I

Proyecto aplicado de desarrollo tecnológico:

Implementación del módulo de inventarios del software contable Helisa para optimizar

la gestión y administración de inventarios de la empresa Ingeprinta SAS

Proyecto presentado por

ASTRID TORRES ZAMBRANO

C.C 52447119

Tutora

Dra. LEIDY BELTRÁN

Universidad nacional abierta y a distancia UNAD

Escuela de ciencias administrativas, contables, económicas y de negocios

Tecnología en gestión industrial

CEAD. Bogotá

Junio 2018
 II

Proyecto aplicado de desarrollo tecnológico:

Implementación del módulo de inventarios del software contable Helisa para optimizar

la gestión y administración de inventarios de la empresa Ingeprinta SAS

Proyecto presentado por

ASTRID TORRES ZAMBRANO

C.C 52447119

Trabajo de grado para optar el título de tecnóloga en Gestión Industrial

Tutora

Dra. LEIDY BELTRÁN

Universidad nacional abierta y a distancia UNAD

Escuela de ciencias administrativas, contables, económicas y de negocios

Tecnología en gestión industrial

CEAD. Bogotá

Junio 2018
 III

Agradecimientos

A Dios quien me ha dado la vida, la oportunidad de llegar a este punto y ser mi guía y luz, me

sigue bendiciendo y animando a seguir luchando por mis sueños, proyectos y realizaciones. A

Caro y Cristian por su tiempo, comprensión y paciencia. A la empresa Ingeprinta, sin ella no

hubiera sido posible materializar este proyecto, a mi directora de proyecto la doctora Leidy

Beltrán, por sus valiosos aportes, orientación y por compartir sus conocimientos y finalmente a

todos aquellos que directa o indirectamente han aportado a la construcción de mis metas.

Por todos ellos un gran sentimiento de gratitud.

 IV

Resumen

El presente proyecto aplicado busca mejorar la administración del área de inventarios de

la empresa Ingeprinta SAS, a través de la incorporación del módulo de inventarios del software

contable Helisa para así mejorar sus procesos en el área de inventarios y su interrelación

eficiente con otras áreas funcionales de la empresa.

Debido a la falta de documentación del proceso y la falta de herramientas especializadas

para la administración de los mismos, y un manejo manual sin control, se ocasionan registros

repetidos y con el uso de herramientas ofimáticas básicas, no hay un manejo que permita

optimizar las actividades como registros generados en el área de inventarios.

Palabras clave: Inventarios, automatización, sistematización, mejoramiento, control.

 V

Abstract

This applied project seeks to improve the administration of the inventory area of the

company Ingeprinta SAS, through the incorporation of the inventory module of the accounting

software Helisa to improve its processes in the area of inventories and its efficient interrelation

with other functional areas of the company.

Due to the lack of documentation of the process and the lack of specialized tools for the

administration of the same, and a manual control without control, repeated records are produced

and with the use of basic office tools, there is no management to optimize the activities as

records generated in the inventory area.

Keywords: Inventories, automation, systematization, improvement, control.

 VI

Contenido

Introducción .........................................................................................................................1

Capítulo 1. Formulación del problema ..................................................................................2

Capítulo 2. Justificación ........................................................................................................3

Capitulo 3. Objetivos ............................................................................................................4

Capitulo 4. Desarrollo del proyecto .......................................................................................5

Diagnóstico inicial .............................................................................................................5

Identificación de factores a través de la matriz Dofa para el área de inventarios de

Ingeprinta SAS..............................................................................................................................8

Conclusión matriz Dofa ............................................................................................... 10

Capítulo 5. Descripción del proceso para la implementación del módulo de inventarios del

paquete contable Helisa en la empresa Ingeprinta .......................................................................... 11

Adquisición del módulo: .............................................................................................. 11

Utilidades del módulo: ................................................................................................. 11

Existencias a corte de fecha: ........................................................................................ 12

Integración con los otros departamentos: .................................................................... 12

Integración con Contabilidad ...................................................................................... 12

Reducción de tiempos: ................................................................................................. 15

Plan capacitación empleados: ...................................................................................... 15

