Tipo de documento:
PROCEDIMIENTO
Proceso:
Compras Código: Versión:
PK-01 04
Nombre del Documento: Fecha de vigencia:
Procedimiento de compras 16/04/2018
1. OBJETIVO:
Efectuar el procedimiento de las compras de materiales de instalación, de bienes o
servicios que se requieran en la compañía, a fin de cumplir con las expectativas y
requisitos de los clientes buscando siempre su satisfacción.
2. ALCANCE:
El presente procedimiento abarca desde la solicitud de compra, hasta la
adquisición del artículo solicitado. Incluyendo la revisión y recepción de los
mismos así como la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
3. RESPONSABLE:
El responsable del proceso es el Coordinador de Compras y lo deben conocer
todo el personal de la compañía.
4. REQUISITOS:
Para realizar una compra, el proveedor debe estar creado según formato
RK-03 exceptuando los almacenes de cadena y aquellos donde se
requieran bienes y servicios que no afecten con la calidad del servicio o
producto que se entrega al cliente.
Cuando el proveedor sea seleccionado se actualizará en el listado de
proveedores RK-06
Los proveedores existentes antes de la emisión de este procedimiento no
tendrán diligenciado el registro RK-03, porque la organización ha venido
trabajando con ellos por su buen desempeño.
Debe existir al menos una cotización previa a las compras de productos
bienes o servicios sobre los cuales la empresa genera valor agregado (son
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vendidos a clientes externos). En ocasiones excepcionales se podrá
comprar en almacenes de cadena reconocidos sin que sea necesario la
cotización y la orden de compra.
Para la compra de bienes, productos y servicios para uso interno de la
empresa no es indispensable realizar cotizaciones previas ni orden de
compra, y la compra estará avalada por la gerencia y debe existir la
solicitud previa en los registros RK-01 Y RK-02.
Para la adquisición de Materiales y servicios de transporte en sitios fuera de
Bogotá no se requiere selección del proveedor, la solicitud del servicio
puede realizarse vía telefónica o e-mail y se contratará acorde a la mejor
oferta en sitio, previa aprobación del Director de Ingeniería y/o Coordinador
de proyectos. Para su legalización el empleado debe adjuntar en todos los
casos la factura de compra o el documento equivalente con la copia del
RUT del proveedor.
En los imprevistos que se presenten para el cumplimiento de las solicitudes
del cliente o solicitudes urgentes del cliente, no es necesario elaborar la
orden de compra, pero por ende se autoriza realizar la compra en un sitio
que este legalmente constituido y emita factura o documento equivalente,
registrando en esta el nombre de la persona que autorizó dicha compra.
Las requisiciones de papelería y cafetería de los procesos deberán ser
pedidos dentro de los cinco primeros días del mes.
Antes de solicitar la cotización de un servicio, la empresa evalúa si puede
prestarlo directamente teniendo en cuenta la disponibilidad.
La Evaluación a proveedores se realizara trimestralmente y se debe tener
en cuenta:
Puntaje Concepto Acción
Entre 85 % y 100 % Aprobado Informar resultado anual.
Informar resultado y realizar seguimiento para
Entre 60% y 85 % Aceptable
evidenciar mejora continua.
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Informar el resultado, Se coloca observación
Menos del 50% Rechazado en el listado de proveedores y se suspende
por un año.
5. DEFINICIONES:
Requerimiento Interno: Documento interno que contiene el requerimiento de
bienes necesarios para el buen desarrollo.
Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Especificación: Características requeridas en un bien.
Calidad: Grado en el que unos conjuntos de características cumplen con los
requisitos.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que
se han cumplido los requisitos especificados.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se
han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica. Esta
confirmación se realiza posterior al uso previsto.
Orden de Compra: Documento que establece los términos en los que se solicitan
los bienes a los proveedores.
Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
6. DOCUMENTOS DE SOPORTE:
CÓDIGO DOCUMENTO
RK-01 Requisición de materiales
RK-02 Requisición de servicios
RK-03 Registro de proveedores
RK-04 Orden de Compra
RK-05 Evaluación de proveedores
Rk-06 Listado de proveedores
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DOCUMENTOS EXTERNOS
Cotizaciones de los proveedores
Remisiones de los proveedores
Factura de Venta de los proveedores
Listado de precios de los proveedores
7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
REGISTRO O
ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE
EVIDENCIA
CREAR, INSCRIBIR Y
ACTUALIZADO EL
PROVEEDORES
RK-03 Registro de
LISTADO DE
MANTENER
Proveedores. RK-05
Se deberá diligenciar el registro
Coordinador de Compras, evaluación de
designado para tal fin con el lleno
asistente administrativo proveedores, RK-06
absoluto de los requisitos exigidos
Listado de
proveedores
MATERIALES Y/O
REQUISICION DE
Según la necesidad, el empleado
REALIZAR LA
SERVICIOS.
deberá entregar al Almacenista por
RK-01 Requisición de
medio físico o digital las
materiales, RK-02
necesidades de bienes o servicios Empleado
Requisición de
requeridos, se deberá adjuntar
Servicios
las especificaciones técnicas en
caso de productos nuevos.
