PONTIFICIA

UNIVERSIDAD JAVERIANA
DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS
(Estndares PMI)
GESTION DEL ALCANCE
Ing. Dionisio Arango Botero PMP
Conferencista
El Conferencista

Dionisio Arango Botero, PMP

1. Ingeniero Civil, Escuela Colombiana de Ingeniera, Bogot

2. Especialista Ingeniera Hidrulica y Obras del Institut National Polytechnique de
Grenoble, Francia
3. Especialista Preparacin y Evaluacin de Proyectos, Universidad del Rosario, Bt
4. Certificado como Project Management Professional (PMP) por el PMI
5. Miembro activo del PMI
6. Exaltado como Ejecutivo Joven del ao 2000 por la Cmara Junior Colombia
7. Conferencista y asesor empresarial en gerencia de proyectos
PROCESOS DE LA GESTION DEL ALCANCE

1. Plan de Gestin del alcance

2. Recopilacin Requerimientos
3. Definicin del Alcance
4. Creacin de la EDT
5. Verificacin del Alcance
6. Control de Cambios del Alcance
1. Plan de Gestin
del Alcance
 Definicin
Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que documente
la forma como el alcance ser definido, validado y controlado.

BENEFICIO CLAVE

Provee orientacin y direccin acerca de la

forma como el alcance deber ser administrado
durante el proyecto.
Alcance del proyecto
Es el trabajo desarrollado para elaborar un producto,
servicio o resultado con las caractersticas y funciones
especificadas.
Carta del proyecto
El desarrollo del
plan de gestin del Ultimas versiones aprobadas
alcance y el planes subsidiarios
proceso de detallar Informacin histrica incluida
el alcance del en los activos de procesos de
proyecto la empresa (planes, procesos,
polticas, procedimientos y bases de
Anlisis conocimiento utilizadas por la
organizacin ejecutora)
 Insumos
1. Carta del Proyecto
2. Plan gestin del proyecto
3. Factores ambientales de la empresa (cultura organizacional, infraestructura, administracin
del personal, condiciones del mercado)

4. Activos procesos de la empresa (polticas, procedimientos, informacin histrica, lecciones

aprendidas)

Procesos
1. Juicio de expertos
2. Reuniones
 Productos
1. Plan de gestin del alcance
2. Plan de gestin de requerimientos

Plan gestin alcance

Procesos para preparar declaracin Procesos que especifiquen se
detallada del alcance obtendr la aceptacin formal de los
entregables del proyecto
Procesos que permitan la creacin de
la EDT a partir de la declaracin Procesos de control de cambios de la
detallada del alcance declaracin del alcance

Procesos que indiquen como la EDT

ser mantenida y aprobada
 Productos
1. Plan de gestin del alcance
2. Plan de gestin de requerimientos

Plan gestin requerimientos

Es un componente del plan de gestin del proyecto que describe la
forma como los requerimientos sern analizados, documentados y
administrados.
 Plan gestin requerimientos
La relacin entre fases influye mucho en la forma como los
requerimientos sern administrados.
SECUENCIAL

Reduce incertidumbre
RELACION

Podra eliminar
opciones de acortar
cronograma

Podra aumentar
riesgo y generar
SUPERPOSICION

reprocesos
RELACION

Fast Tracking
 Plan gestin requerimientos
La relacin entre fases influye mucho en la forma como los
requerimientos sern administrados.
Util en ambientes poco definidos,
Slo planifica una fase y la planificacin inciertos o que cambian
RELACION
ITERATIVA

rpidamente (ej : investigacin)

de la siguiente depende del avance del
trabajo y los entregables de la fase Podran reducir posibilidad de
planificacin a largo plazo.
actual.

