grupo

conocimiento para crecer

PROGRAMA DE GESTIN
DE PROYECTOS CON MICROSOFT
PROJECT ONLINE

Expositor: Wilder Inga

[Link] Material de Estudio

 RE-I&D-041
Silabo
Revisin 01
Elaborado por: Jorge Flores Aprobado por: Juan C. Martnez Revisado por: Juan C. Martnez
Fecha: 20/10/2011 Fecha: 26/10/2011 Fecha: 26/10/2011

SILABO

I. INFORMACIN GENERAL

Curso : ADMINISTRACIN DE PROYECTOS CON

MICROSOFT PROJECT ON LINE
Cdigo del curso : TI2 MSPROJECT ONLINE 2011 III LIMA

Programa : GESTION DE PROYECTOS CON

MICROSOFT PROJECT

Profesor : Wilder Inga Lpez

Email : [Link]@[Link]

Duracin : 36 horas

Fechas : 5, 12, 19, 26 de Marzo del 2011; a 9, 13,

23; de Abril de 7, 14, 21 y 28; de Mayo y 4
de Junio del 2012

II. PRESENTACION

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y

administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente
con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser
sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin
escritas en un bloc de notas, o puede ser complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones.

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin

del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la
comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a
medida que progresa el trabajo.

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta

aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos
a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como
materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y

flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le

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ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para

supervisar su progreso. Microsoft Project almacena los detalles acerca del
proyecto en su base de datos. Utiliza esa informacin para calcular y controlar
la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la
creacin de un plan. Cuanto ms informacin se proporcione, ms preciso ser
el plan.

Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los

resultados de los clculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea
mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas.
Slo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las que
estn programadas las tareas.

III. OBJETIVOS GENERALES

El curso est orientado a proveer a los participantes de una metodologa

probada, consistente en tcnicas y herramientas para la correcta
administracin, basado en las mejores prcticas propuestas por el Project
Management Institute (PMI) en A Guide to the Project Management Body of
Knowledge PMBOK y est diseado para personas que dirigen y/o participan
en proyectos, ya sea en la planeacin, ejecucin o en la supervisin de los
mismos.

Con este curso el participante podr adquirir la capacitacin completa que

requiere el manejo de MS Project, a lo largo del mismo se irn haciendo
ejercicios prcticos especficos para lograr un aprendizaje prctico y adecuado
de esta completsima herramienta que permita que el participante adquiera los
conocimientos necesarios y desarrolle las habilidades suficientes para
gestionar proyectos, optimizando los recursos.

IV. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Al finalizar el programa los participantes podrn:

Identificar y manejar con soltura la metodologa de trabajo de MS
Project.
Conocer las distintas fases de las que consta un proyecto.
Aprender a realizar un plan de trabajos.
Aprender a definir tareas.
Conocer los distintos sistemas de asignacin de tareas que posee el
programa.
Aprender a vincular distintas tareas.

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Reconocer y diferenciar los distintos tipos de recursos que intervienen en

un proyecto.
Aprender a asignar recursos a cada una de las tareas.
Aprender a analizar los costos de cada uno de los recursos.
Aprender a optimizar los tiempos.
Aprender a elaborar informes.
Visualizar el proyecto segn diferentes vistas que ofrece el programa.
Conocer los diferentes filtros que ofrece el programa.
Realizar el seguimiento del proyecto y analizar las variaciones que se
producen con la
programacin inicial.
Cada captulo contar con ejemplos para que el participante pueda
visualizar como debern quedar terminados los ejercicios que se les darn
a lo largo del curso.

V. PREREQUISITOS

Conocimientos bsicos de Gerencia de Proyectos

Conocimiento del entorno Windows
Conocimiento de Microsoft Office 2007

VI. EVALUACION

Asistencia mnima : 70% al curso

Promedio mnimo aprobatorio : de 4.5 13 en escala vigesimal

La composicin de la evaluacin para obtener el promedio final es:

Mecanismo de
Ponderacin Descripcin
Evaluacin
Se tiene una tolerancia de 15
Asistencia 10% minutos al inicio y en cada
receso
Se eliminar la notas ms baja
Tareas 40%
para el promedio final
El examen corresponde al
Evaluacin Final 50%
desarrollo de un caso

Fecha de entrega de promedio final del curso: 15 das despus de

terminado el curso.
Fecha de evaluacin repetitiva (opcional):

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La Evaluacin de Inicio de Sesin se realizar durante la primera hora de

cada sesin de clases, lo que requiere una revisin y preparacin del
estudiante con los materiales entregados previamente.

Es justificable el 30% de inasistencias siempre y cuando sean comunicadas

con anterioridad a la fecha de inasistencia pero no en la entrega de trabajos o
exmenes.

Es responsabilidad exclusiva del alumno el no comunicar la inasistencia as

como de no presentarse a la entrega de trabajos y evaluaciones.

VII. CONTENIDO DETALLADO DEL CURSO

Clase 1: Introduccin a la Direccin de Proyectos (3h)

Clase 2: Inicio de un proyecto (3h)
Procesos en el inicio de un proyecto
Entorno de MS Project
Creando y definiendo un proyecto
Clase 3: Gestin de Alcance (3h)
Introduccin a la EDT
Entorno de WBS Chart Pro
Creacin del EDT
Clases 4,5,6, 7 : Gestin de Tiempo y Costo(12h)
Ingreso de tareas
Creacin de dependencias
Estimacin de recursos
Estimacin de tiempo
Restricciones y delimitaciones(deadlines)
Aplicacin de calendario de recursos y tareas
Ruta crtica
Nivelacin de recursos
Elaboracin del Presupuesto
Clase 8: Seguimiento y Control(3h)
Procesos de Seguimiento y Control
Actualizacin de avance
Anlisis de Valor Ganado y pronsticos
Clase 9: Control de Cambios y replanificacin (3h)
Registro de control de cambios
Actualizacin del plan del proyecto
Clase 10: Reportes (3h)
Reportes bsicos disponibles
Reportes visuales disponibles
Reportes manuales
Clase 11: Gestin de Mltiples proyectos (3h)
Proyectos en un proyecto principal

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Cambios en multiproyectos
Ruta crtica en multiproyectos
Uso Grupo de recursos (pool de recursos)
Clase 12: Repaso y examen final(3h)

VIII. PROGRAMACIN

DIAS HORARIOS
Lunes 9:00 a 12:00

IX. MATERIAL DEL CURSO

Se entregar:

Material
CDs

X. PAUTAS COMPLEMENTARIAS

El profesor es el responsable de la elaboracin del material y de las

actividades; as como quien absolver las consultas que le realicen a travs del
correo electrnico.

Adicionalmente la Coordinadora Acadmica ser la encargada de supervisar el

cumplimiento de las tareas, Ud. Podr comunicarse con ella travs de su
correo electrnico.

