Sicodinet.

Tutorial de Excel

Tutorial de Excel
Indice
QU ES UNA HOJA DE CLCULO
UN VISTAZO A EXCEL
ENTRADA DE DATOS Y FRMULAS
DAR FORMATO A UNA HOJA DE CLCULO
UTILIZACIN DE GRFICOS
VISUALIZACIN DE UNA HOJA DE CLCULO
OPERACIONES CON ARCHIVOS
UTILIZACIN DE FORMATOS DE NMEROS
ALGUNOS EJERCICIOS PARA REPASAR
ALGUNAS FUNCIONES MATEMTICAS
ALGUNAS FUNCIONES TRIGONOMTRICAS
REFERENCIAS ABSOLUTAS

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Sicodinet. Tutorial de Excel

PRESENTACIN DE UNA HOJA DE CLCULO

EJEMPLOS Y FUNCIONES DE EXCEL
EJEMPLOS: Ejemplo de Factura, Gestin de una cartera de valores y Desglose
de Euros en monedas y billetes
CREACIN Y ELIMINACIN DE ESQUEMAS
FUNCIONES PARA HOJAS DE CLCULO
QU ES UNA PLANTILLA?
CONSOLIDACIN DE DATOS
ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
CREAR NOTAS DE TEXTO
MACROS: AUTOMATIZACIN DE TAREAS DE USO FRECUENTE
INTRODUCCIN A LOS VALORES DE ERROR

Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Qu es una hoja de clculo
Una Hoja de Clculo es una calculadora de grandes proporciones que permite realizar
operaciones repetitivas de manera fcil. Se muestra como una matriz de celdas en la que
cada una viene determinada por una columna y una fila a la que pertenece.
Las Hojas de Clculo toman datos y devuelven el resultado de las operaciones que queramos
realizar con ellos. Resuelven problemas con precisin y permiten simular situaciones a
partir de un estado determinado del problema en cuestin.
Asimismo, facilitan la posibilidad de realizar fcilmente grficos a partir de los datos que se
le suministren.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Un vistazo a Excel
Excel es una Hoja de Clculo diseada por Microsoft para el entorno operativo Windows. En
Excel, a una hoja de clculo se le llama hoja de trabajo, o simplemente hoja. Ambos
trminos hacen referencia al mismo objeto. Una hoja de trabajo es como una hoja de papel
en blanco en la que se realiza el trabajo. Un archivo de Excel, por su parte, contiene un
conjunto de hojas de trabajo que se corresponden con lo que se llama libro de trabajo.
Cmo acceder a Excel

1. Teclee: Win[INTRO] (en el indicador de dos)

2. Una vez dentro del administrador de programas de Windows, haga doble-click con el
botn izquierdo del ratn o Mouse encima del icono de MSOffice o Microsoft Excel.
3. Haga doble-click con el botn izquierdo del ratn en el icono Excel.

La Figura 1 muestra la pantalla genrica del programa Microsoft Excel, si bien puede haber
pequeas variaciones en funcin de la versin que se maneje de dicho programa.

Entre los componentes principales que se pueden destacar se encuentran las distintas
barras, siendo las ms significativas:
Barra de ttulo

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Barra de mens
Barras de herramientas

Barra de Ttulo
La barra de ttulo indica cul es la aplicacin que se est utilizando y, tambin, el nombre
del archivo o libro de hojas de clculo actualmente en uso. Automticamente al entrar en
Excel, est abre un libro de trabajo (Libro1), cuyo nombre se puede ver en la barra de ttulo.

Barra de Mens
Debajo de la barra de ttulo esta la barra de mens. Cada uno de los epgrafes contenidos en
la barra de men contiene submens que pueden visualizarse haciendo click con el ratn en
cualquiera de ellos.

Barras de Herramientas
Por defecto Excel muestra dos barras de herramientas (estndar y formato) cuyo contenido
figura en:
Barra de Herramientas Estndar
Barra de Herramientas Formato
Si se quiere acceder al resto de barras de herramientas (Grfico, Dibujo, Dilogo, Visual
Basic para Excel, Auditora, Grupo de Trabajo, Aplicaciones de Microsoft) as como
establecer una barra de herramientas personalizada, hacer click con el botn derecho del
ratn en el espacio libre entre las barras estndar y de formato.

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En cuanto a la nomenclatura utilizada por Excel, y que se va a manejar en el presente

tutorial, merecen especial mencin los siguientes trminos:
Celda activa
Encabezados de fila y columna
Barras de desplazamiento horizontal y vertical
Barras de estado
Solapas

Celda activa
Por defecto al acceder al programa la celda activa es la A1 lo cual puede observarse en el
cuadro de Referencia. Para seleccionar otra celda se puede utilizar las flechas del teclado o
hacer click con el ratn. El contenido de la celda seleccionada se muestra en el cuadro de
Contenido de la celda activa.

Encabezados de Fila y de Columna

Indican la fila y la columna a la que pertenece una celda, y por tanto se habrn de tener en
cuenta para realizar referencias u operaciones con la misma.

Barras de Desplazamiento Vertical y Horizontal

Permiten visualizar otras partes de la Hoja de Trabajo. Las hojas tienen 16.384 filas y
columnas hasta la IV. Por este motivo en una pantalla slo pueden observarse un nmero

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limitado de ellas.

Barra de Estado
Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y presenta informacin
acerca de un comando seleccionado o una operacin en progreso. En el men Ver se
encuentra la opcin Barra de Estado para mostrar u ocultar la barra de estado. Cuando se
selecciona un comando, el lado izquierdo de la barra de estado describe brevemente el
comando.
El lado izquierdo de la barra de estado tambin indica operaciones que se estn realizando,
por ejemplo, abrir o guardar un archivo, copiar celdas o grabar una macro. El lado derecho
de la barra de estado muestra si las teclas como BLOQ MAYS, BLOQ DESPL o BLOQ NM
estn activadas.

Solapas
Identifican cada una de las Hojas de Trabajo que componen el archivo o Libro de Hojas.
Haciendo click encima de ellas se accede a las diferentes hojas. Por defecto hay 16 hojas de
trabajo en cada libro.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Entrada de datos y frmulas
En una hoja de clculo se pueden introducir dos tipos de datos:

a. Valores constantes: Un valor constante es un dato que escribe directamente en una

celda; puede ser un valor numrico, tal como una fecha, una hora, un valor de
moneda, un porcentaje, una fraccin, una notacin cientfica, o puede ser texto. Los
valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor
directamente.
b. Frmulas: Una frmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas,
nombres, funciones u operadores que produce un nuevo valor a partir de valores
existentes. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Un valor que se ha
creado a partir de una frmula puede cambiar cuando cambien otros valores de la
hoja de clculo.
Entrada y edicin de Datos
Nmeros
Fechas y horas
Entrada y edicin de frmulas
Mtodos para copiar
Funciones bsicas: Suma y Promedio
Mover

Entrada y edicin de datos

Entrar Datos

Hacer un clic con el ratn sobre la casilla donde se quiere entrar los datos.
Situarse con las teclas de desplazamiento sobre la casilla y entrar los datos.

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Borrar datos

Situarse sobre la casilla y pulsar la tecla Supr

Situarse sobre la casilla y activar las opciones del men Edicin / Borrar / Todo,
Edicin / Borrar / Contenido

Seleccionar un rango
Se define como rango, un grupo de casillas de la hoja.

1. Situar el cursor sobre la casilla inicial.

2. Seguir una de las opciones siguientes:

Con el botn izquierdo del ratn pulsado, arrastrar hasta la casilla final.
Con la tecla de Maysculas pulsada, desplazar el cursor hasta la casilla final
con las teclas del cursor.

Modificar datos

1. Situarse sobre la casilla que se quiera modificar.

2. Elegir una de las opciones siguientes:

Pulsar la tecla F2.

Hacer un clic sobre la barra de frmulas
Tambin se puede hacer un doble clic directamente sobre la casilla que se desee
modificar.

Ejercicio

Nmeros
Para introducir un nmero como un valor constante, seleccionar una celda y escribir el
nmero. Los nmeros pueden ser caracteres numricos (del 0 al 9) o cualquiera de los
siguientes caracteres especiales:

+operador de adicin. Ej: 2+2; =A1+B1

-operador de sustraccin. Ej: 4-1; =A1-B1
*operador de multiplicacin. Ej: 2*3; =A1*B1

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/operador de divisin. Ej: 6/2; =A1/B1

^operador de exponenciacin. Ej: 2^4; =A1^B1
,separador de decimales. Ej: 5,7
%indicador de porcentaje. Ej: 0,05 -> 5%

Nota: en ausencia de parntesis, las operaciones se realizan en el siguiente orden:

1. Exponenciacin
2. Multiplicacin y divisin
3. Adicin y sustraccin
Adems, se ha de tener en cuenta que:

Puede incluir puntos en los nmeros, tal como 1.000.000.

Una sola coma en una entrada numrica es considerada como una coma decimal.
Los signos ms (+) introducidos delante de los nmeros sern ignorados.
Los nmeros negativos debern estar precedidos del signo menos (-) o estar entre
parntesis.

Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato de
nmero General. Cuando puede, Microsoft Excel asigna automticamente el formato de
nmero correcto a los datos que se introducen. Por ejemplo, cuando introduce un nmero
que contiene un smbolo de moneda antes del nmero o un signo de porcentaje despus del
nmero, Microsoft Excel cambia automticamente el formato de la celda a uno de moneda o
de porcentaje, respectivamente. Al introducir nmeros, stos se alinean a la derecha de la
celda.
Para incluir un nmero en una frmula basta escribir el nmero. En una frmula no se
puede utilizar parntesis para indicar un nmero negativo, un punto para separar los miles,
ni un smbolo de moneda ($) antes del nmero. Si escribe un signo de porcentaje (%)
despus de un nmero, Microsoft Excel lo interpretar como el operador de porcentaje y lo
almacenar como parte de la frmula. El operador de porcentaje acta en el nmero anterior
cuando se calcula la frmula.

Fechas y horas
Microsoft Excel ignora las maysculas. Si se desea mostrar la hora usando el formato de 12
horas, se ha de escribir a.m. o p.m., por ejemplo, 3:00 p.m. Tambin puede escribir a. o p.
en vez de a.m. o p.m; se debe incluir un espacio entre la hora y la letra. A menos que se

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escriba a.m. o p.m, Microsoft Excel mostrar automticamente la hora con el formato de las
24 horas, por ejemplo, 15:00. Asimismo se puede escribir una fecha y una hora en la misma
celda, simplemente separando con un espacio la hora y la fecha. Para introducir fechas
utilizar una barra diagonal (/) o un guin ().
Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estndar, Microsoft
Excel almacena todas las fechas como nmeros de serie y todas las horas como fracciones
decimales. Dado que las fechas y las horas se consideran nmeros, se pueden sumar, restar
y agregar a otros clculos. Para ver una fecha o una hora con el formato de nmero de serie
o fraccin decimal, es necesario cambiar el formato de la celda a formato General.
Microsoft Excel es compatible con dos sistemas de fechas: 1900 y 1904. El sistema de fecha
predeterminado es el 1900. (Este es el sistema de fecha que utiliza Lotus 1-2-3).
No se pueden introducir directamente en una frmula nmeros en formatos de fecha o de
hora; se debe introducir la fecha o la hora como texto entre comillas. Microsoft Excel lo
convierte en el nmero correspondiente cuando calcula la frmula. Por ejemplo, la frmula
="12/5/94"-"5/3/94" mostrara una diferencia de 68.
Sugerencia: Introduzca todas las fracciones como fracciones mixtas (0 1/2), a fin de evitar
introducir un formato de fecha.

Entrada y Edicin de Frmulas

Con el teclado

1. Situar el cursor sobre la casilla donde se encontrar la frmula.

2. Teclear la frmula. Recordar que una frmula lleva siempre el signo = al
principio.
Ejercicio
Con las teclas de desplazamiento

1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar la casilla donde se va a entrar la frmula.

Pulsar el signo =.
Desplazar el cursor hacia la casilla en que se quiere operar.
Poner el signo ( +, -, *, /).
Repetir los pasos 3 y 4 para cada operador de la frmula.

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6. Para finalizar la entrada de la frmula, pulsar ENTER.

Ejercicio

Con el ratn

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Seleccionar la casilla donde entrar la frmula.

Pulsar el signo =.
Hacer un clic con el botn izquierdo en la casilla que se quiera operar.
Pulsar el signo para operar ( +, -, *, /).
Repetir los pasos 3 y 4 para cada operando de la frmula.
Para finalizar la entrada de la frmula, pulsar ENTER
Ejercicio

Mtodos para Copiar

Excel permite copiar datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de
casillas. Cuando se copia una frmula hacia otra casilla automticamente se cambian las
referencias, por ejemplo, si se copia la frmula de la casilla B4 (=B2*B3) en la casilla C4,
Excel cambiar las referencias y pondr =C2*C3.
La hoja de clculo establece varios mtodos para copiar:
Con las opciones de la barra de mens
1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar.
2. Activar la opcin de la barra de mens Edicin/ Copiar.
3. Situar el cursor en la casilla de destino.
4. Activar la opcin de la barra de mens Edicin/ Pegar.
Las acciones Edicin/ Copiar y Edicin/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un clic sobre
los botones correspondientes de la barra estndar:

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Ejercicio

Con las opciones del men de contexto

El men de contexto, aparece cuando se hace clic con el botn secundario del ratn.

1.
2.
3.
4.

Marcar la casilla o rango de casillas a copiar.

Hacer un clic con el botn derecho y activar la opcin Copiar.
Situar el cursor en la casilla de destino.
Hacer un clic con el botn derecho y activar la opcin Pegar.

Ejercicio

Copias utilizando el cuadro de llenar

Este mtodo slo se puede utilizar para copiar datos en casillas adyacentes a la original. El
cuadro de llenar est situado en la parte inferior derecha de la casilla.
Los pasos a seguir son:

1. Situar el cursor sobre la casilla o rango de casillas a copiar.

2. Situar la cruz del cursor sobre el Cuadro Llenar, la cruz pasar a ser de color negro.
3. Pulsar el botn izquierdo y arrastrarlo hacia a la casilla o rango de casillas de destino.
Ejercicio

Funciones bsicas: Suma y Promedio

=SUMA(inicial : final)
sumar las casillas con valor
Suma los valores entre las casillas inicial y final. El botn
numrico de la izquierda o las de encima de la casilla donde est el cursor.

