Definicin de PMO

Existen varios conceptos de una oficina de proyectos (PMO) una de ella la define
como una unidad organizacional, fsica o virtual, especialmente diseada para
dirigir y controlar el desarrollo de un grupo de proyectos informticos de
manera simultnea, todo con el objetivo de minimizar riesgos (tiempo, demora,
inversiones, etc.). El PMBOK la define como una unidad de la organizacin
para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo . Es una
entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de
proyectos) y las unidades usuarias de la organizacin. Por su parte un Programa
es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades
especficas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la direccin de
proyectos, programas o ambos.

Caractersticas de una PMO

- Acta como un rgano de gobierno sobre los proyectos.
- Posee respaldo de la alta direccin de IT.
- Roles y autoridades perfectamente definida.
- Dependiendo del tamao de la organizacin podr tener entre 1 6 personas.
- Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados
por la PMO.
- Identificacin y desarrollo de la metodologa de direccin de proyectos, de las
mejores prcticas y de las normas.
- Oficina de informacin y administracin de polticas, procedimientos y
plantillas de proyectos, y de otra documentacin compartida.
- Direccin de configuracin centralizada para todos los proyectos
administrados por la PMO.
- Repositorio y gestin centralizados para riesgos compartidos y nicos para
todos los proyectos.
- Oficina central para la operacin y gestin de herramientas del proyecto, como
el software para la direccin de proyectos en toda la empresa.
- Coordinacin central de la gestin de las comunicaciones entre proyectos
- Una plataforma gua para directores del proyecto.
- Supervisin central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de
la PMO, normalmente en el mbito empresarial.
- Coordinacin de los estndares generales de calidad del proyecto entre el
director del proyecto y cualquier organizacin de evaluacin de calidad de
personal o de estndares interna o externa

Ventajas y desventajas
Entre sus principales ventajas:

- Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos,

minimizando as riesgos de fracaso
- Procesos y mtricas estndar para todos los proyectos
- Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos

Entre sus potenciales desventajas:

- Puede ser percibida como un ente burocrtico
- Personal no preparado puede ser un riesgo
- Falta de herramientas de automatizacin de los procesos
- Puede ser difcil medir el xito de una PMO
- La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos

Tipos de PMO

Casey y Peck (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Ellos son:

1) Weather Station (Estacin meteorolgica), una especie de PMO cuya misin

esencial es emitir informes y mtricas relacionada con los proyectos y el
programa de la PMO
2) Control Tower (Torre de control), ejerce un poco ms de control sobre los
proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de stos. Incluso
estandariza polticas y procedimientos para gobernar planificacin, ejecucin y
gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creacin de un comit para
seleccionar y definir estndares sobre los proyectos.
3) Resource Pool, corresponde con un inventario de recursos disponibles a los
jefes y gerentes de proyectos en su desarrollo y ciclo de vida.
Objetivos
Entre los ms relevantes objetivos de una PMO estn:

- Reducir fallas de los proyectos IT

- Reducir gastos innecesarios en los proyectos
- Completar proyectos en el tiempo planificado
- Estandarizar procesos, metodologas, mejores prcticas y nomenclatura en la
direccin de proyectos

Funciones
- Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos.
- Proporcionar apoyo tcnico de proyectos a encargados de proyectos
- Administrar el pool de recursos para una efectiva direccin de proyectos
- Apoyar la elaboracin del plan de proyectos y su interaccin con otros planes.
- Evaluar viabilidad econmica (ROI, NPV, TIR), tcnica, operativa y alineacin
con los objetivos del negocio
- Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del
ciclo de vida de los proyectos.
- Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.
- Documentar los procesos, metodologas y mtricas de gestin de proyectos.
- Coordinar proyectos a su cargo.
- Generar y/o propiciar la generacin de indicadores de costo, riesgo, tiempo y
calidad del proyecto
- Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad
definidos en la organizacin.
- Define y establece estndares
- Gerencia la cartera de proyectos de la empresa.
- Revisa los requerimientos de proyectos y apoya en la seleccin de los mismos.
- Realiza el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre.
- Gestiona el rendimiento de la oficina a travs del anlisis y reporte de
mtricas.

