PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 1 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MÉRIDA
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS
ECONÓMICAS Y ADMIINISTRATIVAS
ING. EN GESTIÓN EMPRESARIAL
MATERIA:
LOGISTICA DE CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
UNIDAD 4
ACTIVIDAD
4.3 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
ELABORADO POR:
ESTRADA POOT JESÚS ALEJANDRO
FACILITADOR
JORGE CARLOS CASARES MÉNDEZ
GRUPO: 8GL
MÉRIDA YUCATÁN
ABRIL 2020
Página 1 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 2 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
Contenido
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................3
1. OBJETO.....................................................................................................................3
2. ALCANCE.................................................................................................................4
3. REFERENCIAS.........................................................................................................4
4. DEFINICIONES........................................................................................................4
5. RESPONSABILIDADES..........................................................................................5
6. DESARROLLO.........................................................................................................8
6.1. Proceso de Recibo...................................................................................................9
6.2. Procesos de Picking..............................................................................................10
6.3. Procesos de Embarque..........................................................................................10
7. REGISTROS............................................................................................................11
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN...................................................................................11
9. HISTORIAL DE REVISIONES..............................................................................11
10. ANEXOS 10.1 PROCESO DE RECIBO.............................................................13
10.2 PROCESO DE PICKING.................................................................................14
10.3 PROCESO DE EMBARQUE..............................................................................15
Realizó Revisó Aprobó
Nombre Alejandro Estrada Ing. Jorge Carlos Casares Ing. Jorge Carlos Casares
Méndez Méndez
Fecha 25/04/2020 27/04/2020
Firma Alejandro E.
Página 2 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 3 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
INTRODUCCIÓN
Aun cuando las actividades del Centro de distribución van enfocadas en esencia
a cuestiones prácticas, no podemos dejar de lado la parte administrativa, que sin duda es
un punto clave y estratégico en el cumplimiento de los objetivos empresariales y
logísticos. Dentro de la planeación y del mismo diseño del Cedis se contempla toda la
estructura organizacional de la empresa, para integrar los procesos de cada una de las
áreas integrando los lineamientos corporativos establecidos en las políticas.
Para poder profundizar en este tema, es necesario que quede claro que el Centro
de distribución no sólo es una unidad de negocio, sino un elemento estratégico dentro
del sistema de una empresa, que busca con su funcionamiento, obtener ventajas
competitivas dentro del mercado, es por ello que en el siguiente manual se abordarán los
procesos administrativos necesarios para mantener una alta productividad.
1. OBJETO
Proveer al personal que labora en el departamento del CEDIS, un documento que
describa de forma específica las actividades que se realizan dentro de cada una de las
áreas, brindándoles las herramientas y conocimientos especializados, para que puedan
desempeñar sus funciones de la manera más rápida y eficiente disminuyendo tiempo y
costo.
2. ALCANCE
A través del diseño del manual administrativo en los Centros de Distribución
(CEDIS), se pretende brindar mejoras en los procesos internos, logrando una
integración y sincronización de las áreas; como resultado, se obtendrán mejoras en los
niveles de servicio interno, eficiencias operativas, disminución de los tiempos y costos,
reducción de mermas y diferencias en inventarios.
Página 3 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 4 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
El desarrollo de este manual trae consigo, además, otros beneficios como
fomentar la importancia de minimizar operaciones de manipulación y disminución de
tiempos de entrega.
3. REFERENCIAS
Valles, J. (2015). Dinámica industrial, de la producción a la distribución. México: Mc
Graw Hill.
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2015)
4. DEFINICIONES
Recibo: en esta operación se reciben los materiales y se revisa que cumplan con
los criterios de aceptación de mercancía de los CEDIS o productos requeridos al
proveedor, lo que delimitará su aceptación o rechazo del pedido para su
posterior almacenaje.
Picking: es la recopilación de los productos solicitados para su entrega.