Incluye :
Forma como los requerimientos sern planeados, revisados y reportados
Proceso de priorizacin requerimientos
Mtricas del producto que sern utilizadas
Estructura del proceso de trazabilidad para conocer qu atributos de los
requerimientos sern incluidos en la matriz de trazabilidad.
2. Recopilacin
Requerimientos
 Definicin
Es el proceso de definir, documentar y administrar las necesidades y
requerimientos de los interesados para lograr los objetivos del
proyecto.

1. Cuidado en la recopilacin y administracin

de los requerimientos del producto y del
proyecto.
R

P 2. Necesidades y expectativas cuantificadas y

X documentadas de los involucrados.
O
I
Y
T 3. Requerimientos son la base de la
E
O
C Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
T 4. El presupuesto , la programacin y la
O calidad se desarrollan con base en estos
requerimientos.
1. La elaboracin de requerimientos inicia con el anlisis de
la carta del proyecto y el registro de involucrados

Del negocio
Requerimientos proyecto
De gerencia de proyectos
Posibles categoras

Tcnicos
Requerimientos producto
Seguridad
Desempeo
 [1] Documento que autoriza
formalmente el proyecto o una
etapa del mismo y documenta
los requerimientos iniciales que
Insumos satisfacen las necesidades y
expectativas de los involucrados.
1. Carta del Proyecto [1]
2. Registro involucrados [2]

Procesos
[2] Contiene : Nombre, cargo, 1. Entrevistas
lugar, rol en el proyecto,
informacin de contacto. 2. Talleres
Anlisis de informacin :
Requerimientos p/les, 3. Tcnicas de grupo
expectativas, influencia
potencial en el proyecto, 4. Tcnicas de toma de decisiones en grupo
fase o etapa en la que
tiene mayor inters. 5. Cuestionarios y encuestas
Clasificacin
involucrados 6. Observaciones
 Productos

1. Documentacin de requerimientos

1. Describe como los requerimientos individuales satisfacen necesidades del

negocio
2. Pueden iniciar a alto nivel e ir siendo cada vez mas detallados.
3. Deben ser : No ambiguos (medibles y que puedan probarse) , trazables,
completos, consistentes y aceptables para los involucrados claves.
4. Formato puede ser simple (lista de requerimientos clasificados por
involucrado y prioridad) o mas elaborado (incluye resumen ejecutivo,
descripciones detalladas y anexos).
 Productos

1. Documentacin de requerimientos

Puede incluir la siguiente informacin :

1. Necesidades del negocio

2. Justificacin del proyecto
3. Objetivos del proyecto y del negocio para efectos de trazabilidad
4. Requerimientos funcionales : Descripcin de procesos, interaccin con el
producto.
5. Requerimientos de calidad
6. Criterios de aceptacin
7. Impactos en otras areas de la organizacin
8. Requerimientos de soporte y entrenamiento
9. Suposiciones y restricciones de requerimientos
 Productos

2. Matriz de trazabilidad de requerimientos

Tabla que relaciona los requerimientos desde sus orgenes y

les hace trazabilidad a lo largo del proyecto.

Puede incluir los siguientes requerimientos :

1. Necesidades del negocio

2. Objetivos del proyectos
3. Alcance del proyecto y entregables
4. Diseo del producto
5. Desarrollo del producto
3. Definir el alcance

Es el proceso de desarrollar una

descripcin detallada del proyecto y del
producto.
La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto
es fundamental para el xito del proyecto.

El alcance del proyecto se describe mas detalladamente a medida que

se conoce informacin acerca del proyecto.

Riesgos, suposiciones y restricciones son analizados para ser

complementados.
 Insumos Procesos
1. Carta del Proyecto 1. Juicio de expertos [2]
2. Requerimientos documentados 2. Anlisis del producto
3. Activos organizacionales [1] 3. Identificacin de alternativas
4. Talleres de facilitacin

[1] Polticas, procedimientos, formatos,

archivos proyectos anteriores,
lecciones aprendidas Productos
[2] Consultores, involucrados, 1. Declaracin del alcance del
asociaciones de profesionales, proyecto [3]
Otras dependencias de la
organizacin. 2. Actualizacin de documentos
del proyecto.
 Declaracin del alcance (Scope Statement)
[3] Descripcin detallada de los entregables y el trabajo
requerido para desarrollarlos.