Dominios y alcance
- Proporciona apoyo y soporte en temas relacionados con tcnicas de Gerencia
de Proyectos.
- Metodologas de estimacin de recursos utilizados en los proyectos (tiempo,
inversin, RRHH, etc.)
- Gestin de riesgos y problemas.
- Apoyo a la gestin del cambio organizacional y estrategias de comunicacin.
- Apoyo y control en la definicin de estndares de calidad.
- Apoyo en relacin a la arquitectura tcnica.
- Apoya y asesora en lo relativo a estndares de metodologas y desarrollo de
proyectos.

Triangulo de valor de una PMO

Una PMO ofrece un conjunto de alternativas vlidas para aquellas organizaciones
que la implementan. Letavec (2007) define el tringulo de valor de una PMO
(PMOVT) el cual no es ms que los tres (3) elementos que ms aportan valor a la
organizacin que implante la PMO. Ellos son:

Estndar: Es un conjunto de polticas y procedimientos para gobernar los

procesos de los proyectos de una organizacin. Se estandarizan plantillas,
informes, mtricas, etc.
Conocimiento: Ejecutar actividades asociados con la adquisicin y diseminacin
de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de
Datos de conocimiento, etc.).
Consultoria: Asistir y/o gestionar las prcticas de los Project Managers.

Mtricas e indicadores
Los objetivos de la PMO debern ser lo suficientemente claros y medibles en el
tiempo, todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas. Algunas
mtricas, cuadros de mandos y otros KPIs son los siguientes:

- Gestin del riesgo.

- Hitos importantes de los proyectos, incluyendo alertas, y abiertos y cerrados.
- Inversiones de proyectos por fase, recurso, tarea, etc.
- Gestin de problemas (issues) durante la ejecucin de los proyectos.
- Por programas; inversin, inventario de proyectos, beneficios esperados, etc.
- Proyectos ordenados por presupuesto.
- Pronstico y disponibilidad de recursos
- Entre otros cuadros de mando, dashboards, etc.

Ejemplo:

Los componentes de una PMO se muestran a continuacin:

PMO

Entrenamiento Asesoramiento/ Herramientas

Gerente de proyecto
Mejores prcticas Consulta/seguimiento

Componentes de una Oficina de proyectos

Mejores prcticas:

Sus funciones son definir procesos, estndares y metodologas en

administracin de proyectos. Es parte de sus funciones comunicar y distribuir

estas mejores prcticas a todos los involucrados en la administracin de

proyectos y mantener las versiones de los documentos actualizados.

Tambin forma parte de sus funciones definir el proceso de priorizacin de

los proyectos, definir mejores prcticas en calidad, definir guas y plantillas

de las diferentes fases de la metodologa.

Entrenamiento:

Sus funciones son entrenar a gerentes de proyectos, miembros del grupo y

clientes (cuando sea necesario) en cuando a las mejores prcticas. Debe

tambin generar un programa permanente de capacitacin tanto bsico como

avanzado. Otra de sus funciones es generar un programa de competencias

para los involucrados en proyectos para ir profesionalizando estas funciones.

Asesoramiento/Consulta/Seguimiento: Su funcin es ofrecer el

asesoramiento y atender consultas de todos los involucrados en proyectos y

con respectos a mejores prcticas y software utilizado en la administracin

de proyectos. Esta oficina proveer a la organizacin de la experiencia

necesaria para la efectividad de los proyectos.

Otra de sus funciones es realizar el seguimiento a los proyectos para tomar

decisiones en el momento oportuno.

