Capítulo II 14

En este capítulo se desea establecer una base teórica que dé soporte a todas las

variables que se expusieron en el capítulo anterior, con el fin de poder analizar cada una de

ellas y llegar a plantear una solución para el problema que se tiene en estudio. La confección

de este capítulo es de suma importancia ya que ayuda a que la investigación en sí tenga una

base teórica que lo fundamente y haga que el objeto de estudio se pueda comprender de una

mejor manera.

Además se agregan algunos apartados que ayudan a que el lector pueda situarse en el

contexto computacional y comprenda el estudio que se está realizando.

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Capítulo II 15

2.1 Computación e Informática

El siglo XX se ha caracterizado por un gran avance en todos los campos donde el

hombre se desarrolla, se ha calificado esta era de muy diversas formas: era atómica, era de

la televisión, era de las computadores, era espacial, era de la informática. Esto pone de

manifiesto que el hombre ha dado un gran paso en pocos años y no cabe duda de que en ese

paso la informática y la computación han desempeñado un papel fundamental.

Ahora bien en qué consiste la informática y qué relación tiene con la computación,

según define el diccionario Larousse informática es: “la ciencia del tratamiento automático

y racional de la información” ( 1 ), Manuel Salvat la define como: “la técnica que trata de la

información, especialmente por medios automáticos” ( 2 )

, por otro lado, computación se

define como: “computo o cálculo realizado mediante algún medio” ( 3 ), por lo tanto, se puede

decir que la informática es la encargada de dar un cierto tratamiento a la información,

mientras que la computación provee los instrumentos necesarios para que la información sea

tratada y arroje un determinado resultado que ayude a tener una mejor visión de todas las

alternativas existentes para la solución de un problema. Pero en la actualidad estas dos

palabras se consideran casi como sinónimos, de hecho la informática y la computación son

términos muy unidos, tanto que la palabra informática no se hubiera acuñado sino se hubieran

inventado los computadores.

Hace pocos años estos términos pasaban desapercibidos para el público en general y

sólo se concentraban en un grupo muy selecto de personas, pero en la actualidad ambas han

invadido todas las áreas de la vida cotidiana del ser humano. A modo de ejemplo se puede

señalar que hay computadores en las empresas que manejan desde sistemas de contabilidad

hasta procesamiento de miles de datos en tiempos muy cortos, los estudios cinematográficos

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Capítulo II 16

tienen computadores que hacen desde películas, hasta argumentos cinematográficos, hay

computadores en algunos automóviles, como es el caso de los autos BMW, que cuentan con

un computador que ejecuta funciones como el control de la temperatura, así como el sistema

antirobo, existen computadores en los lugares de enseñanza que permiten, a los profesores,

la colaboración en la educación de sus discípulos y también se conoce la ayuda de enormes

computadores encargados de controlar los sistemas de defensa de las grandes potencias.

Se puede observar así que el mundo moderno crece de la mano de la informática y de

los computadores, pues por medio de ellas el hombre ha hecho que sus tareas cotidianas sean

más fáciles, además de tener acceso a toda clase de información que le ayudará a tomar la

mejor decisión para resolver un determinado problema.

Para los propósitos de esta investigación estos dos términos se tratarán en forma

separada, dándole más importancia a la informática, por su relación más directa con el

problema planteado, aunque la computación no se dejará de lado ya que ésta es el motor que

empuja la informática y es indispensable conocerla.

2.2 Desarrollo de la Computación

Como una breve reseña de los inicios de los computadores, se puede mencionar que

aunque la aparición de los primeros se ha fijado alrededor de 1946, hay algunos artefactos e

ideas que prepararon el terreno para el desarrollo de los mismos. En un principio el hombre

primitivo tuvo que desarrollar sistemas y utensilios que le ayudaran a la realización de

cálculos aritméticos ( cómputo ), uno de estos utensilios es el ábaco chino, primer dispositivo

para contar inventado hace 5000 años, que supuso un gran avance a todas las culturas que lo

adoptaron. Por otro lado, los mercaderes europeos usaron un precursor de la regla de cálculo,

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Capítulo II 17

llamado “hueso de Napier”; esta regla ayudó a la realización de los difíciles cálculos de la

época; su nombre fue puesto en honor a su inventor John Napier quien también formuló los

logaritmos.

En el siglo XVII, con el crecimiento económico y el nuevo desarrollo científico, se

hizo patente la necesidad de contar con dispositivos cómodos y rápidos capaces de realizar

los complicados cálculos aritméticos del momento. Fue entonces que en 1642, bajo este

contexto, aparece la primera máquina mecánica de sumar inventada por el matemático y

filósofo Blaise Pascal; esta calculadora sólo podía sumar, pero fue la base de las calculadoras

mecánicas que se usaron hasta 1960.

Los aparatos antes citados no se pueden considerar como máquinas automáticas, ya

que requieren que el operador esté continuamente introduciéndoles datos, realizando

maniobras de operación y anotando resultados intermedios. Con el deseo de crear una

máquina capaz de realizar los cálculos de forma automática, es decir, sin intervención

humana a lo largo del proceso y lograr exactitud en los resultados, es que en el año 1833

Charles Babbage, un matemático británico, esbozó una máquina analítica de uso universal,

la cual se basó en una máquina calculadora de tablas matemáticas que él había inventado

años antes. Según Babbage su calculador debía contar con las siguientes partes:

dispositivos de entrada, por los cuales se introduce a la máquina tanto los datos como las

instrucciones para procesar esos datos, memoria, para almacenar las instrucciones y los

resultados intermedios obtenidos, unidad de control, para dar un seguimiento a las

operaciones, unidad aritmética-lógica, la que se encarga de efectuar todas las operaciones y

dispositivos de salida, para enviar al exterior los resultados del cálculo llevado a cabo. Este

esquema es la base de los ordenadores electrónicos actuales, por lo que se puede observar

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Capítulo II 18

que Babbage estaba muy adelantado a su época, sin embargo por el poco avance de las

técnicas de construcción y los pocos materiales existentes en ese momento, Babbage no pudo

llegar a realizar su sueño.

Dentro de las grandes ideas de Babbage hay que señalar también la adopción del

sistema de tarjetas perforadas que utilizaba un telar creado por Joseph Marie Jacquard, por

medio del cual se tejían telas complejas, con el fin de poder introducir en la máquina analítica

las instrucciones del proceso, así como los datos del problema por resolver.

Otro aspecto importante de señalar son las ideas propuestas por George Boole un

matemático británico, quien en 1854 publica un método para resolver problemas de lógica,

el cual llamó “álgebra booleana” y consiste en establecer procedimientos para decidir si un

planteamiento es verdadero o falso, siempre que se exprese en términos que encerrarán sólo

dos posibilidades, los computadores modernos se basan un poco en estos procedimientos.

