solicitudes
que las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de
las Administraciones Públicas podrán presentarse:
a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.
b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Adminis-
tración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades
Autónomas, o a la de alguna de las Entidades que integran la Administración Local
si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno Convenio.
c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Por lo demás, con arreglo al número 7 de este art. 38 LRJAP y PAC, podrán hacerse efec-
tivas además de por otros medios, mediante giro postal o telegráfico, o mediante transferen-
cia dirigida a la oficina pública correspondiente, cualesquiera tributos que haya que satisfacer
en el momento de la presentación de solicitudes y escritos a las Administraciones Públicas.