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=PROMEDIO(inicial : final)
Hace la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y la final.

Mover
Excel permite mover datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de
casillas.

a. Con las opciones de la barra de mens

1.
2.
3.
4.

Marcar la casilla o rango de casillas a mover.

Activar la opcin de la barra de mens Edicin/ Cortar.
Situar el cursor en la casilla de destino.
Activar la opcin de la barra de men Edicin/ Pegar.

Las acciones Edicin/Cortar y Edicin/Pegar, se pueden ejecutar haciendo un clic sobre

los botones de la barra estndar.

Ejercicio

Con las opciones del men de contexto

El men de contexto aparece haciendo un clic con el botn derecho del ratn.

1.
2.
3.
4.

Marcar la casilla o rango de casillas que hay que mover.

Hacer un clic con el botn derecho y activar la opcin Cortar.
Situar el cursor en la casilla de destino.
Hacer un clic con el botn derecho y activar la opcin Pegar.

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Mover arrastrando el contenido de la casilla

1. Seleccionar la casilla o rango de casillas que hay que mover.

2. Situar el cursor en el marco de las casillas marcadas y cuando aparezca la flecha,
arrastrar hacia el rango de destino.

Ejercicio

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Dar formato a una hoja de clculo
Microsoft Excel permite seleccionar celdas y luego aplicar formatos a todo el texto dentro de
esas celdas. Tambin se puede dar formato individualmente a los caracteres en las celdas
que contienen texto (por ejemplo, se puede agrandar y dar formato de negrita al primer
carcter de una palabra para crear una mayscula inicial).
Asimismo, se puede copiar el formato de una celda a otra, seleccionando la celda a la que ya
se dio formato y luego haciendo clic en el botn "Copiar formato". La siguiente celda o celdas
que seleccione adoptarn el nuevo formato.
Todas las acciones que se vern en este apartado sirven para cambiar el aspecto de
presentacin de los datos de una hoja, y entre ellas destacan las siguientes:
Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar
Alineacin
Centrar entradas de datos en una serie de columnas
Justificar el texto de las celdas
Justificar el texto para llenar el rango seleccionado
Retorno automtico del texto de las celdas
Cambiar el tipo de letra y el tamao
Colores
Formatos numricos
Bordes y sombreado
Cambiar el tamao de las columnas
Cambiar el tamao de las filas

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Eliminar formatos
Utilizar formatos predefinidos
Crear un modelo de formato

Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar

1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que cambiar.

2. Activar la opcin del men Formato/Celdas/Fuentes, en el apartado Estilo de
fuentes, seleccionar Negrita, Cursiva o Subrayado.
3. Hacer clic sobre Aceptar.

Tambin se pueden utilizar los botones de la barra estndar:

Ejercicio

Alineacin
Es posible cambiar la alineacin de nmeros y caracteres de una celda. El contenido de las
celdas se puede alinear a la izquierda, a la derecha o al centro. En una hoja de clculo
nueva, todas las celdas tienen el formato General, que alinea automticamente los nmeros
a la derecha, el texto a la izquierda y centra los valores lgicos y de error.
Asimismo, se puede centrar una entrada en una seleccin de celdas. Para las celdas altas,
se puede especificar una alineacin vertical (en la parte superior, inferior o central). La
alineacin tambin contempla la orientacin de los caracteres.
Tambin es posible especificar la caracterstica de retorno automtico de texto y su
justificacin (alinear el texto tanto a la derecha como a la izquierda) dentro de la celda.
Por otra parte, puede introducirse texto en los cuadros de texto, para despus manipularlo
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como objeto grfico.

Ejercicio

Centrar entradas de datos en una serie de columnas

1. Seleccionar la celda con los datos que se desea centrar en un rango de celdas.
2. Ampliar la seleccin para incluir solamente las celdas en blanco adyacentes a la
derecha.

3. Activar Formato/Celdas/Alineacin.
4. Bajo Horizontal, seleccionar el botn de opcin "Centrar dentro de la seleccin".
5. Pulsar Aceptar. El texto aparecer centrado sobre las celdas en blanco seleccionadas
y cambiar con cualquier ajuste que se haga al ancho de columna.

Otra opcin es una vez realizados los pasos 1 y 2, elegir el "Centrar en varias columnas"

Nota. Los datos permanecern dentro de la celda del extremo izquierdo a efectos de realizar
cualquier modificacin en los mismos.
Ejercicio. Centrar en H1:I1 el Total.

Justificar el texto de las celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas que desea justificar.

2. Activar Formato/Celdas (Mtodo abreviado: Botn "Justificar" -Categora "Formato de
texto")

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3. Seleccionar la ficha Alineacin.

4. Bajo Horizontal seleccione la opcin Justificar.
5. Pulsar Aceptar.
La justificacin produce el retorno automtico del texto. Para ver el efecto de la justificacin,
deber haber ms de una lnea de texto con retorno automtico.

Justificar texto para llenar el rango seleccionado

Este procedimiento se utiliza para redistribuir el texto uniformemente en las celdas del
rango seleccionado.

1. Seleccionar las celdas con el texto que desea distribuir. Incluya el rango completo

donde desea que aparezca el texto. Salvo la columna izquierda, las celdas en el rango
debern estar en blanco.
2. Activar Edicin/Llenar/Justificar. El texto se introducir en las celdas de la
columna izquierda, pero se trasladar a las celdas vacas de la derecha.
3. Pulsar Aceptar.

Retorno automtico del texto de las celdas

1. Seleccionar las celdas donde se desea que el texto retorne automticamente.

2. Activar Formato/Celdas/Alineacin/Retorno automtico.
3. Pulsar Aceptar.
Si se ajusta el ancho de la columna despus de retornar automticamente el texto, se podr
ajustar rpidamente el alto de fila haciendo doble clic en la lnea debajo del encabezado de la
fila.
Ejercicio. Realizar la siguiente operacin: Utilizar la funcin de retorno automtico para la
celda de Ventas Netas.
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Cambiar el tipo de letra y el tamao

a. Cambiar el tamao . Para cambiar el tamao de la fuente:

1. Seleccionar las celdas o caracteres a los que se desea dar formato.
2. En el cuadro "Tamao de fuente", escribir el tamao de la fuente o seleccionar uno de
la lista.

Ejercicio
Cambiar el tipo de letra

1.
2.
3.
4.

Marcar las casillas donde se desea cambiar el tipo de letra.

Activar la opcin del men Formato/Celdas/Fuentes.
En el apartado Fuente, escoger tipo de letra.
Pulsar sobre Aceptar.

Tambin se puede utilizar la lista desplegable de la barra de formato.

Nota: Si se desea cambiar la fuente estndar para todos los libros de trabajo, utilizar la ficha
General en el cuadro de dilogo Opciones. Para mostrar el cuadro de dilogo Opciones,
elegir el comando Opciones en el men Herramientas.
Ejercicio. Poner el tipo de letra de la primera fila Fuente Times New Roman.

Colores
Color de fondo

1. Marcar la casilla o rango de casillas que se desee colorear.

2. Activar Formato/Celdas/Diseo.
3. En apartado Sombrear Celda, escoger color.
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4. Pulsar sobre Aceptar.

Tambin es posible utilizar el botn de la barra de formato:

Asimismo, si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores a otras
selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.
Ejercicio. Poner el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris.
Color del texto

1.
2.
3.
4.

Marcar las casillas.

Activar Formato/Celdas/Fuentes.
En el apartado Color, escoger un color para texto.
Pulsar sobre Aceptar.

Tambin se puede utilizar el botn de la barra de formato:

Se puede aplicar el color seleccionado a otras celdas eligindolas y haciendo clic en el

cuadro de color del botn "Paleta porttil Color de fuente". Asimismo si se desea que la
paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores de fuentes a diversas selecciones,
basta con arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.
Ejercicio. Poner las letras de la primera fila y la primera columna en rojo.

Formatos Numricos

1. Marcar las casillas que se desee formatear.

2. Activar la opcin Formato/Celdas/Nmero.
3. En el apartado Categora seleccionar la categora del formato, y en el apartado
Cdigos de formato, el cdigo.
4. Pulsar sobre Aceptar.

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Tambin se pueden utilizar los botones:

Ejercicio. Poner formato monetario a los valores de las columnas Total y Media.

Bordes y Sombreado
Excel permite colocar bordes alrededor de las celdas y asignar formatos de diseos y colores
a las mismas. Los bordes pueden consistir en cualquier combinacin de lneas verticales y
horizontales a la izquierda, a la derecha, en la parte superior o en la parte inferior de una
celda.
En la presentacin inicial las celdas dan la impresin de compartir sus bordes de forma que
colocar un borde inferior en una celda producir el mismo efecto que si se colocara un borde
superior en la celda de abajo. Sin embargo, al imprimir, slo se imprimir el borde de la
celda en la que se ha aplicado el mismo.
Por otro lado, al ocultar las lneas de divisin de una hoja de clculo, se pueden destacar
formatos tales como bordes, subrayado doble y diseos. Para ocultar las lneas de divisin a
la hora de presentar o imprimir una hoja de clculo, elegir "Opciones" del men
Herramientas, seleccionar la ficha Ver y desactivar la casilla de verificacin "Lneas de
divisin". Para ocultar las lneas de divisin solamente a la hora de imprimir una hoja de
clculo, elegir "Preparar pgina" del men Archivo y desactivar la casilla de verificacin
"Lneas de divisin" en la ficha Hoja.
Si se desea colocar una raya sencilla o doble debajo de los caracteres de una celda, utilizar
la opcin Subrayar el contenido de las celdas.
El procedimiento a seguir para agregar bordes es el siguiente:

1. Marcar el rango al que se quiere poner borde.

2. Activar la opcin Formato/Celdas/Bordes.
3. En el apartado Bordes, seleccionar el lugar donde se desea el borde.
4. En el apartado Estilo, escoger el estilo de lnea para el borde.
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5. Pulsar sobre Aceptar.

Tambin se puede utilizar la paleta de bordes que est situada en la barra de formato
Si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes estilos de bordes a
diversas selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.
Ejercicio. Realizar las siguientes accines: marcar toda la tabla y poner un contorno, marcar la
primera fila y poner una doble lnea inferior y marcar toda la tabla excepto la ltima columna y
poner lneas por la derecha.

Cambiar el tamao de las Columnas

En una nueva hoja de clculo de un nuevo libro de trabajo, todas las columnas estn
configuradas con el ancho estndar. Por su parte, el alto de fila se ajusta automticamente
para acomodar la fuente ms grande de la fila. Sin embargo, el ancho de la columna no se
ajusta a menos que se modifique. Se puede cambiar el ancho estndar de la columna
individualmente en cada una de las hojas de clculo de un libro de trabajo.
Para modificar el tamao de una columna se han de seguir los siguientes pasos:

1. Situar el cursor en la columna que se quiere cambiar el tamao.

2. Activar la opcin Formato/Columnas, se desplegar un submen con estas opciones:
Ancho: Modifica el ancho de la columna, indicndole los centmetros.
Ajustar a la Seleccin: Ajusta el ancho l texto ms extenso del rango Marcado.
Ocultar: Oculta la columna Marcada.
Mostrar: Muestra la columna Marcada, si sta est oculta.
Ancho Estndar: Pone el ancho que tienen las columnas por defecto.
Tambin se puede cambiar el tamao de una columna con

1. Situar el puntero de ratn en la Lnea de separacin de columnas.

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2. El cursor se convertir en una cruz con doble flecha, pulsar el botn izquierdo del
ratn y arrastrar.

Para restablecer el ancho de columna al ancho estndar:

1. Seleccionar la columna o las columnas. Si desea restablecer el ancho de todas las

columnas de la hoja de clculo al ancho estndar, haga clic en el botn "Seleccionar

todas".
2. Activar la opcin Formato/Columna/Ancho estndar.
3. Pulsar Aceptar.
Para cambiar el ancho estndar de una columna en la hoja de clculo: Si desea cambiar
el ancho estndar de una columna en todas las hojas de clculo de un libro de trabajo,
seleccionar todas las hojas de clculo y proceder como sigue:

1. Activar Formato/Columna/Ancho estndar.

2. En el cuadro Ancho estndar escriba un nuevo nmero. Este nmero representar el
nmero de caracteres que puede mostrarse en una celda con la fuente estndar.
3. Pulsar Aceptar.

Nota: Solamente las columnas que no hayan sido ajustadas con anterioridad van a aceptar
el nuevo ancho estndar.
Ejercicio. Ampliar la primera columna de manera que se vean todos los datos.

Cambiar el tamao de las filas

1. Marcar la fila o las filas a las cuales se quiere cambiar el tamao.
2. Activar la opcin Formato/Fila.
3. Seguir los mismos pasos que en el apartado ampliar columnas.

Si se quiere hacer con el ratn:

[Link] (9 of 12)17-04-2007 10:16:12

1. Situar el puntero del ratn en la lnea de separacin de filas.

2. El cursor se convertir en una cruz con doble flecha, pulsar el botn izquierdo del
ratn y arrastrar.

Para adaptar el alto de la fila a un ajuste perfecto:

1. Seleccionar una o varias filas (si se desea cambiar el alto de todas las filas de la hoja
de clculo hacer clic en el botn "Seleccionar todas").
2. Haga doble clic en la lnea debajo del encabezado.

Tambin es posible realizar este ajuste activando la opcin Formato/Fila/Alto estndar.

Eliminar Formatos
1. Marcar el rango al cual se quiere borrar los formatos.
2. Activar la opcin Edicin/Borrar, se desplegar un submen:
Todo: borra frmulas, formatos y datos.
Formatos: borra slo los formatos.
Contenido: borra datos y frmulas.
Notas: borra las notas. Si se quiere insertar una nota, activar la opcin
Insertar/Notas.
3. Seleccionar la opcin Formatos.

