El trabajo en oficinas se desarrolla bajo una gran diversidad de situaciones contractuales,
que en gran medida condicionan las condiciones de trabajo, los riesgos y la prevención.
Junto a situaciones muy reguladas y controladas respecto a la salud laboral, existe todo un
colectivo de nuevos trabajadores mal contratados: con contratos precarios, a tiempo
parcial, etc. Estos colectivos suelen trabajar en espacios peor diseñados y estar sujetos a
una peor organización del trabajo, sus salarios son mucho más reducidos, etc.
Con todo, los diversos colectivos tienen riesgos en común.
La generalización de los ordenadores en las oficinas ha dado lugar a un nuevo patrón de
problemas de salud, relacionados con las posturas estáticas y los movimientos repetidos.
Las zonas del cuerpo afectadas con más frecuencia son los miembros superiores y el cuello.
También la calidad del aire interior suele ser un problema, especialmente en los llamados
edificios inteligentes.
El ordenador, normalmente, no es el único equipo presente en oficinas grandes.
El ruido generado por la combinación de fotocopiadoras, impresoras, teléfonos y sistema
de ventilación es con frecuencia superior al nivel recomendado para permitir una
conversación personal o telefónica y puede interferir con la concentración y elevar así los
niveles de irritación y estrés.
El estrés suele ser un problema muy frecuente entre los trabajadores de las oficinas, lo que
indica una deficiente organización del trabajo.
Muchos somos expertos en el arte de la procrastinación, es decir, en posponer tareas
necesarias en favor de otras más fáciles o agradables.
Cuando te enfrentas a una tarea o proyecto a veces aparece una resistencia que te impide
ponerte manos a la obra.
Aunque son muchos los factores que se esconden detrás de la procrastinación, con
frecuencia esta resistencia se debe a lo difícil que mentalmente imaginamos que va a ser
completar la tarea.
Se trata de un tema complejo que no puedo ni pretendo simplificar.
Aun así, a veces es posible vencer esa resistencia con un pequeño esfuerzo, aprovechando
una tendencia de tu mente.
El ordenador se ha convertido para muchos de nosotros en nuestro escritorio de trabajo e
incluso a veces sustituye al escritorio convencional.
Si tener un espacio de trabajo funcional y organizado es clave para ser productivo, también
lo es trasladar esa organización a tu ordenador.
Trabajar en un espacio organizado te ayuda a controlar el caos y a concentrarte con más
facilidad. Nunca más vas a sufrir el estrés de no tener a mano la información que necesitas.
¿Qué prefieres? ¿Trabajar en un entorno despejado con todos tus archivos organizados de
forma eficaz? O ¿volver a decir “nunca consigo encontrar los documentos que guardo en el
ordenador”?
Si tu objetivo es ser productivo, es importante saber primero en qué consiste realmente la
productividad.
Ese conocimiento, sin embargo, es sólo el primer paso, puesto que ser productivo implica
con frecuencia cambiar tus hábitos. Y sólo logras el éxito si eres capaz de mantener tus
hábitos de productividad a largo plazo, si logras pensar “en productivo”.
Está claro que nuestra sociedad valora el trabajo duro y el esfuerzo. Esta forma de pensar
está muy arraigada porque con mucha frecuencia eso es lo que se nos inculca desde niños.
Por ello, a veces resulta fácil sentirte culpable por no estar trabajando a todas horas.
Sin embargo, trabajando todo el tiempo, 24 horas al día y 7 días a la semana, no logras ser
productivo, sino acabar exhausto.
Para ser productivo hay que elegir sabiamente en qué, cuándo y cómo trabajar para
conseguir el máximo rendimiento. Y ello implica disponer de un tiempo de descanso.
No se trata de perder el tiempo, sino de usar el tiempo de ocio de forma rentable y con un
propósito.
Una de las claves para ser productivo consiste en saber como priorizar tus tareas. Parece
evidente que enfocarse en las tareas importantes es una buena estrategia para lograrlo.
¿Te pasas el día apagando incendios? ¿Los problemas te acribillan todo el día cada día? ¿Te
has convertido en un experto administrando crisis?
Si respondes afirmativamente a estas preguntas significa que te centras en los temas
urgentes, en los que reclaman atención inmediata en vez de enfocarte en lo realmente
importante. El problema es que si no tienes cuidado y no sabes cómo priorizar pasas gran
parte de tu tiempo ocupándote de las tareas urgentes. Al final no tienes tiempo para
manejar los temas importantes.
Todos experimentamos crisis que aparecen inesperadamente en el trabajo y que hay que
resolver. Sin embargo, si la gran mayoría de tu día está orientado a resolver problemas es
fácil acabar agotado y consumido.
Si eres como la mayoría quizá sueles empezar el día con una lista to-do o lista de tareas.
Sueles hacer tu lista de la misma manera todos los días e intentas anotar en ella todo lo que
tienes que hacer. Después empiezas a tachar las tareas tan deprisa como puedes y notas la
satisfacción, el “subidón”, cada vez que completas y eliminas un ítem de tu lista.
Sin embargo, ¿avanzas poco globalmente a pesar de acabar muchas de las tareas de tu lista
todos los días?
¿Realmente la multitarea nos permite hacer más cosas?
A veces pensamos que hacer varias cosas a la vez es la mejor forma de satisfacer las
demandas de nuestro trabajo diario.
Parece además que está en nuestra naturaleza el hacer varias cosas a la vez.
La mayoría creemos que compaginar actividades es una habilidad y que implica inteligencia.
Pensamos ser modelos de productividad y eficiencia por conseguir hacer tanto
simultáneamente.