Presupuesto ..................................................................................................................... 15
 VII

Capítulo 6. Realización de los formatos para la gestión documental a aplicar para entradas

y salidas del proceso de gestión de inventario. ................................................................................. 16

Documentos entrada mercancía: ................................................................................. 16

Documentos salida de mercancía: ................................................................................ 17

Bibliografía ......................................................................................................................... 20
 VIII

Lista de Tablas

Tabla 1 Diagnóstico de la situación actual .................................................................. 5

Tabla 2 Matriz Dofa .................................................................................................... 9

 IX

Lista de figuras

Ilustración 1 Flujo de procesos de entrada en la que se describe el proceso de entrada de

mercancía de la empresa Ingeprinta. Fuente: Autoría propia. ..................................................... 7

Ilustración 2 . Flujo de procesos de entrada en la que se describe el proceso de entrada de

mercancía de la empresa Ingeprinta. Fuente: Autoría propia ...................................................... 8

Ilustración 3. Flujo de procesos a implementar. ........................................................... 13

Ilustración 4. Flujo de procesos de salida a implementar. ............................................. 14

 X

Lista de Formatos

Formato 1. Formato de solicitud de compras ............................................................... 16

Formato [Link] de entrada de mercancía. ............................................................... 17

Formato 3Formato de salida de mercancía ................................................................... 17

 1

Introducción

El presente proyecto aplicado se encamina a la implementación del módulo de inventarios

del software Helisa, a la gestión de inventarios de la empresa Ingeprinta SAS.

Es necesario establecer los procedimientos para la administración del inventario, por tal motivo

en el presente trabajo se realizará un diagnóstico situacional de la empresa a través de in

informe, como herramientas de análisis se construirá la matriz Dofa para analizar los factores

internos y externos, fortalezas y debilidades que influyen en el comportamiento del área de

inventarios, así mismo se documentaran los procesos principales del Departamento de

Inventarios los cuales son la entrada y salida de mercancía lo cual será de gran utilidad ya que

permite identificar las causas que generan dificultades en los procesos de registros de los

artículos del Inventario, las deficiencias en la administración de inventarios, e identificar la

clasificación de los productos, así mismo establecer la función de los responsables del área; y la

documentación empleada para la gestión de inventarios.

Una vez incorporado el módulo de inventarios del software contable, se espera que la

optimización de los procesos en el área de inventarios sea exitosa y así mantener la continuidad,

ya que a través del presupuesto realizado y por su costo, resulta viable para la empresa,

mejorando los procesos y así solucionar las deficiencias que presenta la empresa Ingeprinta SAS

en el área de inventarios.
 2

Capítulo 1. Formulación del problema

Planteamiento del problema.

Ingeprinta es una pyme del sector real ubicada en la ciudad de Bogotá, dedicada a la

comercialización de suministros consumibles para impresión como lo son tóner, tintas, cartuchos

y repuestos para la remanufactura de tóner, se busca implementar una optimización en el área de

inventarios ya que presenta fallas en sus procesos, los cuales no están ejecutándose de una

manera eficiente, hay poca organización en el registro y elaboración de documentos como,

órdenes de compra, remisiones, facturas de los proveedores, ordenes de salida y Kardex entre

otros, generando reprocesos entre las áreas de compras y contabilidad, ya que los registros de

inventario están sistematizados solamente en el programa Excel, mientras que el área de

contabilidad maneja el software Helisa, también se usan formatos físicos como Kardex, pero

estos últimos no siempre son actualizados lo que conlleva a que se generen varios Kardex de una

misma referencia causando confusión, por lo cual se debe verificar manualmente en estanterías y

buscar las facturas de compra, ocasionando retraso en los procesos de solicitudes internas al área

de compras y generando inexactitudes al momento de facturar al cliente ya que se le informa

sobre disponibilidades erradas de artículos.

