OFIMATICA.
Herramientas para mayor productividad
(por Gabriel Alejandro Granados)
Hoy en da la palabra informtica abarca todas las reas de una empresa o negocio, inicialmente
se pensara que solo aplica para las reas administrativas pues son quienes manejan la mayora
de la informacin.
La palabra informtica nace de las palabras informacin y automtica, haciendo referencia al
control, administracin o manejo de la informacin de una forma automtica, por medio de
sistemas, herramientas ofimticas, programas o aplicaciones inteligentes capaces de actuar y
tomar decisiones previamente programadas.
De la misma manera, la palabra ofimtica es la combinacin de oficina y automtica, enmarcando
las tareas administrativas como elaboracin de documentos, clculos de ventas mensuales,
reportes, balances y creacin de presentaciones que se realizan haciendo uso de herramientas
ofimticas.
Es muy conocido el dicho, que se lee: "Zapatero a tus zapatos", aplicado en forma empresarial,
significa que las empresas deben tener bien claro cul es su negocio, si producir, otorgar servicios
o dedicarse de lleno a organizar todo su papeleo y tareas administrativas. Actualmente las
empresas estn intentando dedicarle el 100% de su tiempo al negocio, algunas con mucho xito,
otras no tanto y muy pocas se han estancado, pues todava estn batallando con su actual
administracin de papel.
Muchas PyMEs pensarn que utilizar tecnologa de informacin es menester nico de las grandes
empresas por la gran inversin que esto implica, pero estn muy equivocadas, pues existen en el
mercado aplicaciones generales a precios accesibles, incluso gratuitas, y profesionales que
desarrollan sistemas personalizados aprovechando los recursos informticos con los que cuentan
las PyMEs, tal es el caso de las herramientas ofimticas como el procesador de textos, hoja de
clculo, manejador de bases de datos y creador de presentaciones, que cualquier PyME por ms
pequea que sea las tiene y no han sabido sacarles el mayor provecho, ni darles el uso que
deberan otorgarle.
Lo anterior no es enfermedad solamente de las PyMEs, hay empresas grandes que estn en esta
misma situacin y a pesar de contar con los mejores sistemas, herramientas ofimticas y dems
recursos informticos, an no saben qu hacer con ellos, es precisamente en este punto donde las
empresas deberan detenerse para realizar un anlisis y o diagnstico situacional que ayude a
determinar las reas de oportunidad que se tienen en el uso de dichas herramientas y si realmente
les estn ayudando a incrementar la productividad, a tomar las decisiones correctas y garantizar el
desarrollo de la Empresa.
Las empresas que no aprovechan las bondades de las herramientas ofimticas y recursos ven
limitada su productividad y crecimiento por las mermas de inventarios, prdidas de dinero por falta
de control, prdida de clientes por carecer de informacin e incertidumbre en la toma de
decisiones, entre otros.
El desafo actual para cualquier empresa es permanecer en el mercado, en este ao el reto ser
aumentar su productividad ofimtica, ser ms eficientes y generar ahorros a largo plazo, por ello es
necesario que adopten las mejores prcticas dentro de sus procesos administrativos, pues de otra
forma el invertir en recursos ofimticos sera intil, por tanto la principal tarea es comenzar con la
ALFABETIZACION de los pequeos empresarios sobre el uso de las herramientas informticas, en
especial sobre el uso de aplicaciones de software y la utilidad de su incorporacin dentro de los
procesos de gestin empresariales.
Algunas de las herramientas ofimticas ms usadas en el ambiente administrativo dentro de una
empresa se enlistan en la siguiente tabla, as mismo su similar gratuita:
Herramienta
Software con costo
Software gratuito
Procesador de Texto
Microsoft Word
OpenOffice Write
Hoja de Clculo
Microsoft Excel
OpenOffice Calc
Presentaciones
Microsoft Power Point
OpenOffice Impression
Bases de Datos
Microsoft Access
OpenOffice Base
Base de Datos SQL
Microsoft SQL
MySQL
Diseo Grfico
Photoshop
Gimp
Mail
Microsoft Outlook
Thunderbird, Evolution
Microsoft Outlook
Google Calendar,
Calendario Compartido
BackOffice Server
SunBird y Evolution
Administrador de Proyectos
Microsoft Project
Planner
Fax
WinFax
GFax
Mapas Mentales
Mind Maps
FreeMind
Explorador
Internet Explorer
Chrome, Mozilla, Firefox