MICROSOFT

EXCEL
2007

MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCIN
Las hojas de clculo aparecen como respuesta a las mltiples necesidades de los
usuarios, que tenan que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados
inmediatos en funcin de clculos muchas veces complejos, desde el punto de vista
manual.
La primera hoja de clculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,
debido a la masificacin de las computadoras personales de tecnologa IBM, aparece
el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparicin del entorno grfico de Windows,
aparecen muchas hojas electrnicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de
clculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno grfico.
Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de clculo, aparecen como
respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la
elaboracin de proyectos, tablas y generacin de valores basados en variables, lo que
constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso
manual o mecnico de escritura y clculo de valores numricos. Para trabajar con la
hoja de clculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programacin ni
informtica, solamente debe conocer la aplicacin en la que se desenvolver y las
instrucciones bsicas de la hoja electrnica.
Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja ms importante es
que puede realizar clculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar grficos
con los datos primarios o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial.
Est organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas estn identificadas
por las letras del abecedario y la combinacin de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total,
caractersticas que se especifican para cada una de las hojas.
Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por
diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.

Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO

de la ventana principal de

Windows, escoger la opcin Todos los Programas (All Programs) y seleccionar

Microsoft Office y dentro de este men elegir Microsoft Office Excel 2007. Una vez
en Excel, aparece la pantalla de trabajo, donde se pueden identificar los diferentes
elementos de la ventana de trabajo.
Componentes de la Ventana de Trabajo.
Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en
blanco con el nombre Libro 1 (Book1). La ventana de trabajo de Excel est
compuesta de los siguientes elementos:
Botn
de
Office

Barra
de
Ttulo

Barra
de
Men

Grupo del
Portapapeles
Barra de
Herramientas
personalizada

Barra de
Frmula
s
Celda
Grupo
de
Fuente

Grupo de
Alineacin

Grupo
de
Formato
de
Nmero

Grupo
de
Estilos

Grupo
de
Celdas

Grupo de
Modificar
Hoja de
Trabajo

Barras de
desplazamiento
Barra
de
Estado

Zoom

Botones de
presentacin

Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:

Celdas (Cells)
Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin de una columna
con una fila. Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, un
nmero y por ltimo una frmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de
la hoja, la que est dada por la letra de la columna y el nmero de la fila. Por ejemplo,
la celda A7. Esto indica que la celda est ubicada en la columna A y en la fila 7.
Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece
con un borde sombreado, como se puede apreciar en el grfico anterior.
Hoja de trabajo (Worksheet)
Una hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y
1.048.576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin y
caractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las
contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 (Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), etc.
Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre.

Libro (Book)
Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada
como si se tratase de un documento diferente. En la mayora de los casos, solamente
se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de
crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen
cinco hojas dentro de un libro.
Etiquetas de pginas
Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la parte inferior de
la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve
para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn identificadas como Hoja1
(Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), aunque, como se indic anteriormente, estos nombres
pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario.
Barra de frmulas (Formula Bar)
Su funcin es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del
contenido de la misma (Presionando la tecla F2).
Barra de estado
Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los procesos que
estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la
tecla Bloq Num est activada o desactivada, etc.
Estos, entre otros, son los elementos ms importantes dentro de una hoja de Excel.
Cabe sealar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el Mouse o,
simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se detalla en el
siguiente cuadro:

TECLA

FUNCIN QUE REALIZA

Flecha a la derecha

Desplaza una celda a la derecha

Flecha a la izquierda

Desplaza una celda a la izquierda

Flecha arriba

Desplaza una celda arriba

TECLA

FUNCIN QUE REALIZA

Flecha abajo

Desplaza una celda hacia abajo

CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Ultima columna de la lnea actual

Flecha a la izquierda
CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Primera columna de la lnea actual
Flecha a la derecha
CTRL + Flecha a la abajo o

FIN + Ultima lnea de la columna actual

Flecha a la abajo
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Primera lnea de la columna actual
Flecha a la arriba
RePag

Desplaza una ventana hacia abajo

AvPAg

Desplaza una ventana hacia arriba

ALT+RePag

Desplaza una ventana hacia la izquierda

ALT+AvPag

Desplaza una ventana hacia la derecha

CTRL+Retroceso

Desplaza a la celda actual

CTRL+Inicio

Ir a la celda A1

F5

Activa el cuadro de dilogo. Ir A (Go

to)...

Crear un nuevo documento.-

Cuando se entra a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

nombre de Libro 1 (Book 1), sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel
est en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se est trabajando en uno y se
quiere abrir otro. Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office

seleccionar Nuevo (New), o, simplemente, dar clic en el icono Nuevo (New) de la

barra de herramientas de acceso rpido:
O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+U (Ctrl+N)

Abrir un documento existente.-

Cuando se inicia una sesin de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con
un trabajo guardado previamente. Para esto, hay que utilizar la opcin Abrir (Open)

del Men de Office

, o dar clic en el icono Abrir (Open) de la barra de

herramientas de acceso rpido:

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+A (Ctrl+O)
Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de dilogo correspondiente, el cual,
permite buscar el documento que se desea abrir.

Se debe escribir de manera

obligatoria el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos

disponibles. Si el libro no est en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en
otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Carpetas
(Folders). Por defecto, solo aparecen los archivos de Microsoft Excel, pero si se
desea buscar otro tipo de archivo presione el Mouse en la flecha de la ventana
. Si se selecciona un nombre, ste aparece en la
ventana Nombre del archivo (File name). En caso contrario, escribir el nombre y
presionar el botn Abrir (Open), con lo cual el libro de Excel aparecer en la pantalla:

Guardar un libro de clculo.

Para grabar un libro de Excel, activar el Men de Office

, opcin Guardar

(Save), o tambin, presionar el icono Guardar Como (Save As) o de la barra de

herramientas de acceso rpido, hacer clic en el disquete.
combinacin de teclas Ctrl+G (Ctrl+S)

O bien, presionar la
.

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el
que debe especificar la Carpeta (Folder) (Directorio), en la que desea guardar el
libro o la unidad.

En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere dar a
su libro. Clic en el botn Guardar (Save).
Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opcin guardar,
el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre.

Guardar el libro con otro nombre.

Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea

conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro
nombre.
Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opcin Guardar como
(Save as)... del Men de Office

, ubicar la carpeta en donde se quiere guardar,

dar el Nombre de archivo (File name) y dar clic en el botn Guardar (Save).
Cerrar un libro

Si se est trabajando en un libro y se desea salir de l, pero no se desea salir de Excel,

se debe seleccionar la opcin Cerrar (Close) del Men de Office

o dar clic en

el botn marcado con una x en el extremo superior derecho del libro

:
El sistema cierra el libro y, si era el ltimo que estaba abierto, queda listo para abrir
uno nuevo o salir de Excel.
Otras opciones del men Archivo

Dentro del Men de Office

, se tienen otras opciones que sern tratadas en

profundidad ms adelante; sin embargo, se indica brevemente para que sirve cada una
de ellas:

Opciones de Impresin

Una vez terminada la elaboracin del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello,
Excel provee las herramientas necesarias para configurar la pgina de impresin,
establecer los mrgenes y la orientacin de las hojas. Incluso, es posible ver la forma
como saldr impresa cada hoja antes de mandar a la impresora.
Una vez dadas estas caractersticas se est listo para ordenar imprimir y, al hacerlo,
especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una
pgina o parte de ella.
Para mayor informacin, ver el tema IMPRESIN DE TRABAJOS, en donde se
detallan esas opciones.

Opciones de Envo
Excel no slo permite imprimir los trabajos, sino que tambin permite enviarlos a
otras personas por medio de las opciones de envo (Send), mediante las cuales se
especifican las propiedades para que la informacin se transmita en forma apropiada.

Como se puede apreciar en el grfico, se puede enviar el trabajo a un destinatario de

Correo Electrnico (Mail), Datos adjuntos de correo electrnico como PDF (Email as PDF Attachment), Datos adjuntos de correo electrnico como XPS (E-mail
as XPS Attachment), o enviarlo como Fax de Internet (Internet Fax).
Tambin tenemos la opcin de Preparar (Prepare), con esta opcin se puede
modificar las propiedades del documento (Properties), Inspeccionar el documento
(Inspect Document), Cifrar el documento (Encrypt Document), Restringir
permisos (Restrict Permission), Agregar una firma digital (Add a Digital
Signature), Marcar como final (Mark as final), Ejecutar el comprobador de
compatibilidad (Run compatibility checker).

Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones
tales como, Autor, ttulo, Asunto, Palabras clave, Categora, Estado y Comentarios.

Opciones de deshacer y repetir

Cuando se est elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones
que posiblemente borren o daen los datos originales, pero no hay que preocuparse,
ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de clculo a las
condiciones que estaba antes de efectuar la ltima accin.

Todo se puede recuperar seleccionando la opcin Deshacer (Undo)

de la

Barra de herramientas de acceso rpido o, tambin, con la combinacin de teclas

Ctrl+Z.

Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botn Repetir (Redo)
de la Barra de Herramientas de acceso rpido, tambin, con la
combinacin de teclas Ctrl+Y.
Opciones de manejo de celdas
Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas
celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras.

Antes de ejecutar

cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo.

Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Copiar
(Copy) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+C.
Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Cortar
(Cut) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+X.
Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo
en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la
opcin Pegar (Paste) del Men Inicio (Home) o tambin con la combinacin de
teclas CTRL+V.
Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opcin Pegado
Especial (Paste Special) del Men Pegar (Paste).

En la ventana de la izquierda, se debe especificar qu es lo que se quiere pegar y en

qu forma. Si se quiere que el contenido est ligado o encadenado a las celdas
anteriores, hay que presionar la tecla Pegar Vnculo (Paste link). Con esto, cualquier
modificacin que se haga en las celdas originales, cambiar automticamente en las
celdas del pegado especial.

Opciones de manejo de contenido

Existen opciones de manejo de contenido, tales como:

Rellenar (Fill). Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores

hacia arriba (Up), hacia abajo (Down), hacia la izquierda (Left) o hacia la derecha
(Right). Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio (Home), el
grupo Modificar (Editing), la opcin Rellenar (Fill)

Borrar (Clear). Permite borrar el contenido de una celda o un rango

de celdas. Comentarios (Comments), el formato de las celdas (Formats) o todo
(All). Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio (Home), el
grupo Modificar (Editing), la opcin Borrar (Clear).

Eliminar (Delete): Permite eliminar fsicamente hojas, celdas, filas

columnas seleccionadas, mediante la opcin Eliminar (Delete) del Men de Inicio
(Home), seleccionamos del grupo Celdas (Cell).

Mover o Copiar (Move or Copy): Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En
el cuadro de dilogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea

copiar. Para acceder a este men debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos
copiar y con el botn derecho del mouse elegir Mover o copiar (Move or Copy).

Opciones de bsqueda
Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opcin
Buscar y Seleccionar (Find & Select), el mismo que se encuentra
ubicado en el grupo de Modificacin (Editing) del Men Inicio (Home),
despus de especificar en la ventana de bsqueda el texto por el cual se
desea ubicar a la celda.

Otra opcin importante que Excel provee, es la opcin Reemplazar (Replace), que
adems de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se
debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea
reemplazar; si existe ms texto idntico en otras celdas se puede reemplazarlos
presionando el botn Buscar siguiente (Find next).

Se puede ubicar en una celda en especial a travs de la opcin Ir a (Go to). Solo hay
que ingresar la direccin y Aceptar (Ok) y el cursor se ubicar en dicha celda.

Las Barras de Herramientas:

Men Inicio (Home)

Donde:

Portapapeles (Clipboard), el mismo que contiene las siguientes opciones:

Cortar (Cut), Corta la seleccin del documento y la pega en el portapapeles.
Copiar (Copy), Copia la seleccin y la coloca en el portapapeles.
Copiar Formato (Format Painter), Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro.
Debe hacer doble clic en el botn para aplicar el mismo formato a varias ubicaciones
del documento.
Pegar (Paste), pega el contenido del portapapeles.

Fuente (Font), con estas opciones nos permiten cambiar el tipo de fuente, el tamao
de la fuente, aumentar o disminuir el tamao de la fuente, aplicar negrita, cursiva,
subrayado, bordes, color de relleno, color a la fuente.

Alineacin (Alignment), en este grupo podemos realizar lo siguiente: alinear el texto

en la parte superior, alinear en el medio, alinear en la parte inferior, alinear texto a la
izquierda, a la derecha, centrado, disminuir sangra, aumentar sangra, cambiar la
orientacin del texto, ajustar el texto, combinar y centrar.

Nmero (Number), nos permiten cambiar el formato de nmero: moneda,

contabilidad, porcentaje, aumentar decimales, disminuir decimales.

Estilos (Styles), en este grupo nos permiten realizar lo siguiente:

Formato Condicional (Conditional Formatting), resalta celdas interesantes,
enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de
color, y conjuntos de iconos basados en criterios.
Dar formato como tabla (Format as Table), da formato rpidamente a un conjunto
de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido.

Estilos de Celda (Cell Styles), aplica rpidamente un formato a una celda con los
estilos predefinidos. Tambin puede definir estilos propios para las celdas.

Celdas (Cells), nos permiten realizar lo siguiente:

Insertar (Insert), nos permite insertar celdas, filas o columnas en la hoja o tabla
Eliminar (Delete), elimina filas o columnas de la tabla o la hoja.
Formato (Format), cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza
las hojas, o protege y oculta las celdas.

Modificar (Editing), Con este grupo podemos realizar lo siguiente:

Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente
despus de las celdas seleccionadas, as tambin puede elegir las funciones promedio,
contar nmeros, mximo, mnimo, etc.
Rellenar (Fill), Contina un modelo en una o ms celdas adyacentes. Puede rellanar
celdas en cualquier direccin y en cualquier rango de celdas adyacentes.
Borrar (Clear), Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el
contenido o los comentarios.

Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), Organiza los datos para facilitar el anlisis. Puede
ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores especficos.
Buscar y seleccionar (Find & Select), Busca y selecciona un texto, un formato o un
tipo de informacin especfico dentro del libro. Tambin puede reemplazar la
informacin con nuevo texto o formato.

Men Insertar (Insert)

Donde:

Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente:

Tabla Dinmica (Pivot Table), las tablas dinmicas hacen fcil organizar y resumir
datos complicados y profundizar en los detalles. La opcin nos permite insertar una
tabla dinmica o un grfico dinmico.
Tabla (Table), crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las
tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente.

Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente:

Imagen (Picture), Inserta una imagen desde archivo

Imgenes Prediseadas (Clip Art), inserta imgenes prediseadas en el documento,

incluyendo dibujos, pelculas, sonidos o fotografas almacenadas para ilustrar un
concepto especfico.

Formas (Shapes), inserta formas previamente diseadas como rectngulos y crculos,

flechas, lneas, smbolos de diagrama de flujo y llamadas.

SmartArt (SmartArt), inserta un grfico SmartArt para comunicar informacin

visualmente. Los grficos SmartArt incluyen listas grficas y diagramas de procesos,
as como grficos ms complejos como por ejemplo Diagramas de Venn y
organigramas.

Grficos (Charts), Este grupo nos permite insertar grficos de acuerdo a: Columna
(Column), Lnea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), rea (Area), Dispersin
(Scatter), Otros grficos (Other Charts).

Hipervnculo (Hyperlink), crea un vnculo a una Pgina Web, una imagen, una
direccin de correo electrnico o un programa.

Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente:

Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier
parte de la pgina.

Encabezado y pie de pgina (Header & Footer), edita el encabezado o el pie de

pgina del documento. La informacin del encabezado o del pie de pgina aparece en
la parte superior o inferior de cada pgina impresa.

WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento.

Lnea de Firma (Signature Line), Inserta una lnea de firma que especifique la
persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id.
Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft.

Objeto (Object), inserta un objeto incrustado.

Smbolo (Symbol), Inserta caracteres que no existen en el teclado, como smbolos de
copyright, smbolos de marca registrada, marcas de prrafo y caracteres Unicode.

Men Diseo de Pgina (Page Layout)

Donde:

Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente:

Temas (Themes), cambia el diseo general de todo el documento, incluido los

colores, las fuentes y los efectos.

Colores (Colors), cambia los colores del tema actual.

Fuentes (Fonts), cambia las fuentes del tema actual.

Efectos (Effects), cambia los efectos del tema actual

Configuracin de Pgina (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar
lo siguiente:

Mrgenes (Margins), Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el

documento o para la seccin actual.

Orientacin (Orientation), Cambia el diseo de la pgina entre horizontal y vertical.

Tamao (Size), Elije un tamao de papel para la seccin actual. Para aplicar un
tamao de papel especfico a todas las secciones del documento.

rea de Impresin (Print Area), Marca un rea especfica de la hoja para

imprimirla.

Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los
saltos de pgina se insertan encima y a la izquierda de la seleccin.

Fondo (Background), Elije una imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir Ttulos (Print Titles), Especifique las filas y columnas que se repetirn en
cada pgina impresa.

Ajustar rea de impresin (Scale to Fit), con este grupo se realiza lo siguiente:

Ancho (Width), Reduce el ancho del resultado de impresin para ajustarlo a un

nmero mximo de pginas.
Alto (Height), reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero
mximo de pginas.
Escala (Scale), Aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de
su tamao real. El ancho y el alto mximos se deben establecer en Automtico para
poder utilizar esta caracterstica.

Opciones de la hoja (Sheet Options), dentro de este grupo tenemos:

Lneas de cuadrcula (Gridlines), con las opciones:

Ver (View), Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar
la edicin y la lectura.
Imprimir (Print), Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para
facilitar la lectura.
Headings (Encabezados), con las opciones:
Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de
fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de
columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una
pgina.
Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los
encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los
encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las
columnas de una pgina.

Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente:

Traer al frente (Bring to Front), Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado
o al frente de todos los objetos.

Enviar al fondo (Send to Back), Enva un nivel hacia atrs el objeto seleccionado o
al fondo de todos los objetos.
Panel de seleccin (Selection Pane), muestra el panel de seleccin para ayudar a
seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad.

Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o
distribuirlos de manera uniforme en la pgina.

Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un
solo objeto.

Girar (Rotate), gira o voltea el objeto seleccionado.

Men Frmulas (Formulas)

Donde:

Biblioteca de Funciones (Function Library), con este grupo se puede realizar lo

siguiente:
Insertar Funcin (Insert Function), Edita la frmula de la celda actual,
seleccionando las funciones y editando los argumentos.

Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente

despus de las celdas seleccionadas.

Usadas recientemente (Recently Used), Busca y selecciona de la lista de funciones

usadas recientemente.

Financieras (Financial), Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.

Lgicas (Logical), Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas.