Ante la falta de un proceso eficiente y como parte de la necesidad de lograr la satisfacción

de los clientes tanto internos como externos de Ingeprinta SAS, se requiere analizar el proceso de

inventarios para realizar un diagnóstico y realizar la implementación del sistema contable Helisa

para la gestión optimizada de inventarios, para tener como finalidad facilitar los procesos de

manera óptima.
 3

Capítulo 2. Justificación

Ingeprinta SAS es una empresa del sector terciario que se dedica a la comercialización de

insumos para impresión, consumibles y partes para remanufactura de tóner, por lo tanto cuenta

con un inventario que debe manejarse de la manera más eficiente posible ya que es un activo de

gran importancia para el negocio, si bien es cierto que la gestión realizada por el área de

inventarios ha cumplido con los requerimientos de los clientes y con la documentación generada,

para el manejo contable y financiero, también se ha identificado algunas dificultades y cuellos de

botellas en cuanto a su funcionamiento que afectan los procesos de facturación, compras y

contabilidad de la empresa.

Actualmente la empresa utiliza el software contable Helisa, pero solo para las áreas de

contabilidad por lo que el área de inventarios está limitado a crear registros de entradas al

almacén a través de Excel y de Kardex físico haciendo que el área de la empresa esté un poco

marginada de la información que llega desde el área de compras en tiempo actual. Es por esta

razón que la implementación del software contable Helisa y de su módulo de inventarios para el

área, resulta necesaria para el desarrollo más eficiente mejorando la productividad de este

departamento ya que estará manejándose la información de manera más coordinada en las áreas

relacionadas a la de inventarios.
 4

Capítulo 3. Objetivos

Objetivo general
Implementar el uso del módulo inventarios del software contable Helisa para administrar

las existencias de mercancía del departamento de inventarios de la empresa Ingeprinta, con el fin

de optimizar el proceso en la administración de los inventarios.

Objetivos específicos

• Elaborar un diagnóstico de los procesos actuales de entradas y salidas de mercancía del

departamento de inventario de la empresa Ingeprinta.

• Realizar la matriz Dofa para identificar las Debilidades internas, Oportunidades externas,

Fortalezas internas y Amenazas del departamento de inventario.

• Describir el proceso para la implementación del módulo de inventarios del paquete

contable Helisa en la empresa Ingeprinta.

• Realizar los formatos para la gestión documental que se van a aplicar para entradas y

salidas del proceso de gestión de inventario del departamento de inventario.

 5

Capitulo 4. Desarrollo del proyecto

Diagnóstico inicial

Inicialmente se realizó un diagnóstico en el que se evalúa a través de un informe el estado

actual del departamento de inventarios, en dicho informe se consigna información relevante

obtenida como la presentada a continuación:

Tabla 1 Diagnóstico de la situación actual

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL AREA INVENTARIOS

Sistema de inventario Sistema de inventario permanente

adoptado por la empresa:

Método de valuación de PEPS: Primero en entrar primero en salir

inventario

Manejo contable del 6135: Costo de venta – Naturaleza débito

inventario (Cuentas 1435: Mercancías no fabricadas por la empresa –

afectadas) Naturaleza crédito

Metodología actual de Documento físico Kardex, y Software Excel, se creó un

inventario archivo en los dos computadores del almacén, llamado

(Sistematización): inventarios D:\Ingeprinta\[Link]

Categorías y clasificación El inventario se encuentra clasificado en categorías

del inventario (Cartuchos, tóner, tintas, polvo para tintas, papel, repuestos)

y por marcas (Epson, Hp, Canon, Otras marcas)

Descripción del proceso Se revisan las referencias y cantidades que se estén

de entrada agotando, esta información se obtiene a través de lo que

está registrado en Excel y se realiza una solicitud de

 6

compra con copia para que sea aprobada por compras y el

área de contabilidad, una vez autorizada la orden, y

realizado el pedido, cuando este llega, el área de inventarios

hace la recepción de la mercancía inspeccionando tanto que

la factura emitida por el proveedor como las cantidades y

referencias recibidas correspondan a lo consignado en el

documento de solicitud de compra, cuando se trata de una

compra a crédito, se recibe la remisión y una copia de la

factura original, con esta información se realiza un registro

de ingreso al Excel y al Kardex, y se distribuye la

mercancía a los estantes.

