MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS,
CONSULTORIAS Y OBRAS
DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

Pucacolpa, Agosto del 2019

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INDICE

Pág.
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
ALCANCES
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 5
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones del Estado 6
Para la contratación de bienes y/o servicios contenidos en el PAC 9
Para la contratación de bienes y/o servicios no contenidos en el PAC 11
Para la conformidad de servicio en general 13
Para la conformidad de servicio de consultoría 15
Para la conformidad de servicio de consultoría de obras 17
Para la conformidad de valorizaciones de obra 19
Para la conformidad de compra 21
Para la contratación por servicios no personales 23
Para la contratación por Comparación de Precios 25
Para la contratación por Adjudicación Simplificada 27
Para la contratación por Consultores Individuales 29
Para la contratación por Licitación Pública 31
Para la contratación por Concurso Público 33
Para la contratación por Subasta Inversa Electrónica 35
Para la contratar por Contratación Directa 37
Para la suscripción de contratos derivados de procesos de selección 39
Para la aprobación de ampliación de plazo 41
Para la determinación de penalidad por mora 43
Para la emisión de constancias de cumplimiento 45
Para la emisión de constancia por servicios no personales 47
Para el pago de órdenes de compra y órdenes de servicio 49
Para la administración y control de almacén 52
Para la distribución de bienes de almacén 55
Para el cambio de personal en los almacenes de obra 57
Para el inventario físico de almacén 59
Para el registro de bienes (activos fijos) 61
Para la salida de bienes (activos fijos) de local Institucional 63
Para el control de bienes y toma de inventario físico anual de los bienes muebles 65
Para la custodia, conservación y alta de bienes muebles 68
Para la baja de bienes 70
Para la cesión en uso de bienes 72
Para la transferencia en la modalidad de donación de bienes dados de baja 73
Para la entrega de cargo 75
Flujograma de los Procedimientos 77
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INTRODUCCIÓN

Las labores permanentes en los procesos administrativos, hace necesario el uso de una
herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de
una estructura organizacional como la Municipalidad Distrital de Pucacolpa. Es así que un
Manual administrativo representa una alternativa para este problema, asimismo son de
gran utilidad en la reducción de errores, facilitar una mejor y rápida inducción a los nuevos
servidores en aspectos relacionados a las contrataciones de bienes, servicios,
consultorías y obras.

El presente Manual de Procedimientos es un documento normativo y de carácter

instructivo e informativo, que integra los principales procedimientos internos que se
desarrollan en las dependencias relacionadas a la contratación de bienes, servicios,
consultorías y obras, necesarios para el cumplimiento de las funciones y metas de la
Municipalidad.

Contiene la descripción de los procedimientos, determinando en cada caso las

acciones principales y secuenciales que debe realizarse para su desarrollo, describiendo
su finalidad, base legal, requisitos o sustento, las dependencias que intervienen y los
responsables de su ejecución.

Este Manual es un documento dinámico que puede ir actualizándose y/o modificándose

en base a la aplicación de nuevos dispositivos legales, modificatorias o implementación
de nuevos procedimientos, no siendo rígido, ni estática, sino que incorpora
constantemente nuevos procedimientos debido a la amplitud de las funciones en la
Entidad, a la vez que corrige los procedimientos conforme van siendo revisados, por
efecto de la retroalimentación.

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OBJETIVOS

Determinar los lineamientos básicos y los parámetros generales para mejorar la gestión
interna de los procesos y las tareas administrativas que debe desarrollar la Municipalidad
Distrital de Pucacolpa para el cumplimiento de sus funciones establecidas en la Ley
Orgánica de Municipalidades.

Facilitar el cumplimiento de las funciones de las dependencias relacionadas al proceso de

Contratación de Bienes, Servicios u Obras en la Municipalidad Distrital de Pucacolpa,
proporcionando una visión general de las acciones a desarrollar para el cumplimiento de
cada una de ellas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Identificar, analizar, armonizar, diseñar, mejorar, simplificar o suprimir acciones y/o

actividades de los procedimientos para logar mayor eficacia y eficiencia en el
cumplimiento de los objetivos y metas de la Municipalidad.
b. Presentar una visión integral de cómo opera la Municipalidad con el fin de precisar
la responsabilidad operativa del personal de cada órgano u unidad orgánica.
c. Minimizar el esfuerzo, costo y tiempo de atención de las acciones administrativas.
d. Normalizar y estandarizar la secuencia lógica, coherente y sistemática de los
procedimientos realizados por la Municipalidad.
e. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora en las diferentes
dependencias de la Municipalidad.
f. Permite viabilizar las labores de auditoría interna y la evaluación del sistema de
control interno.

ALCANCE

El presente Manual de procedimientos es de ejecución y aplicación del personal y

dependencias de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa relacionadas a la Contratación
de Bienes, Servicios, Consultorías y Obras; su conocimiento y aplicación es de carácter
obligatorio en concordancia a la Ley N° 30225 “Ley de Contrataciones del Estado”
modificado por el D.L. Nº 1341 y el D.L. 1444 y su “Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado” aprobado mediante el D.S. N° 344-2018-EF. Asimismo la
contratación de bienes y servicios no regulados por Ley, en aplicación al Art. 5º de la Ley
de Contrataciones del Estado aprobado mediante Ley Nº 30225 modificado por el D.L. Nº
1341y el D.L. Nº 1444 supuestos excluidos del ámbito de aplicación sujetos a supervisión
por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE).

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ÓRGANOS DE GOBIERNO
 Concejo Municipal
 Alcaldía

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN
 Gerencia Municipal

ÓRGANOS DE CONTROL
 Oficina de Control Institucional - OCI

ÓRGANOS DE DEFENSA
Oficina de Procuraduría Municipal

ORGANOS DE ASESORAMIENTO
 Oficina de Asesoría Jurídica
 Oficina de Planeamiento y Presupuesto
 Oficina de Programación e Inversión (OPI)

ORGANOS DE APOYO
 Oficina de Administración
 Unidad de Logística
 Unidad de Tesorería
 Unidad de Contabilidad
 Unidad de Recursos Humanos
 Unidad de Control Patrimonial

ORGANOS DE LINEA
 Gerencia de Desarrollo Económico Local
 Gerencia de Desarrollo Social
 Gerencia de Servicios Públicos
 Gerencia de Medio Ambiente
 Gerencia de Infraestructura

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OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE LOGÍSTICA

PROCEDIMIENTO Nº 001
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE
CONTRATACIONES DEL ESTADO (PAC)

1. FINALIDAD
Formular el PAC.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y el D.L. Nº 1444
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Se tiene como referencia las fuentes de financiamiento y montos a nivel de
asignación genérica del gasto que se encuentran consignados en la Ley Anual
de Presupuesto del Sector Público correspondiente a la Municipalidad Distrital
de Pucacolpa.
2. Deben sujetarse a las Normas de Austeridad señaladas en la Ley Anual de
Presupuesto del Sector Público.
3. Se toma como base la Estructura Programática autorizada por la Dirección
Nacional de Presupuesto Público.
4. Se debe tener en cuenta la priorización de planes, programas y proyectos de
la Municipalidad Distrital de Pucacolpa, así como la disponibilidad de recursos de
la misma.

Consideraciones Generales.
Los requerimientos deben estar en formato de Cuadro de Necesidad por lo
siguiente:
 Estandariza y facilita el registro de los requerimientos.
 El formato está adecuado al Catálogo Nacional de Bienes y Servicios.
 Permite uniformizar la información que procesa la Unidad de Logística.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Oficina de Administración

a. Las áreas usuarias deben remitir durante el primer semestre del año en curso y/o
durante la fase de programación y formulación presupuestaria su programación de

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requerimientos de bienes, servicios, consultorías y obras para el año fiscal

siguiente en Cuadro de Necesidades.

b. De ser el caso la Unidad de Logística u órgano encargado de las contrataciones

solicita a la Gerencia Municipal la remisión de requerimientos detallados en
formato de Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios, Consultorías y
ejecución de Obras para el próximo año Fiscal.

c. Esta Gerencia, una vez que toma conocimiento del requerimiento, mediante
Memorando Múltiple, solicita a cada una de las dependencias de la Municipalidad
la remisión del Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios, Consultorías y
ejecución de Obras en el próximo año Fiscal, para cumplir objetivos y resultados
que se buscan alcanzar sobre la base del Plan Operativo Institucional.

d. Recibe los requerimientos de cada Gerencia, Oficina y Unidad y lo deriva a la

Unidad de Logística u Órgano Encargado de las Contrataciones.

Área Usuaria
Debe definir las características y/o especificaciones técnicas de los Bienes, y los
términos de referencia de servicios en general y consultorías. En el caso de obras
remiten la descripción de los proyectos a ejecutarse.

Unidad de Logística u Órgano Encargado de las Contrataciones

a. Recibe, y en coordinación con el área usuaria consolida y determina el valor
estimado de las contrataciones de bienes, servicios en general y consultorías en
general, así como el costo programado, en el caso de consultorías de obras y
ejecución de obras.

b. Determina si se deberá convocar a un Proceso de Selección determinando el tipo

de proceso, verificando la correspondiente asignación presupuestal.

c. Procede a formular el proyecto del PAC en el que incluirá la siguiente información:

(i) El objeto de la contratación, (ii) la descripción de los bienes, servicios u obras a
contratar y el correspondiente código asignado en el catálogo, (iii) el valor estimado
de la contratación, (iv) el tipo de proceso de selección que corresponde al objeto
(v) el valor estimado, (vi) la modalidad de selección, (vii) la fuente de
financiamiento, (viii) el tipo de moneda (ix) y la fecha prevista de la convocatoria.

d. El Plan Anual de Contrataciones - PAC se elabora en base al Presupuesto

Institucional de Apertura, determinando la modalidad que se van a realizar las
adquisiciones y/o prestaciones de servicios o contratación de obras: Adjudicación
Simplificada, Selección de Consultores Individuales, Subasta Inversa Electrónica,
Concurso Público o Licitación Pública, de acuerdo a los montos aprobados por la
Ley de Presupuesto Anual del Sector Público.

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e. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura - PIA, el órgano

encargado de las contrataciones, en coordinación con las áreas usuarias ajusta el
proyecto del Plan Anual de Contrataciones.

f. Elaborado el documento, mediante Informe se presenta a la Oficina de

Administración y/o Gerencia Municipal para que gestione la aprobación
correspondiente por el Titular de la Entidad.

g. El Plan Anual de Contrataciones podrá ser modificado cuando se tenga que incluir
o excluir contrataciones.

Oficina Administración
Revisa y analiza el Plan Anual de Contrataciones y lo eleva a la Gerencia Municipal
para su conocimiento y trámite para la aprobación respectiva.

Gerencia Municipal
Revisa el Plan Anual de Contrataciones y de encontrarlo conforme da el V°B° para su
aprobación mediante Resolución de Alcaldía, caso contrario devuelve el documento a
la Oficina de Administración con las observaciones planteadas.

Alcalde de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa

Aprueba mediante Resolución de Alcaldía el Plan Anual de Contrataciones para el año
fiscal vigente.

Unidad de Logística
Unidad de Logística recibe la Resolución que aprueba el PAC y remite al
encargado de registro en el SEACE para su publicación dentro de los cinco días
hábiles de aprobado.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a
quince (15) días hábiles y publicados en un plazo no mayor a cinco (05) días
hábiles siguientes a la aprobación del PAC o de sus modificaciones.