Texto (Text), Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.

Fecha y Hora (Date & Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de
fecha y hora.

Bsqueda y Referencia (Lookup & Reference), Examina y selecciona de una lista

de funciones de bsqueda y referencia.

Matemticas y Trigonomtricas (Math & Trig), Examina y selecciona de una lista

de funciones matemticas y trigonomtricas.

Ms Funciones (More Functions), Examina y selecciona desde listas de funciones

estadsticas, de ingeniera, del cubo y de informacin.

Nombres definidos (Defined Names), las opciones del grupo les permite realizar lo
siguiente:

Administrador de nombres (Name Manager), Crea, edita, elimina y busca todos los
nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en frmulas como
sustitutos para referencias a celdas.

Asignar un nombre a un rango (Define Name), Asigna nombres a celdas para

referirse a ellas por sus nombres en las frmulas. Los nombres se pueden usar en las
frmulas para facilitar su comprensin.
Utilizar en la frmula (Use in formula), Elije un nombre utilizado en este libro y lo
inserta en la frmula actual.

Crear desde la seleccin (Create from Selection), Genera automticamente

nombres desde las celdas seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila
superior o de la columna situada ms a la izquierda de una seleccin.

Auditora de Frmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar

lo siguiente:

Rastrear precedentes (Trace Precedents), Muestra flechas que indiquen las celdas
que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.

Rastrear dependientes (Trace Dependents), Muestra flechas que indiquen las

celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.

Quitar Flechas (Remove Arrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes
o rastrear dependientes.

Mostrar frmulas (Show Formulas), Muestra la frmula en cada celda en lugar del
valor resultante.

Comprobacin de errores (Error Checking), Busca errores comunes en frmulas.

Evaluar frmula (Evaluate Formula), Inicia el cuadro de dialogo Evaluar frmula

para depurar una frmula evaluando cada parte de la frmula individualmente.

Ventana inspeccin (Watch Window), Supervisa los valores de determinadas celdas

al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una
ventana separada que se mantiene visible, independientemente del rea que se muestre
del libro.

Clculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente:

Opciones para el clculo (Calculation Options), Especifica cundo se calcularn

las frmulas. De manera predeterminada, cuando se cambia un valor que afecta al
resto de valores, los nuevos valores se calculan inmediatamente.

Calcular ahora (Calculate Now), Calcular todo el libro ahora. Esta opcin es
necesaria solo si el clculo automtico est desactivado.

Calcular Hoja (Calculate Sheet), Calcular la hoja actual ahora. Slo es necesario si
el clculo automtico se ha desactivado.

Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente:

Sumar si (Sum Conditional), Ayuda a escribir frmulas que suman valores

especficos en una columna basados en otros valores en una lista.

Buscar (Lookup), Ayuda a escribir una frmula encontrando un valor en la

interseccin de una columna y una fila.

Men Datos (Data)

Donde:

Obtener Datos Externos (Get External Data), en este grupo existen las siguientes
opciones:

Desde Access (From Access), Importa datos desde una base de datos de Microsoft
Access.

Desde Web (From Web), Importa datos desde una pgina Web.

Desde Texto (From Text), Importa datos desde un archivo de texto.

De otras fuentes (From Other Sources), Importa datos desde otros orgenes de
datos.

Conexiones existentes (Existing Connections), Conecta a un origen de datos externo

seleccionado de una lista de orgenes de datos usados frecuentemente.

Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente:

Actualizar todo (Refresh All), Actualiza la informacin del libro que provenga de
una fuente de datos.

Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las
conexiones de datos son vnculos.

Propiedades (Properties), especifica la manera en que se actualizarn las celdas

conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la
manera en que se controlarn los cambios en el nmero de filas o columnas del
origen de datos.

Editar vnculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que est vinculado
esta hoja de clculo para que actualice o quite los vnculos.

Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), el grupo le permite:

Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la seleccin para que los valores ms bajos
se encuentren en la parte superior de la columna.

Ordenar de Z a A (Sort Z to A), Ordena la seleccin para que los valores ms altos
se encuentren en la parte superior de la columna.

Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados
en varios criterios a la vez.

Filtro (Filter), Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el

filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.

Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.

Volver a aplicar (Reapply), Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual.

No se filtrarn ni ordenarn los datos nuevos o modificarlos en la columna hasta que
haga clic en volver a aplicar.

Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que
se incluirn en el conjunto de resultados de una consulta.

Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Texto en Columnas (Text to Columns), Divide el contenido de una celda de Excel

en varias columnas. Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y
apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos.

Quitar Duplicados (Remove Duplicates), Elimina filas duplicadas de una hoja.

Puede especificar las columnas en las que se buscar informacin duplicada.

Verificacin de Datos (Data Validation), Evita la entrada de datos no vlidos en una

celda. Por ejemplo, puede rechazar fechas o nmeros no vlidos superiores a 1000.
Tambin puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una
lista desplegable.

Consolidar (Consolidate), Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.

Anlisis Y si (What if Analysis), Prueba varios valores par las frmulas de la hoja.
Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y
cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el

resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes
entradas posibles al mismo tiempo.

Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Agrupar (Group), Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

Desagrupar (Ungroup), Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal (Subtotal), Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando

automticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.

Mostrar Detalle (Show Detail), Expande un grupo de celdas contrado.

Ocultar Detalle (Hide Detail), Contrae un grupo de celdas.

Anlisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Anlisis de Datos (Data Analysis), Herramientas para anlisis de datos financieros y

cientficos.

Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una
celda objetivo, en una hoja de clculo.

Men Revisar (Review)

Donde:

Revisin (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Ortografa (Spelling), Comprueba la ortografa del texto.

Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca en los

materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traduccin.

Sinnimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado parecido a las

palabras que se ha seleccionado.

Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Nuevo Comentario (New Comment), Agrega un comentario sobre la seleccin.

Eliminar (Delete), Elimina el comentario seleccionado.

Anterior (Previous), Selecciona el comentario anterior en la hoja.

Siguiente (Next), Se desplaza al siguiente comentario del documento.

Mostrar u Ocultar comentarios (Show/Hide Comment), Muestra u oculta el

comentario adjunto a la celda seleccionada.

Mostrar todos los comentarios (Show All Comment), Muestra todos los
comentarios de la hoja.

Mostrar entradas manuscritas (Show Ink), Muestra u oculta cualquier anotacin

manuscrita de la hoja.

Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente:

Proteger hoja (Protect Sheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los
datos de una hoja especificando la informacin que se puede cambiar. Por ejemplo,
puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del
documento. Puede especificar una contrasea para desproteger la hoja permitir esos
cambios.

Proteger Libro (Protect Workbook), Restrinja el acceso al libro impidiendo que se

creen nuevas hojas u otorgando acceso slo a determinadas personas.

Compartir Libro (Share Workbook), Permite que varias personas trabajen en un

libro al mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red en donde

varias personas pueden abrirlo. Los libros que contienen tablas no se pueden
compartir.

Proteger y compartir libro (Protect and Share Workbook), Comparte el libro y lo

protege con una contrasea al mismo tiempo. La contrasea impedir que otras
personas desactiven el control de cambios.

Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allow users to edit ranges), Permite
que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de
utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la funcin proteger Hoja.

Control de Cambios (Track Changes), Controla todos los cambios realizados en el

documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.

Men Vista (View)

A travs del Men Vista (View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como
quiere visualizar la hoja de trabajo, el tamao o resolucin con el que quiere mostrar
la hoja:

Donde:

Vistas

del

Libro

(Workbook

Views), estas opciones nos permiten

visualizar la informacin en varias
formas como son:
Normal (Normal), en donde se
puede visualizar el documento en forma normal

Diseo de Pgina (Page Layout), Muestra el documento tal y como aparecer en la

pgina impresa.
Vista previa de salto de pgina (Page Break Preview), Muestra una vista
preliminar, donde se interrumpen las pginas al imprimir el documento.
Vistas Personalizadas (Custom Views), guarda un conjunto de valores de
configuracin de presentacin e impresin como una vista personalizada.
Pantalla completa (Full Screen), muestra el documento en modo de pantalla
completa.
Mostrar/Ocultar (Show/Hide), Este grupo
nos permite mostrar:

Regla

(Ruler),

Muestra

las

reglas

utilizadas para medir y alinear objetos en el documento.

Barra de Frmulas (Formula Bar), muestra la barra de frmulas en la que puede
escribir texto y frmulas en las celdas.
Ttulos (Headings), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de
fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna
son las letras que aparecen encima de las columnas de una pgina.
Lneas de cuadrcula (Gridlines), muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja
para facilitar la edicin y la lectura.
Barra de Mensajes (Messaje Bar). Abre la barra de mensajes para completar
cualquier accin necesaria del documento.

Las opciones que ofrece este grupo son:

Zoom (Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom
del documento. En la mayora de casos tambin puede utilizar los controles de zoom
de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el
documento.
100%, Aplica el tamao normal al documento.
Ampliar Seleccin (Zoom to Selection), Realice un zoom del libro para que el rango
de celdas seleccionado actualmente rellene toda la ventana. Esto puede ayudarle a ver
un rea especfica de la hoja de clculo.

Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente:

Nueva Ventana (New Window), Abre una nueva ventana que contenga una vista del
documento actual.
Organizar todo (Arrange All), Coloca en mosaico todas las ventanas de los
programas abiertos en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles (Freeze Panes), Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
Dividir (Split), divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
de su libro.
Ocultar (Hide), oculta la ventana actual para que no se vea.
Mostrar (Show), muestra las ventanas ocultas mediante la funcin ocultar ventana.
Ver en paralelo (View Side by Side), permite ver dos hojas de clculo en paralelo
para poder comparar su contenido.

Desplazamiento sincrnico (Synchronous Scrolling), Sincroniza el desplazamiento

de los dos documentos para que se desplacen juntos. Para activar esta funcin primero
se debe habilitar la opcin Ver en paralelo.
Restablecer posicin de la ventana (Reset Window Position), Restablece la
posicin de la ventana del documento que se est comparando en paralelo para que
compartan la pantalla.
Guardar rea de trabajo (Save Workspace), Guarda el diseo actual de todas las
ventanas como rea de trabajo para que se pueda restaurar ms tarde.
Cambiar ventanas (Switch Windows), cambia a una ventana abierta actualmente
diferente.
Macros (Macros), Permite grabar una macro o tener acceso a otras
opciones de Macro.

Formas del cursor

Controlador de relleno
Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la seccin. Cuando se
seala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el
contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos.
Controlador de seleccin
Pequea cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha
seleccionado.
Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a
seleccionar y arrastrar hasta la ltima celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre stas una serie de

aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc.
Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz
cambiar a un puntero, el cual, permitir seleccionar la aplicacin que se desee
realizar.

Otra forma de escoger la aplicacin a realizar sobre las celdas seleccionadas es

utilizando los iconos de la barra de herramientas

Controlador de movimiento

Pequeo puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas.
Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o
celdas respectivamente.
Para realizar esta aplicacin, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el
contenido de las celdas seleccionadas.

Desplazamiento a travs de la hoja y el libro

Tipos de datos
En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que
se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura muestra los controles de desplazamiento.

Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina
inferior izquierda cuando el libro tiene ms hojas de las que pueden presentarse
simultneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar
a travs de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo as visualizar el
contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las
etiquetas en la direccin indicada de hoja en hoja. Los botones ms externos le sitan
en la primera o la ltima etiqueta del libro. Para modificar el nmero de etiquetas
mostradas, se puede arrastrar el cuadro de divisin de etiquetas. Para restablecer la
visualizacin de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de divisin.

Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de divisin de

etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la
hoja que se pretende activar, despus de haber localizado la hoja, utilizando los
botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura
Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente
Tambin se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un
libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas ControlRePg, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPg.
Desplazamiento en la Hoja de Clculo
Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.
Cuando se selecciona una nica celda, sta se vuelve activa y su referencia aparece en
el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de frmulas
(Formula bar). Aunque en cada momento slo puede estar activa una sola celda, a
menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas
denominados rangos.

Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango

seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la seleccin del rango.

En este captulo se describen las tcnicas utilizadas con el ratn y el teclado para
seleccionar celdas y rangos.
Seleccin con el ratn
Para seleccionar una celda, se sita el puntero en ella y se pulsa el botn del ratn. El
selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se
visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cmo seleccionar un rango de
celdas.

Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.

Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda
e inferior derecha.
Extensin de una seleccin
En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere
trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta tcnica se

conoce como extender una seleccin. Por ejemplo, para extender la seleccin A1:C6
y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mays y luego pulsar el
ratn sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho
ms eficiente esta tcnica que la de arrastrar el ratn a travs de la seleccin completa.
Modos de teclado
El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se
activa uno de los modos correspondientes.
EXT

Modo extender. Pulsar F8 para extender la seleccin activa utilizando el

teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mays y
seleccionar celda con el ratn.

AGR Modo Agregar. Pulsar Maysculas-F8 y se aade ms celdas a la seleccin

activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes.
Esta es la combinacin de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla
Control y seleccionar las celdas con el ratn.
NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisin, y fija el teclado numrico para
entrada de valores numricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ
NUM.
FIJO Modo Nmero fijo de decimales. Se puede aadir una coma decimal a los
datos numricos en la posicin que especifiquemos, dentro del cuadro de
edicin Posicin decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del
men Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona
el casillero Nmero fijo de decimales (Fixed decimal).
F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mays para
extender una seleccin. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:
1. Pulsar sobre la celda A1
2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el
modo Extender.
3. Pulsar la celda G15.

4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.

Seleccin Fuera de los bordes de la ventana
No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente
en la pantalla depende del tamao y resolucin del monitor. Si se necesita seleccionar
un rango que est fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el
puntero del ratn ms all del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom de
la barra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos
pasos:
1. Pulsar sobre la celda A15.
2. Arrastrar el puntero del ratn hasta la celda A25 (cuando el puntero
alcance la parte superior de la ventana, la hoja de clculo comienza a
desplazarse).
3. Suelte el botn del ratn. La Figura muestra el resultado.

Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la

celda A25 y arrastrar el puntero del ratn hacia la barra de ttulo. Cuando se haya
alcanzado la celda A15, se suelta el botn del ratn.

Tambin se puede arrastrar el puntero ms all de los bordes: izquierdo o derecho de

la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentacin, y as
realizar la seleccin.
Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la tcnica de arrastrar puede llevar
bastante tiempo. Aqu se tiene una alternativa para la seleccin de A1:M45:
1. Pulse la celda A1.
2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la
presentacin.
3. Mantenga pulsada la tecla Mays o pulse F8.
4. Pulse sobre la celda M45.
Seleccin de rangos con varias reas
Los rangos con varias reas (tambin se conocen como rangos no adyacentes o no
contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una nica rea rectangular. Para
seleccionar rangos mltiples con el ratn se utiliza la tecla Control, como se muestra
en la Figura.
Tambin se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la seleccin) para seleccionar
rangos mltiples. Despus de seleccionar la primera rea del rango, se pulsa MaysF8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la
barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o MaysF8 se desactivar el modo AGR.

Seleccin con el teclado

Tambin se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de
clculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de direccin. Por
ejemplo, si la celda A1 est activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para
seleccionar la celda A2. Se pulsar la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la
celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.
Uso de Inicio y Fin
Las teclas Inicio y Fin resultan tiles para la seleccin y el desplazamiento. La tabla
que est a continuacin muestra cmo utilizar estas teclas de forma individual o
conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de
clculo.

Pulsar

Para

Inicio

Situarse en la primera celda de la fila activa.

Control-Inicio

Situarse en la celda A1.

Control-Fin

Situarse en la ltima celda de la ltima columna del rea activa.

Fin

Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de direccin

para desplazarse entre regiones de celdas.

Bloq Despl-Inicio

Situarse en la primera celda de la ventana activa.

Bloq Despl-Fin

Situarse en la ltima celda de la ventana activa.

Uso de Ir a (Go to)

Para desplazarse rpidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede
seleccionar la orden Ir a (Go to) del men Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G),
luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edicin
Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar (Ok). Tambin se puede
utilizar la orden Ir a (Go to) para ampliar una seleccin.

Por ejemplo, para

seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea
Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mays, se pulsa Intro.
Para situarse en otra hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona
Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de
exclamacin y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la
celda J10 de una hoja de clculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.
Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edicin Referencia
(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se
puede retroceder fcilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente
F5 y despus Intro. Excel tambin mantiene las cuatro ltimas posiciones desde las
cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de dilogo Ir a (Go
to). Tambin se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro
de la hoja de clculo.

Cmo extender una seleccin

Igual que cuando se utiliza el ratn, se puede extender una seleccin desde el teclado
usando las teclas Mays o F8 (no se puede extender una seleccin con la tecla
Tabulador).
Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mays, siga estos pasos:
1. Seleccionar la celda A1.
2. Mantener pulsada la tecla Mays, pulse la tecla de direccin hacia la derecha
dos veces y seguidamente pulsar la tecla de direccin hacia abajo cinco veces.
Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos:
1. Seleccionar A1.
2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecer el indicador EXT en la
barra de estado).
3. Pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos veces y la tecla de direccin
hacia abajo 11 veces.
4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender.
Para extender una seleccin ms all de los mrgenes de la ventana, se utilizan las
teclas Mays y de direccin. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga
estos pasos:
1. Seleccionar la celda A1.
2. Mantener pulsada Mays y pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos
veces.
3. Continuar pulsando la tecla Mays y pulsar AvPg dos veces.
4. Continuar pulsando Mays y utilizar las teclas de direccin para desplazar la
seleccin hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 est incluida en la
seleccin.

Seleccin de rangos mltiples

Para seleccionar rangos mltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea
aadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mays-F8 para activar el modo
Agregar.
2. Utilizar las teclas de seleccin para seleccionar la celda C7.
3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mays o pulsar la
tecla F8 y utilizar las teclas de direccin.
Seleccin de columnas y filas
Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y
pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el
teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mays-Barra espaciadora.
Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que
incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra
espaciadora o Mays-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas
B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres
columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.
Tipos de Datos
Microsoft Excel acepta dos tipos bsicos de datos de entrada para una celda:
constantes y frmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categoras: valores
numricos, valores de tipo texto (tambin llamados rtulos o cadenas de caracteres) y
valores de fecha y hora.
Excel tambin reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores
lgicos y valores de error.

Valores simples numricos y de texto

Un valor numrico es un dato de entrada que incluye los nmeros del 0 al 9 y ciertos
caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro
carcter cualquiera ser un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de
valores numricos y de texto.

