República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior universitaria
Instituto universitario de Tecnología de los Llanos
P.N.F Administración
Trayecto II
Calabozo-Estado-Guarico
DISEÑO DE UN ARCHIVO PARA EL CONTROL INTERNO DE LA
"EMPRESA LA GRANTIENDA C.A" UBICADA EN CALABOZO ESTADO
GUARICO
Facilitador: Bachilleres:
Bernarda *Bejas Victor C.I 26.302.919
*Bejas yoleth C.I 26.
*Cuenca Keivel C.I 25.851.319
*Hidalgo Jesús C.I 24.661.709
*Tocar Eva C.I 25.524.638
Calabozo,Marzo 2016
SECCION II
DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO
Razón Social
La Gran Tienda C.A
Localización Geográfica
La Gran Tienda C.A se encuentra localizada en el centro de la Ciudad de Villa de
Todos los Santos de Calabozo del Municipio Sebastiano Francisco de Miranda del
Estado Guárico sus linderos son:
NORTE: Carrera 12 .
SUR: Carrera 13.
ESTE: Imperio las colitas.
OESTE: Palacio intimo.
Dimensión Historica
La Gran Tienda C.A Rif y Nif fue fundada el beinticuatro (24) de marzo del 2006
sus fundadores son el Señor Orlando Mendoza y la Señora Rosa Arraiz fue fundada en
la carrera doce (12) entre calles ceis (6) y siete (7) local numero ceis (6) en el se
mantuvo ceis (6) año lugar en el cual trabajavan cuatro personas aparte de los dueños
se empeso vendiendo ropa comprada en caracas y en el puero dos (2) años mas tarde
comensaron a vender ropa y zapatos colombianos al año siguiente se proponen un
proyecto de vender visuteria y y carteras de damas lo asen octeniendo exito en el
nuevo plan plantiado, hasta el 2011 que se traslado para el C.C Pasage Fandy que se
encuentra en la carrera dose (12) entres calles ceis (6) y siete (7) local catorce (14)
planta baja se mudaron para este, C.C para tener un local mas grande arendadose en
dicho lugar y luego en el año 2014 hisieron una remodelación al local y le pusieron un
segundo piso así tener mas amplitud y una tienda mas agradable, el dos (2) de febrero
del 2014 hacen una celebración con la reapertura de la empresa con los cambios ya
hechos, esta se funda para tener ingresos propios.
Infraestructura Comunitaria
Cuenta con una buena infraestructura remodelada de dos pisos y esta muy bien
conservada por las personas que trabajan alli.
Dimensión Economica
El pago de los trabajadores sale de los dueños de la empresa tienen su seguro social
y tiquesesta com el pago de un poco mas del sueldo minimo.
Dimensión Social
Los trabajadores de la empresa son: Ladueña Lcda en Derecho dos (2) son
estudiantes y la empleada es Lcda en historia.
Dimensión Cultural
Se celebra el dias de las madres en honor a las mujeres que trabajan en esa
compañia, el aniversario de la empresa y los cumple años de cada uno de elllos.
Dimensión Ambiental
Por ser un C.C no posee areas verdes todo es de construción, sin embargo en los
pasillos se puede observar materos que sirven de decoración en la parte central.
Dimensión Institucional
En cuanto a esta dimensión son muchas las instituciones que se encuentra en esta
comunidad ya que cuenta con escuela basica de las America que educa a muchos
niños, asi mismo el colegio coromotoque forma a niños y jovenes para graduarelos de
bachilleres y el liceo Jose Gregorio Herenandez que capasita para otrorgarlr titutlo de
bachiller.
Descripción del Diagnostico Participativo
Se convivio con los miembros de la empresa La Gran Tienda en donde conversamos
con la dueña de la tienda la Señora Rosa Arraiz la cual es la propietaria de la empresa
en la cual hicimos unas series de preguntasreferente al manejo de la empresa en el
cual se nos recibiomuy amable mente y nos respondio las siguientes preguntas
1) ¿Cuantas personas trabajan aqui?
R: 4 personas que son mis dos (2) hijas la empleada y yo.
2) ¿Capasitan a los empleados?
R: Aqui algunos estudian y ya varios somos graduados.
3) ¿ Que estudian y quienes y que carrera tienen las personas graduadas?
R: Mis hija Gabriela estudia Ingenieria Agroalimentaria y Daniela estudia Medicina
Odotologica. noemi es Licensiada en historia.
4) ¿En la empresa tienen que ver con la comunidad y en que forma la ayudan?
R:Si ya que cadaves que podemos ayudar alas personas de escasos recursos las
ayudamos ya que dios dice ayudad a buestro progimo.
5)¿ Cuantos son los responsables ante los dueños de la empresa?
R:En realidad todos ya que todos los que trabajan aqui son de confianza
6)¿Tienen Archivador?
R:Si, si hay
7)¿Neccesitan ayuda para llevar los libros de la empresa y porque?
R:No, no ya que tengo un amigo que el es Licensiado en Contaduria
8)¿Los documentos de la empresa estan resguardados? Como?
R:Si ellos los tenemos en carpetas separados
9)¿Usted le da dia libre a los trabajadores?
R: Si claro como la ley lo estipula
10) ¿Tiene usted el control total de la empresa?
R:Si total mente
11)¿ Lleva el control de la entada y salida de los trabajadoress?
R:Si
Se pudo opservar que aun que tienen archivador no lo usa ya que cuando buscan un
documento no saven en donde esta y que se necesita hacer una cartele informativa
sobre la empresa.
Jerarquización e identificación de las Necesidades
De acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicacion de la matriz FODA, se
pudo evidenciar de la forma sectorial los campos que se pueden considerar como
ventaja o desventajas y amenazas, detectados con la realización de este proceso
[Link] la entrevista y la oobsevación hecha a empleado como medio de
recolección de datos, los cuales son de tipo indispensable y esencial, pudimos tener un
campo de visión objetiva de lo que reprecenta cada parte involucrada de la Gran
Tienda C.A
La Gran Tienda C.A presenta un mal manejo de los archivos de la empresa y que
necesita un mejoramiento en cuanto a los archivos y manejos de documentos, el cual
puede ser mejorada por medio de un medio más exigente por el aria administrativa
para tener un mejor manejo de documentos de dicha empresa. en la actualidad la
institución presenta deficiensia y condiciones en sus archivos los cuales deben de ser
mejorado, ya que los documentos necesitan estar en perfectan organización ya que
este detalle unido con el de la cartelera ya que es uno de los punto a desarrollar en este
proyecto. Deacuerdo a las necesidades detectadas podemos decir que por medio de la
mejora que se le puede hacer se va a tener un mejor manejo de los archivos.
Selección de las necesidades
1) Diseño de un archivador
2) Organizar un archivador
3) elavoración de una cartelera
Planteamiento del Problema
En la actualidad la situación del archivo que hqy que diseñar para controlar y
organizar los documentos de la Gran Tienda C.A, en la cual se desempeñan los
empleados de la empresa los cuales se encargan de las ventas para la producción
finaciera tanto para los dueños como para los empleados. En este sentido se puede ver
que para resolver este problema hay que diseñar un archivador para tener los
documentos en regla de la Gran Tienda C.A.
En cuanto a lo ante planteado se puede detectar que se encesita un archivador
ordenado correspondientemen con colores, letras o numeros de manera que se pueda
llevar un control de los docuento de la empresa, y que el area administrativa pueda
llevar un control y una orden de cada uno de los documento de la empresa.
En base a lo señalado se puede plantear que la Gran Tienda C.A requiere que le
diseñe un archivador organisacionar para tener una orden de los archivos ya que el
desorden que hay afecta directamente a la parte administrativa de la empresa por
motivos de que no tienen nada en donde deberia de estar, evidenciada en los aspectos
anteriormente planteados hace que se propongan alternativas de solución enfocadas en
los aspectos procedimentales del control de los documentos especificamente en el
diseño de un archivo para la Gran Tienda C.A.
Alineados con el concepto de procedimiento citado, enfocamos la posible solución
de la problematica detectada, en el desarrollo de los pasos y normas a seguir para
garantizar la el orden de los documentos de la empresa.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Según Rojas en (1981) los objetivos deben expresarse con claridad para evitar
posible desbiaciones en el proceso de la investigación y deben ser susceptible de
lacanzarse. Estos objetivos deben enfocarse en la respuesta de almenos tres preguntas
orientadas: ¿Por Qeu? ¿Para Que? y ¿Cómo? las respuestas de estas interrogantesnos
permiten focalizar los resultados que se esperan al final de cada proyecto y en el caso
especifico del problema planteado permitiran implementar estrategias enfocadas en
mejorar los archivo de la empresa la Gran Tienda.
El proyecto planteado busca solucionar los aspecto de los archivos y los problemas
de los documentos que estos pueden ocasionar esto da la respuesta a la primera
pregunta (¿Por Que?) . La segunda pregunta (¿para Qué?), se responde en el enfoque
preventivo del proyecto y la necesidad de mejorar en cuanto alos archivos de la
empresa y mejor manejo de los documentos. En tercer lugar, (¿Cómo?), se debe
enfocar tanto en el aspecto procedimental de como ejecutar las acciones que culminen
en la solución del problema, como en los reculsos necesarios para alcazar este
objetivo. La guia dada por estas preguntas permite plantiar los objetivos que a
continuación se enumeran
Ogjetivo General
Diseño de un archivo para el control de la "Gran Tienda C.A" ubicada en Calabozo
Estado Guarico
Objetivos Especificos
1)Diseño de un archivo
2) Crear una Cartelera
3)Organizar un archivo
Justificación del Proyecto
La Importancia de realizar este traba en una entidad tan importante y conosidad es
necesaria porque es necesario tener conosimiento de los archivos y documentos que
maneja la empresa la Gan Tienda, ya que esta sirve como elemento esencial para la
aplicación de la carrera de administración. Por otro lado revistede gran importacia
para los responsables de las areas y sus colaboradore, porque permite visualizar el
panorama de las tareas y requisitos minimos de los puestos , entre otras
informacionedes.
Por tal razón en las especificasiones de los puestos, se detallan las competencias
intelectuales, administrarivas y humanas, que deben tener las personas para realizar
eficientemente las labores connsignadas. Estan compuestas por los requisitos de
educacón, experiencia, conocimientos especiales asi como otros factores que permitan
delinear el perfil del puesto.
Las organizaciones al pasar el tiempo se han visto en la necesidad de evolucionar
crecer y mejorar la calidad de sus survicios, cada vez siendo más dinamicas y
exigentes respondiendo a las necesidades del entorno