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PROCEDIMIENTO PARA DEPURAR EL LIBRO DE AFILIADOS.
La actualización o depuración del libro de afiliados tiene como propósito
precisar el número de afiliados(as) activos(as) con los que cuenta la
organización, para establecer el quórum válido que le permita tomar
decisiones. Esta función se debe cumplir permanentemente, en aras de
mantener el libro de filiados actualizado con los socios activos de la junta.
Quienes lo hacen? El (la) secretario(a) conjuntamente con la comisión de
convivencia y conciliación de la junta.
Para adelantar este procedimiento existen dos alternativas:
1. PROCESO DE REVISIÓN SECRETARIAL.
Definición: Es el proceso mediante el cual el secretario(a) de la JAC mantiene
actualizado el libro de registro de afiliados, dentro de su competencia.
CAUSALES PROCEDIMINETO
El Secretario debe anular los registros
1. Más de un registro para un repetidos y dejar aquel que contenga la
mismo afiliado. informaron mas actualizada, teniendo en
cuenta que la doble afiliación, puede ser
posterior al cumplimiento de una sanción.
El Secretario debe procurar por la
2. Registros incompletos (el consecución de la información completa
nombre, apellido, número de Ej. en las asambleas se puede contactar el
orden, fecha de afiliación, afiliado para que suministre y complete su
comisión de trabajo). información en el libro.
Excluir del libro de afiliados el registro que
3. Ausencia de firma o de adolece de firma o huella, antes de hacerlo
huella. se debe tener en cuneta:
Afiliaciones ante personería o
Secretaría de Desarrollo
Social.
Transcripción de libro
En estos casos se debe contactar al
afiliado para que legalice su inscripción
firmando el libro o plasmando su huella si
no sabe formar.
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Revisado el documento de renuncia se
4. Existencia de carta de deben cancelar los registros y hacer la
renuncia como afiliado(a). anotación en la casilla de observaciones.
Hacer las correcciones, confirmando
5. Inconsistencias en la número total de afiliados(as) activos.
numeración. Este procedimiento se deberá tener en lo
posible actualizado para cada asamblea
que valla a realizar la junta.
6. Fallecimiento. Por conocimiento propio o información de
un afiliado, el secretario de la junta, deberá
procurar la consecución del registro de
defunción y hacer la respectiva anotación
en el libro.
7. cambio de domicilio por Por conocimiento propio o información de
fuera del radio de acción de la un afiliado, el secretario de la junta, deberá
junta (solamente cuando de trate de procurar la verificación de esta situación,
afiliados que no desempeñen cargos). dirigiendo carta o dirigiéndose
personalmente a la dirección que aparece
en el libro, e indagar sobre los hechos
informados. La información recibida de
terceros deberá constar en declaración
escrita y firmada por quienes dan fe del
cambio de residencia del investigado.
Posteriormente el secretario hacer la
respectiva anotación en el libro.
Estas anotaciones se deben registrar en la casilla de observaciones del libro de
afiliados, de forma tal que estas personas no se tengan en cuenta al verificar el
quórum.
En todos los casos anteriores se deberá levantar un acta en la que se
relacionen las personas que se desafiliarán y la causa que las motiva. Esta
acta debe ser firmada por el secretario y la comisión de convivencia y
conciliación y hará parte integral del archivo de la organización comunal.
Este listado debe ser publicado en los sitios mas concurridos del barrio o
vereda incluyendo la sede comunal si la hay, durante diez días.