Valores numricos

Valores de texto

123

Ventas

345678

Hola

$9999,99

Un rtulo

1%

Calle Mayor 123

1,23E+12

No. 324

Introduccin de valores numricos

Para introducir valores de tipo numrico, se selecciona la celda y se introduce el
nmero. Al ir introduciendo, el nmero aparece en la barra de frmula y en la celda
activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de frmula se denomina
punto de insercin.
Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato
de nmeros General. El formato General muestra los nmeros en la forma ms exacta
posible, utilizando el formato de nmero entero (123), el formato de fraccin decimal
(1,23) o, si el nmero es ms largo que el ancho de la celda, notaciones cientficas
(1,23E+12).
Cuando se vea #### quiere decir que el nmero es demasiado largo para aparecer en
una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el
nmero, ste aparecer en la celda.
Una forma fcil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto
es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.

Cmo aceptar los datos

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo
permanentemente en la celda. La forma ms simple de aceptarlo es pulsando la tecla
Intro despus de haber tecleado el valor. El punto de insercin desaparece de la barra
de frmula y Excel almacena el dato en la celda.
Si se pulsa Tabulador, Mays-Tabulador, Intro, Mays-Intro o una tecla de direccin
despus de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.
Al comenzar a escribir una entrada, la barra de frmulas presenta varios botones: el
botn Cancelar (Cancel), el botn Introducir (Enter) y el botn Modificar funcin
(Insert function). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo ms (+) o
un signo menos (-), tambin, se presenta una lista desplegable con las funciones
usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botn Introducir, o

cancelar el dato pulsando el botn Cancelar, dentro de la barra de Frmulas.
Caracteres especiales
Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuacin
una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:

Si se comienza una entrada numrica con un signo ms (+). Excel borra el

signo ms.

Si se comienza una entrada numrica con el signo menos (-). Excel interpreta
el dato como un nmero negativo y mantiene el signo.

Excel interpreta el carcter E o e como notacin cientfica. Por ejemplo, Excel

interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).

Excel interpreta constantes numricas encerradas en parntesis como nmeros

negativos, lo cual es tpico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100)
como 100.

Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. Tambin se

puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc.
Cuando se introduce nmeros que incluyen puntos como separadores, el
nmero aparece con puntos en la celda, pero stos no aparecen en la barra de
frmula.

Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de frmulas visualiza

1234,56. No obstante, la celda visualiza el nmero con el punto en el lugar

correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numricos predefinidos de
Excel.

Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la

celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la celda,
y en la barra de frmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel aade el
punto a la visualizacin de la hoja de clculo, ya que es parte del formato
Moneda de Excel.

Si se finaliza un dato numrico con un signo de tanto por ciento (%), Excel
asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,
Excel visualiza 53% en la barra de frmula y asigna un formato de porcentaje a
la celda, que visualiza 53%.

Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de

caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el
nmero como una fraccin. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza
12,625 en la barra de frmula y asigna un formato de fraccin de celda. La
celda visualiza 12 5/8.

Valores presentados frente a valores subyacentes

Aunque se puede escribir ms de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada
numrico de una celda puede contener un mximo de 15 dgitos. Si se introduce un
nmero que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a
notacin cientfica. Excel ajusta la precisin de la notacin cientfica para visualizar el
dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un
nmero demasiado grande o demasiado pequeo, Excel tambin lo visualiza en la
barra de frmula utilizando la notacin cientfica con un mximo de 15 dgitos de
precisin.
Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores
almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de frmula se denominan
valores subyacentes. El nmero de dgitos que aparecen en una celda depende del
ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de
entrada grande, Excel podra visualizar el valor redondeado del nmero o una cadena
de signos #, dependiendo del formato de visualizacin que se est utilizando.

El nmero 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por

tanto Excel lo visualiza en notacin cientfica.
Introduccin de valores de texto
Introducir texto es similar a introducir valores numricos. Para introducir texto en
una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botn
Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botn Cancelar. Un
texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinacin de nmeros y
caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que

Excel no interprete como nmero, frmula, fecha, hora, valor lgico o valor de error
se interpretar como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la
izquierda de la celda.
Introduccin de textos largos
Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel
permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se
almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que est a la derecha de la
celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se
muestra en la Figura.

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamao contiene un dato de

entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.
Introduccin de Fechas y Horas
Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estndar, Excel
almacena todas las fechas como nmeros de serie y todas las horas como fracciones
decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas nmeros, se pueden sumar,
restar y aadir a otros clculos. Para ver una fecha o una hora con formato de nmero
de serie o de fraccin decimal, se tiene que cambiar el formato de celda a General.
Cuando se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de celda
cambia automticamente del formato General al formato de fecha o de hora adecuado.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas:

Excel hace caso omiso de las maysculas.

Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o

p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. Tambin se puede escribir a o p; se deber
incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel
automticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo:
16:00.

Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un

espacio.

Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).

Tambin se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan

formatos de nmero personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las 24,
y minutos o segundos pasados los 60.
Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas
Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento
(corte) y borrado de Rangos.

Una celda es el rango mnimo de una hoja de clculo.

Una hoja completa representa un rango mximo.

El tamao del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo.

Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas a

la accin de pegado.

Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles.

Podr pegar en otro lugar el rango seleccionado.

Borrado de rangos, eliminar el contenido de todo el Rango.

Copiar y pegar rangos

Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo de
celdas o toda la hoja.

El contenido del rango puede ser: caracteres alfanumricos, grficos, dibujos, etc.
En el Men Inicio (Home), grupo Portapapeles (Clipboard), o tambin la
combinacin de teclas CTRL+C, despus de lo cual el rango queda marcado por una
lnea intermitente en su borde exterior en movimiento.
Copiar (Copy) [botn del grupo Portapapeles (Clipboard)].

Pegar (Paste) [botn del grupo Portapapeles (Clipboard)].

Seleccin de Rangos

Como se puede ver el rango se encuentra seleccionado en el grfico anterior (B2:D8)

A continuacin se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango
seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.

Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados:

Del Men Inicio (Home) seleccionar Copiar (Copy)

Pegar

Del Men Inicio (Home) seleccionar Pegar (Paste)

Utilizando la combinacin de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para

Pegar.

Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posicin y como la

orden copia guard en el visor de portapapeles la imagen, se procede exclusivamente
al pegado. Pegado que se repetir tantas veces se requiera manteniendo la ltima
indicacin de copiado. Ejemplo a continuacin:

Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posicin

D5:D9. Una vez terminada la operacin de copiado y pegado, continuar activada
(borde intermitente en el rango seleccionado), indicacin que permite repetir el
pegado en cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en
cualquier sector de la hoja.
Cortar (Cut)
El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de
copiar con la nica diferencia que la orden es Cortar (Cut).

Cortar (Cut) [botn del men Inicio (Home)]

Pegar (Paste) [botn del men Inicio (Home)]

Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del
rango de informacin a Cortar (Cut).
Procedimiento:

Seleccionar el rango

Del men Inicio (Home) seleccionar la orden Cortar (Cut)

Colocarse en la primera celda donde se desea mover la informacin

Del men Inicio (Home) seleccionar la orden Pegar (Paste)

Tambin se puede realizar esta operacin con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar)
(Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).
Seleccin del rango a Cortar (Cut).

Rango A3:A5
Cortar (Cut) y Pegar (Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.

Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.

Borrado - Eliminacin
Es la eliminacin del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas,
Contenido, Formatos, o Todo.
Procedimiento:

Seleccin del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar.

Varias alternativas como Borrar:

Presionar tecla Del, Delete, Supr.

Men Inicio (Home)

Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.

Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.

El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuacin se ilustra.

Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rpidas.

Insercin, eliminacin de filas y columnas
La insercin y la eliminacin tanto de filas como de columnas en una hoja electrnica
se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para
aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y
muy til, como a continuacin se indica.

Insertar filas
Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de clculo, y se la realiza
de la siguiente forma:
Colocar en la posicin donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo,
se insertar a continuacin de la fila 2 (MARTES), una fila. Es importante la
seleccin de LA FILA.

Posteriormente con el botn derecho del mouse activamos el men y elegimos

Insertar (Insert)

O tambin podemos elegir del men Inicio (Home) la opcin Insertar

(Insert)

 Con cualquiera de las dos opciones automticamente se ha insertado una fila

en toda la hoja de clculo.

Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron en la

parte superior.
Para insertar ms de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y seguir
el mismo procedimiento.
Eliminacin de filas
Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el tema
anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas:
Seleccionar dos filas (2 y 3).

 Del Men Inicio (Home), opcin Eliminar filas de hoja (Delete Sheet
Rows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Men contextual, botn
derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).

 Usando cualquiera de las dos opciones, el resultado es el siguiente:

Insertar columnas
Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de
clculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que
ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns).
Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuacin:

Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y

delante se crear una columna vaca, en blanco.
Colquese en la posicin determinada para la insercin de la columna. En nuestro
ejemplo seleccione la columna A.

Elija del men Inicio (Home), la orden Insertar (Insert) y luego elija Insertar
columnas de hoja (Insert Sheet Columns).

S ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).

Se puede tambin utilizar el Men Contextual.

Para ms de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se repite todo
el procedimiento como para una columna.
El men contextual presenta la ventana, donde se escoge Insertar (Insert).

 El resultado es el mismo que el anterior.

Eliminacin de columnas
Suprime una o varias columnas de acuerdo a la seleccin realizada. Su diferenciacin
consiste en la seleccin. El mtodo es muy similar a la eliminacin de filas, con la
variacin que se escoge la de columnas para la presente ilustracin.
Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas
para lo cual se utilizar la combinacin de teclas de seleccin alternada (CTRL) y
seleccin, o secuencial.

 En el ejemplo se eliminar las columnas B y D.

Del men Inicio (Home), seleccionar la orden Eliminar (Delete) y luego
elegir Eliminar Columnas de hoja (Delete Sheet Columns)

El resultado ser:

Se elimin y se procedi a la reagrupacin como se muestra en el grfico anterior

quedando las columnas A y B.
Cambio de ancho y alto de columnas y filas
Cambiando al ancho de columnas
Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del
ttulo de la columna hasta obtener el ancho deseado.

Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del ttulo de la fila
hasta que tenga el alto deseado.

Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminada

1. Clic en el men Inicio (Home). Elegir Formato (Format).

2. A continuacin, clic en Alto de fila (Row Height).

3. Si deseamos cambiar el ancho de la columna, procedemos de una forma similar a

la usada en fila, as:

4. A continuacin, clic en Ancho de Columna (Column Width).

FORMATO DE CELDA
Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien,
para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms
atractiva.
Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o despus de
ingresar los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego
asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el
formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango
estar en negrita al introducirlo.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la
misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de
manera independiente de los datos que contienen las celdas.
Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las
celdas y en las lneas de divisin de la hoja. Sin formato, una hoja de clculo llena de
datos podra parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la informacin
importante destaque, se puede modificar la apariencia de los nmeros y del texto
dndoles formato con negrita y cursiva, o aadiendo signos de moneda y comas. Se
puede seleccionar nuevas fuentes y tamaos de fuentes, ajustar la alineacin de los
datos dentro de las celdas y agregar colores, diseos, bordes e imgenes. Utilizar con
prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o
del estilo personal.
Asignacin y Eliminacin de Formatos
El grupo Celdas (Cells) del men de Inicio (Home) controla la mayora de los
formatos que se aplican a las celdas de las hojas de clculo. Formatear es fcil: Basta
con seleccionar la celda o el rango y elegir las rdenes apropiadas del men Formato
(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas B4:F10, se
deben seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccionar las celdas B4:F10.

2.

Desde el men Inicio (Home), seleccionar Formato (Format)

3.

Posteriormente elegir Formato de Celdas (Format Cell)

4.

Del men elegir la ficha Nmero (Number), si no est activa.

5.

Desde el cuadro de lista Categora (Category), seleccionar Moneda

(Currency).

6.

Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales (Decimal places).

7.

Pulsar Aceptar (Ok) para volver a la hoja de clculo

Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los nmeros de las
celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede
incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato
monetario).
Una celda formateada permanece as hasta que se aplique un nuevo formato o se borre
el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita
volver a formatear la celda.

En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisin. En el Libro2 a hoja
de clculo formateada es ms fcil de leer.
Formateo con barra de herramientas
La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Men Inicio (Home) que
contiene el botn Copiar formato (Format Painter). Este botn permite copiar
formatos desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de clculo en el libro de
trabajo activo e incluso en otros libros de trabajo.
Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:
1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.
2. Pulsar el botn Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecer
un pequeo icono en forma de brocha).

3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.

Botn para copiar el formato de una celda a otra.

Si se copian formatos desde un rango de celdas y despus se selecciona una nica

celda para pegar, Copiar formato (Format Painter) pega el rango de formatos
completo desde la celda seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si
se selecciona un rango de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato (Format
Painter) sigue la forma del rango copiado. Si el rango que se desea formatear tiene
una forma diferente a la del rango copiado, el patrn es repetido o truncado, segn sea
necesario.
Aplicacin de Estilos (Styles)

Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos (Styles) del men Inicio
(Home), tan solo dando un clic podr visualizar rpidamente los diferentes estilos.
Los formatos automticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos:
numricos, fuentes, de alineacin, de bordes, de diseos, de anchura de columnas y de
altura de filas.

Cmo dar formato a un nmero utilizando el cuadro de dilogo Formato de

celdas
Para cambiar el formato de nmeros de una celda a otro formato de nmeros
predeterminado, se tiene que elegir del bloque Celdas (Cells) la opcin Formato
(Format), y luego seleccionar Formato de Celdas (Format Cells).
Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los smbolos de la moneda de
casi todos los pases del mundo incorporados.

Los formatos de contabilidad

mantienen el smbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores

negativos segn como est la Configuracin Regional de Panel de Control, pueden
estar entre parntesis, o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor.

A continuacin se podr mirar cmo de una manera rpida y visual, tal como se puede
apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el nmero o los nmeros a los que se
quiera dar el formato.
2. Hacer clic en el men Inicio (Home) en el grupo de Celdas (Cells) en la opcin
Formato (Format) y despus en Formato Celdas (Format Cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Nmero (Number).
4. Hacer clic para seleccionar una categora (Category).
5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.
6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecer una vista previa de las selecciones.
7. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Cambiar estilos de las fuentes

Una fuente (Font) es una coleccin de caracteres alfanumricos que comparten la
misma tipografa, o diseo, y que tienen caractersticas similares. La mayora de las
fuentes estn disponibles en una gran variedad de tamaos.

El tamao de cada

carcter de la fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada).

Se puede utilizar cualquiera de las fuentes que estn instaladas en la computadora,
pero la predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos.
Cambiar la fuente y el tamao de la fuente utilizando el cuadro de dilogo
Formato de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar
formato con nueva fuente o tamao de fuente.
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).

4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar.
5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style).
6. Seleccionar el tamao de fuente (Size) que se quiera.
7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects).
8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado.
9. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Cambiar la alineacin utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineacin se quiera
modificar.
2. Hacer clic derecho y despus hacer clic en Formato de celdas (Format celss).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment).
4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una
alineacin.
5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineacin.
6. Seleccionar una orientacin haciendo clic en uno de los puntos del mapa de
orientacin (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia
arriba o hacia abajo.
7. Si fuese necesario, hacer clic en una o ms de las casillas de verificacin de la
seleccin Control del texto (Text control).

8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Controlar el fluido de texto dentro de una celda

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar.
2. Hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Formato de celdas
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment).
4. Hacer clic en una o ms casillas de verificacin de la seccin Control del texto
(Text control).
Ajustar texto (Wrap text), ajusta el texto a mltiples lneas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar (Shrink to fit), reduce el tamao de los caracteres para
que se ajusten dentro de la celda.
Combinar celdas, combina las celdas (Merge cells) seleccionadas dentro de
una sola celda.
5. Hacer clic en Aceptar (Ok)

Cambiar el color del texto con el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera
modificar.
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).
4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y despus en el color que se quiera
utilizar.
5. Mirar la vista previa (Preview) de la seleccin.
6. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de dilogo Formato

de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de
relleno o trama.

2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Llenar (Fill).
4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar.
5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las
tramas disponibles y despus en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta
de colores.
6. Mirar la seleccin en el cuadro Muestra (Sample).
7. Hacer clic en aceptar (Ok).

Aplicar un borde con el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar
toda la hoja de trabajo, hacer clic en el botn Seleccionar todo (Select all).
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders).
4. Seleccionar un tipo de lnea de la lista Estilo (Style).
5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o lneas dentro de
un rango de celdas, hacer clic en la opcin Contorno o Interior (Outline o Inside).
Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opcin Ninguno (None).
6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los
botones de Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera
que aparezca el borde.

7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y despus en uno de los colores
para el borde que se haya seleccionado.
8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Frmulas: Operadores y operandos

Teniendo claro cmo crear frmulas, el tema de estudio de operadores nos permite
conocer los diferentes signos que estructuran las frmulas.
Operadores
Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas
operaciones o frmulas; sumar dos nmeros, comparar elementos, etc.
Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos.

Aritmticos

De comparacin

Texto y

Referencias

Aritmticos
Estos ejecutan operaciones matemticas bsicas con valores numricos, como son las
sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:
+

suma

resta

multiplicacin

divisin

exponencial

porcentaje

Suma
Ejemplo de suma, realizar la operacin de B1+C1 y (2+3)
Observar que se est sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en
Excel el ingreso de una frmula u operacin.

Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operacin en una misma celda
(B1).

La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.

Multiplicacin
Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.

Divisin
Ilustracin con dos ejemplos.

Exponencial
Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prcticos, sencillos y de fcil manejo y
comprensin.

Porcentual
Se ilustra con dos ejemplos.

De comparacin

Son aquellos que producen valores lgicos. Permiten inspeccionar dos valores y
llegar a una conclusin de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False).
Ejemplos prcticos de aplicacin.
Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicacin
en funcin de la respuesta.

Menor que (b3<c3)

Igualdad

Desigualdad

Como se puede apreciar en los ejemplos presentados su utilizacin es realmente fcil.

Texto
Existe en la actualidad un solo operador de texto y es el Ampersand (&). Sirve para
unir dos o ms valores de texto, funciones, etc.

Ejemplo de aplicacin.
En el ejemplo anterior se presenta la unin de:
FABI & AN

dando como resultado la palabra completa FABIAN.

MOTO&NIVELADORA

MOTONIVELADORA

AEREO&PUERTO

AEREOPUERTO.

De referencia
Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5

Ejemplo de aplicacin

Se aplic Suma en el rango B3:B5.