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PROCEDIMIENTO Nº 002

CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS CONTENIDOS EN EL PLAN ANUAL DE

CONTRATACIONES

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la Contratación de Bienes, Servicios u Obras
que se encuentren contenidos en el Plan Anual de Contrataciones.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento autorizado por la Gerencia Municipal.
2. Especificaciones Técnicas en caso de Bienes.
3. Términos de Referencia en caso de Servicios.
4. Certificación Presupuestal.
5. Contrato.
6. Resoluciones.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria o Solicitante

a. Las dependencias que requieran la contratación de bienes y/o servicios
deberán efectuar su requerimiento, alcanzando las especificaciones técnicas
en caso de bienes y términos de referencia en caso de servicios para la
adquisición y/o contratación respectiva, indicando el plazo de ejecución de la
contratación, las actividades a desarrollar, perfil de acuerdo a las actividades
descritas, entre otros.

b. Lo efectuará a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal solicitando

la adquisición de dicho bien o contratación de servicio.

Gerencia Municipal
Recepciona el documento donde se solicita la contratación de bienes y/o servicios, de
encontrarlo procedente lo deriva a la Oficina de Administración para revisión y trámite.

Oficina de Administración
Recepciona y revisa, de encontrarlo conforme deriva a la Unidad de Logística para la
adquisición y/o contratación respectiva.

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Unidad de Logística
a. Deriva el requerimiento al Responsable de Adquisiciones para proceder con el
estudio de posibilidades que ofrece el mercado mediante cotización, para luego
elaborar el Expediente de Contratación.
b. Solicita a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la disponibilidad
presupuestal.

Comité de Selección
a. Recepciona el Expediente de Contratación.
b. Elabora las Bases Administrativas del proceso respectivo.
c. Solicita a la Gerencia Municipal la aprobación de las Bases Administrativas.
d. Convoca el proceso de selección.
e. Hace constar en Acta, la apertura, evaluación y otorgamiento de la Buena Pro.
f. Entrega el Expediente de Contratación a la Unidad de Logística para la
suscripción del Contrato con el ganador de la Buena Pro.

Unidad de Logística
Recepciona el Acta y Expediente de Contratación del Comité de Selección y lo
deriva al responsable de contratos para que se encargue de la proyección del
contrato, luego éste es derivado a la Oficina de Asesoría Jurídica.

Oficina de Asesoría Jurídica

a. Recepciona el proyecto del contrato y Expediente de Contratación.
b. Revisa los antecedentes y visa el contrato.
c. Una vez visado el contrato de devuelve a la Unidad de Logística.

Unidad de Logística
a. Recepciona el contrato visado, completa las demás firmas y la del Gerente
Municipal.
b. Remite copia del contrato a la Unidad Usuaria para que adopte acciones para
el seguimiento, supervisión y control del contrato.

5. DURACIÓN
Indeterminado, dependiendo de los requerimientos y a la disponibilidad presupuestal.

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PROCEDIMIENTO Nº 003

PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS QUE NO SE ENCUENTREN

CONTENIDOS EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la contratación de bienes y/o servicios que
no se encuentren contenidos en el Plan Anual de Contrataciones.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento autorizado por la Gerencia Municipal.
2. Especificaciones Técnicas en caso de Bienes.
3. Términos de Referencias en caso de Servicios.
4. Contratos.
5. Resoluciones.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria o Solicitante
a. Las dependencias que requieran la contratación de bienes y/o servicios
deberán efectuar su requerimiento, alcanzando las especificaciones técnicas
en caso de bienes y términos de referencia en caso de servicios para la
adquisición y/o contratación respectiva, indicando el plazo de ejecución de la
contratación, las actividades a desarrollar, perfil de acuerdo a las actividades
descritas, entre otros.

b. Lo efectuará a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal solicitando

la adquisición de dicho bien o contratación de servicio.

Gerencia Municipal
Recepciona el documento donde se solicita la contratación de bienes y/o servicios, de
encontrarlo procedente lo deriva a la Oficina de Administración para revisión y trámite.

Oficina de Administración
Recepciona y revisa, de encontrarlo conforme deriva a la Unidad de Logística para la
adquisición y/o contratación respectiva.

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Unidad de Logística
a. Recepciona el requerimiento de Bienes y/o Servicios y lo deriva al Responsable
de Adquisiciones para proceder a solicitar según el valor referencial o valor
estimado, su inclusión en el Plan Anual de Contrataciones.
b. Los procesos incluidos en el Plan Anual de Contrataciones serán derivados al
Comité de Selección para la adopción de las acciones contenidas en el
Procedimiento N° 02.
c. Solicita la certificación de la disponibilidad presupuestal de no haber disponibilidad
se comunica a la Unidad Usuaria a fin de que se solicite las modificaciones
presupuestales que correspondan.

Responsable de Adquisiciones
a. Recibe los requerimientos de Bienes y/o Servicios.
b. Elabora la solicitud de cotización, el cual contiene la relación detallada de los
Bienes y/o Servicios solicitados para que proceda a invitar a los proveedores a
cotizar.
c. Recibida las cotizaciones, se procede a elaborar el Cuadro Comparativo de
Cotizaciones, detallando en la misma a los proveedores y los Bienes y/o Servicios
cotizados, y el otorgamiento de la buena pro de los ítems, se realiza de acuerdo a
criterios de calidad, tiempo y mejor oferta económica.
d. Efectuado el otorgamiento se elabora las Órdenes de Compra y/o Servicios, las
mismas que son firmadas y selladas mancomunadamente por el Responsable de
Adquisiciones y el Jefe de Logística, se remiten a los proveedores para su
atención.

Registro del compromiso en el SIAF

Se realiza teniendo como sustento el expediente completo de la Orden de Compra o
Servicio, y realiza el compromiso de SIAF, en base al presupuesto asignado.

Responsable de Almacén
Recibe copia de las órdenes de compra, comunica a los proveedores, recepciona
los bienes, elabora la PECOSA y entrega los bienes solicitados.

5. DURACIÓN
Indeterminado, dependiendo de los requerimientos y a la disponibilidad
presupuestal.

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PROCEDIMIENTONº 004

PARA LA CONFORMIDAD DE SERVICIO EN GENERAL

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la emisión de la conformidad por la
prestación de servicios en general para fines de pago.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Consideraciones Generales
Los contratos de servicios culminan con la conformidad de recepción de la última
prestación pactada y el pago correspondiente.

En caso de existir observaciones en la prestación de los servicios, estas deben

consignarse en un acta o informe, dándose al contratista un plazo prudencial no
menor de dos (02) ni mayor de diez (10) días calendarios en función a la
complejidad del servicio, si el contratista no subsana dentro del plazo otorgado, la
Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que
correspondan.

3. REQUISITOS
1. Orden de Servicio
2. Ejecución de la prestación y/o presentación de los entregables.
3. Informe de conformidad.
4. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria
a. Recibe los servicios y/o documentos entregables.
b. Verifica el cumplimiento del objeto de la contratación del servicio.
c. Emite el informe de conformidad y presenta.

Gerencia Municipal
Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme deriva a la Unidad de Logística para la
documentación correspondiente.

Unidad de Logística
a. Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.
b. Responsable de Adquisiciones y/o personal delegado documenta y tramita.

Control Previo
Recepciona y verifica el cumplimiento de los requisitos mínimos y visa.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días computados a partir del cumplimiento de la prestación.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTONº 005

PARA LA CONFORMIDAD DE SERVICIO DE CONSULTORÍA

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la emisión de la conformidad por la
prestación de servicios de consultoría para fines de pago.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Consideraciones Generales
Los contratos de servicios de consultoría culminan con la conformidad de
recepción de la última prestación pactada y el pago correspondiente.

En caso de existir observaciones en la prestación de los servicios, estas deben

consignarse en un acta o informe, dándose al contratista un plazo prudencial no
menor de cinco (05) ni mayor de veinte (20) días calendarios en función a la
complejidad del servicio, si el contratista no subsana dentro del plazo otorgado, la
Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que
correspondan.

3. REQUISITOS
1. Orden de Servicio
2. Ejecución de la consultoría.
3. Informe de conformidad.
4. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria
a. Recibe los estudios y/o documentos entregables.
b. Verifica el cumplimiento del estudio contratado.
c. Emite el informe de conformidad y presenta.

Gerencia Municipal
Recepciona y verifica el informe del estudio realizado y deriva.

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Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme deriva a la Unidad de Logística para la
documentación correspondiente.

Unidad de Logística
a. Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.
b. Responsable de Adquisiciones y/o personal delegado documenta y tramita.

Control Previo
a. Recibe el estudio realizado con toda la documentación sustentatoria.
b. Verifica el cumplimiento de los plazos y que el monto facturado coincida con
los montos autorizados.
c. De encontrarlo conforme visa los documentos y lo tramita

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a
veinte (20) días computados a partir del cumplimiento de la prestación.

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PROCEDIMIENTONº 006

PARA LA CONFORMIDAD DE SERVICIO DE CONSULTORÍA DE OBRAS

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la emisión de la conformidad por la
prestación de servicios de consultoría de obras para fines de pago.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Consideraciones Generales
Los contratos de servicios de consultoría de obras culminan con la liquidación y
pago correspondiente, la misma que debe ser elaborada y presentada a la Entidad
por el contratista, debiendo la Entidad pronunciarse dentro del plazo máximo
establecido, bajo responsabilidad del funcionario correspondiente; caso contrario,
la liquidación presentada se tendrá por aprobada para efectos legales.

En caso de existir observaciones en la prestación de los servicios, estas deben

consignarse en un acta o informe, dándose al contratista un plazo prudencial no
menor de cinco (05) ni mayor de veinte (20) días calendarios en función a la
complejidad del servicio, si el contratista no subsana dentro del plazo otorgado, la
Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que
correspondan.

3. REQUISITOS
a. Orden de Servicio
b. Ejecución de la consultoría de obras.
c. Informe de conformidad.
d. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria
a. Recibe los estudios presentados por los diferentes contratistas.
b. Verifica el cumplimiento del estudio contratado.
c. Emite el informe de conformidad y presenta.

Gerencia Municipal
Recepciona, verifica y autoriza el pago del estudio realizado y deriva.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme a los términos del contrato deriva a la Unidad de
Logística para la documentación correspondiente.

Unidad de Logística
a. Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.
b. Responsable de Adquisiciones y/o personal delegado documenta y tramita.

Control Previo
a. Recibe el estudio realizado con toda la documentación sustentatoria.
b. Verifica el cumplimiento de los plazos y que el monto facturado coincida con
los montos autorizados.
c. De encontrarlo conforme visa los documentos y lo tramita

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a
veinte (20) días computados a partir del cumplimiento de la prestación.

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PROCEDIMIENTONº 007

PARA LA CONFORMIDAD DE VALORIZACIONES DE OBRA

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la emisión de la conformidad por la
prestación de servicios de ejecución de obra para fines de pago.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Consideraciones Generales
Tiene carácter de pago a cuenta y son presentados el último día del mes.

El plazo máximo para la aprobación por el supervisor o inspector de las

valorizaciones y su remisión a la Entidad es de cinco (5) días contados a partir del
primer día hábil del siguiente mes.

3. REQUISITOS
a. Orden de Servicio
b. Valorizaciones.
c. Informe de conformidad.
d. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Gerencia de Infraestructura
a. Recibe las valorizaciones por avance de obra presentados por los diferentes
contratistas.
b. Verifica el cumplimiento de avance de obra, los montos valorizados por partida,
la amortización de los adelantos directos o de materiales y demás condiciones
contractuales.
c. Emite el informe de conformidad y presenta.

Gerencia Municipal
Recepciona, verifica y autoriza el pago de las valorizaciones y deriva.

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme a los términos del contrato, deriva a la Unidad de
Logística para la documentación correspondiente.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Unidad de Logística
a. Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.
b. Responsable de Adquisiciones y/o personal delegado documenta y tramita.

