EL CICLO CONTABLE

PARTE I: EL CICLO CONTABLE

1.- Concepto

Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza
del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que
manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados imponen al
sistema.

Sistema de contabilidad o ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para
proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y
dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.

Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una

determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de
capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros
necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas
son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en
cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones,
continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración
del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el
libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el
balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el
registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las
transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las
transacciones implícitas.
Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior
pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones
explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la
primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de
oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros
para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo
contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público.
Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros.
Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de
manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro
correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La
idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y
luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

2.- Pasos del ciclo contable

Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos

contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las
transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para
comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita
que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

a.- Estado de Situación Financiera al principio del período reportado:

Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y
del mayor general del período anterior.

b.- Proceso de análisis de las transacciones y registro de operaciones:

Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en los
registros auxiliares para luego registrarlos en el Libro diario.

c.- Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos
consignados en el diario.

d.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los
registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las
cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados,
procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

e.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida
en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro
mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

f.- Elaboración de los Estados Financieros formales

Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un estado
de Situación Financiera y un Estado de Resultados.

h.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital,
procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a
la cuenta de capital. Los saldos finales en el estado de Situación Financiera se convierten en los
saldos iniciales para el período siguiente.
Ejercicio Práctico del Ciclo Contable

Con el fin de ilustrar el ciclo contable completo, la mayoría de los libros de texto consultados
comúnmente incluyen problemas e ilustraciones en los que un negocio opera con períodos
contables con duración de un mes, lo que hace suponer que el negocio cierra sus cuentas y
empieza un nuevo ciclo de operaciones cada mes.

Sin embargo, son pocos los negocios que cierran sus libros cada mes; la mayoría de los negocios
operan con períodos contables anuales y cierran sus cuentas una vez al año.

A cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de período

fiscal. El año natural comercial de una empresa en el Perú, se inicia el 01 de enero y termina el 31
de diciembre.
CASO PRÁCTICO

A continuación presentamos el Estado de Situación Financiera de la Empresa ABC SAC, que es un

minorista de productos de limpieza. Los vamos a utilizar para ilustrar los principales pasos del ciclo
contable. El ciclo de ABC SAC, dura un año, pero como lo explicamos anteriormente podría ser de
un mes, un trimestre o cualquier otro período, según se desee. El ejemplo presenta un Estado de
Situación Financiera, presentado por el año 2016.

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

EMPRESA ABC SAC
(En miles de nuevos soles)

31 DE DICIEMBRE 2016
ACTIVO
Activo Corriente:
Efectivo y equivalente de efectivo 57,000
Cuentas por cobrar comerciales 70,000
Otras cuentas por cobrar diversas 15,000
Existencias 60,000
Total Activo Corriente: 202,000
Activo no corriente
Cuentas por cobrar diversas largo plazo 288,000
Inmuebles, Maquinaria y Equipo 200,000
(-)Depreciación acumulada -80,000
Total Activo no corriente 408,000
Total Activos 610,000

PASIVO Y CAPITAL

Pasivo Corriente
Cuentas por pagar comerciales 65,000
Remuneraciones por pagar 10,000
Tributos por pagar 12,000
Otras cuentas por pagar diversas 9,000
Ganancias diferidas 5,000
______
Total pasivo corriente 101,000
Pasivo no corriente
Obligaciones financieras 120,000
Total pasivo no corriente 120,000
Total Pasivos 221,000

Patrimonio
Capital 102,000
Resultado acumulado 287,000
Total patrimonio neto 389,000
Total pasivos y patrimonio 610,000
Enunciado

La empresa ABC SAC inicia operaciones con los datos del inventario inicial, para lo cual
consideraremos los datos del período terminado del 2,016

A continuación se enumeran las transacciones realizadas por la empresa en el año 2,017 a fin de
presentar un Estado de Situación Financiera al término de ese mismo año.

