1

1
 SESIÓN 
1. Conceptos Generales

1
2. Ventanas y sus partes

CAPACIDADES EN ESTA SESIÓN

El participante al final de esta sesión:

Conoce el entorno y los fundamentos básicos del manejo de la hoja de cálculo.

Ingresa correctamente y diferencia los tipos de datos.

Aplica los formatos de celda respectivos.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIÓN

1. Conceptos Generales

Iniciando una sesión en Microsoft office Excel .

2. Ventana de Excel y sus partes

Entorno de trabajo

Cinta de opciones

Manejo de Hojas de cálculo

Columnas, filas, hojas y celdas

Copiar, pegar, eliminar

Edición de Celdas

2
LOGRO DE APRENDIZAJE:

En esta oportunidad aprenderemos a reconocer una Hoja de Cálculo, sus diversas Opciones, el entorno y los
fundamentos de manejo de la hoja de cálculo, a ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, así como
a aplicar los diversos formatos de celdas, que nos permitan
mejorar la presentación de los datos y resultados obtenidos a
partir de fórmulas.
El material virtual podrás descargar de la
página [Link]

1. CONCEPTOS GENERALES DE MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa para analizar, compartir y administrar información para la toma de decisiones, el cual
consiste en una hoja de cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos, o bases de
datos.

Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de cálculo
llamados Hojas.

2. VENTANA DE EXCELL Y SUS PARTES

Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes pasos:

a) Clic en Iniciar.
b) Seleccionar Programas.
c) Elegir Microsoft Office.
d) Finalmente clic en Microsoft Excel .

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 3 -
 1. ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa después de haberse ejecutado, muestra en pantalla los siguientes elementos los cuales se
mencionan a continuación:

 Barra de acceso rápido. Cinta de opciones.

 Barra de fórmulas. Celda activa.
 Hojas.
 Barra de estado

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la utilidad de los elementos
descritos.

1. BARRA DE ACCESO RÁPIDO:

Contiene las operaciones básicas que se pueden realizar en el programa.

Nuevo (Ctrl + U) Guardar (Ctrl + G)

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 4 -
 Vista Previa de Impresión Impresión rápida
Abrir (Ctrl + A)

2. CINTA DE OPCIONES
La Cinta de Opciones, está organizado en Fichas, las cuales contiene a Grupos y estos a los diferentes
comandos o herramientas a usar en cualquier aplicación.

Algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas
de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Ficha Inicio

Comando

Grupo

A continuación definimos cada componente:

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que
se hacen en Excel.

Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.

Comando: Son las órdenes que puede usar el programa para ejecutar una acción.

BARRA DE FÓRMULAS
La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una
de las celdas de Excel.

Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona información acerca de las
funciones y sus argumentos.

Cuadro de nombres Cancelar Insertar Función

Introducir Barra de Fórmulas

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 5 -
 3. MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO
 Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.
 Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto (Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Para ver una
hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la etiqueta correspondiente.

La siguiente figura nos ilustra gráficamente lo mencionado:

Al iniciar Excel el primer

libro de trabajo que se
visualiza se denomina
Libro1. Si abrimos un
nuevo libro durante la
misma sesión, Excel lo
llama [Link]
tener varios abiertos a
su vez y guardarlos
Hojas del libro posteriormente con un
nombre

Nombre del libro

4. COLUMNAS, FILAS, HOJAS, CELDAS

La hoja de cálculo se divide en una trama de columnas y filas.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna. El rango de letras va desde
A hasta XFD siendo un total de 16,384.

Filas: Se asigna un número, mostrado en el encabezado de cada fila. El rango está

comprendido desde 1 hasta 1’048,576.

1. Hojas: o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en
una matriz bidimensional de filas y columnas).

Celdas: Es la intersección de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 6 -
 Celda Columnas

Filas

CELDA ACTIVA
Es la única que se puede desplazar por toda la hoja de cálculo.

Para ello haga un clic con el mouse o use las teclas de desplazamiento del teclado.

Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos para ingresar el dato. Esta
celda tiene elementos que es necesario reconocer, por que lo usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos:

Mover: Arrastrar el borde hacia otra posición.
Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posición.