Control Previo
a. Recibe el expediente que contiene las valorizaciones de avance de obras con
toda la documentación sustentatoria.
b. Revisa que los montos valorizados por partidas se encuentren debidamente
autorizados por el Inspector y/o Supervisor de Obra y enmarcados dentro del
contrato suscrito.
c. Verifica el cumplimiento de los plazos, amortización de los adelantos y que el
monto facturado coincida con los montos autorizados.
d. De encontrarlo conforme visa los documentos y lo tramita

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días computados a partir de la entrega de la valorización.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 008

PARA LA CONFORMIDAD DE COMPRA

1. FINALIDAD
Establecer las etapas del proceso para la emisión de la conformidad por la entrega
de los bienes contratados y/o adquiridos, para fines de pago.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Consideraciones Generales
Para el caso de bienes, la recepción es del área de almacén y la conformidad es
responsabilidad del área usuaria o lo que indique las bases del procedimiento de
selección.

En caso de existir observaciones en la entrega de los bienes, la entidad comunica

al contratista las observaciones otorgándole un plazo para subsanar no menor de
dos (02) ni mayor de diez (10) días calendarios.

3. REQUISITOS
1. Órden de Compra.
2. Entrega de los bienes en Almacén Central.
3. Informe de conformidad.
4. Guía de Remisión.
5. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Almacén Central
Recepciona los bienes de acuerdo a la orden de compra, verifica la cantidad y
marca, realiza las pruebas necesarias (encendido, calidad, etc.), cuando se trate
de bienes sofisticados debe solicitar apoyo a la dependencia correspondiente.
Elabora la PECOSA a solicitud del área usuaria y entrega el bien.

Área Usuaria
Recibe los bienes previa verificación y/o prueba.
Emite el informe de conformidad y presenta.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Gerencia Municipal
Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme deriva a la Unidad de Logística para la
documentación correspondiente.

Unidad de Logística
a. Recepciona y verifica el informe de conformidad y deriva.
b. Responsable de Adquisiciones y/o personal delegado documenta y tramita.

Control Previo
Recepciona y verifica el cumplimiento de los requisitos mínimos y visa.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días computados a partir de la recepción del bien.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO 009

PARA LA CONTRATACIÒN POR SERVICIOS NO PERSONALES

1. FINALIDAD
Formalizar la contratación del personal por contrato de servicios.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Código Civil y Normas Complementarias.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento de la Unidad Usuaria con Términos de Referencia.
2. Certificación y/o disponibilidad presupuestal

Consideraciones Generales
 El locador no está subordinado a un horario de trabajo.
 Presta servicios eventuales sobre temas puntuales o específicos.
 No se debe contratarse servicios para puestos permanentes o que se
encuentran en el Organigrama de la Municipalidad.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria o Solicitante

a. Elabora y presentar su requerimiento, adjuntando los Términos de Referencia
para la contratación respectiva.
b. Lo efectuará a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal solicitando
la contratación de servicio.

Gerencia Municipal
Recepciona el documento donde se solicita la contratación de servicios, de encontrarlo
procedente deriva a la Oficina de Administración.

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de Logística para la
contratación respectiva.

Unidad de Logística
a. Recepciona el requerimiento, elabora la solicitud de cotización.
b. Una vez obtenida las propuestas económicas elabora un acta de Buena Pro.
c. Solicita la afectación presupuestal y/o disponibilidad presupuestaria.
d. Verifica que su RUC este activo y con domicilio hallado, con RNP vigente para

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

montos mayores a una (01) UIT y verificación en el sistema de su habilidad

profesional.
e. Elabora y/o proyecta los contratos de acuerdo a los Términos de Referencia
requeridos por la Unidad Usuaria.
f. Remite el proyecto de contrato a la Oficina de Asesoría Jurídica para su revisión
y Visto Bueno.

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Emite certificación presupuestaria u opinión y remite a la Unidad de Logística.

Oficina de Asesoría Jurídica

Revisa y visa los contratos
Tramita a la Gerencia Municipal para su firma.

Gerencia Municipal
Firma los contratos.
Devuelve los contratos a la Unidad de Logística.

Unidad de Logística
Hace firmar los contratos a los trabajadores.
Entrega una copia del contrato al trabajador y otra copia se archiva en el file de la
Unidad.

5. DURACIÓN
Tres (03) días

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 010

PARA LA CONTRATACIÓN POR PROCESO DE SELECCIÓN DE COMPARACIÓN DE

PRECIOS (COMPRE)

1. FINALIDAD
Realizar el proceso de selección hasta su adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento de la Unidad Usuaria.
2. Informe de cumplimiento de condiciones.
3. Expediente de Contratación.
4. Acta de otorgamiento de la Buena Pro.

Consideraciones Generales
 Para aplicar el procedimiento de comparación de precios, la Municipalidad
debe verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Que los bienes
y/o servicios en general objeto de la contratación sean de disponibilidad
inmediata, fáciles de obtener en el mercado, se comercialicen bajo una oferta
estándar establecida en el mercado y que no se fabrican, producen suministran
o presten siguiendo la descripción particular o instrucciones dadas por la
Entidad contratante.

 No se utiliza para la contratación de bienes y/o servicios incluidos en el listado

del Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco así como productos para el
programa de Vaso de Leche.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área Usuaria o Solicitante

Elabora y presenta el requerimiento con las descripciones y/o instrucciones para la
contratación respectiva.
Lo efectuara a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal.

Gerencia Municipal
Recepciona el requerimiento donde se solicita la contratación de bienes y servicios,
estando conforme autoriza y deriva a la Oficina de Administración.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Oficina de Administración
Revisa el requerimiento, de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de
Logística para la contratación respectiva.

Unidad de Logística y Órgano Encargado de las Contrataciones

a. Recibe el requerimiento.
b. Solicita y obtiene en forma física y electrónica, un mínimo de tres (03)
cotizaciones, con sus respectivas Declaraciones Juradas, utilizando el Anexo
N° 02 de la Directiva N° 022-2016-OSCE/ CD.
c. Pude optar por obtener información de manera directa del mercado, o mediante
consulta a portales electrónicos, elabora y publica el informe con los detalles
de la indagación en el mercado con un mínimo de tres (03) proveedores.
d. Elabora el informe en el que conste el cumplimiento de las condiciones para el
empleo del procedimiento, utilizando el Anexo 01 de la Directiva N° 022-2016-
OSCE/ CD, y publica en el SEACE.
e. Elabora y solicita aprobación del Expediente de Contratación no requiere incluir
el resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias.

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba el Expediente de Contratación.

Unidad de Logística y Órgano Encargado de las Contrataciones

a. Recibe las cotizaciones y Declaración Jurada de los proveedores las cuales
deben estar acorde a los formatos del Anexo 03 y 04 de la Directiva N° 022-
2016-OSCE/ CD
b. Verifica que cuente con inscripción vigente en el RNP y que no se encuentre
inhabilitado o suspendido para contratar con el Estado.
c. Evalúa el cumplimiento de lo previsto en la solicitud de cotización y otorga la
Buena Pro.
d. Publica los resultados en el SEACE, y deriva para elaboración de contrato y/o
emisión de la orden compra o servicio.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a
cinco (05) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 011

PARA LA CONTRATACIÓN POR PROCESO DE SELECCIÓN DE ADJUDICACIÓN

SIMPLIFICADA (AS)

1. FINALIDAD
Realizar la contratación de bienes, servicios, consultorías en general, consultorías
de obras y ejecución de obras a través del proceso de selección hasta su
adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento de la unidad usuaria con Especificaciones Técnicas y Términos
de Referencia.
2. Expediente de Contratación.
3. Designación de Comité de selección.
4. Acta de otorgamiento de la buena pro.

Consideraciones Generales
El procedimiento de Adjudicación Simplificada se divide en 8 etapas, las cuales
detallamos a continuación:
1. La convocatoria.
2. El registro de participantes.
3. La formulación de consultas y observaciones.
4. Absolución de consultas y observaciones.
5. Integración de Bases Administrativas.
6. La presentación de ofertas.
7. La evaluación y calificación de ofertas.
8. Otorgamiento de la buena pro.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Gerencia Municipal
Recepciona el requerimiento se solicita la contratación de bienes, servicios,
consultorías y obras, estando conforme autoriza y deriva a la Oficina de
Administración.

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de Logística para la
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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

contratación respectiva.

Unidad de Logística
Recibe el requerimiento y deriva al Responsable de Adquisiciones.
Responsable de Adquisiciones llena los formularios de cotización y cotiza.
Realiza el estudio de mercado (Resumen Ejecutivo).
Solicita la aprobación del Expediente de Contratación.

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba el Expediente de Contratación.

Comité de Selección
Recepciona el Expediente de Contratación, y elabora el proyecto de Bases
Administrativas.
Presidente y miembros: Revisan, firman las bases administrativas y deriva.

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba las Bases Administrativas.

Unidad de Logística
Encargado del SEACE, recepciona, publica en la plataforma del SEACE.

Comité de Selección
Comité Especial, baja las ofertas electrónicas del SEACE, realiza la evaluación y
calificación en acto privado y otorga la Buena Pro.

Unidad de Logística
Responsable del SEACE, recepciona el Acta de Buena Pro, publica los resultados
en el SEACE, realiza el consentimiento de la Buena Pro y deriva para elaboración
de contrato.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a
catorce (14) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 012

PARA LA CONTRATACIÓN POR PROCESO DE CONSULTORES INDIVIDUALES

1. FINALIDAD
Contratación de servicio de consultoría a través del proceso de selección hasta su
adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Disponibilidad presupuestaria para la ejecución de los estudios.
2. Términos de Referencia y bases del proceso para efectuar los estudios.
3. Plan Operativo Anual.

Consideraciones Generales
 El procedimiento de selección de consultores individuales cuenta con 5 etapas,
las cuales detallamos a continuación:
1. La convocatoria.
2. El registro de participantes
3. Recepción de Expresiones de interés y selección.
4. Calificación y Evaluación.
5. Otorgamiento de la buena pro.
 En aquellos casos que no requiere apoyo adicional de personal profesional ya
sea individual o en equipo.
 La experiencia y calificación de la persona natural es fundamental.
 Los criterios de entrevista lo establece el OSCE.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Área usuaria o Solicitante – División de Estudios

a. En base al Plan Operativo y al Presupuesto Autorizado para el ejercicio, elabora
y presenta el requerimiento con la descripción del perfil del consultor y términos
de referencia del servicio requerido.
b. Lo efectuara a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal.

Gerencia Municipal
a. Recepciona el requerimiento, Perfil del Consultor y Términos de Referencia y

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

deriva a la Oficina de Administración.

b. Designa al Comité de Selección a cargo del Proceso.
c. Aprueba las Bases Administrativas propuestos por el Comité de selección.

Oficina de Administración
Revisa el requerimiento, de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de
Logística para la contratación respectiva.

Comité de Selección
a. Recepciona el Expediente de Contratación.
b. Prepara las Bases Administrativas del proceso de selección.
c. Solicita la aprobación de las Bases Administrativas.
d. Convoca el proceso en el SEACE, solicitando expresiones de interés.
e. Comité Especial, recibe sus expresiones de interés de los postores a través del
SEACE, realiza en acto privado la calificación de sobres de los postores
haciendo constar en acta y publica en el SEACE conjuntamente al cronograma
de entrevistas.
f. El Comité evalúa a los postores calificados y publica los resultados
conjuntamente con el cronograma de entrevistas, realiza la entrevista y otorga
la Buena Pro.
g. Deriva el Expediente de Contratación a la Unidad de Logística para la suscripción
de contrato.

Unidad de Logística
Responsable del SEACE, recepciona el Acta y publica los resultados en el SEACE,
realiza el consentimiento de la Buena Pro y proyecta el contrato.

Gerencia Municipal
a. Revisa el proyecto de contrato, deriva a la Oficina de Asesoría Jurídica para su
revisión y visación.
b. Firma el contrato y devuelve a la Unidad de Logística.