Prioridad de los operadores

En la utilizacin de operadores en frmulas complejas, sin separador de parntesis,
existe en Excel una prioridad de ejecucin en lo que se refiere a operadores y es la
siguiente:
Smbolo

Operacin

Dos puntos

Coma
Un espacio

Negacin

Porcentaje

Exponente

*/

Multiplicacin, Divisin

+-

Suma, Resta

&

Unin de texto

=;< >; <=; >=,<>

Comparacin

Impresin
Impresin de una hoja de trabajo
Una vez que ha concluido la elaboracin de la hoja de trabajo y hay la necesidad de
imprimirla, Excel provee las opciones para que especificar la forma como se desea la
impresin:

Configuracin de pgina (Page setup)

Pgina de impresin (Page)
Dentro de la opcin Imprimir (Printer) seleccione Vista Preliminar (Print
Preview) aparecer una ventana donde puede elegir Configuracin de Pgina (Page
setup) se puede especificar las caractersticas de la pgina de impresin, la cual,
puede hacerse de forma vertical (Portrait) u horizontal (Landscape).

Para

seleccionar la opcin, basta con presionar el botn del ratn en el casillero que se
encuentra al lado de cada opcin. Puede determinar, adems, la escala de impresin
(Scaling). Si desea que el rea de impresin sea ms grande, aumentar la escala en el
recuadro identificado con la leyenda Ajustar al (Adjust to), si desea que la impresin
se ajuste a una pgina o a un cierto nmero de pginas, registrar el nmero de pginas
en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar a (Fit to). Puede seleccionar el
tipo de papel que va a utilizar, la calidad de impresin y la numeracin de las pginas.
Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar
como saldr la impresin sin mandar a la impresora o determinar ms opciones. Para
ello, presionar un botn de los que se encuentran en el costado superior derecho del
cuadro de dilogo.

Mrgenes (margins)
Esta opcin, dentro de la Configuracin de la pgina (page setup), permite especificar
el tamao de los mrgenes que va ha tener la pgina de impresin, los valores que
especifique para los mrgenes pueden estar dados en centmetros o puntos. Puede
especificar el margen digitando el nmero o, simplemente, presionando las teclas que
se encuentran dentro de cada casillero de los mrgenes.
Al momento que especifica los valores de cada uno de los mrgenes detallados en el
grfico siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de
dialogo, como saldr el contenido de la hoja de acuerdo a los mrgenes especificados.

Encabezado y pie de pgina (header/footer)

Excel, dentro de la opcin de configurar la pgina, da la opcin de poder especificar
los encabezados y el pie de pgina que desea que salgan impresos en cada una de las
hojas. Si desea registrar el encabezado, presionar el botn Personalizar Encabezado
(Custom header), inmediatamente aparece el cuadro de dilogo en el cual se
muestran tres casilleros en los que debe registrar en texto que desea que salga como
encabezado; si desea que el texto salga al costado izquierdo de la hoja, utilizar el
recuadro izquierdo; si utiliza el recuadro del centro el texto, saldr en el centro de la
hoja; si utiliza el recuadro de la derecha el texto, saldr en el costado derecho de su
hoja de impresin. Se puede utilizar los tres, si as se quiere.
Del mismo modo, si desea especificar el pie de pgina,

presionar el botn

Personalizar Pie de pgina (Custom footer), y enviar las mismas instrucciones que
para el encabezado. Una vez que se especifique el encabezado y el pie de pgina,
presionar la tecla Aceptar (Ok).

Hoja (Sheet)
Una de las caractersticas importantes dentro de la configuracin de la pgina de
impresin es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresin. Se
debe especificar el rea de impresin. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir

toda la hoja, sino una parte de ella. En el recuadro identificado como Area de
impresin (print area), escribir el rango de celdas a imprimir (Ej. A1:F40 imprime el
rea comprendida ente la columna A hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea
imprimir toda la hoja dejar en blanco este casillero.
Cuando imprime una hoja y sta requiere de ms de una pgina de impresin, los
ttulos de las columnas slo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea
que los ttulos de las columnas o, el ttulo en general de la hoja, aparezca en todas las
hojas en el recuadro identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior (Rows
to repeat at top), digitar los nmeros de las filas que va a repetir en cada pgina de
impresin.
Puede especificar, adems, si se desea imprimir las lneas de divisin, si la impresin
desea solamente en blanco y negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de
impresin y el orden de impresin de las hojas.

Vista preliminar

Una vez definida el rea a imprimir y especificadas las condiciones para la

impresin, est listo para enviar su trabajo a la impresora, pero, sin embargo, Excel
da la posibilidad de revisar previamente como saldr impreso el trabajo sin necesidad
de imprimirlo.

Esto se puede lograr seleccionando la opcin Vista preliminar

(preview) del Botn de Office (Office Button), seleccione la opcin Imprimir

(Printer) y escoja Impresin Preliminar (Printer Preview) o simplemente presionando
el botn Vista preliminar que se encuentra en la barra indicada anteriormente.

Excel le muestra la hoja de trabajo como se describe en el grfico, adems, da ciertas

posibilidades como:

El botn Siguiente (Next) permite ver la siguiente pgina ha imprimir

El botn Anterior (Previous) permite ver la pgina anterior a la actual

El botn Zoom modifica el tamao de la vista, aumentndolo o reducindolo

para ver toda la pgina de impresin

El botn Configurar (Setup) permite configurar la pgina de impresin o

modificar las especificaciones de impresin dadas anteriormente

El botn Mrgenes (Margins) permite especificar los mrgenes con los cuales
la pgina de impresin van a salir.

El botn Salto de pgina (Page break), a partir de la posicin en la que se

encuentre el cursor, crea una nueva pgina para la impresin.

El botn Cerrar (Close), cierra la vista previa y vuelve el control a la hoja de

trabajo original.

Imprimir

Una vez que ya se comprob como saldr la impresin de la hoja de

trabajo, est listo para imprimir realmente el documento. Para ello, seleccionar la
opcin Imprimir (Print) o simplemente, presionar la tecla identificada con el icono
Imprimir de la barra de herramientas o, tambin, presionar las teclas CTRL+P.

Cuando se selecciona la opcin de impresin, aparece el cuadro de dilogo que se

muestra en la figura, en el que se debe especificar el tipo de impresora que se va ha
utilizar. En el recuadro Nombre (Name), especifique el nombre de la impresora o
seleccionar un nombre de las impresoras instaladas de la lista que aparece cuando
presiona la flecha del extremo derecho del recuadro.
Puede especificar las pginas que se desea imprimir, si no se desea imprimir todo el
documento. Se puede seleccionar ciertas pginas; para esto, seleccionar la opcin

Pginas (pages) del cuadro de dilogo y en los recuadros Desde y Hasta (From to)
digitar los nmeros de pgina que se desea imprimir.
Se puede, adems, especificar el nmero de copias que se desea o definir si la
impresin la est realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja.
Si ya est listo, presionar el botn Aceptar (Ok), pero antes asegurarse que la
impresora est encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresin.
Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botn Cancelar (Cancel), con lo
que vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla
ESC.

Autorrellenado: nmeros y texto

Arrastrando el controlador de relleno de una celda y soltando el botn del Mouse
(ratn). Se podr: llenar en otras filas o columnas una serie de nmeros o texto,
copiar en otras filas o columnas dichos datos.
Si la celda contiene un nmero, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede
extender en serie, los valores se incrementarn en lugar de copiarse. Por ejemplo, si
la celda contiene "Enero", podr rellenar rpidamente las dems celdas de una fila o
columna con "Febrero", "Marzo" y as sucesivamente.

SERIES
Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar
automticamente varios tipos de series.

Este recurso se denomina Autollenado,

mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas seleccionadas y,

dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa el valor en las
celdas siguientes.

La segunda opcin permite generar una serie de valores en un conjunto de celdas,

cuando se requiere crear una serie numrica para determinar la secuencia de
elementos de la hoja.

Todo esto, puede hacerlo por medio de las opciones de

generacin de series y autollenado.

Rellenar
Esta opcin de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales
colocados en la primera celda de la fila a rellenar. Para ilustrar de mejor manera el
funcionamiento de esta opcin, suponga que desea generar una columna con los
meses del ao, no es necesario escribir todos, simplemente escribir Enero en la
primera celda, luego colocar el ratn en el vrtice inferior derecho de la celda en
donde el cursor toma la forma de un ms (+) como se aprecia en la figura.

Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,
suelte el botn del ratn y observe lo que ocurre.

Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del ao. Es importante observar que el
rellenado reconoce y hace la distincin entre letras maysculas y letras minsculas,
repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las dems celdas.

La opcin rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un nmero en

cualquier parte del texto y realiza un aumento progresivo de ste en el rango de celdas
especificado, como lo demuestra la Figura anterior.
No importa el texto que se especifique la opcin rellenar coloca el texto de acuerdo a
lo que se especifique en el rango, Ver figura anterior.

Crear listas personalizadas

Excel posee una lista de series predefinidas, las cuales son utilizadas por la funcin
rellenar. Se puede incluir nuevas listas o series personales que a menudo se utilicen.
Para activar, cambiar o crear nuevas listas seleccionar la opcin del cono del Botn
de Office (Office Button)

, seleccione Opciones de Excel (Options Excel)

seleccione Mas frecuentes ( Popular) y presione el botn Modificar lista

personalizada (Edit Custom Lists) como indica en la siguiente pantalla.

Al presionar Modificar lista personalizada (Edit Custom Lists), aparece la

siguiente pantalla.

En el cuadro listas personalizadas (Custom lists), se puede observar las listas que ya
se encuentran incluidas, como los das de la semana y los meses del ao.
Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y
presionar el botn Agregar (Add). Al presionar el botn, el cursor aparece en el
cuadro Entradas de lista (List entries). Escribir aqu la nueva serie que se desea
incluir, separando cada elemento con una coma.
Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el ltimo elemento, con lo que se
agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista,
junto a las dems. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar
las celdas en su trabajo.
La funcin rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se
selecciona un nmero de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas
sobrantes se rellenan con los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la
funcin rellenar es una funcin cclica.
Se puede tambin rellenar celdas con valores numricos, lo que se conoce con el
nombre de Series.

Series de rellenado

Al trabajar con nmeros, la funcin Rellenado permite configurar una serie que ser
creada. En Men Inicio (Home) en el bloque de datos Edicin (Editing) seleccione
Series.
Esta opcin opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las
dems celdas, el resultado de la configuracin realizada por el usuario. Para entender
mejor su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo:
-

En la celda A1 ingresar el nmero 5,

Seleccionar el rango de A1 hasta A10,

Activar Men Inicio (Home) en el bloque de datos Edicin (Editing)

seleccione Series.

En el cuadro de dilogo, especificar el valor con el cual desea que se

incremente la serie (Step value)

Indicar el lmite y el valor mximo que debe alcanzar la serie (Stop value)

Especificar si el llenado se lo hace en la fila o en la columna (Rows/Columns)

Seleccionar el tipo de incremento (Lineal, geomtrica, fecha o autorelleno)

(Type)

Aceptar y ver lo que obtiene (Ok):

Mirar lo que sucede si al mismo valor ahora se le aplica el tipo de rellenado

Geomtrico (Growth).

Ahora observar lo que pasara si la celda inicial contendra una fecha y en tipo de
rellenado escogiera Cronolgica (Date).

Frmulas: Uso de direcciones absolutas

Cuando se necesita copiar una frmula, por defecto esta es relativa. Esto significa,
que al ser copiada, la frmula mantiene la relacin de casilleros, resultando en un
error.
Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la frmula original, donde
algunas de sus partes deben ser referencias de manera absoluta.
Ubicacin del Comando
Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la frmula que nos
interesa modificar.

Pre - requisitos
Es necesario que exista un documento con las siguientes caractersticas:

Listado de datos.

Datos que interesa relacionar.

Frmula existente.

Proceso

Se ubica en la lnea de comando, exactamente en la parte de la frmula, y se presiona

F4. Luego, se hace clic con el ratn en el visto bueno de la barra de frmulas o Enter.

Supongamos que en el ejercicio calculamos la frmula del porcentaje de asistencias

del primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del
curso, en la celda F4 hacer =D4/H4.
Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta
frmula, pero si intenta el resultado es errneo.

Al copiar la frmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias

del alumno est correcta, pero la referencia de asistencias del curso esta en el casillero
H5. Si se observa en el casillero H5 est en blanco, y al ser dividido para en blanco se
entiende que es igual que 0 y aparece el error de este tipo.

Una solucin es hacer de una en una las frmulas, con la correspondiente prdida de
tiempo.
Otra solucin es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con
el uso ineficiente del sistema.
Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la frmula solo a las
asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la frmula para el resto de datos.

Opciones
Existen 3 formas de referencias absolutas de una frmula:
1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4.
2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4.
3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4.
Ejercicios
Preparar una hoja con los requisitos dados:
1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar
esta frmula para el resto del curso.

2. Calcular en dlares, el precio de cada uno de algunos artculos que debe preparar
con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como
corresponde.
Referencia a celdas en frmulas
Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas estn nombradas con letras de
la A a la IV, mientras que las filas estn numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda
tiene una direccin o referencia que est formada por la columna y la fila. La
direccin o referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de
frmulas como se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AE5:

En la construccin de frmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de

la misma; por ejemplo:
=B7 *B8
Uso de rangos

Es comn que en muchas frmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este

caso dicho conjunto se conoce como rango.

El rango es el conjunto de celdas

comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por
dos puntos. Por ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas
comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la funcin suma
para calcular la suma de todas las celdas de este rango:
Algunas funciones permiten especificar ms de un rango como argumento, por
ejemplo la funcin suma como se muestra a continuacin:

ok
Las referencias de las celdas o de los rangos en las frmulas pueden ser escritas en
maysculas o minsculas, Excel transforma a maysculas.

Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro
Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre
de la hoja seguido del caracter ! y la direccin de la celda:

Tambin se puede sumar usando la funcin, as:

En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y
Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la
frmula =SIERRA!B12 + Datos Costa!B6.
En esta frmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir
entre comillas simples como en el caso Datos Costa!B6.
Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben
escribirse los rangos a continuacin de los nombres de las hojas como en el siguiente
ejemplo:

La frmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es:

=SUMA(SIERRA!A7:C10;Datos Costa!B2:B4)
=SUM(SIERRA!A7:C10;Datos Costa!B2:B4)
En esta frmula se est usando la funcin suma con dos argumentos, el primero hace
referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al
rango B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta frmula es la suma de los
valores de las celdas de los dos rangos.
Rangos en mltiples hojas
Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango
que haga referencia al mismo conjunto de celdas a travs de las hojas. El siguiente
ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores
de cada hoja:

En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada ao.

En la celda B4, la frmula usada es:
=ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 +
ELORO!E4
Esta frmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre
la hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.

Referencia a celdas en otros libros

Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario
escribir la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre
corchetes, la hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo,
para el cual se tienen tres libros, y se calcular una suma haciendo referencia a los
valores en los otros dos:

La frmula de la celda B4 es:

='[Total [Link]]Total Costa'!$B$4 + '[Total [Link]]Total Sierra'!$B$4
En esta frmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los
nombres de las hojas.

Asistente de Funciones

En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas
que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo
complejo de frmulas.
Una frmula puede contener funciones, que son frmulas predefinidas que ejecutan
operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultneamente varias operaciones y
que se genere uno o varios resultados.
Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carcter = y requieren de
uno o varios argumentos (que se ingresan entre parntesis) que pueden ser datos de
naturaleza diversa segn el caso y/o la funcin.
Se puede ingresar una funcin de memoria en una celda, de la siguiente manera:
1. Clic en el men Funcin (Function) o utilizar el icono para asistente de funciones
que se encuentra en la barra de herramientas.

2. Escoger la categora de funcin

O Seleccionar una categora (Or select a

category) (Matemtica y trigonomtrica y el nombre de la funcin (cos), y, clic en

aceptar (OK).
3. Ingresar el argumento requerido, en este caso el valor de un ngulo. Clic en
aceptar (Ok).

En la hoja de Excel es presentado el resultado.

Funciones matemticas
RAIZ (nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero.
SQRT (nmero)

REDONDEAR(nmero, num_de_decimales)

Redondea

un

decimales especificado.
ROUND(nmero, num_de_decimales)

SUMA(nmero1, nmero2, ...)

SUM(nmero1, nmero2, ...)

Suma de argumentos.

nmero

de

[Link](Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma) Suma las

celdas especificadas de acuerdo a una condicin o criterio

SUMIF(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma)

PRODUCTO(nmero1, nmero2,) Multiplicacin de argumentos.

PRODUCT(nmero1, nmero2,.)

POTENCIA(nmero, elevado) Retorna el resultado de un nmero elevado a una

potencia

POWER(nmero, elevado)

Ejemplo: Para obtener la raz cbica de un nmero ser de la siguiente forma:

ALEATORIO() Retorna un nmero aleatorio mayor igual a cero y menor que uno

RAND()

[Link](nmero inicial, nmero final) Retorna un nmero aleatorio

entre un nmero inicial y un nmero final ingresados.

RANDBETWEEN(nmero inicial, nmero final)

Ejemplo: Si queremos generar nmeros aleatorios entre los valores 100 y 200,
usaremos la funcin de la siguiente forma:

Funciones Estadsticas
MAX(nmero1, nmero2, ...)

Devuelve el mayor nmero de la lista. Se usa la

misma funcin en lenguaje espaol y en lenguaje ingls.

MAX(nmero1, nmero2, ...)

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

MIN(nmero1, nmero2, ...)

Devuelve el menor nmero de la lista. Se usa la

misma funcin en lenguaje espaol y en lenguaje ingls.

MIN(nmero1, nmero2, ...)

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

PROMEDIO(nmero1, nmero2, ...)

Devuelve el promedio de los argumentos.

AVERAGE(nmero1, nmero2, ...)

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

CONTAR(nmero1, nmero2, .)

Cuenta el nmero de celdas que contienen

nmeros y nmeros dentro de una lista de argumentos.

COUNT(nmero1, nmero2, .)

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

[Link](rango, criterio)

Cuenta las celdas especificadas de acuerdo a una

condicin o criterio
COUNTIF(rango, criterio)

CONTARA(valor1, valor2, ) Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y

los valores que estn dentro de una lista de argumentos.
COUNTA(valor1, valor2, )

MODA(nmero1, nmero2, )
frecuencia.
MODE(nmero1, nmero2, )

Retorna el valor que se repite con mayor

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

DESVEST(nmero1, nmero2, ) Devuelve la desviacin estndar de una lista de

argumentos.
STDEV(nmero1, nmero2, )

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

MEDIANA(nmero1, nmero2, ) Retorna la mediana de una lista de argumentos

el valor medio que se encuentra en una lista de argumentos.
MEDIAN(nmero1, nmero2, )

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

Funciones de Texto
&. Sirve para unir dos o ms valores de texto.
Ejemplo.