Si ubicamos el puntero en el Área podemos:

Seleccionar: Arrastra sobre las áreas deseadas.

Si ubicamos el puntero en Relleno podemos:

Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor
contenido en la celda.


Ahora que ya sabemos cómo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo,
debemos ingresar datos a las celdas de la hoja de cálculo y así crear nuestra aplicación.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

En una hoja de cálculo se puede ingresar datos tipo: Textos, Números (enteros, decimales, positivos,
negativos, fracción, porcentajes), fechas y fórmulas.

Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:

1. Haga clic en la celda donde se ingresará el dato. Para nuestro caso A2

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 7 -
 2. Escriba el dato (Alumnos Matriculados en Computación) y pulse la tecla enter para ingresarlo a la
celda. Debe haber quedado así:

Si deseas corregir errores podemos

realizarlo desde la barra de fórmulas o
doble clic sobre la celda.

3. En forma muy similar y usando las celdas respectivas ingresa los datos descritos a continuación, y
obtendremos el siguiente cuadro:

Le recomiendo
que el ingreso de
datos numéricos
enteros y/o

decimales debe
hacerse con el
teclado numérico.

Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos grabar nuestro ejemplo y
aplicarle luego los formatos de celda para cambiar su apariencia; No es muy
conveniente presentarlo así.

GUARDAR UN LIBRO
Ingresado los datos a la hoja de cálculo, deberá guardar el libro; ya que de lo contrario corremos el riesgo de
perder la información creada hasta el momento.

Para ello siga el siguiente proceso:

1. En la barra de acceso rápido (recuerdas lo vimos líneas arriba), haga un clic en el botón Guardar.

2. Tambien podemos acceder desde Archivo y luego Guardar,

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde deseas guardar el archivo (Disco
Local D:)
4. Finalmente clic en el boton Guardar.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 8 -
 5 COPIAR , PEGAR, MOVER,ELIMINAR

Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las celdas que recibirán dichos
formatos.

Para ello tenemos diferentes casos:

1. Seleccionar una celda:

Con el Mouse: Un clic en la celda deseada.

Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.

2. Seleccionar Celdas Adyacentes:

Con el Mouse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas.

Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.

3. Seleccionar Celdas Dispersas:

Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) y manteniendo presionado la tecla CTRL, seleccione el
siguiente rango (C6:C11 y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

¡MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar formatos a las celdas.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 9 -
 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Para que puedas desplazarte dentro de la hoja de cálculo, podemos realizar algunas de estas formas que se
mencionan a continuación:

a) Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse.

Nos
con las barras de
desplazamiento
dentro de la hoja, y
hacemos clic en la
celda P13.

b) Utilizando el cuadro de nombres.

Utilizando el cuadro de
nombres digitamos la
referencia de celda A2 y
luego pulsamos enter.

c) Utilizando el teclado.
o Teclas de dirección: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro de la hoja de
cálculo.

o Teclas de paginación: las podemos utilizar para avanzar pantalla por pantalla.

6. EDICIÓN DE CELDAS Y DATOS EN EXCELL

TIPOS DE DATOS
a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, títulos, nombres,...). a continuación se mencionan algunos
ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 10 -
 Números: dentro de los números mencionamos a los siguientes tipos enteros, decimales, moneda,
científica, fracción, porcentaje.

Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a continuación en
el ejemplo.

c) Fórmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las fórmulas se pueden aplicar sobre
datos de cualquiera de los 3 tipos.

EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO

A) CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
o Haga clic con el botón secundario del mouse en la Hoja1.
o Luego, haga clic en Cambiar nombre. Como se muestra a continuación.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 11 -
 o Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuación, presione ENTRAR. Observa
el ejemplo.

B) AGREGAR COLOR A LAS FICHAS DE LA HOJA DE CÁLCULO

o Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha Ejercicio.
o Luego elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.
o Ahora la ficha tendrá una banda del color seleccionado. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe
que la ficha Ejercicio estará ahora totalmente coloreada.

C) INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Para que puedas insertar una hoja de cálculo lo puedes realizar de dos formas:

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Insertar y, luego, en Insertar hoja.
Podrás observar que se inserta una nueva hoja de cálculo.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 12 -
 La otra opción que tienes para insertar la hoja de cálculo es desde las fichas.

Clic para insertar hoja

D) ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO

Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de cálculo, luego hacer clic
en Eliminar. Se eliminará la Hoja1.

Con el clic derecho

sobre la etiqueta nos
permite insertar,
eliminar y cambiar
nombre a la hoja de
cálculo.

FORMATO DE CELDAS
Entendemos por formato de celdas como “El conjunto de características que afectan la apariencia de la
celda y su contenido”.

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su
apariencia antes de imprimir toda la información, es por ello que usaremos los formatos de
celdas para ese objetivo.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 13 -
 Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas.

2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado: Fuente, Alineación,
Número. Como se muestra a continuación:

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

A. APLICANDO FORMATOS DE FUENTE:

(GRUPO FUENTE) PARA EL TITULO.
o Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)
o Luego nos dirigimos al (Grupo Fuente) y seleccionamos las siguientes opciones: como tipo de
fuente, tamaño, subrayado y color.
o El resultado se muestra a continuación.

B. APLICANDO FORMATOS DE BORDES Y RELLENO:

(GRUPO FUENTE) PARA EL ENCABEZADO DEL
CUADRO.
o Seleccione el rango de celdas (A4:F5)
o Luego en el Grupo Fuente seleccionamos bordes, color de relleno, negrita, y del grupo
alineación seleccionamos centrar.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 14 -
 o El resultado se muestra a continuación.

|Mg. Gina Huertas Camacho

Pag | - 15 -
 C. APLICANDO COMBINAR Y CENTRAR (GRUPO
ALINEACIÓN) PARA EL ENCABEZADO DEL
CUADRO.

o Seleccione el rango de celdas (A4:A5)

o Luego en el grupo alineación seleccionamos combinar y
centrar.
o A continuación en las alineaciones seleccionar alinear al medio.
o El resultado se muestra a continuación.

o Seleccione el rango de celdas (D4:F4)

o Luego en el grupo alineación seleccionamos combinar
y centrar.
o El resultado se muestra a continuación.

Completa los formatos para los demás datos del cuadro consiguiendo lo siguiente:

D. APLICANDO FORMATOS: MONEDA: (GRUPO

NÚMERO) PARA EL CASO DE LA COLUMNA
COSTO.
o Selecciona el rango de celdas (C6:C11).
o En el grupo número, selecciona formato de numero contabilidad y a
continuación escoge S/. Español (Perú).
o El resultado se muestra a continuación.

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 16 -

 E. APLICANDO FORMATOS PERSONALIZADO: (GRUPO NÚMERO)
“Ahora aplica un formato personalizado que muestre el cero a la izquierda”.

o Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A11).

o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Número, acceda al cuadro de diálogo para
personalizar el formato.

En la ventana de Formato de celdas:

o Selecciona la ficha de Número, la Categoría: Personalizada.

o En la zona de la derecha seleccionamos 0.
o Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado).
o Haga clic en el botón Aceptar, para aplicar los formatos seleccionados.

El resultado final del ejercicio se muestra a continuación:

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 16 -

FORMATOS PERSONALIZADOS

A) FORMATOS FECHA Y HORA:

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para separarlos por ejemplo:
16/10/2017 o 16-octubre-2017. Excel reconocerá esto como una fecha.

Si necesitas escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por
ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

DESCRIPCIÓN DEL FORMATO PARA LAS FECHAS

SÍMBOLO SIGNIFICADO

d Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

dd Día en dos dígitos (01 – 21)
ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)
m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
aa Año con dos dígitos (08-09-10)
Ejemplos:

b) Formatos numéricos:

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

EJEMPLOS:

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 17 -

 Descripción de Formatos personalizados para números

SÍMBOLO SIGNIFICADO

0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el número de dígitos indicado o

rellena con ceros las posiciones que falten

# Marcador de dígito. Redondea el número indicado pero no rellena con ceros las
posiciones que falten
? Marcador de dígito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se

alineen

, (coma) Separador decimal

. (punto) Separador de miles

% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se añade el símbolo %

Ee Notación científica para expresar el número en potencias de 10. Por ejemplo, el

número 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir, 4.300
"Texto" Introduce una cadena de caracteres

\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :

_ Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear perfectamente números positivos y

(subrayado) negativos formateados de distinta forma
* Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna

@ Marcador de texto

7 TRABAJANDO COMENTARIOS EN LA HOJA DE CÁLCULO:

Una manera de incluir su documentación en su hoja de trabajo, es mediante el uso de comentarios.

Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que actúe como una nota
escondida similar a un mensaje adherido.

Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeño triángulo rojo, en la parte
superior derecha de la celda.

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 18 -

 Para observar el contenido del comentario debe mover el ratón por encima de la celda para este caso
B2. Cuando se mueve el ratón fuera de la celda, el comentario desaparece nuevamente.

La secuencia de pasos para que puedas insertar comentarios es de dos formas:

a) Mediante la Cinta de Opciones:

o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.
o Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.
o En el grupo Comentario, selecciona la opción Nuevo Comentario. Como se observa a
continuación.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar, mostrar los
comentarios de la hoja de cálculo.

b) Mediante el Mouse:
o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.
o Clic derecho sobre la celda y seleccione Insertar
Comentario.
o De igual forma para mostrar, modificar o eliminar el
comentario lo puede realizar con el clic derecho.

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 19 -

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:
Después de aplicar los formatos a las celdas, estos los podemos
eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la celda A2.

A continuación se mencionan los siguientes pasos:

1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2

2. En la ficha de Inicio, selecciona el botón Borrar del grupo Modificar

y elija Borrar formatos.

3. A continuación se observa cómo se borran los formatos y permite ver el dato como se
ingresó al inicio.

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 20 -

 GUIA DE LABORATORIO
CINTA DE OPCIONES
En la Práctica que se muestra a continuación, usted podrá aplicar los contenidos desarrollados en la Sesión 01,
obteniendo un libro de Excel caracterizado por la adecuada: personalización de formatos como bordes, alineación,
tramas y sombreados. Empleando las fichas de la cinta de opciones

se pide:
1. Crea un libro en Excell y grabalo con el nombre CAUSALES
2. Inserta dentro del libro hasta 4 Hojas y denomínalas:
Estadísticas – Demandas – Audiencias – Juzgados
3. Dar un Color diferente a cada una de las fichas de las hojas.
4. En la hoja Estadistica, crear la siguiente tabla (Datos iniciales) e insertar los siguientes datos: Aplicar
los formatos de celda: Número, Alineación, Bordes, Fuente y relleno

DATOS INICIALES

DATOS FINALES

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 21 -

 PARA EL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA, ES PRECISO TENER EN CUENTA LA SECUENCIA DE PASOS
RESPECTIVA:

Clic en el Botón Iniciar / Todos los programas

Seleccionamos Microsoft Office y luego Clic en Microsoft Excel

Se abre el Libro con el nombre de [Link]

Lo guardamos con el nombre de CAUSALES

CAUSAS -

Cambiar los Nombres de Hoja

Se da color a las respectivas hojas creadas

Resultado.

Se ingresa los datos

Se aplica formatos de celda

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 22 -

FORMATO DE BORDE

FORMATO DE ALINEACIÓN

a. Formato de Número

Se aplica formatos de número, como

General y Estilo Porcentual. Asimismo
podemos aumentar o disminuir decimales.

PRACTICA LABORATORIO 01
|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 23 -
 MODULO 3 TRATAMIENTO DE HOJAS DE CALCULO CON MICROSOFT Excel

Apellidos: ………………………………………………………………….

Grabar un Libro de excell con el nombre pc01_apellidoPaterno

“Práctica” el cual tendrá tres hojas con los siguientes nombres: (Factura, Ventas, Alimentos)

En la Hoja Ventas, implementar la Factura de acuerdo al modelo, considerando: Aplicar formatos de Bordes,
Aplicar formatos de alineación, Aplicar formatos de número, Aplicar formatos de fuente, Utilizar formas para
el N° de RUC, Insertar Word Art para el nombre de la empresa.

|Mg. Gina Huertas Camacho Pag | - 24 -

3. FÓRMULAS

1. Nociones básicas de una fórmula

2. Logica de Empleo de formulas

3. Referencia relativa

4. Referencias absoluta

5. Referencia mixta

1. NOCIONES BASICAS

FÓRMULAS EN EXCEL

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de las respectivas celdas dentro de la hoja de
cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide al resultado de
10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.

