Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vice – Rectorado Académico

Coordinación General de Pregrado

Proyecto de carrera: Ingeniería Industrial

Sección 01

Asignatura: computación II

MANU
AL DE
USUAR
IO DE
MICRO
SFT
Profesor Alumno

ACCES
Agustín Marcano Jeanmarcos Figuera 26.688.528

S 2010
 INTRODUCCION

Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de

base de datos que se puede usar para realizar un seguimiento de la información importante.
Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otros
usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web. Access es una herramienta
que puede utilizar para desarrollar de forma fácil y rápida aplicaciones de base de datos
relacional que le ayudarán a administrar información. Puede crear una base de datos que le
ayude a realizar un seguimiento prácticamente de cualquier tipo de información, como un
inventario, contactos profesionales o procesos de negocio. De hecho, Access incluye
plantillas que puede utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos datos, lo
que facilita la tarea incluso para un principiante. Con ella se puede agregar nuevos datos de
una base de datos como un nuevo artículo en un inventario, modificar datos existentes en la
base de datos. Con Access se pueden crear bases de datos ya sea en blancos, con plantillas
instaladas, o plantillas de [Link], Access 2010 organiza la información en tablas, que
son listas y columnas similares a las de un libro contable o a las de una hoja de cálculo, una
base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de
datos necesitan varias tablas, una base de datos correctamente diseñada permite obtener
acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para
lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea
necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más
probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse
fácilmente.
MICROSFT ACCESS 2010

Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de

base de datos que se puede usar para realizar un seguimiento de la información importante.
Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otros
usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web.

Con Access se puede hacer:

 Agregar nuevos datos de una base de datos como un nuevo artículo en un inventario
 Modificar datos existentes en la base de datos
 Organizar y ver los datos diferentes
 Compartir los datos con otras personas mediante informes, correos electrónicos , o
internet

PARA QUÉ SIRVE ACCESS

Access es una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma fácil y rápida
aplicaciones de base de datos relacional que le ayudarán a administrar información. Puede
crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento prácticamente de cualquier
tipo de información, como un inventario, contactos profesionales o procesos de negocio. De
hecho, Access incluye plantillas que puede utilizar directamente para realizar un
seguimiento de diversos datos, lo que facilita la tarea incluso para un principiante.

CUANDO ABRA ACCESS

Cuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede
obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir
una base de datos existente y ver contenido destacado de [Link]. La vista Backstage
contiene también muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar, mantener o
compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a
bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.
Para tener acceso a la vista Backstage en cualquier momento, haga clic en la pestaña
Archivo.

OPCIONES PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva. La ficha Nueva
proporciona varias formas de crear una nueva base de datos:

 Una base de datos en blanco: Puede comenzar desde cero si lo desea. Es una
buena opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos
que necesita adaptar o incorporar.
 Una plantilla que se instala con Access: Considere usar una plantilla si va a
comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente. Access se suministra
con varias plantillas instaladas de forma predeterminada.
 Una plantilla de [Link]: Además de las plantillas que vienen con Access,
puede encontrar muchas más plantillas en [Link]. Ni siquiera es necesario
 abrir un explorador; las plantillas están disponibles desde la ficha Nueva

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO

1. Inicie Access.
2. En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de datos en blanco o
Base de datos web en blanco es impórtate mencionar que las bases de datos de
escritorio no se pueden publicar en la web y las bases de datos web no admiten
algunas características de escritorio
3. A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo. Para cambiar la ubicación en la que se crea el archivo, haga clic en
Examinar , junto al cuadro Nombre de archivo, busque y seleccione la nueva
ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Crear.
5. Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para
agregar de la nueva tabla.
6. Agregar una tabla: Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente
mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILL

1. Inicie Access 2010.

2. En la ficha Nueva de la vista Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo.
 3. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla que desee usar.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.
5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre
de archivo para buscar una ubicación donde desea crear la base de datos. Si no
indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación
predeterminada que se muestra bajo el cuadro Nombre de archivo.
6. Haga clic en Crear.

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA DE [Link]

Si está conectado a Internet, puede explorar o buscar plantillas en [Link] desde la vista
Backstage de Microsoft Office. Siga este procedimiento:

1. Inicie Access 2010.

2. En la ficha Nueva de la vista Backstage, siga uno de estos procedimientos:

 Explorar para encontrar una plantilla En Plantillas de

[Link], haga clic en la categoría de plantilla que le interese (por ejemplo,
Trabajo).
  Buscar una plantilla En el cuadro Buscar Plantillas en [Link],
escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el
botón de flecha para buscar.

3. Cuando encuentre una plantilla que desee probar, haga clic en ella para
seleccionarla.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo.