Funciones Lgicas
SI (expresin lgica;respuesta por verdad;respuesta por falso)
IF (logical_test,value_if_true,value_if_false)
La funcin lgica permite escoger una alternativa de entre dos posibles.
El resultado de la expresin lgica es verdadero (true) o falso (false); en el caso de
que sea verdadero, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por verdad; en el
caso de que sea falso, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por falso.
En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:
Texto encerrado entre comillas
Constantes enteras o reales
Asignacin de celda indicando columna ms fila
Expresiones aritmticas utilizando constantes, celdas y operadores aritmticos.
Ejemplos:

Si celda A1 contiene: 15
Celda A2 contiene: 10
Y si en la celda A3 se escribe la funcin: =SI(A1 > A2; Mayor A1;Menor A2)
=IF(A1 > A2; Mayor A1;Menor A2)

Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el texto Mayor A1

Pero si en la celda A3 se escribe la funcin:
=SI(A1 > A2;A1;A2)
=SI(A1 > A2;A1;A2)

Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el numero 15

Adems si en la celda A3 se escribe la funcin:
=SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)
=IF(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)

Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de

la suma de las celdas A1 ms A2.
Y(condicin1; condicin2;.;condicin n)

Esta funcin es usada conjuntamente

con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones que queremos
que se cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario
ejecutar por valor falso.
IF(AND(condicin1;
respuesta por falso)

condicin2;.;condicin

n);

respuesta

por

verdad;

Si celda G3 contiene un valor superior o igual a 21; Y

Si Celda H3 contiene un porcentaje superior o igual a 70%
Entonces:
Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumplen las dos condiciones, por
valor verdadero: Aprobar, por valor falso: Reposicin.
La funcin se escribe de la siguiente manera:
=SI(Y(G3>=21;H3>=70%);Aprueba;Reposicin)
=IF(AND(G3>=21;H3>=70%);Aprueba;Reposicin)
Ejemplo:

O(condicin1; condicin2;.;condicin n)

Esta funcin es usada conjuntamente

con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones y queremos que
una condicin o ms se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor
verdadero, caso contrario ejecutar por valor falso.
IF(OR(condicin1; condicin2;.;condicin n); respuesta por verdad; respuesta
por falso)
Si celda C3 es igual a Informtica;
Si Celda D3 contiene el nmero 5

Entonces:
Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumple una de las dos condiciones
ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.
La funcin se escribe de la siguiente manera:
=SI(O(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)
=IF(OR(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)

Funciones de bsqueda y referencia

Hay varias funciones que buscan informacin almacenada en una lista o tabla, o
manipulan referencias.
La funcin COINCIDIR (MATCH)
COINCIDIR (MATCH) devolver la posicin del elemento de la lista que coincida
en mayor grado con un valor buscado. La funcin tiene los siguientes parmetros:
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es el valor de la cadena a buscar, y la
matriz_buscada (lookup_array) es la matriz que contiene los valores con los cuales a
de comparar el valor_buscado.
Si en la celda E1 se introduce la frmula
=COINCIDIR(10;A1:A4;0)
=MATCH(10;A1:A4;0)
Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el
resultado que se obtendr en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posicin
de matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.
El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la bsqueda,
y debe ser 1, 0 1. Si es 1 se omite. La funcin COINCIDIR (MATCH) buscar el
valor ms grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado.
matriz_buscada debe estar ordenada en forma ascendente.

La

Si el tipo_de_coincidencia es 0, la funcin COINCIDIR (MATCH) encuentra el

primer valor del rango que coincide exactamente con el valor_buscado.

La

matriz_buscada no necesita estar ordenada.

Si ningn elemento coincide exactamente con el valor_buscado, la funcin devuelve

#N/A.

Si el tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR (MATCH) busca el valor ms

pequeo del rango que sea mayor o igual que el valor_buscado. En este caso los
elementos de la lista deben estar ordenados en forma descendente.

Si ningn elemento del rango es mayor o igual que el valor_buscado, la funcin

devolver el valor de error #N/A.

La funcin BUSCARV (VLOOKUP)

Esta funcin busca informacin almacenada en tablas que se ha construido. Esta
funcin tiene los siguientes parmetros:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;
bsqueda_aproximada)
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es un valor a buscar en la tabla para
encontrar el primer indicador, matriz_buscar_en (table_array) es una matriz o
nombre de rango que define la tabla e indicador_columnas (col_index_num) designa
la columna de la tabla (el segundo indicador de la tabla) desde la cual seleccionar el
resultado. Como se compara el valor_buscado con la primera columna de datos para
determinar el primer indicador, se llamar a los datos de esa primera columna valores
de comparacin. El argumento bsqueda_aproximada (range_lookup) es un valor
lgico que determina si la funcin busca una coincidencia exacta o aproximada con el
valor buscado. Utilizar FALSO (FALSE) en bsqueda_aproximada para una
coincidencia exacta con el valor_buscado.

Los valores de comparacin pueden ser nmeros o texto. En cualquier caso, deben
estar ordenados en forma ascendente. Adems, ningn valor de comparacin debe
utilizarse ms de una vez en una tabla.
El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona
el segundo indicador de la tabla, y le indica a la funcin de bsqueda en qu columna
de la tabla debe buscar para obtener el resultado de la funcin.

El argumento

indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el
nmero de columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres
columnas, el indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algn valor no
satisface esas reglas, la funcin devolver un valor de error.

La funcin BUSCARH (HLOOKUP)

Esta funcin es idntica a la funcin BUSCARV, excepto que funciona con tablas
horizontales. Los parmetros son los siguientes:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;bsqueda_aproxi
mada)
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los
valores de comparacin. Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla,
la tabla es vertical; si estn en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.

La funcin INDICE (INDEX)

Al igual que ELEGIR y BUSCAR, INDICE es una funcin de bsqueda. Tiene dos
formas.
La primera forma
La primera forma (o forma matricial) de la funcin INDICE funciona nicamente con
argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de
celdas. Esta forma de funcin es
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
INDEX(array,row_num,column_num)
El resultado es el valor que se halla en la posicin del argumento matriz (array)
indicado por los argumentos nm_fila (row_num) y nm_columna (column_num).
Por ejemplo, la frmula
=INDICE(A2:C3;1;2)
=INDEX(A2:C3;1;2)
devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la segunda
columna de la primera fila.

La segunda forma
La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una
direccin de celda, y es til cuando desea realizar operaciones (como cambiar el
ancho de una celda), en lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta funcin
puede ser confusa porque si anidamos una funcin INDICE (INDEX)

en otra

funcin, esa otra funcin podr utilizar el valor de la celda cuya direccin es devuelta
por INDICE (INDEX). Ms an, la forma de referencia de INDICE (INDEX) no
visualiza su resultado como una direccin; visualiza el valor(es) de esa direccin. Lo
ms importante que se debe recordar es que el resultado es realmente una direccin,
incluso aunque no lo parezca.
La funcin INDICE (INDEX) tiene dos ventajas: puede proporcionar como
argumentos de rango de bsqueda varias reas no contiguas de la hoja, el cual en este
caso se denomina referencia; y puede devolver un rango (ms de una celda) como
resultado. La forma de referencia de esta funcin es
INDICE(referencia;nm_fila;nm_columna;nm_rea)
INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)
El argumento referencia (reference) puede ser uno o ms rangos, los cuales se
denominan reas. Cada rea tiene que ser rectangular y puede contener nmeros,
texto o frmulas. Si las reas no son adyacentes, el argumento referencia debe estar
entre parntesis.
Los argumentos nm_fila (row_num) y nm_columna (columns_num) deben ser
nmeros positivos (o referencias a celdas que contengan nmeros) que designen una
celda del argumento referencia. Si el argumento nm_fila es mayor que el nmero de

filas de la tabla, o si el argumento nm_columna es mayor que el nmero de

columnas, la funcin INDICE (INDEX) devolver el valor de error #REF!
Si cada rea de referencia consta nicamente de una fila, el argumento nm_fila ser
opcional. De forma similar, el argumento nm_columna ser opcional si cada rea
consta de una sola columna. Si se introduce un 0 como argumentos nm_fila y
nm_columna, INDICE (INDEX) devolver una referencia para toda la fila o
columna respectivamente.
El argumento nm_rea (area_num) slo es necesario si se incluye ms de un rea en
la referencia. Identifica en qu rea de la referencia se van a utilizar los argumentos
nm_fila y nm_columna. La primera rea especificada en la referencia es designada
como rea 1, la segunda como rea 2, y as sucesivamente. Si se omite el argumento
nm_rea, ste se tomar como 1. El argumento nm_rea siempre debe ser un
entero positivo. Si nm_rea es menor que 1, la funcin devolver el valor de error
#REF!

Funciones de Informacin
TIPO (TYPE)

Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO (TYPE) cuando el comportamiento de otra

funcin dependa del tipo de valor de una celda especificada.
Sintaxis
TIPO(valor)
TYPE(value)
Valor: puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, un nmero, texto,
un valor lgico, etc.

Si valor es

TIPO devolver

Un nmero

Texto

Un valor lgico

Una frmula

Un valor de error

16

Una matriz

64

Observaciones
TIPO es especialmente til cuando se usan funciones que aceptan tipos de datos
diferentes; por ejemplo, las funciones ARGUMENTO e INTRODUCIR.
TIPO para conocer el tipo de dato devuelto por la funcin.
Ejemplos
Si A1 contiene el texto "Mndez", entonces:
TIPO(A1) es igual a TIPO("Mndez"), que es igual a 2
TYPE(A1) es igual a TYPE("Mndez"), que es igual a 2

Utilice

TIPO("Sr. "&A1)
TYPE("Sr. "&A1) es igual a 2

TIPO(2+A1) es igual a TIPO(#VALOR!), que es igual a 16

TYPE(2+A1) es igual a TYPE(#VALOR!), que es igual a 16

TIPO({1;2\3;4})

TYPE({1;2\3;4}) es igual a 64

ESERROR (ISERROR)
Verifica si un valor contiene un error. Valor puede hacer referencia a una celda, una
frmula, o un nombre que se refiere a una celda, frmula o valor, y retorna como
resultado verdadero o falso (True or False).
Sintaxis
ESERROR(valor)

ISERROR(value)

Ejemplo:

Usando las funciones correspondientes, necesitamos recuperar de la Nmina de

Empleados, la informacin de cada uno de los empleados; y; en caso de que se ingrese
un Apellido que no exista en la Nmina, debe aparecer un mensaje que seale el error.

Para resolver este ejercicio, nos ayudamos de las funciones Si (If), eserror (iserror),
buscarv (vlookup). Y la frmula nos queda de la siguiente manera:

=SI(ESERROR(BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO));"Error, apellido no
registrado";BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO))

=IF(ISERROR(VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE));"Error, apellido no
registrado";VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE))

Funciones Financieras
PAGO (PMT)
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de
inters constante. Sintaxis

PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)

PMT(rate,nper,pv,fv,type)

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de inters del prstamo.

Nper es el nmero total de pagos del prstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).

Tipo (type) es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Observaciones

El pago devuelto por la funcin PAGO (PMT) incluye el capital y el inters, pero no
incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
prstamos.

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa (rate) y nper. Si efecta pagos mensuales de un prstamo de 4 aos
con un inters anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para
el argumento nper. Si efecta pagos anuales del mismo prstamo, use 12 por ciento
para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se paga durante la duracin del
prstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO (PMT) por el argumento nper.

Ejemplos:

La siguiente frmula devuelve el pago mensual de un prstamo de $ 10.000 con una

tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:

PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 $

PMT(8%/12; 10; 10000)

Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $
PMT(8%/12; 10; 10000; 0; 1)

La siguiente frmula devuelve la cantidad que se deber pagar cada mes si presta $
5.000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de inters del 12 por ciento:

PAGO(12%/12; 5; -5000) es igual a $1030,20

PMT(12%/12; 5; -5000)

Puede utilizar PAGO (PMT) para determinar otros pagos anuales.

Por ejemplo, si desea ahorrar $ 50.000 en 18 aos, ahorrando una cantidad constante
carda mes, puede utilizar PAGO (PMT) para determinar la cantidad que debe ahorrar,
asumiendo que podr devengar un 6 por ciento de inters en su cuenta de ahorros.

PAGO(6%/12; 18*12; 0; 50000) es igual a -129,08 $

PMT(6%/12; 18*12; 0; 50000)

Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de
inters, al final de 18 aos habr ahorrado $ 50.000.

VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)

PV(rate,nper,pmt,fv,type)

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de inters por perodo. Por ejemplo, si obtiene un prstamo para
un automvil con una tasa de inters anual del 10 por ciento y efecta pagos
mensuales, la tasa de inters mensual ser del 10%/12 0,83%. En la formula
escribir 10%/12, 0,83% 0,0083 como tasa.

Nper es el nmero total de perodos en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un

prstamo a cuatro aos para comprar un automvil y efecta pagos mensuales, el
prstamo tendr 4*12 ( 48) perodos. La formula tendr 48 como argumento nper.

Pago (pmt) es el pago que se efecta en cada perodo y que no cambia durante la vida
de la anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital y el inters pero
no incluye ningn otro cargo o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un
prstamo de 10.000 $ a cuatro aos con una tasa de inters del 12 par ciento para la
compra de un automvil, son de 263,33 $. En la frmula escribira -263,33 como el
argumento pago.

Vf (Fv) es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar
el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo,
el valor futuro de un prstamo es 0). Si desea ahorrar $ 50.000 para pagar un
proyecto especial en 18 aos, $50.000 sera el valor futuro. De esta forma, es posible
hacer una estimacin conservadora a cierta tasa de inters y determinar la cantidad
que deber ahorrar cada mes.

Tipo (Type) es el nmero 0 1 e indica el vencimiento de los pagos.

Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

PAGOPRIN (PPMT)

Retorna el pago principal de un perodo dado basado en perodos, pagos constantes, y

tarifa de inters constante.

PAGOPRIN(tasa,[Link],nper,va,[vf],[tipo])

PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de inters del prstamo.

No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.

Nper es el nmero total de pagos del prstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).

Tipo (type) es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Ejemplo:
La siguiente frmula devuelve el pago principal de un prstamo de $ 10.000 con una
tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el perodo nmero 1.

PAGOPRIN(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

PPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

PAGOINT (IPMT)

Retorna el pago de inters de un perodo dado basado en perodos, pagos constantes, y

tarifa de inters constante.

PAGOINT(tasa,[Link],nper,va,[vf],[tipo])

IPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de inters del prstamo.

No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.

Nper es el nmero total de pagos del prstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).

Tipo (type) es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Ejemplo:
La siguiente frmula devuelve el pago que se debe pagar de inters por un prstamo
de $ 10.000 con una tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para
el perodo nmero 1.

PAGOINT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -66,67

IPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -66,67

Funciones de Fecha
FECHA (DATE)
Devuelve un nmero que representa una fecha en Microsoft Excel.
Sintaxis.
FECHA(ao;mes;dia)
DATE(year;month;day)

HOY (TODAY)
Devuelve fecha actual.
Sintaxis.
HOY()
TODAY()

AHORA (NOW) Devuelve la fecha actual, incluido la hora actual.

Sintaxis
AHORA()
NOW()

Trabajos con varios libros, intercambio de informacin, vinculacin de frmulas

Excel es un libro con un conjunto de hojas electrnicas, el cual, permite trabajar
simultneamente con varios libros. Esto significa que se puede utilizar informacin
(Datos) de un libro en otro y, as sucesivamente, en varios. Esta utilizacin de
informacin lo permite la herramienta de vinculacin de frmulas (COPIAR, PEGAR,
VINCULOS E HIPER-VNCULOS).
Trabajos con varios libros
Con el conocimiento previo de trabajo con varias hojas de un libro, utilizando
vnculos e hipervnculos, el intercambio de informacin y utilizacin de bases de
datos se puede trabajar con libros.
A continuacin se presenta el Libro 1 de Excel con 2 hojas (Venta Mensual y
Resumen Anual)

En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a
Marzo:
En la lnea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas
se quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase
automticamente desde la hoja de Venta Mensual.

En B4, de la hoja Resumen Mensual, se ha utilizado la formula =Venta Mensual!b7

para copiar 100, la suma del mes de enero. Con lo cual, se realiza el intercambio de
informacin entre varias hojas y vinculacin de frmulas.
El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente:
1. Se crea la base de datos (informacin) en la hoja Venta Mensual

2. Ubicndose en la celda B4 de la hoja Resumen Anual se ingresa la frmula con

vnculo, por cualquier sistema (escritura , arrastre etc.) y
3. El resultado (100) aparece en la celda seleccionada.
4. Continuar con el mismo procedimiento para cada mes.
Habiendo recordado el procedimiento para hojas, el procedimiento para libros es el
mismo, con la diferencia que desde este momento se va a trabajar con libros,
INTERCAMBIAR INFORMACION Y VINCULAR FORMULAS PARA LIBROS.
Recordar que por efectos del VINCULO, si la informacin cambia en el libro de
origen tambin cambia en el libro vinculado:
1. Creacin de los libros con la informacin. En el ejemplo se crean dos libros:
LIBRO1(RESUMEN DE COSTOS DE MATRICULAS)
Tiene tres hojas electrnicas: Costos, Carreras e Informes.
LIBRO2(DETALLE DE COSTOS DE MATRCULAS)
Tiene tres hojas electrnicas: UTE, Univ.1 y Univ.2

2. Con estos datos, se procede al intercambio de informacin y, en este caso, se

utiliza vinculacin de frmulas.

En la celda B7 se coloca, por cualquier mtodo, la frmula de vinculacin

(intercambio de informacin)

='[Detalle de Costos de [Link]]UTE'!$C$6

Esto indica que del libro 2 (detalle de costos de matrcula) de Excel de la hoja
electrnica UTE, REALICE EL VNCULO DEL CONTENIDO DE LA CELDA C6.
Es importante indicar que, por efectos del vnculo, si se cambia el costo de la
matrcula de 30 a 40 del ejemplo, automticamente el total cambia a 110 de la misma
hoja y libro y, a su vez, en el Libro1 (Book1) se actualiza como se ilustra a
continuacin.

De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros
de Excel, intercambio de informacin y vinculacin de frmulas.