Descripción del Una vez facturada la compra, el cliente se dirige a la

proceso de salida ventanilla del almacén con la factura elaborada por el área

de ventas, se recibe el documento y se realiza el registro de

salida en Excel y en el Kardex, se alista la mercancía y se

despacha retornado la factura al cliente.

 7

Flujo de Procesos de Entrada Actual

PROCESO DE INVENTARIOS EMPRESA INGEPRINTA INGEPRINTA S.A.S.
GERENCIA GENERAL AREA DE INVENTARIO
PROCEDIMIEN Entrada de mercancia al almacén
T O:
ENTRADA DE
MERCANCIA
COD. DESCRIPCIÓN
Se revisan las referencias y cantidades que se estén
agotando, esta información se obtiene a través de lo
(1) que está registrado en archivo de Excel.
Revisar las referencias y
cantidades que se estén
agotando (1) Se toman las listas de precios actualizadas de los
proveedores para comparar y seleccionar los que
(2) ofrezcan mayor beneficio tanto en tiempo de entrega
como disponibilidad y costo.
Se revisan los precios de los
Orden de Compra,
proveedores que tenemos registrados, (2) Una vez elegido el proveedor, el asistente de
con copia para
se seleccionan los que presenten inventarios, elabora la orden de compra que es enviada
contabilidad.
mayor benficio y se generan de la
(3) al asistente de compras con copia al departamento de
orden de compra.
contabilidad para haga la aprobacion.
(3)

Luego de la aprobacion del area de contabilidad, el

asistente de compras hace el envio de la orden de
(3)
Recepcion e inspeccion de la compra al proveedor seleccionado para realizar el
mercancia solicitada en la despacho de la mercancía,
Envio de la orden de compra
al proveedor para realizar el orden de compra
despacho de la mercancía Factura de compra y remision De acuerdo a las condiciones establecias, se realiza el
(4)
(4) envio de la orden de compra al proveedor para realizar el
(5) proceso de compra.

Una vez llega la mercancía a Ingeprinta se recepciona e

Registro Ingreso de las (5) inspecciona, comparando con la factura de compra y
manual de la cantidades remision.
Distribución de la recibidas al
mercancía en Comprobada la cantidad fisica recibida frente a la
mercancía a los sistema en Excel
las tarjetas de (6) factura y remision, se distribuye la mercancía a los
estantes. (6) estantes del almacén.
(8)
(7) Durante el proceso de distribución de la mercancia, se
(7) realiza el registro al sistema a traves de Excel y de
manera física a las tarjetas de Kardex.
FIN
Finalmente despues de diligenciar las tarjetas de kardex,
(8) se ingresan las cantidades al sistema a traves de Excel
para que queden los registros del inventario adquirido.

Personal que elaboró: Observaciones:

Nombre: Astrid Torres
Cargo: Encargada inventarios
Fecha: 07 de mayo 2018
Personal de INGEPRINTA que lo revisó:
Nombre:
Cargo:
Firma: ___________________________

Ilustración 1 Flujo de procesos de entrada en la que se describe el proceso de entrada de mercancía de la empresa
Ingeprinta. Fuente: Autoría propia.
 8

Flujo de Procesos de Salida Actual

PROCESO DE INVENTARIOS EMPRESA INGEPRINTA INGEPRINTA S.A.S.

GERENCIA GENERAL CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO:
SALIDA DE Salida de mercancia al almacén
MERCANCIA
COD. DESCRIPCIÓN
Antes de facturar, ventas debe
confirmar en el almacén si hay
(1) existenciasUna vez facturada la
Una vez facturada la (1) Factura de venta (2) venta, el cliente se dirige a la
compra, el cliente se ventanilla del almacén.
Se recibe la factura elaborada por
el área de ventas, para ser
(2)
Diligenciamiento de formato gestionada la entrega de la
Registro de salida (3) interno de salida, luego en el mercancía.
en el sistema Kardex y en el sistema Se realiza el registro de salida en
(programa Excel) (3) un formato de salida como
evidencia para contabilidad.
(4) Se hace el registro de salida de
unidades y referencias en el
Alistamiento y En Excel se diligencia un (4)
archivo de Excel y se diligencia el
despacho de la cuadro similar a una nota de
mercancia salida en el que se relaciona Kardex físico.
(5) el numero de factura,
Se alista la mercancía verificando
referencia y cantidad
(5) la correspondencia entre lo
(6) facturado y lo despachado.