1. Reapertura de los saldos inicial.

2. Adquisición del periodo del inventario de mercancía por S/ 359.000 mas IGV, pagando al
contado.
3. Cobro a los clientes sobre exigibles del año anterior por S/ 70,000
4. Se cobran los préstamos a los trabajadores realizados en el 2016 por S/.15, 000.
5. Las Ventas del periodo de la mercancía (todas las ventas al contado) durante 2017
ascendieron a S/. 994.000. El costo de mercadería vendida suman S/ 399,000
6. Se realiza el cobro de otras cuentas a largo plazo (obligaciones financieras) en el periodo
por S/ 88,000
7. Se realizan pagos pendientes a los proveedores en el periodo por S/ 65,000
8. Se realiza el pago de las remuneración (vacaciones) pendientes en el periodo por S/ 10,000
9. Se cancelan las obligaciones diversas pendientes a corto plazo por S/9,000
10. Se realizan pagos por servicios públicos en el periodo que suman S/ 15,000 más IGV.
11. Se paga al personal por el período por S/45,000, aplicando los impuestos de ley (todos
SNP) por S/ 50,000, aplicándose los impuestos laborales por ley.

REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO

Análisis detallado de transacciones

1. Asiento de reapertura de los bienes y deudas del periodo anterior

Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar comerciales
Cuentas por cobrar diversas
Existencias
Cuentas por cobrar a largo plazo
Inmuebles maquinaria y equipo
Depreciación acumulada
Cuentas por pagar comerciales (Proveedores)
Tributos por pagar
Remuneraciones por pagar
Cuentas por pagar diversas
Ganancias diferidas
Cuentas por pagar a LP (obligaciones Financieras)
Capital
Resultados acumulados
2. Adquisición del periodo del inventario de mercancía por S/ 359.000 más IGV, pagando al
contado.

Compras
Tributos por pagar
Cuentas por pagar comerciales

Cuentas por pagar comerciales

Efectivo y equivalente de efectivo

Mercaderías
Variación de existencias

3. Cobro a los clientes sobre exigibles del año anterior por S/ 70,000

Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar comerciales

4. Se cobran los préstamos a los trabajadores realizados en el 2016 por S/.15, 000

Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar diversas

5. Las Ventas del periodo de la mercancía (todas las ventas al contado) durante 2017
ascendieron a S/. 994.000. El costo de mercadería vendida suman S/ 399,000

Cuentas por cobrar comerciales

Tributos por pagar
Ventas

Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar comerciales

Costo de ventas
Mercaderías

6. Se realiza el cobro de otras cuentas a largo plazo en el periodo por S/ 88,000

Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar a largo plazo (obligaciones financieras)
7. Se realizan pagos pendientes a los proveedores en el periodo por S/ 65,000

Cuentas por pagar comerciales

Efectivo y equivalente de efectivo

8. Se realiza el pago de las remuneración (vacaciones) pendientes en el periodo por S/ 10,000

Remuneraciones por pagar

Efectivo y equivalente de efectivo

9. Se cancelan las obligaciones diversas pendientes a corto plazo por S/9,000

Cuentas por pagar diversas

Efectivo y equivalente de efectivo

10. Se realizan pagos por servicios públicos en el periodo que suman S/ 15,000 más IGV.

Servicios prestados por terceros

Tributos por pagar
Cuentas por pagar diversas

Cuentas por pagar diversas

Efectivo y equivalente de efectivo

Gastos administrativos
Cargas imputables a cuentas de costos

11. Se paga al personal por el período por S/45,000, aplicando los impuestos de ley (todos
SNP) por S/ 50,000, aplicándose los impuestos laborales por ley.