Tanto las calculadoras mecánicas como la máquina analítica constituyeron lo que se

puede llamar la era prehistórica de los instrumentos asociados a los cálculos matemáticos.

Sin embargo, con el gran avance que trajo la Revolución Industrial, así como el crecimiento

de la organización social en el mundo, se planteó una nueva interrogante, el tratamiento de

gran cantidad de información.

A finales del siglo XIX, la oficina de censos de los Estados Unidos enfrentaba un

serio problema, que era la realización de un censo cada diez años, pero con la utilización de

métodos manuales el trabajo nunca podía estar a tiempo para la realización del censo

siguiente. La única solución estaba en la mecanización de la operaciones propias del censo,

es por esto que hacia 1890 German Hollerith, funcionario del departamento de censos y

conocedor del sistema de tarjetas perforadas utilizado por el telar de Jacquard, inventa una

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Capítulo II 19

máquina capaz de realizar las operaciones del censo con el uso de tarjetas perforadas, con lo

que logró concluir el censo de los Estados Unidos en 2 años a diferencia de los 10 que se

tomaba con el sistema manual. La ventaja de utilizar este sistema, consiste en que una vez

registrado el dato en la tarjeta, ésta se puede manejar todas las veces que haga falta y a gran

velocidad. Por la gran aceptación de la máquina, Hollerith funda la compañía de máquinas

tabuladoras y las vende en todo el mundo. En 1911 la empresa de Hollerith se une a otras y

se forma la compañía de tabulación computarizada, en 1919 lanzan al mercado una

impresora/listadora que revoluciona el mundo de los negocios y finalmente, en 1924, por

intereses comerciales, la compañía cambia de nombre a corporación internacional de

máquinas de negocios ( IBM ).

Los sistemas que usaban tarjetas perforadas fueron mejorados, sin embargo, su

procesamiento seguía siendo muy tedioso, ya que las tarjetas debían ser calificadas e

intercaladas para ser procesadas, por lo que el trabajo era mucho y además la maquinaria era

muy grande y ruidosa. Tratando de mejorar todas estas contrariedades el profesor de la

Universidad de Harvard, Howard Aiken, con ayuda de IBM desarrolla en 1944 el primer

computador electromecánico llamado MARK I, el cual contó con elementos

electromecánicos y además se adaptó perfectamente a lo propuesto por Babbage, es decir,

contaba con unidades de salida, entrada, memoria, unidad de control y unidad de cálculo.

Para su tiempo la nueva máquina era la más veloz que existía, pero por su costosa y

delicada construcción se hacía casi imposible su manufacturación para ser vendida a gran

escala, por lo tanto, fue necesaria la búsqueda de una nueva ciencia que ayudara a una

fabricación y a un desempeño mejor de los computadores, de esta manera surge la

electrónica, ciencia joven que se estaba gestando a principios de los años cuarenta.

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Capítulo II 20

Con los adelantos obtenidos con la MARK I y el desarrollo de la electrónica, en 1946

se creó el primer computador electrónico que fue inventado por John Mauchly y el profesor

Eckert para el ejército de los Estados Unidos y recibió el nombre de ENIAC. Esta máquina

era mil veces más veloz que las máquinas electromecánicas, pesaba 80 toneladas, ocupaba

un espacio de 1500 pies2 y tenía más de 18000 tubos al vacío. Este computador marcó el

inicio de la primera generación de computadores.

2.2.1 Primera Generación de Computadores

La primera generación de computadores se ve marcada por el uso de tubos al

vacío, dispositivo que consta de un tubo de vidrio con componentes eléctricos que se

encuentra sellado al vacío. El primer computador en utilizar este tipo de componentes fue la

ENIAC, realizaba sus operaciones de almacenamiento, cálculo y control de operaciones por

medio de circuitos electrónicos, a diferencia de la MARK I que lo hacía en forma mecánica.

De esta manera se había dado un gran paso en el orden de la velocidad , ya que la

ENIAC era capaz de realizar en solamente una hora el trabajo para el que la MARK I tardaba

una semana. Con la ENIAC no se podían tener almacenadas las instrucciones que hacían

funcionar la máquina, sino que los ingenieros tenían que modificar parte de los circuitos de

la máquina para que ésta efectuara las operaciones necesarias y poder dar solución a un

problema determinado. Por lo que el matemático y pionero de la computación John Von

Neumann se planteó la posibilidad de construir un computador al que no se le tenían que

modificar los circuitos cada vez que se deseaban cambiar las instrucciones de operación, así

pues en 1947, en la Universidad de Cambridge, nace este computador con el nombre de

EDSAC.

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Capítulo II 21

En 1951 aparece en Estados Unidos un computador llamado el UNIVAC I que se

convertiría en el primer computador no desarrollado por una universidad ni por el ejército,

sino por una entidad privada. Viendo el gran desarrollo provocado por las diferentes

máquinas que se habían creado, así como que una empresa privada podía construir una

computador, varias compañías incluyendo la IBM percibieron que el desarrollo de las

empresas dedicadas a la construcción de computadores crecería, a partir de ese momento,

hasta situarse en los primeros lugares de la industria. Por esta razón en 1953 IBM vende la

primera computador llamada IBM 701 y en 1954 presenta la IBM 650, las cuales procesaban

los datos en forma similar al enfoque del procesamiento por medio de tarjetas. Para 1960 la

industria de la computadores ya estaba establecida y empezaba a influir en la dirección de la

fabricación en serie. Es en esta década cuando aparecen en el mercado nombres como

Burroughs, Radio Corporation of America y lógicamente IBM.

2.2.2 Segunda Generación de Computadores

Para 1960 se empieza a hablar de la segunda generación de computadores,

porque se introduce al mercado un dispositivo que revolucionaría todo el mundo de los

computadores: el transistor; este artefacto aprovecha las propiedades conductoras de ciertos

metales que se aplican a componentes compactos que ayudan a que la fabricación de las

partes eléctricas sea mejor. Con esto se logró que las máquinas fueran más poderosas,

confiables, pequeñas y con una capacidad de cómputo mayor, además de ocupar menos

espacio y ser menos costosas; sin embargo, su precio y tamaño todavía no permitían que

todas las compañías y los usuarios, en general, pudieran tener acceso a la compra de su propio

computador .

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Capítulo II 22

Por otro lado se empezó a manejar el concepto de compatibilidad entre las

instrucciones de operación o programas de diferentes computadores, aunque éste fue

limitado, ya que los programas de una máquina debían ser un poco modificados para ser

usados en otra.

Así se comenzó a deslumbrar el futuro de la computación y las grandes

corporaciones tomaron confianza en el porvenir comercial del nuevo sector económico que

estaba naciendo, por lo que se invierte en la investigación de nuevas tecnologías de

construcción, así como en el lanzamiento de la producción en serie, provocando, de esta

forma, la entrada de la computación en el mundo de los negocios.