ORDENACIN DE DATOS
Excel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de clculo,
independientemente de si Excel considera a estos rangos como listas. Se puede
ordenar por filas o por columnas, en orden ascendente o descendente, y considerando
o ignorando las maysculas (cuando se ordena por filas, las filas de la lista se
reorganizan, mientras que las columnas permanecen en su orden original; cuando se
ordena por columnas, ocurre lo contrario. Incluso se puede definir secuencias de
ordenacin personalizadas para que, por ejemplo, los nombres de divisiones de la
compaa siempre aparezcan en el orden Norte, Sur, Este y Oeste, en lugar de
aparecer en orden alfabtico. Y ejecutar una orden de ordenacin resulta fcil en
Excel.
Cmo ordenar los datos dentro de una lista?
Una vez introducidos los registros de una lista, la informacin podr ser reorganizada
mediante la ordenacin de los registros. Unas veces se desear clasificar los registros
de una lista alfabtica de clientes en atencin al apellido, y otras, por una lista
numrica en atencin a la fecha de su ltima factura. Es decir, se puede ordenar una

lista en forma alfabtica o numrica, y en orden ascendente o descendente, utilizando

el campo o los campos que se elija como base para la ordenacin. Tambin se podr
ordenar una lista sobre un campo utilizando la barra de herramientas Estndar o sobre
mltiples campos utilizando el men Datos (Data). Una ordenacin simple (como
organizar un directorio de telfonos alfabticamente por apellido) podra complicarse
si se aadiera ms de un campo de ordenacin (un campo utilizado para ordenar la
lista).
Cmo ordenar rpidamente los datos?
1. Hacer clic en el nombre de campo que se quiera ordenar.
2. Hacer clic en el botn Orden ascendente o en botn Orden descendente

de la barra de herramientas Estndar.

En la lista ordenada de forma ascendente, los registros que empiecen con un nmero
en el campo de ordenacin se listarn antes que los registros que empiecen con una
letra (0-9, A-Z).

En la lista ordenada de forma descendente, los registros que

empiecen con una letra en el campo de ordenacin sern los que aparezcan primero
(Z-A, 9-0).

Cmo ordenar una lista utilizando ms de un campo?

Sugerencias
A. Antes de ordenar una lista por primera vez, intentar incluir un campo de ndice, un
campo que contenga nmeros, ascendentes consecutivos (1, 2, 3, etc.). De esta
manera, siempre se podr restaurar el orden original de la lista.
B. Si los datos que se quiere ordenar estn listados a lo largo de una fila en lugar de
hacia abajo en una columna, haga clic en el botn Opciones (Options) del cuadro
de dilogo Ordenar (Sort) y despus en el botn de opcin Ordenar de
izquierda a derecha (Sort top to bottom/Sort left to right) del cuadro de
dilogo Opciones de ordenacin (Sort options).
Los pasos a seguir para ordenar una lista utilizando ms de un campo son los
siguientes:
1. Hacer clic en cualquier lugar dentro del rango de lista.
2. Hacer clic en el men Datos (Data) y despus Ordenar (Sort).
3. Hacer clic en la opcin de lista desplegable Ordenar por (Sort by) y despus en
el campo en el que se quiera ordenar (el campo de ordenacin principal)
4. Hacer clic en la primera opcin de lista desplegable luego por (Then by) y
despus el botn de opcin Ascendente o Descendente (Ascending o
Descending).
Si fuese necesario, hacer clic en la segunda y tercera opcin de lista desplegable
luego por (Then by) y despus el botn de opcin Ascendente o Descendente
(Ascending o Descending).
5. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Creacin y uso de secuencias de ordenacin personalizadas

Excel no se limita a una secuencia de ordenacin estndar. Si se quiere que un
conjunto de campos se ordene conforme a una orden particular, distinto del alfabtico,
se puede definir una secuencia de ordenacin personalizada. Excel tiene definidos los
das de la semana y los meses del ao como secuencias de ordenacin personalizadas,
(como se puede observar en la Figura), eligiendo la orden Ordenar (sort), pulsando el
botn Opciones (Options), y abriendo el cuadro de lista desplegable Criterio de
ordenacin (First key sort order).

Para crear una secuencia nueva de ordenacin personalizada, seguir estos pasos.
1. Elegir en la venta Ordenar (Sort), de la opcin Order (Criterio de Ordenacin)
seleccione Lista Personalizada (Custom lists).
2. Seleccionar NUEVA LISTA (New list) en la lista Listas personalizadas.
3. Dentro de la seccin Entradas de lista (List entries) del cuadro de dilogo,
introducir los elementos de su lista en el orden en el que desee ordenar,
colocando cada elemento en una lnea o usando comas para separarlos.
4. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Para borrar una lista personalizada, seleccionar la lista en la opcin Listas

personalizadas (Custom lists) y pulsar el botn Eliminar (Delete). Los elementos de
nuestra lista personalizada pueden incluir espacios.
Para usar una lista personalizada, se elige la orden Ordenar (Sort) del men Datos
(Data) y se pulsa el botn Opciones (Options) dentro del cuadro de dilogo Ordenar.
Entonces se abre la lista desplegable Primer criterio de ordenacin (Sort by) y se
selecciona la lista.
Importacin de una lista personalizada desde una hoja de clculo
Si los elementos de una lista personalizada aparecen ya en un orden deseado, como
ttulos dentro de nuestra hoja de clculo, no se tiene que teclear en la opcin Listas
personalizadas (Custom lists) del cuadro de dilogo Opciones (Options).
Simplemente se selecciona la lista antes de elegir la orden Opciones (Options). La
seleccin aparecer en el cuadro de edicin en la parte inferior del cuadro de dilogo,
y slo se tiene que pulsar sobre el botn Importar (Import) para agregar la nueva
secuencia al repertorio de listas personalizadas de Excel.

GRAFICOS
Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear grficos basndose
en los datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de
entender los valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevara mucho
tiempo leerlos y analizarlos.
Excel puede crear grficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de
trabajo, o, en una hoja exclusiva de grfico. Cuando el grfico es creado dentro de la
misma hoja de trabajo, se dice que es un grfico incrustado.
Excel permite bsicamente hacer dos tipos de grficos, los grficos circulares y los
grficos de barras. De estos dos tipos se desprenden los dems tipos de grficos. Tal
vez se pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy
sencilla, si lo que se desea es representar grficamente los valores de una variable de
datos, se puede utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar ms de

una variable de datos, lo ms aconsejable y correcto es utilizar cualquier forma de los

grficos tipo barras o columnas.
Creacin de Grficos

Para Crear un grfico dentro de la hoja de

Excel, seleccione los datos, haga clic en el men Insertar (Insert) y en el grupo
Grficos (Charts) encontrar diversos grupos de grficos disponibles.
Excel genera automticamente un grfico a partir de los datos seleccionados, como se
indica a continuacin.

En caso de que se desee que el grfico sea colocado en otra hoja y no en la existente
procedemos a realizar lo siguiente.

1.- Seleccione el grfico.

2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- En el bloque de datos Ubicacin (Locattion) la opcin Mover Grficos (Move

Chart)
4.- Luego aparece la siguiente ventana.

Aqu selecciona si el grfico va estar en la misma hoja, o selecciona en un nueva hoja,

luego colocar Aceptar (OK).

Para personalizar el grfico, previamente debe seleccionar el grfico y aparece la

barra de Herramientas de Grfico (Chart Tools) que incluyen las fichas Diseo
(Desing), Presentacin (Layout), y Formato (Format), como indica la siguiente
figura.

En estas fichas incluyen todos los comandos para el trabajo con grficos, y solo estn
disponibles cuando hay un grfico seleccionado, esta herramienta de grficos
desaparecen al hacer clic fuera del grfico o viceversa.

Cambiar diseo del grfico

1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- Escoja la ficha Diseo de Grfico (Chart Layouts).

Aqu encontrar diseos predefinidos con todos los elementos de diseo para los
grficos, como por ejemplo para la colocacin de ttulos, posiciones etc.

Seleccin para dar Formato

1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Formato (Format).
3.- Escoja la ficha Estilos de Forma (Shape Styles).

El ttulo de grfico cambiar con solo dar clic sobre las formas de Estilo.

El grfico ha sido terminado, puede tener la sensacin de que le falta algo, puede ser
que desee mejorar la presentacin, o, mejor, si le pone un color de fondo. Excel
permite mejorar la presentacin de su grfico.

Para ello, simplemente presione

Relleno de forma (Shape fill), y escoja la opcin Degradado (Gradient) como indica
en la pantalla.

Para ms opciones del Degradado (Gradient)

presione Mas Degradado (More

Gradient) que se encuentra en la parte inferior de la opcin Degradado (Gradient).

Al escoger esa opcin aparece la siguiente pantalla.

Y el grfico quedar de la siguiente manera:

TRAMA
Seleccin de Estilos de WordArt (WordArt Styles )
1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Formato (Format).
3.- Escoja la ficha Estilos de Word Art (WordArt Styles )

De clic sobre ms

visualizar una serie de opciones.

Esta opcin le permite colocar un color a las letras del Ttulo.

Esta opcin le permite colocar un color a las letras de Relleno

Seleccin de un Estilo de Grfico

1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- Escoja la ficha Estilo de Grfico (Chart Styles).

Y podr escoger los diferentes estilos que usted desee

Tipos de Grficos
1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- Escoja la ficha Tipo (Type).

4.- Escoja la opcin Cambiar tipo de Grfico (Change Chart Type) y se le despliega
la siguiente informacin.

Con esto podr escoger los diferentes tipos de grficos. Por ejemplo:

Guardar un grfico como una plantilla de grfico

1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- Escoja la ficha Tipo (Type).

4.- Escoja la opcin Guardar como Plantilla (Save As Templete).

5.- Coloque un nombre al grfico y coloque Guardar (Save)

As podr utilizar el grfico tantas veces lo desee, para encontrar el grfico guardado
como plantilla
7.- Escoja la opcin Cambiar tipo de Grfico (Change Chart Type).
8.- Y Seleccione la opcin Plantillas (Templates).

Aparecer el grfico que se grab como plantilla, presione Aceptar (Ok), y podr
utilizar nuevamente.

Seleccin de Presentacin (Layout)

Aqu se le presenta una serie de opciones para la presentacin de su grafico, a medida

que de clic en las opciones que desee, rpidamente podr ver los cambios, tan solo
con dar clic, esto proceso ahora es ms rpido.

Insercin de Objetos dentro de los Grficos

Excel provee adems la opcin de insertar imgenes dentro de un grfico
1.- Seleccione el grfico.
2.- En la opcin Insertar (Insert)

5.- Seleccione Imgenes Prediseadas (Clip Art), donde se le presenta las opciones
para que escoja el grfico, de clic derecho sobre la imagen y coloque insertar.

6.- El grfico quedar de la siguiente forma.

Pegado especial.- Objetos OLE

Dos maneras de copiar objetos.

La incrustacin de objetos es necesaria para

optimizar la utilizacin del software. Todo esto es factible y sencillo de utilizar,

simplemente es copiar (Copy) y pegado especial (Paste special). Recordar que al
aplicar cortar y copiar se ubica en el visor del portapapeles.

Copiar se efecta mediante comandos del men o arrastrando y soltando.

Bsicamente PEGADO ESPECIAL (Paste Special) se utiliza para intercambio de
informacin entre diferentes aplicaciones (Word, Excel, Paint, etc.).
Lo importante de este tipo de incrustacin, a diferencia de un pegado sencillo, es que
permite activar todo el software de otra aplicacin, lo que se conoce como EFECTOS
OLE.
Pegado Especial (Paste Special)

Men Inicio (Home), Pegado Especial (Paste Special), como se ilustra en el grfico
anterior.

Pegado especial despliega la pantalla de Dilogo de Pegado Especial (Paste Special),

donde se tiene Dilogos, Ordenes, tales como:

Origen (Source): Indica la procedencia del Objeto a incrustarse y que se

encuentra en el visor del portapapeles, que ha sido ya designado para el pegado.
En este caso, se trata de un dibujo creado en Paint. Por esto, aparece en Origen,
Imagen de mapa de bits

Pegar vnculo (Paste link): El cuadro de dialogo permite elegir entre pegar
simplemente o realizar un pegado vinculado.

Como (As): Da diferentes opciones de pegado.

Resultado (Result): Ilustracin del Como.

Flotar sobre el texto o Mostrar como Icono (Display as icon): Selecciona la

forma de presentacin, esto es, como parte del texto (flotacin) o en forma de
icono.

Aceptar (Ok)

Salir, Cancelar (Cancel).

Se presentan tres ejemplos de aplicacin para demostrar e ilustrar el aprendizaje de

esta herramienta de alta potencia.

Ejemplo

Tabla de Excel en Word.

Pasos:
1. Seleccionar los datos de Excel. En el ejemplo, abrir la hoja electrnica LIBRO2
(DETALLE DE COSTOS DE MATRCULAS

2. Seleccionar el rango de copia, por cualquier sistema de copiado.

3. Regresar a /o ir al documento de Word
4. Aplicar Inicio (Home) seleccione Pegar y Pegado especial

5. Pegado especial (Paste Special)

6. En el cuadro de dilogo se selecciona Hoja de clculo (Microsoft Office Excel

Worksheet Object)
7. Seleccionar Pegar (Paste)
8. Aceptar (Ok).

UTE
Matrcula
Pensin
TOTAL

40
70
110

Se procede a la incrustacin o pegado especial de la hoja de clculo, rango

seleccionado en Word. Es importante indicar que si se requiere regresar a la hoja de
clculo, slo se debe hacer doble clic en el interior de la tabla y, automticamente,
Excel se incrustar para cualquier cambio o utilizacin con todos los comandos.
La hoja puede cambiar de dimensiones de acuerdo al requerimiento, los comandos de
Excel se encuentran en la parte superior, cambiando temporalmente con los de Word.
Si se hubiera escogido vinculado, todos los cambios que se efectuaran en la hoja,
cambiaran en el documento Word, independientemente de su uso.
Ejemplo
Paint dentro de Word.
Pasos:
1. Seleccionar el grfico, dibujo, etc., diseado en Paint o cualquier grafcador.
2. Copiar (Copy)
3. Pasar el control a Excel y elegir el men Inicio (Home) en el bloque de datos
Potapapeles (Clipboard)

4. Pegado Especial (Paste Special)

5. Aceptar (Ok)
Se muestra el proceso enseanza aprendizaje en base de los ejemplos ilustrados.

Siendo el dibujo UTE un Objeto Ole, para reingresar a Paint basta con hacer doble
clic dentro del dibujo para que se active el programa de grficas con todo el potencial,
para cualquier variacin.

Haciendo doble clic aparece en la pantalla el programa Paint, para cualquiera

utilizacin.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite cambiar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo
al cumplimiento o no de reglas lgicas.
En el ejemplo que se presenta a continuacin, se trata de medir la diferencia (Desvo)
que existe entre el presupuesto y las ventas en una empresa.
La columna de Desvos, indica el grado de ese cumplimiento, en algunos casos
positivos y en otros negativos, lo que indica si se lleg o se pas de lo presupuestado.
Utilizando formato condicional, se har resaltar con azul en el caso de cumplimiento,
y verde, en el caso contrario.

Para lograr el objetivo propuesto, el primer paso es seleccionar el rango de celdas en

las cuales se va a aplicar el formato condicional.

Activar el men Inicio (Home) en el bloque Estilos (Styles) seleccione Formato

Condicional (Conditional formatting) y por ltimo Administrar reglas (Manage
Rules). En esta pantalla se ofrecen algunas alternativas:

Al seleccionar la opcin, se visualiza la siguiente pantalla.

Dentro de esta pantalla que se le presenta para colocar las condiciones, para esto debe
presiona Nueva Regla (New Rule) y se debe escoger la opcin Aplicar formato
nicamente a las celdas que contengas (Format only cells that contain) y tiene la
siguiente pantalla.

Para dar formato presione la opcin de Formato (Format) y tendr la siguiente

pantalla.

La frmula ingresada queda de la siguiente forma.

Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla (New Rule).
Siguiendo con el ejercicio planteado, debe indicarse que si se cumple la condicin de
que el Valor de la Celda sea menor que 0 (Cell values is less than 0), entonces
presente el resultado de color Verde. Como son dos alternativas, clic nuevamente
sobre Nueva Regla (New Regla) y se ingresa la segunda condicin, es decir: si el
Valor de la Celda es mayor o igual que 0 (Cell values greater than or equal to 0),
presente el resultado en color azul.
Estas configuraciones, se logran haciendo clic en el botn Formato (Format):

La configuracin definitiva que se busca, quedara de la siguiente manera:

Y el resultado esperado, se visualizar al confirmar con el botn Aceptar (Ok):

Listas, Filtros
Listas

Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y
telfonos de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en
donde las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la
primera fila de datos para colocar los rtulos de las columnas.
Microsoft Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de los
datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, se deben ingresar los datos
en la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

Tamao y ubicacin de la lista

No tiene que haber ms de una lista en una hoja de clculo. Algunas de las
caractersticas de gestin de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse
en una lista a la vez.

Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y los dems
datos de la hoja de clculo. Microsoft Excel podr detectar con mayor facilidad y

seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten

subtotales automticamente.

Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que

Microsoft Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.

Evitar la colocacin de datos crticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los

cuales, podran ocultarse cuando se filtre la lista.

Rtulos de columna

Al crear rtulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los

utiliza para generar informes, as como para buscar y organizar los datos.

En los rtulos de columna, utilizar una fuente, una alineacin, un formato, una
trama, un borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que
se asigne a los datos de la lista.

Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar
filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.

Contenido de filas y columnas

Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma
columna.

No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarn a las

clasificaciones y a las bsquedas.

No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la primera
fila de datos.

Filtros
Una de las utilidades del trabajo con listas es la creacin de filtros, los que son
utilizados para poder seleccionar los registros que desea observar.

Creacin de filtros
Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista.

No es necesario

seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas
que pertenecen a la lista.
A continuacin, seleccionar el men Inicio (Home) del bloque de datos Edicin
(Editing) seleccione Ordenar y Filtrar (Sort&Filter) y escoja la opcin Filtro
(Filter).

Filtro (Filter).
Cuando se ha seleccionado la opcin Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la
derecha de los rtulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del
campo.

Lista con Filtro

En el cuadro de lista de filtro, podr ver todos los elementos componentes del campo
seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no sucede en
este cuadro, no aparecer en la lista, salvo que haya sido escrito de manera diferente
(con espacio adicional, con maysculas, o cualquier smbolo distinto).
Cuadro que contiene los datos a filtrar
Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan
dicho elemento en el campo filtrado.
Es necesario indicar que se puede filtrar ms de un campo a la vez; el resultado de
dicha accin mostrar solo los elementos que cumplan simultneamente con todas las
condiciones de filtro.
La lista con elementos filtrados mostrar los encabezados de fila en color azul, al
igual que la flecha de seleccin de campo estar de color azul.
Mostrar los elementos ms comunes
En caso de desear mostrar los elementos ms comunes, se puede escoger filtrar Las 10
ms (Top 10), opcin que muestra el cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores,
donde selecciona si desea mostrar los diez elementos ms comunes. Sin embargo,
esta orden solo puede ser aplicada en caso de que el campo que se desea filtrar
contenga algn o algunos elementos repetidos diez o ms veces; en caso contrario, al
seleccionar no suceder nada.

