Orden de Compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran
en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Nota de Remisión

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.

 Número de orden de compra.
 Nombre y dirección del proveedor.
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
 Términos de entrega y de pago.
 Cantidad de artículos solicitados.
 Número de catálogo.
 Descripción.
 Precio unitario y total
 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
 Costo total de la orden
 Firma autorizada

Remisión, cotización y orden de compra

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil
para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido.
La nota de remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de mercadería o de
elementos suministrados.

Nota de Remisión
Orden de Compra
La cotización es darle valor a un bien o servicio, cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión
de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores.
La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la
demanda. Por otra parte, también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de
un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.

 Fecha.
 Nombre y domicilio del vendedor.
 Nombre y domicilio del comprador.
 Numero de la nota de remisión
 Numero de la orden de compra y de la nota de venta (si ha utilizado estos comprobantes).
 Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
 Forma de entrega (ferrocarril, camión, etc.).
 Lugar de entrega

Cotización

 Descripción de la mercancía
 Precio de la Oferta.
 Plazo de Entrega.
 Forma de Entrega y Trasporte utilizado.
 Necesidad de aceptación del pedido y/o plazo límite de vigencia de la cotización.
 Sistema de Facturación y sistemas de cobro.-Garantías.
Para qué sirve una orden de compra

Todos los artículos que compra una empresa, ya sea material de oficina, materias primas, etc, debe ir acompañado
de una orden de compra, numerada de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este
número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como vendedor, de ayuda para tener un
seguimiento del estado del pedido.

¡Importante! Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del pedido sirve para autorizar al
proveedor a entregar la factura a su cliente por los bienes que ha adquirido.

Qué elementos debe incluir

Generalmente se incluyen estos datos:

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

Número de orden de compra

Lugar y fecha de emisión del pedido

Nombre y dirección del proveedor

Términos de entrega y de pago

Cantidad de artículos solicitados

Descripción

Precio por unidad

Coste de envío y relacionados.

Coste total del pedido

Firma autorizada

El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las queda la empresa que realiza la compra, y se
manda al departamento de contabilidad.

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Pedir gestor

Cómo emitir y recibir una orden de compra

Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa.

Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una
vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor.

Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el
encargo. En caso contrario, debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.

Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu personal, preparará el pedido para ser
enviado en los plazos establecidos en el documento.

Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente, debe constar el número que aparece en la
orden de compra, para que tu cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.

Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura, también con el número de orden de
compra.

Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de pedido y también reflejado en la factura que
le has enviado.
 Qué es una orden de compra y qué elementos incluir

Y si tu cliente todavía no te ha pagado la factura que le emitiste, y justo tienes que declararla, te explicamos qué
debes hacer y cómo declarar las facturas aunque no las hayas cobrado.

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de tu negocio.

Requisición de Compra: Tipos, Cómo

Se Elabora y Ejemplos
El formulario de requisición de compra es el documento generado por un departamento
usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los
artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra
en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos.

Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La

requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos requerimientos. Para
prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les suele permitir colocar
pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la empresa.

En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los proveedores externos es un

departamento diferente llamado departamento de compras. Los gerentes de los distintos
departamentos utilizan los formularios de requisición de compra para informar a este
departamento qué materiales se necesita adquirir.

Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso
de adquisición de los artículos que la empresa necesita para su operación, estandarizando
el proceso de pedidos interna y externamente.

 1 Tipos
o 1.1 Estándar
o 1.2 Subcontratación
o 1.3 Consignación
o 1.4 Transferencia de inventario
o 1.5 Servicio externo
 2 ¿Cómo se elabora?
 o 2.1 Proceso de la requisición de compra
 3 Importancia
o 3.1 Inicia el proceso de compra
o 3.2 Es una herramienta de control
o 3.3 Protege el negocio
o 3.4 Centralización del proceso de compras
 4 Ejemplos
o 4.1 Ejemplo 1
o 4.2 Ejemplo 2

Tipos
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:

– Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de
materiales.

– Necesita la aprobación de la organización de compras.

– Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.

Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de aprovisionamiento:

Estándar

Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos
productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.

Subcontratación

Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto

terminado.

Consignación

Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga al

proveedor por eso.

Transferencia de inventario
Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentra dentro
de la misma organización.