2.2.3 Tercera Generación de Computadores

En el año de 1964 con la introducción de los circuitos integrados en el

computador IBM sistema 360 se inicia la tercera generación de computadores.

El ritmo del proceso de fabricación de los computadores se vio muy acelerado

cuando se pasó de la tecnología de los circuitos individuales armados a mano, a la moderna

tecnología integrada, en la cual miles de circuitos estaban conectados en una sola pastilla de

silicio, que se denominó “chip”. La tercera generación marcó la compatibilidad entre equipos,

ya que los programas o instrucciones de operación de unos computadores se podían usar en

otros, cosa que no sucedía en la segunda generación. Además en esta generación surgen los

lenguajes de programación, que eran lenguajes que ayudaban al desarrollo de programas o

instrucciones de operación para cada computador en particular y también se podían

desarrollar programas específicos para resolver determinados problemas.

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Capítulo II 23

Al mismo tiempo se introdujo la comunicación de datos y el almacenamiento

en distintos dispositivos como los discos magnéticos, los cuales eran similares a los discos

con música, sólo que cubiertos con partículas de hierro, que permitían grabar información

por medio de magnetismo.

A lo largo de esta generación los computadores se mejoraron de forma

escalonada para poder cumplir con la demanda, por lo que introdujeron cosas nuevas como

la miniaturización de circuitos, nuevos programas para todos los campos y nuevos

dispositivos de almacenamiento. Durante los años 70 el precio y el tamaño del equipo de

computación se redujeron, y en 1975 se introdujo al mercado lo que se conoció como el

primer computador personal , el cual realizaba las mismas funciones que las grandes

máquinas de hace sólo una década. Un gran número de personas podía tener acceso a ella por

su buen precio y reducido tamaño, por consiguiente, los computadores dejaron de ser grandes

dinosaurios electrónicos manejados por especialistas y se volvieron una tecnología que

penetraría en la vida diaria del ser humano.

2.2.4 Tiempos Actuales

El anuncio de una cuarta o quinta generación no ha sido, en los últimos años,

sino que un truco publicitario más, ya que cada generación se ha distinguido por un cambio

en la tecnología, tubos al vacío, transistores y circuitos integrados, y según dice Larry Long:

“la tecnología base de las computadores de hoy es todavía el circuito integrado” (4)
por lo

tanto no se puede hablar del nacimiento de una nueva generación. Esto no quiere decir que

han pasado años sin innovaciones tecnológicas de gran significado, al contrario se ha

avanzado en la miniaturización de circuitos, en los sistemas de comunicación de los

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Capítulo II 24

computadores, en los dispositivos de entrada y salida, así como en los equipos de

almacenamiento y en las velocidades de procesamiento.

Asimismo, durante los últimos años, se han derivado de la computación

algunas ramas que están tomando fuerza y han hecho que el hombre llegue a realizar

actividades inimaginables. Una de estas ramas es la automatización, por medio de la cual el

ser humano utiliza máquinas para la realización de procesos productivos y en estos momentos

ésta juega un papel muy importante en las empresas ya que ayuda a alcanzar la máxima

eficacia en las operaciones realizadas. Esta revolución no sólo ha llegado a las grandes

industrias que manufacturan productos a gran escala, sino que, actualmente, existe una

máquina para casi toda clase de trabajo, en la medicina, la educación, la meteorología, el

diseño industrial, etc. Como se puede observar el fenómeno de la automatización se extiende

por muchas áreas y día con día avanza cada vez más.

Otra rama que se ha desarrollado es la cibernética, la cual se encarga de

estudiar el funcionamiento de las conexiones nerviosas de los animales y de las transmisiones

eléctricas de las máquinas. Gracias a la evolución de esta rama se ha llegado a la inteligencia

artificial, por medio de ésta se desea lograr la simulación del pensamiento humano y además

aumentar la utilidad de los computadores para que se asemejen más a los humanos. Se está

trabajando para crear un computador “pensante” capaz no sólo de emular la mente humana,

sino de superarla; aunque esto suene como una fantasía, actualmente, se cuenta con productos

derivados de la investigación en inteligencia artificial que pueden trabajar en forma similar a

la mente humana. Estos son conocidos como sistemas expertos pues imitan la capacidad de

respuesta que tendría un experto humano sobre un problema específico, además aprenden de

su propia experiencia, comprenden lo que les rodea y pueden adaptarse a ello. Los sistemas

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Capítulo II 25

expertos se están utilizando hoy en día para predecir el tiempo, para localizar minerales

subterráneos, para la ayuda en el diagnóstico de enfermedades, etc. También en ciertas

fábricas se utilizan máquinas que tienen la capacidad de visualizar piezas específicas,

tomarlas y armar algún producto, contando con la capacidad de adaptarse a situaciones fuera

de orden como cuando hay piezas defectuosas.

El único inconveniente que se tiene hasta el momento es que estos sistemas

no entienden el lenguaje “natural” usado por el hombre y por eso el uso en personas no

especializadas se complica; sin embargo, existen investigadores que han desarrollado

sistemas que pueden leer textos sencillos y luego contestar preguntas sobre estos textos. Otro

problema visible es que no existe la maquinaria necesaria para imitar el funcionamiento del

cerebro humano, ya que éste analiza muchas posibilidades en un tiempo muy corto y para

que un computador pudiera lograr esto, se necesitaría una memoria muy grande para guardar

todos los datos a evaluar y que además analizara muchas consideraciones a la vez. A pesar

de todos estos contratiempos se espera que en un futuro no muy lejano, los computadores

tengan una gran cantidad de conocimientos, alta velocidad para procesar datos y que puedan

comunicarse con los seres humanos con gran facilidad, se espera también que puedan, a partir

de datos incompletos o inexactos, abordar problemas y razonarlos por medio de conjeturas y

además que puedan también seleccionar, interpretar, actualizar y adaptar la información que

posean conforme cambien las circunstancias.

Según todos los avances que se han logrado y los que están por venir, se ha

llegado a un momento en que el mundo de las máquinas inteligentes tiene el potencial de

auxiliar y ampliar el conocimiento humano, siempre y cuando el hombre sepa emplear ese

potencial.

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Capítulo II 26

2.3 Desarrollo de la Informática

Desde tiempos antiguos el hombre ha tratado de preservar la información mediante el

uso de ciertos utensilios, para lo cual tuvo que desarrollar primero el lenguaje hablado y la

notación matemática. Se tiene noticias de que los babilonios del año 3500 A.C. fueron los

primeros en preservar información, ya que conservaban registros en tablas de arcilla, también

por ese mismo año se desarrollaron los primeros sistemas de notación matemática. Conforme

fue avanzando la humanidad la cantidad de conocimientos y de información fue aumentando,

por lo que se empezaron a usar nuevos medios de almacenamiento como madera, metales,

pieles de animales, papiro, papel, etc., hasta que en el siglo XV se introduce un invento que

revolucionaría la preservación del la información, la aparición de la imprenta, con la cual se

pudo registrar, almacenar, recobrar y transmitir los datos.