Ejemplo: = 20+(10^2)/2

ELEMENTOS DE UNA FÓRMULA:

Puedes crear su fórmula (fórmula básica) o seleccionar de las ya creadas en el programa (funciones). En
cualquier caso están conformadas por los siguientes elementos:

OPERADORES MÁS UTILIZADOS EN UNA FÓRMULA:

Existen muchos operadores, pero entre los principales tenemos:

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3 + B3

– (signo menos) Resta , Negación A3 - B3

pág. 25

P á g i n a | 25
 * (asterisco) Multiplicación A3 * B3

/ (barra oblicua) División A3 / B3

^ (acento circunflejo) Exponenciación A3 ^ B3

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

2. LOGICA DEL EMPLEO DE FORMULAS

 Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual
(=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos
que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Estos se encuentran separados
por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada
operador de la fórmula.

 Prioridad de operadores en las fórmulas de Excel

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en
la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

pág. 26

P á g i n a | 26
 3. REFERENCIAS DE CELDAS

Como una fórmula usa referencias de celdas para obtener resultados, diremos que, es una expresión que
identifica la ubicación exacta de un valor en la hoja de cálculo de cualquier libro abierto o cerrado creado en
Excel. Las referencias de celdas sirven para automatizar los cálculos generados por una fórmula.

El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas referenciales, y cambiará cuando se
modifiquen los valores de las celdas referenciadas.

TIPOS DE REFERENCIAS

Existen 2 tipos de referencias: Relativas y Absolutas.

A) REFERENCIAS RELATIVAS:
Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces diremos que son aquellas celdas
que cambian automáticamente su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

pág. 27

P á g i n a | 27
 Ahora crearemos la fórmula para el Monto Vendido:

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: E5

o Escriba la fórmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter.
o El resultado será: 625

Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que
conforman la fórmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El cálculo para el resto de productos se
generará al copiarse la dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).

B) REFERENCIAS ABSOLUTAS:
El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos que son aquellas celdas que no
cambian su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe IGV.

o Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F5

o Escriba la fórmula a usar: =E5*C11.
o A continuación sobre la celda C11 pulsamos la tecla de función F4.
o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50

La celda C11, será

utilizada no solo por
el primer producto,
sino también por el
resto de productos;
por ello la digitamos
como: $C$11 ya que
es una referencia
absoluta.

pág. 28

P á g i n a | 28
COPIADO DE FÓRMULAS
Ahora que ya están creadas las fórmulas de Monto Vendido y de Importe IGV, para el primer producto,
debemos obtener lo mismo para los productos restantes, para ello copiaremos la fórmula en cada caso.

Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:

Controlador de relleno

o Seleccione la celda que contiene la fórmula a copiar, para nuestro ejemplo: E5

o Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea se copie la fórmula, según
nuestro ejemplo será verticalmente (hasta la celda E9).
o Siguiendo el mismo proceso en la celda F6, los resultados serán los siguientes:

AMBITO DE LAS REFERENCIAS

Ahora que ya conoces como crear las fórmulas y sus tipos de referencias que usan, debemos conocer también
donde pueden estar ubicadas las celdas referenciales: misma hoja, diferentes hojas y diferentes libros.

pág. 29

P á g i n a | 29
Así tenemos:

a) Referencias de celdas en la misma hoja de cálculo.

Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de cálculo.

Para comprender el ámbito de esta referencia, usaremos el cuadro del ejercicio anterior.

Ahora crearemos la fórmula para el Importe Vendido.

o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G5

o Escriba la fórmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.
o A continuación copiamos la formula como en los casos anteriores.

Observe que las celdas E5 y F5 están en la misma hoja de cálculo donde se inserta la
fórmula. A ello se le conoce como referencias de celdas en la misma hoja.