Se entrega la mercancia al cliente

FIN (6) junto con la factura original al
cliente.
Personal que elaboró: Observaciones:
Nombre: Astrid Torres
Cargo: Encargada
inventarios
Fecha: 07 de mayo 2018

Ilustración 2 . Flujo de procesos de entrada en la que se describe el proceso de entrada de mercancía de la empresa
Ingeprinta. Fuente: Autoría propia

Identificación de factores a través de la matriz Dofa para el área de inventarios de

Ingeprinta SAS

A través de esta herramienta de diagnóstico se pueden evidenciar aspectos internos y

externos al departamento que permiten crear estrategias para su mejoramiento, que permitan

implementar de forma eficiente el módulo de inventarios del software contable Helisa.

A continuación, se presenta construcción de la matriz Dofa y las estrategias planteadas.

 9

Tabla 2 Matriz Dofa

FORTALEZAS DEBILIDADES
-Inexactitud en el registro del kardex frente a los
valores del Excel. -
-Buen manejo de herramientas informaticas -
Analisis Interno Falta de administracion y control de los inventarios
Dominio de los procesos del departamento de
Analisis Externo de la compañía.
inventarios por parte de los empleados. -
-Alta probabilidad de errores en el archivo de
Confiabilidad de la información que se integra a
excel debido a la manualidad del proceso -
contabilidad.
Registros de referencias duplicadas en el
documento fisico Kardex.
Estrategias F.O: Usar fortalezas para aprovechar Estrategias D.O: Vencer debilidades aprovechando
OPORTUNIDADES oportunidades oportunidades

-Confiabilidad de la informacion del

departamento de inventario. - -Manteniendo coordinado y actualizado el kardex en el
Adecuada asministracion de las momento de ingreso y salida de mercancia. - -Inventario actualizado con las entradas y salidas
existencias del inventario. Optimizando la gestion del area de inventarios atraves del diariamente. -
-Informacion mas rapida para la toma manejo de la herramienta informatica. - Realizar la Adecuada administracion de los inventaros de la
de decisiones de la gerencia. migracion de manera coordinada con la ayuda de los empresa.
-Lograr realizar inventarios fisicos de departamentos relacionados.
manera periodica.

Estrategias D.A: Reducir debilidades para evitar

AMENAZAS Estrategias F.A: Usar fortalezas para evitar amenazas
amenazas
-Revisar periodicamente inventarios fisicos para
-Adquiriendo una muy buena capacitación en el manejo verificar existencia. -
-Fallas de tipo tecnico que afecten el
del software . Manteniendo del archivo organizado con el fin de
proceso de registros de causaciones.
-Conociendo alternativas y posibles soluciones en caso de reducir el tiempo al momento de implementar el
-
fallas tecnicas imprevistas. software.
Dificultades en el manejo del software
- Se debe continuar con el uso de kardex para tener un -
contable Helisa.
medio de respaldo de informacion. Buena comunicación en los procesos contables vs
el area de inventario.
 10

Conclusión matriz Dofa

Analizando los resultados obtenidos en la matriz DOFA, se concluyen que si es posible la

integración del módulo de inventarios del software Helisa al módulo de contabilidad y lograr

cumplir con el propósito de lograr que el proceso de sistematización integrada de la información

confiable generada en el área de inventarios de la empresa sea optima y se mantenga a largo

plazo.
 11

Capítulo 5. Descripción del proceso para la implementación del módulo de inventarios del

paquete contable Helisa en la empresa Ingeprinta

Adquisición del módulo

El módulo a implementar en la empresa es el Módulo de Inventarios que hace parte del

software contable Helisa que es utilizado actualmente por la empresa Ingeprinta SAS para el

registro de la contabilidad. El módulo de inventario es usado en su mayoría por Pymes para la

administración de los inventarios ya que su funcionalidad y facilidad para manejar los datos

permite información confiable y en pertinente.