Pero aparte de conservar la información, el hombre se dio cuenta de que necesitaba

procesar esa información , para lo cual se diseñaron una gran cantidad de dispositivos, de los

que se habló en los apartados anteriores; sin embargo, no es si no dentro de la evolución de

la tercera generación de computadores y con el gran crecimiento económico-social así como

con el nuevo desarrollo científico, que se empieza a descubrir en las grandes empresas la

importancia que tiene la información y que con la ayuda de los computadores ésta puede ser

manejada de forma que se obtengan resultados más oportunos y significativos. Es de esta

manera que se da vida a lo que se conoce hoy en día como informática, ciencia que ayuda al

hombre con la información y su manejo en forma automatizada.

En estos días es muy importante tener información oportuna, rápida y significativa,

por lo que ésta se ha transformado en un recurso muy importante en todas las áreas donde el

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Capítulo II 27

hombre se desarrolla y según menciona Larry Long: “la información es un recurso valioso y

debe manejarse adecuadamente, de la misma forma que el dinero, los materiales y la gente.”
(5)
. Además se consideran los datos como la materia prima pues a partir de ellos se obtiene

la información, estos datos son recolectados y procesados dándoseles una forma significativa,

lo que ayudará para tener una visión más amplia de la información que se posee. Se ha hecho

referencia a la información, pero es importante señalar en qué consiste ésta, según Federico

Silva se llamará: “información a todo hecho, señal, antecedente que reduzca la incertidumbre

sobre un suceso o el estado o forma que adopta un componente dado y que modifique nuestro

comportamiento.” ( 6 ), a partir de esta definición se observa su importancia ya que afecta de

una forma u otra todos los actos del ser humano, ya sea en los negocios o en su vida diaria,

por consiguiente, la información debe ser administrada de forma tal que se obtenga de ella la

mayor utilidad posible, pues de esto dependerá el éxito o fracaso de una empresa o de

cualquier acción que una persona pretenda tomar.

Según varios autores las características más relevantes de la información son: el

objetivo, o sea el propósito que tenga, el formato, que se refiere a las restricciones que tenga

la información para ser comunicada, la frecuencia, lo que se relaciona con la periodicidad

con que se distribuye la información, la redundancia, aludida a la duplicidad, el costo, es

decir los recursos empleados para la captación o generación de información, el valor,

significado que tendrá la información, la confiabilidad, que está ligada con la seguridad que

puede dar la información, la almacenabilidad, relacionado con la susceptibilidad de la

información a ser almacenada y la información no se gasta y puede ser reutilizada. ( 7 )

Tomando en cuenta la importancia de la información, sus características, así como la

ayuda que pueden dar los computadores a su procesamiento, es como dentro de la informática

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Capítulo II 28

hacen su aparición los sistemas de información, basados en computadores que se encargan

de procesar datos e información para la toma de decisiones o para agilizar algún proceso en

particular, asimismo, con estos sistemas se puede obtener una mayor y diversificada cantidad

de información, la cual se puede multiplicar a grandes velocidades, además de que los

resultados generados con estos sistemas se toman con menos escepticismo que los que se

genera con medios manuales.

2.3.1 Sistemas de Información

El gran crecimiento que las instituciones han experimentado en los últimos

años, así como la importancia que se le ha dado a la información para saber que ha ocurrido,

que esta ocurriendo y que va a ocurrir, ha hecho que en todas las empresas se cuente con un

sistema de información, que de una u otra forma ayudará a la toma de decisiones o a agilizar

un proceso en particular.

Para definir un sistema de información, es necesario aclarar el concepto de

sistema, según James Senn: “un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan

entre sí para lograr un objetivo común.” ( 8 ) y según John Burch “la palabra sistemas en un

término ubicuo que sirve para describir un gran número de cosas, objetos, métodos o grupos”
(9)
, en síntesis se puede decir que un sistema es un conjunto determinado de cosas u objetos

que al estar relacionados van a ayudar a alcanzar ciertas metas establecidas previamente,

asimismo según menciona Federico Silva se llamará “procedimiento a la forma en que se

relacionan entre sí los diferentes componentes o elementos de un sistema” ( 10 )

, por lo que

los procedimientos serán un conjunto de pasos lógicos llevados a cabo en una forma periódica

para poder llegar a un fin, que en este caso será el objetivo del sistema.

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Capítulo II 29

Los sistemas se pueden clasificar en diferentes categorías según sus

características y éstos son: sistemas conceptuales, aquellos de explicación teórica y sus

componentes son ideas o conceptos, sistemas materiales, con componentes concretos y

tangibles, sistemas naturales, los no creados por el hombre, sistemas hechos por el hombre,

los desarrollados por los seres humanos, sistemas abiertos, éstos son los que tienen algún

intercambio con el medio, sistemas cerrados, no están en contacto con el medio, totalmente

cerrados, sistemas temporales, los que tienen un ciclo de vida realmente corto, sistemas

permanentes, aquellos cuyo ciclo de vida es muy amplio, sistemas no variables, cuyos

procedimientos y características no varían, y sistemas variables, cuyos componentes sufren

de ciertos cambios en un determinado momento.

Teniendo clara esta clasificación se considerarán otras definiciones de sistema

de información. Según José Luis Mora:

un sistema de información es el conjunto de elementos y

procedimientos íntimamente relacionados que tienen como
propósito manejar datos y elaborar reportes que permitan
tomar decisiones adecuadas para el logro de los objetivos
de una organización ( 11 )

y según Larry Long: “un sistema de información es un sistema computarizado que

proporciona capacidades de procesamiento de datos e información para auxiliar a los gerentes

en la toma de decisiones.” ( 12 ), por lo tanto, se puede concluir que un sistema de información

es un conjunto de partes que al estar relacionadas unas con otras logran alcanzar ciertos

objetivos, que en este caso serán el procesamiento de la información para obtener resultados

que ayuden en el crecimiento de la empresa y además se vale de instrumentos como los

computadores para lograr ese objetivo. Sin embrago, las definiciones que se han dado

anteriormente se basan en que los sistemas de información usan los computadores para los

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Capítulo II 30

procesos, además que no sólo procesan información para la toma de decisiones, sino que se

amplia el concepto a otras áreas como planillas, ventas, contabilidad, etc. Pero cuando

apareció el término sistema de información, por primera vez, su campo de acción se limitaba

al proceso de la información para la toma de decisiones y se manejaban más bien los nombres

de sistema de información gerencial o sistema de información administrativo, pero con el

avance de los años y de la tecnología ocurrió lo mismo que con los términos computación e

informática, su significado cambio y se hizo más amplio, logrando abarcar todas las áreas de

la empresa y además no necesariamente el sistema de información debe basarse en

computadores. Para efectos de esta investigación, se considerará que el sistema de

información está basado en computadores y que su acción no sólo se concentra en el proceso

de información para la toma de decisiones, sino en todas las áreas de la empresa.

