Sistemas de Procesamiento de Transacciones
1. INTRODUCCION A LOS TPS
Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las
actividades y transacciones elementales de la organizacin, como ventas,
recibos, depsitos en efectivo, nminas, decisiones de crditos y el flujo de
materiales en una fbrica. Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones
(TPS) proveen este tipo de informacin.
Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado
que efecta y registra las transacciones diarias de rutina necesarias para
realizar negocios, como introducir pedidos de ventas, reservaciones de hoteles,
nmina, registro de empleados y envos.
El principal propsito de los sistemas en este nivel es responder a las
preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones por toda la organizacin.
Cuntas piezas estn en el inventario? Qu ocurri con el pago del Sr.
Smith? Para responder a estos tipos de preguntas, por lo general la
informacin debe estar fcilmente disponible, actualizada y precisa.
La figura 2-2 ilustra un TPS para el procesamiento de nminas. Un sistema de
nminas mantiene el registro del dinero que se paga a los empleados. Una hoja
de asistencia de trabajadores con el nombre, nmero de seguro social y
nmero de horas laboradas por semana de cada empleado representa una sola
transaccin para el sistema. Una vez introducida esta transaccin, actualiza su
archivo maestro, que mantiene de manera permanente la informacin de los
empleados para la organizacin. Los datos en el sistema se combinan en
distintas maneras para crear informes de inters para la gerencia y las
agencias gubernamentales, y para enviar los cheques del sueldo de los
empleados.
Los gerentes necesitan el TPS para supervisar el estado de las operaciones
internas y las relaciones de la empresa con el entorno externo. Los TPS
tambin son importantes productores de informacin para los otros sistemas y
funciones de negocios. Por ejemplo, el sistema de nmina que se ilustra en la
figura 2-2 junto con otro TPS de contabilidad, suministra datos al sistema de
contabilidad general de la compaa, el cual es responsable de mantener los
registros de ingresos y gastos de la empresa, y de producir informes como
estados de ingresos y hojas de balance. Tambin suministra los datos del
historial de pagos de los empleados para el clculo del seguro, pensin y otros
beneficios para la funcin de recursos humanos de la empresa, adems de los
datos sobre los pagos de los empleados para las agencias gubernamentales,
como el Servicio Interno de Ingresos (IRS) y la Administracin del seguro
social.
A menudo los sistemas de procesamiento de transacciones son tan
fundamentales para una empresa que, si fallan por unas horas, pueden
provocar su desaparicin y tal vez la de otras empresas enlazadas. Imagine
qu ocurrira con UPS si su sistema de rastreo de paquetes no estuviera
funcionando! Qu haran las aerolneas sin sus sistemas de reservaciones
computarizados?
2. Objetivos tradicionales del procesamiento de transacciones.
Las compaas esperan que sus TPS logren varios objetivos especficos,
incluidos los siguientes:
- Procesar datos generados por las transacciones y que se
relacionen con ellas. El objetivo principal de cualquier TPS es capturar,
procesar y almacenar transacciones, y elaborar diversos documentos
que se relacionen con las actividades de negocio rutinarias. Dichas
actividades de negocios pueden relacionarse en forma directa o indirecta
con la venta de productos y servicios a los clientes. El procesamiento de
pedidos, compra de materiales, control de inventario, duracin a los
clientes y pagos a proveedores y empleados. Estas actividades dan
lugar a transacciones que son procesadas por el TPS.
- Mantener un alto grado de exactitud. Un objetivo de cualquier TPS es
capturar y procesar datos sin errores.
- Asegurar la integridad y la exactitud de los datos y de la
informacin. Otro objetivo de TPS es asegurar que todos los datos y la
informacin que se almacenan en las bases de datos sean exactos,
actuales e idneos.
- Elaborar documentos e informes oportunos. Los sistemas de
procesamiento manual de transacciones pueden necesitar das para
producir documentos rutinarios. Por fortuna, el uso de sistemas
informticos de proceso de transacciones reduce en forma importante
este tiempo de respuesta.
- Aumentar la eficiencia de la mano de obra. Antes de que existieran
los ordenadores, los procesos de negocio manuales a menudo requeran
salones llenos de empleados y equipos para procesar las transacciones
necesarias. En la actualidad, los sistemas de procesamiento de
transacciones pueden reducir en forma importante la necesidad de
empleados de oficina y otra no de obra. Una pequea minicomputadora
enlazada con las cajas registradoras de una compaa puede remplazar
a un saln lleno de empleados, mquinas de escribir y archivos.
- Ayudar a proporcionar mayores y mejores servicios. Sin duda
alguna, nos estamos convirtiendo rpidamente en una economa
orientada hacia el servicio. Incluso las compaas industriales fuertes,
incluidos los fabricantes de electrodomsticos y de automviles,
comprenden la importancia de proporcionar un servicio al cliente de
calidad superior.
- Ayudar a crear y mantener la lealtad al cliente. Los sistemas de
procesamiento de transacciones de una empresa con frecuencia son los
medios con los que cuentan los clientes para comunicarse. Es
importante que la interaccin del cliente con estos sistemas los
mantenga satisfechos y dispuestos a volver.
