PROCEDIMIENTO
CÓDIGO: PG-SGC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha de emisión: 03-06-2017 Versión: 02
CONTROL
DE
DOCUMENTOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo Coordinador SGC Cargo Coordinador SGC Cargo Gerente General
Fecha 01-06-2017 Fecha 02-06-2017 Fecha 03-06-2017
“El presente documento una vez impreso se convierte en COPIA NO CONTROLADA”.
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0. REGISTRO DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO
FECHA
VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
EMISIÓN
1 02-05-2014 Documento Inicial
7. a) Responsable del SGC Coordinador del SGC, 7. b) 8. ANEXOS Formatos de registros
2 30-07-2015 REGISTROS Y ANEXOS Listado de registros, Redacción de verbos en general. 7. c) Se ha
eliminado la NOTA IMPORTANTE
2 12-01-2016 Revisión del documento.
2 03-06-2017 Revisión del documento, no existen cambios.
“El presente documento una vez impreso se convierte en COPIA NO CONTROLADA”.
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CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVOS
Establecer los controles a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de AGROEXPORT
garantizando su aprobación, emisión, revisión, actualización, control de cambios, disponibilidad, legibilidad e
identificación, además del control en cuanto a la identificación y distribución de documentos de origen externo
como también el control de documentos obsoletos conforme a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos generados por el Sistema de Gestión de Calidad.
3. REFERENCIAS
- Manual de Funciones del Sistema de Gestión de la Calidad
- NB-ISO 9000-2005. Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y Vocabulario. (Definiciones).
- NB-ISO 9001-2008 Sistemas de Gestión de la calidad: Requisitos (Punto 4.2.3 Control de Documentos).
- ISO TR/10013:2002 Directrices para la documentación de sistemas de gestión de calidad.
4. DEFINICIONES
- Sistema de gestión de calidad (SGC): Es la estructura organizacional que junto con la planificación,
documentación, procesos y recursos se emplean para alcanzar los objetivos de la calidad, mejorar los
productos/servicios, según corresponda y cumplir con los requisitos del cliente.
- Procedimiento: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. El medio de soporte
puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de
éstos.
- Documentación: Conjunto de documentos que describe operaciones, instrucciones, decisiones, normas y
procedimientos organizativos referidos a una determinada función, proceso o transacción.
- Documento: Cualquier tipo de información contenida en un medio de soporte, el cual puede ser: papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra patrón o una combinación de estos.
- Documento interno: Documento que ha sido elaborado, revisado, aprobado y distribuido dentro del SGC.
- Documento externo: Documentos elaborados por organismos o personas ajenas a la organización, que
son necesarios para la planificación y la operación del SGC.
- Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado
nuevas versiones mejoradas y que, por lo tanto, deben ser claramente identificados como tal en el SGC.
- Registro: Es el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
- Instructivo: Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas.
- Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.
- Copia Controlada: Ejemplar de un documento del SGC. el cual está controlada su distribución.
- Copia no Controlada: Copia de un documento de carácter informativo. Esta copia debe ser identificada
como tal mediante un timbre que diga "Copia no Controlada" en cada una de sus hojas.
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5. RESPONSABILIDADES
- Los Responsables de cada Proceso se encargaran de elaborar, revisar periódicamente y plantear las
adecuaciones a los documentos propios de sus procesos.
- El Coordinador del SGC, revisa los documentos y verifica el cumplimiento de las directrices planteadas en
el presente procedimiento, asimismo el cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001 y otros
requisitos reglamentarios.
- El Gerente General es responsable de aprobar los documentos antes de su emisión.
6. RECURSOS
La organización debe asignar los recursos necesarios para la gestión de los documentos como ser:
infraestructura física, aplicaciones informáticas, equipos, muebles de archivo, material archivístico y todos
los demás necesarios para la gestión de los documentos.
7. DESARROLLO
a) Solicitud de Elaboración / Modificación de Documentación:
Responsable: Responsable de Proceso / Personal solicitante
El requerimiento de un documento puede ser efectuado por cualquier persona de la organización ante el
Coordinador del SGC o el área designada para tal fin, con el objetivo de:
• Generar los documentos necesarios para la planificación, operación y control de los procesos.
• Asegurar el cumplimiento con un requisito del SGC.
• Oportunidad de mejora.
• Cumplimiento de algún aspecto legal, evidencia de alguna actividad o algún otro respaldo que
considere necesario en el ejercicio de las actividades.