Todas la compañías cuentan con un sistema de información, ya sea pequeño o

grande, pero para tener un sistema de información que sea funcional y cubra todas las

necesidades y objetivos que se han planteado para él, todos los datos que el sistema capte

deben de estar organizados de manera que puedan ser registrados, procesados, almacenados,

recuperables y comunicables dependiendo de las necesidades. Por lo tanto, el sistema de

información debe tener como fin registrar, procesar y reportar información significativa que

permita elegir cursos concretos de acción, además se debe concebir el sistema como una parte

integral del departamento o área donde éste funcione.

En consecuencia todo sistema debe tener cuatro componentes básicos:

Entrada, Procesamiento, Almacenamiento y Salida. Para la captura de los datos, en la entrada,

se utiliza una terminal de exhibición de video ( VDT ) y un teclado para la captura en sí de

los datos, en el procesamiento se utiliza una unidad central de proceso ( UCP ), la cual se

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Capítulo II 31

encarga de dar significado a los datos, en el almacenamiento se guardan los datos procesados,

es decir, la información, para tener un respaldo de los mismos o para darle un uso posterior,

y en la salida se obtendrá por algún dispositivo, como una impresora, los datos ya procesados

y listos para ser usados.

Según James Senn los sistemas de información pueden ser catalogados en tres

tipos: sistemas para el procesamiento de transacciones, sistemas de información

administrativa y sistemas para el soporte de decisiones. El primero es el sistema más

importante dentro de una organización, ya que las transacciones afectan a toda la empresa.

Este tipo de sistema tiene como objetivo mejorar las actividades rutinarias ( transacciones )

de cada departamento de la compañía, dentro de estas actividades rutinarias se puede

mencionar la facturación, pago de empleados, depósito de cheques, etc. Los procedimientos

para el manejo de estas actividades, se incluyen dentro de los programas de cómputo, los que

se encargarán de la realización de cálculos, clasificación, ordenamiento y procesamiento de

los datos, y serán necesarios para la producción de un resultado, en este caso una transacción

específica, lográndose una mayor eficiencia, eficacia, velocidad y exactitud en los procesos

que se lleven a cabo.

Por otra parte los sistemas de información administrativa son los que ayudan

a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas con base en información que esté

claramente definida y provenga tanto de fuera como de dentro de la compañía. Este tipo de

sistema prepara reportes en forma periódica, los cuales presentan una forma y formato

diseñados con anterioridad para dar soporte a los administrativos a la hora de tomar una

decisión, conociendo de esta manera los factores que deben tomarse en cuenta para tomar la

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Capítulo II 32

decisión, así como las variables que tendrán una influencia significativa sobre el resultado de

dicha decisión.

Por último, están los sistemas para el soporte de decisiones, éstos ayudan a los

directivos que enfrentan problemas de decisión únicos, proporcionando información sobre

situaciones particulares y en circunstancias que no están bien estructuradas. Dado el

problema de conocer las necesidades de información de antemano, es imposible crear los

reportes de forma anticipada, por consiguiente este tipo de sistema debe ser muy flexible para

así poder satisfacer las necesidades cambiantes de los directivos.

2.3.2 Diseño y Desarrollo de Sistemas de Información

En la actualidad se ofrecen en el mercado diversos sistemas que satisfacen

algunas necesidades de una compañía, pero algunas veces se requieren ciertos programas que

sean más amplios y complejos, para que cubran ciertas necesidades específicas dentro de los

departamentos de una empresa. Es por esta razón que se recurre al diseño y desarrollo de

sistemas de información, para así poder obtener un sistema que satisfaga todos los

requerimientos de la empresa y se pueda tener la información requerida para tomar decisiones

a todos los niveles, así como para resolver diversos problemas que se presenten dentro de la

organización. Asimismo, a través de un análisis de sistemas será posible seleccionar dentro

de varias alternativas la que resulte más óptima y que se identifique más con los objetivos

iniciales del sistema, ayudando después a que el desarrollo del mismo sea el correcto y

satisfaga todas las necesidades de las personas que lo estarán usando.

La puesta en marcha de un nuevo sistema de información dentro de una

empresa se puede deber a tres factores: el cambio de la tecnología, lo cual conlleva a la

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Capítulo II 33

reestructuración o reelavoración del sistema existente, a los factores económicos y sociales,

el crecimiento dentro y fuera de la empresa puede afectar todos los sistemas de la misma y

los cambios operacionales y la incorporación por parte de los gerentes de nuevos

procedimientos de operación pueden afectar el desenvolvimiento de los sistemas que están

funcionando.

Sin importar cuales sean las causas por las cuales se desarrolle un sistema, es

muy importante seguir una serie de pasos lógicos o secuencia de etapas que ayudarán a lograr

que el sistema se lleve a cabo con todos los requerimientos necesarios para cubrir las

necesidades por las cuales se decidió crear, esto concuerda con lo que menciona Federico

Silva: “se entiende por desarrollo de un sistema de información la creación de un sistema

diseñado para llevar a cabo los objetivos o fines especificados por el usuario.” ( 13 )
, en

resumen será de suma importancia el seguir una secuencia de procedimientos específicos

para asegurarse que se cubrirán todas las variables que involucra el desarrollo de un sistemas

de información. Consultados varios autores al respecto, las etapas a seguir serán: estudio

preliminar, también llamado análisis previo o definición del problema, análisis del sistema,

tanto el que se tiene ( si existiera ) como el que se va a crear, desarrollo del sistema e

implantación y mantenimiento del sistema. Dentro de estas etapas hay algunas intermedias

como son el análisis de requerimientos, donde se evalúa qué equipo y qué programas se

necesitarán para el desarrollo del sistema, análisis de costo/beneficio, donde se estiman los

costos y beneficios que tendrá el sistema y además un estudio de cómo serán agrupados los

datos para su tratamiento ( bases de datos ). ( 14 ) A continuación se parará a explicar cada una

de las etapas mencionadas.