Unidad de Logística
Remite una copia del contrato a la Unidad Usuaria (División de Estudios) para la
supervisión del contrato.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 013

PARA LA CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (LP)

1. FINALIDAD
Realizar el proceso para la contratación de bienes y obras hasta su adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Certificación de la disponibilidad presupuestal.
2. Plan Operativo Institucional.
3. Plan Anual de Contrataciones.

Consideraciones Generales:
Se determina en atención al:
 Objeto de la contratación
 Valor estimado o valor referencial
 Condiciones para su empleo

El procedimiento de Licitación Pública tiene 9 etapas, las cuales son:

1. La convocatoria.
2. El registro de participantes
3. La formulación de consultas y observaciones.
4. La Absolución de consultas y observaciones.
5. La Integración de Bases Administrativas.
6. La presentación de ofertas.
7. La evaluación de ofertas.
8. La calificación de ofertas.
9. Otorgamiento de la buena pro.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Gerencia de Infraestructura
a. Prioriza sus necesidades en base al Plan Operativo y al Presupuesto Autorizado
para el ejercicio.
b. Revisa, corrige y aprueba los Términos de Referencia.
c. Eleva los Términos de Referencia a la Gerencia Municipal recomendando

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

convocar el proceso respectivo.

División de Estudios
Alcanza a la Gerencia Municipal la documentación técnica referente al Expediente
Técnico, Planos de la Obra por licitar.

Gerencia Municipal
a. Recepciona el requerimiento se solicita la contratación de bienes y obras, estando
conforme autoriza y deriva a la Oficina de Administración.
b. Designa al Comité de Selección a cargo del proceso.
c. Recepciona y aprueba el Expediente de Contratación y los transfiere al Comité de
Selección.
d. Aprueba las Bases Administrativas propuestas por el Comité de Selección.

Oficina de Administración
Revisa el requerimiento de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de
Logística para la contratación respectiva.

Comité de Selección
a. Recepciona el Expediente de Contratación y Expediente Técnico del mismo.
b. Organiza y lleva a cabo el proceso de selección.
c. Recepciona las ofertas en acto público en presencia de Notario o Juez de Paz en
el lugar indicado de las bases.
d. Comité hace el llamado a los participantes en el orden que se hubieran registrado
para que entreguen sus ofertas.
e. Verifica que el postor admitido cumpla con los requisitos de calificación
previstos en las bases.
f. Informa a la Gerencia Municipal los resultados del proceso realizado, comunicando
el nombre del ganador y recomendando la suscripción de contrato.
g. Habiendo verificado que los postores cumplen los requisitos de admisibilidad,
evalúa y califica las ofertas, el comité de selección procederá a otorgar la buena
pro mediante su publicación en el SEACE.

Gerencia Municipal
a. Toma conocimiento del resultado del Proceso de Selección.
b. Suscribe el contrato con la firma ganadora.
c. Deriva a la oficina de Asesoría Jurídica para que revise y vice el contrato.
d. Deriva copia del contrato a la Gerencia de Infraestructura para la supervisión del
contrato.

5. DURACIÓN
Aproximadamente dos (02 meses).

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 014

PARA LA CONTRATACIÓN POR CONCURSO PÚBLICO (CP)

1. FINALIDAD
Realizar el proceso para la contratación de servicios en general, consultorías en
general y consultoría de obras hasta su adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento de la unidad usuaria con Términos de Referencia.
2. Expediente de Contratación.
3. Designación de Comité de selección.
4. Certificación de la disponibilidad presupuestal.
5. Plan Operativo Institucional.
6. Plan Anual de Contrataciones.
7. Acta de otorgamiento de la buena pro.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Gerencia Municipal
a. Recepciona el requerimiento se solicita la contratación de servicios y consultorías,
estando conforme autoriza y deriva a la Oficina de Administración.
b. Designa al Comité de Selección a cargo del proceso.
c. Recepciona y aprueba el Expediente de Contratación y los transfiere al Comité de
Selección.
d. Aprueba las Bases Administrativas propuestas por el Comité de Selección.

Oficina de Administración
Revisa el requerimiento de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de
Logística para la contratación respectiva.

Unidad de Logística
Recibe el requerimiento y deriva al Responsable de Adquisiciones.
Responsable de Adquisiciones llena los formularios de cotización y cotiza.
Realiza el estudio de mercado (Resumen Ejecutivo).
Solicita la aprobación del Expediente de Contratación.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Comité de Selección
Recepciona el Expediente de Contratación, y elabora el proyecto de Bases
Administrativas.
Presidente y miembros: Revisan, firman las bases administrativas y deriva.

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba las Bases Administrativas.

Unidad de Logística
Encargado del SEACE, recepciona, publica en la plataforma del SEACE.

Comité de Selección
Comité Especial, realiza el llamado de acuerdo al registro de los postores inscritos
e invita a presentar sus propuestas en acto público con presencia de Notario o Juez
de Paz de corresponder.
Inicia con la apertura, verifica los documentos de admisibilidad, evalúa y califica de
las ofertas y otorga la Buena Pro.

Unidad de Logística
Responsable del SEACE, recepciona, publica los resultados en el SEACE,
consentimiento de la Buena Pro y deriva para elaboración de contrato.

5. DURACIÓN
Aproximadamente dos (02 meses).

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 015

PARA LA CONTRATACIÓN POR SUBASTA INVERSA ELÉCTRÓNICA (SIE)

1. FINALIDAD
Realizar la contratación de bienes y servicios comunes hasta su adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Requerimiento de la unidad usuaria con Especificaciones Técnicas y Términos
de Referencia.
2. Expediente de Contratación.
3. Designación de Comité de Selección u OEC
4. Acta de otorgamiento de la buena pro.

Consideraciones Generales:
El procedimiento de Subasta Inversa Electrónica tiene 4 etapas, las cuales
detallamos a continuación:
1. Convocatoria.
2. Registro de participantes, registro y presentación de ofertas.
3. Apertura de ofertas y periodo de lances.
4. Otorgamiento de la buena pro.

Es obligatorio a partir del día calendario siguiente de publicada las fichas técnicas
en el SEACE.
Puede emplear otro procedimiento previa autorización de PERU COMPRAS,
justificando su necesidad con informe técnico.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Gerencia Municipal
Recepciona el requerimiento se solicita la contratación de bienes y servicios
comunes, estando conforme autoriza y deriva a la Oficina de Administración.

Oficina de Administración
Revisa, de encontrarlo conforme autoriza y deriva a la Unidad de Logística para la
contratación respectiva.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Unidad de Logística
a. Recibe el requerimiento de los bienes comunes
b. Realiza el estudio de mercado (Resumen Ejecutivo).
c. Solicita la aprobación del Expediente de Contratación.

Comité de Selección u Órgano encargado de las Contrataciones

a. Recepciona el Expediente de Contratación, y elabora el proyecto de Bases
Administrativas.
b. Publica el proceso en el SEACE

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba las Bases Administrativas.

Comité de Selección
Verifica en el SEACE el Registro de participantes y el resultado del proceso.

Unidad de Logística
Otorga la Buena Pro al postor que obtuvo el menor precio y deriva para elaboración
de contrato.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a doce
(12) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 016

PARA CONTRATAR POR CONTRATACIÓN DIRECTA (CD)

1. FINALIDAD
Realizar la contratación Directa con un proveedor hasta su adjudicación.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Informe Técnico Legal de la necesidad.
2. Acuerdo de Concejo
3. Resolución de Alcaldía
4. Expediente de Contratación.
5. Designación de Comité de selección.
6. Acta de otorgamiento de la buena pro.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Dependencia Solicitante
a. Presenta informe de requerimiento mencionando alguno de las situaciones o
supuestos del Art. 27 de la Ley de Contrataciones del Estado.
b. Lo efectuara a través de un informe dirigido a la Gerencia Municipal.

Gerencia Municipal
a. Recepciona el requerimiento.
b. Solicita Informe Técnico y Opinión Legal a las áreas pertinentes.
c. Designa al Comité de Selección a cargo del Proceso.
d. Aprueba las Bases Administrativas propuestos por el Comité de Selección.

Oficina de Administración
Recepciona el requerimiento, deriva la solicitud de los informes técnicos.

Unidad de Logística
a. Recibe el requerimiento, efectúa el estudio y verificar el hecho y/o supuesto según
el Art. 27 de la Ley de Contrataciones del Estado.
b. Emite informe a Gerencia Municipal para la aplicación de la Contratación Directa.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Dependencia Técnica y/o solicitante

Elabora el informe técnico que sustenta o justifique las razones y/o motivaciones
técnicas.

Oficina de Asesoría Jurídica

Emite informe que sustenta la legalidad de la contratación mediante Opinión Legal.

Gerencia Municipal
a. Recepciona los informes técnico y legal y eleva a Concejo Municipal.
b. Remite a Alcaldía para su conocimiento y aprobación por el Concejo Municipal.

Concejo Municipal
Previa deliberación del informe, aprueba la Contratación Directa.

Alcalde de la Municipalidad
Emite la Resolución de Alcaldía que aprueba la Contratación Directa.

Comité de Selección
a. Recepciona el Expediente de Contratación, y elabora el proyecto de Bases
Administrativas.
b. Solicita la aprobación del Expediente de Contratación.
c. Revisan y firman las bases administrativas y deriva.

Gerencia Municipal
Revisa, aprueba las Bases Administrativas.

Unidad de Logística
Encargado del SEACE, recepciona, publica en la plataforma del SEACE.

Comité de Selección
a. Realiza la invitación directa al proveedor que cumpla las exigencias y condiciones
de las bases administrativas.
b. Recepciona la propuesta, inicia la apertura y evaluación de la propuesta técnica y
económica y otorga la Buena Pro.

Unidad de Logística
Responsable del SEACE, recepciona, publica los resultados en el SEACE y deriva
para la elaboración de contrato.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 017

PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DERIVADOS DE PROCESOS DE

SELECCIÓN

1. FINALIDAD
Determinar los requisitos, y proyecto de contrato hasta la suscripción.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Expediente de Contratación
2. Acta de Buena Pro y Consentimiento.
3. Requisitos presentados según lo establecido en las bases.

Consideraciones Generales
 Se realiza una vez que la buena Pro ha quedado consentida.
 No se suscribe contrato solo si existe recorte presupuestal o cuando
desaparezca la necesidad debidamente acreditada.
 Lo suscribe el Titular de la Entidad o el Funcionario delegado.
 Se puede perfeccionar el contrato con la emisión de orden de compra y
servicios en aquellos procesos de subasta inversa electrónica y adjudicación
Simplificada para bienes y servicios en general cuyos montos no superen los
S/.100,000.00 Soles.
 En Comparación de Precios y Acuerdo Marco siempre se perfecciona con la
recepción y aceptación respectivamente de la orden de compra ó servicio.
 Debe contener cláusulas referidas a garantías, anticorrupción, solución de
controversias y resolución por incumplimiento.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Contratista y/o Proveedor.

Presenta por mesa de partes los requisitos para la suscripción de contrato dentro
de los plazos previstos.

Gerencia Municipal
Recepciona la carta con los requisitos y deriva a la Oficina de Administración.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Oficina de Administración
Deriva el documento a la Unidad de Logística para el perfeccionamiento de contrato,
recomendando evaluar los requisitos presentados.

Unidad de Logística
a. Verifica los requisitos de acuerdo a las Bases Administrativas.
b. De existir observaciones en los requisitos, informa a la Gerencia Municipal para
que notifique al contratista para subsanar las observaciones dentro de los
cuatro (04) días hábiles.
c. Proyecta el contrato de acuerdo a la proforma de contrato del proceso de
selección.
d. Remite el proyecto de contrato a la Oficina de Asesoría Jurídica y Unidad Usuaria
para su revisión y Visto Bueno.

Oficina de Asesoría Jurídica

Revisa y visa los contratos
Tramita a la Gerencia Municipal para su firma.