- Lograr una ventaja competitiva. Un objetivo comn en casi todas las
organizaciones mantener una ventaja competitiva, ya que proporciona
un beneficio a largo plazo para la organizacin. Cuando se desarrolla o
se modifica un TPS, el personal que participa en ello debe evaluar con
cuidado en qu forma el sistema nuevo o modificado podra proporcionar
beneficio a largo plazo.
3. Actividades del procesamiento de transacciones.
A la vez que cuentan con caractersticas comunes, todos los sistemas de
procesamiento de transacciones desarrollan un grupo de actividades bsicas
de procesamiento de datos comunes.
Recopilacin de datos. El proceso de capturar y recopilar todos los datos
necesarios completar las transacciones se conoce como recopilacin de
datos. En algunos casos esto se puede hacer manualmente, como reunir
pedidos de ventas o cambios en los inventarios escritos a mano. En otros
casos, la recopilacin de datos se automatiza mediante dispositivos de entrada
especiales como son los escner y las terminales de puntos de venta. La
recopilacin de se inicia con una transaccin por ejemplo, tomar un pedido a un
cliente. Los datos se capturan en su fuente y registrarse de forma exacta y
oportuna, con el esfuerzo manual mnimo y en forma tal que se puedan
introducir de forma directa a la computadora en lugar de que escribir los datos
por medio del tecleado de algn tipo de documento. A este enfoque se conoce
como automatizacin de los datos fuente. Un ejemplo de automatizacin de
datos fuente es el uso de dispositivos de escner en las cajas registradoras de
los centros comerciales para leer automticamente el cdigo de barras (UPC
universal product code).
Edicin de datos. Un paso importante en el procesamiento de los datos de
transacciones implica realizar la edicin de datos en busca de la validez e
integridad a fin de detectar cualquier problema con los datos. Por ejemplo, los
datos de cantidades y precio tienen que ser numricos, y los nombres,
alfanumricos; de otra forma, los datos no seran vlidos.
Con frecuencia los cdigos que tienen relacin con una transaccin individual
se editan contra una base de datos que contiene cdigos vlidos. Si se
introduce un cdigo (o se captura mediante un escner) inexistente en la base
de datos, se rechaza la transaccin.
Correccin de datos. No basta con rechazar los datos no vlidos. El sistema
debe proporcionar mensajes de error que avisen a los responsables de la
funcin de edicin de datos.
Manipulacin de datos. Otra actividad importante de un TPS es la
manipulacin del proceso que realiza clculos y otras transformaciones de los
datos que tienen relacin con las transacciones de negocio. La manipulacin
de datos puede incluir clasificar los datos, reunirlos por categoras, realizar
clculos, resumir resultados y almacenar datos en la base.
Almacenamiento de datos. El almacenamiento de datos incluye actualizar
una o ms series de datos con nuevas transacciones. Una vez que se completa
el proceso de actualizacin, datos se pueden procesar adicionalmente y
manipular mediante otros sistemas a fin de que estn disponibles para la toma
de decisiones.
Elaboracin de documentos. Los sistemas de procesamiento de
transacciones TPS, se encargan de elaborar importantes documentos en la
empresa. La elaboracin de documentos incluye generar registros e informes
de salida.
4. Aplicaciones tradicionales del procesamiento de transacciones.
4.1. Sistemas de procesamiento de pedidos.
Los sistemas de procesamiento de pedidos implican la introduccin de
pedidos, la configuracin de ventas, la planeacin y ejecucin del embarque, el
control de inventarios, la facturacin, la interaccin con el cliente y la
asignacin y programacin de rutas. Los procesos de negocio respaldados por
estos sistemas son tan esenciales para la operacin de la empresa que en
ocasiones a los sistemas de procesamiento de pedidos se les conoce como la
sangre vital de la organizacin. En la figura 3.5 se muestra un diagrama de
flujo a nivel de sistema donde se presentan los diversos sistemas y la
informacin que fluye entre ellos. El rectngulo representa un sistema, la lnea,
el flujo de informacin de un sistema a otro y el crculo, cualquier entidad fuera
del sistema en este caso el cliente.
- Captura de pedidos. El sistema de captura de pedidos introduce los
datos bsicos necesarios para procesar el pedido de un cliente. Los
pedidos pueden llegar a travs del correo o mediante un sistema de
pedidos por telfono a un grupo de vendedores.
Con un sistema de procesamiento de pedidos en lnea (tambin denominado
unidad de mantenimiento de existencias; (SKU stock keeping unit), como el que
usan los empleados de ventas directas al por menor, se verifica la situacin de
existencias de cada artculo del inventario para el pedido a fin de determinar si
hay suficientes existencias de productos terminados.
Planificacin de embarque. Las nuevas rdenes de envo recibidas y
cualquier otra an no embarcada (pedidos abiertos) se trasladan del sistema de
captura de pedidos al sistema de planificacin de embarques. El sistema de
planificacin de embarque determina qu pedidos abiertos se servirn y
desde qu lugar se embarcarn.