Gerentes de Proyectos:
La Oficina de Proyectos mantendr un grupo de expertos directores de

proyectos que atendern los proyectos que tienen una alta relevancia para la

institucin, as como tambin servir como mentores de directores de

proyectos que inician en esta labor.

Software de Proyectos:

Oficina encargada de investigar, analizar, probar, preparar manuales e

implementar el software que la oficina de Proyectos necesite para el buen

desempeo de sus funciones.

Otras de sus funciones son el ser un repositorio de informacin histrica, la

cual servir para apoyar a los directores de proyecto en la toma de

decisiones.

Debe tener la administracin de los recursos y de la configuracin de todos

los documentos relacionados con cada proyecto.

Dentro del organigrama del Banco Nacional, esta oficina esta adscrita a la

gerencia General y sus funciones son:

Asesorar a los miembros de equipo

Control y seguimiento de proyectos

Capacitacin sobre Metodologa

Control proyectos institucionales

 Velar por el cumplimiento de la Metodologa

Fomentar el uso de mejores prcticas

Portafolios y programas

Definicin de un programa

Un programa es Un conjunto

de proyectos relacionados de

manera coordinada para

obtener beneficios y controles

que no se pueden lograr si se

administran individualmente (

PMI, 2004).

Los factores que determinan si varios proyectos deben agruparse como un

programa son sus beneficios estratgicos, un planeamiento coordinado y

recursos compartidos.

Qu es un portafolio de proyectos?

Segn el PMI, el portafolio Es una coleccin de proyectos y/o programas y

otros trabajos que se agrupan para facilitar una gestin efectiva de esos

trabajos, orientada a los objetivos estratgicos del negocio (PMI, 2004)

En cuanto al uso de la palabra portafolio, la misma ha sido usada en varios

campos, por ejemplo en el financiero, se aplica a la coleccin de instrumentos de

inversin. Para efectos del campo de la administracin de proyectos, el trmino

se enfoca a la coleccin de proyectos.

Portafolio de Proyectos

Proyectos

Proyectos
Programas
Proyectos

Proyectos

Proyectos
Portafolio
Programas de
Proyectos
proyectos
Proyectos

Proyectos
Programas
Proyectos

Portafolio de proyectos

Administracin de Portafolio

Es la gestin centralizada de uno o mas portafolios e incluye la identificacin,

priorizacin, autorizacin, administracin y control de proyectos, programa y

otros trabajos relacionados, para alcanzar los objetivos estratgicos

especficos.(PMI, 2006).
La gestin del portafolio de proyectos asume que la organizacin tiene un plan

estratgico, visin, misin y objetivos estratgicos.

Planificacin Estratgica

Es el proceso por el cual los miembros gua de una organizacin anticipan su

futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para lograrlo

(Goodstein, 2003).

La planificacin estratgica incluye las siguientes componentes: Misin, visin,

valores organizacionales y objetivos estratgicos. Todos los miembros de una

organizacin deben velar porque sus proyectos estn totalmente relacionados

con los objetivos estratgicos.

Relacin de la gestin del portafolio con la estrategia corporativa

Los objetivos y estrategias de una organizacin son desarrollados con base en la

misin y visin de la organizacin. Los proyectos y programas forman la cartera

de proyectos de una institucin y estos son el portafolio de proyectos y todos

deben estar alineados a la estrategia de la organizacin.

La figura muestra cuatro niveles de la relacin del Portafolio con la Estrategia

Corporativa:
Gerencia ejecutiva: Es donde se define la visin, misin, plan estratgico y

objetivos estratgicos de toda la organizacin.

Gerencia de portafolio: Con base en los objetivos estratgicos se identifican,

categorizar, evalan, seleccionan, priorizan, se balancea y se autorizan los

proyectos.

Gerencia de proyectos y programas: Partiendo de posproyectos autorizados, se

les da seguimiento hasta su conclusin.

Gerencia de operaciones: Todos los productos terminados deben ser

eficientemente administrados y los mismos generaran valor a toda la

organizacin.

Gerencia Plan Objetivos

Visin Misin
Ejecutiva Estratgico Estratgicos

Gerencia Identificacin Evaluacin Priorizacin Autorizacin

de Balanceo de
Categorizacin Seleccin
Portafolio Portafolio

Gerencia de Gerencia de Proyecto y/o

Proyectos y Proyecto Proyecto y Mtricas de Programa
Autorizado
Rendimiento
Programas Programa Completado

Gerencia de
Operaciones Operaciones

Relacin portafolio vs estrategia

Relacin entre Administracin del portafolio y administracin de las
operaciones.

Los procesos de la gestin del portafolio deben tener en cuenta los procesos

operativos ya que estos impactan en el portafolio de proyectos.

El personal involucrado en las operaciones se enfoca en los resultados o

productos de la ejecucin de los componentes del portafolio.

Los siguientes ejemplos muestran la relacin de la administracin de las

operaciones con la administracin del portafolio:

Finanzas: El monitorear el presupuesto asignado a los proyectos, comparar los

gastos reales versus los planeados y el asegurar que se hagan los ajustes

necesarios al plan financiero colabora a una buena gestin del portafolio de

proyectos.

Anlisis del mercado: Al analizar el mercado y su comportamiento se puede

aprovechar las oportunidades que se presentan para definir nuevos proyectos y

programas relacionados con los objetivos estratgicos de la organizacin.

Comunicaciones corporativas: Un buen plan interno y externo de comunicaciones

sobre los componentes del portafolio de proyectos apoyar a la gestin del

mismo, ya que brinda insumos para toma de decisiones sobre proyectos y

programas que deben incluirse o eliminarse.

Administracin de recursos humanos: El rea de recursos humanos puede

generar un pool de recursos con sus habilidades, experiencia y ttulos obtenidos

de tal forma que los recursos humanos pueden ser asignados de forma eficiente

a cada proyecto.

Roles y responsabilidades de los involucrados en el portafolio

Los involucrados en el portafolio pueden ser individuos u organizaciones que

estn relacionados con el portafolio o aquellos cuyos intereses pueden afectar

positiva o negativamente al mismo.

Dentro de los principales roles se encuentran los que se muestran en la siguiente

figura:
 Administradores
ejecutivos

Comit

Administrador
del portafolio

Patrocinador

Administrador
de programa

Administrador
de proyecto

Oficina PMO
Roles de los
Involucrados Equipo del proyecto
del portafolio
Administrador
de operaciones

Administrador
financiero

Cliente
s

Vendedores

Administradores
funcionales

Roles de los involucrados en el portafolio

Grupos de procesos de la gestin el portafolio

El estndar de la gestin del portafolio de proyectos describe dos grupos de

procesos como se muestra en la figura

Grupo de procesos de alineacin: Este grupo determina como los componentes

del portafolio se pueden identificar, categorizar, evaluar, seleccionar, priorizar,

balancear y autorizar.
Grupo de procesos de monitoreo y control: Este grupo revisa los indicadores

peridicos de ejecucin para alinearlos con los objetivos estratgicos.

Planificacin Estratgica

Grupo de procesos
de alineacin Grupo de procesos
monitoreo y control
Identificacin
Categorizacin Reportes y revisiones
Evaluacin Cambios estratgicos
Seleccin
Priorizacin
Balance
Autorizacin

Procesos del portafolio de proyectos

2.5.13. Asignacin de recursos

Para asignar recursos a un proyecto es

indispensable tener un inventario de los

mismos, el cual contemple estudios, habilidades,

capacidades y actitudes.

La asignacin de recursos debe ser monitoreada por la organizacin como lo

presenta la figura, donde se observa por ejemplo que los recursos mostrados

con color amarillo estn con mucha carga de trabajo y esta informacin puede

ser utilizada por los directores de proyecto para toma de decisiones.