Utilizar formatos predefinidos

Excel tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente sobre un rango. Para
aplicar estos formatos.
[Link] (10 of 12)17-04-2007 10:16:12

1. Seleccionar el rango.
2. Activar la opcin del men Formato/ Autoformato.
3. Seleccionar cualquier formato.
El botn de opciones, permitir escoger el tipo de formato que se quiera aplicar sobre el
rango. Por ejemplo, aplicar slo el tipo de letra y el color de fondo de un formato
determinado.
Es posible definir un formato propio con la opcin Formatos/Modelo.

Crear un Modelo de Formato

Para crear un formato nuevo y poder utilizarlo como uno predefinido, se deben seguir los
siguientes los pasos siguietes que se van a referir al ejercicio 1 (por tanto, recuperarlo si no
est cargado).
Seleccionar toda la tabla.
Activar la opcin Formato/Modelo.
En el apartado Nombre, poner el nombre Personal. Pulsar Agregar.
Pulsar el botn Modificar.
En la pestaa Nmero, apartado Categora: Moneda.
En la pestaa Alineacin, apartado Horizontal: Central, en el apartado Vertical:
Inferior.
7. En Fuentes: Arial, Estilo Fuente: Normal, Tamao: 10, Color: Azul.
8. Pulsar Aceptar. Se vuelve a estar en el primer cuadro de dilogo, donde aparecen las
selecciones hechas. Pulsar Aceptar.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

* Para seleccionar el modelo de formato acabado de crear, activar la opcin Formato/Modelo,

en el apartado Nombre, pulsar el botn de la lista desplegable y seleccionar el modelo que se
ha creado.
Ejercicio. Aplicar sobre el primer ejercicio el formato acabado de crear.

[Link] (11 of 12)17-04-2007 10:16:12

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Utilizacin de grficos
Un grfico es una representacin grfica de datos de la hoja de clculo. Los grficos pueden
hacer que los datos se vean ms interesantes y atractivos, y que sean ms fciles de leer y
de evaluar. Tambin pueden servir de ayuda en el anlisis y la comparacin de datos.
Cuando se crea un grfico basndose en una seleccin de datos de la hoja de clculo,
Microsoft Excel utiliza esos valores y los muestra en el grfico como puntos de datos. Los
valores se representan como barras, lneas, columnas, porciones, puntos y otras formas,
llamadas marcadores de datos.
Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las
columnas de una sola hoja de clculo se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se
puede distinguir por un color o un diseo peculiar, o ambos. Despus de crear un grfico, es
posible mejorarlo y hacer hincapi en cierta informacin, agregando elementos para grficos,
como rtulos de datos, una leyenda, ttulos, texto, lneas de tendencia, barras de error y
lneas de divisin. Asimismo, se puede desplazar y cambiar el tamao de la mayora de los
elementos de los grficos. Tambin se les puede dar formato utilizando diseos, colores,
alineacin, tipos de letras y otras caractersticas para dar formato.
Crear un grfico incrustado en una hoja de clculo
El modo ms sencillo de crear un grfico incrustado en una hoja de clculo es utilizando el
botn "Asistente para grficos".

1. En la hoja de clculo, seleccionar los datos que se desee trazar, incluyendo las celdas
2.
3.

4.
5.
6.

que contengan los nombres de cualquier categora o serie que se desee usar en el
grfico.
Haga clic en el botn "Asistente para grficos". El puntero del mouse adquiere forma
de cruz.
Para acceder al Asistente para grficos automticamente, colocar el grfico en la hoja
de clculo y hacer clic en la misma. Para especificar la posicin y el tamao del
grfico, colocar la cruz en el lugar de la hoja donde se quiere colocar una esquina del
grfico y arrastrarla hasta que el rectngulo tenga la forma que se desee. Para trazar
el grfico de modo que forme un cuadrado perfecto, presionar MAYSCULAS mientras
se arrastra el mouse.
Seguir las instrucciones del "Asistente para grficos".
Para moverse entre los diferentes pasos, elegir los botones "Siguiente" o "Atrs".
Si se elige el botn "Terminar" durante cualquiera de los pasos, el Asistente para
grficos terminar el grfico.

Ejercicio
[Link] (1 of 2)17-04-2007 10:16:13

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Tutorial de Excel
Visualizacin de la hoja de clculo
Ver / Administrador de Vistas
Crear una Vista

Ver/Administrador de Vistas
La opcin Ver de la barra de mens, permite diferentes formas de visualizar una hoja y sus
partes.

Ver/Barra de Frmulas: Muestra u oculta la barra de frmulas.

Ver/Barra de Estado: Muestra u oculta la barra de estado, es la barra inferior de la
pantalla.
Ver/Barra de Herramientas: Muestra las diferentes barras que se pueden tener
activadas.

Tambin se puede activar o desactivar situando el puntero del ratn sobre cualquier barra y
haciendo clic con el botn derecho del ratn.

Ver/Pantalla Completa: Muestra la hoja de clculo ocupando toda la pantalla. Para

volver a tener la pantalla normal se puede hacer desde la opcin Ver/Pantalla

Completa, o haciendo clic sobre este botn:

Ver/Zoom: Permite escoger una ampliacin para la visualizacin de la hoja.

[Link] (1 of 3)17-04-2007 10:16:14

Ajustar a la seleccin: Muestra aproximadamente el rango marcado.

Personalizada: Muestra la hoja con el zoom que se le indica.
Ver/Administrador de vistas: Con esta opcin se puede poner nombre a diferentes
rangos para su visualizacin. Se utiliza en hojas para ir rpidamente de una vista a
otra.

Crear una vista

Es posible que sta opcin no aparezca. Vistas es un componente que si no se ha incluido
cuando se ha instalado Excel no aparecer en la opciones de Ver.

1. Ver/Administrador de vistas/Agregar. Aparece un cuadro de dilogo donde tendr

que poner nombre a la vista (ser el rango que se ve actualmente).
2. Pulsar Aceptar

Cada vez que se desee ver una vista determinada, es necesario activar la opcin Ver/
Administrador de Vistas/Mostrar.
Ejercicio

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Tutorial de Excel
Operaciones con archivos
En esta seccin, se exponen las operaciones bsicas para trabajar con archivos. Un archivo
es el lugar donde un sistema informtico guarda la informacin, un libro de trabajo, por
ejemplo las siguientes:
Guardar un archivo
Crear un libro de trabajo
Recuperar un libro de trabajo
Buscar un libro de trabajo
Cerrar la aplicacin Excel

Guardar un archivo
Utilizar la opcin Archivo/Guardar, o el botn de la barra estndar:

Si es la primera vez que se guarda, pedir un nombre para el archivo.

Si el archivo tiene un nombre (ya se ha guardado anteriormente), Excel lo guardar con este
nombre.
Si se quiere guardar el archivo con otro nombre, activar la opcin del men Archivo/
Guardar como. Aparecer una pantalla como la que muestra la Figura.

[Link] (1 of 4)17-04-2007 10:16:16

Guardar en: Seleccionar un directorio de la ventana de abajo para guardar el archivo.

Nombre de archivo: Nombre que se le da al archivo.
Guardar como: Con qu tipo de archivos se quiere guardar.

Si se pulsa el botn Opciones, aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Crear siempre una copia de seguridad: Crea una copia de seguridad para el archivo.
Contrasea de proteccin: Pedir una contrasea cuando se intente guardar este libro de
trabajo.
Contrasea contra escritura: Pedir esta contrasea cuando se recupere el libro de
trabajo.

[Link] (2 of 4)17-04-2007 10:16:16

Se recomienda slo lectura: Cuando se recupere este libro de trabajo, mostrar un

mensaje recomendando este modo de apertura (Archivos de slo lectura son aquellos que no
se pueden modificar).
Ejercicio. Guardar el libro de trabajo actual con el nombre que se quiera.

Cerrar un libro de trabajo

Esta opcin sirve para retirar el libro de trabajo activo. Es la opcin Archivo/Cerrar.

Recuperar un libro de trabajo

Para recuperar un libro de trabajo, activar la opcin del men Archivo/Abrir, o hacer clic
sobre el botn:

Aparece un cuadro de dilogo similar al de la opcin de guardar. Para ver la utilidad del
botn Buscar, mirar la siguiente seccin Buscar un libro de trabajo.
Ejercicio. Recuperar el anterior libro de trabajo.

Buscar un libro de trabajo

Para buscar un libro de trabajo o un archivo, se hace desde la opcin Archivo/Abrir. Al
activar esta opcin, aparece un cuadro de dilogo con las siguientes opciones:

[Link] (3 of 4)17-04-2007 10:16:16

Nombre de archivo: Poner la extensin del archivo.

Tipo de archivo: Seleccionar el tipo de archivo.
ltima modificacin: Cundo se le ha hecho la ltima modificacin.
Buscar archivo: Al pulsar esta opcin se piden caractersticas para realizar la bsqueda de
un archivo (nombre, posicin, etc...).
Ejercicio. Ejecutar una bsqueda que muestre todos los libros de trabajo incluidos en el disco
duro.

Cerrar la aplicacin Excel

Slo es necesario activar la opcin de la barra de mens Archivo/Salir. En caso de que se
tenga cargado un libro de trabajo en el cual se hayan hecho modificaciones, Excel
preguntar si quiere guardarlas antes de salir.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (4 of 4)17-04-2007 10:16:16

Tutorial de Excel
Modo de usar formatos numricos
Por la importancia que tiene el formato numrico en la utilizacin de hojas electrnicas de
clculo, es preciso realizar una serie de matizaciones.
Al crear una nueva hoja de clculo, todas las celdas usan el formato General de nmero.
Siempre que puede, Microsoft Excel asigna automticamente el formato de nmero correcto
a la entrada. Por ejemplo, si se introduce un nmero precedido del signo de moneda o
seguido del signo de porcentaje, Excel cambiar automticamente el formato de la celda de
General al formato de moneda o al formato porcentual, respectivamente. Puede cambiar el
formato a uno de los formatos de nmero incorporados o crear un formato personalizado.
Los cdigos para los formatos de nmero pueden tener hasta cuatro secciones separadas
con puntos y comas. Estas secciones definen el formato para los nmeros positivos,
negativos, valores de cero y texto. Los formatos que incluyen [Rojo], presentan los nmeros
negativos en rojo en las pantallas en color.
Formatos de nmero personalizados
Formatos personalizados de fecha y hora
Aplicar formato a nmeros usando los botones de la barra de herramientas
Asignar un formato de nmero, de fecha o de hora
Cdigos de formatos de nmero
Crear formatos de nmero personalizados
Borrar un formato de nmero personalizado
Formatos de nmero como texto
Ocultar datos en las celdas
Ocultar la presentacin de los ceros

[Link] (1 of 10)17-04-2007 10:16:18

Formatos de nmero personalizados

Al crear formatos de nmero es necesario seguir las siguientes pautas:
Microsoft Excel usa el 0 y el # como marcadores de lugar de dgitos. Si usa el 0, el dgito
aparecer siempre, aunque se trate de un cero. El # suprime los ceros no significativos.
Una raya de subrayado seguida de un carcter crea un espacio del ancho de ese carcter.
Por ejemplo, una raya seguida de un parntesis a la derecha permitir que los nmeros
positivos se alineen correctamente con los nmeros negativos ubicados dentro de parntesis.
Para establecer el color para una seccin del formato, escribir el color entre corchetes dentro
de la seccin.
Para mostrar los puntos es preciso incorporarlos al formato. Los puntos que no estn
rodeados por marcadores de lugar de dgitos pueden usarse para mostrar nmeros por
millares. Por ejemplo, el formato #, mostrar el nmero 120000 como 120.

Formatos personalizados de hora y fecha

Microsoft Excel guarda todas las fechas como nmeros de serie y todas las horas como
fracciones decimales. Debido a que la fecha y la hora son tratadas como si fueran nmeros
de serie, se pueden sumar, restar e incluir en otros clculos. Por ello es preciso utilizar
siempre un formato incorporado o crear uno propio al usar fechas y horas en los clculos.
Para crear formatos de fecha y hora personalizados:

a. Para crear formatos de hora que permitan tener una hora mayor que 24, o minutos y

segundos mayores que 60, colocar corchetes alrededor de las primeras letras del
cdigo para el formato de hora. Es posible crear cdigos de hora que muestren
fracciones de segundo.
b. Para ver una fecha o una hora como un nmero de serie, cambiar el formato de la
celda a General.
c. Para obtener una descripcin de los cdigos de nmeros de Microsoft Excel, consultar
los Cdigos de formatos de nmero.

[Link] (2 of 10)17-04-2007 10:16:18

Aplicar formato a nmeros usando los botones de la barra de herramientas

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Hacer clic en el botn correspondiente al tipo de formato que se desea.
Hacer clic para:

Aplicar el modelo Moneda

Aplicar el modelo Porcentual
Aplicar el modelo Millares
Aumentar los lugares decimales
Disminuir los lugares decimales

Se puede cambiar el formato de nmero aplicado volviendo a definir los modelos de moneda,
de porcentual o de millares.

Asignar un formato de nmero, de fecha o de hora

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas. Tambin se puede elegir Formato de celdas del men
3.
4.
5.
6.

contextual.
Seleccionar la ficha Nmero.
En el cuadro Categora, elegir el formato ms apropiada para los datos seleccionados.
En el cuadro Cdigos de formato, seleccionar un formato. Si hay un nmero, fecha u
hora en la celda activa al seleccionar un formato, Microsoft Excel presentar una
muestra de cmo aparecern los datos seleccionados.
Pulsar Aceptar.

Tambin se puede realizar estas operaciones utilizando los botones:

[Link] (3 of 10)17-04-2007 10:16:18

Cdigos de formatos de nmero

Microsoft Excel usa los siguientes smbolos en los formatos incorporados. Se pueden usar
los siguientes smbolos para crear los formatos numricos deseados.
Smbolo del formato Significado
General

Presenta el nmero en formato General

Marcador de lugar para dgitos 1

0 (cero)

Marcador de lugar para dgitos 2

Marcador de lugar para dgitos 3

Coma (,)
%

Coma decimal
Porcentaje

Millares (.)