Cargas de personal
Tributos por pagar
Remuneraciones por pagar

Remuneraciones por pagar

Efectivo y equivalente de efectivo

Gastos administrativos
Cargas imputables a cuentas de costos
 REGISTRO EN EL LIBRO MAYOR.-

DEBE Efectivo y equivalente de efectivo HABER

DEBE Cuentas por cobrar comerciales HABER

DEBE Cuentas por cobrar diversas HABER

DEBE Existencias HABER

DEBE Cuentas por cobrar diversas a largo plazo HABER

DEBE Inmuebles maquinaria y equipo HABER

DEBE Depreciación acumulada HABER

DEBE Cuentas por pagar comerciales HABER

DEBE Tributos por pagar HABER

DEBE Remuneraciones por pagar HABER

DEBE Cuentas por pagar diversas HABER

DEBE Ganancia diferida HABER

DEBE Cuentas por pagar a LP HABER

Obligaciones Financieras

DEBE Capital HABER

DEBE Resultados Acumulados HABER

DEBE Compras HABER

DEBE Variación de existencias HABER

DEBE Servicios prestados por terceros HABER

DEBE Cargas de personal HABER

DEBE Cargas diversas de gestión HABER

DEBE Costo de ventas HABER

DEBE Ventas HABER

DEBE Gastos administrativos HABER

DEBE Cargas imputables a la cuentas de costos HABER

BALANCE DE COMPROBACION

Cuentas Suma Suma Saldo Saldo

Debe Haber Deudor Acreedor
Efectivo y equivalente de efectivo

Cuentas por cobrar comerciales

C
U Cuentas por cobrar diversas
E
Existencias
N
T Cuentas por cobrar diversas a LP
A
S Inmuebles maquinaria y equipo

Depreciación acumulada

D Cuentas por pagar comerciales

E
Tributos por pagar

Remuneraciones por pagar

B Cuentas por pagar diversas
A
L Ganancias diferidas
A
N Cuentas por pagar a LP
C
E Capital

Resultados acumulados

C
U Compras
E
N Variación de existencias
T
A
S Cargas de personal

D Servicios prestados por terceros

E
Cargas diversas de gestión
R
E Costo de ventas
S
U
L Ventas
T
A Cargas imp. a cuentas de costos
D
O Gastos Administrativos

TOTALES
 HOJA DE TRABAJO

Balance Resultado
Cuentas Suma Suma Saldo Saldo
Debe Haber Deudor Acreedor Activo pasivo Perdida Ganancia
Efectivo y equivalente de
efectivo
Cuentas por cobrar comerciales
C
U Cuentas por cobrar diversas
E
Existencias
N
T Cuentas por cobrar diversas a
A LP
S Inmuebles maquinaria y equipo

Depreciación acumulada

D Cuentas por pagar comerciales

E
Tributos por pagar

Remuneraciones por pagar

B Cuentas por pagar diversas
A
L Ganancias diferidas
A
N Cuentas por pagar a LP
C
E Capital

Resultados acumulados

C
U Compras
E
N Variación de existencias
T
A Cargas de personal
S
Servicios prestados por
D terceros
E
Cargas diversas de gestión
R
E Costo de ventas
S
U Ventas
L
T Cargas transferidas
A
D Gastos Administrativos
O

TOTALES

DIFERENCIAS

CUADRE
 PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA - TIPO CUENTA T

ACTIVOS PASIVOS
ESTADO DE RESULTADO

FORMATO “A” : ORIGEN DEL GASTO

VENTAS

(-) COMPRAS

VARIACION DE EXISTENCIAS (*)

MARGEN COMERCIAL S/.

GASTOS:

(-) SERVICIOS PRESTADOS POR 3ROS

(-) CARGAS DE PERSONAL

(-) CARGAS DIVERSAS DE GESTION

RESULTADO DEL EJERCICIO

(*) Se realiza un ajuste para obtener el saldo de la cuenta.

FORMATO “B” : DESTINO DEL GASTO

VENTAS

(-) COSTO DE VENTAS

UTILIDAD BRUTO S/.

GASTOS:

(-) GASTOS ADMINISTRATIVOS

RESULTADO DEL EJERCICIO