Ahora crearemos la fórmula para el Total Enero.

o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G10

o Dentro de la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos seleccionar el botón
Autosuma y a continuación la función Suma.

o Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la tecla Enter.

o Observa como nos queda finalmente el cuadro.

pág. 30

P á g i n a | 30
B) REFERENCIAS DE CELDAS DESDE OTRA HOJA DE CÁLCULO:

Cuando las celdas se encuentran en otras hojas de cálculo, pero de un mismo libro.

La explicación de esta referencia, lo haremos con el mismo ejercicio que hemos trabajado el ejercicio
anterior, adicionando un cuadro similar pero con los datos de las Ventas de Febrero en la hoja Febrero.

Así mismo en la hoja RESUMEN se nos pide mostrar el total de las ventas de Enero y Febrero. A

continuación se menciona los cuadros a utilizar en este tipo de referencia.

Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el procedimiento para realizarlo es el
siguiente:

pág. 31

P á g i n a | 31
 Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea obtener el
resultado para este caso: E4
o Escriba el signo =
o Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a usar
(G10).
o Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.
o Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores. Observa como se muestra los
resultados.

Referencia obtenida para el

Total de Enero.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la celda E8 de la hoja Resumen y luego ingresamos la fórmula para sumar el total
de enero con el total de febrero la cual se muestra a continuación:

=E4 + E6 luego pulsamos Enter.

C) EFERENCIAS DE CELDAS EXTERNAS O DESDE OTRO LIBRO:

Cuando las celdas de referencia se encuentran en otro libro de Excel.

Siguiendo con el ejercicio que estamos trabajando, explicaremos el ámbito de esta referencia:

Obteniendo el Total General ($). Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio del dólar
($) que está en una tabla de otro libro llamado Tabla-Cambios.

pág. 32

P á g i n a | 32
Los datos que usaremos en este ejercicio son:

a) El libro llamado Ejercicio2, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

b) El libro llamado Cambios, hoja PERU.

Muy fácil de desarrollar, ya lo veras; empecemos:

o Activa la hoja RESUMEN y la celda donde se desea obtener el resultado: E10

o Ingresamos la fórmula a aplicar: =E8/
o Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dólar, para ello debemos tener abierto el libro
CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de hoja PERU y luego en la celda donde se encuentra el valor del
dólar: C5.
o Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

De lo expuesto
deducimos que en
la hoja RESUMEN,
se ha referenciado a
la celda C5 de la
hoja PERU y del
libro [Link].

pág. 33

P á g i n a | 33
 Se refiere a la
hoja de cálculo.

=E8/[[Link]]PERÚ!$C$5

Se refiere al libro Se refiere a la

de Referencia. celda Referencial.

NOMBRES DE CELDAS

Otro de los temas bastante usuales en el manejo de fórmulas es la asignación de un nombre a un rango de
celdas, lo cual nos facilita la referencia rápida y absoluta de celdas locales y externas en los Libros de Excel.

A) ASIGNANDO UN NOMBRE A UN RANGO DE CELDAS:

Trabajando con el mismo ejercicio anterior, necesitamos calcular el Promedio Unidades Vendidas en el
mes de Enero, el rango de celdas referenciales a usar será: C5:C8, al cual lo nombraremos como:
unid_ene, que utilizaremos en la fórmula.

A continuación mencionamos los pasos:

o Seleccionar un rango a nombrar: C5:C9

o En el cuadro de nombres, escribir un nombre válido (sin espacios): unid_ene y pulsemos
enter.

o Ahora verás cómo se usa este nombre de celdas, en la obtención del Promedio Unidades
Vendidas:

pág. 34

P á g i n a | 34
 o Hacer clic en la celda G12
o Digita la fórmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o ingresas el nombre del rango
unid_ene y pulsemos enter para obtener el resultado.

o El resultado es el siguiente:

Es muy sencillo y
práctico,

fórmulas con
nombres de celdas,
empléalo
frecuentemente, te
facilitará los procesos

ADMINISTRAR nombres de celdas:

En muchos de los cálculos, se tiene ya asignado un nombre al rango de celdas a usar (como en nuestro
caso), pero se requiere modificar o eliminar dicho rango. A continuación explicaremos con el siguiente
ejercicio:

o Seleccionemos la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidos elija el botón administrador de
nombres.
o En la ventana que se muestra a continuación podemos observar los siguientes botones:

Botón Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas).

pág. 35

P á g i n a | 35
 Botón Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado).