Utilidades del módulo

Administra y controla cantidades, costos, precios de venta, cantidades críticas (mínimas o

máximas), niveles de re-orden, lo que facilita la gestión de orden de compras, ajustándose a los

artículos del inventario de Ingeprinta SAS que son de tipo comercial es decir no es mercancía

fabricada por la empresa por lo cual no está sometida a ningún proceso de transformación por

parte de Ingeprinta. Se ajusta perfectamente a las NIIF (Normas Internacionales de la

Información Financiera NIIF). El costo se puede determinar por el método de valuación que usa

la empresa que es el PEPS (Primeras unidades en entrar son las primeras en salir). Clasifica los

artículos o productos en grupos en el caso de la empresa Ingeprinta SAS manejaríamos los

siguientes artículos: Cartuchos, Tóner, Tintas, Chips, papeles, familias: Nuevo, compatible y

remanufacturado, adicionalmente tipos de unidad o por características: Marcas: Epson, Hewlett

Packard, Canon, Lexmark. Este módulo también permite la ubicación del producto, por nombre,

código o referencia. Cuenta con la opción de crear seriales, a partir de comportamientos que

identifican a los productos tales como fechas de vencimiento, código, referencia, marca, entre

otras características.
 12

Todo está acompañado de informes y consultas que permiten realizar auditorías,

inventarios físicos, consultar por referencias, estadísticas de salidas, de entradas, de rotación,

consultas y exportaciones con múltiples tipos de agrupamiento.1 (HELISA, 2017)

Existencias a corte de fecha

Actualmente se cuentan con aproximadamente 400 referencias, este dato es impreciso ya

que como se mencionaba en el análisis Dofa, no hay administración del inventario exacta y

existen registros repetidos o cuyas existencias ya no están en el almacén, así que se debe contar

con un inventario físico para la implementación del módulo.

Integración con los otros departamentos

El módulo de inventarios permite la integración en tiempo real de los ingresos

registrados al momento de recibir un despacho, dicha información es replicada a los demás

departamentos por medio de los módulos correspondientes.

Integración con Contabilidad

Cada documento generado en el módulo de inventario se va a parametrizar de acuerdo a

las cuentas contables para que la integración a contabilidad sea rápida y con un proceso que

realizaría el contador en cada cierre.

1
Fuente: [Link] (HELISA, 2017)
 13

Flujo de procesos de entrada a implementar

PROCESO DE INVENTARIOS EMPRESA INGEPRINTA INGEPRINTA S.A.S.

GERENCIA GENERAL AREA DE INVENTARIO
PROCEDIMIENTO: Entrada de mercancia al almacén
ENTRADA DE
MERCANCIA COD. DESCRIPCIÓN
Se revisan las referencias y cantidades que se estén
agotando, esta información se obtiene a través de lo
(1) que está registrado en archivo de Excel.
Revisar las referencias y
cantidades que se estén
agotando (1) Se toman las listas de precios actualizadas de los
proveedores para comparar y seleccionar los que
(2) ofrezcan mayor beneficio tanto en tiempo de entrega
como disponibilidad y costo.
Se revisan los precios de los
Orden de Compra,
proveedores que tenemos registrados, (2) Una vez elegido el proveedor, el asistente de
con copia para
se seleccionan los que presenten inventarios, elabora la orden de compra que es enviada
contabilidad.
mayor benficio y se generan de la
(3) al asistente de compras con copia al departamento de
orden de compra.
contabilidad para haga la aprobacion.
(3)

Luego de la aprobacion del area de contabilidad, el

asistente de compras hace el envio de la orden de
(3)
Recepcion e inspeccion de la compra al proveedor seleccionado para realizar el
mercancia solicitada en l despacho de la mercancía,
Envio de la orden de compra
al proveedor para realizar el oeden de compra.
despacho de la mercancía Factura de compra y remision De acuerdo a las condiciones establecias, se realiza el
(4)
(4) envio de la orden de compra al proveedor para realizar el
(5) proceso de compra.