Servicio externo

Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar labores de
mantenimiento de la planta.

¿Cómo se elabora?
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:

– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-
impreso.

– Departamento solicitante.

– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.

– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la

autorización correspondiente.

– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos
imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad requerida
(kilos, litros, unidades, etc.).

– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.

– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la requisición.

 

Proceso de la requisición de compra

El proceso de requisición de compra es utilizado por las organizaciones para realizar y hacer
seguimiento a los pedidos de suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa: desde
materia prima a muebles de oficina y más.

Cuando un gerente de departamento considera que los materiales se están agotando,

rellena el formulario de requisición de compra, el cual incluye los campos indicados
anteriormente.

Una requisición de compra es el formulario que un departamento de la empresa envía al

departamento de compras, enumerando los artículos que desea que se solicite a un
proveedor externo.

Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido, recibir la aprobación del supervisor
y, lo que es más importante, permitir que proveedores externos presenten cotizaciones de
precios.

Cuando el gerente de compras recibe la requisición de compra en este proceso, puede

revisar toda la información enviada por el usuario de origen. El gerente simplemente
selecciona si la requisición está aprobada o no.

Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el motivo de la decisión y se le

informará al departamento solicitante sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da
su aprobación, el siguiente paso será solicitar cotización a los proveedores.
Importancia

Inicia el proceso de compra

Cada cierto tiempo, los departamentos de una empresa necesitarán materiales; la

requisición de compra inicia el proceso de compra. El departamento de compras actuará
de acuerdo con la solidez del documento.

Si hay algún problema, el documento servirá como evidencia de que un departamento

solicitó los suministros con una comunicación determinada.

Es una herramienta de control

Donde no haya controles apropiados el personal puede involucrarse en fraudes, ya que

pueden pedir materiales para uso personal.

Con una requisición de compra existen medidas establecidas para garantizar que no se
practique ningún fraude. La solicitud debe pasar por varias manos para garantizar su
precisión y necesidad.

Protege el negocio

Con las órdenes de requisición implementadas se evitan las posibilidades de fraude. Los
activos de la compañía también están protegidos.

Centralización del proceso de compras

Cuando una organización requiere que todas las requisiciones se realicen de forma
centralizada a través del departamento de compras, es fácil administrar todo el proceso.

Los compradores también se benefician, ya que ahora pueden agrupar las compras y
aprovechar el poder de compra de la organización para negociar mejores términos.

Ejemplos

Ejemplo 1

No. de requisición: 00455

Fecha: 15 de mayo de 2018

Nombre del requiriente: Annaliese Corvo

Cargo: supervisor de adiestramiento

Departamento: Adiestramiento de personal

Motivo del requerimiento: Se requieren los siguientes artículos para ser utilizados en el
curso de formación “Aseguramiento de la calidad”, que será dictado durante la semana del
16 al 20 de julio de 2018.

– 01 estuche de marcadores para rotafolio.

– 12 lápices.

– 01 rotafolio con 20 hojas blancas: 1 metro de ancho x 1,5 metros de largo.

– 12 cuadernos de línea sencilla tamaño normal.

– 06 marcadores de colores para pizarra.

– 12 gomas para borrar.

– 12 bolígrafos de tinta azul.

Están anexadas 2 cotizaciones recibidas de proveedores de papelería.

Autorizado por: Alberto Moreno

Cargo: gerente de Recursos Humanos

Gerencia de Recursos Humanos

Ejemplo 2
 

El departamento de producción de Confecciones Tely, S.A. necesita pedir diferentes

materiales y rellena el formulario de requisición de compra. Este formulario le notifica al
departamento de compras que se necesitan esos suministros.

El departamento de compras puede aprobar o denegar la requisición recibida. Si se

aprueba, se creará una orden de compra.

La orden de compra se envía al proveedor para comprar los productos. El proveedor

produce y entrega los productos con una factura.

El departamento de recepción recibe los productos y entrega el informe de recepción al

departamento de contabilidad.

