EL OFICIO
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1. ETIMOLOGÍA: Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)
2. CONCEPTO: Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que
desempeñan cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Sección,
en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta
jerarquía.
3. FUNCIÓN: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite
documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración,
transcripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva,
artística, profesional, política y social.
4. USOS: Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas,
particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos,
municipios, embajadas, etc
ÁREA DE CIRCULACIÓN.
El oficio circular en dos niveles:
a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos
representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b. A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:
Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal
de la institución o por quien hace sus veces.
si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de trabajo,
podrán los jefees de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos
visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento correspondiente
y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios
porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.
PARTES DE UN OFICIO:
A. Encabezamiento.
o Año calendario
o Membrete
o Lugar y fecha
o Código o número correlativo
o Destinatario
o Asunto
o Referencia
[Link] o cuerpo
C. Parte firma
o Ante firma
o Frima
o Post firma
o Sellos redondo
o Con copia
o Iniciales
Encabezamiento:
1. Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas.
Ejemplo: "Año....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el
nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.
Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre
4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número
correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO Nº 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.
Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independecia
Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar
en el documento.
ASUNTO: Pago de remunderación.
7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere
mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto,
resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....
[Link]. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en
forma clara, precisa y breve.
Existen algunas formulas para iniciar el texto:
1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).
9. Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y
estima personal.
Atentamente, (antefirma).
10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello
respectivo.
En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el
documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
Sr. Montes Collasos Jhoel
______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.
11. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo
del papel debajo de la firma y la post firma.
12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que firma
el documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo
izquierdo del papel.
MCY/zpz.
13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo,
programa, revista, tarjeta, etc).
14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no
así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o
dependencias destinatarias.
CLASES DE OFICIOS
1. Oficio simple o directo
2. Oficio múltiple
3. Oficio de transcripción
1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola
persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación,
información de eventos o actividades deportivas culturales.
2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a
diferentes personas.
USOS:
Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informacilon, etc., a
diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de
instrucciones del mismo nivel jerárquico.
3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo
de redacción. Mediante este docuemento podemos transcribir el contenido de una
comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas,
memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de
una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.
CARACTERÍSTICAS:
La estructura del oficio múltiple es básicamente igual a la del oficio simple.
1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario.
Este espacio se llena con líneas de punto.
3. En el oficio múltiple necesariamente se escribe la palabra Distribución en la penúltima parte
del documento.