Personalizacin de filtros
Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de
condiciones especficas, en dicho caso, puede seleccionar la opcin Personalizar
(Custom). Esta orden despliega el cuadro de dilogo filtro personalizado (Custom
filter).

Al seleccionar Personalizar Filtro (Custom Filter) tiene la siguiente pantalla

Filtro personalizado

En este cuadro podr seleccionar las caractersticas del filtro. Consta de dos listas y
dos posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparacin deseada,
donde podr seleccionar una de las siguientes opciones:
Es igual a. (Equals)
No es igual a. (Does not equal)
Es mayor que. (Is greater than)
Es mayor o igual que. (Is greater than or equal to)
Es menor que (Is less than)
Es menor o igual que. (Is less than or equal to)
Comienza por. (Begins with)
No comienza por. (Does not Begin with)
Termina con. (Ends with)
No termina con. (Does not ends with)
Contiene. (Contains)
No contiene. (Does not contains)
En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podr escoger el dato a filtrar. El
segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condicin lgica ("y"
(And),"o" (Or)); en caso de seleccionar la condicin "y" el filtro es excluyente, es
decir, que se debe cumplir simultneamente las dos condiciones o no aparecer en la
lista; si la seleccin se hace con la condicin lgica "o", el filtro ser incluyente, es
decir, mostrar todos los datos que cumplan simultneamente las dos condiciones.
Filtro avanzado
Este tipo de filtro le permitir crear una nueva lista que contendr los datos
seleccionados en el filtro.

Para crear este tipo de filtro necesitar tener por lo menos tres filas vacas que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deber incluir rtulos de
columna. Deber existir por lo menos una fila en vaca entre la lista y los rangos de
criterios.
Forma de crear los filtros avanzados
Previo a la creacin de filtros avanzados es necesario que exista varias filas en blanco
antes de los datos a filtrar, estas filas sern utilizadas para disear el filtro avanzado.
Para la creacin de los criterios de filtros avanzados ser necesario efectuar los
siguientes pasos:
1. Copie los rtulos de columna de aquellas que contienen los valores que desea
filtrar.
2. Estos datos copiados, pguelos en la primera fila que corresponde al rango de
criterios.
3. Bajo las filas de los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea aplicar a
su lista.
4. Ubquese en una de las celdas de la lista y vaya al men Datos (Data), seleccione
filtro (Filter) y haga clic en Filtro avanzado (Advanced filter).

Cuadro de dilogo Filtro avanzado (Advanced Filter)

5. En caso de que desee filtrar las listas y a la vez ocultar las que no cumplen con los
criterios seleccionados, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar (Filter
the list, in-place). En caso de que desee volver a ver nuevamente todos los
valores, vaya al men Datos (Data), seleccione filtro (Filter) y haga clic en
mostrar todo (Show All).
6. Si desea tener una nueva lista que incluya exclusivamente a los valores filtrados,
haga clic en copiar a otro lugar (Copy to another location), luego en la casilla
copiar a (Copy to), y seleccione la primera casilla del sitio donde desea pegar la
nueva lista.
7. En la casilla rango de criterios (Criteria range) introduzca la referencia de las
celdas del rango de criterios, incluyendo la fila que contiene los rtulos de
columna de dicho rango.
Ejemplos de criterios de filtros avanzados
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como
resultado de una frmula.

Tres o ms condiciones en una sola columna

Si incluye tres o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de
datos:

Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condicin: Los registros por
concepto de Ropa o Regalos o Tarjetas.
Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en
cualquier columna escribir lo siguiente:

Criterios de dos o ms columnas

Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca
todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta todas las filas que contienen en la columna Concepto" los
productos Ropa y en la columna Ventas los valores de las ventas superiores a $
200.

Nota

Tambin puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y

presentar slo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Filtro
del men Datos.
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de
otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basndonos en
la tabla de datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la
cantidad de Ventas sean ms de 200. El diseo del filtro sera:

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos
condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna
Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con
valores de Ventas superiores a 1000.

Condiciones creadas como resultado de una frmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una frmula. Si emplea
una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de
criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna de la
lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que contienen los
datos superiores al promedio de Ventas.

Nota: Falso (FALSE) posee la siguiente frmula:

=$F2>PROMEDIO($F$2:$F$28)
=$F2>AVERAGE($F$2:$F$28)
Notas
La frmula que utilice para generar una condicin debe hacer referencia al rtulo
de columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo correspondiente en
el primer registro. En el ejemplo, F2 hace referencia al campo (columna F) del
primer registro (fila 2) de la lista.

 En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia

relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no
afecta a la forma en que se filtra la lista.

Ordenacin
Las listas podrn ser ordenadas escogiendo el campo de ordenacin, para ordenar
listas seleccione el men Datos (Data), luego de un clic en Ordenar (Sort), esta
accin le permitir mostrar el cuadro de dilogo ordenar.

Cuadro de dilogo Ordenar

En este cuadro de dilogo usted podr elegir tres campos de ordenacin. Esto se
utiliza en caso de que algn registro del campo de ordenacin se repita.
Ordenar por (Sort by) ser el campo primero o principal de ordenacin, en caso de
repetirse, seleccionar Luego por (Then by), y por ltimo seleccione Criterio de
Ordenacin (Order).

Se debe escoger de la lista que aparece el rtulo del campo, no escribir el que usted
piense realizar, ya que esto puede producir errores.
Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como
Ascendente o Descendente (Ascending o Descending).
En caso de que su lista no tuviera rtulos, debera seleccionar el casillero si lo activa
est indicando que

Mis datos tienen encabezado (My data has headers) o

viceversa, en dicho caso en lugar de aparecer el texto de los rtulos aparecera la

columna a la que pertenecen.
Opciones de ordenacin
Si su lista no hubiera sido creada en columnas, o tuviera elementos de ordenacin
diferente a la ascendente y descendente, por ejemplo, si queremos ordenar por los das
de la semana, o segn los meses del ao, o siguiendo algn tipo de orden especial con
alguna lista creada por usted, en ese caso deber seleccionar el botn Opciones
(options), esta seleccin abre el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin (Sort
options).

Cuadro de dilogo Opciones de ordenacin

En este cuadro de dilogo, podr seleccionar el orden de la lista. Si los datos se
encuentran en columnas, deber seleccionar Ordenar de arriba hacia abajo (Sort
top to bottom); en caso de que su lista estuviera en filas, deber seleccionar Ordenar
de izquierda a derecha (Sort left to right).
requerida, Aceptar (Ok).
seleccionado.

Una vez realizada la seleccin

Toda la tabla ser ordenada siguiendo el criterio

Nota: En caso de no ubicarse en una de las celdas de la tabla antes de realizar

cualquiera de las operaciones con listas, Excel no encuentra la lista con la que se
desea trabajar y genera un cuadro de dilogo de error Este error se corrige ubicndose
en una de las celdas que contiene informacin de la lista.

Subtotales
Esta herramienta de Excel es utilizada generalmente en tablas de datos. Para el libro
electrnico, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras y registros.
Cuando utilizamos esta configuracin, algunas funciones y herramientas de Excel,
detectan automticamente al rango de celdas as establecido. A continuacin vemos
esta caracterstica

La Tabla de Datos que vemos, ha sido generada sobre la base del detalle de
facturacin de una empresa. Podemos observar que clientes y vendedores pueden
repetir sus nombres al igual que las fechas de compra, como sucede en la realidad.
Cuando tenemos una Tabla de Datos, lo lgico es que los nuevos registros sean
ubicados en la primera fila disponible, al final de los registros actuales y siguiendo las
cabeceras. Por lo tanto, no podemos ingresar frmulas en la ltima fila de la Tabla,
porque ello detendra o volvera inmanejable la informacin.

Para evitar este

conflicto, Excel ha integrado Subtotales. Esta herramienta permite que el usuario

pueda manipular la informacin y acumular, basndose en operaciones o funciones,
valores. Lo importante de esta herramienta radica, en que no importa qu es lo que
hagamos con Subtotales, siempre la informacin de la Tabla de Datos permanecer
sin sufrir ninguna alteracin.
Para crear Subtotales, es necesario que el cursor de Excel se encuentre ubicado en
alguna celda de la Tabla de Datos. Esto es muy importante, pues de esta manera
Excel reconoce a los registros como parte de la Tabla y traza automticamente su
rango.
Vamos a plantear que la empresa nos ha solicitado conocer cules son los volmenes
de venta, por cada uno de los vendedores, as como el total de ventas. En este caso,
lo primero que deberamos hacer es ordenar la Tabla de Datos, por la columna de

vendedor. Una vez agrupados, podemos aplicar Subtotales. El procedimiento sera el

siguiente:

Nos aseguramos que el cursor se encuentre en una de las celdas de la Tabla de Datos.
Seleccionamos el men Datos (Data) y escogemos Ordenar (Sort). Observamos que
Excel ha podido reconocer el rango de celdas que forman parte de la Tabla de Datos,
en forma automtica. Esta ha sido seleccionada.
Procedemos escoger como criterio de ordenacin a la columna de Vendedor. El orden
puede ser ascendente o descendente. Un clic en el botn Aceptar (Ok) y podemos
observar que la Tabla ha sido ordenada por el Vendedor, sin que se altere ningn dato.

Verificamos que el cursor se encuentre dentro del rea de datos de la Tabla.

Activamos el men Datos (Data) y seleccionamos Subtotales (Subtotals).

El resultado es el siguiente:

Vemos que Excel nuevamente ha reconocido el rea de datos. En la pantalla activa,

podemos escoger los campos que queremos agrupar Para cada cambio en (At each
change in). De acuerdo con lo que habamos indicado, dicho campo sera el de
Vendedores.
Debemos entonces seleccionar el tipo de funcin Usar funcin (Use function) que
necesitamos. Nos han pedido que requieren los valores parciales por Vendedor y el
total de ventas. Por lo tanto, la funcin a utilizar sera la de SUMA (SUM).

En las casillas que vemos a continuacin, nos solicita que precisemos cul de las
columnas contienen los valores a ser sumados en subtotales Agregar subtotales a
(Add subtotal to).
En nuestro caso, escogemos Valor Total, nicamente.

Aceptamos esta configuracin y obtenemos Subtotales.

Los elementos que aparecen marcados nos van permitir contraer o expandir la
visualizacin de los datos. Si escojo uno, por ejemplo, nicamente se visualizar el
total general.

Si escojo dos, veremos el total general y los subtotales por cada

vendedor. Al final, con tres, observaremos el detalle de facturas:

Ntese que los pequeos botones que aparecen a la izquierda, antes tenan el signo (-).
Ahora tienen el signo (+). Esto significa que si hacemos clic en ellos podemos
expandir la informacin y viceversa.
Para eliminar los Subtotales, basta con activar el men Datos (Data), seleccionar
Subtotales (Subtotals) y dentro esta el botn Quitar Todos (Remove All). Veremos
que la Tabla de Datos vuelve a su estado original.

Tablas y grficos dinmicos

Una de las necesidades actuales en todos los campos, es la de convertir los datos en
informacin til. En la medida que, como profesionales en cualquier rea, podamos
obtener informacin importante para anlisis o toma de decisiones, partiendo de
grandes cantidades de datos, seremos ms eficientes y competitivos en un mundo en
el que la oportunidad de la informacin puede llegar a ser importante en las empresas
y en la actividad profesional de cada uno de nosotros.
Las tablas dinmicas (llamadas tambin tablas de pivotes en algunos libros) son una
de las herramientas para manejo de datos que presenta MICROSOFT EXCEL y, que
satisface la necesidad de generar informacin til partiendo de datos puros de una
manera fcil y sencilla, sin establecer frmulas, procedimientos o instrucciones de
programacin complicadas; y que, pueden ser aplicadas a cualesquier tipo de
informacin.
En el este artculo se expone: como obtener informacin a partir de datos puros; para
ello, se han elaborado datos ficticios de estudiantes, en que para cada uno de ellos se
tiene nombre, facultad (CCEE para la facultad de Ciencias Econmicas, y CCSS para
facultad de Ciencias Sociales), escuela, curso, sexo, edad, estado civil, trabaja y nota
final, como se muestra en la siguiente tabla:

NOMBRE

FACULTAD ESCUELA

CURSO

SEXO

EDAD

CARLOS

CCEE

JUAN

CCSS

ROBERTO

ESTADO CIVIL TRABAJA

EMPRESAS

20

SOLTERO

NO

NOTA
FINAL
5

PUBLICIDAD

19

SOLTERO

NO

CCSS

PUBLICIDAD

18

DIVORCIADO

SI

LUIS

CCEE

EMPRESAS

23

CASADO

SI

10

ADRIANA

CCSS

PUBLICIDAD

19

CASADO

SI

SIMON

CCSS

PUBLICIDAD

18

DIVORCIADO

SI

10

PEDRO

CCSS

PUBLICIDAD

18

SOLTERO

NO

JUANA

CCEE

EMPRESAS

23

DIVORCIADO

SI

ELIZABETH

CCSS

PUBLICIDAD

23

SOLTERO

NO

CAROLINA

CCSS

PUBLICIDAD

21

DIVORCIADO

SI

ROSARIO

CCSS

PUBLICIDAD

23

DIVORCIADO

SI

LAURA

CCSS

PUBLICIDAD

24

DIVORCIADO

NO

MARIA

CCSS

PUBLICIDAD

23

CASADO

NO

ANIBAL

CCSS

PUBLICIDAD

23

DIVORCIADO

SI

PATRICIO

CCEE

EMPRESAS

23

SOLTERO

SI

MARCELA

CCEE

EMPRESAS

22

CASADO

SI

LUISA

CCSS

PUBLICIDAD

24

CASADO

NO

OLGA

CCSS

RECREACION

22

CASADO

NO

LUCIA

CCEE

EMPRESAS

24

SOLTERO

SI

FABIAN

CCEE

EMPRESAS

23

DIVORCIADO

SI

PAQUITA

CCSS

RECREACION

21

CASADO

SI

10

ANA

CCEE

EMPRESAS

20

SOLTERO

SI

LOURDES

CCSS

RECREACION

23

SOLTERO

SI

FRANCISCO

CCSS

RECREACION

24

CASADO

NO

NARCISA

CCEE

EMPRESAS

21

SOLTERO

NO

ANABEL

CCEE

EMPRESAS

23

SOLTERO

NO

VALERIA

CCSS

RECREACION

21

SOLTERO

SI

PAUL

CCSS

RECREACION

18

SOLTERO

SI

ESTEBAN

CCEE

MARKETING

21

CASADO

SI

ELIECER

CCEE

MARKETING

24

CASADO

SI

CECILIA

CCEE

MARKETING

22

DIVORCIADO

SI

MARTHA

CCSS

RECREACION

21

CASADO

SI

CIRILO

CCSS

RECREACION

18

DIVORCIADO

NO

SOLEDAD

CCEE

MARKETING

21

SOLTERO

NO

MONICA

CCEE

MARKETING

24

CASADO

SI

LIVIA

CCEE

MARKETING

20

CASADO

SI

GLADYS

CCSS

RECREACION

24

DIVORCIADO

SI

10

PABLO

CCEE

MARKETING

21

CASADO

SI

SIMON

CCEE

MARKETING

20

CASADO

NO

ALEJANDRO

CCSS

RECREACION

23

SOLTERO

NO

DAVID

CCEE

MARKETING

22

SOLTERO

NO

JULIAN

CCEE

MARKETING

23

SOLTERO

NO

JORGE

CCSS

RECREACION

20

SOLTERO

NO

JULIA

CCEE

MARKETING

19

CASADO

SI

10

ALBERTO

CCSS

RECREACION

20

CASADO

NO

ROXANNA

CCSS

RECREACION

20

CASADO

NO

BEATRIZ

CCEE

MARKETING

23

CASADO

NO

10

EULALIA

CCEE

MARKETING

18

CASADO

SI

MIGUEL

CCEE

MARKETING

18

DIVORCIADO

NO

El cuadro 1 muestra una parte de la informacin de ejemplo, ingresada en una hoja de

Excel. Partiendo de estos datos, para obtener un cuadro con la frecuencia por facultad
y por curso en forma manual (Ver cuadro 2), es decir, sin la ayuda del libro
electrnico, deberamos contar el nmero de casos de cada uno de ellos, para luego
totalizar y calcular los respectivos porcentajes de filas y columnas.

Cuadro 1.- Parte de los datos del ejemplo ingresados en Excel

La otra alternativa es usar funciones de Excel para dichas operaciones, lo que resulta
difcil y complicado para un usuario comn.

Facultad
CCEE
CCSS
TOTAL

1er curso
||||||
||||

2do. curso
||||
|||

TOTAL

Cuadro 2.- Forma manual de tabular los datos, contando con marcas de acuerdo a la
facultad y al curso.

Como puede apreciarse, la forma manual puede ser til cuando se traten de pocos
casos, sin embargo, an as sera muy largo, complicado y con altas probabilidad de
cometer errores, si los cuadros que se han de tabular fuesen ms complicados y que, a
parte de involucrar ms de dos variables, tengan otro tipo de clculos como son
desviacin estndar y varianzas.
Proceso de la construccin de la tabla dinmica
El proceso de generar este tipo de cuadros, partiendo de los datos ingresados en Excel,
resulta muy simple, si se sigue el siguiente procedimiento:
Ubicar el cursor de Excel en la celda activa dentro de los datos que se han de
procesar. En el caso del ejemplo, observe como el cursor est en la regin de datos

En men Insertar (Insert), seleccionar Tablas Dinmicas (Pvot table), opcin que
arranca el asistente de tablas dinmicas, a travs del cual, somos guiados en la
construccin de la tabla que nos interesa.

Al seleccionar esta opcin se muestran los cuadros de dilogo por pasos para construir
la tabla. AL inicio de la creacin de la tabla se selecciona en donde se desea colocar la
tabla dinmica si en una nueva hoja de clculo o en una hoja de clculo existente.

Adems en este cuadro, se selecciona desde donde provienen los datos con los cuales
se va a trabajar en la opcin Seleccione una tabla o una rango. (Select a table or
range).

La opcin Utilice una fuente de datos externa (Use an external data

source), permite trabajar con datos externos a Excel, es decir, que se encuentran bajo
otros programas, por ejemplo Access, Foxpro, etc.