Si todos los documentos están conformes, el área de contabilidad emite al cajero la

aprobación de la factura, indicando que se puede hacer el pago al proveedor.
FACTURACION

FACTURA
Casos en los que se emite:

 En operaciones entre empresas

y/o personas que necesitan
acreditar costo o gasto para
efecto tributario, sustentar el
pago del IGV por la operación
efectuada y poder ejercer de
esta manera el derecho al
crédito fiscal.
 En operaciones realizadas con
sujetos del Nuevo Régimen
Único Simplificado.
 En operaciones de exportación.
 En los servicios de comisión
mercantíl prestados a sujetos no
domiciliados, conforme los
incisos e) y g) del artículo 4 del
Reglamento de Comprobantes
de Pago.

BOLETA DE VENTA
Casos en los que se emite:

 En las operaciones con

consumidores o usuarios finales.
 En operaciones realizadas por
los sujetos del Nuevo Régimen
Único Simplificado, incluso en
las de exportación que puedan
efectuar dichos sujetos.

Las boletas de venta no permitirán

ejercer derecho al crédito fiscal ni
podrán sustentar costo y gasto para
efecto tributario, salvo en los casos que
la Ley lo permita y se debe identificar al
adquiriente o usuario con su Número
de RUC, así como sus apellidos y
nombres o razón social.

TICKETS
Casos en los cuales se emitirán
tickets o cinta emitida por máquina
registradora:

 En las operaciones con

consumidores finales, en este
caso no se tendrá derecho a
ejercer crédito fiscal ni sustentar
gasto o costo para efecto
tributario.
 En operaciones realizadas por
los sujetos del Nuevo Régimen
Único Simplificado - NRUS.

Estos comprobantes permitirán ejercer

el derecho al crédito fiscal, sustentar
gasto o costo para efecto tributario,
siempre que contengan:

 El número de RUC, apellidos y

nombres o denominación o
razón social del adquiriente o
usuario
 Se emitan como mínimo en
original y una copia además de
la cinta testigo.
 Se discrimine el monto del
impuesto.
NOTA DE CREDITO

Son documentos electrónicos emitidos

desde los sistemas del contribuyente
que se utilizan para acreditar
anulaciones, descuentos,
bonificaciones, devoluciones y otros,
relacionados con una factura o boleta
de venta otorgada con anterioridad al
mismo adquiriente o usuario.

NOTA DE DEBITO

Son documentos electrónicos emitidos

desde los sistemas del contribuyente
que se utilizan para recuperar gastos o
costos incurridos por el vendedor con
posterioridad a la emisión de una
factura o boleta de venta otorgada al
mismo adquiriente o usuario.
ESTIMADOS O PROFORMAS

Un Estimado, que también es conocido

en el Perú como Cotización o Proforma
según las circunstancias, es útil para
enviar al potencial cliente el costo de
una venta. Las Proformas se las
consideran como un documento no
contable y mayormente para el uso
interno de su negocio.

Se recomienda usar esta opción antes

facturarlo. De esta manera si el cliente
decide adquirir dichos productos unos
días después, Ud. Solamente tiene que
convertir dicho Estimado en Factura,
Boleta Tickets o Guía de Remisión
presionando un botón sin tener que
volver a digitar la factura, ni tener que
recalcular los precios de venta que le
había ofrecido a dicho cliente en días
anteriores.

GUIA DE REMISION

Las Guías de Remisión son

documentos que sustentan el traslado
de bienes entre distintas direcciones,
existen distintas modalidades y
aspectos relevantes, que se detallan
según la SUNAT:

Transporte Privado
El Transporte de los bienes es
realizado por el propietario o poseedor
por lo cual se debe emitir: GUIA DE
REMISION REMITENTE.

Transporte Público
El servicio de transporte es prestado
por terceros por lo cual se debe emitir:
GUIA DE REMISION
TRANSPORTISTA Y GUIA DE
REMISION REMITENTE

INVENTARIOS

Dentro de inventarios puedes controlar

los productos registrados en el
almacén: crea, modifica elimina (puede
contener hasta 22 caracteres), puede
hacer su lista de precios, precios-costo,
para un grupo de productos, cambiar
de precios de uno o varios productos a
la vez, puede almacenar más de 10
millones de artículos en sus archivos.
Así mismo puede enviar cotizaciones a
sus proveedores (puedes imprimirlo
tanto en inglés como en Español) y
luego convertirlos en órdenes de
compra (está enlazado con el módulos
de cuentas por pagar). Otro aspecto
importante es el kárdex que puede
llevar de su inventario, es fácil de
actualizar y manejar. Por otra parte
MONICA le brinda la posibilidad de
manejar las imágenes (fotos o
diagramas) de sus productos. Por
ejemplo Ud. puede tener un catálogo
de todos sus productos en su
computador

