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GUA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP MDULO INVENTARIOS
Programados con los ms altos estndares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen
en mdulos opcionalmente integrables entre s, estableciendo soluciones para el manejo
de la informacin de las reas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones
administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad,
confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase grfica tipo
"Outlook" le ofrece un manejo amigable y fcil de usar, que se traducir en giles
sesiones de trabajo para el personal involucrado.
El proyecto de implementacin de los mdulos Microsip en su empresa, tiene como
propsito el ordenar la operacin actual del negocio, aprovechando las ventajas que
esta tecnologa ofrece, para mejorar significativamente el control y la administracin.
A continuacin le incluimos los aspectos ms importantes de cada mdulo para que, los
usuarios cuenten con una gua rpida de referencia para la operacin eficiente del
sistema.
Esta gua, de ningn modo constituye un manual especializado del sistema, as tampoco
debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitacin a su personal. Ni
4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un libro o de un manual por escrito
para la configuracin y operacin de los mdulos adquiridos. El mismo sistema incluye
para cada mdulo una seccin de ayuda (cono ? en el men o en la barra de
herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver
satisfactoriamente la gran mayora de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo
momento el usuario final deber referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo
punto de apoyo ser la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta
persona usualmente es la misma que fue designada Lder de Proyecto para la
implementacin de Microsip, segn lo acordado en la junta de organizacin/arranque.
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ndice
1. Acceso a Microsip.. 3
2. Configuracin (Preferencias de la Empresa) 4
3. Men Listas.. 7
4. Men Catlogos. 8
5. Men Movimientos.... 14
6. Reportes .... 17
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1. Acceso a Microsip
Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o
anteriores).
Aparecer la ventana de inicio de sesin de Microsip. Ingresar nombre de usuario y
contrasea y dar clic en Aceptar.
Aparecer una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecer la barra
Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Inventarios.
Mdulo de Inventarios
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2. Configuracin (Preferencias de la Empresa)
Cuando es la primera vez que se abre el mdulo de Inventarios, se abrir una ventana
de Preferencias de la Empresa. En esta Ventana se configuran los mtodos de costeo en
los inventarios, salidas sin existencia, Rechazar o aceptar entradas con variacin de
costo y la estructura de la cuenta contable (si es necesario).
Generalidades en el uso del mdulo de Inventarios
La vista principal de los mdulos Microsip est diseada con un estilo tipo "Outlook",
donde las regletas de mens se deslizan/intercambian segn la operacin a realizar.
Todas las operaciones pueden realizarse tambin a partir del men principal y existen
comandos abreviados de teclado para la mayora.
Iconos ms utilizados en el mdulo
A continuacin se presenta un listado de los iconos con uso ms frecuente en cada una
de las ventanas del mdulo.
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Abre una ventana vaca para crear un nuevo documento. Comando en
teclado Ctrl + N.
Sirve para buscar un documento dependiendo del men en el que se encuentre.
Comando en teclado Ctrl + B.
Guarda el documento y deja lista la ventana para continuar generando
un nuevo documento. Comando en teclado con la tecla F12.
Guarda y cierra la ventana del documento. Comando en teclado con la
tecla F11.
Modificar, cuando se quiere editar algn dato de un documento ya creado es
necesario dar clic en este cono. El comando en teclado es Ctrl + M.
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En este cono se selecciona el perodo de la vista, es decir se
selecciona el rango de fechas del cual se desea ver la informacin. Esto muestra un
listado de los documentos dependiendo el periodo seleccionado. (Todos meses, ltimos
das, ltimos meses, perodo, perodo de captura, da de hoy).
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Para cambiar el periodo de captura en el mdulo se debe dar clic en el cono de
cambiar perodo e introducir el rango de fechas que comprenderan el perodo a
habilitar para generar documentos.
Nota: Si se desea capturar algn movimiento fuera del periodo establecido el sistema
mandar un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el
perodo de Captura.