Separador de millares

E- E+ e- e+

Formato cientfico

$ - +/ ( ) : espacio

Muestra caracteres

Muestra el siguiente caracter en el formato

Repite el siguiente carcter en el formato las veces que sea

necesario para llenar el ancho de la columna

subrayado
"texto"

Salta el ancho del siguiente carcter

Presenta cualquier texto que est entre comillas

Marcador de lugar para texto

Presenta el mes como un nmero no precedido de cero (1-12)

mm
mmm
d
dd
ddd
dddd

Presenta el mes como un nmero precedido de cero (01-2)

Presenta el mes como una abreviatura (Ene-Dic).
Presenta el da como un nmero no precedido de cero (1-31)
Presenta el da como un nmero precedido de cero (01-31)
Presenta el da como una abreviatura (Sb-Dom)
Presenta el da como un nombre completo (Sbado-Domingo)

aa o aaaa

Presenta el ao como un nmero de dos dgitos (00-99) o como

uno de cuatro dgitos (1900-2078)

h o hh

Presenta la hora como un nmero no precedido de cero (0-23) o

como un nmero precedido de cero (00-23)

[Link] (4 of 10)17-04-2007 10:16:18

m o mm
s o ss
[]
AM/am/A/a PM/
pm/P/p

Presenta los minutos como un nmero no precedido de cero (0-59)

o como un nmero precedido de cero (00-59)
Presenta los segundos como un nmero no precedido de cero (059) o como un nmero precedido de cero (00-59)
Presenta las horas mayores que 24, o los minutos o segundos
mayores que 60
Muestra la hora en un reloj de 12 horas

[NOMBRE DEL
COLOR]

Muestra los caracteres que estn en la celda en el color

especificado

[COLOR n]

Muestra el color correspondiente en la paleta de colores

[condicin valor]

Permite establecer un criterio propio para cada seccin de un

formato de nmero

El significado y funcionamiento de los smbolos anteriores es el siguiente:

Marcador de lugar para dgitos 1. Si el nmero tiene ms dgitos a la derecha de la coma
decimal que la cantidad de nmeros a la derecha en el formato, Microsoft Excel redondear
el nmero agregando lugares decimales segn la cantidad de nmeros que haya a la
derecha. Si el nmero tiene ms dgitos a la izquierda de la coma decimal que la cantidad de
nmeros a la izquierda en el formato, Microsoft Excel mostrar los dgitos adicionales.
Marcador de lugar para dgitos 2. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el
marcador #, excepto que si el nmero tiene menos dgitos que la cantidad de ceros en el
formato, Microsoft Excel mostrar los ceros adicionales. Por ejemplo, si desea que el nmero
8,9 aparezca como 8,90; escriba #,00 para el formato.
Marcador de lugar para dgitos 3. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el
marcador 0, excepto que Microsoft Excel colocar un espacio para los ceros no significativos
a cualquiera de los lados de la coma decimal, para que las comas decimales queden
alineadas. Tambin se puede utilizar este smbolo para fracciones que tengan cantidades
variables de dgitos.
Coma decimal. Este smbolo determina cuntos dgitos (ceros o nmeros) mostrar
Microsoft Excel a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el formato contiene slo
nmeros a la izquierda de este smbolo, Microsoft Excel iniciar los nmeros menores que 1
con una coma decimal. Para evitar que esto ocurra, utilizar 0 como primer marcador de
lugar para dgitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del nmero. Tambin se puede
usar la coma decimal para crear formatos de hora con fracciones de segundo.
Porcentaje. Microsoft Excel multiplica por 100 y agrega el carcter %.

[Link] (5 of 10)17-04-2007 10:16:18

Separador de millares. Microsoft Excel separa los millares con puntos, si el formato
contiene un punto rodeado de nmeros o ceros. Un punto despus del marcador de lugar
para dgitos mide al nmero por un millar. Por ejemplo, el formato #. medir al nmero por
un millar y el formato #.. medir al nmero por un milln. El formato 0,0.. mostrar el
nmero 12.200.000 como 12,2.
Formato cientfico. Si un formato contiene un 0 o un # a la derecha de una E-, E+, e- o e+,
Microsoft Excel presentar el nmero en formato cientfico e insertar una E o una e. La
cantidad de ceros o nmeros a la derecha determinar el nmero de dgitos del exponente. E
+ o e+ coloca un signo menos al lado de los exponentes negativos y un signo ms al lado de
los exponentes positivos.
Muestra estos caracteres. Para mostrar un carcter que no sea uno de los indicados,
escriba una barra inversa (\) o escriba el carcter entre comillas (" "). Tambin se puede usar
el carcter (/) para formatos de fracciones.
Muestra el siguiente carcter en el formato. Microsoft Excel no mostrar la barra inversa.
Esto es lo mismo que escribir el siguiente carcter entre comillas. Si introduce cualquiera de
los siguientes smbolos, Microsoft Excel proporcionar la barra inversa: ! ^ & ` (comilla
izquierda simple) ' (comilla derecha simple) ~ { } = < >
Repite el siguiente carcter en el formato las veces que sea necesario para llenar el
ancho de la columna. No se puede tener ms de un asterisco en una seccin de un formato.
Salta el ancho del siguiente carcter. Por ejemplo, en una seccin de formato para
nmeros positivos se podra escribir _) al final de la seccin de formato para que Microsoft
Excel salte el ancho de los caracteres de los parntesis, de manera que los nmeros
positivos queden alineados con los nmeros negativos que contengan parntesis.
Presenta cualquier texto que est entre comillas.
Marcador de lugar para texto. Si se introduce algn texto en la celda, se colocar en el
formato donde aparezca el carcter @.
Presenta el mes como un nmero no precedido de cero (1-12). Si se usa m
inmediatamente despus del smbolo h o hh, Microsoft Excel presentar los minutos en
lugar del mes.
Presenta el mes como un nmero precedido de cero (01-2). Si se usa mm
inmediatamente despus del smbolo h o hh Microsoft Excel presentar los minutos en lugar
del mes.
Presenta el mes como una abreviatura (Ene-Dic).

[Link] (6 of 10)17-04-2007 10:16:18

Presenta el mes como un nombre completo (Enero-Diciembre).

Presenta el da como un nmero no precedido de cero (1-31).
Presenta el da como un nmero precedido de cero (01-31).
Presenta el da como una abreviatura (Sb-Dom).
Presenta el da como un nombre completo (Sbado-Domingo).
Presenta el ao como un nmero de dos dgitos (00-99) o como uno de cuatro dgitos
(1900-2078).
Presenta la hora como un nmero no precedido de cero (0-23) o como un nmero
precedido de cero (00-23). Si el formato contiene AM o PM, la hora se basar en el reloj de
12 horas. De lo contrario, la hora se basar en el reloj de 24 horas.
Presenta los minutos como un nmero no precedido de cero (0-59) o como un nmero
precedido de cero (00-59). El smbolo m o mm deber aparecer inmediatamente despus
del smbolo h o hh, de lo contrario, Microsoft Excel presentar el mes en lugar de los
minutos.
Presenta los segundos como un nmero no precedido de cero (0-59) o como un nmero
precedido de cero (00-59).
Presenta las horas mayores que 24, o los minutos o segundos mayores que 60. Colocar
los corchetes alrededor del extremo izquierdo del cdigo de la hora; por ejemplo, el cdigo de
la hora [h]:mm:ss permite la presentacin de una hora mayor que 24.
Muestra la hora en un reloj de 12 horas. Microsoft Excel presentar AM, am, A o una m
para las horas entre la medianoche y el medioda, y PM, pm, P o p para las horas entre el
medioda y la medianoche. Si no se usa ningn indicador de AM/PM, la hora se basar en el
reloj de 24 horas.
Muestra los caracteres que estn en la celda en el color especificado. Por ejemplo
[NEGRO], [AZUL], [CYAN], [VERDE], [MAGENTA], [ROJO], [BLANCO], [AMARILLO]
Muestra el color correspondiente en la paleta de colores, donde n es un nmero del 0 al
56. Para obtener ms informacin acerca de la paleta de colores, consulte Personalizar
colores en una paleta de colores.
Donde condicin puede ser <, >, =, >=, <=, <> y valor puede ser cualquier nmero. Con el
smbolo [condicin valor], se puede establecer un criterio propio para cada seccin de un
formato de nmero.
[Link] (7 of 10)17-04-2007 10:16:18

Crear formatos de nmero personalizados

Para crear un formato de nmero personalizado:

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas/Nmero.
3. Seleccionar un formato de la lista.
4. En el cuadro Cdigo, modificar el cdigo para crear un nuevo formato. Para obtener
ms informacin acerca del significado de los cdigos para los formatos, consultar
Cdigos de formatos de nmero.

5. Pulsar Aceptar.
El nuevo formato personalizado aparecer ahora en las categoras apropiadas y se guardar
con el libro de trabajo.
Nota: Los formatos de nmero incorporados siempre estarn disponibles, junto con los
formatos personalizados. Modificar un formato incorporado para crear un formato
personalizado no significa que el formato incorporado vaya a desaparecer.
Nota: Para introducir caracteres especiales que muestren los smbolos de moneda activar
[Link] y mantener presionada la tecla ALT mientras se escribe el carcter ANSI
correspondiente al smbolo de moneda en el teclado numrico.
Para introducir

Presione ALT y escriba

0163

0165

[Link] (8 of 10)17-04-2007 10:16:18

Borrar un formato de nmero personalizado

1.
2.
3.
4.
5.

Activar Formato/Celdas/Nmero.
Elegir Categora/Personalizada
Seleccionar el formato de nmero que se desea eliminar.
Elegir el botn Eliminar.
Pulsar Aceptar.

Nota: Los formatos incorporados no se pueden eliminar.

Formato de nmeros como texto

Antes de introducir los nmeros se deber dar a las celdas formato como texto.
1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.
2. Activar Formato/Celdas/Nmero.
3. Seleccionar Categora/Texto.
4. En Cdigos de formato, seleccionar el formato @.
5. Pulsar Aceptar.
6. Introducir los nmeros en las celdas con formato. Los nmeros que hayan recibido
formato como texto se alinearn a la izquierda de la celda.
Sugerencia: Puede introducirse rpidamente un nmero como texto colocando un apstrofo
delante.

[Link] (9 of 10)17-04-2007 10:16:18

Ocultar datos en las celdas

1.
2.
3.
4.

Seleccionar las celdas con los datos que se desea ocultar.

Activar Formato/Celdas/Nmero.
En el cuadro Cdigo escribir ;;; (tres puntos y comas).
Pulsar Aceptar.

Los datos contenidos en la celda aparecern en la barra de frmulas o en la celda, si se est

editando dentro de la celda. Los datos en la celda no se imprimirn.

Ocultar la presentacin de los ceros

1.
2.
3.
4.

Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

Activar Formato/Celdas/Nmero.
En Cdigo escribir 0;0;
Pulsar Aceptar.

Las celdas que tengan un valor cero no mostrarn el cero.

Nota: Para desactivar la presentacin en pantalla de los valores cero de una hoja entera,
elegir el comando Opciones en el men Herramientas y desactive la opcin Valores cero de
la ficha Ver.

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[Link] (10 of 10)17-04-2007 10:16:18

Tutorial de Excel
Algunos ejercicios para repasar
Con los conocimientos anteriores es posible abordar la resolucin de los siguientes ejercicios:
Ejercicio 1
Ejercicio 2
Ejercicio 3

Ejercicio 1. Recuperar el archivo [Link] para calcular las casillas en blanco con la
siguiente informacin:

Incremento: 10% del precio de compra

Precio de venta: Precio de compra + incremento
Total ventas: Precio de venta * Cantidad
Calcular la primera fila y utilizar cualquiera de las opciones de copiar para el resto.
Insertar la columna "Total Compras" entre las de "Cantidad" y "Total Ventas" y
calcularla (Total Compras = Precio Compra * Cantidad).
Aadir al final la columna "Total Pesetas" donde se calcular el "Total Ventas" menos
el "Total Compras".
Utilizar la funcin =SUMA para calcular los totales de las columnas "Total Compras",
"Total Ventas" y "Total pesetas".
Formato de la tabla:

Primera fila y columna en negrita, color de fondo azul marino y color del texto
blanco.
Casillas de los nmeros, fondo azul cielo.
Casillas de Sumas, fondo gris.
Bordes, contorno de la tabla, primera fila borde inferior, poner doble lnea.
Lnea derecha en todas las columnas, excepto la ltima.
Columnas de totales, formato numrico, nmero con separador.
Fila de sumas, formato numrico, monetario.

Si despus de poner el formato, en alguna casilla aparecen los smbolos siguientes #####,
quiere decir que la columna no tiene bastante anchura para que quepa el nmero, cambiar
el ancho de la columna para que se vea el nmero entero. Siempre que aparezcan stos
smbolos, o los nmeros en notacin cientfica, significa que la columna no es lo bastante
[Link] (1 of 3)17-04-2007 10:16:19

ancha.
Guardar el ejercicio [Link]
1. Activar la opcin Archivo/ Guardar.
2. Pulsar sobre el botn Aceptar

Ejercicio 2. Recuperar el archivo [Link] para realizar las siguientes operaciones:

Insertar una fila denominada "Anticipos" entre las casillas de "Fijo" y "Ganancias".
Calcular las casillas en blanco con la siguiente informacin:
% Comisiones: 15%
Total comisiones: Ventas * 15%
Anticipos: 3% del Fijo
Ganancias: Fijo + Total comisiones - Anticipos
Total: Suma de cada fila
Calcular las casillas vacas.
Insertar la columna del total al final.
Formato de la tabla:
Ttulos de la primera fila, alineados a la derecha y en negrita.
Fuente de la primera columna, Times New Roman, tamao 12.
Borde inferior en la primera y ltima fila.
Borde derecho en todas las columnas excepto la ltima.
Formato numrico porcentual en la fila de Comisiones.
Formato numrico con separador de miles en la fila de Ganancias.
Color de fondo para toda la tabla, gris.