Una vez llega la mercancía a Ingeprinta se recepciona e

Elaboración del documento (5) inspecciona, comparando con la factura de compra y
Distribución de la Entrada de mercancía en remision.
mercancía a los Helisa, este documento Comprobada la cantidad fisica recibida, se distribuye la
estantes. reemplaza el registro en Excel mercancía a los estantes del almacén. El soporte de la
(6) y el Kardex. (6)
entrada de mercancía será la factura y remisión del
proveedor.
(7) Entrada de mercancía: Documentos que realizaría el
asistente de inventario para el ingreso de mercancía en
(7) el software Helisa y alimentara las cantidades
FIN adquiridas.

Personal que elaboró: Observaciones:

Nombre: Astrid Torres
Cargo: Encargada inventarios
Fecha: 07 de mayo 2018
Personal de INGEPRINTA que lo revisó:
Nombre:
Cargo:
Firma: ___________________________

Ilustración 3. Flujo de procesos a implementar.

 14

Flujo de procesos de salida a implementar

PROCESO DE INVENTARIOS EMPRESA INGEPRINTA INGEPRINTA S.A.S.

GERENCIA GENERAL CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO:
SALIDA DE Salida de mercancia al almacén
MERCANCIA
COD. DESCRIPCIÓN
El modulo permite ver en el
sistema las cantidades
Una vez facturada la disponibles en el almacén, si no
compra, el cliente se (1) Factura de venta (2) (1) hay existencias no se pemite
dirige a la ventanilla del
generar facturas; una vez
almacén.
facturada la venta, el cliente se
dirige a la ventanilla del almacén.
Se recibe la factura elaborada por
el área de ventas, para ser
(2)
gestionada la entrega de la
Alistamiento y Helisa descuenta mercancía.
(3) automaticamente las
despacho de la Se alista la mercancía verificando
mercancia cantidades facturadas del
inventario. la correspondencia entre lo
(3)
facturado y lo que se va a
despachar.
(4)
Helisa descuenta
automaticamente las cantidades
Entrega de Diligenciamiento
(4) facturadas por el departamento de
mercancia y de formato de
formato de salida salida. ventas y estas se reflejan en el
como soporte de (5) módulo de inventarios,
control interno. (6) Se hace un documento interno a
(5) manera de soporte de la salida
para el area de contabilidad.
Se entrega la mercancia al cliente
FIN (6) junto con la factura original al
cliente.
Personal que elaboró: Observaciones:
Nombre: Astrid Torres
Cargo: Encargada
inventarios
Fecha: 07 de mayo 2018

Ilustración 4. Flujo de procesos de salida a implementar.

 15

Reducción de tiempos

Con la implementación del módulo, se omite el paso de verificar en el Kardex físico

porque al facturar no deja facturar artículos que no se tengan existencia en las bodegas,

manejando las existencias de acuerdo a la realidad del inventario de manera automatizada.

Plan capacitación empleados

Durante el proceso de implementación, se busca capacitar al encargado del módulo en el

área de inventarios y en contabilidad, para esto, el proveedor del software contable Helisa

dispone de un servicio de asesoría remota que tiene un costo, pero es un apoyo eficiente en caso

de que surjan dificultades técnicas.

Presupuesto

VALOR VALOR
CANTIDAD DESCRIPCION DESCUENTO %
UNITARIO TOTAL
1 HELISA NIIF-GESTION DE 0 % 1.284.800 1.284.800
VENTAS – 3 SESIONES

1 HELISA NIIF-INVENTARIOS – 3 0 % 1.414.500 1.414.500

SESIONES

LICENCIA LCN3B0457814
Helisa NIIF manejo hasta tres
(3) sesiones

10 SERVICIO HORA SOPORTE 0 % 70.000 700.000

TECNICO

SUBTOTAL 3.399.300
DESCUENTO
SUBTOTAL 3.399.300
I.V.A 19% 645.867
TRES MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y TRES MIL CIENTO TOTAL 3.943.188
OCHETNA Y OCHO PESOS
 16

Capítulo 6. Realización de los formatos para la gestión documental a aplicar para entradas

y salidas del proceso de gestión de inventario.