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La pantalla del mdulo de Inventarios cuenta con diversos mens, los cuales se
encuentran del lado izquierdo de la pantalla. Empezaremos de abajo hacia arriba
iniciando con el men Listas. Este men contiene las opciones para dar pases,
estados y ciudades.
3. Listas
Alta de Pases, Estados y Ciudades.
Para dar de alta un pas, dar clic en el cono de Pases y despus en Nuevo. Hay que
llenar los campos de nombre del pas y el nombre abreviado. Para establecer como
predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La
diferencia es que para los estados se pedir seleccionar el pas al que pertenece y en
ciudades el estado al que pertenece.
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Nombre y
nombre
abreviado En estado
seleccionar el
pas y en
ciudad
seleccionar el
estado.
4.- Catlogos
Este men contiene las opciones para dar de alta Conceptos, centros de costo,
almacenes, grupo de lneas, lneas de artculos y artculos.
Conceptos
En esta opcin se dan de alta los conceptos que maneja la empresa en inventarios y
pueden ser de Naturalezas Entrada o Salida. Para dar de alta un nuevo concepto dar
Clic en el cono y despus en Nuevo, se desplegar la pantalla para llenar los datos
del nuevo concepto. Si no se cuenta con el mdulo de contabilidad no es necesario
llenar la pestaa de informacin contable.
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Nombre y Nombre abreviado del
nuevo concepto
Pestaa de informacin
contable.
Tipo de Concepto, se
selecciona de acuerdo a
la naturaleza del mismo
Naturaleza del
Concepto
Centros de Costo
Esta opcin se utiliza para dar de alta los diferentes Centros de costos manejados en la
empresa (si es que se requiere). Para dar de alta un nuevo centro de costos dar Clic en
el cono de Concepto, y despus en nuevo.
Nombre y Clave del
Centro de Costos
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Almacenes
Aqu se dan de alta los almacenes con los que cuenta la empresa. Para dar de alta un
nuevo almacn se debe dar clic en el cono de Almacenes y despus en nuevo.
Si no se cuenta con el modulo de contabilidad no se utiliza la pestaa de Informacin
Contable.
Nombre y
Nombre abreviado
del Almacen
Dar clic para
ingresar domicilio
Ciudad, cdigo postal y
telfonos del almacn
Lneas y Grupos de Lneas
Estas opciones nos ayudan a clasificar los artculos, (otro nombre sera Familias).
Simplemente clic en Nuevo para crear los las lneas/grupos necesarios. Considere que:
un artculo slo puede pertenecer a una lnea. A su vez, una lnea slo puede pertenecer
a un grupo de lneas.
Estas clasificaciones, principalmente sirven para organizar nuestra informacin y para
enriquecer los datos plasmados en los reportes del sistema. Es muy recomendable que
aproveche estas herramientas para sacar mayor partido de la informacin que capture.
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Nombre de Lnea
Grupo de Lnea,
creado
anteriormente
Artculos
En esta opcin se crean todos los servicios o productos del catlogo de la empresa.
Para crear uno nuevo dar clic en Nuevo. Los campos a llenar en la pestaa General son
Nombre, Imagen (opcional), Lnea a la que pertenece, Unidad de Medida y Compra y
Claves (pueden ser propias o inclusive cdigos de barra).
Lnea de artculo
y Unidades de Nombre e
medida Imagen
El artculo puede ser o
no almacenable.
Habilitar la casilla
dependiendo del caso.
Si es juego (kit),
habilite la casilla para
Claves de
ingresar los
componentes en la artculo
pestaa de
Componentes.
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Puntos de reorden
En esta pestaa se especifican las cantidades a partir de las cuales se requerir hacer
una nueva orden de pedido para el artculo y el mximo que se puede tener en almacn
de ese artculo, as como especificar el almacn el que se encuentra y su ubicacin
dentro del almacn.
