KAIZEN
El término Kaizen, de origen japonés, se puede desglosar en dos partes: por un
lado KAI que significa "cambio" y ZEN traducido como "bueno" o "bondad". Analizando
ambos significados conjuntamente podemos empezar a deducir cuál es el núcleo de esta
filosofía, el espíritu de la "Mejora Continua".
Masaaki Imai es el difusor del Kaizen explica en forma sencilla cual es la esencia
de esta filosofía: Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar,
social y de trabajo. Cuando se aplica al lugar del trabajo, Kaizen significa un
mejoramiento continuo que involucra a todos –gerentes y trabajadores por igual.
LA SOMBRILLA DE KAIZEN
El concepto de Kaizen puede visualizarse como una sombrilla que cubre las
siguientes prácticas exclusivamente japonesas que tanto renombre han alcanzado a nivel
mundial:
Orientación al cliente Kamban
Control total de la calidad Mejoramiento de la calidad
Robótica Justo a tiempo
Círculos de calidad Cero defectos
Sistema de sugerencias Actividades en grupos pequeños
Automatización Relaciones cooperativas trabajadores-
Disciplina en el lugar de trabajo administración
Mantenimiento total productivo. Mejoramiento de la productividad
Desarrollo del nuevo producto.
KAIZEN Y LA ADMINISTRACIÓN
La administración tiene dos componentes principales:
Mantenimiento: Se refiere a las actividades dirigidas a mantener los actuales
estándares tecnológicos administrativos y de operación.
Mejoramiento: Se refiere a las actividades dirigidas a mejorar los estándares
corrientes.
Bajo sus funciones de mantenimiento, la administración desempeña sus tareas
asignadas de manera que todos en la compañía puedan seguir el PEO establecido
(procedimiento estándar de operación). Esto significa que la administración primero debe
establecer políticas, reglas, directivas y procedimientos para todas las operaciones
importantes y luego ver que todos sigan el PEO. Si la gente es capaz de seguir el estándar
pero no lo hace, la administración debe aplicar la disciplina. Si la gente es incapaz de
seguir el estándar, la administración debe proporcionar entrenamiento o revisar el
estándar de modo que la gente pueda seguirlo.
Mejorar los estándares significa establecer estándares mas altos. Una vez hecho
esto, el trabajo de mantenimiento por la administración consiste en procurar que se
observen los nuevos estándares. El mejoramiento duradero solo se logra cuando la gente
trabaja para estándares mas altos. De este modo, el mantenimiento y el mejoramiento se
han convertido en inseparables para la mayoría de los gerentes japoneses.
¿Qué es el mejoramiento? el mejoramiento puede dividirse en Kaizen e Innovación.
Kaizen significa mejoras pequeñas realizadas en el statu quo como resultado de los
esfuerzos progresivos. La innovación implica una mejora drástica en el statu quo como
resultado de una inversión mas grande en nueva tecnología y/o equipo.
En ocasiones, se encuentra otro tipo de administración en las industrias de alta
tecnología, estas son las compañías que están funcionando desde su nacimiento, crecen
con rapidez y luego desaparecen igual de rápido cuando su éxito inicial se desvanece o
cambian los mercados .
Las peores compañías son las que no pueden hacer nada sino mantenimiento,
queriendo decir que no hay un impulso interno para Kaizen o para la Innovación; el
cambio es impuesto a la organización por las condiciones del mercado y la competencia, y
la administración no sabe a donde quiere ir.
Kaizen es un proceso constante e involucra a todos en la organización, cada uno de la
jerarquía administrativa esta involucrado en algunos aspectos de Kaizen.
KAIZEN Y EL CONTROL TOTAL DE CALIDAD
Las actividades organizadas del Kaizen que involucran a todos los miembros de
una compañía en un esfuerzo totalmente integrado hacia el mejoramiento del desempeño
en todos los niveles. Este desempeño mejorado está dirigido hacia la satisfacción de metas
funcionales transversales como calidad, costo, programación, desarrollo del potencia
humano y desarrollo de nuevo productos. Se supone que estas actividades conducirán, al
final, a una mayor satisfacción del cliente.
KAIZEN Y EL SISTEMA DE SUGERENCIAS
En el Japón, el sistema de sugerencias es una parte muy integrada del Kaizen
orientado al individuo. Su diseño está tan cuidadosamente trazado, ejecutado y
comunicado como un plan estratégico de la compañía. Se presta atención a las
sugerencias de los trabajadores y se considera como un criterio de importancia sobre su
desempeño.
KAIZEN Y LA COMPETENCIA
Por lo general, la fuerza motriz para la competencia es el precio, calidad y
servicio. Sin embargo, en el Japón, se puede decir que la causa final de la competencia es
la misma competencia.
Cuando las compañías están rivalizando una y otra sobre la fuerza de Kaizen el
mejoramiento debe ser un proceso en marcha. Kaizen asegura que habrá un mejoramiento
continuo por el bien mismo del mejoramiento. Una vez que el movimiento de Kaizen ha
sido iniciado no hay forma de invertir la tendencia.
La administración orientada al proceso respecto a la administración orientada a los
resultados
Kaizen genera el pensamiento orientado al proceso, ya que los procesos deben ser
mejorados antes de que se obtengan resultados mejorados. Además, Kaizen está orientado
a las personas y dirigido a los esfuerzos de las mismas.
La administración orientada a los resultados es un estilo de administración que
está bien establecido en occidente y enfatiza los controles, desempeño, resultados,
recompensas (por lo general financieras) o la negación de recompensas e incluso castigos.
Los criterios, o criterios R, son cuantificables con facilidad y a corto plazo.