Ejercicio 3. Recuperar el archivo [Link] para calcular las casillas vacas con la siguiente
informacin:
[Link] (2 of 3)17-04-2007 10:16:19

Precio Unidad: precio cajetilla / 20

Total: Precio unidad * N cigarros consumidos
Total Nicotina: N cigarros consumidos * Nicotina
Total Alquitrn: N cigarros consumidos * Alquitrn
Formato de la tabla: Aplicar formato clsico 2. Recordar que los formatos predefinidos,
se activan con la opcin Formato/Autoformatos y que previamente es necesario
seleccionar el rango al cual se quiere aplicar.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (3 of 3)17-04-2007 10:16:19

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Tutorial de Excel
Algunas funciones matemticas
Microsoft Excel presenta entre sus utilidades una serie de funciones matemticas ya
definidas, entre las que cabe destacar las siguientes:
=[Link](Nmero Inicial;Nmero Final)
=COCIENTE(Dividendo;Divisor)
=FACT(nmero)
=RESIDUO(Dividendo;Divisor)
=RAIZ(nmero)
=MCD(num1;num2;...;numN)
=MCM(num1;num2;...;numN)
=POTENCIA(Base;Exponente)
=TRUNCAR(Nmero;Decimales)
=REDONDEAR(Nmero;Decimales)

=[Link](Nmero Inicial;Nmero Final)

Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que se le especifican en Nmero Inicial y
Nmero Final. Nmero inicial y final pueden ser nmeros o referencias a casillas con valores
numricos. (Puede no estar disponible)

[Link] (1 of 4)17-04-2007 10:16:20

10

=COCIENTE(Dividendo;Divisor)
Devuelve la parte entera de una divisin. Dividendo y divisor pueden ser nmeros o
referencias a casillas con valores numricos. (Puede no estar disponible)

=FACT(nmero)
Calcula el factorial de un nmero. Nmero puede ser un nmero o una referencia a una
casilla con valor numrico.

=RESIDUO(Dividendo;Divisor)
Calcula el residuo de una divisin. Dividendo y divisor pueden ser nmeros o referencias a
casillas con valores numricos.

=RAIZ(nmero)
Calcula la raz cuadrada de un nmero. Nmero puede ser un valor numrico o una
referencia a una casilla con valor numrico.

=MCD(num1;num2;...;numN)
[Link] (2 of 4)17-04-2007 10:16:20

10

Calcula el Mximo Comn Divisor de una serie de valores. Nm1, nm2, ..., nmN pueden
ser nmeros o referencias a casillas con valores numricos. Tambin es posible la forma
MCD (Casilla Inicial: Casilla Final). (Puede no estar disponible)

=MCM(num1;num2;...;numN)
Calcula el Mnimo Comn Mltiplo de una serie de valores. Nm1,nm2,...nmN pueden ser
nmeros o referencias a casillas con valores numricos. Tambin es posible la forma MCM
(Casilla Inicial : Casilla Final). (Puede no estar disponible)

=POTENCIA(Base;Exponente)
Calcula el resultado de elevar la Base a un Exponente. Base y Exponente pueden ser
nmeros o casillas con valores numricos.

=TRUNCAR(Nmero;Decimales)
Deja un nmero con la cantidad de cifras decimales indicadas en Decimales.

=REDONDEAR(Nmero;Decimales)
Redondea un nmero con la cantidad de cifras especificada en Decimales. Si el ltimo dgito
[Link] (3 of 4)17-04-2007 10:16:20

10

de los decimales es menor que 5, redondea el nmero hacia el nmero anterior.

=REDONDEAR(3,34; 1) se redondear a 3,3
Si el ltimo dgito de los decimales es mayor que 5, redondear hacia el superior.
=REDONDEAR(3,36; 1) se redondear a 3,40.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (4 of 4)17-04-2007 10:16:20

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Tutorial de Excel
Algunas funciones trigonomtricas
Por la utilidad que pudieran presentar las funciones trigonomtricas ms habituales, a
continuacin se presenta una breve descripcin de las mismas:
=RADIANES(Valor en grados)
=SENO(ngulo en radianes)
=COS(ngulo en radianes)
=TAN(ngulo en radianes)

=RADIANES(Valor en grados)
Convierte Grados en Radianes. Valor en Grados puede ser un nmero o una referencia a una
casilla numrica.

=SENO(ngulo en radianes)
Calcula el seno de un ngulo determinado. ngulo en radianes puede ser un nmero o una
referencia a una casilla con valor numrico.

=COS(ngulo en radianes)
Calcula el coseno de un ngulo determinado. ngulo en radianes puede ser un nmero o
una referencia a una casilla con nmeros.
[Link] (1 of 2)17-04-2007 10:16:21

11

=TAN(ngulo en radianes)
Calcula la tangente de un ngulo determinado. ngulo en radianes puede ser un nmero o
una referencia a una casilla con valor numrico.

Ejercicio

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (2 of 2)17-04-2007 10:16:21

12

Tutorial de Excel
Referencias absolutas
Una referencia absoluta, significa indicarle a Excel que cuando tenga que hacer una copia
de una frmula compuesta por referencias, la referencia de una o ms casilla no ha de
cambiar, siempre ser la misma. Se indica referencia absoluta poniendo delante de la fila y/
o la columna el smbolo $.
A efectos de resultar operativos, se plantea la resolucin de los siguientes ejercicios:
Ejercicio 1
Ejercicio 2
Ejercicio 3

Ejercicio 1. Recuperar el archivo [Link] y calcular las casillas en blanco teniendo en

cuenta que:
Total comisiones (B3) =Total Ventas (B2) * %Comercial ($B8).
Poniendo el smbolo $ delante de B8, para que cuando se copie esta frmula a las casillas
adyacentes, no se incremente esta referencia a C8, D8, etc.
Total Impuestos (B4) =Total Ventas (B2 * %Impuestos ($B9).
Gastos fijos(B5) = Gastos fijos ($B10)
Total Neto = Total Ventas - (Total Comisiones + Total Impuestos +Gastos fijos).

Ejercicio 2. Recuperar el archivo [Link]. Calcular las casillas vacas teniendo en cuenta:

Volumen Ventas: Volumen Ventas mes anterior * Incremento de ventas + Volumen

Ventas mes anterior.
Ingresos Ventas: Volumen Ventas * Precio.

[Link] (1 of 3)17-04-2007 10:16:22

12

Coste variable: 57% de Ingresos Ventas. Utilizando la casilla Coste incremento Ventas.
Coste fijo: Casilla de coste fijo.
Beneficio: Ingresos Ventas - (Coste variable + Coste fijo).
Crear una vista que muestre el cuadro Tabla de previsiones, y otra que muestre toda
la tabla de resultados con los siguientes formatos:

a. Aplicar autoformato Clsico 3 a la tabla de previsiones.

b. Aplicar autoformato Clsico 1 a la tabla de resultados.
c. Aplicar formato numrico porcentual a las casillas "Incremento Ventas" y "Coste
Incremento Ventas".

d. Eliminar todos los decimales de la tabla de resultados.

Ejercicio 3. Recuperar el archivo [Link]. Informacin para la resolucin:

Volumen Ventas: Volumen Ventas mes anterior * Incremento Ventas + Volumen

Ventas mes anterior.
Total Ventas: Volumen Ventas + Precio Venta.
Desc. Ventas: Total Ventas * %Descuento Ventas.
Neto Ventas: Total Ventas - Desc. Ventas.
Volumen Compras: Volumen Compras mes anterior * Incremento Compras + Volumen
Compras mes anterior.
Total Compras: Volumen Compras * Precio Compra.
Desc. Compras: Total Compras * %Descuento Compras.
Neto Compras: Total Compras - Desc. Compras.
Total Salario: Salarios * Trabajadores.
Insertar filas para colocar los "Gastos Fijos" entre las filas de "Total Salarios" y
"Resmenes" de la siguiente forma: Una fila para el ttulo "Gastos Fijos", una fila para
los Alquileres, una fila para Publicidad y una fila para Total Fijos.
Alquileres: Alquileres de la tabla Gastos Fijos.
Publicidad: Publicidad de la tabla Gastos Fijos.
Total Fijos: Alquileres + Publicidad.
Ganancias: Neto Ventas.
Prdidas: Neto Compras + Total Salarios + Total Fijos.
Beneficio: Ganancias - Prdidas.
%Beneficio: (Beneficio + 100) / Ganancias.
Recalcular la tabla de resmenes.
Crear las vistas siguientes:

a. Vista1, ha de incluir las tablas, Tabla Variables Ventas, Tabla Variables Compras y
Tabla Gastos Fijos y Ventas.

[Link] (2 of 3)17-04-2007 10:16:22

12

b. Gastos, ha de incluir las tablas, Compras, Salarios y Gastos Fijos.

c. Resmenes, ha de incluir la tabla de resmenes.
Formato de la tabla: Aplicar separadamente a las diferentes tablas el autoformato Lista 3 y
posteriormente eliminar la visualizacin de los decimales.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (3 of 3)17-04-2007 10:16:22

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Tutorial de Excel
Presentacin de una hoja de clculo
Los cambios de presentacin estn incluidos dentro de la opcin Ventana de la barra de
mens. Todos los ejemplos de esta seccin se harn con el archivo [Link].
Abrir una ventana nueva
Organizar ventanas
Dividir una hoja
Inmovilizar secciones de una hoja
Auditoria
Ortografa
Preparar Impresin
Imprimir

Abrir una ventana nueva

Sirve para tener dos copias del mismo libro de trabajo, de esta forma, se puede tener visibles
dos partes del libro sin necesidad de desplazarse con el cursor. Seguir los pasos siguientes:
1. Situar el cursor sobre la casilla A9(Ventas).
2. Activar la opcin Ventana/ Nueva Ventana.
Ahora existen dos ventanas que presentan diferentes partes de la misma hoja. Se puede ver
activando la opcin Ventana, observando que las ltimas dos opciones son:
[Link] (Ventana 1, la que exista)

[Link] (1 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

[Link] (Ventana 2, la que se ha creado).

Eso sirve para: En la resolucin del ejercicio 7, era incmoda la introduccin de las
frmulas en las casillas situadas por debajo de la tabla de compras, era necesario ir
buscando las referencias a tablas, las casillas de las cuales no estaban visibles. Ahora se
puede repetir la operacin de calcular los descuentos de la tabla Compras utilizando las
ventanas. Introduciendo las frmulas con el mtodo de las teclas del cursor.
Ejercicio. Con el archivo [Link] se trata de realizar las siguientes operaciones:

1. Activar la ventana E7:1 desde la opcin Ventana y situar el cursor sobre la casilla B18
(Descuentos Compras en Enero), borrar el contenido.
2. Activar la ventana E7:2 desde la opcin Ventana y situar el cursor sobre la casilla E1.
3. Volver a la ventana E7:1 y,

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Teclear = ,
Subir la casilla B17
Teclear *
Activar la opcin Ventana y cambiar a E7:2
Bajar a E5.
Pulsar Aceptar.

Organizar ventanas
Se puede organizar la disposicin de las ventanas en la pantalla con la opcin de la Barra de
mens Ventana/Organizar... Aparece un cuadro de dilogo con las siguientes opciones:
En Mosaico : Se distribuye el rea de trabajo para mostrar todas las hojas.
Horizontal : Se distribuye el rea de trabajo en ventanas horizontales.
Vertical : Se distribuye el rea de trabajo en ventanas verticales.
Cascada: Se presentan las ventanas solapadas.

Ventana/ Ocultar. Oculta la ventana activa.

Ventana/ Mostrar. Muestra una lista de las ventanas ocultas para que puedan volver
a visualizarse.

[Link] (2 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

Ejercicio. Cerrar Ventana2, activando la opcin cerrar del cuadro del men de control.

Dividir una hoja

Esta opcin se utiliza tambin para ver diferentes partes de una hoja. La hoja quedar
dividida en dos o cuatro partes dependiendo de donde est situada la casilla activa, si est
en la primera fila, dividir la ventana en dos secciones verticales, si est en la primera
columna, dividir la ventana en dos secciones horizontales, en cualquier otra parte, dividir
la ventana en cuatro partes. La divisin de una hoja se activa con la opcin de la Barra de
mens Ventana/Dividir, o haciendo un clic y arrastrando en los cuadros de divisin.

Inmovilizar secciones de una hoja

Esta opcin se utiliza para dejar fijas las filas que estn por encima y las columnas que
estn a la izquierda de la casilla dnde se encuentra el cursor (Casilla activa). Se utiliza para
ver las referencias de los ttulos de las filas y columnas.
Ejercicio. Realizar las siguientes operaciones:

1. Situar el cursor en la casilla B9 (Ventas en Enero).

2. Activar la opcin de la Barra de Mens Ventana/ Inmovilizar Secciones. O hacer
clic sobre el botn

Para movilizar las secciones Ventana/ Movilizar secciones.

[Link] (3 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

Auditoria
El comando Auditora, sirve para buscar las casillas que intervienen en las frmulas de una
hoja de clculo. Activar la opcin Herramientas/Auditora, se desplegar el siguiente men:

Rastrear precedentes: Muestra las casillas que intervienen en la frmula de la casilla

marcada.

Ejercicio.

1.
2.
3.
4.

Seleccionar la casilla B19

Activar la opcin Herramientas/Auditora/rastrear precedentes.
Repetir el paso 2, tres veces, se ver el origen de la frmula de la casilla B19.
4. Para quitar las flechas indicativas Herramientas/ Auditora/Quitar todas las
flechas.

Rastrear dependientes: Muestra las casillas que dependen de la que est

seleccionada.

Ejercicio.

1. Seleccionar la casilla B10.

2. Activar las opcin Herramientas/ Auditora/ Rastrear Dependientes.
3. Repetir el paso 2, tres veces, y veris las casillas en las que interviene la casilla B10
en la frmula.
4. 4. Para quitar las flechas indicativas, Herramientas/ Auditora/Quitar todas las
flechas.

[Link] (4 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

Rastrear error: Si hay un error en la frmula de la casilla marcada, muestra el origen

de este error.

Ejercicio.

1. Seleccionar la casilla C13.

2. Cambiar la frmula C11-C12 por C11-C9.
3. Seleccionar la casilla C35, Herramientas/ Auditora/ Rastrear error. La casilla
donde se unen una flecha azul y otra roja es donde se ha producido el error.

4. Corregir la frmula de la casilla C13.

5. Sacar las flechas.

Quitar todas las flechas: Borra todas las flechas.

Mostrar barra de auditora: Muestra la siguiente barra de botones:

Esta barra muestra las mismas opciones que el men desplegable as como la ventana de
informacin (ltimo botn). La ventana de informacin presenta por su parte un men
desplegable como el siguiente:

Celda: muestra la referencia de la casilla.