Gerencia Municipal
Firma los contratos.
Devuelve los contratos a la Unidad de Logística.

Unidad de Logística
a. Hace firmar el contrato al contratista.
b. Entrega una copia del contrato al contratista y otra copia se archiva en el file
de la Unidad.

5. DURACIÓN
El plazo no puede exceder a los dos (02) días hábiles siguientes de presentados
los documentos a la Entidad.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 018

PARA LA APROBACIÓN DE AMPLIACIÓN DE PLAZO

1. FINALIDAD
Resolver la solicitud de ampliación de plazo hasta formalizarla mediante adenda.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Contrato principal
2. Orden de Compra o de Servicio.
3. Solicitud de ampliación debidamente justificada.
4. Resolución de Alcaldía y/o Gerencial.
5. Adenda a contrato.

Consideraciones Generales
 El Titular de la Entidad o Funcionario que tiene las facultades por delegación
resuelve la aprobación o desaprobación de la ampliación de plazo.
 Debe resolver y notificar en el plazo de 10 días hábiles contados desde el día
siguiente de la recepción del informe o del vencimiento del plazo.
 Procede la ampliación cuando: i) Se aprueba el adicional cuando afecte el plazo ii)
Por atrasos y/o paralizaciones no imputables al contratista.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Contratista y/o Proveedor.

Presenta por mesa de partes su solicitud de ampliación de plazo, antes del
vencimiento del plazo contractual.

Gerencia Municipal y/o Oficina de Administración

Recepciona el informe y deriva a las áreas competentes para la evaluación y
pronunciación de la solicitud.

Área Usuaria
Emite informe sobre los efectos de la ampliación de plazo, respecto al cumplimiento
de las metas y/o actividades programadas.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Oficina de Asesoría Jurídica

Analiza si los motivos expuestos se enmarcan a las causales para la ampliación de
plazo y si esta objetivamente sustentado.
Emite opinión legal declarando justificado o no el retraso.

Gerencia Municipal
Recepciona los informes y notifica al contratista su decisión de aprobarla o
desaprobarla. Para lo cual emite Resolución Gerencial de acuerdo a sus facultades.

Unidad de Logística
Proyecta adenda de conformidad a la Resolución Gerencial que aprueba la
ampliación.
Remite a la Gerencia Municipal para la firma del contrato con las visaciones
correspondientes.
Emite copia de la adenda a la dependencia correspondiente.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a diez
(10) días hábiles.

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PROCEDIMIENTO Nº 019

PARA LA DETERMINACIÓN DE PENALIDAD POR MORA

1. FINALIDAD
Determinar el cálculo de la penalidad por mora hasta la deducción en los pagos
realizados.

2. BASELEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. Nº 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Contrato
2. Orden de Compra o de Servicio.
3. Informe de la Unidad Usuaria.
4. Determinación del importe de la penalidad.

Consideraciones Generales
 Debe estar establecido en las bases de los procedimientos de selección.
 Se aplica ante el incumplimiento injustificado de obligaciones contractuales.
 Puede aplicar otro tipo de penalidades hasta el tope de 10% del monto de
contrato.
 En caso de entregas parciales, se aplicará la penalidad a la parte de las
prestaciones incumplidas.
 La penalidad en contrataciones menores a 8UIT’s se aplica siempre que este
establecido en el contrato y/o Directiva Interna.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Unidad Usuaria.
Advierte en el informe de conformidad que el contratista ha incumplido los plazos
contractuales.

Gerencia Municipal
Recepciona el informe y deriva a la Oficina de Administración para su conocimiento el
cálculo de la penalidad.

Oficina de Administración
Recepciona y deriva el informe a la Unidad de Logística para el cálculo de la penalidad,
así como de los expedientes de pago que hayan incurrido en mora en el cumplimiento
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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

del objeto contractual.

Unidad de Logística
a. Verifica la fecha de suscripción de contrato y/o fecha de recepción de orden de
compra u orden de servicio.
b. Para el cálculo de la penalidad se considera los días calendarios, computados
desde el día siguiente de la suscripción de contrato y/o recepción de la orden
de compra y/o servicio.
c. Determina la penalidad aplicando la fórmula detallada en el artículo 162 del
Reglamento, hasta el tope de 10% del importe total del contrato.
d. Emite el informe del cálculo correspondiente.

Gerencia Municipal
Recepciona el informe y deriva a la Unidad de Tesorería.

Unidad de Tesorería
Realiza la deducción de la penalidad en los pagos a cuenta, del pago final o en
la liquidación final.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a dos
(02) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 020

PARA LA EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE CUMPLIMIENTO

1. FINALIDAD
Hacer constar el objeto del contrato, datos, montos y plazo contractual.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Contrato
2. Orden de Compra o de Servicio.
3. Informe de la Unidad Usuaria.

Consideraciones Generales
 El órgano de administración o el funcionario designado expresamente por la
Entidad, registra en el SEACE la constancia de prestación.
 La constancia contiene lo siguiente: La identificación del contrato, el objeto
contractual, el monto del contrato vigente, el plazo y las penalidades en que
hubiera incurrido el contratista.
 La constancia de prestación se descarga del SEACE.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Unidad Usuaria
Emite el informe de conformidad de prestación a la Gerencia Municipal, haciendo
referencia al contrato y/o orden de compra o servicio.

Gerencia Municipal
Recepciona el informe de conformidad y deriva a la Oficina de Administración o
funcionario designado para su trámite y registro de la constancia de prestación.

Oficina de Administración
Toma conocimiento y deriva el informe al Funcionario designado.

Funcionario designado
Registra los datos en el SEACE los datos de identificación, objeto, monto, plazo y
penalidad del contratista.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

Contratista
Descarga del SEACE la constancia de prestación.

5. DURACIÓN

El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a dos
(02) días.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 021

PARA LA EMISIÓN DE CONSTANCIA POR SERVICIOS NO PERSONALES

1. FINALIDAD
Hacer constar los servicios prestados bajo contrato de servicios no personales se
han realizado a conformidad.

2. BASE LEGAL
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341
y D.L. 1444.
 D.S. N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. REQUISITOS
1. Contrato
2. Orden de Compra o de Servicio.
3. Informe de la Unidad Usuaria.

Consideraciones Generales
 El Gerente Municipal o el funcionario designado emite la constancia de
prestación.
 La constancia contiene lo siguiente: La identificación del contrato, el objeto, el
monto, el plazo y las penalidades en que hubiera incurrido el contratado.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Mesa de Partes
Presenta solicitud para la emisión de constancias de trabajo por contrato de
servicios no personales.

Gerencia Municipal
Recepciona la solicitud y deriva al funcionario competente para la emisión de la
constancia de servicio y cumplimiento.

Jefe de Logística y/o Funcionario Designado

Toma conocimiento y emisión de la constancia de cumplimiento previa verificación de
documentación que acredite su cumplimiento, en la que consignará la identificación
del objeto del contrato, el monto correspondiente, plazo y las penalidades en que
hubiera incurrido el contratado.
Entrega la constancia original al contratado, haciendo constar en el cargo la recepción
de la misma, consignando su firma, nombre completo y la fecha de recepción.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

5. DURACIÓN

El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a dos
(02) días.

UNIDAD DE CONTABILIDAD

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 022

PARA EL PAGO DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

1. FINALIDAD
Efectuar el Devengado, Girado y Pagado de las Órdenes de Compra y de
Servicios de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.

2. BASE LEGAL
Sistema de Abastecimientos
Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado modificado por el D.L. Nº 1341 y
D.L. Nº 1444.
Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento D. Ley N° 22056.

Sistema de Contabilidad Gubernamental

Ley del Sistema Nacional de Contabilidad
Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad.
Normas Técnicas de Control Interno para el sistema de Contabilidad.
Plan Contable Gubernamental.
Instructivos Contables.
Ley del Sistema Nacional de Contabilidad

Sistema de Presupuesto
Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Clasificadores de Gastos Públicos.

Sistema de Tesorería
Normas del Sistema de Tesorería.
Procedimientos de Pago del Tesoro Público.
Administración de los Fondos Públicos.
Directiva de Tesorería aprobada por la DGTP

3. REQUISITOS
1. Plan Anual de Contrataciones - PAC
2. Requerimiento de los usuarios o del Responsable de Almacén.
3. Orden de Compra – Guía de Internamiento.
4. Orden de Servicio en original y 3 copias.
5. Comprobante de Pago.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Control Previo
a. Recepciona de parte de la Unidad de Logística las órdenes de compra y
órdenes de servicio con la documentación sustentatoria: Cotizaciones de los

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

proveedores en un mínimo de tres (dependiendo del monto de la adquisición),

cuadro comparativo y otorgamiento de la Buena Pro; denominándose a estos
documentos: Expediente.
b. Verifica que los bienes por adquirir y/o los servicios a contratarse estén
debidamente autorizados en el Plan Anual de Contrataciones y los respectivos
requerimientos (Oficio, Informe, memorándum, etc.) o en su defecto
autorizados por la Gerencia Municipal, y que las órdenes se encuentren
debidamente firmadas por el Jefe de Logística y Adquisiciones y la respectiva
conformidad de haber recibido el bien o el servicio.
c. Revisa desde el punto de vista aritmético, legal y administrativo, el contenido
de los Cuadros Comparativos, confrontándolos con las cotizaciones de los
proveedores, luego revisa la conformidad del otorgamiento de la buena Pro que
servirá de base para revisar el contenido de las órdenes de compra y de
servicios, los mismos que deberán ser coincidentes.
d. De encontrar conforme, los documentos antes señalados visa las órdenes de
compra y de servicios; caso contrario las devuelve a la Unidad de Logística con
las respectivas observaciones para subsanarlas.
e. Coordina con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto sobre la disponibilidad.
f. Registra por separado y correlativamente las órdenes de compra y de servicios
en el cuaderno de control, consignando el número de la orden de compra o
servicio, nombre o razón social del proveedor, concepto e importe.
g. Remite las órdenes de compra y de servicios y la documentación sustentatoria
a la Unidad de Contabilidad para su afectación presupuestal

Unidad de Contabilidad
a. Recepciona de Control Previo, las órdenes de compra y de servicios con la
respectiva documentación sustentatoria, firmando el cargo en el cuaderno de
control, y verifica que se encuentre registrado previamente en el SIAF la fase
de compromiso.
b. Registra en el SIAF – Módulo Administrativo la fase del devengado, asigna un
número de SIAF, indicando el comprobante de pago respectivo (factura, boleta
de venta, recibo de servicios públicos, boletos de viaje, u otro comprobante
autorizados por la SUNAT) previa a la conformidad de haber recibido el bien de
acuerdo al requerimiento o la satisfacción por la prestación del servicio
contratado.
c. Formula en el SIAF los respectivos asientos contables, tanto cuentas
presupuestales como patrimoniales.
d. Remite el expediente con toda la documentación sustentatoria a Tesorería para
el trámite de pago respectivo.

Unidad de Tesorería
a. Recepciona de la Unidad de Contabilidad el Expediente con toda la
documentación sustentatoria.
b. Verifica que dichos documentos cuenten con el sustento respectivo y las
visaciones de Control Previo y Contabilidad.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

c. Verifica en el SIAF que la fase Devengado se encuentre Aprobado (estado A).

d. Formula e imprime el Comprobante de Pago en original y 02 copias (Original y
la primera copia para el Archivo de Tesorería, la segunda copia para el
beneficiario) y gira el(os) cheque(s) de las O/S, O/C, y planilla por el importe de
cada devengado, teniendo como fecha máxima de giro la consignada como
Mejor Fecha en la fase de devengado.
e. En el comprobante de pago se anotará el nombre del Proveedor o Beneficiario,
concepto de gasto, asignación genérica y específica, afectación presupuestal
a nivel de meta, fuente de financiamiento, cuenta corriente, número del(os)
cheque(s) asientos contables presupuestales y financieros, el monto neto a
pagar y el detalle de las retenciones si las hubiera.
f. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronológicamente
por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento.