La administración orientada al proceso es un estilo de administración que también
está orientado a las personas en comparación al que está orientado sólo a los resultados.
Tal estilo de administración supone una visión a largo plazo y, por lo general, requiere un
cambio de comportamiento.
Algunos criterios para ameritar las recompensas en este estilo son: Disciplina,
administración del tiempo, desarrollo de habilidad, participación y complicación,
principios morales y comunicación. Es una estrategia de Kaizen estos criterios se
denominan: Criterios P. La estrategia de Kaizen afirma que un esfuerzo consciente para
establecer un sistema que estimule los Criterios P puede producir ventajas competitivas de
importancia para la compañía.
LOS CINCO PASOS DEL KAIZEN
El movimiento de los cinco pasos del Kaizen, también conocido como 5-S, toma su
nombre de cinco palabras japonesas:
1. Seiri (enderezar): Se realiza un análisis enfocado a aspectos como: trabajo en
proceso, herramientas innecesarias, maquinaria no ocupada y productos defectuosos,
con el propósito de identificar lo necesario y descartar lo innecesario.
2. Seiton (Poner las cosas en orden): Las cosas deben mantenerse en orden de tal forma
que estén listas para ser utilizadas cuando se necesiten, con el fin de evitar perdidas de
tiempo.
3. Seiso (Limpieza): Se debe hacer lo necesario para mantener los lugares de trabajo
limpios y despejados, para facilitar el proceso y evitar accidentes.
4. Seiketsu (aseo personal): Hacer del aseo y la pulcritud un hábito, principiando por la
propia persona
5. Shitsuke (disciplina): Seguir sistemáticamente todos los procedimientos establecidos
en los distintos puestos de trabajo.
BENEFICIOS DEL KAIZEN
Son múltiples los beneficios que se logran al aplicar una estrategia de Kaizen
dentro de la organización, ya que esta filosofía de mejoramiento continuo permite alcanzar
una mayor productividad y calidad, sin efectuar una inversión considerable de capital.
Las principales ventajas de la estrategia del Kaizen y la administración de control
de calidad total son las siguientes:
Las personas entienden los asuntos críticos reales con mayor rapidez.
Se pone mayor énfasis en la etapa de planeación.
Se fomenta una forma de pensamiento orientada al proceso.
Las personas concentran su atención en los asuntos de mayor importancia.
Todos participan y contribuyen a la construcción de un nuevo sistema.
Mediante una estrategia de Kaizen, se logra que los negocios sean más productivos
y lucrativos, sin descuidar el recurso más valioso de toda empresa, las personas.
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE KAIZEN Y DE LA INNOVACIÓN
INNOVACIÓN KAIZEN
Creatividad Adaptabilidad
Individualismo Trabajo en equipo (enfoque de sistemas)
Orientada al especialista Orientada al generalista
Atención a los grandes vacíos Atención a los detalles
Orientada a la tecnología Orientada a las personas
Información: cerrada, patentada Información: abierta, compartida
Orientación funcional (especialista) Orientación funcional transversal
Busca nueva tecnología Se basa en tecnología existente
Línea + personal Organización funcional transversal
Retroalimentación limitada Retroalimentación amplia
HERRAMIENTAS DE KAIZEN PARA LA RESOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS
Las siete herramientas estadísticas
Las siete herramientas estadísticas para la resolución analítica de los problemas son:
1. Diagramas de pareto. Estos diagramas clasifican los problemas de acuerdo con la
causa y fenómeno. Los problemas son diagramas de acuerdo a la prioridad, utilizando
total del valor perdido.
2. Diagramas de causa y efecto. Estos diagramas se utilizan para analizar las
características de un proceso o situación y los factores que contribuyen a ellas. Los
diagramas de causa y efecto también se llaman "graficas de espina de pescado" o
"graficas de hueso de godzilla".
3. Histogramas. Los datos de frecuencia obtenidos por las mediciones muestran un pico
alrededor de determinado valor. A la variación de las características de la calidad se le
llama "distribución" y la figura que muestra la frecuencia en forma de estaca se
designa como histograma. se usa principalmente para determinar los problemas
revisando la forma de la dispersión, el valor central y la naturaleza de la dispersión
4. Cartas de control. Existen dos tipos de variaciones: las variaciones inevitables que
ocurren bajo condiciones normales y las que pueden llevar a una causa. A esta ultima
se le llama "anormal" las cartas de control sirven para detectar tendencias anormales
con la ayuda de gráficas lineales. Estas gráficas difieren de las gráficas lineales
estándar en que tienen líneas de limites de control en los niveles central, superior e
inferior. Los datos de muestra se trazan en puntos sobre la gráfica para evaluar las
situaciones y tendencias del proceso.
5. Diagramas de dispersión. En diagrama de dispersión se trazan dos partes de los datos
correspondientes. Las diferencias en el trazado de estos puntos muestra la relación
entre los datos correspondientes.
6. Gráficas. Existen muchas clases de graficas empleadas, que dependen de la forma
deseada y del propósito del análisis. Las gráficas de barras comparan los valores por
medio de barras paralelas , en tanto que las gráficas lineales se utilizan para mostrar
variaciones durante un periodo. Las gráficas circulares indican la división por
categorías de valores y las cartas de radar ayudan al análisis de conceptos
previamente evaluados.
7. Hoja de comprobación. Estas están diseñadas para tabular los resultados mediante
una versión rutinaria de la situación. Estas herramientas son ampliamente usadas por
los círculos del CC y por otros grupos pequeños, así como por el personal de
ingenieros y gerentes para identificar los problemas y resolverlos. Todas ellas son
herramientas estadísticas y analíticas, y los empleados en compañías activas en CCTC
están entrenados para usar estas herramientas en sus actividades rutinarias.