Uno de los cambios más importantes de la nueva Ley de Contrataciones del Estado
es el nuevo rol del Plan Anual de Contrataciones (PAC). La nueva norma busca
convertir al PAC en un auténtico documento de gestión implementando 2 medidas:
i) disponiendo que su elaboración se ejecute sobre la base del Plan Operativo
Institucional y de manera simultánea a la fase de programación y formulación
presupuestaria; y ii) tratando de que todos los detalles de las compras de bienes,
servicios y ejecución de obras se encuentren recogidos en él.
La nueva formulación del PAC no ha sido redactada de forma clara en la ley ni el
reglamento, razón por la cual el Consejo Directivo del OSCE publicó la directiva N°
003-2016-OSCE/CD con la finalidad de ordenar los actos de formulación y así evitar
mayores confusiones. No obstante, el objetivo no se ha cumplido a cabalidad y el
nuevo procedimiento no deja de generar dudas a la mayoría de funcionarios y
servidores.
Por esta razón, desde el Instituto de Ciencias Sociales y Políticas públicas
(INCISPP) ponemos a disposición de nuestros lectores el presente artículo de
interés en cual explicaremos de manera clara y sencilla el nuevo proceso de
formulación del PAC bajo la vigencia de la nueva ley.
¿Qué es el Plan Anual de Contrataciones (PAC)?
Es aquel documento de gestión que contiene todas las compras que realizará la
entidad durante el periodo de un año. Incluye tanto las que se encuentran bajo el
ámbito de aplicación de la Ley como las que no. El PAC además debe estar
vinculado con el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Plan Operativo
Institucional (POI).
Pero, vale preguntarnos, ¿Qué son estos documentos?
1. El Presupuesto institucional de Apertura (PIA). Es aquel que contiene el
presupuesto inicial de la entidad pública aprobado por el titular de la misma.
El PIA es elaborado por la oficina de planeamiento y presupuesto para el
periodo de un año sobre la base de las de los fines, objetivos y metas
presupuestarias previstas y en concordancia con el Plan Operativo
Institucional (POI).
1. El Plan Operativo Institucional (POI). Es el documento en que se
programan las distintas actividades que llevará a cabo la entidad para cumplir
con los objetivos estratégicos previstos en el Plan Estratégico Institucional
(PEI).
El contenido del Plan Anual de Contrataciones (PAC)
El Plan Anual de Contrataciones contiene todas las compras públicas que se
encuentran previstas por el PIA, tanto las que se encuentran sujetas a la ley como
las que no.
Además de ello debe incluir lo siguiente:
Todos los procedimientos de selección que se convocarán durante el
correspondiente ejercicio incluyendo el detalle de los ITEMS.
Los procedimientos de selección que serán realizados por otras entidades,
sea mediante el desarrollo de las compras corporativas o el encargo de los
procedimientos de selección.
Los procedimientos de selección que no fueron convocados el año fiscal
anterior.
Los procedimientos de selección declarados desiertos siempre y cuando
persista la necesidad declarada por el área usuaria, y se cuente con el
presupuesto respectivo.
Los procedimientos de selección que durante el año fiscal anterior hayan sido
declarados nulos de oficio, por defectos o vicios en los actos preparatorios,
cuya necesidad persiste conforme a lo manifestado por el área usuaria, y se
cuente con el presupuesto respectivo.
Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y
procedimientos específicos de una organización internacional, Estados o
entidades cooperantes siempre que se deriven de operaciones de
endeudamiento externo y/o donaciones ligadas a esas operaciones.
La contratación de servicios públicos, siempre que no exista la posibilidad de
contratar con más de un proveedor.
Los convenios de colaboración u otra naturaleza análoga suscrito entre
entidades (Art 5, inciso c, Ley 30 225)
Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y
procedimientos específicos de una organización internacional, Estados o
entidades cooperantes (art 5 , inciso d, Ley 30225)
Las contrataciones con otro Estado (art 5 , inciso e , Ley 30 225)
Las contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país
cuando se sustente la imposibilidad de realizar la contratación a través de los
métodos de contratación de la presente ley.
Las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catalogo Electrónico
de Acuerdo Marco, salvo que el monto sea menor a 8 UIT.
Las contrataciones que se sujeten a regímenes especiales creados de
acuerdo a ley.
