ACTA DE CONSTITUCIN DEL
PROYECTO
<
NOMBRE DEL PROYECTO
SIGLAS DEL PROYECTO
Workflow Administrativo de Historias Clnicas
WADHC
JUSTIFICACIN DEL PROYECTO
Evitar la perdida y traspapeleo de las historias clnicas en un 100%.
Reducir los tiempos de envio y retorno de historias clnicas en un 70%.
Obtener informacin detallada de los pacientes de manera inmediata.
Reducir costos operacionales en un 10%.
Mejorar los canales de atencin del Hospital en un 60%.
Mejorar la comunicacin entre consultorios.
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El WADHC consiste en implantar un sistema de informacin que permita optimizar el
proceso de Atencin al Paciente, sistematizando las actividades que an se realizan
de manera manual. Para ello, se realiz un anlisis del proceso actual del Hospital,
llegando a la conclusin de utilizar las metodologas BPM y Seis Sigma para optimizar
las actividades ms importantes realizadas durante el proceso, agilizando los tiempos
de envio y retorno de las historias clnicas a sus respectivos consultorios, eligindose
como software el Workflow para trmites documentarios de Historias clnicas.
El Workflow busca obtener los siguientes beneficios:
Minimizar el tiempo requerido por los mdicos para acceder al historial clnico
de cada paciente
Agilizar el tiempo de transferencia de informacin e historias clnicas.
Asegurar la continua participacin y colaboracin de todo el personal en el
proceso.
Simplificacin de salidas automticas. Documentos Word, Faxes, e-mails.
Evitar la prdida y traspapelo de las Historias Clnicas
El desarrollo del proyecto estar a cargo de las siguientes personas:
Sergio Marcelo Lopez
Sponsor del Proyecto
Rosa Gomez Molina Jefe del rea de Archivos.
Estrella Huacachi
Jefe del rea de Admisin.
Genaro
Jefe del rea de Caja
El proyecto de implantacin comenzar el 05 de febrero del 2015 hasta el 06 de marzo
del 2015, teniendo una duracin de 1 mes y un da.
ALCANCE PRELIMINAR
El Workflow Administrativo de Historias Clnicas (WADHC) es un Workflow que soporta
el proceso de atencin al paciente que brinda mostrando informacin crtica en forma
oportuna, ayudando sobre todo a los procesos de Admisin, Archivo, Triaje, Consultorio
y Estadstica de la empresa.
Los siguientes mdulos del WADHC sern implantados:
1. Mdulo de Admisin General. Permite gestionar y monitorear todo el proceso de
admisin de pacientes a la clnica realizando el registro de admisiones de
pacientes, corrigiendo datos de las admisiones registradas, registro de los datos
personales en la Historia Clnica y brindando facilidades para la obtencin de datos
a los pacientes, y permitiendo el monitoreo de admisiones a travs de reportes.
Este mdulo cuenta con las siguientes opciones:
Generar Admisiones
Corregir Admisin
Registrar datos de pacientes para la Historia Clnica
Registrar Hoja de Afiliacin FUA.
Consultar Admisiones
Otorgar citas.
Anular citas.
Consultar Atenciones
2. Mdulo de Archivos. Permite gestionar y monitorear todo el proceso de Archivos
realizando el registro de las salidas de las Historias Clnicas solicitadas por el rea
de admisin una vez que se confirme el pago por la atencin, para luego ser
trasladadas al consultorio correspondiente. Una vez que se ha atendido a los
pacientes se permite registrar las entradas de las historias clnicas y en ciertas
ocasiones permite generar las salidas de pacientes que an continan con
tratamiento dependiendo al consultorio.
Este mdulo cuenta con las siguientes opciones:
Registrar las salidas de las Historias Clnicas.
Registrar las salidas de Historias Clnicas por solicitud del Mdico.
Registras las entradas de las Historias Clnicas.
Kardex de las Historias Clnicas.
3. Mdulo de Triaje. Permite gestionar las actividades realizadas por el encargado(a)
del rea de triaje. Permitiendo ingresar los signos vitales que se han tomado al
paciente.
Este mdulo cuenta con las siguientes opciones:
Registrar signos vitales del paciente.
Actualizar signos vitales del paciente.
4. Mdulo de Consultorio. Permite gestionar y monitorear todo el proceso consultorio
realizando el registro de los diagnsticos de cada paciente, medicamentos
recetados y tratamientos indicados por el mdico. Tambin permite completar las
hojas de atencin y las fichas de emergencia de manera virtual.
Este mdulo cuenta con las siguientes opciones:
Registrar diagnstico.
Registrar medicamentos recetados.
Registrar tratamientos.
Registrar hojas de atencin.
Registrar fichas de emergencia.
Registro del CIE-10
Actualizar diagnsticos.
5. Mdulo de Estadstica. Permite gestionar y monitorear todos los datos tiles para
que el sistema pueda operar correctamente realizando los reportes de: Estadsticas
del CIE-10, Enfermedades, Nmero de pacientes atendidos, Movimientos de
Historias Clnicas y el registro de los diagnsticos realizadas de manera manual en
caso de emergencia en las historias clnicas virtuales.
Este mdulo cuenta con las siguientes opciones:
Registro:
Registro de hojas de emergencia
Registro de
Reportes:
Estadsticas del CIE-10.
Estadsticas de morbimortalidad.
Cantidad de pacientes atendidos.
Cantidad de movimientos de historias clnicas.
Kardex por pacientes y por consultorios.
EXCLUSIONES DEL PROYECTO
El Sponsor asumir los gastos adicionales en caso se deban modificar algunos
requerimientos que han sido aceptados previo a la ejecucin.
No se asumirn gastos adicionales que no sean descritos en el Project Charter.
El proyecto no incluye mantenimientos al sistema una vez firmada el Acta de
Aprobacin.
El Workflow no incluye la digitalizacin de las Historias clnicas anteriores a la
implementacin del proyecto.
FINALIDAD DEL PROYECTO
Implantar Workflow Administrativo de Historias Clnicas WADHC en el Hospital Jos
Agurto Tello de Chosica en el tiempo estimado de 1 mes y 1 dia, cumpliendo el 100% las
caractersticas definidas dentro del presupuesto acordado, para lo cual se necesitar de
la disponibilidad de los recursos necesarios, para as cumplir con los objetivos
estratgicos definidos en el caso de negocio.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO
OBJETIVOS
CRITERIOS DE XITO
Cumplir con la implantacin
ALCANCE
total del producto, cubriendo
Aprobacin de la implantacin por parte
el 100% de las
del cliente.
funcionalidades detalladas.
Concluir el proyecto en el
TIEMPO
plazo solicitado por el cliente,
el cual es de 3 meses.
Cumplir con el presupuesto
COSTO
estimado del proyecto, el cual
es de S/. 80,000.00.
Concluir el proyecto en el tiempo
pactado.
No exceder el presupuesto del
proyecto.
FACTORES CRITICOS DE EXITO
Se tenga compromiso para gestionar adecuadamente el proceso de cambios dentro de
la organizacin de la clnica.
Los procesos internos del Hospital se encuentren estandarizados.
Compromiso y Disponibilidad de los interesados para el xito.
Disponibilidad de los recursos necesarios dentro del hospital.
Facilitacin de informacin que se incluir en el Workflow.
RESTRICCIONES DEL PROYECTO
DE COSTOS:
Se cuenta con un presupuesto de S/. 80,000.00 (Ochenta Mil Nuevos Soles).
DE TIEMPOS:
El proyecto no debe extenderse ms de 03 (Tres) meses.
DE PERSONAL:
La implementacin del sistema solo podr ser llevada a cabo en horario
laboral, el cual es de lunes a viernes de 9 a 1 pm y de 2 a 6 pm. Se
encuentran excluidos los das no laborales designados por ley.