Almacn y localizacin
dentro del almacn Puntos mximos,
mnimos y de reorden
del artculo
La pestaa de Informacin contable, solo se debe configurar si es que se cuenta con
el mdulo de Contabilidad.
Notas
En esta pestaa se puede escribir cualquier anotacin referente al artculo. Tan larga
como se desee, para cualquier aclaracin referente al artculo.
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rea de notas
Datos Particulares
Esta pestaa quedar pendiente ya que su configuracin es ms avanzada y depende
de las necesidades de la empresa.
Historial
En esta pestaase pueden revisar las Existencias Disponibles de este articulo el los
diferentes almacenes. En la sub pestaa Existencia se elige el almacn a ver y dar clic
en Mostrar para desplegar los resultados.
En la Sub Carpeta Kardex se muestra un historial de todos los movimientos que ha
tenido determinado artculo, en base a un periodo y almacn especfico.
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Seleccionar perodo
y almacn
Clic para mostrar
resultados del kardex
5.- Movimientos
En este men encontramos las opciones de inventarios fsicos, entradas y salidas de
almacenes.
Inventarios Fsicos
Para crear un nuevo inventario fsico dar clic en Nuevo. Aparecer una nueva ventana
en la que se deben llenar los datos obtenidos del conteo Fsico del inventario.
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Almacn al cual pertenece
el inventario Fsico
Clave, Nombre, Unidad de
medida y Existencia del
Artculo
Al terminar clic Guardar y Cerrar o en Guardar y Nuevo si se desea crear otro
inventario fsico.
Para aplicar un inventario fsico se debe dar clic en el cono , esta accin sustituir
las cantidades existentes en el almacn, por las cantidades registradas en el inventario
fsico.
Salidas
En esta opcin se registran o crean todas y cada una de las salidas de artculos de los
almacenes. Para crear una nueva salida de almacn dar clic en Nuevo.
Aparecer una nueva ventana en la que se deben registrar los artculos salientes.
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Concepto de la salida
Fecha y Folio
Almacn del cual sale
el o los artculos
Artculos, No. de
unidades, costo
unitario, costo total
Entradas
En esta opcin se registran o crean todas y cada una de las entradas de artculos en los
almacenes. Para crear una nueva entrada de almacn dar clic en Nuevo. Aparecer una
nueva ventana en la que se deben registrar las cantidades, costos, y unida de de
medida de los artculos entrantes.
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Concepto de la entrada
Fecha y Folio
Almacn al cual entra
el o los artculos Artculos, No. de
unidades, costo
unitario, costo total
6. Reportes
El objetivo de los reportes del mdulo de inventarios es presentar informacin valiosa
para el usuario con respecto a distintos criterios que afectan los a los almacenes e
inventarios. Mientras la informacin con la que se alimenta la base de datos sea ms
completa, ordenada y clara, la informacin presentada en los reportes se podr
aprovechar mejor. A continuacin enumeramos los reportes bsicos con una breve
explicacin de la informacin que proporcionan.
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Men de Reportes
despliega los reportes que
incluye Microsip, dar clic en
el que se desea generar. Si
existen reportes a medida
se encuentran en Otros
Reportes
Existencia y valor del inventario
Presenta un reporte de la existencia y el valor de los artculos, valuado al mtodo de
costeo vigente (UEPS PEPS), o al ltimo costo. Se pueden reportar todos los artculos,
filtrar por lnea o grupo de lneas o un artculo especfico. Pudiendo detallarse por
almacn o crear un consolidado ordenado por diferentes conceptos, entre ellos por el
valor del artculo, clave o nombre.
Situacin del inventario
Este reporte presenta los artculos y la cantidad a ordenar de acuerdo a sus existencias
y puntos de reorden. . Se pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo
de lneas o un artculo especfico. Adems de que permite imprimir solo aquellos
artculos que estn en cierto estatus, excedidos, crticos, normales etc.