5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro

Nombre de archivo para buscar una ubicación donde desea crear la base de datos.
Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación
predeterminada que se muestra bajo el cuadro Nombre de archivo.

6. Haga clic en Descargar.

Como crear una tabla en Access

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del
grupo Tablas de la ficha Crear.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

1. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la

columna Haga clic para agregar.

2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o

bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este
artículo. Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic
en su encabezado y escriba el nuevo nombre.

Crear una tabla empezando en la vista: es importante destacar que la vista Diseño
no está disponible para las tablas de una base de datos web.
 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

4. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna

Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista
Tipo de datos.

5. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna

Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto
de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de
estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel
Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles
creados para ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para
informes.

6. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla: en la ficha Archivo,

haga clic en Guardar.

DISEÑO DE UNA BUENA BASE DE DATOS

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de
ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos
redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan
errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea
correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que
recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por
tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que, divide la información en tablas
basadas en temas para reducir los datos redundantes, proporciona a Access la información
necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise, ayuda a garantizar
la exactitud e integridad de la información satisface las necesidades de procesamiento de
los datos y de generación de informes. El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

 Determinar la finalidad de la base de datos

  Buscar y organizar la información necesaria, reúna todos los tipos de
información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de
productos o los números de pedidos.

 Dividir la información en tablas, divida los elementos de información en

entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a
ser una tabla.

 Convertir los elementos de información en columnas: Decida qué información

desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se
mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados
podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

 Definir relaciones entre las tablas: Examine cada tabla y decida cómo se
relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las
tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

 Ajustar el diseño: Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y
agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener
los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

 Aplicar las reglas de normalización Aplique reglas de normalización de los

datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los
ajustes necesarios en las tablas.

IMPORTAR, ANEXAR, O VINCULAR DATOS DE OTRO ORIGEN

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una
nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. En Access, en la ficha Datos
externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al
tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en
Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
1. En el cuadro de diálogo Obtener
datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o
escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro
Nombre de archivo.

2. Haga clic en la opción que desee

(todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo
Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual.
Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien (con algunos
programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada
que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro
de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y después
haga clic en Aceptar. El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o
vincular datos.

¿QUE ES UN FORMULARIO?

Cuando tenga varios usuarios para la base de datos, el uso de un formulario puede hacer
que la entrada de datos sea más sencilla, más rápida y más precisa, porque puede establecer
el diseño que se adapte a las necesidades y aptitudes del usuario.

El diseño de un formulario determina el modo en que puede escribir o editar los datos. Los
formularios tienen controles como listas, cuadros de texto y botones, cada uno de los cuales
está asociado a campos de diversas tablas, consultas, macros o controles de otros
formularios abiertos. Los controles se usan ya sea para leer datos de una tabla o escribir
datos en una tabla subyacente.

¿QUE ES UNA CONSULTA?

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o
de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos,
combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una
tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se
denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se
denominan consultas de acción.

RESTAURAR UNA BASE DE DATOS

Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base
de datos (una copia en cuyo diseño e integridad de datos confía). Debe usar el comando
Copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero
puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo,
puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB
externo de copia de seguridad.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos
que está dañado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de
seguridad de la base de datos.

HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos
abiertos en la vista Diseño, y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre
y en la ubicación que especifique.

1. Abra la base de datos para la que desee crear una copia de seguridad.

2. Haga clic en la pestaña Archivo.

3. Haga clic en Compartir.

4. En el área Guardar base de datos como, en Avanzada, haga clic en Copia de

seguridad de la base de datos.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo,

revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el
nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo
de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

6. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia

de seguridad en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en
Guardar.
 CONCLUSION

El proceso básico Access 2010 es crear una base de datos que se usará en equipos de
escritorio, no en la Web., y explica cómo crear una base de datos de escritorio mediante una
plantilla o cómo crear una base de datos desde cero creando sus propias tablas,
formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una explicación
de algunas técnicas que puede usar para incluir datos existentes en la nueva base de datos.
Access 2010 también admite la creación de bases de datos web que se implementan en un
servidor en el que se ejecuta Servicios de Access. Un buen diseño de base de datos es,
aquél que: Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos
redundantes. Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de
las tablas cuando así se precise. Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la
información. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de
informes.

Access al ser una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma fácil y rápida
aplicaciones de base de datos relacional que le ayudarán a administrar información. Puede
crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento prácticamente de cualquier
tipo de información, como un inventario, es el objetivo principal de Microsoft Access es
que permite aplicaciones de base de datos que se puede usar para realizar un seguimiento
de la información importante. Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en la
Web, de forma que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web.