De encontrarlos conforme firma el comprobante de pago y luego traslada el

expediente a la Oficina de Administración para la firma del(os) cheque(s) y
autorización de pago (V°B°).

Oficina de Administración
a. Recepciona del Contador el Comprobante de Pago por las órdenes de compra
y de servicios con la documentación sustentatoria del gasto.
b. Verifica que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s)
con el comprobante de pago y las órdenes de compra y servicios.
c. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al
comprobante de pago, autorizando a Tesorería la cancelación respectiva.

Unidad de Tesorería
a. Recepciona de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago con el
V°B° y el(os) cheque(s) debidamente firmado.
b. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada área hayan firmado
los diferentes documentos.
c. Procede al pago del Proveedor o Beneficiario, para lo cual solicitará los
respectivos documentos de identidad si es persona natural o carta poder si es
persona jurídica.
d. Registran los talonarios de los cheques según fuente de financiamiento.

5. DURACIÓN
Dos (02) días.

AREA DE ALMACÉN

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 023
PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN

1. FINALIDAD
Elaborar las normas, procedimientos y responsabilidades para la administración y
control de Almacén de la Municipalidad Distrital Pucacolpa, precisando que los bienes
materiales adquiridos con sujeción a las normas legales, deben ingresar físicamente
por el área de Almacén.

2. BASELEGAL
Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento

3. REQUISITOS
1. Orden de Compra, Guía de Internamiento.
2. Nota de Entrada.
3. Pedido de Comprobante de Salida de Almacén (PECOSA).
4. Nota de Pedido.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Responsable del Área de Almacén

a. Recepciona los bienes de los diferentes proveedores en base a las Órdenes de
Compra y Guías de Remisión.
b. Efectúa su clasificación y ubicación según periodo de vencimiento, dimensiones,
etc.
c. Custodia y controla los bienes depositados en el almacén.
d. Elabora el documento de Entrada de Almacén.
e. Elabora el movimiento mensual de almacén, para remitir a la Unidad de Logística
y Contabilidad.
f. Mantiene actualizado las tarjetas de control visible.
g. Constata la ubicación física de los bienes.
h. Registra y controla los ingresos y salidas de bienes del almacén y las cantidades
disponibles para su distribución.

Recepción de Bienes
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento
en que los bienes llegan al almacén y termina con la ubicación de los mismos en
el lugar designado para efectuar la verificación y control de calidad, se efectúa
teniendo a la vista los documentos de Orden de Compra y Guía de Remisión.
b. En presencia de la persona responsable de la entrega, procede a la verificación
de los bienes ingresados al almacén.
c. Cuenta los paquetes, bultos o el equipo recepcionado.
d. Traslada los paquetes, bultos anotando la cantidad en las guías de remisión.
e. Anota los datos generales de la persona que hace la entrega y de la que recibe la
mercadería.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

f. Anota el número de la placa del vehículo utilizado en el transporte.

g. Fecha y hora de recepción.

Verificación de los Bienes Ingresados a Almacén

a. Consiste en la constatación física de la calidad del producto.
b. Retira los bienes de los embalajes.
c. Abre los bultos, revisa y verifica su contenido cuantitativo y cualitativo.
d. La verificación cuantitativa se efectúa para comprobar las cantidades recibidas y
si estas son iguales a las que se consignan en la documentación recibida.
e. La verificación cualitativa, denominada control de calidad, se realiza para ver las
características y propiedades de los bienes que estén de acuerdo con lo solicitado.
f. La mercadería que no está de acuerdo a las especificaciones requeridas será
devuelta.
g. La conformidad de la recepción será suscrita por el Responsable de Almacén en
el rubro respectivo de la Orden de Compra o Guía de Remisión, sustentado con la
verificación.

Internamiento
a. Proceso de almacenamiento para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados.
b. Clasifica los bienes según tipo, vencimiento y dimensión.
c. Ubica los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona
de almacenaje para que su identificación sea ágil y oportuna. Se evitará dividir
un grupo de bienes del mismo tipo en diferentes zonas.
d. En caso de que los espacios resulten reducidos se procederá a internar el
íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
e. El Responsable de Área de Almacén efectúa la constatación del ingreso y a
conformidad de los mismos.

Registro y Control
a. Consiste en el registro de ingreso y salida de bienes de almacén.
b. Procede a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control visible con la respectiva
Orden de Compra.
c. En la tarjeta de Control visible de almacén se registran unidades físicas,
movimiento y saldo de cada bien.
d. En los Documentos de Entrada de Bienes se efectúa el resumen diario de los
bienes ingresados al almacén según su periodicidad por órdenes de compra,
donaciones, traspasos, altas y otros motivos, es suscrita por el Responsable
de Almacén y visada por el Jefe de Logística.
e. Las Órdenes de Compra originales serán utilizadas para el registro de ingreso
en la tarjeta de existencias valoradas de almacén.

Custodia
a. Fase del proceso técnico de almacenamiento, el cual corresponde a la protección

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

de los materiales físicos que fueron recibidos.

b. Protege a los materiales, a fin de resguardarlos de elementos naturales como
humedad, luz, temperatura, etc., que los puede deteriorar.
c. Protege a las áreas físicas destinadas a servir de almacén. Se les debe rodear
de medios de protección, mobiliario, equipos y tomar medidas a fin de evitar
robos o sustracciones de sabotaje, incendios e inundaciones.
d. Protege al personal de almacén, diseñando planes de seguridad para casos de
siniestros.

5. DURACIÓN
De acuerdo a la frecuencia de las ocurrencias.

PROCEDIMIENTO N° 024

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PARA LA DISTRIBUCIÓN DE BIENES DE ALMACÉN

1. FINALIDAD
Establecer los procedimientos y responsabilidades para la administración
del almacén de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa, precisando que los
bienes materiales adquiridos, con sujeción a las normas legales, deben
ingresar físicamente por el Área de Almacén

2. BASE LEGAL
Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento

3. REQUISITOS
1. Orden de Compra, Guía de Internamiento.
2. Nota de Entrada.
3. Pedido de Comprobante de Salida de Almacén (PECOSA).

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. Atiende y despacha los materiales que solicitan las diferentes dependencias,
de acuerdo a lo autorizado por el Jefe de Logística y Responsable de Almacén.
b. Exige el documento fuente correspondiente para la salida de bienes – Pedido
de Comprobante de Salida (PECOSA).
c. Acondiciona los materiales para el despacho.
d. Entrega al usuario correspondiente.
e. Elabora el documento de Salida de Almacén.
f. Elabora mensualmente el informe de ingreso y salida del Almacén para enviarlo
a la Unidad de Contabilidad.
g. Solicita reposición de las Exigencias de acuerdo a los consumos.

PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA

a. Cualquier trabajador realiza su pedido de bienes del Almacén, llenando el
correspondiente documento PECOSA, el cual deberá estar firmando por el
Gerente, Jefe de Oficina y/o Unidad. Dichos pedidos deberán formularse en base
a los respectivos cuadros de necesidades y disponibilidad de bienes en almacén.
b. Se emplea la PECOSA, el cual es visado por el Administrador para su atención.

AUTORIZACIÓN DE DESPACHO
a. La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro
de Necesidades.
b. Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven de
situaciones de emergencia calificadas por la Oficina de Administración. Se
atenderá con cargo al stock.
c. Numeración y registro de pedidos. Registro de las salidas autorizadas en las
tarjetas de control visible

ENTREGA DEL MATERIAL

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

a. Dispone el acondicionamiento de los bienes para su entrega.

b. Retira los bienes de su ubicación y los coloca en el lugar para su despacho.
c. La persona encargada de retirar los materiales de Almacén verificara la
conformidad del pedido solicitado, firmando la PECOSA respectiva.

CONTROL DE MATERIALES
En caso que los materiales tengan que salir de las instalaciones de la
Municipalidad a las obras, el responsable de retirar los bienes presentará en
Vigilancia la PECOSA y/o la Guía de Remisión correspondiente a la persona
encargada de control, quien verificara el contenido, reteniendo una copia del
mismo.

5. DURACIÓN
De acuerdo a la frecuencia de las ocurrencias.

PROCEDIMIENTO N° 025

PARA EL CAMBIO DE PERSONAL EN LOS ALMACENES DE OBRA

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

1. FINALIDAD
Establecer los procedimientos para el cambio de personal en los almacenes de
obra.

2. BASE LEGAL
Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento

ASPECTOS GENERALES
El Almacenero de Obra es responsable de la custodia de los materiales, bienes y
equipos del almacén de obra y es del guardián de turno diurno una vez concluida
su jornada de las instalaciones del Almacén de obra; el cual todas sus
instalaciones quedarán en custodia del guardián de noche; según cuaderno de
ocurrencias.

3. REQUISITOS
1. Contrato de Trabajo para acreditar su vinculación contractual con la entidad.
2. Memorando que asigna funciones.
3. Informe de Inventario de Materiales, Bienes y equipos.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. El Responsable de Almacén Central, deberá requerir a la dependencia
pertinente emita copia del contrato de trabajo de los almaceneros de obra, del
mismo modo notificar al Residente de las obras a fin de remitir los datos
completos y la fecha de inicio del contratado como almacenero de obra.

b. El Residente de Obra debe comunicar la fecha de inicio y culminación de sus

almaceneros de obra y los cambios de personal encargado de los almacenes
de obra.

c. El Responsable de Almacén Central debe notificar a los almaceneros de obra

para que estos realicen coordinación estrecha, sobre el manejo técnico
administrativo del movimiento de almacenes y sobre aspectos de seguridad
debiendo estos últimos tener coordinación permanente.

d. El Almacenero de obra, deberá entregar al personal reemplazante el inventario

físico de los materiales, bienes y equipos de obra previamente cotejados y
suscritos por los mismos.

e. Remite inventario a Residente de Obra y una copia del Inventario al

Responsable de Almacén Central.

5. DURACIÓN
A los dos (02) días de contratado el almacenero de obra y tres (03) días antes del

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

cambio de personal.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 026

PARA EL INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

1. FINALIDAD
Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar
su estado de conservación o deterioro y condiciones de Seguridad, así como verificar las
existencias físicas de los registros de las tarjetas de control visible de almacén y las
tarjetas de existencias valorizadas.

2. BASELEGAL
Ley Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.

3. REQUISITOS
1. Ordenamiento del stock disponible.
2. Tarjetas de control visible de Almacén.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. Se nombra una comisión para realizar los inventarios físicos, designada mediante
Resolución de Alcaldía.
b. La Comisión verifica que las existencias físicas concuerden con los registros de
Control Visible de Almacén mediante el conteo, medición o peso de los artículos.
c. Apreciar el Estado de conservación o deterioro y las condiciones de seguridad.
d. Informar sobre los faltantes y sobrantes encontrados.

PREPARACIÓN DEL INVENTARIO

a. Ordenamiento del Almacén.
b. Preparar la documentación para la toma del inventario y tarjetas de control visible
de Almacén.
c. Bloqueo de internamiento de bienes.
d. Suspender la recepción de pedidos.

FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO

a. Se procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del
Almacén sin excepción alguna.
b. Al barrer.

SOBRANTES DEL INVENTARIO

a. Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes, se procederá en la
forma siguiente:
b. Determinar su origen, documentos no registrados en las tarjetas, bienes
entregados en menor cantidad a lo autorizado en la respectiva PECOSA.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien en lugar del
sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante deba figurar como

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

faltante, en dicho caso, se procederá a realizar ajustes en la respectiva tarjeta de

existencia valorada de Almacén.