1. Permite tener un entendimiento comn del

alcance del proyecto por parte de los
involucrados.
2. Permite al equipo del proyecto efectuar una
planeacin mas detallada y es una gua durante
su ejecucin y es la lnea de base para evaluar
cambios.
3. El grado de detalle del trabajo incluido y del
excluido determina que tan bien puede el
equipo del proyecto controlar el alcance.
 Qu incluye la Declaracin del Alcance ?

1. Descripcin alcance del producto

2. Criterios de aceptacin del producto ! Cualquier
3. Entregables del proyecto aspecto no incluido
4. Exclusiones del proyecto [4] explcitamente,
5. Restricciones del proyecto [5]
est implicitamente
6. Suposiciones del proyecto [6]
excluido !

[4] Su inclusin ayuda a precisar las expectativas de los involucrados clave.

[5] Factores que afectan el desempeo del proyecto : Presupuesto, Fechas de entrega,
condiciones del contrato.
[6] Factores considerados como verdaderos durante la planeacin y que deben ser
verificados durante la ejecucin. Por ejemplo, las fecha de terminacin de una etapa o
la aprobacin del cierre financiero.
 ALGUNOS PROBLEMAS COMUNES (1)
1. Personal de ventas que trata de complacer al cliente prometindole mas
entregables del proyecto.

2. Lder del proyecto adicionando entregables al proyecto sin consultar al

gerente o al equipo del proyecto.

3. Miembro tcnico del equipo decide adicionar el alcance sin consultar con el
equipo.

4. Cliente decide que se requiere un cambio en el alcance.

(1) Csar Portillo, MSIT, PMP, PMI Virtual Library 2010. Effective Project Scope Management.
[Link]
 ALGUNOS COMENTARIOS DE INTERES (1)

1. Cambios en el alcance pueden esperarse durante todo el

ciclo de vida de la mayora de los proyectos.

2. Cambios implementados una vez el trabajo comienza tendrn

mas efecto en el costo y tiempo del proyecto que cambios
implementados durante la etapa de iniciacin o planeacin.

3. En el evento que ocurran cambios durante la ejecucin, los

interesados, especialmente el lder, el cliente y el equipo,
necesitan entender con exactitud como impactarn el costo y
el tiempo.
(1) Csar Portillo, MSIT, PMP, PMI Virtual Library 2010. Effective Project Scope Management.
[Link]
 ALGUNAS RECOMENDACIONES (1)

1. Asegrese que no se haga ningn tipo de trabajo que se

encuentre fuera del alcance del proyecto

2. Asegrese que todas las solicitudes de cambio de alcance

sean comunicadas efectivamente y entendidas por parte del
cliente/Lder.

3. Si un miembro del equipo, un ejecutivo de la empresa o el

cliente solicita cambios, asegrese que son completamente
analizados y que todos los impactos son explicados y
aprobados por el lder del proyecto.
(1) Csar Portillo, MSIT, PMP, PMI Virtual Library 2010. Effective Project Scope Management.
[Link]
 ALGUNAS RECOMENDACIONES (1)

4. Asegrese que La Carta del Proyecto y el Plan del Proyecto

tienen en cuenta los cambios en alcance.

5. Si el lder del proyecto o un ejecutivo de la compaa solicitan

que se implemente un cambio sin importar su impacto en el
proyecto, implemente el cambio pero solicite que los cambios
y los efectos en el proyecto sean aprobados por escrito por
parte de quien los solicit.

(1) Csar Portillo, MSIT, PMP, PMI Virtual Library 2010. Effective Project Scope Management.
[Link]
 Crear la estructura
4. desglosada de
trabajo

Es el proceso de desagregacin de los

entregables y del trabajo del proyecto en
componentes mas pequeos y manejables.
1. Es la divisin del trabajo en las partes que lo componen de manera
lgica y sistemtica

2. Es una representacin grfica de todas los componentes del

proyecto, que cuando se completan generan el producto del
proyecto.

