Control Interno: tipos de control y sus elementos bsicos
El rea de control interno configura una unidad de gestin con visin integral sobre de una compaa, que
aunque hoy en da se considera, va ms all de los asuntos que tienen relacin directa con las funciones de los
departamentos de contabilidad y finanzas.
El control interno comprende el plan de la organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de
una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y
administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr
el cumplimiento de las metas y objetivos programados en la compaa.
Elementos bsicos del control interno
a. Un plan de organizacin que provea la separacin apropiada de responsabilidades funcionales.
b. Un sistema de autorizacin y procedimientos de registro adecuados para proveer un control razonable.
c. Prcticas sanas de seguirse en la ejecucin de los deberes y funciones de cada unidad y servidor de la
organizacin.
d. Idoneidad del personal, proporcional a sus responsabilidades.
e. Funcin efectiva de auditora interna.
Hoy en da se considera que el control interno va ms all de los asuntos que tienen relacin directa con las
funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas
Hoy en da se considera que el control interno va ms all de los asuntos que tienen relacin directa con las
funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. El control interno incluye controles tanto de carcter
financiero como administrativo o gerencial; aunque es difcil delimitar estas reas es necesario tratar de
establecer diferencias entre el control interno financiero y el administrativo, ya que ambos hacen parte del
control interno.
Control interno financiero
Comprende el plan de la organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los
recursos, as como la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Debe estar
orientado a una seguridad razonable de que:
Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la
administracin.
Dichas transacciones se registren adecuadamente para permitir la preparacin de estados financieros.
El acceso a los bienes y/o disposiciones solo es permitido previa autorizacin de la administracin.
Los asientos contables se hacen para controlar la obligacin de responder por los recursos, y su registro se
compara peridicamente con los recursos fsicos; por ejemplo, el inventario de mercanca .
El control interno es responsabilidad principal de la gerencia o mxima autoridad de la empresa; y en lo relativo
al control interno financiero esta responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la direccin financiera
ante la mxima autoridad, quien debe velar por que sea congruente.
Aspectos importantes para asegurar un acertado control interno:
Segregacin de funciones: las funciones incompatibles para ejercer el control interno son aquellas que ponen a
cualquier persona en situacin que pueda cometer y tambin ocultar, errores o irregularidades en el curso
normal de sus obligaciones. Por ejemplo, la misma persona que registra las erogaciones podra emitir o alterar el
registro de un cheque, ya sea con o sin intencin. Si la misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisin de
registro de cheques puede ocultarse por medio de una conciliacin incorrecta.
De acuerdo con este ejemplo los procedimientos diseados para encontrar errores o irregularidades deben
desempearse por personas distintas de aquellas que estn en posicin de cometerlos.
Ejecucin de transacciones: se debe obtener seguridad razonable de que las transacciones han sido ejecutadas y
autorizadas por personas que actan dentro del lmite de su responsabilidad; por ejemplo, los reportes de
recepcin y las facturas de los proveedores pueden ser comparadas con las rdenes de compra al aprobar la
documentacin relativa a los pagos; ms an, los cheques pagados pueden compararse con los documentos
aprobados, ya sea individual o colectivamente.
Registro de las transacciones: el objetivo de los controles con respecto al registro, requiere que estas se registren
en las cantidades y en los perodos contables en los cuales hayan sido ejecutadas y que se clasifiquen en las
cuentas apropiadas. Para efectos de la definicin de control interno contable, el objetivo es permitir la
preparacin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Ejemplo: la comparacin de los cheques devueltos por el banco, con las erogaciones registradas, pueden revelar
cualquier cheque pagado no registrado; asimismo el examen de los documentos que soportan las erogaciones
registradas pueden revelar la responsabilidad de registro de los activos. La seguridad de que el cobro de las
cuentas por cobrar haya sido registrado, descansa en los controles que se ejerzan sobre los registros de cuentas
por cobrar, ya que estos muestran la totalidad de tales cobros.
Comparacin de registros con los activos: al comparar las cantidades registradas con los activos
respectivos es el determinar si el activo real coincide con el registrado; ejemplo tpico: incluyen
arqueos de efectivo y valores, conciliaciones bancarias e inventarios fsicos.
Control interno administrativo
Comprende el plan de la organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin
que llevan a la autorizacin de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la
eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el logro de metas y objetivos programados.
La proteccin de los recursos y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad
primordial de los miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario mantener un acertado control interno
administrativo; este existe cuando la administracin puede confiar en una autoverificacin de las operaciones y
actividades sin tener que realizar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.
Para que una entidad pueda funcionar, adems de dotarla de los recursos necesarios e indispensables (humanos,
materiales y financieros), debe poseer organizacin administrativa compatible con su finalidad o razn de ser.
Debe cumplir con el proceso administrativo de: planeamiento, organizacin, direccin y control.
Por ejemplo, la operacin o transaccin de vender conlleva los siguientes pasos: aceptacin del pedido, su
despacho, la facturacin de la mercadera y, por ltimo, su cobranza. Esta sola operacin exige que se dicten
polticas para normar cada uno de estos pasos; asimismo, la autorizacin para llevarlos a cabo nace de la misma
autoridad y es delegada por ella a otros funcionarios, sin perder su responsabilidad. A su vez, cada paso precisa la
aprobacin, la cual indica que se han satisfecho las condiciones especficas o implcitas de la autorizacin para
efectuarlo.
Caractersticas de los sistemas de control interno administrativo
De organizacin: control alcanzado por el modo en que la empresa asigna responsabilidades y delega autoridad,
considera dos tcnicas principales de control organizativo: estructura organizativa y delegacin de autoridad.
Debe orientar sobre temas como las relaciones jerrquicas, las responsabilidades asignadas a cada funcin y los
lmites de autoridad y la responsabilidad de los individuos claves en cada funcin.
De operacin: control alcanzado mediante la observacin de polticas y procedimientos dentro de la
organizacin. Los controles de operaciones son los mtodos mediante los cuales una organizacin planifica,
ejecuta y controla la marcha de sus actividades.