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Control de Documentos en Gestión de Calidad

Este procedimiento establece la metodología para controlar documentos como procedimientos, formatos, manuales e instructivos del sistema de gestión de calidad. Detalla los pasos para crear, modificar o anular documentos, que incluyen identificar la necesidad, obtener aprobación, registrar cambios y distribuir versiones actualizadas. Además, asigna responsabilidades al personal interesado, jefe de área, coordinador de calidad y gerente para gestionar efectivamente los cambios en la documentación.

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Control de Documentos en Gestión de Calidad

Este procedimiento establece la metodología para controlar documentos como procedimientos, formatos, manuales e instructivos del sistema de gestión de calidad. Detalla los pasos para crear, modificar o anular documentos, que incluyen identificar la necesidad, obtener aprobación, registrar cambios y distribuir versiones actualizadas. Además, asigna responsabilidades al personal interesado, jefe de área, coordinador de calidad y gerente para gestionar efectivamente los cambios en la documentación.

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Procedimiento control de CODIGO: PCD-PGG-01

documentos de proceso de gestión


Rige a partir de:
gerencial 15/10/2014
Versión: 01

1. OBJETIVO: establecer la metodología a seguir para el control de documentos.

2. ALCANCE: este procedimiento aplica a los documentos del sistema de gestión


de calidad:
Procedimientos
Formatos para registros
Manuales
Guías
Instructivos

1. REQUISITOS LEGALES

Iso 9001 2008 (4.2.3)

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.


RESPONSABLE ACTIVIDAD
Necesidad de crear, modificar o anular un
Persona interesada documento puede ser solicitada por cualquier
funcionario de la organización
Identifica las necesidad se comunica al jefe de
área para su autorización, junto con un borrador
del documento, cuando aplique. Si esta
Jefe de área aceptada, con base en su funcionalidad y valor
persona interesada agregado para el sistema, se procede al
diligenciamiento del formato y se presenta al
coordinador de calidad para su revisión y
gestión

Coordinador de calidad Gestionar la creación, modificación o anulación


del documento, teniendo en cuenta las pautas
para su diseño e identificación definido en el
instructivo “elaboración del documento”, cuando
aplique

La aprobación de la liberación inicial de la


documentación del sistema de gestión de la
calidad se realiza mediante “acta de reunión”,
Gerente emitido por el gerente. En adelante la
aprobación, modificación o anulación de
1
documento se evidenciara en el registro
“solicitud de creación, inclusión, modificación,
actualización y anulación de documento”

Referenciar en el registro “listado maestro de


documentos “o “listado maestro de registro”, los
datos del documento creado, modificado o
Jefe de área anulado para su control.
Coordinador de calidad Distribuir el documento a los responsables de
su uso y eliminar las versiones anteriores de
forma inmediata.
Una copia del documento distribuido estará bajo
responsabilidad del coordinador de calidad para
su control quien verificara periódicamente las
versiones en uso para asegurar su adecuada
actualización.

Las copias de los documentos son


Jefe de área responsabilidad del coordinador de calidad. En
eventos con personas o entidades externas a la
Coordinador de calidad organización

Los cambios o modificaciones a un documento


existente se llevan a cabo mediante el
diligenciamiento del registro creación, inclusión,
Coordinador de calidad modificación, actualización y anulación de
documento y siguiendo la metodología
establecida

3. REGISTROS.
Listado maestro de documentos
Solicitud de documentos

4. CONTROL DE CAMBIOS.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION N° FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR


Nombre: Nilson Ramírez Nombre: Leidys Paola Nombre: Durley Carrascal
Oviedo Granados Cárdenas
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 15/10/2014 Fecha: 15/10/2014 Fecha: 15/10/2014

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