3. Es la estructura central de la planeacin de un proyecto y su

posterior control. Se elabora con criterio de entregables.

4. Representacin de la Declaracin del Alcance

 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)

Proyecto software
para contabilidad

Requerimientos Adquisicin Instalacin Operacin

Anlisis Dpto. Seleccin Adecuacin

Contab. proveedor oficinas

Reu usuarios Preparar RFP Instalar Hard.

Elab. Docum. Analizar prop. Instalar progr.

Requerim.
Negociar prop Pruebas

Contratacin
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Proyecto reunin
anual del gremio

Desarrollo Sede Promocin

Programa evento

Anlisis
Temas Folleto
fechas

Expositores Seleccin Mensajera

sede
Verificacin
Material Logstica
asistencia
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Cervecera del Caf

Instrum. Elctrica Obra Civil Mecnica Geotecnia

Cimentacin HyS Estructura Vias

Silos Red interna Puente Concreto

Edificio Alcantarill. Concreto Asfalto

Bodegas Red interna Metlica Andenes

 Insumos Procesos
1. Declaracin del alcance del 1. Descomposicin [2]
proyecto
2. Documentacin requerimientos
3. Activos procesos
organizacionales [1]

Productos
1. Lnea de base del alcance [5]
Declaracin del alcance
[1] Polticas, procedimientos y
formatos de EDT ; archivos y EDT [3]
lecciones aprendidas de Diccionario de la EDT [4] )
proyectos anteriores.
2. Actualizacin documentos del proyecto
 DESCOMPOSICION [2]

Subdivisin de los entregables del proyecto en

componentes mas pequeos y manejables hasta que el
trabajo y los entregables sean llevados a nivel de
paquetes de trabajo, es decir el nivel mas bajo de la EDT,
en el cual el costo y duracin de las actividades pueden
ser adecuadamente estimadas y administradas.

La adecuada descomposicin de la EDT requiere

determinar si los niveles mas bajos de la misma son
aquellos necesarios y suficientes para completar los
entregables de los niveles superiores.
 DESCOMPOSICION [2]

La habilidad para planear, administrar y controlar se incrementa a

medida que el trabajo se descompone en niveles mas detallados. No
obstante, la descomposicin excesiva puede llevar a disminuir la
eficiencia en el trabajo o a desarrollar trabajo o esfuerzo no
productivo.

Rolling wave planning

En ocasiones no es posible descomponer un subproyecto o
entregable que ser ejecutado en el futuro. En esos casos el GP
normalmente espera a tener mayor claridad acerca de los detalles
propios de dicho subproyecto antes de incorporarlos a la EDT (Rolling
Wave Planning o elaboracin progresiva de la planeacin)
 DESCOMPOSICION [2]

La EDT representa todo el trabajo del proyecto y del producto,

incluyendo la gerencia del proyecto. Nada debe quedar por fuera de
la EDT.

! Cualquier aspecto no incluido explcitamente, est

implicitamente excluido !

Regla del 100% (1)

Establece que la EDT incluye el 100% del trabajo definido por el
alcance del proyecto e incluye todos los entregables, incluyendo la
gerencia del proyecto. La EDT no debe incluir trabajo por fuera del
alcance del proyecto, es decir, no puede incluir mas del 100% del
trabajo.
(1) Haugan, Gregory T (2002). Effective Work Breakdown Structures
T&T ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT) [3]

Descomposicin jerrquica y con criterio de entregables

del trabajo que debe ser ejecutado por el equipo de
trabajo para cumplir los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.