XI. BIBLIOGRAFIA

Microsoft Office Project 2007 Step by Step

byCarl S. ChatfieldandTimothy D. Johnson
Microsoft Press 2007 (560

Microsoft Office Project 2007 Bible

Elaine Marmel

Microsoft Project 2007for Dummies

Elaine Marmel, Nancy Muir

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 Expositor

Wilder Inga, PMP. MBA

MBA de la Universidad ESAN; Egresado de la Facultad de Ingeniera

Informtica de la Pontificia Universidad Catlica del Per; certificado en
Gerencia de Proyectos por el Project Management Institute desde el 2004. Con
ms de 12 aos de experiencia en Gerencia de proyectos de Infraestructura y
Tecnologa de gran envergadura a nivel nacional e internacional ( Costa Rica,
Argentina, Bolivia, Colombia y Ecuador). Profesor del Curso Gerencia de
Proyectos de Software en la Maestra de Informtica en la Universidad Catlica
y otros centros de Estudios e instructor de Gerencia de Proyectos en Telefnica
del Per y del curso Oficial de Microsoft Gestin de Proyectos con MS Project
(Instructor Certificado). Actual Jefe de Programa de Proyectos en la
Vicepresidencia de Empresas en Telefnica del Per.
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

1
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EVALUACIN

Evaluacin por participante

Asistencia 10%
Tareas 40%
Examen final 50%

2
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PRESENTACIN

Profesin
Experiencia en Gerencia de Proyectos
Experiencia en MS Project 2010
Expectativas del curso
Limitaciones que comentar (acceso
Internet, Software, horario, etc.)

3
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SOFTWARE A UTILIZAR

Se requiere tener instalado:

MS Project 2010 Espaol (Profesional
o Estndar)

4
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AGENDA DEL CURSO

Clase 1: Introduccin a la Direccin de
Proyectos (4h)
Clase 2: Inicio de un proyecto (4h)
Procesos en el inicio de un proyecto
Entorno de MS Project
Creando y definiendo un proyecto
Clase 3: Gestin de Alcance (4h)
Introduccin a la EDT
Entorno de WBS Chart Pro
Creacin del EDT
5
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AGENDA DEL CURSO

Clases 4,5,6, 7 : Gestin de Tiempo y
Costo(16h)
Ingreso de tareas
Creacin de dependencias
Estimacin de recursos
Estimacin de tiempo
Restricciones y delimitaciones(deadlines)
Aplicacin de calendario de recursos y tareas
(uso del task inspector y Team Planner)
Ruta crtica
Elaboracin del Presupuesto
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AGENDA DEL CURSO

Clase 8: Seguimiento y Control(4h)
Actualizacin de avance
Anlisis de Valor Ganado y pronsticos
Clase 9: Control de Cambios y
replanificacin (4h)
Registro de control de cambios
Actualizacin del plan del proyecto
Clase 10: Reportes (4h)

7
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AGENDA DEL CURSO

Clase 11: Gestin de Mltiples

proyectos (4h)
Clase 12: Repaso y examen final(4h)

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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 1
Introduccin a la Direccin
de Proyectos
Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

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AGENDA
Los Proyectos y la
Organizacin

Contexto
de la
PMI y el
Direccin
PMBOK
de
Proyectos

Ciclo de vida del

proyecto

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

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LOS PROYECTOS
Y LA ORGANIZACIN

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

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INICIACIN
Por qu se da origen a un proyecto?
Demanda del mercado
Necesidad del negocio
Requerimiento del cliente
Avance tecnolgico
Necesidad legal
Necesidad social

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

12
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ORGANIZACIN Y PLANES DE
NEGOCIO
Plan de Negocio
Objetivo 1
Objetivo 2 A que Gerencia pertenece el proyecto?
Objetivo 3
Objetivo 4

DIRECCIN

Plan de Plan de Plan de Ventas y

Plan Tecnolgico
Operaciones Instalaciones Marketing
Gestin de Ventas y
OPERACIONES Marketing
Instalaciones TECNOLOGA

Operacin del Operacin del Operacin del Operacin del

da da da da

Proyecto 1 Proyecto 4 Proyecto 7 Proyecto 10

Proyecto 2 Proyecto 5 Proyecto 8 Proyecto 11
Proyecto 3 Proyecto 6 Proyecto 9 Proyecto 12
Evento de lanzamiento

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

13
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ORGANIZACIN Y PLANES DE
NEGOCIO
Plan de Negocio
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4

COMIT

Operacin
PROYECTO 1
PROYECTO 3 PROYECTO 8 del da

PROYECTO 2
PROYECTO 4 PROYECTO 11

Operacin del PROYECTO 5

da
PROGRAMA

CARTERA
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

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LAS DIFICULTADES QUE

ENFRENTAN LOS PROYECTOS

Principales razones del fracaso de los Proyectos

Stakeholders no identificados

Debil gestin de cambios

Inadecuada comunicacin
Expectativas no realistas

Falta de apoyo de la Alta Gerencia

0% 10% 20% 30%

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

15
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EL SNDROME DEL 90%

TERMINADO
Porcentaje terminado estimado
100 98 98 98 99 100
95 95
90
Entrega real
80
75

60
50
40
Entrega programada
30
20
10
0 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Tiempo
Fuente: Boehm, Barry. Software EngineeringEconomics.
UpperSaddleRiver: New Jersey, Prentice Hall, 1981.

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El PMBOK .
Es un marco de referencia tcnico de los principios de
Gerencia de Proyectos
Es un enfoque simplificado a la gerencia de proyectos
para Gerentes de Proyecto y Lderes de Proyecto,
Miembros del Equipo de Proyecto y otros Stakeholders
NO ES un reemplazo de gua dada por otros estndares
tales como ISO 9000, CMM, IEEE, entre otros.

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

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El PMBOK crea principios

comunes para muchas disciplinas

Trabajador
Interfaz
con el
Cliente
Cliente
Interfaz
con el
Proyecto
Gerente de Gerente de
Proyecto Contrataciones

Supervisor
Interfaz
con la
Gerencia
Ingeniero de Gerente
Adquisiciones Financiero
Alta Gerencia

18
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CICLO DE VIDA DEL

PROYECTO

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CICLO DE VIDA DE
PROYECTOS
Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo Cierre

Concepcin

Tiempo
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

20
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EL CONTEXTO DE LA
DIRECCIN DE PROYECTOS

21
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QU ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un esfuerzo temporal
enfocado a crear un producto, servicio o
resultado
Atributos de un proyecto
Propsito nico
Temporal
Principio
Fin
Elaboracin progresiva
Involucra incertidumbre
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

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QU ES LA DIRECCIN
DE PROYECTOS?
DEFINICION OFICIAL
La Gerencia de Proyectos es la
aplicacin del conocimiento,
habilidades, herramientas y tcnicas
a las actividades de un proyecto para
poder cumplir los requerimientos de
un proyecto. ( PMBOK 2004)

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

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PROYECTO EXITOSO -
TRADICIONAL
Cuando finaliza
En el tiempo previsto
Dentro del presupuesto
Con los resultados y especificaciones esperadas
Con la aceptacin del cliente
Nos permite usar al cliente como referencia
Sin perturbar el flujo de trabajo de la
organizacin
Sin conflictos con la cultura de la organizacin
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

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SISTEMA CICLO DE VIDA

PRODUCTO
Investigacin y Desarrollo
Crecimiento Madurez Deterioro

Muerte
Lanzamiento
Investi- Investigacin ROI

al Mercado
gacin Aplicada
Bsica

0$
Punto de
Inversin

Equilibrio

Concepcin
Desarrollo
Implementacin
Cierre

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

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PROCESOS DE LA GERENCIA
DE PROYECTOS

Estimacin, Planificacin y Control

A de Recursos

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PROCESOS DE LA GERENCIA
DE PROYECTOS
Compromiso para Enfoque para
ejecutar el proyecto ejecutar el proyecto

Coordinacin
de stakeholders y
otros recursos

Monitoreo, mtricas y
toma de acciones Aceptacin formal
correctivas del producto y
finalizacin del
Proyecto
Estimacin, Planificacin y Control
A de Recursos

