KARDEX.
El control de los inventarios que ingresan o salen de un almacén, deben ser registrados en
documentos o formatos especiales según sea el método de valuación que emplean las
empresas.
Por ahora podemos continuar hablando sobre los inventarios en sí mismos, noción que no
debe ser entendida únicamente como la suma de las mercancías que se tienen almacenados
en una empresa esperando a ser vendidas, sino que también incluyen todos los artículos
adquiridos por parte de una compañía con la intención de utilizarlo para su objeto social.
De modo que, dependiendo del tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados de
distintas maneras y así mismo serán considerados como parte de clases de inventarios
diferentes. Por ejemplo, para una droguería las vitrinas ubicadas en el establecimiento son
estimadas como una propiedad de planta y parte del equipo que necesitan para ejercer su
actividad comercial. Sin embargo, para una comercializadora de muebles, las vitrinas hacen
parte de su inventario de ventas.
Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los mismos: el
sistema de inventarios permanente y el sistema de inventarios periódico. El primero, se
caracteriza por utilizar kardex como parte fundamental de su operación, que como su
nombre lo indica, lleva registro individual y permanente de cada movimiento relacionado
con el inventario. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la
organización del inventario de una empresa.
¿Qué es el método de valuación de inventarios?
Viene a ser la forma en que se valúan los artículos o bienes que salen del almacén. Bien, si
las compras han sido adquiridas a diferentes precios, estos se reflejaran en las existencias
que salen y quedan en stock.
Cuando en un almacén hay entradas del mismo artículo en diferentes partidas con distintos
precios de costo, surge un problema si no podemos identificarlas de forma individual, y
queremos valorar las unidades que salieron o las que quedan en el almacén.
Disponer de un valor monetario certero del Kardex no solo es un problema tributario, sino
que además se convierte en un aspecto importante a la hora de medir la rentabilidad de la
empresa. Existen diferentes métodos contables de valoración del coste de los productos del
inventario, de entre los más usados he seleccionado tres y he añadido uno más particular:
FIFO (PEPS, primero en entrar, primero en salir): Este método de valoración de
inventarios se basa en la "interpretación lógica" del movimiento de las unidades en el
sistema de inventario, debido a lo cual, el costo de las últimas compras es el costo de las
existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. La ventaja de aplicar esta
técnica consiste en que los inventarios están valorados con los costos más recientes y la
principal desventaja es que en un entorno inflacionista, se incrementa el resultado de la
empresa y por consiguiente su carga tributaria.
LIFO (UEPS, último en entrar, primero en salir): Este método de valoración se basa en
que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en
venderse. La ventaja de aplicar esta técnica es que el inventario se valorará con el costo
más antiguo, lo cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, algo que
no es una representación fiable de los flujos de inventarios reales. La ventaja tributaria de
este modelo es evidente, por eso en muchos países la reglamentación no permite este tipo
de valoración.
PMP (Sistema de Precio de Coste Medio Ponderado): Este es un método de valoración
"razonable" de aproximación en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las
existencias, entre el número de unidades en existencia. Este procedimiento, que ocasiona
que se genere un costo medio, debe re-calcularse por cada entrada al almacén. Es el más
utilizado en los ERP (Enterprise Resource Planning).
Sistema de coste real por partidas: Para este sistema es necesario tener en todo momento
información de que productos y en que partida se compraron (con su coste correspondiente)
y que productos se han vendido y a que partida pertenecen (con su coste correspondiente).
Cada partida tendrá asignado un precio de costo y una cantidad (y generará un código que
indicará "la trazabilidad" de la partida), si esta información se mantiene en todos los
procesos de entrada y salida, es posible calcular el costo real del inventario almacenado y
del producto vendido. Este sistema se combina con FIFO o LIFO en cuanto al flujo de
movimientos, en función de la actividad de la empresa.
Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías consta de las siguientes
partes:
Encabezamiento:
Fecha en que se efectúa la transacción.
Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las
devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías
almacenadas durante el periodo.
Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones en
ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida.
Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al
final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías.
Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le
compra el artículo.
Además, debemos saber que existen distintos métodos de kárdex, teniendo cada uno de
ellos un manejo y forma de registro particular. Introducimos a grandes rasgos los tres tipos
básicos y su variación en la forma de entrada:
Kárdex por el método PEPS o FIFO. En entradas: se registra, igual que en el método del
promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota
crédito por devolución en compras.
Kárdex por el método UEPS o LIFO. En entradas: se registra de igual forma que en los
métodos promedio ponderado y EPS.
Kárdex por promedio ponderado. En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la
compra o de la devolución.
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