La EDT debe incluir un control de los paquetes de trabajo

(PT) con identificadores nicos o cuentas de control
(CC)las cuales deben permitir una integracin de alcance,
tiempo y costos. Cada CC puede incluir uno o mas PT
pero cada PT debe referirse a una nica CC.
 PAQUETES DE TRABAJO

Los componentes mas bajos de la EDT se llaman

paquetes de trabajo (PT) y estos pueden ser costeados,
programados y controlados.
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

1. Se elabora con criterio de entregables

2. Incluye todo el alcance
3. Permite asignar paquetes especficos a dependencias especializadas
o contratistas
4. Establece centro de costos claros y especficos
5. Su propsito es dar la mayor claridad posible a las acciones
incluidas en el proyecto.
6. Es la tcnica de planeacin mas fcil de aprender y la de menos
tendencia a errores.
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Estructura Desglosada de Trabajo vs Diagrama GANTT

1. La EDT incluye todo el alcance, el DB puede no incluirlo.

2. El DB no permite caminar por el proyecto
3. El DB no permite entender claramente el proyecto

DB: Diagrama de barras o de Gantt

 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Los componentes mas bajos de la EDT contienen el Carctersticas
trabajo planeado y se llaman paquetes de trabajo

1. Manejables : Identifica lder y alcance especfico

2. Independientes : Interferencia mnima con otros PT
3. Integrables : Que los PT puedan ser vistos integral/te
4. Medibles : El avance de cada PT pueda evaluarse
5. Cada PT representa un subcontrato para ser ejecutado por un tercero o un contrato
interno para ser desarrollado por una unidad funcional
6. La descripcin de los PT se denomina Diccionario de la EDT.
7. El PT es la unidad mas pequea utilizada por el GP para efectuar programacin y
control
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Ventajas de la EDT

1. Su mayor ventaja es ofrecer un mapa global, detallado, del proyecto.

2. Asignacin clara de responsabilidades
3. Ayuda a prevenir la omisin de alcance en el trabajo.
4. Permite al equipo del proyecto entender en donde interviene cada uno
dentro del plan general y el impacto o importancia de su trabajo dentro
del proyecto general.
5. Facilita la comunicacin y cooperacin entre los integrantes del equipo
del proyecto y entre stos y otros involucrados.
6. Ayuda a prevenir cambios.
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Ventajas de la EDT

7. Enfoca la experiencia del equipo en lo que se tiene que hacer, logrando

mayor calidad y un proyecto mas fcil
8. Se constituye en una herramienta para estimacin de tiempos, costos y
personal.
9. Se constituye en una herramienta para demostrar las necesidades del
proyecto en materia de tiempos, costos y personal.
10. Ayuda a concentrarse en el proyecto.
11. Ayuda a los miembros nuevos del equipo a ver sus roles.
 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

Cmo hacer una EDT

1. Divida el proyecto en objetivos principales claramente

definidos.
2. Divida cada objetivo en actividades.
3. Compruebe que todas las actividades se ajustan a las
carctersticas de actividad o paquete de trabajo y fragmentar
nuevamente aquellas que no lo hagan.
4. Su nivel de desagregacin debe llegar hasta donde permita un
manejo integral de cada PT en trminos de tiempo , costos,
calidad, control, etc.
 Estructura Desglosada de la Organizacin (EDO)
Organizational Breakdown Structure (OBS)

Gerencia General

Construcc. Ingenieria Compras G. proyecto Admon

Agregados Equipos Tuberias

Elctricos Mecnicos Electrnicos

Transform. Cables Subestacin

 EDT y EDO

Cervecera del Caf

Elctrica Obra Civil Mecnica Geotecnia

Estructura desglosada
de la organizacin Alcantarill.