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3.- PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

3. Ejecucin*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TERMINO
TIEMPO

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REAS DE CONOCIMIENTO
( PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)
Gerencia
Gerencia Gerencia del
de del Tiempo
Calidad Alcance

Gerencia
de
Gerencia Gerencia Recursos
del de Humanos
Costo Integracin

Gerencia
Gerencia
Gerencia de
de
del Adquisiciones
Comunicaciones
Riesgo

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FASES DEL PROYECTO

Programa
Programa

Proyecto 11
Proyecto Proyecto 2
Proyecto 2 Proyecto 33
Proyecto Proyecto
Proyecto nn

Fase11
Fase Fase 22
Fase Fase m
Fase m

Subproyecto x
Subproyecto x
Procesos de
Iniciacin Procesos de
Planeacin
Procesos de
Iniciacin Procesos de
Planeacin

Procesos de Procesos de
Control Ejecucin Procesos de Procesos de
Control Ejecucin

Procesos de
Procesos de Cierre
Cierre

30
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DESARROLLAR EL PLAN DE
GESTIN
DE PROYECTO
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

31
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DESARROLLAR EL PLAN DE
GESTIN DE PROYECTO
Los procesos del Plan del Gestin del Proyecto, incluye las
acciones necesarias para definir, integrar y coordinar
todos los planes subordinados en un nico plan.
El plan de Gestin del Proyecto se actualiza y revisa a
travs del proceso de Control Integrado de Cambio.
Define cmo el proyecto se ejecuta, monitorea y
controla, y se cierra.
Documenta los resultados de los procesos de planeacin e
incluye:
Los procesos seleccionados de gerencia de proyectos
El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado
La descripcin de las tcnicas y herramientas que se usarn para ejecutar
los procesos

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

32
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Desarrollo del Plan del

Proyecto
Planeacin
Alcance

Definicin Definicin Desarrollo

Secuencia
Alcance Actividades Programacin

Estimacin
Duraciones

Planeacin Estimacin Desarrollo

Presupuesto
Recursos Costos Plan Proyecto

33
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 2
Inici del Proyecto
Creacin del proyecto

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

34
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Procesos de Iniciacin
Autorizacin formal un de
nuevo proyecto la o
continuacin de un
proyecto existente a su
siguiente fase.

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

35
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Inicio Administrativo del

Proyecto
(Reglas de oro)
Que exista un compromiso claro
Que se tenga definido los tres objetivos
primordiales
Que se haya nominado el Gerente de
Proyecto
Que se comunique este arranque a las
personas del primer nivel
Que se haya completado la documentacin
de apertura
Estimacin, Planificacin y Control
de Recursos

36
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El Acta de Proyecto o
Project Charter
Los componentes principales son:
Nombre del proyecto y fecha de autorizacin
Nombre del Gerente de Proyecto e informacin de
contacto
Descripcin del producto (o servicios) y alcance del
proyecto
Un resumen de las estrategias para el manejo del proyecto
Principales roles y responsabilidades
Plan, presupuesto y cronograma preliminar
Supuestos y restricciones base de la planeacin
preliminar

Estimacin, Planificacin y Control

37
de Recursos

37
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El Acta de Proyecto o
Project Charter
Los componentes principales son:
rea de firmas de aceptacin por los principales
stakeholders del proyecto
Comentarios y observaciones de los principales
stakeholders del proyecto

El beneficio o valor que la Empresa

conseguir con el xito del Proyecto

Estimacin, Planificacin y Control

de Recursos

38
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El entorno de MS Project
Office Project Professional 2010, en adelante MS Project presenta la siguiente interfaz
para realizar un cronograma de proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes
de gestin de proyecto.

THE RIBBON (CINTA DE OPCIONES)

View Shortcuts (Acceso a Vistas) Zoom Slider

39
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El entorno de MS Project
QAT (Quick Access Toolbar) Barra de Acceso Rpido

40
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El entorno de MS Project
Backstage view

41
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Demostracin del entorno de

MS Project

42
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Creando y definiendo un
proyecto
Creacin del
proyecto

Como Aplicar
Un Calendario Informacin
Base Al del proyecto
Proyecto

Definir El
Configuracin
Calendario
del proyecto
Del Proyecto

43
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Creacin del Proyecto

En MS Project hay 3 formas para crear un
proyecto:
Desde una plantilla:

Desde un proyecto:

En Blanco:

44
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Demostracin

45
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Informacin del proyecto

Ir a men Archivo Propiedades
Ingresar el ttulo
Objetivo (asunto)
Gerente de Proyecto (administrador)
Resumen del alcance (comentarios)

46
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Demostracin

47
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Configuracin del proyecto

Definir como se va a construir el
proyecto, desde:
Fecha de inicio = Hacia adelante
Fecha fin es calculado
Se trabaja con la restriccin (LAP)

Fecha fin = Hacia atrs

Fecha de inicio es calculado
Se trabaja con la restriccin (LMTP)

48
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Demostracin

49
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Definir el calendario
El Calendario:
Determina los das de trabajo para las tareas y
los recursos humanos
Se define horas, das laborables y los das
feriados
Es el calendario base para el proyecto

50
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin
Configuracin general
Creacin de un calendario

51
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Aplicacin de un calendario
base al proyecto
Demostracin

52
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 3
Gestin de Alcance

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

53
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Creacin del EDT con WBS

Chart Pro
Introduccin a
la EDT

Entorno
La EDT
de WBS
en MS
Chart
Project
Pro

Creacin de un
EDT

54
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Introduccin a la EDT

55
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Qu es un EDT?

Un Mtodo para lograr una Descomposicin Lgica de un elemento grande o complejo

Las piezas se descomponen sucesivamente en piezas ms y ms pequeas hasta obtener una pieza de un
tamao razonable.

El EDT organiza el Alcance TOTAL del Proyecto

Desarrollo del EDT

56
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Ejemplo de EDT del Proyecto Computador organizado

por Producto
Proyecto
Computador

Computador Prueba Anlisis Gerencia

Documentacin
Personal Sistema de Sistemas de Proyectos

Manual del Operador Plan de Pruebas Especificaciones Sistema

Manual de Mantenimiento Equipo de Pruebas Anlisis de Confiabilidad
Pruebas y Reporte Anlisis de Riesgos

Disco Fuente
Estructura Circuitos Ensamblaje
Duro de Poder

Diseo Diseo Especificaciones Especificaciones Instrucciones

Adquisicin Adquisicin Adquisicin Adquisicin Ensamblaje
Fabricacin Fabricacin Pruebas Pruebas Ensamblaje y
Ensamblaje Ensamblaje chequeo
Pruebas Pruebas
Desarrollo del EDT

57
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Ejemplo de EDT del Proyecto Computador organizado

por Procesos
Computador
Personal

Ingeniera y Pruebas Pruebas Gerencia

Adquisicin Fabricacin Ensamblaje
Diseo Subsistema Sistema de Proyectos

Estructura Estructura Estructura Plan de Pruebas

Circuitos Circuitos Circuitos Equipo de Pruebas
Disco Duro Sistema Pruebas y Reporte
Fuente de Poder

Anlisis
Diseo Especificaciones Documentacin
de Sistemas

Especificaciones Sistema Estructura Disco Duro Manual del Operador

Anlisis de Confiabilidad Circuitos Fuente de Poder Manual de Mantenimiento
Anlisis de Riesgos

Desarrollo del EDT

58
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conocimiento para crecer
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Descomposicin
Niveles:

Primer nivel: nicamente un elemento.