FALTANTES DE ALMACEN
a. Faltantes por robo o sustracción, en este caso se organiza un expediente de las
investigaciones realizadas acompañado de la denuncia policial correspondiente.
b. Faltantes por merma, tratándose de bienes sólidos que por su naturaleza se
volatilizan será aceptada siempre y cuando se encuentren dentro de la tolerancia
permitida. Se evaluara y se informara sobre la merma y su causa.

5. DURACIÓN
El tiempo de duración máxima para este procedimiento no deberá ser mayor a sesenta
(60) días hábiles. Frecuencia: 1vez al año

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

AREA DE CONTROL PATRIMONIAL

PROCEDIMIENTON° 027

PARA EL REGISTRO DE BIENES (ACTIVOS FIJOS)

1. FINALIDAD
Este procedimiento consiste en el registro patrimonial de los bienes de la
Municipalidad Distrital de Pucacolpa, estos pueden ser obtenidos a través de compra,
donación, transferencia, cesión de uso, fabricación interna y otros.
Este registro se efectúa en forma cronológica de acuerdo con las normas dictadas por
la Superintendencia de Bienes Nacionales.

2. BASELEGAL
Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Reglamento de la Ley N° 29151
Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
Directiva N°001-2015/SBN

3. REQUISITOS
1. Orden de Compra.
2. Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).
3. Nota de Entrada a Almacén (NEA)
4. Actas de Entrega-Recepción.
5. Decretos.
6. Resoluciones.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. Todo bien que ingresa al almacén, ya sea por adquisición, transferencia y/o
donaciones tendrá que coordinarse con el Responsable del Área de Almacén
y Patrimonio.
b. El Responsable de Área de Almacén y Patrimonio al tener conocimiento del
ingreso de bienes, recabará toda la documentación para poder efectuar el
registro patrimonial, en donde se anotara su código, descripción, N° de
cuenta, N° de O/C, fecha, procedencia, destino y precio unitario.
c. Se codificará cada bien con plumón de tinta indeleble en lugar visible.
d. Se distribuirá los bienes, de acuerdo a las PECOSAS, con la Autorización del
Administrador y Jefe de Logística.
e. Se le asigna a la persona encargada por el Gerente Municipal y/o
Administrador los bienes respectivos, con su debido Cargo por Afectación en
Uso, visado por el Responsable del Área de Almacén y Patrimonio.
1. La Unidad de Control Patrimonial recepciona y revisa la documentación
necesaria para el registro del ingreso de bienes a la entidad.
2. La Unidad de Control Patrimonial verifica la existencia física del bien y
corrobora las características técnicas del mismo con la documentación
recibida.
3. La Unidad de Control Patrimonial procede a registrar el bien en el SINABIP
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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

(una vez autorizado) Modulo muebles considerando el tipo de bien, marca,

modelo, serie, color, dimensiones, etc.
4. La Unidad de Control Patrimonial procede la codificación patrimonial
colocando una etiqueta de identificación o en su defecto rotulando con
plumón indeleble.

5. DURACIÓN
Todo el proceso demora 02 días desde la recepción de la documentación sustento y
de acuerdo a la cantidad de ítem de bienes ingresados a la institución.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 028

PARA LA SALIDA DE BIENES (ACTIVOS FIJOS) DE LOCAL INSTITUCIONAL

1. FINALIDAD
Consiste en el trámite que se debe seguir para la salida de Bienes (Activos Fijos)
de propiedad de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa a los diferentes destinos
que estén previamente autorizados.
Los bienes pueden salir de la Sede Central para su reparación, reubicación
en los campamentos y/o préstamos a otras instituciones las cuales se efectúan
por periodos cortos.

2. BASELEGAL
Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Reglamento de la Ley N° 29151
Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
Directiva N°001-2015/SBN

3. REQUISITOS
1. Requerimiento del traslado autorizado
2. Oficio de una Institución solicitando en calidad de préstamo algún bien,
autorizado por la Gerencia Municipal.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Todo bien que tenga que salir de los ambientes de la Municipalidad, deberá tener
su Papeleta de Salida de Bienes correspondiente, autorizado por la Oficina de
Administración con conocimiento dela Unidad de Control Patrimonial.

En el caso específico de los bienes que tengan que salir para talleres de
mantenimiento y/o reparación, deberán contar con la Papeleta de Salida de
Bienes correspondiente.

En la Papeleta de Salida de Bienes, se consignará:

 Nombre completo y cargo de la persona que retira el bien.
 Fecha
 Código y características del bien
 Motivo de traslado del bien
 Destino o lugar donde se llevará el bien.
 Nombre de la persona que autoriza la salida del bien.
 Firma respectiva tanto de entrega y de recepción.

El encargado de vigilancia verificará que lo indicado en la Papeleta de Salida de

Bienes corresponde a los bienes retirados de la Entidad.
En la Unidad de Control Patrimonial se llevará el control de todas las Papeletas
de Salida de Bienes.
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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

5. DURACIÓN
De acuerdo a la frecuencia del traslado de los bienes.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTON° 029

PARA EL CONTROL DE BIENES Y TOMA DE INVENTARIO FISICO ANUAL DE LOS

BIENES MUEBLES Y PATRIMONIALES

1. FINALIDAD
Establecer el procedimiento a seguir en la Municipalidad Distrital de Pucacolpa para
la toma de Inventarios Físico Anual de Bienes muebles y patrimoniales.

2. BASELEGAL
Directiva Nº 001-2015/SBN, Procedimientos de gestión de bienes muebles
estatales.
Directiva Nº 002-2011/SBN, numeral 6.2 Obligatoriedad de realización anual del
Inventario Físico Patrimonial.

3. REQUISITOS
1. Inventarios Físicos de los bienes muebles y/o patrimoniales de los años
anteriores.
2. Resolución de aprobación y conformación de Comité de Inventario Físico de
Bienes.
3. PECOSAS
4. Órdenes de Compra
5. Documentación sustento de adquisición o ingreso de bienes muebles y/o
patrimoniales.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. La verificación física o toma de inventarios comprende a los terrenos,
edificios, maquinarias, equipos de transportes así como los equipos de
oficina, bienes culturales y demás bienes muebles, asignados en uso a los
órganos de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa.

b. El Comité de Inventario Físico de Bienes está conformado por los

siguientes representantes:
- Oficina de Administración - Presidente
- Unidad de Contabilidad - Miembro
- Unidad de Control Patrimonial - Miembro
- Gerencia de Infraestructura - Miembro
Esta comisión se encargará de realizar el inventario patrimonial de los
bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, para lo cual se
constituirán en todos los ambientes de la Municipalidad Distrital de
Pucacolpa, verificando de extremo a extremo los bienes que existan en
cada uno de los ambientes físicos de la Municipalidad.

c. La labor se hará trasladando al formato de inventario físico, la información

que está observando físicamente el Comité, haciendo una calificación

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

objetiva de estado de conservación de los bienes, materia de verificación,

así como otros detalles de ser posible.

d. Asimismo, deberá tener en cuenta por separado, de aquellos bienes que

pudieran estar sobrantes o prestados para su retiro inmediato, poniéndolo
a disposición de la administración para su redistribución y/o transferencia
previo llenado y suscripción por los trabajos autorizados de los respectivos
documentos.

e. Terminada la verificación física en cada uno de los ambientes, el Comité

entregará al trabajador copia firmada mancomunadamente de los formatos
llenados.

f. Posteriormente, el Comité efectuará la contrastación (trabajo de gabinete)

de la información obtenida en la verificación física con la que aparece en
los documentos que se ponen como antecedentes (inventarios anteriores,
PECOSAS, Órdenes de Compra, etc.).

g. En el supuesto caso de determinar faltantes el Comité requerirá, en

primera instancia, la información correspondiente al trabajador que
últimamente lo utilizó, a fin de que indique el destino de los mismos, igual
procedimiento se seguirá para los bienes sobrantes, hasta conocer su
procedencia y regularizar su tendencia.

h. De no ser satisfactoria y/o demostrable la información que al respecto se

proporcione, el Comité hará el respetivo requerimiento por escrito al
responsable del área al que pertenece el trabajador involucrado, para que
por su intermedio se obtenga la aclaración correspondiente, pudiendo
inclusive recurrir a instancias superiores, de ser necesario.

i. De no tener en última instancia ninguna información demostrable, en el

caso de bienes faltantes, el Comité elevará el informe correspondiente a
la Oficina de Administración para que por su intermedio, se determine la
respectiva responsabilidad.

j. Terminada la contrastación y valorización, según inventario y/o

documentos fuentes sustentatorios, el Comité procederá a la elaboración
de los “Cargos por Afectación de Bienes y Usos”, en original y dos copias,
debiendo asimismo, recabar las firmas correspondientes y hacer la
distribución del caso.

k. El Comité consolidará por áreas, los cargos personales de afectación de

bienes en uso correspondientes a los trabajadores que laboren en cada
uno de ellos, tendentes a la obtención de los respetivos inventarios
ambientales, que luego de su elaboración serán entregados a cada uno de
estos, para que sean colocados en un lugar visible.
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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

l. Se asignarán códigos patrimoniales a aquellos bienes que no los posean

por cualquier motivo.

m. Realiza los ingresos de bienes al SINABIP (una vez implementado), realiza el

pegado de la etiqueta de identificación con el código patrimonial.

n. Realiza las respectivas depreciaciones y ajustes técnicos ya sea mensual,

trimestral, anual para todos los bienes y reporta, en coordinación con la
Unidad de Contabilidad (Conciliación).

o. Todos aquellos bienes que figuren como sobrantes deberán ser

incorporados en las cuentas patrimoniales respectivas, previa
coordinación con la Unidad de Contabilidad para efectos contables, y en
los registros Patrimoniales de la Unidad de Control Patrimonial.

p. La Conciliación Contable – Patrimonial

La Comisión de Inventario, la Unidad de Control Patrimonial y la Unidad
de Contabilidad efectúan la conciliación Contable Patrimonial de la
información obtenida contrastando los datos del inventario con el registro
contable, debiendo la Unidad de Contabilidad proporcionar la información
de las adquisiciones, valores, depreciaciones, cuenta contable, fecha de
ingreso, etc.

q. El Informe Final, elaborado por la Comisión de Inventarios y presentado a

la Oficina de Administración suscrito por sus integrantes, de conformidad
al Anexo 04 de la Directiva 01-2015/SBN.

5. DURACIÓN
Sesenta (60) días hábiles (en entidades con bienes mayores a 1,000 ítems)

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 030

PARA LA CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y ALTA DE BIENES MUEBLES

1. FINALIDAD
Realizar las gestiones para la custodia y conservación de Bienes Patrimoniales.

2. BASE LEGAL
 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Reglamento de la Ley N° 29151
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
 Directiva N°001-2015/SBN

3. REQUISITOS
1. Contratación de Pólizas de Seguros Patrimoniales
2. Contratación de Vigilancia Particular

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de Control Patrimonial

La Unidad de Control Patrimonial realizará las gestiones pertinentes para la
contratación de Seguros y vigilancia para proteger los bienes, vehículos y
maquinarias de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa contra cualquier riesgo,
actualizando debidamente las coberturas permanentemente.

Unidad de Logística
Contrata, establece y coordina los sistemas de seguridad y custodia en los diferentes
locales e instalaciones de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa para cautelar la
integridad de todos y cada uno de los bienes, evitando el desmantelamiento
sistemático y/o cualquier sustracción.