Frmula: muestra la frmula que hay en la casilla.
Formato: muestra el formato que tiene la casilla.
Proteccin: si est protegida o no.
Nombres: muestra el nombre de la casilla, si tiene.
Celdas precedentes: muestra las referencias de las casillas que intervienen en la
frmula que contiene.
Celdas dependientes: muestra las casillas que la contienen como parte de una

[Link] (5 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

frmula.
Notas: muestra las notas de esta casilla, si tiene.

Ejercicio.
De la casilla B19 se obtendr esta informacin:

Para abandonar esta opcin, pulsar Ventana/Mostrar Documento.

Ortografa
Corrige las faltas de ortografa del rango seleccionado. Para ello activar la opcin
de la barra estndar. Es posible que no
Herramientas/Ortografa, o pulsar el botn
aparezca en las barras visibles el botn de la funcin de Ortografa. Si se considera
oportuno, por su utilidad y por que se utilice habitualmente, es posible personalizar la barra
para aadir el botn de Ortografa a la barra estndar. Para ello pulsar el botn derecho del
ratn encima del espacio vaco al lado de la barra estndar. Se activa un men desplegable
con las diferentes barras posibles y con la opcin Personalizar. Eligiendo esta opcin se
puede seleccionar distintas opciones entre las que se encuentra Utilidades y en ella el botn
de la Ortografa.

[Link] (6 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

Una vez activada la funcin de Ortografa (bien por el men, bien con el botn) aparece un
cuadro de dilogo similar al siguiente:

Cambiar a: Palabra que se ha de sustituir.

Sugerencias: Serie de palabras que sugiere el ordenador.
Ignorar: No cambia la palabra.
Ignorar todas: La prxima vez que encuentre la palabra la pasar.
Cambiar: Cambiar la palabra por la que ha estado seleccionada en el apartado
Cambiar a.
Cambiar todo: Cambiar automticamente la palabra si la vuelve ha encontrar.
Agregar: Incluir la palabra al diccionario que hay abierto en el apartado Agregar
palabras a:.

Preparar Impresin
Esta opcin se presenta sobre operaciones a realizar en el ejercicio 7 para imprimirlo.

1. Activar la opcin Archivo/Presentacin preliminar, o pulsar el botn

de la barra

estndar. Excel mostrar como quedar impresa la hoja.

2. Hacer clic sobre el botn Preparar. Tambin se puede ejecutar esta accin con la
opcin Archivo/Preparar pgina de la barra de mens. Aparecer un cuadro de
dilogo con diferentes pestaas.

[Link] (7 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

2.1. Seleccionar apartado Pgina.

2.2. Orientacin / Presentacin Horizontal.
2.3. Escala/encajar en:, 1 pgina de ancho, por 1 de alto.

3. Apartado Mrgenes. Este apartado sirve para ajustar los mrgenes, no se ajustarn
desde esta opcin, se har cuando se vuelva a la presentacin preliminar.
4. Encabezado/Pie.

4.1. En el apartado Personalizar Encabezado, en seccin izquierda, poner la fecha, y

en la seccin derecha la hora. Se utilizarn estos botones:
4.2. En el apartado Personalizar pie de pgina, en la seccin izquierda poner el
nombre del archivo. Utilizar este botn:

5. Pulsar sobre el botn Aceptar, para volver a presentacin preliminar.

6. Ajustado de los Mrgenes. Pulsar sobre el botn Mrgenes. Aparecen unas lneas
horizontales y verticales que indican la posicin de los mrgenes.

6.1. Situar el cursor sobre estas lneas, cuando el cursor se transforme en una cruz
de doble flecha, pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta ajustar los
mrgenes.
6.2. La lnea horizontal superior es el margen para la cabecera, la siguiente, el margen
superior de la hoja de clculo. La ltima lnea es el margen para el pi de pgina, la
anterior el margen inferior de la hoja.

7. El apartado Zoom, sirve para aumentar o disminuir la vista de la hoja. Se activa bien
con el botn, o simplemente haciendo click en el botn izquierdo del ratn.
8. Los botones Anterior y Siguiente, se activan cuando los datos que se quieren
imprimir no entran en una sola hoja de papel.
9. Pulsar Cerrar para volver a la hoja de clculo.

Imprimir
Para imprimir una hoja, activar opcin de la barra de mens Archivo/Imprimir, o pulsar el
botn de la barra estndar:
[Link] (8 of 9)17-04-2007 10:16:37

13

Se desplegar un cuadro de dilogo similar al siguiente:

Imprimir: En esta seccin, se puede escoger lo que se desea imprimir, el rango

seleccionado, las hojas seleccionadas o todo el libro.
Copias: Sirve para especificar cuantas copias se quieren de cada hoja.
Intervalo de pginas: Imprimir todas las pginas, o slo las indicadas en los
apartados Desde, Hasta.
Impresora: Disponer de varias impresoras permitir seleccionar la que se quiera
utilizar.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

[Link] (9 of 9)17-04-2007 10:16:37

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Tutorial de Excel
Ejemplos y funciones de Excel
La funcin SUMA()
La funcin BUSCARV(Celda;Rango;Columna)
La funcin = SI()
Las funciones: Promedio, Mxima, Mnima, Moda, Contar, [Link] y Mediana
Amortizacin de un prstamo. La funcin =PAGO()
Utilizacin de Botones de Control
Recuperacin del precio de la lista

La funcin SUMA()
Una funcin es una frmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y clculos, y
que produce un resultado. Por ejemplo, suponer que es preciso sumar una columna de datos
numricos:

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14

En el ejemplo anterior se puede colocar en la celda A10 la frmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8,

pero esto mismo resultara muy laborioso si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100. En
lugar de esa frmula, es preferible utilizar la funcin =SUMA(A3:A8) que realizar exactamente
la misma operacin; sumar el rango de celdas A3:A8.
Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos.
Sintaxis. Observa la sintaxis de una funcin:

Las funciones se pueden introducir de dos formas:

Mediante teclado.
Mediante el asistente para funciones.

La funcin BUSCARV(Celda;Rango;Columna)
Esta funcin buscar el valor de una celda en un rango de celdas y retornar el contenido de n
[Link] (2 of 18)17-04-2007 10:16:45

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columnas a su derecha.
Qu significa sto?. Abrir el archivo [Link]. Aparecer un listado de productos tal que as:

Suponer que es una lista muy larga de artculos en almacn. Observa que en la parte superior
hay tres casillas de color. Estas celdas servirn para este propsito. En la celda C2 colocar la
frmula:
=BUSCARV(C1;A7:C15;2)
Para qu servir esta hoja? Lo que se har es escribir un cdigo de artculo en la celda C1
(amarilla) y Excel har que aparezca automticamente la descripcin y la cantidad disponible
en las dos celdas inferiores.
Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La frmula mirar lo que
hay en la celda C1, y lo buscar en el rango A7:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrar en
la 1 columna), mostrar lo que hay 2 columnas a su derecha (contndose ella), es decir, la
descripcin del producto.
Si se observan detenidamente los tres argumentos que pide la funcin =BUSCARV, primero la
celda donde estar lo que se intenta buscar (el cdigo), luego el rango donde ha de buscarlo, y
por ltimo el nmero de columna que se quiere mostrar.
Ahora, escribir la frmula para la celda C3. Bsicamente es igual a la anterior, pero ahora el
nmero de columna ser el 3, es decir, mostrar la cantidad:
=BUSCARV(C1;A7:C15;3)
Ahora slo faltar comprobar las dos frmulas escribiendo cualquier cdigo de la lista de
artculos en la celda C1.

[Link] (3 of 18)17-04-2007 10:16:45

14

Un detalle importante de la funcin =BUSCARV( ) es que si la lista o rango donde hay que
buscar est desordenada, ser necesario aadir la palabra FALSO al final de la frmula.
Observar este ejemplo:
=BUSCARV(C;A7:C15;2;FALSO)
En el caso de ejemplo no hace falta, pues la lista est alfabticamente ordenada.

La funcin = SI()
La funcin =SI( ) es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se
cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se
cumple, da como resultado FALSO. La sintaxis de esta funcin es:
=SI(Condicin;Verdadero;Falso)
Esta es la forma ms simple de representar esta funcin, porque la misma se puede complicar
mucho ms.
Ejemplo ([Link]). Vamos a hacer que la factura de este ejemplo haga un descuento del 10%
slo en el caso de cobrar al contado. La frmula se colocar en la celda E15 y ser la siguiente:
=SI(A17="Contado";E14*10%;0)
Esta frmula mirar si en la casilla A17 existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutar una
frmula (10% de descuento), en caso contrario, colocar simplemente un cero en la celda E15,
es decir, no realizar ningn clculo. El resultado ser:

En el siguiente ejemplo se va a realizar una variacin de la funcin =SI

En el ejemplo anterior se comprob que la funcin =SI deba cumplir una condicin, que era la
de controlar si en una celda determinada haba un texto. Pero, qu pasara si se tuviesen que

[Link] (4 of 18)17-04-2007 10:16:45

14

cumplir ms de una condicin? Por ejemplo, suponer que la funcin =SI debe tener en cuenta
dos condiciones.
Estas dos condiciones podran ser:

Que la funcin =SI hiciese algo slo si se tuvieran que cumplir las dos
Que la funcin =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos

Estos casos se controlan con dos operadores lgicos: el Y y el O. La sintaxis de la orden sera la
siguiente:
=SI(Y(Condicin1:Condicin2..... Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones
=SI(O(Condicin1:Condicin2..... Caso que se deba cumplir slo una
En el siguiente ejemplo ([Link]) se trata de disear una hoja de control de flujo de caja en un
hipottico caso en el que se deban controlar entradas y salidas adems del saldo. En las
columnas C y D se introducen las cantidades segn sea un gasto (extraccin) o un ingreso
(depsito). Sera muy fcil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente frmula: =E4+C5-D4, que
calculara el saldo anterior, ms la cantidad de la celda del depsito, menos la cantidad de la
celda de la extraccin. El problema viene cuando se copia la frmula varias celdas hacia abajo. A
partir de la celda del ltimo saldo, siempre mostrara el saldo anterior, se hubiese o no,
introducido cantidades en las celdas de depsito o extraccin.
Realizar el ejercicio y observar el resultado que se obtendra. Evidentemente, no queda muy
esttico a la vista. Se puede utilizar la funcin =SI, la cual ha de controlar que se cumplan dos
condiciones: que se introduzca una cantidad en la celda del depsito o de la extraccin. Slo en
uno de los dos casos se ejecutar la funcin. De esa forma, si todava no se ha introducido nada
en las celdas de la izquierda, la funcin no se ejecutar. Observa a continuacin las partes de la
frmula:
=SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones
(C5>0: Primera condicin: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir,
un nmero positivo
D5>0) Separada por dos puntos, la segunda condicin controla lo
mismo: que en D5 haya algn nmero.
;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutar
esta frmula.
;"") caso de no cumplirse ninguna condicin, no saldr nada. Las dos
comillas quieren decir carcter nulo.
De esta forma, la hoja quedara como sigue:
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Las funciones: Promedio, Mxima, Mnima, Moda, Contar, [Link] y Mediana

En este apartado se va a realizar un nuevo ejercicio que servir para estudiar 5 nuevas
funciones de Excel. Para ello se elaborar una supuesta tabla con los alumnos de una escuela.
Los datos disponibles son las notas de los tres trimestres. A partir de ah, se realizan una serie
de clculos utilizando las funciones que se van a estudiar. En primer lugar es preciso conocer
sus sintaxis, y a continuacin su aplicacin en el ejemplo:
=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......)
Funcin que devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis.
Ejemplos:
=PROMEDIO(12;12;13) devolver 12,33333
=PROMEDIO(A1:D13) devolver el promedio del rango A1:D13
=MAX(Nmeros) =MIN(Nmeros)
Estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de
nmeros.

[Link] (6 of 18)17-04-2007 10:16:45

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=MODA(Nmeros)
Valor que ms se repite en un rango.

=CONTAR(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista.
=CONTARA(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista

=[Link](Rango)
Cuenta las celdas no vacas de un rango

[Link] (7 of 18)17-04-2007 10:16:45

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=MEDIANA(Nmeros)
Nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los
nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor

A continuacin observa la siguiente tabla ([Link]). Las celdas en color sombreado

contendrn las frmulas.

Se ha de calcular lo siguiente:

En la columna E la nota final que ser la media de los tres trimestres.