Generalmente el nombre del proyecto.

Segundo nivel: Sin embargo es el primer nivel

de descomposicin, con los mayores
entregables o subproyectos o fases.

Tercer nivel: Continua con la descomposicin

de los entregables del segundo nivel.

Identificar y analizar los entregables del Proyecto

Estructurar y organizar el WBS

Descomponer desde los componentes mayores hasta los niveles ms bajos

Desarrollar y asignar la identificacin del ID EDT a cada componente

Verificar si el grado de descomposicin es el necesario y suficiente

El nivel ms bajo de descomposicin es denominado Paquete de Trabajo

Desarrollo del EDT

59
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conocimiento para crecer
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Entorno del WBS Chart Pro

Instalar previamente MS Office 2010
Seguir la instalacin estndar
Funciona con MS Project 2010 desde
la versin 4.8
Automticamente se integra con MS
Project

60
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conocimiento para crecer
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Entorno del WBS Chart Pro

61
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conocimiento para crecer
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Creacin de un EDT
Dar clic en el icono V(Insert Task Below)
Doble clic en el recuadro ingresado e ingresar informacin
del proyecto
Para empezar a desplegar los siguientes niveles se utilizan
los smbolos:
V para aplicar descomposicin (sub elementos de EDT)
Cuando el entregable es del mismo nivel,< >, a la izquierda
o derecha

62
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Vistas en WBS Chart Pro

Se tiene 7 opciones
Con los botones de la barra de herramientas se cambia
de una vista a otra
Con los botones de la barra de herramientas se
trabaja sobre los entregables para mejorar la presentacin

63
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Organizacin del EDT

Se tiene 9 formas de organizar el contenido de cada una de
las ramas, a fin de hacer ms entendible el EDT
Para ello se usa los botones:

64
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conocimiento para crecer
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Demostracin
Creacin del EDT del Proyecto

65
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 4
Creacin del Cronograma

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

66
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Clase 4.- Creacin del

Cronograma

Ingreso de tareas

Estimacin de
Secuenciamiento
recursos y
de tareas
tiempo

67
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conocimiento para crecer
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Ingreso de tareas

Con los paquetes de trabajo, el siguiente paso es identificar las actividades que harn posible llevar
a cabo la realizacin de nuestro paquete de trabajo.

La lista de actividades en el cuadro mostrado, facilitarn el ingreso de actividades en el rea

Definicin de Tareas

Cada tem est asociado a una actividad.

Importante: Las actividades no se escriben en el EDT, son listadas directamente en el MS Project

2010

Desarrollo del EDT

68
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Ingreso de tareas -
Importacin desde WBS
Chart Pro
En Chart Pro utilice el botn para regresar a MS Project

Viceversa, utilice el botn para regresar a Chart Pro

69
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Ingreso de tareas e hitos

Seleccione toda la fila del paquete de trabajo
Luego:
Utilice el botn derecho del mouse, opcin nueva tarea
Ingrese el nombre de la tarea
Si hay mas tareas/hitos, seleccione toda la fila de la tarea
Ordene la lista segn el orden de ejecucin
Seleccione toda la fila de la tarea
Utilizando el mouse, ubique la posicin de la tarea

Demostracin

70
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
Empezando desde el nivel 1, establecer el orden de entrega
de los Entregables y paquetes de trabajo,
Luego:
Con el uso de los botones:
Seleccione toda la fila del paquete de trabajo
Ubique el entregable en donde corresponda
Repita hasta secuenciar todos los entregables

Demostracin

71
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
G
B
C H
A
D E F
Involucra identificar y documentar relaciones lgicas entre
actividades, es decir, desarrollar un diagrama de red.

Desarrollo del EDT

72
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Mtodo de DiagramacinporPrecedencia
(PDM)
G
B
C H
A
D E F
Este mtodo implica el uso de cajas para las actividades y la
flecha para mostrar las dependencias. Tambin se llama
Actividad-en-nodo.

Desarrollo del EDT

73
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
Relaciones de la Tareas
Fin a Comienzo

A
B
B no puede comenzar hasta que A termine
Week 1 Week 2
ID Task Name Duration % Complete Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4

EJEMPLOS

74

74
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
Relaciones de las Tareas
Fin a Fin

A
B no puede terminar hasta
que A termine

B
Week 1 Week 2
ID Task Name Duration % Complete Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4

EJEMPLOS

75

75
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
Relaciones de las Tareas
Comienzo a Comienzo

B no puede comenzar
A hasta que A comience

B
Week 1 Week 2
ID Task Name Duration % Complete Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4

EJEMPLOS

76

76
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Secuenciamiento de tareas
Relaciones de las Tareas
Comienzo a Fin

B no puede terminar hasta que A

B comience

A
Week 1 Week 2
ID Task Name Duration % Complete Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Mon
1
2
TASK A 2 days 50%
3
TASK B 2 days 0%
4

EJEMPLOS
77

77
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conocimiento para crecer
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Secuenciamiento en
MS Project

78
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conocimiento para crecer
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Las dependencias de las tareas debe ser una consecuencia de cmo se va a llegar a los productos
finales del proyecto. Esto implica la participacin de un especialista as como los principales lderes
tcnicos involucrados en la ejecucin del proyecto.

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas
cuatro relaciones:

Desarrollo del EDT

79
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80
grupo
conocimiento para crecer
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81
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82
grupo
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83
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Aplicacin de adelantos y retrasos

Un Adelanto (Lead): permite la aceleracin de la actividad sucesora.

Un Retraso (Lag): causa una demora en la actividad sucesora.

84
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Demostracin forma 1
En Men Vista - Diagrama de Gantt
Forma 1:
Seleccione la fila entera de la tarea predecesora
Seleccione la fila entera de la tarea sucesora
Presione el botn:

85
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin forma 2, 3
En Men Vista - Diagrama de Gantt
Forma 2, utilizando la columna Predecesoras, ingresando el
identificador de las tareas
Forma 3, en la ventana informacin de la tarea, en el tab
predecesoras.
Demostracin

86
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Estimacin de recursos y
tiempo

Duracion Unidades = Trabajo

87
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Estimacin de recursos y
Tiempo
En Ms Project podemos utilizar los recursos:

Trabajo

Materiales

Costo
*Presupuesto

88
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Uso de recursos genricos

Util para los siguientes casos:
An no se identifican quienes son el equipo de
trabajo del proyecto
An no se tiene estimado la cantidad de
recursos de un determinado perfil
Asignar un grupo de trabajo de un determinado
perfil. Ejm Cuadrilla de obreros

89
grupo
conocimiento para crecer
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Qu significa el campo/columna
Unidades mximas?
Actua como el lmite disponible de
horas de un recurso por da
Se muestra como un valor decimal o
un valor porcentual. 1.0 es
equivalente al 100%

90
grupo
conocimiento para crecer
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Ingreso de recursos
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Vista Hoja
de Recursos
Ingrese los recursos que va a utilizar
Demostracin

91
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Estimacin de recursos y
Tiempo
Formula de programacin:

Duracion Unidades = Trabajo

Duracion es el nmero de das tiles para finalizar la

tarea.
Unidades es la cantidad en horas hombre de
recursos a utilizar por da.
Trabajo es el total de horas hombre que se requiere
para finalizar la tarea.