Ante este requerimiento el responsable de proceso involucrado, debe evaluar la necesidad considerando
su pertinencia e importancia
En caso de ser aceptada la creación del nuevo documento, el personal solicitante debe coordinar el
desarrollo del mismo con el Coordinador del SGC, para que el proceso se desarrolle eficazmente.
Se realizarán las revisiones o ajustes necesarios hasta lograr un acuerdo consensuado del documento
final.
b) Elaboración / Modificación de la documentación
Responsable: Responsable de Proceso / Personal solicitante
La estructura de los documentos del SGC, básicamente debe tener los siguientes acápites:
0. REGISTROS DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO: Se identifica la Versión, la fecha y el
cambio respectivo en el documento
1. OBJETIVO: Finalidad perseguida con el documento.
2. ALCANCE: Áreas, personas, documentos, etc. afectos al mismo.
3. REFERENCIAS: Documentación (Interna o externa) en la que se apoye el documento.
4. DEFINICIONES: significado de términos y/o siglas utilizados dentro del documento.
5. RESPONSABILIDADES: Relación de personas implicadas en el mismo
6. RECURSOS: Recursos utilizados y/o asignados al documento
7. DESARROLLO: Descripción de la secuencia de pasos del procedimiento
8. REGISTROS Y ANEXOS: Listado de Registros emanados por el procedimiento.
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NOTA: Cuando se realicen modificaciones estas deberán ser tratadas por el Coordinador del SGC y el
solicitante de las modificaciones.
Los procedimientos del SGC deben tener el siguiente formato:
El encabezado de los documentos debe contar con el logo de la organización,
Encabezado nombre del documento, código, número de versión del documento, fecha de
emisión del mismo.
Nombre del El nombre del documento deberá ser tamaño 48 en letra tipo Arial e irá resaltado
documento con negrilla
Constancias En el documento original deberán estar registradas las firmas y fechas de
de revisiones y elaboración, revisión, aprobación, las copias no constarán de las firmas y llevarán
aprobaciones las fechas en el mismo documento.
Es recomendable que los documentos se encuentren en letra Arial, tamaño 10
Tipo de letra
pixel con interlineado simple.
Acápites Los acápites del documento deberán ir con mayúsculas, letra tipo Arial, tamaño 10
resaltado con negrilla y numeración.
Pie de pagina El pie de página deberá mostrar el número de página.
NOTA: Los demás tipos documentales tales como Planes, Programas, Políticas pueden tener diversos
formatos, sin embargo están debidamente identificados y controlados de acuerdo a la norma ISO 9001.
c) Revisión y Aprobación de Documentación:
Responsable: Coordinador del SGC
El Coordinador del SGC verifica el contenido del documento considerando su adecuación, formato y el
cumplimiento de requisitos de la norma ISO 9001, además de:
• Verificar si son adecuados y aplicables.
• Mantener la integridad del SGC cuando se realicen cambios.
• Verificar que no existen interferencias y contradicciones con otros documentos del sistema.
Si el Coordinador del SGC, propone cambios en el documento:
• El encargado de su elaboración o responsable del proceso realiza las correcciones oportunas y
vuelve a someter el documento a revisión. Este proceso se repite las veces que sea necesario
hasta acordar el texto definitivo del documento.
• Para aprobar el documento, el Coordinador del SGC procede a imprimir un ejemplar,
considerándose éste como “Documento Original”, y solicita a Gerencia General la firma del mismo
en señal de aprobación.
• Gerencia General revisa el documento y en caso de no haber ninguna observación procede a la
aprobación del mismo. Se recomienda que el tiempo para aprobar un documento no exceda de 3
días.
Una vez aprobado, el Coordinador del SGC registra el nuevo documento en el Listado Maestro de
Documentos y Registros, para luego archivarlo y quedarse en custodia del mismo.
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d) Emisión, Difusión y Distribución de los Documentos
Responsable: Coordinador del SGC
Una vez se haya aprobado el documento final, el Coordinador del SGC emitirá el documento
transformándolo primeramente en formato PDF, esta copia electrónica se distribuirá a todos los usuarios
mediante intranet o el medio de comunicación interna establecido por la empresa, con el debido cuidado de
preservar la legibilidad del mismo además de asegurar su accesibilidad.
Al momento de entregar los nuevos documentos, asegurarse de que el personal conoce el contenido del
mismo, realizando una explicación del mismo y en caso de ser necesario coordinando una capacitación con
los usuarios del documento.