[Link] Análisis Previo

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Capítulo II 34

En la primera etapa del desarrollo del sistema, también conocida como

estudio preliminar, se da el primer paso del estudio de sistemas y tal vez el más importante,

ya que aquí se identifica con claridad el problema específico que se va a resolver, así como

los procedimientos que se van a llevar a cabo para el desarrollo del sistema en sí, la

factibilidad del mismo, su costo y duración. Según el diccionario se define estudio como

“trabajos que preparan la ejecución de un proyecto” ( 15 )

, consecuentemente en este primer

paso se deben recabar todos los detalles que se refieran al sistema, por lo que se debe conocer

la estructura administrativa de la empresa para esclarecer las políticas con que debe cumplir

el sistema, también es preciso tener en cuenta de donde se puede obtener información que

será útil para todas las necesidades que debe cubrir el sistema y se pueden preparar prototipos

o modelos de lo que va a ser el sistema. Además por medio de este estudio se deben aclarar

todas las interrogantes que existan con respecto al problema que se haya planteado, para

poder así determinar con precisión lo que en realidad se desea hacer y que debe ser

contemplado dentro del sistema a crear, igualmente es necesario determinar si el sistema es

factible o no, para así no perder tiempo y dinero en su desarrollo. La factibilidad se puede

comprobar mediante la realización de algunos estudios como los de factibilidad técnica,

económica y operacional; en el primero se evalúa si el sistema se puede desarrollar y poner

en marcha con la tecnología, equipo, programas y personal con que se cuenta en ese momento

o se deben buscar otros que ayuden de mejor manera al desarrollo del sistema; dentro del

segundo se contempla si los beneficios de llevar a cabo el sistema son suficientes como para

aceptar los costos en los cuales se incurriría y si el costo de no desarrollar el sistema afectará

el crecimiento de la empresa y en el tercero se plantea si a la hora de implantar el sistema,

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Capítulo II 35

éste será usado o no y si esto afectará los beneficios que se supone traerá la puesta en marcha

del sistema en la empresa.

Una vez obtenida toda la información se redactará un documento con

los alcances y objetivos del sistema, así como toda la información que ha sido recolectada,

de igual forma se debe incluir un programa con fechas de cómo será la evolución del sistema,

también se pueden agregar diversas soluciones para el problema; una vez completado este

documento debe ser entregado a los gerentes de la empresa para su debida aprobación y si es

aceptado se iniciará de inmediato la siguiente etapa. Es importante que todo el personal que

va a estar usando el nuevo sistema participe en forma conjunta en la definición del problema,

así como en los objetivos y alcances del sistema, para así poder cubrir todas las necesidades

de las personas y velar porque el sistema realice todo para lo que va a ser creado.

[Link] Análisis de Requerimientos

Luego del estudio preliminar y una vez aprobado el desarrollo del

sistema, se presenta una etapa intermedia que es el análisis de requerimientos. Con este

análisis se pretende determinar qué equipo y qué tipo de programas se necesitarán para el

desarrollo del nuevo sistema, así como los requisitos que éste debe tener.

En caso de que exista un cierto equipo y se estén usando ciertos

programas, entonces se debe hacer una evaluación para confirmar las especificaciones que

se necesitan en el momento de crear el sistema nuevo. Esto es importante ya que el equipo y

los programas deben de excederse en un cierto margen con respecto a los requerimientos,

esto con el fin de que ese margen permita abarcar las crecientes necesidades del sistema de

información durante su vida útil; de otra forma al aparecer esas necesidades harán que la

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Capítulo II 36

demanda de procesamiento aumente y no se podrá satisfacer porque no se cuenta con el

equipo y los programas que lo permitan.

Con el fin de determinar todos los requerimientos que son necesarios

en el sistema a desarrollar, se plantearán diversas preguntas que ayuden a ver con claridad

cuál es el problema a resolver, de qué tamaño es, qué lo origina y qué se necesitará para

solucionarlo. Con base en todo esto se podrán identificar las características que debe tener el

nuevo sistema, así como los resultados que producirá.

Existen ciertos requerimientos que son fundamentales y a la vez muy

comunes en casi todos los casos, éstos se denominan requerimientos básicos, pero también

existen otros requerimientos que dependen de la orientación que vaya a tener el sistema. Para

obtener estos requerimientos se debe recurrir a algunas herramientas como son la entrevista,

el cuestionario, la revisión de documentación y la observación. Por medio de la entrevista se

puede obtener información provechosa de una o varias personas; en el caso del cuestionario

éste puede ayudar a recolectar datos provenientes de un grupo muy grande de personas, lo

cual tomaría mucho tiempo si se aplicara una entrevista; con la revisión de la documentación

se puede encontrar información valiosa relacionada con la organización y sus operaciones y,

por último, con la observación se obtiene información que no se puede reunir con ninguna

otra técnica.

Una vez recopilados todos los datos, se analizan y se obtienen las

especificaciones de los requerimientos, en otras palabras una descripción específica de las

características del nuevo sistema, es decir, el equipo que se ocupará, los programas y las

necesidades que deben cubrir. Con todos estos requerimientos en mano se diseñarán

estrategias o métodos que serán utilizados para que los requerimientos establecidos sean

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Capítulo II 37

incluidos dentro del desarrollo del sistema, y cuando éste sea puesto en marcha se cumpla

con todas las necesidades establecidas.

[Link] Análisis del Sistema

En la segunda etapa es donde se empieza en sí con el análisis del

sistema, según menciona el diccionario, análisis es la: “ distinción de las partes de un todo”
( 16 )
por consiguiente, en este segundo paso se debe investigar muy a fondo todo lo que debe

contener el sistema, así como las implicaciones del mismo.

Algunas veces el desarrollo de un sistema está basado en

procedimientos previamente existentes, por lo cual se debe hacer una investigación sobre

cómo están las operaciones actuales tratando de obtener los puntos fuertes y débiles de las

mismas, las cuales servirán de apoyo para la elaboración de un plan a seguir. Ahora bien, si

no existe ningún procedimiento previo se debe hacer un análisis y estudio detenido de los

problemas actuales para así poder elaborar el plan. Sea cual sea el caso, para elaborar el plan

se deben consultar organigramas, diagramas de flujo, hacer cuestionarios, entrevistas y

observaciones, una vez reunidos todos los parámetros se podrá visualizar la manera de lograr

en forma óptima el cumplimiento de los objetivos que fueron planteados en la primera etapa,

tomado en cuenta todos los aspectos que se necesitan cumplir, para que el sistema tenga un

buen funcionamiento y cumpla además con todas las necesidades planteadas por las personas

que estarán usando el sistema una vez que el mismo esté terminado.

Al concluir la etapa se debe preparar un informe que contenga un

resumen de los procedimientos actuales ( si los hay ), así como las especificaciones para

resolver el problema y las alternativas de acción preliminares; también, es necesario incluir

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Capítulo II 38

la factibilidad operacional de la propuesta, como la factibilidad económica; incluidos en estos

dos últimos puntos los costos y beneficios de la implementación del nuevo sistema.

[Link] Análisis de Costo/Beneficio

Otra etapa intermedia es el análisis del costo/beneficio, aquí se debe

realizar un estudio, basado en el análisis del sistema, para determinar si el desarrollo del

mismo guarda una relación igual en materia de costo y beneficio, es decir, si el costo que

tendrá el sistema será igual, menor o mayor al beneficio que éste proporcionará a la empresa.