92
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Estimacin de recursos y
Tiempo
Uso de la formula:

Escenario 1 Escenario 2
Paso 1: Configurar la tarea como Paso 1: Configurar la tarea como
Trabajo Fijo Duracion Fija

Paso 2: Ingresar el valor en la Paso 2: Ingresar el valor en la

Columna Trabajo Columna Duracion

Paso 3: Ingresar los recursos Paso 3: Ingresar los recursos

Resultado: La Duracin es calculado Resultado: El trabajo es calculado

93
grupo
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Estimacin de recursos y
Tiempo
Como determina el escenario:

Escenario 1
La duracin de la tarea directamente se afecta por la
cantidad de recursos humanos de la tarea
Escenario 2
La duracin no depende de la cantidad de recursos
humanos asignados a la tarea

94
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Paso 1 - Configuracin del

tipo de tarea
En Men Vista - Diagrama de Gantt
Inserte la columna Trabajo
Inserte la columna Tipo
Inserte la columna Condicionada por el esfuerzo y seleccione
No
En la columna Tipo, en la lista seleccione el tipo de tarea, de
acuerdo al escenario.
Demostracin

95
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Paso 2 Ingresar el
estimado de tiempo
Si est en el escenario 1: Ingrese el estimado en la columna
Trabajo (se interpreta en horas)
Si est en el escenario 2: Ingrese el estimado en la columna
Duracin (se interpreta en das tiles)
Demostracin

96
grupo
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Paso 3 Ingresar los

recursos
Consideraciones:

Identificar el tipo de recursos a utilizar:

Trabajo
Material
Costo

Disponibilidad del recurso en el periodo de ejecucin

de la tarea.
Los recursos asignados son suficientes para finalizar
la tarea de acuerdo a los estimados realizados.

97
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Paso 3 Ingresar los

recursos
Demonstracin:

Asignacin de recursos:
Forma 1- Utilizando Informacin
de la tarea
Forma 2 Herramienta Asignar
recursos
Tip: Revisar la disponibilidad del
recurso

98
grupo
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 5
Creacin del Cronograma

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

99
grupo
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Clase 5.- Creacin del

Cronograma
Restricciones
y
delimitaciones

Calendario Calendario
de recursos de tareas

100
grupo
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Restricciones y Delimitaciones
Son formas comunes de definir restricciones:
Delimitador (fecha lmite), Restriccin de fechas,
fecha meta para finalizar para el inicio o finalizacin
una actividad. Esta accin de las actividades. Son de
no afecta la programacin 8 tipos.
dinmica de MS Project.

101
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Uso de delimitaciones y
restricciones
Qu aplicara en:
Traslado de bienes a travs
del ascensor de carga que
solo se usa los fines de
semana
Convencin cuya fecha no se
puede modificar
Entrega del primer borrador
de un libro
Entrega a la Gerencia del
presupuesto del prximo ao

102
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demonstracin / Prctica:
Cmo crear y ver un delimitador?
Que ocurre si no se cumple con un
delimitador?

103
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Implicaciones del delimitador

en la ruta crtica
Las fechas del
delimitador afectan la
programacin dinmica
de MS Project?
Afectan la ruta crtica?

104
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Consideraciones de usar un
delimitador
Si la tarea se retrasa no se cumplir con el
delimitador
Los delimitadores no son visibles en todas
las vistas
La demora permisible puede recalcularse
La ruta crtica puede cambiar por un
delimitador

105
grupo
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Restricciones
Categora Tipo
Lo ms tarde posible (LMTP)
Flexible (por defecto)
Lo antes posible (LAP)
No empezar antes que (SNET)
No finalizar antes que (FNET)
Semi-flexible
No empezar ms tarde que (SNLT)
No finalizar ms tarde que (FNLT)
Debe finalizar en (MFO)
Inflexible
Debe empezar en (MSO)

106
grupo
conocimiento para crecer
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Efecto de las restriccines en la

programacin de MS Project
Restricciones Flexibles
Sin fecha especfica
No afecta la programacin dinmica de MS Project

Restricciones Semi-flexibles
Con una fecha especfica, segn el tipo
Tiene precedencia sobre los calendarios y las dependencias

Restricciones Inflexibles
Con una fecha especfica, segn el tipo
Tiene precedencia sobre los calendarios y las dependencias

107
grupo
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Task Inspector (Inspeccin)

108
grupo
conocimiento para crecer
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Demonstracin / Prctica:
Creacin de restricciones
Ubicando restricciones
accidentales
Prevencin de
restricciones accidentales
Eliminacin de
restricciones

109
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Consideraciones al usar las

restricciones
No se muestran las restricciones flexibles y son
utilizados por MS Project siempre
Las restricciones semi flexibles e inflexibles tienen
precedencia sobre las dependencias
El ingreso manual de fechas a una tarea crean
restricciones
El arrastre de las barras del diagrama de Gantt crean
Restricciones
Para ubicar tareas con restricciones se pueden utilizar
el filtr: tareas con fchas fijas

110
grupo
conocimiento para crecer
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Uso de calendarios de
Recursos y tareas
Calendario de tareas
Util para registrar restriciones ms
complejas, como periodos y fechas
restrictivas
Es util para programar la ejecucin de
actividades fuera del horario normal de
trabajo definido para el proyecto

111
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demonstracin / Prctica:
Como cambiar el calendario
de una actividad.

112
grupo
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Uso del calendario de un recurso

Indica y controla la
disponibilidad del recurso
Tiene mayor precedencia
que el calendario del
proyecto.
Se puede configurar para
que tenga mayor
precedencia que el
calendario de la tarea.

113
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demonstracin / Prctica:
Como cambiar el calendario
de un recurso.

114
grupo
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 6
Creacin del Cronograma

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

115
grupo
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Clase 6.- Creacin del

Cronograma

Ruta crtica

Uso
Nivelacin
racional
de
de los
recursos
recursos

116
grupo
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RUTA CRTICA
La Ruta Crtica es la ruta ms larga a travs de
la red
Determina la longitud del proyecto
Toda red tiene al menos una ruta crtica
Es posible que haya proyectos con ms de una
ruta crtica

117
grupo
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RUTA CRTICA

Inicio A C E Fin

D
Red de actividades

118
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RUTA CRTICA

Cul es la ruta crtica de la red anterior?

Este proyecto tiene tres rutas posibles:

Inicio A B E Fin
Inicio A C E Fin
Inicio A D Fin
Cul es la duracin de cada una?

119
grupo
conocimiento para crecer
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RUTA CRTICA

Cmo se encuentra la ruta crtica?

Es necesario agregar a la red los tiempos de

cada actividad
Los tiempos se agregarn en cada nodo
Las flechas slo representan la secuencia de
las actividades

120
grupo
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RUTA CRTICA
Cmo se encuentra la ruta crtica?

0 3 5
4 0

Inicio A C E Fin

121
grupo
conocimiento para crecer
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RUTA CRTICA
En Men Vista - Diagrama de Gantt de Seguimiento
Para ampliar el rango de demora permitida:
En el Men - Archivo Opciones Clculo
Ingrese su preferencia Las Tareas son crticas si la
demora es menor o igual a:

122
grupo
conocimiento para crecer
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Uso racional de los recursos

Disponibilidad y uso de los recursos

El valor del campo trabajo se calcula segn la formula:

Trabajo= Duracion Unidades de asignacin

La unidades libres (horas) para asignar se calcula segn la

formula:

Disponibilidad Restante = Disponibilidad total Trabajo

123
grupo
conocimiento para crecer
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Demostracin
Revisar los recursos en rojo en Men
Recurso hoja de recursos

Uso de la vista Grfico de Recursos

Men Recurso - Grfico de Recursos
Botn derecho del mouse seleccionar
Unidades de asignacin

124
grupo
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Demostracin
Uso de la Vista Organizador de Equipo

125
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Nivelacin de los recursos

Demostracin
Uso de la vista de asignacin de
recursos
Men Vista mas vistas Asignacin de
recursos
Identificar formas de resolver la
sobreasignacin

126
grupo
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 7
Elaboracin del presupuesto

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

127
grupo
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Clase 7.- Elaboracin del

presupuesto
Procesos de
Gestin de
Costo

Presupuesto Ingreso de
del proyecto costos

128
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Procesos de Gestin de Costos

Cunto esperamos
que cueste?