Determinar que materiales existen
y cuales se deben comprar,
INVENTARIO
VERIFICAR
diligenciando las columnas de
RK-01 Requisición de
cantidad disponible en bodega y la
Almacenista materiales.
cantidad a pedir del formato.
Cuando hace falta un bien, se
envía la requisición a Coordinador
de Compras.
Si el bien es para uso interno de la
REQUISICIONES DE
MATERIALES Y/O
GESTIONAR LAS
empresa, notifica por medio de
correo a Gerencia o almacenista,
SERVICIOS
RK-01 Requisición de
quien se encarga de hacer esta
materiales, RK-02
compra. Coordinador de Compras
Requisición de
Si el bien o servicio es incorporado
Servicios
a la realización de un proyecto ó
actividad se sigue con el
procedimiento.
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REGISTRO O
ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE
EVIDENCIA
Se consulta en el listado de
proveedores si existe el indicado
PEDIR Y APROBAR
para prestar el servicio o bien
COTIZACIONES
requerido, se le solicita las
cotizaciones y se determina la RK-03 Registro de
mejor opción de compra con base Coordinador de Compras Proveedores,
en los precios y tiempos de Cotizaciones externas
entrega. Si no existe proveedor
que satisfaga dichos requisitos, se
debe realizar la primera actividad
de este procedimiento
De acuerdo a la cotización de
ELABORAR
ORDEN DE
nuestro proveedor. Elaborar la
COMPRA
orden de compra según el registro Coordinador de Compras, RK-04 Orden de
establecido. almacenista y/o Asistente
compra
Administrativo
Nota: Para la contratación de
servicios como contratistas no
AUTORIZAR LA
REVISAR Y
ORDEN DE
COMPRA
Se revisa y se autoriza la orden de
Coordinador de Compras, RK-04 Orden de
compra antes de ser enviada al
Gerente compra
proveedor.
ENVIAR ORDEN
DE COMPRA
Se envía la orden de compra al Coordinador de Compras RK-04 Orden de
proveedor por medio físico o digital y/o almacenista compra
Si el producto comprado, cumple
MATERIALES Y/O
con las especificaciones, se
RECIBIR LOS
SERVICIOS.
ingresa al Almacén. Cuando el
producto no cumpla con las
RK-04 Orden de
especificaciones, se notificará ésta Proveedor, Almacenista
compra
situación al Jefe del
departamento para la toma de
decisiones y acordar tiempos para
la nueva entrega.
Según los criterios de evaluación,
EVALUAR Y REEVALUAR
al hacer entrega del bien o del
LOS PROVEEDORES
servicio se evalúa el desempeño
de proveedor en las Órdenes de
Compra. Cuando estos incumplan
con alguno de dichos criterios, se Coordinador de Compras RK-05 Evaluación de
registra con su respectivo proveedores
tratamiento.
Trimestralmente se analizan los
resultados y se procede de
acuerdo a lo establecido en la
8. CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
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8.1 Herramientas, Elementos de protección Personal y Equipos De
Telecomunicaciones.
El control para estas compras se realizará a través de la verificación de las
compras en donde se revisará que se cumplan con las características técnicas
requeridas en la orden de compra.
8.2 Alquiler De Equipos (Elevadores)
Controles Solicitar mantenimiento del equipo al proveedor
Realizar inspección preoperacional del equipo a cargo del técnico de
Tecnochip
8.3 Técnicos Contratistas
Control de la seguridad social del contratista el cual estará a cargo de
Tecnochip cuando sean tareas de alto riesgo (Trabajo en alturas)
Curso para trabajo en alturas donde se solicitará al contratista al inicio del
proceso de contratación, si este no cuenta con el mismo Tecnochip
programar el curso y será descontado posteriormente de la cuenta del
contratista.
ELABORO REVISO APROBÓ
Coordinador de Compras Coordinador de Calidad Gerente General
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