Cuando sea necesario hacer copias de documentos del SGC con fines informativos tanto para clientes,
proveedores o para el personal que no tenga acceso al documento en formato electrónico, se procederá a
imprimir el PDF indicando en pie de página que se trata de una copia “Copia No Controlada”.
Para asegurarse que estos documentos se encuentren en los puntos de uso y son utilizados por los
usuarios, el Coordinador del SGC verifica periódicamente en las distintas áreas.
En caso que el personal para fines de consulta desee imprimir los documentos de la red este documento se
convierte en Documento no controlado, llevando la siguiente nota en pie de página “El presente documento
una vez impreso se convierte en COPIA NO CONTROLADA”.
e) Identificación y Legibilidad
Responsable: Coordinador del SGC
Para asegurar que los documentos se mantengan fácilmente identificables, en el SGC, se aplicará el
siguiente código único:
PG-SGC-01
Dónde:
PG: Tipo de Documento (Procedimiento).
SGC: Abreviaturas del proceso al que pertenece (Sistema de gestión de calidad).
01: Número correlativo del proceso por tipo de documento. En algunos casos
El Coordinador del SGC verificara regularmente la documentación existente con el objetivo de que se
mantenga la legibilidad de los mismos
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Las abreviaturas para los tipos documentales son las siguientes:
Nombre del
Abreviatura Definición
documento
Documento que describe el sistema de acuerdo
MN Manual con la política y los objetivos de la calidad
establecidos.
Descripción de las actividades que integran un
PG Procedimiento
proceso.
Tipo de documento que evidencia la
RG Registro
realización de una actividad.
Documento que determina la realización de
PR Programa distintas actividades a realizarse en un tiempo
determinado
Documento que especifica las actividades y
PL Plan
recursos necesarios.
PO Directrices o intenciones globales que tiene la
Política
organización respecto a la gestión.
Instructivo de Descripción detallada de cómo realizar las
IT
Trabajo tareas
Descripción detallada de las características o
Especificación
ET condiciones mínimas que debe cumplir un
Técnica
producto.
f) Revisión y Actualización de la Documentación
Responsable: Coordinador del SGC
Las nuevas versiones de cualquier documento, se someten al mismo proceso de elaboración, aprobación y
distribución que el documento inicial.
Las nuevas versiones de documentación incrementaran en una unidad la versión anterior.
La revisión de la documentación se realiza una vez al año por el TODO EL PERSONAL con el objetivo de
adecuarla a los cambios que pudieran darse en cuanto al personal, equipos y procesos.
El control de cambios, se encuentra en el acápite número 0 del documento describiendo brevemente el
cambio realizado.
g) Control de Documentación Externa
Responsable: Coordinador del SGC
La organización debe asegurarse de que los documentos de origen externo que considere que son
necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad se identifican y que se
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controlan en su distribución para ello se elabora el instructivo sobre manejo de documentos de origen
externo IT-SGC-01 cuyo objetivo es establecer los controles para la identificación y distribución de los
documentos de origen externo (Registro de ingreso y entrega de documentación externa, RG-SGC-02 y
Entrada/ Salida de Documentos, RG-SGC-03 ) que tienen repercusión en el SGC de la organización,
garantizando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008.
h) Control de Documentación Obsoleta
Responsable: Coordinador del SGC
La organización debe prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una
identificación adecuada en el caso que se mantenga por cualquier razón.
Los documentos obsoletos que pueden generarse por motivo de una nueva actualización, por duplicidad o
porque se han vencido los plazos de retención establecidos por normas legales o políticas de la empresa,
se controla el proceso de identificación en caso de que la empresa considere necesario conservarlos, de
manera que no genere confusión para los usuarios o que puedan ocasionar decisiones inadecuadas para la
organización.
Para los documentos obsoletos generados por duplicidad, podrá realizarse descarte y dejar solo la copia
original, debidamente identificada.
Los documentos obsoletos por temas de actualización deberán publicarse e informarse a todos los usuarios
de la organización.
Los documentos que han cumplido su tiempo de retención deben ser transferidos a archivos inactivos, tanto
en archivos físicos como digitales.
8. REGISTROS Y ANEXOS
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO RETENCIÓN DISPOSICIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Listado Maestro de Documentos y Digitalización antes de
RG-SGC-01 Gestor: 1 año Archivo: 3 años
Registros su descarte
Ingreso y Entrega de Documentación Digitalización antes de
RG-SGC-02 Gestor: 1 año Archivo: 3 años
Externa su descarte
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