ORDEN DE COMPRA

La orden de compra es un documento

que emite el comprador para pedir
mercaderías al vendedor; indica
cantidad, detalle, precio, condiciones
de pago y forma de entrega. El
documento original es para el vendedor
e implica que debe preparar el pedido.
COTIZACION O PRESUPUESTO

Este documento informativo lo utiliza el

área de compras de una empresa para
entablar una negociación, de este
modo se dice que su importancia se da
a nivel administrativo, debido a que
permite la generación de informes que
comparan los productos cotizados con
los facturados.

CATALOGO

Gestiona tu catálogo de productos, crea

tus fichas de artículos y agrégalos en
las diferentes categorías de tu catálogo.
Accede en solo unos clics a toda la
información sobre tus productos.
(categoría, nombre, referencia, precio,
IGV, código de barras, descripción,
imagen, inventario)

CUENTAS CORRIENTES
Puede llevar más de mil cuentas
corrientes, tener un control exacto de
sus cheques girados y cobrados.
Puede realizar una reconciliación con el
estado de cuentas de su banco.
También puede imprimir sus cheques
en inglés o español.

CONTABILIDAD

Registros de asientos por partida doble,

libro diario, mayor análisis de cuentas,
balance de comprobación, estado de
ganancias y pérdidas. También acepta
ilimitados períodos y cuentas.

CUENTAS POR COBRAR

Registra ventas al crédito, estados de

cuenta, pagos parciales, débitos,
créditos y diversos reportes.

CUENTAS POR PAGAR

Si su empresa quiere llevar un registro
de compras de sus proveedores,
entonces este módulo es para usted ya
que le permite saber a que proveedores
le debe, cuando se vencen las facturas,
boletas, etc. Así mismo le muestra el
calendario de pagos de los
proveedores.

[Link]

PROCESO DE COMPRAS ALTOMAYO

 Lo realiza el administrador
 Se realiza por medio del sistema Invictus
 Hay dos tipos de compras:
 Centrales
 Locales
 Las compras deben ser programadas (ventas, inventarios)
 Se aceptara compras de emergencia

Ejemplo 2:
Inventario : 10 kilos
Ventas : 20 jugos de fresa
Compras : ¿¿??
Fondo Fijo (Fondo de Apertura)
Si no entregamos los documentos a tiempo, generamos sobrecarga de trabajo y descoordinación
Toda compra local debe tener una AUTORIZACIÓN

¿Qué aprendimos hoy?

El doc. que sustenta la autorización es e-mail

 Autorización de compra
 Facturas
 Boletas
 Guías de remisión
 Liquidación de movilidad

Importancia
Procedimiento en Invictus
Local - Central
Frecuencia de Entrega

 Requerimiento de Compra
 Orden de compra
 Recepción de compra

Las liquidaciones de movilidad no pueden exceder a más de 30 soles diarios

 Semanal
 El conserje recoge los doc

 Se usa como caja chica, para realizar las compras locales.

 Se usa como fondo de sencillo para vueltos.
 Debe ser repuesto

¿Qué documentos se debe entregar semanalmente?

 Deben tener una autorización de la Jefa de Operaciones

 No deben exceder al 30% de las ventas.

Se realiza mediante Invictus

Requerimiento quincenal
¿Por qué es importante entregar los documentos a tiempo?
Las compras centrales se hacen mediante un requerimiento de compras

Análisis de necesidad de compra

Compras de emergencia
¿Qué es el fondo fijo y para que sirve?

 Toda compra debe ser planificada, según el inventario y el consumo

¿Qué tipos de compras existen en Altomayo?

Romper el stock -> Compras de emergencias

PROCESO DE COMPRAS ALTOMAYO

A tomar en cuenta
Manejo de Documento de Compras
Ejemplo 1:
Inventario : 10 tortas de chocolates
Ventas : 8 tortas de chocolate
Compras : ¿¿??
Gracias por su atención
Proceso General de Compras

 Determinar compra local y central