Ingenieria Diseo
Empresa

Compras Materiales.
Construcciones Constr.
T&T DICCIONARIO DE LA EDT [4]

Documento de soporte de la EDT el cual proporciona descripciones

detalladas de sus componentes, incluyendo los PT y las CC. Puede incluir :

1. Identificador de cuenta de control (CC)

2. Descripcin del trabajo
3. Dependencia responsable
4. Lista de hitos del cronograma
5. Estimativo de costos
6. Requerimientos de calidad
T&T DICCIONARIO DE LA EDT [4]

7. Recursos requeridos
8. Criterios de aceptacin
9. Informacin tcnica
10. Informacin del contrato
 LINEA DE BASE DEL ALCANCE

Implica conocer :

1. Declaracin del Alcance

2. Estructura Desglosada del Trabajo

3. Diccionario de la EDT
Bibliografa sugerida

Practice Standard for Work Breakdown

Structures
Second Edition. (USD 45)
 5. Validar el alcance

Es el proceso de formalizar la aceptacin de los

entregables terminados del proyecto.
Verificacin por parte de los interesados (sponsor, cliente,
administracin de la organizacin, otros)
Objetividad al proceso de aceptacin
Beneficio
Incrementa la posibilidad aceptacin del producto
clave
mediante validacin de cada entregable
 Insumos
1. Plan del Proyecto [7] Procesos
2. Requerimientos documentados
1. Inspeccin
3. Matriz trazabilidad
4. Entregable validados

[7] Incluye la declaracin del alcance, la EDT y

el diccionario de la EDT (descripcin Productos
detallada de los componentes, por ejemplo 1. Entregables aceptados [8]
: Ejecutor, Descripcin del trabajo, recursos
2. Solicitudes de cambio
requeridos, estimativo de costos, criterios
de aceptacin. 3. Actualizacin de documentos
[8] Documentos formales que indican que el del proyecto
cliente y el sponsor han aceptado los
entregables. Se remiten al proceso de
cierre del proyecto.
1. Cambio es cualquier modificacin al alcance acordado
a la EDT aprobada.

1. Los cambios son inevitables, razn por la cual debe

existir algn tipo de proceso de control de cambios.

1. Toda cambio en el alcance genera casi siempre un

cambio en las dems variables fundamentales (tiempo,
costo, calidad, control, entre otras).
6. Controlar el alcance

Es el proceso de monitorear el estado del alcance del

proyecto y del producto y administrar los cambios de la
lnea de base del alcance.
 Insumos Procesos
1. Plan del Proyecto 1. Anlisis de variaciones [9]
2. Informacin de avance del
trabajo
3. Documentacin de
requerimientos Productos
4. Matriz trazabilidad de 1. Mediciones de desempeo
requerimientos 2. Actualizacin de activos
5. Activos organizacionales organizacionales [10]
3. Actualizacin del Plan del
[9] Medicin de cambios, determinacin Proyecto [11]
de la causa y el grado de variacin con 4. Solicitudes de cambio [12]
respecto a la lnea de base, decidir si
se requiere acciones correctivas o 5. Actualizacin de documentos
preventivas. del proyecto
 [10] Actualizacin de activos organizacionales

Acciones Correctivas

Cualquier actividad que permita alinear el desempeo futuro del

proyecto con el plan del proyecto.

[11] Lnea de base ajustada

Debe ajustarse para que refleje el cambio aprobado y se convierta

en la nueva lnea de base para futuros cambios.
[10] Actualizacin de activos organizacionales

Lecciones Aprendidas

Documentar las causas de los cambios, las acciones correctivas

adoptadas y otro tipo de enseanzas provenientes del control de
cambios del alcance, de tal manera que se conviertan en
informacin histrica para este y otros proyectos dentro de la
organizacin.
 Solicitudes de cambio
[12]
1. Orales o escritas, directas o indirectas, internas o externas.
2. La mayora de solicitudes se originan en :
- Evento externo
- Error u omisin en la definicin del alcance del producto
- Error u omisin en la definicin del alcance del proyecto
- Otros

Control de cambios

Procedimiento mediante el cual se puede cambiar el alcance

(trmite administrativo, sistema de seguimiento y niveles de
autorizacin)
! GRACIAS !