Embarque: proceso en el cual se hace la entrega al transportista del pedido
solicitado.
Cedis (Centro de Distribución): Se entiende como un espacio logístico en el
que se almacena mercancía y se embarcan órdenes de salida para que sean
distribuidos en el comercio mayorista o minorista. Normalmente está
conformado por uno o más almacenes en los que ocasionalmente se
implementan ciertos sistemas según las necesidades.
Stock: se asocia con el inventario que se encuentra en la reserva de los
productos de una empresa, siendo los bienes existentes que cuenta la misma de
un mismo producto.
Página 4 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 5 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
Lector de pedidos: dispositivo electrónico que por medio de un láser lee
el código de barras. Consiste en el escáner propiamente dicho (que mediante un
láser lee el código), un decodificador y un cable o antena wifi que actúa como
interfaz entre el decodificador y la terminal computadora.
Sistema HOST: se refiere a las computadoras o a otros dispositivos conectados
a una red que proveen y utilizan servicios de ella.
Ruteo: es la función de buscar un camino entre todos los posibles en una red de
paquetes cuyas topologías poseen una gran conectividad.
5. RESPONSABILIDADES
Proveedor:
1. Recibir del comprador la orden de compra
2. Recibir adjunto a la orden de compra en su caso, la “Hoja de
Atributo” (es la programación con fechas y cantidades de entrega) y
surtir el material de acuerdo con la descripción solicitada y en el
tiempo requerido.
3. Enviar la mercancía dependiendo el destinatario, directamente al
usuario o entregar al Almacén.
Encargado de almacén: Recibir las mercancías revisando las especificaciones
de empaque acordadas en el contrato.
Jefe de almacén:
Página 5 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 6 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
1. Debe identificar al vehículo, chofer y alguna otra u otras personas que se
presenten en el momento de la entrega del pedido, con el fin de cumplir
medidas de seguridad hacia la empresa una vez que se identificó plenamente
el personal del autotransporte se continuará con el proceso.
2. Debe revisar en su terminal a través de módulo de recepción de pedidos en el
sistema de gestión del grupo de manera diaria la formación de pedidos, así
como las solicitudes entregadas.
3. Entregará el total de pedidos al almacenista, en los formatos específicos para
la verificación de existencias.
Jefe de embarques:
1. Debe asignar el espacio en el área de recepción o arribos en donde debe
descargarse el pedido, debiendo dar indicaciones del cuidado de la estiba de
los productos y la correcta utilización de las herramientas y el equipo
personal de seguridad.
2. Es el responsable de revisar que el número de cajas indicado corresponda a
las entregadas y de esta manera procede la revisión del domicilio donde se
debe entregar el pedido, clasificando el pedido de acuerdo al domicilio para
conformar las rutas que saldrán para su entrega.
3. Responsable de coordinar el abastecimiento en tiempo y forma del
transporte.
Página 6 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 7 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
Checador de pedidos:
1. Revisará que la cantidad y el número de parte corresponda a la mercancía
entregada por el surtidor de pedidos y cuando este se encuentre correcto le
entregará al Escaneador de pedidos
2. Después de terminar con el proceso de conteo y verificación física del
pedido recibido, el checador de pedidos debe de ingresar en el sistema de
control y de gestión de la empresa, cada uno de los productos recibidos.
Escaneador de pedidos: capturará a través de sistema de gestión del grupo y
con el lector designado para tal fin cada una de las cajas o empaques a través de
la etiqueta individual de cada una de las piezas que conforman el pedido.
Almacenista:
1. Debe seleccionar por especificaciones técnicas (familia) y tamaño
de cada una de las piezas. Concluida la selección de la mercancía
se debe comenzar con el acarreo y acomodo de cada producto en
el espacio designado para el mismo.
2. En el caso de que no se cuente con la existencia de la mercancía,
el almacenista deberá informar al jefe de almacén para que se
elabore un reporte de incidencia y al mismo tiempo se genere un
pedido urgente de la mercancía faltante para el surtido del pedido
y la cobertura del stock mínimo.
Surtidor: con el formato en mano, el surtidor iniciará su recorrido para
recolectar la mercancía descrita en el formato de pedido previamente clasificado
Página 7 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 8 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
por el sistema de gestión del grupo, dicha recolección se llevará a cabo con las
herramientas destinadas para tal fin (transportadores, patines, cajas, etc.)
Cargador: es el encargado de la carga y descarga de las mercancías de los
medios de transporte.
Transportista: sigue la ruta establecida y Consolida los envíos de diferentes
proveedores y/o cliente en el menor tiempo posible.
6. DESARROLLO
Más que un aporte a la rentabilidad de la empresa, optimizar los recursos en
mano de obra, instalaciones y equipos es una obligación de los centros de distribución.
Optimizar no solo se refiere a dar el mejor uso a lo que se tiene, sino en tener
exactamente lo que se necesita, es decir, tener las instalaciones adecuadas para que el
flujo del proceso sea eficiente, a adquirir los equipos indispensables para cada labor.
Para administrar de manera correcta un CEDIS, hay que tomar en cuenta lo
siguiente:
1. Infraestructura y equipos: incluye la selección adecuada del terreno,
construcción, equipos y estructura de almacenamiento:
Patios, equipos, piso, muelles, altura, estantería y zona de picking.
2. Procesos: la descripción detallada de la operación debe de estar
documentada y ser de uso común por parte de todo el personal. Es
importante que los procesos hagan que los productos recorran la menor
distancia posible y que no haya flujos en direcciones opuestas a la
operación.
Página 8 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 9 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
Recibo Acomodo Almacenamiento despacho
3. Tecnología e información: en general el flujo de información debe ser
claro y simple, la tecnología debe ser la adecuada para la empresa.
Lector de código de barras, radiofrecuencia, internet, consistencia
de la información, integración de la información
Tomando en cuenta el CEDIS como nuestro sistema de estudio, debemos
dividirlo en partes o subsistemas de tal forma que nos permita visualizar, cómo cada una
de ellas interactúa para alcanzar sus objetivos. Orozco (2007) nos explica que el sistema
solamente puede ser expresado como un conjunto de subsistemas interrelacionados, por
ende, debemos definir cuáles serían los subsistemas del Cedis.
Recibo
Picking Embarque
6.1. Proceso de Recibo
Núm. de Actividades Responsable
pasos
1 Recepción y validación de los documentos presentados Checador de pedidos
al proveedor
2 Validación e inspección de la descarga y recibido del Checador de pedidos
producto.
3 Se escanea en el código de barras. Escaneador de pedidos
4 El sistema, vía radiofrecuencia, manda el registro del Escaneador de pedidos
bien al sistema HOST o a cualquier otra plataforma
informática con la cual la organización esté enlazada.
Página 9 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 10 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
4 Se toma la orden de compra electrónicamente. Checador de pedidos
5 Se autoriza la recepción del artículo en las cantidades
exactas que figuran en la orden de compra. Esto evita
discrepancias entre las cantidades pedidas y las Encargado de almacén
recibidas tanto por menos como por más; es decir,
anuncia faltantes o sobrantes de referencias o de
unidades.
6 Se lee y actualiza en el sistema las cantidades recibidas,
así como toda la información contenida en el código Encargado de almacén
leído.
6.2. Procesos de Picking
No. De pasos Actividades Responsable
1 Programación de surtido de acuerdo con rutas. Surtidor
2 Asignación de trabajo a los surtidores (pickers) Jefe de almacén
3 Ejecución de surtido o pickeo. Surtidor
4 Validación del surtido del picker Jefe de almacén
5 Cierre del surtido o sistema Jefe de almacén
6.3. Procesos de Embarque
Núm. de pasos Actividades Responsable
1 Disponibilidad diaria del parque vehicular Jefe de embarque
2 Inspección de condiciones del producto en Jefe de embarque
asignación de rutas (ruteo) y distribución de la
carga para envío a tiendas.
3 Carga del producto al camión. Cargador
4 Instalación del marchamo documentado. Checador de pedidos
5 Entrega del producto al cliente. Transportista
7. REGISTROS
Registro Responsable Tiempo/resguardo
Orden de compra Checador de pedidos 5 años
Folios de entrega Jefe de almacén 5 años
Página 10 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CEDIS Página 11 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Los puestos que tendrán acceso al manual son:
Jefe de almacén
Jefe de embarque
Encargado de almacén
9. HISTORIAL DE REVISIONES
Número de revisión Fecha
#1 27/04/2020
Página 11 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
Manual de Procedimientos de un CEDIS Página 12 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
10. ANEXOS 10.1 PROCESO DE RECIBO
Comprador Proveedor Usuario Encargado de
Almacén
Recibir y surtir
Enviar Orden Orden de
1 de Compra al Compra
Proveedor
Recibir
Destinatario mercancía
Recibir tráiler con
2 la mercancía
Tomar muestra de
3 mercancía recibida
Dar indicaciones
4 de acomodar la
mercancía
Capturar en el
5 sistema la
mercancía
recibida
Generar folios
6 para entrega de
mercancía
Distribuir folios
Entregar factura
7 de entrega al
a revisión
transportista
Página 12 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
Manual de Procedimientos de un CEDIS Página 13 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
Realizar toma
8 física de inventario
Página 13 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
Manual de Procedimientos de un CEDIS Página 14 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
JEFE DE ALMACÉN
1.
6. Nota 5. Sistema
4. Imprim 3. Anotar 2. Asignar
10.2
ir nota N° de almacenista
de pedido para el
23. Agrega 18. Indicar
r cantidad
cantida agregada
26. B 25. E 14.
u n 21. 10. Colocar
22. Agrega
ALMACENAMIENTO
c 17. Colocar 13. Sellar 11. Colocar
s r número
o check en 15. paquetes nombre
c 20. de bulto
nota de 12. ¿Es y
24. ¿Existe 16. ¿Existe en nota
número
7.
cantidad nece de
19. Indicar más de
deseada? sario
producto
faltante de
producto
9. Entregar
nota a
jefe de
almacén
8. Nota
Página 14 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
Manual de Procedimientos de un CEDIS Página 15 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
10.3 PROCESO DE EMBARQUE
Jefe de almacén Jefe de embarque Jefe de embarque Checador de pedidos Transportista
Producto para entrega a
cliente
Validar disponibilidad
de unidades de Instalar marchamo
Producto surtido transporte
Rutas cargadas y
programadas
Unidades en transporte Cliente
en condiciones de uso
Verificación
Programar y cargar rutas
Página 15 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS
Manual de Procedimientos de un CEDIS Página 16 de 16
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS PRE-SHIPP-XX-YY
VIGOR 23 – 04 - 2020 Revisión: (#1) Fecha: (27 – 04 – 2020)
A continuación, se relacionan los símbolos utilizados en los diferentes diagramas de flujos, para una mejor comprensión de los procesos.
SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Inicio o Final del Diagrama Indica inicio o fin de un
procedimiento
Realizar Actividad Representa la ejecución de una o
más tareas dentro de un
procedimiento
Toma de Decisión Representa una actividad de
decisión o conmutación
Conector entre partes del Representa una entrada o una
Diagrama salida de una parte del diagrama
de flujo a otra, dentro de la
misma página
Actividad de control Representa la actividad de control
de los procedimientos
Conecta los símbolos señalando
el orden en que deben ejecutarse
Dirección del Flujo del las tareas en el proceso o
Proceso procedimientos
Página 16 de 16
PRE-SHIPP-XX-YY PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UN CEDIS