Los costos que hay que tomar en cuenta para la realización de este estudio son el costo del

equipo de computación, el costo de acondicionamiento, el costo de entrenamiento, el costo

de desarrollo y el costo de operación; con respecto al primero, se evalúa el costo del equipo

que requiere el sistema y si éste se debe alquilar o comprar; en el segundo costo se incluye

todo lo relacionado con la preparación del lugar donde se instalarán los computadores, así

como todos los implementos necesarios para que el personal trabaje a gusto y que el equipo

esté instalado de forma adecuada; en el tercer costo se toma en cuenta el valor de la

capacitación del personal en el uso del nuevo sistema; el cuarto costo incluye todo lo referente

al diseño, programación, pruebas, tiempo de computador, etc.; y por último, en el quinto

costo se observan los costos en que se incurre a la hora de poner en marcha el sistema. Todos

estos son llamados costos directos que tendrá el desarrollar un nuevo sistema, es importante

incluir también los costos indirectos, como, por ejemplo, el obtener equipo especial para el

desarrollo del sistema, el cual no se necesitará en el momento de su implantación. En el

momento de realizarse el estudio se debe hacer en forma completa para que incluya tanto el

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Capítulo II 39

costo indirecto como el directo ya que estos dos afectarán el costo global del sistema y por

ende su desarrollo.

En lo que se refiere a beneficios, existen dos tipos, los tangibles y los

intangibles. Los primeros son los que se estiman fácilmente en términos cuantitativos e

incluyen más que todo dinero, los segundos se refieren a cosas que no se ven y son difíciles

de cuantificar una vez que se tengan estimados, por ejemplo, la satisfacción de las personas

por tener un sistema que les facilita su trabajo.

Una vez que se tengan claros los costo y beneficios del sistema y cual

será su cuantificación, se deberá calcular el margen o relación existente entre ellos, para ver

si ésta es aceptable o no, ya que en el caso de que el sistema tenga un costo mayor al

beneficio, el desarrollo del mismo se debe interrumpir en esta etapa y regresar al análisis

previo, con el fin de evaluar si existe alguna otra solución al problema, que haga que el costo

no sea mayor a los beneficios.

[Link] Bases de Datos

Cuando se está involucrado dentro del desarrollo de un sistema de

información, se hace necesario el ver dónde y cómo serán almacenados los datos para poder

ser procesados, ya que normalmente las empresas experimentan la necesidad constante de

recoger, procesar y almacenar gran cantidad de datos, con el fin de obtener algún resultado

que ayudará al funcionamiento de la empresa, el lugar donde se almacenan esos datos es lo

que se conoce como base de datos; según Henry Korth la base de datos “consiste en un

conjunto de datos relacionados entre sí.” ( 17 )

, es decir que ésta se verá como un lugar donde

se encuentran los datos guardados, en forma interrelacionada, para el uso de una gran

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Capítulo II 40

cantidad de personas, las que pueden, además, de incluir datos, modificarlos o extraerlos. La

base de datos servirá para contener los datos, por lo que dará el soporte al sistema de

información; de hecho cuando se esta desarrollando un sistema es esencial el establecer una

base de datos ya que ésta servirá y brindará apoyo al sistema de información.

La base de datos tiene un esquema básico de elementos que conforman

la estructura de la misma, esta estructura esta almacenada en algún dispositivo al cual los

usuarios tienen acceso. La estructura de la base puede hacerse de tres formas distintas: la

primera es la estructura de árbol, aquí la base de datos tiene una estructura de árbol con sus

ramas y sus hojas, las hojas representan los datos; este tipo de estructura tiene su restricción

y es que sólo existe un tronco que es llamado la raíz, no pueden haber más; la segunda es la

estructura de red, este tipo a diferencia de la de árbol, puede tener varios troncos, por lo tanto,

se pueden tener varios árboles todos relacionados entre sí y la tercera es la estructura

relacional, en este caso, la estructura de la base de datos se hace por medio de tablas y la

relación de los datos se realiza a través de campos de conexión; en este caso la tablas no

siguen ninguna jerarquía fija.

Ahora bien, al tener una base de datos es necesario contar con ciertos

programas que administren esa base de datos; actualmente existe una gran cantidad de estos

programas, pero al elegir uno se hace necesario tomar en cuenta que ese programa

administrador debe cumplir con las necesidades de la empresa y con ciertas características

como: intentar que los datos queden estructurados en la forma más adecuada, proteger la base

contra acceso no autorizado, procurar la independencia de los programas y de la base misma,

lograr una integración de los datos minimizando la redundancia y que responda con rapidez

a las necesidades del usuario.

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Capítulo II 41

Asimismo las bases de datos pueden ser diseñadas siguiendo cuatro

modelos: jerárquico, de red, entidad-relación y relacional. La base de datos que usa el primer

modelo que es el jerárquico consiste en un conjunto de registros que están conectados por

medio de ligas y a su vez los registros son un conjunto de atributos o campos los cuales

representan la naturaleza del registro; por otra parte, la liga es una asociación exclusiva entre

dos registros. En este modelo los registros se organizan en árboles y un grupo de árboles

llamado bosque será lo que se llame base de datos. Con respecto al segundo modelo, que es

el de red, tendrá los mismos componentes que el modelo jerárquico, es decir registros, ligas

y atributos, solamente que en este caso la estructura de la base de datos no será en forma de

árbol, sino que será una estructura arbitraria que no guarde ninguna jerarquía. En relación

con el tercer modelo, que es el modelo entidad-relación, éste se basa en el principio de que

lo que la base de datos contiene son entidades que representan el mundo real y además de

que estas entidades tienen una relación. La entidad identifica un dato único ya que representa

un solo objeto, además cada entidad esta representada por un conjunto de atributos ( concepto

aplicado al modelo jerárquico y de red ) que dan una idea de la naturaleza de la entidad, cada

atributo tiene un rango de valores permitidos que se conoce con el nombre de dominio y la

descripción de cada entidad se da por medio del atributo y de su dominio. De esta manera,

una relación es una asociación entre varias entidades y la función que desempeña una entidad

en esa relación se llama papel y ayuda a aclarar el significado de una relación; la estructura

de la base de datos que usa este modelo será en forma de esquema donde se tengan las

entidades y las relaciones entre ellas. Por último el cuarto modelo es el relacional, por medio

del cual la base de datos se representa como un conjunto de tablas que tienen asignado un

nombre único, estas tablas además tienen una estructura y dentro de ellas existen distintas

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Capítulo II 42

relaciones, a estas tablas también se les aplica el concepto de atributo y dominio vistos en el

modelo anterior. Estas tablas son accesadas por medio de programas específicos que permiten

hacer consultas a la base de datos, eliminar, insertar y actualizar datos, todo esto por medio

de cálculos relacionales provenientes del álgebra relacional ( un tipo de matemáticas ), un

ejemplo de éstos programas es el SQL.