En realidad donde se configura la tabla dinmica de acuerdo con lo que se desea

tabular en filas (Rows), columnas (Columns), datos (Data) y Filtro de informe
(Report Filter). En este dilogo, lo nico que debe hacerse es arrastrar los campos

que se desea al rea filas, columnas, datos y filtro de informe para obtener los
resultados esperados.

El rea de filtro de informe ser usada cuando se desee construir el mismo cuadro
para otras variables. Ms adelante, veremos que este mismo cuadro puede prepararse
por sexo o edad.
Al rea de fila se ha arrastrado la variable FACULTAD, es decir, que en las filas
vamos a tener los nombres de las facultades, mientras que al rea de columnas se ha
arrastrado la variable CURSOS. Hasta este punto, no hemos hecho nada ms que
determinar las variables que van en filas y columnas, pero para que muestre los
valores, es necesario arrastrar una variable al rea de datos. En el caso del ejemplo,
arrastramos la variable nombre, y vemos, que automticamente genera la Cuenta DE
NOMBRE (Count of NOMBRE), lo que significa que va a contar los nombres de los
alumnos, por facultad (filas) y curso (columnas). Veremos, que no solamente es
posible calcular las frecuencias (nmero de casos), si no que tambin es posible hacer
otros clculos, tales como porcentajes, sumas, productos, desviaciones estndar,
mximos, mnimos y varianzas.
Entonces podemos visualizar la tabla dinmica construida.

Como puede verse en la tabla dinmica generada, fcilmente hemos calculado las
frecuencias, por curso y facultad. En la celda A4 aparece el texto, cuenta de nombre,
y los cursos aparecen como 1 y 2. Se puede cambiar estos textos simplemente
editando el contenido de la celda, al dar doble clic sobre la celda que desea cambiar,
y podr modificar el texto, pero ms adelante se indicar otra forma de hacerlo.
Cuando cambien el texto de la tabla de acuerdo a sus requerimientos queda como se
muestra a continuacin.

Inclusin de porcentajes horizontales y verticales y respecto al total general de la

tabla
En muchos casos, es necesario incluir el clculo de porcentajes con respecto al total
de fila, de columna y del total general del cuadro. Esta tarea tambin es fcil,
agregando algunas opciones (Options) del asistente para tablas dinmicas. En el
siguiente ejemplo, partimos de la creacin de la tabla dinmica creada anteriormente
sin ninguna modificacin.

Al hacer clic con el Mouse sobre CUENTA DE NOMBRE, podemos seleccionar

Configuracin de campo de valores (Value Field Settings) .

Aparece el cuadro como indica en la siguiente pantalla para cambiar el nombre,

mediante otro cuadro de dilogo. Queremos, en este caso, que en vez de CUENTA
DE NOMBRE (Count of NOMBRE) aparezca FRECUENCIA.

En el cuadro Nombre personalizado (Custom Name), aparece Cuenta de NOMBRE

(Count of NOMBRE), podemos editar este texto y cambiarlo a FRECUENCIA.
Observe, adems, que en Resumir por (Sumaries by), podemos escoger entre 11
funciones, entre las que se encuentran Cuenta (Count) y Cuenta nm (Count nums).
Ambas funciones cuentan el nmero de casos; Cuenta obtiene el nmero de casos en
campos que contienen informacin tipo texto, mientras que Cuenta nm., obtiene el
nmero de casos de datos numricos.
Con el botn Formato de Nmero (Number Format), podemos elegir el formato de
nmero.

En este caso, hemos elegido el formato con dos cifras decimales, y

aceptamos el cuadro de dilogo.

Para regresar a la configuracin de la tabla dinmica, aceptamos el dilogo Formato

Celdas elegido y el dilogo de Campo de tabla Dinmica
Para el clculo de los porcentajes horizontales, es necesario incluir nuevamente un
campo en el rea de datos. Podemos escoger el mismo campo nombre, como se
muestra a continuacin.

Al hacer clic en Cuenta nombre y seleccionando Configuracin de campo de

valores (Value Field Settings), aparece el cuadro como se indica abajo, para
cambiar el texto de Count of nombre a Porcentaje Horizontal.

Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la fila (% of row), siguiendo la secuencia mostrada a continuacin:

Para el clculo de los porcentajes verticales, es necesario volver a incluir el mismo

campo nombre, cambiar el texto de la opcin y en mostrar como seleccionar el % de
la columna (% of column). Se muestran los pasos que se han de seguir:

Al hacer doble clic en Cuenta de nombre, y seleccionar Configuracin de

campo de valores (Value Field Settings) modificamos su texto de Count of
nombre a Porcentaje Vertical.

Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la columna (% of column), como indica a continuacin:

Para el clculo de los porcentajes respecto al total general del cuadro, volvemos a
incluir el nombre en la regin de datos, que va a aparecer como cuenta de nombre. Al
hacer clic, podemos cambiar este texto a porcentaje del total, y en opciones lo
mostramos como porcentaje del total. Estos pasos se muestran como siguen:

Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la columna (% del total), como indica a continuacin:

La tabla, finalmente construida, aparecer de la siguiente manera:

Como se puede ver a travs de este ejemplo, rpidamente se gener la informacin de

alumnos por facultad y curso, incluyendo los porcentajes respecto al total de fila, al
total de columna y al total general.
Clculos de sumas, promedios y desviaciones estndar
A travs del presente ejemplo, vamos a efectuar una simulacin de clculos ms
complejos y considerando una mayor cantidad de variables.
En el cuadro que se va a elaborar, se quiere determinar el nmero de estudiantes, la
suma, el promedio, la desviacin estndar y la varianza de la nota para cada facultad,
por curso y sexo, segn si trabaja o no.
En este caso, en pgina ir la facultad, en filas irn el curso y sexo, en columnas la
variable trabaja, como se muestra a continuacin:

En el siguiente paso, necesitamos establecer qu informacin nos mostrar en el rea

de datos (Data). De acuerdo con el enunciado propuesto, necesitamos el nmero de
alumnos, para lo cual, nicamente arrastramos el nombre al rea de datos, y
cambiamos el texto a frecuencia

A continuacin arrastramos la nota final al rea de datos, en donde aparecer como

suma de nota final (Sum of nota final), texto que lo dejamos como est.

Observe que la opcin de clculo por defecto es la de suma para campos numricos.
El siguiente paso es incluir el promedio de la nota final, para lo cual, arrastramos
nuevamente la nota final al rea de datos, y al hacer doble clic, en Resumir por
(Sumarize by) seleccionamos la opcin Promedio (Average).
muestran a continuacin:

Estos pasos se

Haciendo clic en la ltima suma de nota final 2, clic sobre Configuracin de

campo de valores (Value Field Settings), en Resumir campo de valor por
(Summarize value field by) escoja la opcin Promedio (Average).

Para calcular la desviacin estndar de la nota final, nuevamente, llevamos la nota

final al rea de notas y en opciones, en resumir por: escogemos la opcin desviacin
estndar (Desvest) (StDev). Igual procedimiento seguimos para calcular la varianza
(Var) de nota final. Debe aclararse que en resumir hay dos desviaciones estndar:
DESVEST y DESVESTP (StdDevp), y dos
correspondiendo DESVEST

varianzas VAR y VARP,

y VAR a clculos sobre la muestra, mientras que

DESVESTP y VARP corresponden a clculos sobre la poblacin.

Si se hubiera pedido valores mximos y mnimos de la nota final, se habra escogido
en resumir por: las opciones correspondientes Mx y Min.
La configuracin final de la tabla dinmica se muestra a continuacin:

Los resultados de esta configuracin, si se le presentan en forma horizontal, para que

cambien a forma vertical de clic derecho sobre Valores (Values) y seleccionar Mover
valor a (Move Values to) y por ltimo clic sobre Move Values Columns, como se
muestra a continuacin:

Observe como en la celda B1 nos aparece un selector con la palabra todas. Al hacer
clic sobre este, se nos nuestra la lista de facultades y, al seleccionarla, podemos ver
los datos que corresponden a esta facultad.

La tabla dinmica como instrumento de consulta

Si se desea conocer cules son los datos que corresponden a una celda de una tabla
dinmica, basta con hacer doble clic en ella y, automticamente, Excel generar una
hoja nueva en la que se extraen los datos que corresponden a la fila y columna de la
tabla dinmica.
As por ejemplo, basados en la ltima tabla dinmica generada, deseamos conocer
cules son los estudiantes que estn en la facultad de Ciencias Sociales (CCSS), en
primer curso, sexo masculino (M) y que no trabajan, basta con hacer doble clic en la
celda D10 de la tabla dinmica y automticamente se generar una nueva hoja con
esos datos.

Presionando en la celda D5

Grficos dinmicos
Un grfico dinmico es aquel cuyos datos subyacentes son una tabla dinmica. Su
proceso de construccin es el mismo que para construir cualquier grfico. Si la tabla
dinmica incluye campos de pgina se puede mostrar los valores de dichas campos en
el grfico, con lo que al cambiar un valor en la tabla el grfico tambin mostrar los
valores de los campos.

Consideremos, sobre los datos del ejemplo, la definicin de la siguiente tabla

dinmica en la que se incluyen los campos de facultad, escuela y curso en el rea de
pgina. El campo de edad en columnas y se quiere saber el nmero de alumnos por
edades:
El resultado es la tabla dinmica que contiene los campos indicados en pgina, esto es
Facultad, Escuela, Curso; mientras que en filas tiene las edades. Se puede seleccionar
cualquier valor de los campos de pgina y se mostrarn los datos que corresponden a
los valores seleccionados. Las siguientes figuras muestran la tabla dinmica con
todos los valores en el lado izquierdo, mientras que, a la derecha, se encuentra la
misma tabla dinmica para valores seleccionados de facultad, escuela y curso.

La tabla queda de la siguiente manera.

Para esta tabla, vamos a construir un grfico circular. Para ello, en Herramientas de
tabla dinmica (PivotTable Tools) en Opciones (Option) seleccione de Grfico
Dinmico (PivotChart), como se indica.

Al escoger la opcin Tabla Dinmica (PivotChart) tiene las siguientes opciones para
el diseo de su grfico:

El resultado es el siguiente:

Si queremos cambiar la forma a Circular (Pie) se realiza lo siguiente:

Paso 1: Ubicamos el puntero del Mouse sobre la imagen,
Paso 2: Seleccionamos Cambiar a tipo de grfico (Change Chart Type)

Aparece la siguiente opcin para que escoja tipo de grfico Pie.

Paso 3: Elegimos la opcin requerida y presionamos OK.

Tenemos el siguiente resultado.

Otra opcin: Pie en 3D

Y se tendr el siguiente grfico:

Paso 4: se configura la apariencia del grfico. En este caso, queremos alterar las
opciones de ttulo (Title), leyenda (Legend) y los rtulos de datos, para ello en la
opcin formato podemos seleccionar lo deseado como indica a continuacin:

En Ttulo del grfico (Chart Area) puede seleccionar para el ttulo como indica en el
siguiente cuadro.

Al presionar sobre el botn Aceptar (Ok), el grfico queda como se muestra:

Si cambiamos los valores de los selectores de la tabla dinmica, el grfico tambin

cambia, lo que, se aprecia en la siguiente figura:

Conclusin
Lo expuesto en el presente artculo muestra la potencia de Excel como herramienta
para el tratamiento de informacin, de una manera gil y eficiente, permitiendo
generar informacin til para anlisis y toma de decisiones en forma oportuna, as
como, la capacidad de representar grficamente la informacin generada por las tablas
dinmicas.

Uso de Buscar Objetivo y Solver

Si se usan frmulas y funciones simples en Excel para resolver algn problema, al
cambiar los datos de algunas celdas, automticamente, cambiarn los resultados.

Excel proporciona varias herramientas que permiten resolver problemas en los que es
necesario calcular valores para una o dos variables o determinar el valor que debe
tomar una o varias variables para llegar a un valor especfico:

Buscar Objetivo

Solver

Buscar objetivo (Goal Seek)

En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo (Goal
Seek). Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de
determinada celda hasta que la frmula dependiente de dicha celda da el resultado que
se desea obtener.
Ejemplo:

Mediante la funcin pago (PMT) se ha calculado en la celda B4 la cuota fija mensual

para un prstamo de $. 10,000 (celda B1) a una tasa de inters anual del 15% (celda
B3), y a 18 meses (celda B2). Se desea conocer cul es el monto del prstamo si slo
se puede pagar $.600

Para resolver el problema podemos ubicar el cursor en cualquier celda. En el men

Datos (Data) en el bloque de Herramientas de Datos (Data Tools) dentro de la
opcin Anlisis Y si (What if Analysis) seleccione Buscar objetivo (Goal Seek),
como indica en la pantalla.

En el cuadro de dilogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la direccin de la celda, en este caso es la celda B4; en el recuadro Con el
valor (To value) se ingresa el valor que debe tomar la celda B4, para este ejemplo
debe tomar el valor de 600,000; en el recuadro Para cambiar la celda (By changing
cell) sealamos la celda B1 que corresponde al monto.

Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro con el estado de la bsqueda de objetivo, el

cual indica si Excel pudo encontrar la solucin a los datos planteados.

Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores.

Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de
inters anual para que la cuota mensual sea de $ 620

En el cuadro de dilogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la direccin de la celda B4, en el recuadro con el valor se ingresa el valor que
va a tomar la celda B4, es decir el valor de 620; en el recuadro para cambiar la celda
sealamos la celda B3 que corresponde a la tasa de inters. Al aceptar este cuadro,
aparece el cuadro con el estado de la bsqueda de objetivo

Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.

Ejemplo.- Un alumno ha obtenido las calificaciones que se muestran en cinco de seis

exmenes, cada examen aporta los porcentajes indicados a la nota final, si el
estudiante debe obtener un mnimo de 8 puntos sobre 10 para aprobar el curso, se
solicita averiguar cul es la nota mnima que debe obtener en el sexto examen.

La disposicin de los datos muestra los exmenes, las notas obtenidas en los 5
primeros exmenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota
final, la nota ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y
la nota final que es la suma de las notas ponderadas.

En el cuadro de dilogo se define la celda E10 con el valor de 8 que es el valor

mnimo para aprobar, la celda que cambia es C8.
El resultado de aceptar los parmetros es:
La nota que debe obtener en el sexto examen es de 7.9.

Solver
Solver es una herramienta que permite resolver problemas con mltiples variables y
restricciones, mucho ms complejos que los que se resuelven con Buscar Objetivo.
Solver resuelve tres tipos de problemas:

Problemas lineales: aquellos en los que las variables se encuentran relacionadas

por funciones del tipo: Y = K1X1 + K2X2.. Si se conoce que el problema a

resolver es de carcter lineal se debe activar en las Opciones de Solver el casillero

correspondiente.

Problemas No lineales: son aquellos en que las variables no se encuentran

linealmente relacionadas.

Problemas enteros: en los cuales la solucin est restringida a valores enteros de

las variables y Solver demora ms en solucionarlos.

Z 2 X 1 3X 2 5 X 3
X 1 X 2 X 3 7
2 X 15 X 2 X 310
X 1, X 2, X 30
Ejemplo 7.- Maximizar la funcin Z sujeta a las siguientes restricciones:
Para resolver el problema, es necesario ingresar la frmula de la funcin haciendo
referencia a las celdas de las variables. El siguiente esquema muestra la disposicin de
los datos y la definicin de las restricciones.

En el siguiente paso se activa Solver usando la opcin Solver (Solver) del men
Herramientas (Tools):

En caso de que no se active Solver siga los siguientes pasos:

1.- Seleccione el Botn de Office (Botton Office)

2.- Aparece la siguiente pantalla, donde deber seleccionar Opciones de Excel (Excel
Options)

3.- Una vez seleccionado tendr otra pantalla, y seleccione Complementarios (AddIns), luego presione Ir ..(Go).

5.- Por ltimo Seala con un visto la opcin Solver Add-in y presionar Aceptar
(OK).

Por lo tanto la opcin Solver queda activada.

Parmetros de Solver
Esto mostrar el cuadro de dilogo de Parmetros de Solver, en donde el usuario
ingresa los parmetros del problema que desea resolver:

En el cuadro Celda objetivo (Set tarjet cells), se introduzca una referencia de celda o
un nombre para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una frmula. Para

el ejemplo la celda objetivo es la celda C9, que contiene la frmula de la funcin a

resolver.
En los botones de opcin de Valor de la celda objetivo (By Changing cells) escoja
una de las opciones segn desee que la funcin sea Mxima o Mnima. Si desea que la
funcin tome un valor determinado, haga clic en Valor (Value of) y, a continuacin,
introduzca el valor en el cuadro de la derecha. En el ejemplo propuesto se escoge la
opcin Maximizar.
En el cuadro Cambiando las celdas (By Chnging cells), debe ingresar la referencia o
un nombre para cada celda ajustable, separando con punto y coma las referencias no
adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas
con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como mximo. Las
celdas ajustables son las que intervienen en la definicin de la funcin, para el
ejemplo son las celdas A2, B2 Y C2. Puede hacer que Solver proponga
automticamente las celdas ajustables basadas en la celda objetivo, haciendo clic en
Estimar (Guess).
Restricciones
En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones (Subjects to the constraints), el
usuario debe ingresar todas las restricciones que desee aplicar al problema. El ingreso
de las restricciones se realiza en otro cuadro de dilogo que aparece al hacer clic en el
botn Agregar (Add). Los elementos de este cuadro de dilogo son:
Referencia de celda (Cell referente)
Especifica la celda o el rango de celdas en que se quieren restringir los valores.
Restriccin (Constraint)
Especifica una restriccin en el contenido del cuadro Referencia de celda. Seleccione
la relacin ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desea agregar o cambiar entre la celda a la que
se hace referencia y la restriccin.
A continuacin, introduzca la restriccin (un nmero, una referencia de celda o de
rango de celdas, o bien una frmula) en el cuadro que aparece a la derecha.

Agregar (Add)

Permite ingresar otra restriccin sin regresar al cuadro de dilogo Parmetros de

Solver.
Para el ejemplo la restriccin 1 est definida en la celda B14, en la lista a la derecha se
escoge el operador de la restriccin, que para el ejemplo corresponde a mayor o igual,
y en el cuadro de Restriccin se ingresa al valor de la restriccin precedido por el
smbolo =. Al hacer clic sobre el botn Aceptar (Ok), la restriccin queda ingresada
en el cuadro de dilogo de parmetros. El procedimiento se repite para todas las
restricciones del problema.
El usuario puede modificar o editar una restriccin haciendo clic sobre el botn
cambiar, aparece un cuadro de dilogo que le permite cambiar la restriccin.
La solucin queda de la siguiente manera: