Acuerdo 027 del 2006
Glosario del Reglamento
General de Archivos
Por: Paola Andrea Núñez Vélez
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“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994”El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de
Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las
conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de
febrero de 2001
ARTÍCULO PRIMERO: A CONTINUACIÓN SE PRESENTAN
Actualizar el Reglamento General de ALGUNOS TÉRMINOS QUE REFIERE EL
Archivos, en su Artículo 67 y en lo REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS:
correspondiente al uso del Glosario, el cual
quedará así:
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Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos,
técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de
conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y
técnicos de los archivos.
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“
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
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Archivo central: Unidad administrativa que coordina y
controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que
reúne su documentación en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa.
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Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental
y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de los organismos del orden distrital y
por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de los organismos del orden municipal y
por aquellos que recibe en custodia.
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Departamental
(Chocó)
Nacional
(Colombia)
Municipal
(Cali)
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Archivo general de la nación: Archivo histórico: Archivo al
Establecimiento público cual se transfiere del archivo
encargado de formular, orientar y central o del archivo de gestión,
controlar la política archivística la documentación que por
nacional. Dirige y coordina el decisión del correspondiente
Sistema Nacional de Archivos y Comité de Archivo, debe
es responsable de la salvaguarda conservarse permanentemente,
del patrimonio documental de la dado el valor que adquiere para
nación y de la conservación y la la investigación, la ciencia y la
difusión del acervo documental cultura.
que lo integra y del que se le
confía en custodia.
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Archivo privado: Archivo privado de Archivo público:
Conjunto de interés público: Conjunto de
documentos Aquel que por su documentos
producidos o valor para la historia, pertenecientes a
recibidos por la investigación, la entidades oficiales y
personas naturales o ciencia o la cultura es aquellos que se
jurídicas de derecho de interés público y derivan de la
privado en desarrollo declarado como tal prestación de un
de sus funciones o por el legislador. servicio público por
actividades. entidades privadas.
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Archivo total:
Concepto que
hace referencia al
proceso integral
de los
documentos en
su ciclo vital.
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Carpeta: Unidad de conservación a manera de
cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Certificación de documentos: Acción de
constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos.
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Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de
organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).
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Código: Identificación numérica o alfanumérica que se
asigna tanto a las unidades productoras de documentos
y a las series y subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.
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Conservación de Consulta de documentos:
documentos: Conjunto de Copia: Reproducción
Acceso a un documento o a exacta de un documento.
medidas preventivas o un grupo de documentos
correctivas adoptadas para con el fin de conocer la
asegurar la integridad física información que contienen.
y funcional de los
documentos de archivo.
Copia autenticada: Copia de seguridad: Copia Depuración: Operación,
Reproducción de un de un documento realizada dada en la fase de
documento, expedida y para conservar la organización de
autorizada por el información contenida en el documentos, por la cual se
funcionario competente y original en caso de pérdida retiran aquellos que no
que tendrá el mismo valor o destrucción del mismo. tienen valores primarios ni
probatorio del original. . secundarios, para su
posterior eliminación.
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Descripción documental: Fase del proceso de
organización documental que consiste en el análisis
de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel,
video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en
una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
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Disposición final de documentos: Decisión
resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas
de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
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Documento: Información registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel cuyo uso es
frecuente.
Documento de archivo: Registro de
información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
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Documento electrónico de archivo: Registro de la
información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe
ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
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Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al
concluir sus valores primarios.
Documento original: Fuente Documento público:
primaria de información con Documento otorgado por un
todos los rasgos y características funcionario público en ejercicio
que permiten garantizar su de su cargo o con su
autenticidad e integridad. intervención.
Documento semiactivo: Documento de
uso ocasional con valores primarios.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para
darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama
“legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios
cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para
su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama
“libro”.
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Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en
sus respectivas unidades de conservación.
“
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un
medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
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Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se
numera.
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Fondo abierto: Conjunto de documentos de
personas naturales o jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos
dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas
series o asuntos han dejado de producirse debido al
cese definitivo de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurídicas que los generaban.
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Fondo documental: Función archivística:
Conjunto de documentos Actividades relacionadas con
producidos por una persona la totalidad del quehacer
natural o jurídica en desarrollo archivístico que comprenden
de sus funciones o desde la elaboración del
actividades. documento hasta su
eliminación o conservación
permanente.
Fuente primaria de
información: Información
original, no abreviada ni
traducida.
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Identificación Índice: Inventario
documental: Instrumento de documental:
Primera etapa de la consulta en el que se Instrumento de
labor archivística, listan, alfabética o recuperación de
que consiste en numéricamente, información que
indagar, analizar y términos describe de manera
sistematizar las onomásticos, exacta y precisa las
categorías toponímicos, series o asuntos de
administrativas y cronológicos y un fondo documental.
archivísticas que temáticos,
sustentan la acompañados de
estructura de un referencias para su
fondo. localización.
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Legajo: Conjunto de documentos
atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Microfilmación: Técnica que permite
registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película
de alta resolución.
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Ordenación documental: Fase del proceso de organización
que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una
institución. En archivística se usa para identificar las
dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas
y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales
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Organización documental: Proceso archivístico orientado
a la clasificación, la ordenación y la descripción de los
documentos de una institución.
Principio de orden original: Por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo.
Principio de procedencia: Se trata de un principio
fundamental de la teoría archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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Producción documental: Generación de documentos
hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
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Recepción de Registro de ingreso de Reglamento de archivo:
documentos: Conjunto de documentos: Instrumento Instrumento que señala los
operaciones de verificación que controla el ingreso a un lineamientos
y control que una institución archivo, siguiendo el orden administrativos y técnicos
debe realizar para la cronológico de entrada, de que regulan la función
admisión de los documentos provenientes archivística en una entidad.
documentos que le son de dependencias,
remitidos por una persona instituciones o personas
natural o jurídica. naturales.
Reprografía: Conjunto de Retención documental: Selección documental:
técnicas, como la fotografía, Plazo que los documentos Disposición final señalada
el fotocopiado, la deben permanecer en el en las tablas de retención o
microfilmación y la archivo de gestión o en el de valoración documental y
digitalización, que permiten archivo central, tal como se realizada en el archivo
copiar o duplicar consigna en la tabla de central con el fin de escoger
documentos originalmente retención documental. una muestra de
consignados en papel.. documentos de carácter
representativo para su
conservación permanente.
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Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series,
con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
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Tabla de valoración documental: Listado de
asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, así como una disposición
final.
Transferencia documental: Remisión de los
documentos del archivo de gestión al central,
y de éste al histórico, de conformidad con las
tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
Unidad administrativa: Unidad técnico-
operativa de una institución. Ejemplo:
Compras, Contabilidad, Mercadeo, etc.
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Unidad de conservación:
Cuerpo que contiene un
conjunto de documentos de
tal forma que garantice su
preservación e
identificación.
Pueden ser unidades de
conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
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