Cmo manejaremos
Cundo lo
las variaciones entre
gastaremos?
nuestro plan y lo real?
Estimacin del Presupuesto 129

129
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Procesos de Gestin de Costos

Planeacin
de Recursos
Estimacin
de Costos Presupuesto
de Costos

Control
de Costos

Estimacin del Presupuesto 130

130
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TIPOS DE COSTOS DEL

PROYECTO

Mano de Obra
Materiales +
Contratos
Apoyo
Beneficios
Gastos
generales
+
Contingencias
Depreciacin Reserva de
Administracin
Riesgos
Bonificaciones
Administracin
Costos Totales del Proyecto

Estimacin del Presupuesto 131

131
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ESTRUCTURA DEL
PRESUPUESTO
Los costes directos, atribuibles
directamente al proyecto
Los costes indirectos, necesarios para
recuperar los gastos generales de la
empresa que no son imputables
directamente a cada proyecto
La contingencia del Proyecto, necesaria
para cubrir aquellos aspectos de difcil
estimacin, ejem. Riesgos. Debe haber
una nica contingencia administrada por el
Gerente de Proyecto
Estimacin del Presupuesto 132

132
grupo
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ESTRUCTURA DEL
PRESUPUESTO
El margen del Proyecto, diferencia entre
el Precio Venta y el coste total del
Proyecto, incluida la contingencia.
Precio de Venta, monto por el cual se
venden los servicios.

Estimacin del Presupuesto 133

133
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(Algunas) Fuentes de Costos

del Proyecto
Trabajo
Materiales
Subcontratado
Mano de Obra
Arrendamiento
Equipos

Costos de los
Paquetes de
Trabajo
Servicios
Herramientas
y
Suministros
Gastos generales

Estimacin del Presupuesto 134

134
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Tcnicas para Estimacin de

Costos
Analoga Estimacin de arriba hacia abajo (top-down) utilizando
juicio de expertos, con base en proyectos similares
anteriores. Provee un estimado general, poco exacto.

De abajo hacia Con base en las tareas del WBS, adicionando los
arriba o Bottom- estimados de agregacin hasta llegar al proyecto total.
up Provee el estimado ms exacto.
Paramtricas Modelos matemticos para predecir los costos del
proyecto. Se clasifican en:
1. Regresin Diagrama de dispersin. Ms general.
2. Curva de Mejoramiento de la eficiencia con base en
aprendizaje la repeticin. Ms detallado.
Herramientas Paquetes de software para mltiples industrias que
Computarizadas automatizan las tcnicas de Analoga, Bottom-up y las
Paramtricas.

135
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conocimiento para crecer
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ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

La parte monetaria del plan de proyecto aprobado
al finalizar la fase de planeacin

Plan de gastos para el proyecto programados en el

tiempo

Agregado de todos los costos del proyecto puede

incluir utilidad

Muestra el perfil de flujo de efectivo y gastos

El WBS es la clave regla del 2%

Los costos se identifican por categora y

procedencia Estimacin del Presupuesto 136

136
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Elaboracin del Presupuesto

Relacin Costo Tiempo :

137
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Ejemplo Diseo Camiseta Santa

Fe
Se necesitan 1000 camisetas
Se estima la mano de obra en 1200 horas a
$9.000/hora
Materiales y suministros $2,100.000
Servicios de limpieza $200.000
Contratos - Alquiler de computadores $450.000
Costos administrativos: mano de obra (87%),
Materiales (9%), Servicios (57%), Contratos
(17%)
La utilidad deseada es 25%

Estimacin del Presupuesto 138

138
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Costos del Proyecto y Precio

Proyecto Diseo Camiseta Santa Fe

Fuente Costo Bruto % Admon. Costo Admon. Costo Total Utilidad Precio Total
Mano de Obra $ 10,800,000 67% $ 7,236,000 $ 18,036,000 25% $ 22,545,000
Materiales $ 2,100,000 9% $ 189,000 $ 2,289,000 25% $ 2,861,250
Servicios $ 200,000 57% $ 114,000 $ 314,000 25% $ 392,500
Contratos $ 450,000 17% $ 76,500 $ 526,500 25% $ 658,125
Total Proyecto $ 13,550,000 $ 7,615,500 $ 26,456,875

El precio de cada camiseta debe ser de $26.457

Estimacin del Presupuesto 139

139
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Presupuesto del Proyecto en el

tiempo

Perodo de Tiempo (Meses)

Perodos de reporte
1 2 3 4 5 6
A $ 6,500 $ 2,000 $ 2,000 $ 2,500
B $ 9,000 $ 3,000 $ 3,000 $ 3,000
C $ 5,000 $ 1,500 $ 2,500 $ 1,000
D $ 5,000 $ 1,500 $ 2,500 $ 1,000
E $ 7,000 $ 3,000 $ 2,000 $ 2,000

Totales $ 32,500 $ 5,000 $ 1,500 $ 9,000 $ 9,000 $ 6,000 $ 2,000

140
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Presupuesto del Proyecto en el

tiempo

Pres upue sto Acum ulado del

Proyecto

40000
Dlares ($)

30000
20000
10000
0
1 2 3 4 5 6
Perodo de Tiem po (Me ses)

Estimacin del Presupuesto 141

141
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Tipo de costos del Proyecto MS

Project
Costo basado en tasas: costo que se calcula en funcin de las tasas
de pago (tasas estndar y tasas de horas extra.) especificadas para
un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un
recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.
Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso.
Los costos fijos no cambian, independientemente de la duracin de
la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.

Estimacin del Presupuesto 142

142
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Tipo de costos del Proyecto MS

Project
Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o
peridicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo
se incluyen los pasajes de avin y el alojamiento. Suelen ser costos
puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes
distintos para ese costo mientras dure la tarea.

Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su

totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad
mxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo
o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no
pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto
proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los
costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal
del proyecto.

Estimacin del Presupuesto 143

143
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Presupuesto del Proyecto MS Project

En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el presupuesto
general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y
materiales.

En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del

proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarn a todo el proyecto.

En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.

En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y
comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican
agrupndolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto) segn el tipo de
presupuesto con el que se van a comparar.

Por ltimo, tras clasificar todos los recursos segn el tipo de presupuesto al que
pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general
definido para el proyecto.

Estimacin del Presupuesto 144

144
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Ingreso de Costos en MS
Project

Costo Mtodo
Costos variables en funcin al costo
unitario del recurso
Ingresando un monto en el campo Costo
Estimacin fijo
Utilizando un recurso tipo costo,
asignando el monto a la actividad.