En la columna F la evaluacin en forma de texto. Haremos servir la funcin =SI para
lo siguiente: Si la nota media es de 0 a 4,99, aparecer la palabra Insuficiente, si la
nota media es de 5 a 6,99, aparecer la palabra Aprobado, si la nota media es de 7 a
9,5, aparecer la palabra Notable, si la nota media es de 9,6 a 10, aparecer la
palabra Excelente.
En las celdas inferiores calcular la Mediana, Notas mxima y mnima, y moda
Finalmente, colocar unas celdas que informarn de:
El nmero de alumnos que hay

[Link] (8 of 18)17-04-2007 10:16:45

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El nmero de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay

Qu porcentaje representa cada uno de los anteriores
La solucin vendr representada por:

Comentarios a las frmulas:

Celda

Frmula

Accin

E2

E2 =PROMEDIO(B2:D2) (Y copiar hacia abajo)

Halla la media de los nmeros

a su izquierda

F2

=SI(E2<4,99;"Insuficiente";
SI(E2<6,99;"Aprobado";
SI(E2<9,5;"Notable";
SI(E2<10;"Excelente"))))

Comprueba la nota para

colocar un texto

B13,
B14,
B15,
B16

=MAX(E2:E11)
=MIN(E2:E11)
=MOD(E2:E11)
=MEDIANA(E2:E11)

Halla la nota mxima,

mnima, moda y mediana de
la lista de notas finales

B19

=[Link]($F$2:$F$11;"Insuficiente")

Cuenta el nmero de
insuficientes. Igual para las
frmulas de abajo

C19

=B19/$F$17

Halla el porcentaje

[Link] (9 of 18)17-04-2007 10:16:45

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F17

=CONTARA(A2:A11)

Cuenta el nmero de alumnos

de la lista de nombres

Amortizacin de un prstamo. La funcin =PAGO()

Esta funcin calcula los pagos peridicos que ser necesario realizar sobre un prstamo, a
un inters determinado, y en un tiempo x. De esta forma se puede ver cuanto se tiene que
pagar mensualmente, o cuanto cobran los bancos de intereses. Esto permitir jugar con
diferentes capitales, aos o tipos de inters. La sintaxis de la orden es:
=PAGO(Inters;Tiempo;Capital)
Esta frmula calcular el pago anualmente. Si se quiere saber los pagos mensuales se
tendr que dividir el inters por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa:
=PAGO(Inters/12;Tiempo*12;Capital)

Ejercicio ([Link]): Suponer que se ha de calcular los pagos mensuales y anuales peridicos
del siguiente supuesto:

Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1)

Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1)
Observar que la frmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si se quiere convertir
el resultado en un nmero positivo, se debe encerrar la funcin dentro de otra funcin:
=ABS(). La funcin ABS significa absoluto. Un nmero absoluto de otro nmero, siempre
ser positivo. La frmula en ese caso sera:

[Link] (10 of 18)17-04-2007 10:16:45

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=ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)).
Como ya se ha comentado, en este tipo de hojas se puede probar a cambiar cantidades de
las celdas B1,B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuacin hay un ejemplo
([Link]) de un supuesto de crdito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una
funcin nueva: =PAGOINT(), que desglosa el inters que se paga de la cantidad mensual. La
funcin =PAGO() muestra lo que se debe pagar, pero no dice cuanto se paga de capital real
y cuanto de intereses. La funcin =PAGOINT() realiza esto ltimo.
Introducir las frmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila, slo restar
copiar las frmulas hacia abajo. Suponer un crdito de 2.000.000 de pts con un inters del
8,5% en un plazo de 2 aos, es decir, 24 meses. Si se observa la primera lnea de frmulas:

A6 Nmero de mes que se paga

B6 Clculo del pago mensual con la funcin =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1))
C6 Se resta la cantidad pagada de los intereses y se obtiene el capital real que se paga =B6D6
D6 Desglose del inters con la funcin =ABS(PAGOINT(B2/12;A6;B3;B1;0))
E6 El primer mes tiene acumulado el nico pago de capital real =C6
F6 Pendiente queda el capital inicial menos el pagado en el primer pago =B1-E6
En este apartado es interesante utilizar el asistente para funciones que posee Excel.
Ahora se ha de calcular el segundo mes. A partir de ah, slo habr que copiar la frmula
hacia abajo.

Las celdas que cambian en el segundo mes son:

D7 =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;F6)) Calcula el pago sobre el capital pendiente (F6)
[Link] (11 of 18)17-04-2007 10:16:45

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en vez de sobre el capital inicial como en el primer mes (B1). Convertir las celdas B2 y B3
en absolutas, ya que es mejor copiar la funcin hacia abajo y solo actualizar la celda F6 a
medida que se copia la frmula.
E7 El acumulado del mes ser igual al acumulado del mes anterior ms el capital del
presente mes. =E6+C7
F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que se ha
pagado el presente mes. =F6-C7
Ahora slo queda seleccionar toda la segunda fila y copiarla hacia abajo, hasta la fila 29,
donde estar la fila del ltimo mes de pago.

Utilizacin de Botones de Control

La utilizacin de los controles en forma de botn agiliza el manejo de las hojas de clculo.
Antes que nada es necesario activar la barra de botones (si no lo est ya). La barra se
activa con la opcin Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.

En este apartado se va a disear una hoja de clculo de prstamo para un coche. Partiendo
de la hoja [Link] con las frmulas preparadas:

Comentario de las celdas:

B1: Aqu se introduce manualmente el precio del coche

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B2: La reduccin puede ser un adelanto en ptas. del precio total del coche. Se refleja en
porcentaje.
B3: Frmula =B1-(B1*B2), es decir, lo que queda del precio menos el adelanto. Ese ser el
precio.
B4 y B5: El inters y el nmero de aos a calcular.
B6: Frmula =ABS(PAGO(B4/12;B5*12;B3)). Calcula el pago mensual tal y como se
coment con anterioridad.
Esta hoja sera vlida y podra calcular los pagos peridicos mensuales. Tan slo ser
necesario introducir o variar las cantidades del precio, reduccin, inters o aos. El
problema viene cuando en esta misma hoja se puede:
- Introducir cantidades desorbitantes como [Link].000.000
- Borrar sin querer alguna celda que contenga frmulas
- Introducir palabras como "Perro" en celdas numricas
La finalidad de este ejercicio es crear la misma hoja, pero de una forma ms "amigable",
sobre todo para los que no dominan mucho Excel. La hoja ser ms atractiva a la vista,
ms cmoda de manejar, y adems no permitir introducir cosas ilgicas como las
anteriormente expuestas. Para ello se utilizan los controles de dilogo.
Para este ejemplo es necesario introducir una lista de coches con sus correspondientes
precios:

Se ha colocado el rango a partir de la columna K. Esto se debe a que cuando se tenga la

hoja preparada, este rango "no moleste" y no se vea. Este rango de celdas comienza a la
misma altura que el anterior, es decir, en la fila 1. Realizar lo siguiente:

1. Seleccionar el rango entero (desde K1 hasta L6)

2. Acceder al men Insertar - Nombre - Crear y desactivar la casilla Columna izquierda
del cuadro de dilogo que aparece.
3. Aceptar el cuadro de dilogo.

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Con esto se le da el nombre Coche a la lista de coches y el de Precio a la lista de precios.

Estos nombres servirn ms adelante para incluirlos en frmulas, de forma que no se
utilicen rangos como D1:D6, sino el nombre del mismo (Coche).
A continuacin se va a crear una barra deslizable que servir para escoger un coche de la
lista.

1. Pulsar un click en el botn

(Cuadro combinado desplegable). Si no se encuentra

en las barras que se tienen visibles ser necesario abrir la barra Dilogo.
2. Trazar un rectngulo desde la celda D2 hasta la celda E2
3. Colocar un ttulo en D1: Coche
El resultado hasta ahora debe ser ms o menos el siguiente:

En este punto es necesario resaltar el hecho de que en este cuadro de dilogo, si se pulsa
un click fuera, al volver a colocar el ratn sobre el mismo, aparecer una mano para
posteriormente utilizarlo. Si se quiere editarlo para modificarlo, se ha de pulsar un click
manteniendo la tecla de Control del teclado pulsada. Una vez seleccionado, pulsar doble
click para acceder a sus propiedades.

Pulsar doble-click (manteniendo Control pulsada) sobre el cuadro que se acaba de

crear y rellenar el cuadro de dilogo con las siguientes opciones:

Rango de entrada: Coche

Vincular con la celda: H2
Lneas de unin: 8

Esto significa que en la opcin Rango de entrada se le est diciendo a este cuadro de
dilogo que "mire" en el rango que ha sido definido como Coche, es decir: K2:K6 o lo que
es lo mismo, los precios. De esta forma, cuando se abra esta lista que se est creando y se
escoja un coche, aparecer un nmero en la celda H2. Este nmero ser la posicin en la
lista que se encuentra el coche escogido. Por ejemplo, si se despliega la lista y se escoge el
coche Ford, aparecer en la celda H2 el nmero 2. Realizar una comprobacin. Pulsa un
click fuera del cuadro de lista para poder utilizarlo. Cuando salga el dedo, abrir la lista y
escoger cualquier coche. Su posicin en la lista aparecer en la celda H2. Esta celda
servir como celda de control para hacer otro clculo ms adelante. De igual forma, si se

[Link] (14 of 18)17-04-2007 10:16:45

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escribiera un nmero en la celda H2, el nombre del coche aparecera en la lista

desplegable.

Recuperacin del precio de la lista

Seleccionar la celda B1 y escribir: =INDICE(Precio;H2)

Observar que en la celda aparece el precio del coche escogido en la lista desplegable. Esto
es gracias a la funcin =INDICE. Esta funcin busca el nmero que haya en la celda H2 en
el rango Precio y devuelve el contenido de ese mismo rango. De esta forma slo se
encontrarn coches de una lista definida con unos precios fijos. As no hay posibles
equivocaciones.
Limitacin de la reduccin para validar valores
Por desgracia an es posible introducir un porcentaje inadecuado para la reduccin del
precio.

Pulsar un click en la herramienta Control de nmero y crear un control ms o

menos como ste:

Con la tecla de control pulsada, hacer doble click sobre el control recin creado para
acceder a sus propiedades.
Rellenar las casillas con los siguientes datos:
Valor actual: 20
Valor mnimo: 0
Valor mximo: 20
Incremento: 1

Vincular con la celda: H3

Aceptar el cuadro y pulsar Esc para quitar la seleccin del control y poder utilizarlo
Pulsar sobre las flechas del control recin creado y observar cmo cambia el valor de
la celda H3
Situarse en la celda B2 y escribir: =H3/100. Esto convierte en porcentaje el valor de

[Link] (15 of 18)17-04-2007 10:16:45

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H3
El control se incrementa slo con nmeros enteros pero es preciso que la reduccin se
introduzca como un porcentaje. La divisin entre 100 de la celda H3 permite que el
control use nmeros enteros y permite especificar la reduccin como un porcentaje.
Creacin de un control que incremente de cinco en cinco
Si se quiere introducir reducciones por ejemplo del 80%, sera preciso ir pulsando la flecha
arriba bastantes veces.

Acceder a las propiedades del control recin creado

Escribir 100 en el cuadro Valor mximo, un 5 en el cuadro Incremento, y aceptar.
Pulsar Esc para desactivar el control

Observar que ahora la celda B2 va cambiando de 5 en 5. A partir de aqu es preciso

comprobar una amplia variedad de combinaciones de modelos y de porcentajes de
reduccin.

Limitacin del rdito para validar sus valores

El rdito es el tanto por ciento de la reduccin. Interesarn porcentajes que vayan
variando de cuarto en cuarto y dentro de un rango del 0% al 20% ya que posibilitan
porcentajes decimales. Por eso son necesarios ms pasos que los que se precisan con el
pago de la reduccin, y por ello a continuacin se va a explicar el uso de una barra de
desplazamiento en vez de un control como el anterior.

Crear una Barra de desplazamiento (que se encuentra dentro de Dilogo) ms o

menos as:

Acceder a sus propiedades y modificarlas de la siguiente forma:

Valor mnimo: 0 Valor mximo: 2000

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Incremento: 25 Vincular con celda: H5

Aceptar el cuadro de dilogo y pulsar Esc para quitar la seleccin

Seleccionar la celda B4 y escribir en ella: =H5/10000
Con el botn Aumentar decimales, aumentarla en 2 decimales

Probar ahora la barra de desplazamiento. La celda B4 divide por 100 para cambiar el
nmero a un porcentaje y por otro 100 para poder para aproximar a las centsimas. Ahora
slo falta el control para los aos.

Crear un nuevo Control numrico y colocarlo ms o menos as:

Acceder a sus propiedades y cambiarlas de la siguiente forma:

Valor mnimo: 1 Valor mximo: 6
Incremento: 1 Vincular con la celda: H6

Seleccionar la celda B6 y escribir =H6.

Probar este ltimo control y verificar que los aos cambian de uno en uno.

El modelo ya est completo. Ya se puede experimentar con varios modelos sin tener que
preocuparse de que se puedan escribir entradas que no sean vlidas. De hecho, sin tener
que escribir nada en el modelo. Una de las ventajas de una interfaz grfica de usuario es la
posibilidad de reducir las opciones para validar valores. Para completarlo se va a
establecer un ltimo aspecto:

Seleccionar las columnas desde la G hasta la J y ocultarlas. El aspecto final ser el

siguiente:

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Ejemplos
Ejemplo: Factura
Ejemplo: Gestin de una cartera de valores
Ejemplo: Desglose de Euros en monedas y billetes

Ejemplo de Factura
En este ejemplo se van a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente.
Artculos: esta hoja contendr un listado de artculos
Factura: modelo de factura con frmulas que buscarn artculos en la anterior hoja
Abrir el archivo [Link]. La primera hoja tiene la siguiente lista de artculos:

La segunda hoja del mismo archivo tendr el siguiente aspecto:

[Link] (1 of 7)17-04-2007 10:16:49

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Evidentemente, cada uno disear su formato de factura como mejor le convenga. En este caso,
el diseo deja mucho que desear, pero lo importante son las frmulas que se van a utilizar.
Observar la hoja: las frmulas se introducirn en las celdas sombreadas. Se escribir un cdigo
de artculo de la hoja anterior y aparecer su descripcin automticamente en la celda de la
derecha. Tambin aparecer el precio unitario. Luego se introducir la cantidad deseada y Excel
calcular el total de cada fila, y el total de toda la columna. En la celda E12 puede aparecer un
descuento de la factura slo si en la celda B13 se escribe la palabra CONTADO. En ese caso, la
frmula de la celda E12 efectuar un 5% de descuento del total de la celda E11.
Por tanto:
Celda Frmula

Comentario

B6

=BUSCARV(A6;Hoja1!A2:B6;2)

Buscar el cdigo en la Hoja 1 y sale su

descripcin.

D6

=BUSCARV(A6;Hoja1!A2:D6;4)

Igual para que aparezca el precio unitario

E6

=C6*D6

Calcula el precio del artculo segn la cantidad

E11

=SUMA(E6:E10)

Suma la columna de los datos inmediatamente

superiores

B13

(Escribir o no)

Aqu se puede escribir la palabra CONTADO o no

(opcional)

E12

=SI(B13="CONTADO";E11*5%;0)

En caso de que en la celda B13 exista la palabra

CONTADO, se calcula el 5% de lo que hay en E11.
En caso de que en B13 no est la palabra
CONTADO, en la celda actual aparecer un cero.

E13

=(E11-E12)*16%

Se calcula el 16% de IVA de la diferencia del

precio menos el descuento

E15

=E11-E12+E13

Clculo del precio final

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Si se venden 200 tornillos, 1.500 arandelas, 10 destornilladores, 5.000 tuercas y 20 tenazas, el

aspecto de la factura quedara ms o menos as:

Gestin de una cartera de valores

En este captulo se va a construir y mantener una cartera de acciones con informacin antigua y
actual de las mismas. A continuacin se pueden extraer valores que cumplan unos criterios,
como por ejemplo, qu acciones han dado ms resultados, etc.
En principio la hoja a construir es sencilla ([Link]). Slo es preciso comentar las frmulas
incluidas.