[Link] Desarrollo del Sistema

En la tercera etapa se entra en lo que se llama el desarrollo del sistema,

esta etapa consta de dos pasos que son el diseño y el desarrollo del sistema propiamente

dicho. Según el diccionario se define diseño como: “trazo, dibujo, delineación” ( 18 ), es decir,

se hace un bosquejo de lo que va a ser el sistema, basándose en la información que se ha

recolectado en las etapas anteriores; se debe hacer un diseño lógico del sistema de

información que contenga cómo va a entrar la información al sistema, cómo va a salir, qué

procesos se llevaran acabo y qué controles se pondrán a funcionar, todo esto tomando en

cuenta los requerimientos establecidos y velando por que el diseño del sistema tenga

flexibilidad, confiabilidad, eficiencia e integridad; por lo tanto, a través del diseño se

convierten los requisitos en algo tangible que dará solución al problema planteado, además

de que el éxito del sistema estará estrechamente relacionado con el diseño del mismo.

Dependiendo del caso, en este paso se diseñará un sistema nuevo o se plantearán las

modificaciones del sistema existente.

El diccionario define desarrollo como: “aumentar, acrecentar,

perfeccionar, mejorar” ( 19 )
, en otras palabras, en este paso se empieza a confeccionar el

sistema en sí tomando en cuenta todas las especificaciones que se plantearon en el diseño del

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Capítulo II 43

sistema, además se elaboran manuales donde se explica el funcionamiento del sistema, estos

manuales serán usados por las personas para aprender a usar el sistema.

Dentro del desarrollo de sistemas de información existe una gran gama

de herramientas que pueden ayudar a la eficiencia, la productividad y a que la calidad del

sistema terminado sea mejor, también disminuyen el tiempo para realizar las tareas y la

intensidad del trabajo. Estas herramientas se dividen en tres categorías que son front-end,

back-end e integrales. Las primeras ayudan a automatizar las actividades del desarrollo que

tienen que ver con análisis de requerimientos y diseño propiamente dicho, además

proporcionan soporte para el desarrollo de procesos; las segundas tienen como finalidad

ayudar en las actividades que tienen que ver con la confección de los programas, procesos y

entradas y salidas del sistema, convirtiendo todos los diseños en código de programación,

que es el que será utilizado por el computador para resolver los problemas; por último, las

terceras son una combinación de las dos anteriores, son herramientas que permiten cubrir

todas las actividades del desarrollo de sistemas dando ayuda en análisis, diseño y desarrollo,

a diferencia de las anteriores que sólo dan ayuda en unas u otras actividades, y es un poco

difícil el combinar los resultados producidos por una con la información de entrada de la otra.

Un ejemplo de estas herramientas es el CASE o ingeniería de sistemas asistida por

computador, que incluye todas las ayudas para lo que es el desarrollo de un sistema de

información, además hay algunas que también dan ayuda en actividades que están un poco

fuera del desarrollo, como son el mantenimiento, el análisis y la administración del sistema;

haciendo que el desarrollo de sistemas no se vuelva algo muy tedioso o complicado para las

personas encargadas de elaborar un sistema de información para una empresa determinada.

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Capítulo II 44

[Link] Implantación y Mantenimiento del Sistema

En la cuarta etapa se llega a la implantación o implementación del

sistema, que será un primer paso y un segundo paso que es el mantenimiento del sistema. El

diccionario define implantación como: “ introducir, instaurar” ( 20 ), se puede indicar entonces

que la implementación es poner en marcha o poner a funcionar el sistema en la empresa.

Dentro de esta etapa se deben tomar en cuenta tres pasos que son muy importantes, estos son

la depuración, la prueba y la documentación.

A través de la depuración se detectan y corrigen errores que hacen que

el sistema funcione mal, para lo cual se deben realizar revisiones completas donde se pueda

ver que el sistema tenga la lógica correcta y no tenga ningún error de escritura; muchas veces

este paso puede igualar o exceder el tiempo invertido en el desarrollo del sistema propiamente

dicho. El siguiente paso es la prueba, en la que se desea ver que el sistema produzca los

resultados correctos, ya que un sistema puede estar depurado y funcionando bien, pero por

diversas razones no se obtienen los resultados deseados; de ahí que se realizan las pruebas.

Muchas veces se realizan pruebas a secciones del sistema para así aislar los errores y hacer

más fácil su corrección. Se puede decir que la etapa de prueba termina cuando se considera

que el sistema funciona en forma adecuada y produce los resultados deseados. El último paso

es la documentación, donde se pretende reunir en papel, en forma detallada, la razón del

desarrollo del sistema, para quien se realizó, qué hace y cómo lo hace, esto con el fin de dejar

un expediente con toda la información referente al sistema.

En esta etapa es necesario tener muy en cuenta el personal que estará

usando el sistema y si en el momento de ponerlo en marcha, afectará de una forma u otra el

manejo administrativo de la empresa, así como la forma de trabajo de las personas. En

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Capítulo II 45

relación con el personal, se le debe dar un entrenamiento para el uso del sistema y si fuera

posible involucrar al personal en el mismo desarrollo del sistema de información para así

evitar cualquier resistencia al cambio. Y con la parte administrativa se debe velar porque el

sistema no vaya a perjudicarla y no tenga implicaciones administrativas negativas, ya que

ése no es el objetivo del desarrollo de un sistema.

El diccionario define mantenimiento como: “sostener, conservar” (

21 )
, expresado de otra forma el mantenimiento será el dar un seguimiento al funcionamiento

del sistema para velar que éste cumpliendo con todas los requisitos que se habían planteado.

Además pueden surgir cambios en las operaciones y en las necesidades de las personas, por

lo que se hace necesario el mantenimiento y modificación de los sistemas una vez que éstos

sean puestos en marcha. El mantenimiento será pues una actividad constante que conservará

al sistema de información en los niveles máximos de eficacia y eficiencia, reduciendo errores

que vienen del diseño, del alcance del sistema y los provocados por cambios dentro de la

organización. De acuerdo con Robert Murdick el mantenimiento se puede clasificar en cuatro

tipos, de urgencia, ordinario, por petición y por mejoras. El primero será un mantenimiento

que se presente en casos extremos, cuando el sistema no esté brindando los resultados

esperados; el segundo será el que se realice en forma periódica, para verificar que el sistema

está funcionando; el tercero se aplicará en caso de que alguna persona que usa el sistema

solicite que al mismo se le aplique algún cambio para cumplir con alguna necesidad que esa

persona tenga y, por último, el cuarto se pondrá en práctica cuando el sistema necesite alguna

modificación debido a factores externos, como cambios tecnológicos o dentro de la

organización.

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Capítulo II 46

Todas las etapas tienen una secuencia lógica y un ligamen, una

dependerá de la otra, sin embargo, el tratamiento que se le da a cada etapa puede ser diferente,

aunque la base será siempre la misma. Es muy importante estar siempre en contacto con los

gerentes y con las personas que usarán el sistema para constatar que éste cumpla con todas

las necesidades.

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