145
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Configurando costos unitarios

por defecto
Costo unitario por defecto estandar
Costo unitario por defecto para sobretiempo

146
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Demostracin
Ingreso de costos al proyecto
Revisin de costos
Creacin del presupuesto base del
proyecto

147
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Demostracin Creacin del

Presupuesto Base
Uso de la vista Uso de tareas
Men Vista Uso de tareas
Ubicarse en el entregable principal del
proyecto
En la parte derecha, botn derecho, solo
habilitar la opcin Costos
Establecer apropiadamente la escala de
tiempo para la informacin

148
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 8
Seguimiento y control

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

149
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Clase 8.- Seguimiento y

control

Actualizacin
de avance

Anlisis de
Pronsticos valor
ganado

150
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Actualizacin de avance

Formula usada para calcular % avance:

Duracin Actual
Porcentaje (%) Completo = --------------------------------- 100
(Duracin Actual + Duracin restante)

151
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Consideraciones para la actualizacin

del avance del proyecto
Una estrategia de actualizacin debe cumplir con
ser:

Regular y consistente
Disponible, relevante
Comunicado al equipo de proyecto.
Que evite conflictos
Permita proyectar la fecha de finalizacin de las
tareas y del proyecto.
Con el nivel de detalle requerido

152
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Lnea Base en Ms Project

Como se usa:
Registra la estimacin y el esfuerzo que se debe realizar, incluyendo:
Recursos
Costos
Linea de Tiempo

Verificar el desempeo real versus el desempeo esperado.

En Ms Project se puede registrar hasta 11 lineas base.

153
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Demostracin de Lnea Base

Como registrar una lnea base
Men Proyecto Establecer Lnea Base Guardar
Lnea Base
Como ver la lnea base
Men Vista Diagrama de Gantt
Luego, Men Vista Tablas Mas tablas Lnea
Base
Como Actualizar una lnea base
Realizar los cambios necesarios
Men Proyecto Establecer Lnea Base Guardar
Lnea de Base

154
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Seguimiento de la ejecucin:
1 Asegurese de tener una linea base
Recolecte informacn del avance de la ejecucin respecto a das:

2 a. Fechas de inicio, Fecha de finalizacin reales

b. Si an no ha finalizado la tarea, cuantos das lleva trabajando en la
actividad y cuantos dias le falta para concluir.
Ingrese la informacin en MS Project
Revise el pronstico de lo que falta
Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.
3
4
5

155
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Demostracin - avance de la
ejecucin
Especificar la fecha de corte (fecha de estado):
Men Proyecto Informacin del Proyecto Fecha
de estado
Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea
(OJO luego se restituir nuevamente):
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea Seleccionar Unidades Fijas

156
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Demostracin - avance de la
ejecucin
Ingresar los valores:
Men Vista Gantt de seguimiento
Ubicarse en la tarea
Men Proyecto Actualizar Proyecto - Actualizar
Tareas
Para cada tarea actualizada que an no
ha finalizado, restituir el tipo de tarea:
En la tarea a actualizar, Informacin
de la tarea, opcin Tipo de tarea
Seleccionar segn el escenario
durante la planificacin

157
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Demostracin/Prctica:
Revisin de los pronsticos
Men Vista Gantt de Seguimiento
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado de
programacin

158
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Seguimiento de Costos de la
ejecucin:
1 Asegurese de tener una linea base
Recolecte informacn de Costos reales de la ejecucin :
2 a. Materiales, Pago de personal y otros recursos utilizados que
impactaron en costos.
b. Gastos incurridos
Ingrese la informacin en MS Project
Revise el pronstico de costos de lo que falta
3 Repita los pasos 1 al 4 hasta que el proyecto este completo.

4
5

159
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Demostracin
Configurar MS Project para actualizar los Costos:
Men Archivo Opciones Clculo
Desmarcar la opcin Costos Actuales son siempre
calculados por Ms Project
Especificar la fecha de corte (fecha de estado):
Men Proyecto Informacin del proyecto Fecha
de estado
Para cada tarea a actualizar, cambiar el Tipo de tarea
(OJO luego se restituir nuevamente):
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea Seleccionar Unidades Fijas

160
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin
Ingresar los valores:
Men Vista Uso de Tareas
Luego, Men Vista - tablas - Seguimiento
Verificar y si corresponde ingresar los montos reales
en la columna Costo Actual
Para cada tarea actualizada que an no ha finalizado,
restituir el tipo de tarea:
En la tarea a actualizar, Informacin de la tarea,
opcin Tipo de tarea
Seleccionar segn el escenario durante la
planificacin

161
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin/Prctica:
Revisin de los pronsticos de Costos

Men Vista Gantt de Seguimiento

Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado
Men Vista Tablas Ms tablas Valor acumulado de
costos

162
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Analizando las variaciones

163
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Atacando las variaciones

Entender claramente el origen de las
variaciones, usar filtros con el botn
Asegurarse de la veracidad de los costos
reales
Tcnicas para reducir/eliminar las variaciones:
Utilizar recursos menos caros
Evitar las horas extras (es es por costo)
Acortar la duracin del proyecto (si es por tiempo)
Analizar la posibilidad de recortar el alcance
Revisar las estimaciones

164
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Discusin: Impacto en el cronograma

cuando se reduce Costo y Duracin
Triple Restriccin

Reduccin de costo =
Generalmente el tiempo
1 (duracin) se incrementa y
usualmente el alcance se
ALCANCE Y CALIDAD
reduce.
2 Reduccin de la Duracin =
Por lo general el Costo se
incrementa y el alcance se
reduce

165
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 9
Control de cambios y replanificacin
Registro de control de cambios
Actualizacin del cronograma

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

166
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Control de Cambios y
Replanificacin
Control de Cambios
Los controles de cambio deben gestionarse a travs del control
integrado de cambios.
En MS Project se debe utilizar la Vista Diagrama de Gantt
Men Vista Diagrama de Gantt
Si hay impacto en el alcance se debe actualizar el EDT as como las
actividades y todo el cronograma
Si hay impacto en tiempo se debe modificar las estimaciones de tiempo
en el cronograma
Si hay impacto en costos se debe actualizar los recursos las tasas,
materiales, costos
Se debe actualizar la lnea Base
Men Proyecto Establecer Lnea Base Guardar Lnea de Base

167
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Caso de Demostracin de
Control de Cambios y
Replanificacin

168
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 10
Reportes
Reportes bsicos disponibles
Reportes visuales disponibles
Reportes manuales
Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

169
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Reportes de MS Project
Existen seis categoras de informes disponibles:
Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
En el men
Haga clic en Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes,
mostrando las categoras disponibles.
En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora
que desea mostrar
NOTA: La versin de Microsoft Project 2010 cuenta con un men llamado
Informes. Para que aparezca los informes haga clic en Informes
Informes.

170
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conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin de reportes
disponibles en MS Project

Informe De Presupuesto
Informes De Flujo de Caja
Informe Resumen del Proyecto
Informes Personalizados

171
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Reportes visuales de MS
Project
Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo de Informes
llamados Informes Visuales.
Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel
como resultado de una Tabla dinmica. Para ello se requiere
tener instalado Office Excel 2010.
Tambin se tiene informes grficos en Visio. An no estn
refinados para apreciar su utilidad. Para su uso se requiere
tener instalado Office Visio 2010.

