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Gestión de viajes (SAP FI-TV)
Propósito
SAP Travel Management soporta todos los procesos involucrados en el manejo de
viajes de negocios. Su funcionalidad integral está integrada con los procesos de
liquidación, impuestos y pagos. La gestión de viajes le permite solicitar, planificar y
reservar viajes, crear informes de gastos de viaje y transferir datos de gastos a otras
áreas funcionales.
Notas sobre la implementación
Para garantizar un uso óptimo de SAP Travel Management, debe analizar los
procesos de viaje en la empresa. ¿Cuál es el flujo de trabajo de aprobación para
viajes de negocios? ¿Qué reglas de viaje deben considerarse para qué grupos de
empleados? ¿Será necesario definir primero las reglas de viaje? ¿Hay algún
acuerdo con proveedores de servicios de viajes externos que deban tomarse en
consideración? ¿Cómo se implementa el proceso de reembolso y qué unidades
organizativas están involucradas?
Sobre la base de un análisis, debe determinar sistemáticamente qué tareas
comerciales puede realizar utilizando SAP Travel Management que aumentará la
eficiencia y qué subcomponentes necesitará para lograrlo.
Subcomponentes de SAP Travel Management
Las siguientes tres áreas de SAP Travel Management se pueden combinar de
diferentes maneras para reflejar los requisitos individuales y la estructura
organizativa de la empresa:
● Solicitudes de viaje
● Planificación de viajes
● Gastos de viaje
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Posibles combinaciones de los subcomponentes de SAP Travel Management
Gastos de viaje es el componente de anclaje. Este componente se puede
utilizar independientemente de las solicitudes de viaje y la planificación de
viajes.
Uso de liberación cruzada
Puede usar la versión actual de SAP Travel Management independientemente del
resto del entorno de la aplicación SAP. La tecnología SAP ALE (Activación de
enlaces de aplicaciones) proporciona los enlaces de comunicación necesarios para
las aplicaciones SAP de versiones anteriores. Por lo tanto, solo necesita mantener
los datos una vez.
Procesamiento relacionado con tareas
Para admitir el uso del sistema orientado a tareas, desde la versión 4.6 puede
asignar a los usuarios diferentes roles o grupos de actividad predefinidos o
ajustables individualmente. Los usuarios solo pueden acceder a las funciones de
SAP Travel Management que son relevantes para sus tareas comerciales.
Integración
Debido a la integración con la nómina y la contabilidad financiera, los datos
de Planificación de viajes y Gastos de viaje se pueden transferir a estos
componentes para obtener objetos precisos a medida que ocurren.
Otra ventaja de SAP Travel Management es la integración de los tres
subcomponentes solicitudes de viajes, planificación de viajes y gastos de
viaje . Así, por ejemplo, los tres objetos utilizan los mismos datos maestros de HR.
Travel Planning está conectado a uno o más sistemas de reserva externos (GDS)
que le permiten reservar servicios de viaje en línea.
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Características
El siguiente diagrama ilustra las funciones integradas
de Planificación de viajes y Gastos de viaje :
Con el componente de la aplicación SAP Travel Management , puede realizar todos
los procesos de viaje de negocios, desde Solicitud de
viaje y Planificación de viajes hasta Gastos de viaje y la transferencia de gastos de
viaje a otras áreas de funciones comerciales de manera eficiente y confiable.
Solicitudes de viaje
● Entrada de datos generales de viaje, servicios de viaje requeridos y
estimaciones de costos
● Transferencia al gerente para su aprobación
Planificación de viajes
● Acceda a los servicios de información y reserva independientes del proveedor
para vuelos, hoteles, alquiler de coches y trenes.
● Aplicación de políticas de viaje para consultas y reservas.
● Catálogo de hoteles a medida.
● Consideración de acuerdos con proveedores de servicios de viaje.
● Consideración de las preferencias personales de los viajeros.
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Los gastos de viaje
Entrada de datos de viaje (central / descentralizado)
Liquidación y reserva de viajes.
Pago de gastos de viaje a través de Contabilidad financiera (FI), Nómina (HR) o
mediante intercambio de medios de datos con bancos (DME).
Archivo óptico de recibos.
Integración completa en contabilidad financiera (FI), nómina (HR) y control (CO)
Compensación de tarjetas de crédito.
Sistemas de información
● Informes de viajes tomados para analizar el comportamiento de los empleados
en los viajes o para ayudar en las negociaciones con los proveedores de
servicios de viajes.
● Análisis de gastos de viaje para control de costos y transparencia.
Solicitud y Aprobación
● Solicitud de viajes de negocios.
● Aprobar viajes de negocios con o sin SAP Business Workflow
Uso internacional
La versión estándar de SAP Travel Management se puede configurar para cumplir
con los requisitos específicos del país. También puede usar versiones especiales
de países que están preconfiguradas con las regulaciones legales y fiscales
aplicables.
ESS
Como parte de SAP Employee Self Services (ESS), los gastos de viaje
son compatibles con el procesamiento descentralizado de los gastos de viaje, desde
la planificación hasta el informe de gastos. Los empleados pueden ingresar sus
datos de viaje y gastos sin tener que abandonar su lugar de trabajo, y también
pueden realizar sus entradas a través de Internet o la intranet de su empresa.