Reposición, Reparación y Recuperación

a. Los bienes entregados, asignados a los trabajadores que resulten perdidos,
sustraídos y/o dañados serán repuestos por estos con bienes iguales o similares.
La Unidad de Control Patrimonial de encontrar conforme el bien repuesto
elabora el Acta de Entrega Recepción del bien, y lo eleva a la Oficina de
Administración mediante Informe Técnico, acompañando el Proyecto de
Resolución de Alta.
La Oficina de Administración, de encontrar conforme el Informe Técnico,
emitirá la Resolución administrativa aprobando la reposición del bien y el Alta
en el registro contable y patrimonial.

b. Para todos los casos se deben remitir los respectivos documentos de traslado o
desplazamiento (Papeleta de Salida) previo documento de requerimiento de la
persona responsable, en caso de devoluciones, de igual forma se debe otorgar
los documentos necesarios.
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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

c. Para los casos de bienes irrecuperables por gestión directa, se debe comunicar
inmediatamente a la Oficina de Administración quien determinará las acciones
necesarias.

5. DURACIÓN
A los doce (12) días hábiles (desde la recepción del bien hasta la emisión de la
Resolución de Alta)

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 031

PARA LA BAJA DE BIENES

1. FINALIDAD
Realizar las gestiones para la baja de Bienes Patrimoniales.
Establecer las acciones que debe desarrollar la Municipalidad Distrital de Pucacolpa,
para proponer la baja de bienes en la modalidad de transferencia, incineración y/o
enajenación con sujeción a lo normado por la Superintendencia de Bienes Nacionales
y la Directiva N° 005-2015/SBN.

2. BASE LEGAL
 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Reglamento de la Ley N° 29151
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
 Directiva N°001-2015/SBN

3. REQUISITOS
Existencia de bienes en estado de excedencia, obsolescencia técnica, reparación
onerosa o antieconómica, reposición, reembolso, perdida, hurto, robo, residuos de
aparatos electrónicos RAEE, chatarras, siniestro, destrucción accidental.
Baja de Bienes
Son causales para la baja de bienes las siguientes:
Excedencia, obsolescencia técnica, reparación onerosa o antieconómica,
reposición, reembolso, perdida, hurto, robo, Residuos de aparatos electrónicos
RAEE, chatarras, siniestro, destrucción accidental

4. PROCEDIMIENTOS
La Unidad de Patrimonio deberá (ejecutar y tramitar las gestiones correspondientes
ante el Comité de Altas, Bajas y Enajenación y las instancias superiores todo el
desarrollo y culminación del presente trabajo.) identificar los bienes a dar de baja, y
la valuación de los mismos de ser necesario. Luego deberá emitir el Informe Técnico
recomendando la baja de los bienes precisando la causal y lo elevará a la Oficina de
Administración para su evaluación.
Las causales de baja deben sustentarse debidamente, especialmente aquellos
bienes de especialidad como, maquinaria, equipos, vehículos, debiendo emitir el
Informe Técnico correspondiente precisando la causal, siendo necesario el
pronunciamiento de los técnicos a cargo, y lo elevará a la Oficina de Administración
y esta a su vez a la Gerencia Municipal.
De encontrarlo conforme, la Gerencia General emitirá la Resolución administrativa
que apruebe la baja de los bienes en el registro patrimonial y contable de la entidad.
Para todos los casos el Comité de Altas, Bajas y Enajenación debe emitir
pronunciamiento de conformidad al Reglamento vigente.
Los bienes de Baja, deberán estar almacenados en lugares debidamente
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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

custodiados, bajo responsabilidad de los encargados y mantener su estado de

conformidad a los detalles técnicos, informes y consideraciones que originaron su
baja, evitando su desmantelamiento parcial o total.
En un plazo no mayor a 05 meses de emitida la Resolución, se deberá efectuar
la disposición final de los bienes mediante los siguientes actos de disposición:
 Compra-venta mediante subasta
 Destrucción
 Donación
 Donación de RAEE
 Permuta
 Transferencia en retribución de servicios
 Transferencia en dación de pago

5. DURACIÓN
A los doce (12) días hábiles de recepcionado el informe técnico recomendando la
baja de bienes.
Concluido el procedimiento, la Oficina de Administración deberá remitir a la SBN
en un plazo no mayor de 10 días hábiles la Resolución administrativa que
aprueba la baja del bien precisando la causal y el Informe Técnico

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 032

PARA LA CESION EN USO DE BIENES

1. FINALIDAD
Realizar las gestiones y/ acciones para la Cesión en Uso de Bienes Patrimoniales
a Entidades públicas y/o privadas sin fines de lucro destinados a actividades con
interés publico y social.

2. BASE LEGAL
 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Reglamento de la Ley N° 29151
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
 Directiva N°001-2015/SBN

3. REQUISITOS
Solicitud expresa de la Entidad externa.

4. PROCEDIMIENTOS
Ante la solicitud proveniente de Entidad externa, la Unidad de Control Patrimonial
de la Entidad identificara el bien solicitado y elaborará el Informe Técnico
sustentando la posibilidad de cederlo o no precisando el plazo y la finalidad del
mismo con sujeción a lo normado por la Superintendencia de Bienes Nacionales y la
Directiva N°005-2015/SBN.

La Oficina de Administración toma conocimiento y lo tramita a Gerencia General,

de encontrarlo conforme emitirá la Resolución administrativa que aprueba la
cesión en uso del bien precisando el plazo y la finalidad del bien cedido.

El Acta de Entrega Recepción será suscrita por la Gerencia Municipal y/o

Administrador y el Responsable de la Unidad de Patrimonio y el representante
legal de la Entidad solicitante.

5. DURACIÓN
En un plazo no mayor a ocho (08) días hábiles de los solicitado.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO Nº 033

PARA LA TRANSFERENCIA EN LA MODALIDAD DE DONACIÓN DE BIENES DADOS

DE BAJA

1. FINALIDAD
Establecer el procedimiento para la donación de los bienes muebles dados de baja
por las entidades públicas.

2. BASE LEGAL
 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Reglamento de la Ley N° 29151
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA
 Directiva N°001-2015/SBN
 La Directiva N° 004-2002/SBN, aprobada mediante la Resolución N° 021-
2002/SBN, que regula los Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la Superintendencia de
Bienes Nacionales.

3. REQUISITOS
Solicitud expresa de la Entidad externa.

ASPECTOS GENERALES
La Oficina de Administración, es la responsable de llevar a cabo las acciones
correspondientes para la donación de los bienes muebles dados de baja, en
coordinación con el respectivo Comité de Altas, Bajas y Enajenación.

Los vehículos automotores inscritos en la Oficina Registral correspondiente,

deben estar libres de afectaciones al momento de su donación. Las
características técnicas de los vehículos deben concordar con las consignadas
en la tarjeta de propiedad.

Los bienes muebles adquiridos por las entidades públicas para ser entregados a
favor de terceros, en cumplimiento de sus fines institucionales, deben ser
donados de acuerdo con la normatividad que regula específicamente ese tipo de
donaciones.

Los gastos que irrogue la formalización de la donación serán de cuenta del

donatario.

La solicitud de donación, el Informe Técnico-Legal y el Acta de Entrega

Recepción, deben ser elaborados según los formatos de la Directiva.

4. PROCEDIMIENTOS
a. La solicitud de donación se presentará ante la entidad pública propietaria de
bienes muebles dados de baja, adjuntando los siguientes documentos:

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

i) Copia del documento de identidad del titular o del representante de la

entidad solicitante.
ii) Informe sustentando la necesidad de uso de los bienes muebles y los
beneficios que reportará al Estado.
iii) Los poderes respectivos y sus correspondientes Certificados de Vigencia,
en el caso del o de los representantes de la entidad privada.

b. Recibida la solicitud y la documentación, el Comité de Altas, Bajas y

Enajenación deberá evaluarla y calificarla y emitir un Informe Técnico-Legal
dirigido a la Oficina de Administración de la Municipalidad.

c. La Oficina de Administración, deberá informar a la Alta Dirección, en cada

caso, las solicitudes presentadas y sus correspondientes evaluaciones, quien
las podrá aprobar según sus antecedentes. En mérito a tal aprobación, se
proseguirá con los respectivos trámites de donación o aceptación de bienes
muebles.

d. La Oficina de Administración de la Municipalidad, en el caso de que la

calificación sea positiva, comunicará al peticionante la admisión de su
solicitud. Si la calificación es negativa, comunicará la denegatoria al
peticionante, archivándose su solicitud.

e. Emitida la Resolución que aprueba la donación, el Presidente del Comité de

Altas, Bajas y Enajenación de la Municipalidad y el representante de la
entidad donataria suscribirán un Acta de Entrega-Recepción.

f. Las Resoluciones que aprueben la donación serán transcritas, sin excepción

alguna, a la SBN dentro de los 20 días siguientes a su emisión.

g. Los bienes muebles donados serán dados de alta por la entidad pública
donataria en mérito a la Resolución que aprueba dicha donación.

6. DURACIÓN
En un plazo no mayor a quince (15) días hábiles de los solicitado.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

PROCEDIMIENTO N° 034

PARA LA ENTREGA DE CARGO

1. FINALIDAD
Permitir la continuidad de la gestión administrativa en los distintos órganos de la
Municipalidad Distrital de Pucacolpa, salvaguardar su acervo documentario y
patrimonial.

2. BASELEGAL
Normas para el Empleado Público.

3. REQUISITOS
Copia de su cargo por afectación personal.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a. Los trabajadores de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa, están obligados bajo
responsabilidad administrativa y civil a hacer “Entrega de Cargo” a su jefe
inmediato a quién éste disponga, cuando tenga que hacer uso de su periodo
vacacional, licencia, rotación, rescisión o término de contrato, destitución y
demás acciones que impiden el ejercer el cargo.
b. El trabajador que tuviera que efectuar la “Entrega de Cargo” deberá consignarla
en el Acta de Entrega de Cargo.
c. El Jefe inmediato designará al trabajador que se encargará de recepcionar el
cargo.
d. El Acta de Entrega de Cargo se redactará en original y cuatro copias, el original
para la persona que recibe, una copia para el que entrega, una para la Unidad
de Patrimonio, una copia para la Unidad de Personal y una copia para Tesorería.
e. El personal que incumpla con la “Entrega de Cargo”, incurrirá en responsabilidad
administrativa y se hará acreedor a la sanción correspondiente.
f. La Unidad de Patrimonio hará cruce del “Cargo de Entrega” con el respectivo
cargo por afectación existente, para dar también la conformidad del caso.
g. La Oficina de Administración por intermedio de la Unidad de Contabilidad queda
facultada, en caso de no encontrar conformidad respectiva en la Entrega de
Cargo, para adoptar las medidas del caso y poder retener el pago de haberes o
derecho que pudiesen corresponderle al trabajador, hasta que cumpla con lo
dispuestos anteriormente.

5. DURACIÓN
El Acta de Entrega de Cargo se formulará a más tardar el último día a dejar el
cargo.

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“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

DEFINICIONES DE TERMINOS

Bases
Es el documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la entidad
convocante, donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir
en la preparación y ejecución del contrato y los derechos y obligaciones de los
participantes, postores y del futuro contratista, en el marco de la Ley y el
Reglamento de las Contrataciones del Estado.

Especificaciones Técnicas
Descripciones elaboradas por la entidad de las características fundamentales de
los bienes, suministros u obras a contratar.

Expediente de Contratación
Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a
una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las
características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su
fuente de financiamiento.

Proceso de Selección
Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos
administrativos, de administración o hechos administrativos, que tienen por objeto
la selección de la persona natural o jurídica con la cual las entidades del estado
van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o la ejecución
de una obra.

Requerimiento
Es la solicitud formal que genera toda área usuaria para la adquisición de bienes
o contratación de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir
con las metas establecidas en su Plan Operativo.
Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacén, el
requerimiento se deriva automáticamente al área de almacenes para su atención.

Requerimiento Técnico Mínimo

Son los requisitos indispensables que debe reunir una propuesta técnica para ser
admitida.

Términos de Referencia
Descripción, elaborada por la entidad, de las características técnicas y de las
condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de la consultoría.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA

“Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad”

FLUJOGRAMA
DE LOS
PROCEDIMIENTOS

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