Los formatos utilizados en el proceso de gestión de inventarios son:

Documentos entrada mercancía

• Solicitud de compra: Es el documento interno que genera el área de inventarios al área de

compras en el cual se refleja las referencias que se requieren para mantener el inventario,

el cual se realiza de manera semanal, se realizan dos copias, la original para el encargado

de compras y la copia para el almacén.

Formato solicitud de compra

INGEPRINTA SAS
SOLICITUD DE COMPRA N°: 0345
FECHA: MAYO 30 2018
CODIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION
Pol-10021 4 Paquetes Polvo para tóner
univesal color negro x
1.00 Kilo

MOTIVO DEL PEDIDO SOLICITADO AUTORIZADO

No existe en stock

Otro ALMACEN COMPRAS

Formato 1. Formato de solicitud de compras

• Entrada de mercancía: Documentos que realizaría el asistente de inventario para el

ingreso de mercancía en el software Helisa y alimentara las cantidades adquiridas. El

soporte de la entrada de mercancía será la factura y remisión del proveedor

 17

Formato Entrada de mercancía:

INGEPRINTA SAS
NIT: REMISION
DIRECCION: Carrera 87 N° 52-18 Nro. 000078
TELEFONO: 7238614 Fecha Mayo 30 2018
Bodega origen: Bodega destino:
CONCEPTO ENTRADA DE MERCANCIA Página 1 de 1

REFERENCIA DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD

Ton068 Toner Hewlett Packard Unidad 7.00
compatible Laser Jet 256 A
OBSERVACIONES
Formato [Link] de entrada de mercancía.

• Factura de compra, es documento de carácter externo que soporta la entrada de mercancía

al almacén, a través de este documento se verifica que las cantidades recibidas

correspondan a las cantidades solicitadas.

Documentos salida de mercancía:

Salida de inventario: Documento interno

INGEPRINTA SAS

SALIDA DE MERCANCIA N°: 12596

FECHA: MAYO 30 2018
CODIGO FACTURA CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION
DE VENTA
Car-12104 15987 9 Unidades Polvo para tóner universal color negro x
1.00 Kilo

OBSERVACIONES
ALMACEN CONTABILIDAD
Formato [Link] de salida de mercancía
 18

Conclusiones

Como conclusión al presente proyecto aplicado, cuyo objetivo principal es implementar

el uso del módulo inventarios del software contable Helisa para administrar las existencias de

mercancía del departamento de inventarios de la empresa Ingeprinta, se puede deducir que al

utilizar herramientas de diagnóstico organizacional se logró identificar factores internos y

externos de la empresa que permiten crear estrategias para optimizar la gestión del departamento

de inventarios de la empresa.

De igual manera se utilizaron diagrama de flujo para conocer el proceso actual de la gestión del

área de inventarios, tanto en las entradas como en las salidas de mercancía, para obtener así una

información mas detallada de cada paso, en que consiste, quienes colaboradores están

involucrados y que documentación se emplea.

Con base al proceso investigativo se obtuvo la información por parte del proveedor de software

en que se analizan las características del software y así determinar como se implementa al

proceso de ingreso de mercancía al almacén y de esta manera diseñar el diagrama de flujo

propuesto en el que se evidencia la reducción de etapas en el proceso de administración del

almacén mejorando los tiempos y la gestión documental en el área de inventarios.

Con esta implementación se logra el propósito del proyecto ya que se optimiza la gestión de

inventarios y su relación con las áreas de la empresa, generando así una mejora en los

indicadores de la gerencia.

En términos tecnológicos se concluye que el costo/beneficio de la implantación propuesta es

viable ya que al aprovecharse de las oportunidades que ofrece el software al área, se permite

tener control sobre el manejo integral del inventario, referencias, existencias, se permite
 19

organizar los productos por categorías, y parámetros que automatizan el inventario; esto a través

de un proceso de migración controlado lo que permite continuar con las operaciones cotidianas

de despacho e ir integrando el módulo hasta que su implementación sea total y de esta manera se

realice una gestión eficiente.

 20

Bibliografía

HELISA. (2017). Recuperado de [Link]