Nombre del Alumno: Víctor Ballinas Hernández
Matricula: 106539
Grupo: CF53
Materia: (12) Estructura Organizacional
Docente: Mtra. María Cruz Ruiz Salinas
Actividad de Aprendizaje 3 Análisis de la estructura orgánica actual
Playa del Carmen, Quintana Roo, 18 de agosto de 2019
El objetivo principal de este reporte es definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de
cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo y
duplicidad en una organización.
De acuerdo a las entrevistas que se realizaron de los siguientes departamentos, tales
como: operación, administración, auditoria, almacén y ventas en el restaurante la parrilla
mexican grill (donde actualmente trabajo), se obtuvieron los siguientes resultados sobre las
funciones que se desempeñan en los diferentes puestos.
Restaurant- bar la parrilla mexican grill
Departamento de Administración y Operaciones
Gerente de Operación
Descripción de puesto
El gerente de restaurante es el responsable de administrar la operación total del
restaurante, de implementar mejoras en los procesos, y de velar por que se cumplan con
los estándares de calidad. Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar,
coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al
personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
Funciones Principales
Realiza los reportes de las ventas diarias
Estima los costos de los alimentos y bebidas
Supervisa al personal del restaurante, organiza horarios y planes de turnos
programa capacitaciones, permisos, vacaciones al personal del restaurante
Contrata del personal para cubrir los vacantes
Lleva el control de asistencias del personal
Coordina las actividades dentro de la empresa para motivar las relaciones laborales
Fija los horarios de trabajo de los empleados y asignarles sus labores, garantizando
que se cuente con la cantidad de trabajadores necesaria en cada turno
Hace el seguimiento al presupuesto a los fines de garantizar su eficiente
administración y que los gastos estén dentro de los límites establecidos
Informa el resultado mensual del restaurante a la dirección general.
Optimiza gastos de operación
Establece estándares para el desempeño del personal y la atención al cliente
Promovee el trabajo en equipo, a los fines de garantizar que las necesidades de los
clientes sean satisfechas
Garantiza que los clientes sean servidos de manera adecuada y oportuna
Investiga y soluciona cualquier reclamo que los clientes tengan sobre la calidad del
servicio
Departamento de Administración
Administrador
Descripción de puesto
El administrador se encarga de controlar las actividades de administración del restaurante,
elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de
cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para
garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y financieros.
Funciones principales
Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.
Realiza Pagos de nóminas y comisiones de ventas quincenales
Lleva registro y control de proveedores
Programa pagos a proveedores y pagos de servicios de la unidad
Lleva el control y el manejo de la caja chica
Controla y registra los ingresos y egresos
Lleva el control de manejo de efectivos, usd, y euros
Revisa facturas recibida por parte almacén
Realiza cierre de tesorería mensuales
Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.
Tramita licencias en las diferentes dependencias y garantizar el cumplimiento de los
requisitos legales
Atiende a las auditorias fiscales
Funciones adicionales supervisa el área almacén, apoya al departamento de
auditoria, contabilidad, finanzas, recursos humanos y caja cuando se requiera
Departamento de Auditoria
Auditor
Descripción de puesto
El auditor se encarga de revisar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de control
interno del restaurante en base a riesgos, verificando la fiabilidad de la operación en las
diferentes áreas como son: cuentas por pagar, cuentas de anticipos, gastos de viaje,
levantamiento de inventarios físicos, revisión de nómina, arqueos de caja, compras,
inventarios de activos, análisis de gastos de administración, operación y ventas. Con el
objetivo que la empresa se fortalezca permanentemente.
Funciones principales
Realiza reportes mensuales de las auditorías realizadas con la documentación que
respalda dichos informes.
Elabora un plan de trabajo de la auditoria de acuerdo a los lineamientos del
restaurante
Da seguimiento y soluciones de problemas que puedan surgir en una auditoria.
Proporciona los informes finales de auditoría, viendo que se cumplió con la
normatividad para garantizar la calidad del trabajo realizado
Prepara un informe mensual de labores realizadas.
Programa y lleva a cabo las revisiones de control interno.
Realiza inventarios semanales de área de cocina y bar
Lleva el control de costos de alimentos y bebidas mensuales
Valida los reportes de ventas para pago de comisiones
Realiza checklist en las áreas de cocina, producción y bar
Realiza cierre de almacén mensualmente
Supervisa las prácticas operativas
Prepara un informe mensual para presentar a la dirección general.
Departamento de almacén
Jefe de almacén
Descripción de puesto
El jefe de almacén es responsable del correcto funcionamiento de todas las actividades que
se desarrollan en él, la gestión del almacén y también de la optimización del espacio.
Realiza labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de
mercancías. Una buena labor llevará a la empresa a unos resultados óptimos con el
consiguiente aumento de la calidad del servicio y de la satisfacción del cliente.
Funciones Principales
Recepciona mercancías a los proveedores
Realiza pedidos al área de compras para su resurtido semanal
Captura en el sistema de Smart las entradas y salidas de producto diariamente.
Revisa diariamente el inventario de los productos para informar sobre las faltas o
excesos de productos al departamento de compras
Supervisa que se realice la rotación de producto y mantener el inventario sano.
Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros
que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma
facturas de entrega y entrega una copia al proveedor
Clasifica y organiza los productos en el almacén a fin de garantizar su rápida
localización.
Recibe y revisa las hojas de requisiciones del área de cocina y del bar para su
surtido.
Lleva el control de las salidas de mercancías en el almacén registrándolo en el
sistema Smart
Elabora inventarios parciales y mensuales en el almacén
Solicita cotizaciones a los proveedores para compras directas
Departamento de Ventas
Gerente de ventas
Descripción de puesto
El gerente de ventas se encarga de supervisar y dirigir las actividades de una oficina o de
un departamento de ventas y maximiza la rentabilidad del restaurante por medio del
incremento de las ventas. Su función principal consiste en coordinar y monitorear el trabajo
de los promotores de ventas y proporcionarles las herramientas necesarias para que
puedan lograr sus objetivos.
Funciones principales.
Coordina las operaciones del departamento de ventas.
Coordina las actividades del equipo de ventas para establecer relaciones positivas
con los promotores externos
Establece metas u objetivos de ventas, mensuales
Investiga e identifica las oportunidades de venta, generando indicadores y
detectando clientes potenciales.
Representa a la empresa en eventos sociales
Supervisa los procesos de reclutamiento y capacitación de los nuevos ingresos
Monitorea el desempeño del equipo de ventas
Lee y evalúa los informes de ventas del personal
Realiza labores diarias
Elabora y hace entrega de informes de ventas diarios.
Atiende y resuelve cada una de las quejas expuestas por cada cliente.
Elabora los reportes mensuales de resultados y presenta a la dirección general
Asiste a reuniones gerenciales y presentar los resultados de ventas
Organigrama de la empresa
El organigrama es una representación gráfica informativa, pero también sirve para conocer
los niveles de jerarquía, relaciones entre empleados y la estructura de la empresa. Esta
organización es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y debe adaptarse
a sus necesidades. Por tanto, el organigrama del restaurante es imprescindible para su
éxito
Director
General
Gerente de Jefe de Gerente de
Administrador Auditor
Operación Almacen ventas
Jefe de
Cocina
Jefe de Bar
Bibliografía
Rodríguez Valencia, Joaquín. (2002). “Descripción del manual de organización” en
Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México: Thomson Learning, pp. 53-58.