172
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Demostracin de reportes
visuales disponibles en MS
Project
Informe de Resumen de Costos
Informes de recursos humanos

173
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Reportes manuales
Informes respecto al ambiente grfico de MS Project para
informes, aplicando copias de informacin como tablas Excel
y tambin utilizando el botn:
el cual hace una copia grfica del diagrama que se visualiza
en pantalla

174
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Reporte de Ruta crtica

Men Vista Gantt de seguimiento
Men Vista Filtros Ruta Crtica
Ocultar las columnas necesarias y utilizar el botn
Demostracin

175
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 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Reporte para el plan de

RRHH
Men Vista Uso de recursos
En la parte derecha, botn derecho, opcin Trabajo
En la parte derecha se visualiza la informacin de horas
necesarias por recurso
Para una mejor visualizacin se puede ajustar la escala de
tiempo
Demostracin

176
grupo
conocimiento para crecer
 Gestin de Proyectos con Microsoft Project Online

Reporte de seguimiento
Men Vista Gantt de seguimiento
Entre otros se tiene las siguientes opciones:
Men Vista Filtros Tareas completadas
Men Vista Filtros ms filtros Tareas en proceso
Men Vista Filtros ms filtros Tareas incompletas
Seleccione el que corresponda
Ocultar las columnas necesarias y utilizar el botn
Demostracin

177
grupo
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 11
Gestin de mltiples proyectos

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

178
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Clase 11.- Gestin de

Mltiples Proyectos
Insercin de un
proyecto en un
proyecto principal

Realizar cambios
Grupo de en un
recursos (pool subproyecto sin
de recursos) cambiar el
archivo original

Cmo se ven
Mostrar una
afectados los
nica ruta crtica
recursos cuando
para varios
se combinan los
proyectos
archivos

179
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Introduccin a la gestin de
Mltiples Proyectos
Proyecto Maestro proporcionan una estructura
para la gestin de mltiples proyectos:
Para trabajar un programa de proyectos
Que forman parte de una jerarqua ms compleja y
hay que ver y administrar en su propio contexto
Proyectos Maestros simplificar proyectos complejos
mediante la combinacin de los subproyectos en un
proyecto y la creacin de una ventana del proyecto

180
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Consideraciones para crear

Proyecto Maestros
Es posible que vea los recursos duplicados
Subproyectos se pueden insertar o configurar como de slo
lectura
Un nmero de campos de ayuda se pueden insertar en las
tablas
La ubicacin y la informacin de la fuente de los archivos de
subproyecto es visible tanto en la vista Diagrama de red y la
vista de calendario
Puede desvincular la informacin subproyecto desde el
archivo de proyecto de cdigo
En cualquier momento, usted puede quitar los subproyectos
que ya no son necesarios

181
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Creando un Proyecto
Maestro
Creacin de un proyecto principal
Insercin de los subproyectos
Opciones de vinculacin para los
archivos insertados
Guardar y cerrar un proyecto principal

182
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Demostracin: Creando
Proyectos Maestros
El instructos demostrar como:
Crear un proyecto Maestro
Cmo cambiar las opciones de enlace
cuando se inserta un subproyecto
Como reorganizar los subproyectos de
un proyecto principal

183
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Gua para crear un Proyecto

Maestro
Entender que el formato de proyecto principal es heredada por los
subproyectos insertados
Entender que la adicin de la capa adicional de proyectos principales para
organizar sus proyectos tambin se aade la necesidad de una capa adicional
en su plan de comunicacin
Entender cmo y cundo usted necesita actualizaciones de la informacin que
deban introducirse en los diversos proyectos
Definir un mtodo preferido para la gestin de mltiples recursos del proyecto
Considere si usted quiere mostrar caminos crticos singulares o mltiples a
travs de su sub-proyectos y cmo desea estandarizar los clculos de ruta
crtica para todos los archivos de proyecto

184
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Creando vinculos entre

proyectos
Definicin de las dependencias
externas
Viendo las dependencias externas
Navegando por las dependencias
externas
Actualizar las dependencias externas

185
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Demostracin: trabajando
con vinculos externos
Como crear un vnculo a travs
de subproyectos en un proyecto
principal
Como ver y editar los enlaces
externos en un solo proyecto
leer y aceptar las actualizaciones
enlace externo en un solo
proyecto

186
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Gua para trabajar con

dependencias externas
Vinculos externos pueden:
Cambiar la numeracin de ID
Bloquear algn campo
Causa una ruta crtica para convertirse en una ruta
discontinua
Se utiliza para gestionar la divergencia de las dependencias
de la red cuando se utiliza con ciertos puntos de decisin
Ser configurado para actualizar automticamente
Se muestra con sus atributos en un solo lugar

187
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Calculando nicos o
mltiples caminos crticos
nico Proyecto, Mltiples Proyectos,
mltiples caminos mltiples caminos
crticos crticos
Se pueden crear para
Mostrar lneas cada subproyecto
paralelas de la
actividad No puede compartir
las dependencias
Destacar el esfuerzo
paralelo en la red de No se puede utilizar
un solo proyecto de para mostrar mltiples
dependencias proyectos en un
proyecto principal

188
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Demostracin:
Configurando Mltiples
Caminos Crticos
Su instructor le muestra cmo
configurar las opciones de ruta
crtica

189
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Gua para trabajar con

Caminos Crticos en
Proyectos Maestros
El Asistente para grficos de Gantt se puede utilizar para personalizar el
formato de las barras de tareas
El uso de enlaces externos pueden causar una ruta crtica no continua
La ruta crtica se puede utilizar para definir bien un rutas crticas o varias
Un enlace de las dependencias en las tareas de resumen se puede hacer la
ruta crtica difcil de seguir
Dependencias circulares crean un cronograma que es ms difcil de
mantener
Los campos pueden ser aadidos para obtener informacin adicional
El agrupamiento y filtros pueden ser usados para aislar la pantalla de
informacin que el proyecto requiere

190
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Guardando y Abriendo
Mltiples Proyectos
Trabajar con un proyecto principal suele ser mucho ms eficiente
que trabajar con todos los subproyectos individuales
Cuando se trabaja con un proyecto principal y subproyectos, el
comportamiento por defecto es para actualizar dinmicamente los
subproyectos con todos los cambios
En el cuadro de dilogo de Informacin del proyecto insertado,
puede cambiar el enlace a un archivo de subproyecto de slo lectura
Al mantener vnculos de subproyecto como de slo lectura, se debe
abrir el proyecto principal antes de abrir cualquier archivo de
subproyecto
La informacin introducida al Proyecto en el cuadro de dilogo
proporciona un mtodo eficiente y directo de acceder a la
informacin sobre el proyecto

191
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Demostracin: Guardar y
Abrir Mltiples Proyectos

Su instructor demostrar cmo

guardar y abrir un proyecto
principal
Cambiar y guardar un proyecto
maestro y subproyectos

192
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Compartir recursos entre

mltiples proyectos
Resource Pool: Una sola fuente central, local de recursos
para compartir entre varios proyectos

Un enfoque alternativo
Manera de crear numerosos
proyectos
Utiliza archivos que comparten
recursos
Fcil de Actualizar
Se puede desconectar cuando ya no sea necesario

193
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Qu es gestin de recursos
en mltiples proyectos?
Disponibilidad de recursos de
mltiples proyecto
Utilizacin de recursos de mltiples
proyectos

194
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Demostracin: Gestin y
anlisis de recursos en
mltiples proyectos
El instructor demostrar como:
Crear un Pool de recursos
Compartir el Pool de recursos entre mltiples
proyectos
Asignar recursos del Pool de recursos
Como hacer cambios en el Pool de recursos
Ver la utilizacin de recursos en mltiples proyectos

195
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT

Clase 12
Repaso y exmen final

Wilder Inga Lpez, MBA, PMP

196
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FIN

197
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GUA RESUMEN PARA LA

GESTIN DE UN
CRONOGRAMA

198
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199
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200
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