Botón Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene. Observe lo que pasará:

o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene.

o Ahora haremos clic en el botón Eliminar y confirme la eliminación.

o Finalmente clic en cerrar.

o Observe, el resultado que utilizaba el nombre de celdas: und_ene en su fórmula, muestra
ERROR; ya que al no existir dicho nombre, la fórmula no calcula nada.

pág. 36

P á g i n a | 36
pág. 37

P á g i n a | 37
FORMATO CONDICIONAL
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamaño de fuente, así como los bordes
de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.

El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que respondan a uno o
más criterios.

¿DÓNDE ESTÁN LOS FORMATOS CONDICIONALES?

A CONTINUACIÓN SE DETALLA LOS PASOS:

Selecciona la ficha Inicio.

Grupo Estilos.

Finalmente en el botón “Formato Condicional”.

Los tipos de formato condicional que encontramos en Excel son:

Resaltar reglas de celdas Reglas

superiores e inferiores Barras de
datos

Escalas de Color
Conjunto iconos

Repasemos a continuación mediante ejemplos los diversos tipos de formatos condicionales.

RESALTAR REGLAS DE CELDAS.

Te sirve para dar formato a un rango de celdas específicas basado en un operador de comparación.

Ejercicio: En esta aplicación tienes una planilla básica de sueldos, donde debes aplicar un formato
condicional con relleno rojo claro a la columna Sueldo Básico pero solo a los sueldos que sean mayores a
800.

38
 Procedimiento:

Selecciona el rango donde aplicarás el formato condicional para nuestro caso B3:B12.

En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio, el grupo Estilos y en el botón Formato condicional,
elige el tipo: Resaltar Reglas de Celdas.

Luego elige el operador de comparación: Es Mayor que como se muestra a continuación:

Establece los argumentos del formato:

o Valor del criterio: 800

o Formato de celda a aplicar: Relleno rojo claro

Los resultados se muestran a continuación:

39
A) REGLAS SUPERIORES E INFERIORES.

Busca los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según criterio o valor de corte que especifique.

Ejercicio: Continuando con el mismo ejercicio se desea aplicar un formato condicional de color de relleno
verde a los 3 sueldos netos más altos.

Procedimiento:

Selecciona el rango F3:F12

En la Cinta de opciones, selecciona el botón Formato condicional. Selecciona el

tipo: Reglas superiores e inferiores y luego 10 superiores Establece los
argumentos del formato a aplicar:

En Formato

Personalizado
selecciona la Ficha
relleno, luego indica
color de fondo Verde.

Los resultados en la columna Sueldo Neto serán los siguientes:

40
 B) BARRAS DE DATOS.

Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes
cantidades de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más
grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo.

Ejercicio: Continuando con el ejercicio anterior ahora se desea aplicar un formato condicional Barra de
Datos a la columna Aporte Oblig.

Procedimiento:

Selecciona el rango de datos donde aplicarás el formato condicional: C3:C12 Selecciona

Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones Selecciona el tipo: Barras de
datos y elige el relleno a aplicar. Los resultados serán:

Mira se han coloreado todos los aportes obligatorios, pero unos más que otros,

dependiente del valor que contiene la celda. Continuemos…

41
 C) ESCALAS DE COLOR.

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos.

Ejercicio: Ahora debes aplicar un formato condicional Escala de color a la columna Prima de Seguro,
utilizando el mismo ejercicio que vienes trabajando.

Procedimiento:

Selecciona el rango donde aplicarás el formato condicional:D3:D12 Selecciona

Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

Selecciona el tipo: Escalas de color y elige el relleno a aplicar. Nos quedará así:

Ya lo tienes, haz coloreado todos los valores de primas de seguro, pero con una variedad de
colores, dependiente del valor que contiene la celda.