Control de inventario. Durante el proceso de ejecucin del embarque, se
elabora una transaccin para cada artculo tomado, la cual se pasa al sistema
de control de inventarios en donde se proporciona el nmero de referencia y
la cantidad suministrada.
Facturacin. Por lo general, las facturas de los clientes se basan en registros
recibidos del sistema de procesamiento de transacciones de ejecucin de
embarques. Esta aplicacin estimula el control de las actividades de ventas
existentes, aumenta la rentabilidad y mejora el servicio al cliente. La mayor
parte de los programas de facturacin calculan automticamente los
descuentos, impuestos aplicables y otros cargos diversos. Puesto que la mayor
parte de las operaciones informatizadas contienen bases de datos complejas
referentes a clientes y existencias,
Interaccin con el cliente. Con frecuencia se ha dicho que cuando los clientes
tienen buenas experiencias con una empresa, se lo comunican a una o dos
personas ms, sin embargo, cuando tiene una experiencia desagradable
quizs se lo digan a 10 20 personas. Para mantener satisfechos a los
clientes existentes, algunas compaas utilizan un sistema de interaccin con
el cliente (vase figura 3.9) para registrar y controlar cada interaccin del
cliente con la compaa. El objetivo de estos sistemas se dirige a la creacin de
lealtad con el cliente. Estos sistemas capturan los datos cada vez que el cliente
contacta con la compaa.
Determinacin de rutas y planificacin de horarios. Muchas empresas han
Desarrollado sistemas especializados en el procesamiento de transacciones,
para compaas de la industria y la distribucin. Algunas aplicaciones de
distribucin son para operaciones al por mayor; otras para la venta al por
menor o para aplicaciones especializadas. Algunos ejemplos son las
compaas de transporte, distribucin de bebidas, distribuidores de productos
elctricos y compaas de distribucin de petrleos y gas.
4.2. Sistemas de compras.
Los sistemas de tratamiento de transacciones de compra incluyen control
de inventarios, procesamiento de pedidos de compras, recepcin y cuentas por
pagar.
Control de inventarios. Una empresa de manufactura tiene varias clases de
inventario, por ejemplo materias primas, materiales de envases, productos
terminados y piezas para mantenimiento. La empresa necesita asegurarse de
que haya la suficiente disponibilidad de materias primas, materiales de envase
y piezas de mantenimiento. Se puede usar el mismo sistema de procesamiento
de transacciones, o uno similar, para administrar el inventario de estos
artculos.
Procesamiento de pedidos de compra. El sistema de procesamiento de
pedidos de compras ayuda a los departamentos de compras a completar sus
transacciones con rapidez y eficacia.
Cada organizacin cuenta con sus propias polticas, prcticas y procedimientos
para la compra de suministros y equipos. La mayor parte de las operaciones de
compras tienen la suficiente flexibilidad para manejar solicitudes mediante
memorandos, va telefnica o documentos de compras formales.
Recepcin. Al igual que las compras centralizadas, muchas organizaciones
tienen un departamento de recepcin centralizado, con la responsabilidad de
hacerse cargo de todos los artculos que llegan, inspeccionarlos y enviarlos al
personal o a los departamentos que lo solicitaron. Adems, el departamento de
recepcin notifica al departamento de compras el momento que en que se
reciben los artculos. Esto se puede hacer formalmente por escrito mediante el
llamado informe de recepcin, o por va electrnica a travs de una transaccin
de negocios creada al introducir datos en el sistema de tratamiento de
transacciones de recepcin.
Cuentas por pagar. El sistema de cuentas por pagar intenta aumentar el
control de la organizacin sobre las compras, mejorar el flujo de efectivo,
aumentar la rentabilidad y proporcionar la administracin ms efectiva de los
pasivos circulantes. Los pagos para los proveedores por materiales y servicios
son las principales salidas.
La mayor parte de las aplicaciones de las cuentas por pagar se esfuerzan en
administrar el flujo de efectivo y minimizar la captura manual de datos.
Una vez que el departamento de cuentas por pagar recibe una factura de un
proveedor, se verifica y se comprueba su exactitud. Al recibir aviso de que los
bienes o servicios se han entregado de forma satisfactoria, se anota la
informacin en la aplicacin de cuentas por pagar. Un informe comn que
produce la aplicacin de cuentas por pagar es el diario de compras. Este
informe resume todas las actividades de pagos de facturas de la organizacin
durante un periodo en particular. Los administradores financieros utilizan este
informe para analizar las cuentas que la organizacin ha pagado y as analizar
las necesidades actuales y futuras de flujo de efectivo.
La aplicacin de cuentas por pagar enlaza con otros sistemas de informacin,
incluyendo el de anlisis de flujo de efectivo, que ayuda a una organizacin a
asegurar que se disponga de fondos suficientes para la aplicacin de cuentas
por pagar y muestra las mejores fuentes de fondos para los pagos que se
tienen que hacer mediante dicha aplicacin.