Rotacin del inventario
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Presenta la informacin de la rotacin de los artculos, es decir, la relacin que hay
entre las unidades desplazadas y la existencia promedio en un perodo de tiempo
determinado. Se pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o
un artculo especfico. Se puede imprimir ordenado por diferentes conceptos, rotacin,
nombre, clave etc. e incluir slo artculos mayores a una determinada rotacin.
Kardex de los artculos
Presenta un reporte con las entradas y salidas de los artculos, inventario inicial e
inventario final de acuerdo a un periodo de tiempo determinado. Se pueden reportar
todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o un artculo especfico. Se puede
ordenar tambin por nombre, lnea grupo de lnea etc. A dems de poder incluir los
totales detallados por cada concepto.
Relaciones del Inventario
Presenta las relaciones por artculo de acuerdo al concepto seleccionado (ajuste salida,
ajuste entrada, saldo inicial, traspaso etc.) en un perodo de tiempo determinado. Se
pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o por un artculo
en especfico. Se puede filtrar por un almacn en especfico o hacer un consolidado de
almacenes, permitiendo detallar los movimientos.
Diarios del inventario
Presenta el tipo de documento seleccionado (ajuste salida, ajuste entrada, saldo inicial,
traspaso etc.) que se haya generado en un perodo de tiempo determinado. Se puede
filtrar por un almacn en especfico o hacer un consolidado de todos los almacenes.
Resultados del inventario fsico
Presenta un reporte con la informacin resultante de la toma de un inventario fsico
aplicado a un almacn en una fecha determinada. Se pueden reportar todos los
artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o por un artculo en especfico.
Requerimientos de Componentes
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Presenta un reporte con los artculos faltantes que son componentes de Juego o kit
determinado dependiendo del almacn seleccionado.
Consumos por centros de costo
Presenta un reporte con informacin de los consumos realizados por centros de costo o
departamento, Se pueden reportar todos los centros de costo o un centro en especfico
con la opcin de detallarlos por conceptos y artculos.
Lotes
Presenta un reporte con informacin referente a los lotes de artculos en un perodo de
tiempo de terminado. . Se pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo
de lneas o por un artculo en especfico. Se puede filtrar por existencia, movimientos
del periodo y caducidad a dems de poder ordenar la informacin por nombre, clave,
lnea, grupo de lnea etc.
Nmeros de serie
Presenta un reporte con informacin de los nmeros de serie de los artculos. Se
pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas, un artculo en
especfico o solo los artculos que hayan te nido actividad en el periodo de tiempo
seleccionado.
Pedimentos de importacin
Presenta un reporte con informacin de los pedimentos que importaron mercanca de la
empresa en un periodo de tiempo seleccionado, se pueden mostrar todos los
pedimentos del periodo o un pedimento en especfico.
Capas de costos
Presenta un reporte con las capas de costo vigentes de los artculos. Se pueden reportar
todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o por un artculo en especfico.
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Impresin de reportes
Todos los reportes se pueden imprimir como cualquier documento, en papel o en
archivo (Excel, PDF o HTML). Simplemente ir a la pestaa de Impresora, seleccionar la
impresora si es en papel o habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el
archivo en el formato deseado. Es recomendable guardar los reportes en Excel ya que
de esa manera se pueden modificar, graficar o combinar con otros reportes.
Seleccionar la
impresora para
la impresin en
papel
Habilitar la casilla
de Imprimir en
archivo para
guardar el reporte
en el formato
Se pueden digital deseado
imprimir todas (Excel, PDF o
las pginas o HTML)
las
seleccionadas.
Vista previa para revisar el reporte,
Imprimir para imprimir en papel o en
archivo.
En el cuadro de dilogo del reporte que solicite, capture las fechas,
parmetros y filtros de la informacin que est buscando, para que el sistema
le muestre slo aquello que es de su inters.
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