CONTINUA, ya falta poco….

42
 D) CONJUNTO DE ICONOS.

Clasifica los datos de tres a cinco categorías que representa un rango de valores: valores más altos,
valores medios y valores más bajos.

Ejercicio: Aplicarás un formato condicional Conjunto de Íconos de Flechas a la columna Total Dsctos,
pero a los resultados obtenidos deberás personalizarlos con tus propios valores.

Selecciona el rango E3:E12

Selecciona Formato condicional y elija Conjunto de iconos de la Cinta de opciones.

Excel de manera determinada establece intervalos para valores altos, medios y bajos, pero
puede personalizar los valores:

Por ejemplo definir los siguientes nuevos intervalos:

o Valores altos : mayor o igual a 90

o Valores medios: entre 70 y 90
o Valores bajos : menores que 70

Selecciona el rango: E3:E12

En la opción Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

43
Al hacer un clic en el botón Aceptar, el resultado es:

¡MUY BIEN! puedes comparar los valores predeterminados obtenidos anteriormente, y los
actuales; han cambiado al establecer nuevos valores en los intervalos. Ahora veremos los
formatos condicionales por FÓRMULAS, muy usuales también.

44
FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO UNA FÓRMULA

Estos formatos aplican sus cambios al evaluar el contenido de la celda, pero a través de una fórmula o
función.

Ejercicio 01: Se pide colorear de relleno amarillo, el nombre del empleado que tiene el sueldo más alto.
Utiliza la función MAX para determinar el sueldo más alto y poder aplicar formato al nombre.

PROCEDIMIENTO:

Primero aplicaremos el formato condicional para resaltar el nombre del alumno con el promedio más alto. A
continuación se mencionan los pasos:

Seleccionar el rango A3:A12.

Elige la ficha Inicio/grupo Estilos/botón Formato Condicional,

luego ingresar a Nueva Regla.

Enseguida se mostrara la siguiente ventana:

o Selecciona el tipo de regla: Utilice una fórmula

que determine las celdas aplicar formato.

o Ingresar la fórmula:

=MAX($F$3:$F$12)=F3
o Y aplicar Formato…, color de relleno
Amarillo.
o Hacer clic en el botón Aceptar.
o Observe los resultados:

45
44
 GUIA DE LABORATORIO 02
FORMULAS

a) USANDO REFERENCIAS RELATIVAS

Calculando el Promedio:

Inserte formula
para calcular el
total del puntaje

El Puntaje
Total resulta
de sumar las
notas de los
3 cursos

45
 Calculando el % del Puntaje Obtenido

El porcentaje resulta de dividir el

Puntaje Total entre 60 (puntaje max.).
Luego al resultado aplicar Estilo
Porcentual

El resultado será:

46
USANDO REFERENCIAS ABSOLUTAS

Calculando el Promedio:

Calculando el Puntaje Total:

47
 Calculando el Puntaje en formato porcentaje:

El resultado será:

48
 PRACTICA CALIFICADA 02
FORMULAS

Calculando el Total de alumnos Presentes

Cálculo de los Ausentes y % de Asistencia:

49
 El porcentaje de Asistencia, resulta de dividir Presentes /
Total matriculados. Para las demás semanas se copia

la fórmula con referencia absoluta. horizontal.

Resultado final:

50
 Resultado obtenido al
arrastrar la fórmula

51
 PRÁCTICA PROPUESTA N°02

En la Práctica Propuesta que se muestra a continuación, usted creara un libro con el nombre “Estadísticas”,
elaborar el cuadro de acuerdo al modelo que se muestra a continuación considerando lo siguiente:

Total por mes: se debe sumar las cantidades de cada una de las enfermedades que han reportado en
ese mes.

Promedios mensuales: se debe calcular el promedio por enfermedad de cada una de las regiones.

Total por enfermedad: se debe sumar las cantidades por enfermedades.

Promedio por enfermedad: se debe calcular el promedio de las cantidades por enfermedades.

Total por Regiones: se debe sumar las cantidades por regiones.

Implementar la siguiente Tabla con datos estadísticos y completar los resultados: