Modelo RACI
Joel Martin Trujillo Licea
En pocas palabras, es una herramienta que identifica roles y responsabilidades y
las relaciona con las tareas dentro de un proyecto.
¿Qué significa RACI?
Responsible (Comprometido)
Accountable (Responsable)
Consulted (Consultado)
Informed (Informado)
El RACI mapea tareas y entregas y las relaciona con los roles en tu proyecto, y la
toma de decisiones y responsabilidades se asignan a cada rol usando los términos
anteriores. Así que echemos un vistazo a lo que significa cada uno de estos
términos.
Comprometido: Hace la Tarea
Esta persona realiza la tarea o entrega. Ellos se comprometen a hacer el trabajo o
tomar las decisiones. A veces puede ser más de una persona, pero trata de
minimizar la cantidad de personas involucradas.
Responsable: Es Propietario de la Tarea
Esta persona o rol es responsable de la finalización general de la tarea o de la
entrega. No harán el trabajo, pero son responsables de asegurarse de que esté
finalizado. Idealmente, esta debería ser una persona en lugar de un grupo para
evitar confusiones en cuanto a quién es el propietario de la tarea.
Consultado: Asiste
Esta persona, rol o grupo proporcionará información útil para completar la tarea o
entrega. Habrá comunicación bidireccional entre los responsables y los
consultados.
Informado: Se Mantiene Al Tanto
Estas personas o grupos se mantendrán al tanto de la tarea o entrega. Esto podría
hacerse en el progreso, o cuando se complete la tarea o entrega. No se les pedirá
comentarios o revisiones, pero pueden verse afectados por el resultado. Debe haber
comunicación unidireccional en estos roles o grupos.
Las ventajas de una matriz RACI.
1. Simplifica la Comunicación.
Tener una matriz de asignación de responsabilidades (otro nombre para una matriz
RACI) puede ser útil durante un proyecto. En lugar de involucrar a cada persona en
cada decisión, puede simplificar la comunicación, involucrar a las personas
adecuadas en el momento adecuado y acelerar las aprobaciones y la toma de
decisiones.
2. Evita la Sobrecarga de Personas.
¿Sabes cómo es cuando recibes opiniones de todos y se convierte en una pesadilla
al tratar de incorporar el punto de vista de todos? Sí, aquí es donde una matriz de
responsabilidades puede ser útil. Lo mejor de hacer la distinción entre Consultado
e Informado es que puede separar los involucrados en los comentarios y aquellos
que sólo se actualizan sobre el progreso de la tarea.
3. Evita la Sobrecarga de Trabajo.
Todos sabemos la frecuencia con la que un Gerente de Proyecto asume muchas
responsabilidades y, a menudo, cubre múltiples roles en un proyecto. La matriz
RACI puede ser una herramienta útil para ayudar a delegar y evitar el agotamiento
del Administrador de Proyectos. También ayuda a reducir el hecho de tener un único
punto de falla, donde todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recaen
en una persona y, por lo tanto, se acumula.
4. Establece Expectativas Claras.
El uso de un gráfico RACI hace que tu proyecto sea eficiente. Cuando creas un
RACI al comienzo de un proyecto, puede ser útil para ayudar a establecer las
expectativas de quién está gestionando o es responsable del trabajo en el futuro.
Las personas involucradas en el proyecto deben poder ver claramente dónde deben
participar y con qué tareas. También puede ayudar a eliminar la confusión al saber
quién es el responsable final de completar una tarea. Es particularmente útil
establecer expectativas con más partes interesadas que están informadas sobre el
proyecto: les permitirá saber qué información recibirán como parte del proyecto.
¿Debo Usar Una Matriz RACI En Proyectos Ágiles?
Scrum Alliance publicó un artículo que tenía una adición interesante al gráfico RACI
para explicar las diferencias en Scrum, el RACI + F. Desafortunadamente, el artículo
ya no existe, pero puedes encontrar un resumen aquí. F significa Facilitar, por lo
que esta tabla usa el RACI estándar más este rol adicional para alguien que facilita
o capacita. El artículo sostiene que quien esté en este rol explica cómo se ejecuta
Scrum, y, en consecuencia, los roles se pueden delegar.
Sin embargo, esta función de Facilitador parece mejor que esté asignada al Maestro
Scrum o al Gerente de Proyecto en el proyecto, por lo tanto, esto solo agrega otra
capa de información adicional al gráfico. También soy fiel creyente en mantener la
RACI lo más simple posible, y agregar otro rol en la mezcla no ayuda en esto.
Usa el RACI Sabiamente en los Proyectos Ágiles
Otra forma de ver los proyectos ágiles y la tabla RACI es que ya existe una clara
asignación de compromiso y responsabilidad: Quienes están comprometidos son el
equipo que trabaja en el producto y Responsable es el Propietario del Producto.
Entonces, sólo necesitas identificar a los colaboradores y aquellos con quienes
compartes información. Muchos de los principios de Agile permiten una
comunicación cercana y regular con el equipo, por lo que las personas que
necesitan ser consultadas están ahí y no necesitan que se les diga que son
contribuyentes. Por lo tanto, no es el caso de que todos los proyectos ágiles utilicen
la matriz RACI. Muchos de los roles están implícitos si estás siguiendo una
metodología ágil, como Scrum. Evalúa tus necesidades antes de seguir adelante
con un RACI; recuerda que no son necesarios para todos los proyectos.
Las Fallas Comunes En Una RACI.
Como mencioné a lo largo de este artículo, existen desventajas con el uso de una
matriz RACI:
Puede causar confusión por la falta de comprensión de las diferencias entre
los términos.
Puede llevar mucho tiempo crearlo.
Puede ser ignorado después de la aprobación.
Puede agregar una complejidad innecesaria a un proyecto.
No tiene en cuenta las aprobaciones en tareas o entregables.