La formulación del Plan Anual de Contratación (PAC) en 8 pasos.
Como anotamos en las líneas introductorias, la nueva Ley ha implementado una
nueva forma de elaboración del PAC, las cuales pueden ser resumidas en los
siguientes pasos:
1. El área usuaria presenta sus necesidades al Órgano Encargado de las
Contrataciones (OEC). El área usuaria debe presentar sus requerimientos
de bienes, servicios, consultorías y ejecución de obras, mediante el Cuadro
de Necesidades, sobre la base de las actividades previstas en el POI. Estos
requerimientos deben ser elaborados a partir del primer semestre del año
otorgando un plazo máximo que coincida con el inicio de las actividades a
ejecutar durante las fases de programación y formulación presupuestaria.
El cuadro de necesidades debe contener:
Las especificaciones técnicas. Son aquellas características técnicas y/o
requisitos funcionales que debe tener el bien que será contratado.
Términos de referencia. También son las características y/o requisitos
funcionales pero de los servicios, consultorías y obras en GENERAL.
Descripción general de los proyectos. Para los casos de ejecución de
obras.
2. Se elabora el Cuadro Consolidado de Necesidades. El órgano encargado
de las contrataciones en coordinación con el área usuaria debe consolidar y
valorizar los requerimientos de las diferentes áreas usuarias de la Entidad
mediante la elaboración de un documento denominado Cuadro Consolidado
de Necesidades (CCN)
3. El Cuadro Consolidado de Necesidades se incluye en el Proyecto de
Presupuesto Institucional (PPI). Una vez elaborado el CCN, el órgano
encargado de las contrataciones debe remitirlo a la oficina de presupuesto
para su priorización e inclusión en el PPI.
4. Las áreas usuarias reajustan sus necesidades en base al
PPI. Respetando las prioridades y montos definidos por la oficina de
presupuesto, las unidades usuarias deberán efectuar los ajustes necesarios
a los requerimientos previstos en el Cuadro Consolidado de Necesidades,
remitiéndolos al OEC para que, sobre esa base, se formule el proyecto del
PAC.
5. Se elabora el proyecto de Plan Anual de Contrataciones (PAC). El OEC
junto el área usuaria de donde proviene el requerimiento debe determinar
mediante indagaciones del mercado, el valor estimado de bienes, servicios y
consultorías en general, así como, el costo programado, en el caso de
consultoría de obras y ejecución de obras. Para dicho efecto debe considerar
la información que se utilizó para valorizar los requerimientos en el Cuadro
Consolidado de [Link] la base del objeto principal de la
contratación y el valor estimado, el OEC debe definir, también, los
procedimientos de selección.
6. Se ajusta el PAC con el Presupuesto institucional de apertura (PIA). Una
vez aprobado el PIA, el OEC en coordinación con las áreas usuarias, ajusta
el proyecto de PAC, sujetándolo a los montos de los créditos presupuestarios
aprobados. En caso de que se haya asignado un presupuesto menor al
previsto en el proyecto de presupuesto, se deberá determinar los
procedimientos de selección a ejecutar con cargo a los recursos asignados,
según la prioridad de las metas presupuestarias.
7. Se aprueba el Proyecto de Plan Anual de Contrataciones. Una vez
articulado con el PIA, el PAC debe ser aprobado por el titular de la entidad,
o por el funcionario a quien se haya delegado esa facultad. Todo ello en un
plazo máximo de 15 días hábiles siguientes a la aprobación del PIA.
8. Se registra y publica el Plan Anual de Contrataciones (PAC). Una vez
aprobado, el PAC debe ser registrado en el SEACE por medio de los usuarios
debidamente autorizados. El Órgano Encargado de la Contratación es quien
debe garantizar el cumplimiento de esta tarea. La publicación del PAC debe
ser realizada en un plazo no mayor de 5 día hábiles.
Para culminar con este apartado, cabe mencionar que el PAC se formula de acuerdo
con el formato que se encuentra publicado en el portal web del SEACE.
Los diplomados en Contrataciones del Estado de INCISPP: Aprende todo
sobre la elaboración del PAC.
El nuevo procedimiento para la elaboración del PAC es uno de los primeros retos
que deben enfrentar los Funcionarios y Servidores púbicos. Conscientes de ello
INCISPP pone a disposición de todos los interesados sus Diplomados en
Contrataciones del Estado.