MAPRO
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Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores
de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
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Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Auxilian en la induccin del puesto
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo
eficiente de informacin
Proporciona la descripcin de cada una de sus funciones a personal.
Proporciona una visin integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones
y desempeos de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento
Son guas del trabajo a ejecutar
3. CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL MAPRO
1. Informacin completa
2. Fcil manejo e identificacin
3. Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualizacin
4. En formato a4 y a3 cuando sea necesario para los grficos
[Link] EL CONTENIDO
1. CARATULA DE IDENTIFIACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo
lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el
nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guion o
diagonal.
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Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
[Link]:
El documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su
revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las
reas comprendidas en el manual.
[Link] DEL MANUAL
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin
del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes
conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
5. AREAS DE APLICACIN
[Link] LEGAR
[Link] PARA CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde,
con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se
trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse
el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una
misma operacin.
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Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la
conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a
un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe
encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin
y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
presentacin de la informacin.
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente
que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que
conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura,
funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede
nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios
para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al
titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con
este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores
externos.
[Link] DE FLUJO
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin
del equipo o recursosutilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma
sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo
que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o
grficos simplificados.
[Link] DE TERMINOS
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos
[Link] DEL PROYECTO
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin , toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus
etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.