Frmulas
Las frmulas se encuentran situadas en las celdas que aparecen en negrita (excepto los ttulos) y
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son stas:
E6: =B6*C6 multiplica las acciones por su precio de compra
F6: =B6*D6 da el valor actual en el mercado multiplicando las acciones por su precio de mercado
G6: =F6-E6 aqu aparece la ganancia o prdida de las acciones
H6: =G6/E6 lo mismo, pero en porcentaje
J6: =(PROMEDIO(L6:M6)/D6)^0,25-1 genera primero el promedio de las estimaciones Alta y Baja,
y lo divide por el precio de mercado. Luego se eleva el resultado a la potencia 0,25 y se le resta 1,
lo cual dar el porcentaje anual para un perodo de cuatro aos.
K6: =(J6-$B$1)/I6 rdito esperado menos rdito libre de riesgo
Las frmulas de las filas 13 y 16 simplemente son autosumas

Desglose de Euros en monedas y billetes

En este apartado se vern dos funciones diferentes: RESIDUO y ENTERO.
Funcin RESIDUO
Esta funcin devuelve el resto de una divisin. De esta forma el resto de 14 entre 5 sera 4.
Observa la siguiente divisin:

La sintaxis de la funcin RESIDUO es muy sencilla:

RESIDUO(nmero;nm_divisor) donde nmero es la cantidad que se quiere dividir y
nm_divisor es la cantidad por la que se divide.
En el ejemplo anterior sera de la siguiente manera: nmero = 14 y nm_divisor = 5 dando as
un RESIDUO = 4.

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Funcin ENTERO
Esta funcin redondea un nmero hasta el entero inferior. De forma que el Entero de 4'3 ser 4
al igual que el entero de 4'8.
La sintaxis de esta funcin es: ENTERO(nmero) donde nmero podr ser cualquier valor.

Ejemplo. Una vez presentadas estas dos nuevas funciones, crear un pequeo ejemplo donde se
utilizan estas dos instrucciones de forma combinada.
Crear una hoja de Excel donde se pueda desglosar una cantidad dada en Euros en sus diferentes
monedas y billetes, de forma que se tenga que utilizar el menor nmero posible de cada uno de
ellos. Antes de empezar con la creacin de la hoja de Excel es necesario explicar los pasos a
seguir para conseguir ese propsito.
Para saber en cuantos billetes se necesitan, lo nico que se debe hacer, en un principio, es dividir
esta cantidad por el valor del billete. Por ejemplo, si se quiere saber cuantos billetes de 500 Euros
se necesitan para tener 1500 Euros. Para saberlo se divide 1500 entre 500 dando como resultado
3.
Ahora veremos que es lo que pasa cuando se tiene una cantidad de Euros que al dividirla por un
billete da decimales. En este caso se precisa utilizar la funcin ENTERO, para saber el nmero
entero inferior ms prximo. Por ejemplo, si se quiere saber cuantos billetes de 500 Euros se
necesitan para tener 1700 Euros, se dividira 1700 entre 500, dando como resultado 3'4. Como
no se puede tener 3'4 billetes de 500 Euros, ser necesario convertir el resultado en un entero,
dando como resultado 3 billetes. En este ltimo ejemplo, todava se tiene dinero de los 1700
Euros. Para saber cuanto dinero falta, se puede utilizar el resto de la divisin (RESIDUO), dando
como resultado 200 Euros restantes. Pues bien, ahora lo nico que quedara sera coger el
siguiente tipo de billete y dividirlo entre el resto de la operacin anterior y as sucesivamente
hasta llegar al ltimo tipo de moneda de Euro.
Vamos a empezar con la creacin de una hoja de clculo.

Las celdas anteriores son los ttulos de las columnas que se van a utilizar en el ejemplo. Debajo
de Cantidad en Euros colocar la cantidad en Euros que se quiere desglosar, esta cantidad
tendr un formato numrico con 2 dgitos decimales.
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Debajo de Monedas y billetes colocar todos los valores de los billetes y monedas que se tienen en
Euros. Suponer que se tienen billetes de 500, 200, 100, 50, 20, 10, 5 Euros y monedas de 2,
1, 0'50, 0'20, 0'10, 0'05, 0'02 y 0'01Euros. Estos valores se pondrn de la siguiente forma en la
hoja:

Por ltimo debajo de Cantidades de monedas y billetes ser donde deber aparecer el
resultado de la bsqueda. Deber aparecer cuntos billetes o monedas de cada tipo son
necesarios, como mnimo, para tener la cantidad buscada.
En la celda C4 poner la siguiente formula =ENTERO(A4*100/(B4*100)) para calcular cuantos
billetes de 500 Euros son necesarios. Observar que se ha multiplicado la cantidad a buscar de la
celda A4 por 100 al igual que el valor del billete para no tener que trabajar con cantidades
decimales.
Ahora lo nico que ser necesario es calcular el resto de la divisin. Al terminar la creacin de la
pgina se puede ocultar esta columna, ya que el resto de la divisin solo se necesita para poder
seguir haciendo clculos. Esta columna del resto se puede situar a partir de la celda D4. En esta
celda se pone la siguiente frmula =RESIDUO(A4*100;(B4*100)). Ahora ya es posible calcular
cuntos billetes de 500 Euros sern necesarios como mnimo para una cantidad que se desee
saber y cul es la cantidad que sobra.
En una segunda parte ser necesaria la operacin con el resto de las cantidades que van
sobrando. Para ello bastar con poner dos formulas ms que despus se podrn copiar hacia
abajo. En la casilla C5 poner la siguiente funcin =ENTERO(D4/(B5*100)) donde se divide el
resto de la cantidad anterior por el valor del billete que toca en este momento, 200 Euros.
Recordar que el valor de los billetes y monedas siempre se multiplicar por 100 para evitar
trabajar con decimales. Y por ltimo solo se tendr que escribir en la celda D5 la siguiente
frmula para calcular el residuo de esta divisin =RESIDUO(D4;(B5*100)).
Una vez escritas estas frmulas lo nico que hay que hacer es seleccionar las celdas C5 y D5 y
[Link] (6 of 7)17-04-2007 10:16:49

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copiar su frmula hacia abajo hasta llegar a la fila 18, inclusive, donde se encuentra el ltimo
valor de moneda que se puede utilizar.
De esta forma ya est la hoja preparada, ya se puede ocultar la columna de los clculos de los
restos y ya es posible comenzar a utilizarla. Probar a poner un valor en la celda A4 para ver en
qu monedas y billetes se puede desglosar como mnimo, recordando la equivalencia aproximada
de Euros a Pesetas y viceversa.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Creacin y eliminacin de esquemas
Un esquema sirve para resumir los datos de la hoja de clculo para crear informes
resumidos.
Puede crear un esquema de manera automtica o manual. Puede esquematizar un rango de
la hoja de clculo o toda la hoja. Una vez que existe un esquema, puede mostrar u ocultar
niveles de los datos esquematizados para mostrar ms o menos datos.
Puede eliminar el esquema de un rango de datos o de toda la hoja de clculo. Eliminar un
esquema no cambia los datos en la hoja de clculo.
Cuando se esquematizan automticamente los datos de una hoja de clculo, Microsoft Excel
examina las frmulas y direcciones de las referencias para determinar cmo agrupar los
datos dentro del esquema.
Adems de esquematizar los datos de una hoja, tambin puede resumir y calcular el
subtotal de los datos. Para obtener ms informacin, vea Agregar subtotales a una lista.
Crear un esquema
Eliminar un esquema

Crear un esquema
Los esquemas se pueden crear:
a) Automticamente

1. Seleccionar el rango que se desea esquematizar. Para esquematizar toda la hoja,

seleccionar cualquier celda en la hoja de clculo.
2. En el men Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Esquema automtico.
[Link] (1 of 3)17-04-2007 10:16:50

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Microsoft Excel crea un esquema en la hoja de clculo y muestra los smbolos del esquema
en la pantalla.
b) Manualmente

1. Seleccionar las filas de detalle o las columnas de detalle subordinadas a la fila o a la

columna titular. Estas son las filas o las columnas que se desea agrupar.
2. En el men Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Agrupar.

Existe tambin un mtodo abreviado: Botn "Agrupar" de la barra de herramientas

Query y tabla dinmica).
Si no se ha seleccionado una fila o una columna entera, Microsoft Excel muestra un
cuadro de dilogo preguntando si se desea agrupar filas o columnas. Seleccionar la
opcin que se desee y despus Aceptar. Excel crea un esquema en la hoja de clculo y
muestra los smbolos del esquema en la pantalla.

3. Continuar la seleccin de filas o de columnas de detalle y utilizar el comando Agrupar

hasta crear todos los niveles del esquema deseados.

Eliminar un esquema

1. Para eliminar uno o ms grupos de un esquema, seleccionar las filas o las columnas
de detalle que contienen los grupos.

Para eliminar todo el esquema, seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo.
Mtodo abreviado: Seleccionar cualquier celda dentro del rango esquematizado y luego
presionar CONTROL+MAYSCULAS+*.

2. En el men Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Borrar esquema.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Funciones para Hoja de Clculo
Las funciones para hojas de clculo son herramientas de clculo que le ayudan a tomar
decisiones, llevar a cabo acciones y ejecutar operaciones que devuelven valores
automticamente. Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones que permiten
realizar diferentes tipos de clculo.
Para poder utilizar algunas funciones, necesita instalar primero la macro automtica
correspondiente.
El Asistente para funciones
Convenciones
Sintaxis de las funciones
Argumentos
Utilizacin de argumentos
Tipos de argumentos
Uso del punto y coma en una lista de argumentos

El Asistente para funciones

El Asistente para funciones simplifica la introduccin de frmulas en la barra de frmulas.
Para iniciar el Asistente para funciones, elija el comando Funcin del men Insertar. Las
funciones estn agrupadas por categora, tales como "Financieras", "Matemticas y
trigonomtricas" o "Estadsticas". Cuando seleccione una funcin del cuadro de lista, la
definicin de la funcin y de sus argumentos aparecer automticamente, as como la
posicin correcta de los puntos y comas (;) y parntesis [( )].

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Convenciones
En la lnea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos
opcionales aparecen con formato normal.
En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con
formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la lnea de sintaxis le
indica si el argumento es requerido u opcional. Para ms informacin sobre los argumentos
requeridos y opcionales, consulte Sintaxis de las funciones ms adelante en esta seccin.
Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carcter de subrayado entre las
palabras; por ejemplo, nm_de_caracteres es un nombre de argumento.
Los nombres de macros y de celdas no usan puntuacin entre las palabras; por ejemplo,
VentasTotales es un nombre de celda.
Las funciones se muestran sin el signo igual (=).
Recuerde que debe escribir un signo igual al comienzo de cada frmula pero no al comienzo
de las funciones en frmulas anidadas. Por ejemplo, PRODUCTO es una funcin anidada en
=SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))).

Sintaxis de las funciones

Cada descripcin de una funcin incluye una lnea de sintaxis. Por ejemplo, la lnea de
sintaxis de la funcin CELDA es la siguiente:
CELDA(tipo_de_info; ref)
En la lnea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos
opcionales aparecen en texto normal. Si no indica los argumentos requeridos para una
funcin, no podr introducirla en una celda. En el ejemplo anterior, el argumento
tipo_de_info est en negrita y por lo tanto es requerido; el argumento ref no est en negrita
lo que significa que es opcional.
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Cualquiera de los ejemplos siguientes son vlidos:

CELDA("formato"; B12)
CELDA("formato")
CELDA() no es vlido porque tipo_de_info es un argumento requerido.
Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puede introducir varios
argumentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 30 argumentos,
siempre y cuando el nmero total de caracteres en la frmula no exceda de 1.024. Adems,
ninguna cadena individual puede exceder de 255 caracteres. Por ejemplo, la sintaxis para la
funcin MAX es la siguiente:
MAX(nmero1;nmero2;...)
Cualquiera de las siguientes frmulas es vlida:
MAX(26)
MAX(26;31)
MAX(26;31;29)
Las funciones cuyos nombres van seguidos de parntesis vacos no aceptan argumentos; sin
embargo, debe incluir los parntesis para que Microsoft Excel reconozca la funcin.
Sugerencia. Si est escribiendo una funcin y no puede recordar la lista de argumentos,
presione las teclas CTRL+A despus de escribir el signo igual, el nombre de la funcin y el
parntesis de apertura. Esto iniciar el Asistente para funciones con la funcin ya
seleccionada.

Argumentos
Muchos nombres de argumentos indican el tipo de informacin que se debe usar como
argumento. Si la abreviatura nm, ref o valor_lgico aparece en el nombre del argumento,
entonces ese argumento ser un nmero, una referencia o un valor lgico respectivamente.
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Por ejemplo, en la funcin REDONDEAR(nmero; nm_de_decimales), el primer argumento

debe ser un nmero y el segundo tambin.
Del mismo modo, las palabras nmero, referencia, lgico, texto y matriz en el nombre de un
argumento especifican que el argumento debe corresponder a ese tipo de datos. Valor
significa que el argumento puede corresponder a cualquier valor cuyo resultado sea un valor
nico. Dicho valor puede ser un nmero, un texto, un valor lgico o de error.

Utilizacin de argumentos
Los argumentos son la informacin que una funcin utiliza para producir un valor nuevo o
para realizar una accin.
Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la funcin y deben ir entre
parntesis. La mayora de los argumentos pertenecen a un determinado tipo de datos. El
argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algn otro tipo que
Microsoft Excel pueda convertir en el tipo adecuado.
Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseado.
Por ejemplo, la funcin SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 30
argumentos. La funcin SUMA acepta cualquiera de los cuatro tipos de argumentos
siguientes, los cuales producen uno o varios nmeros:
Un valor que sea un nmero, por ejemplo: SUMA(1;10;100)
Una frmula cuyo resultado sea un nmero, por ejemplo:
SUMA(0,5+0,5;PROMEDIO(5;5);10^2)
El uso de una funcin como argumento de otra funcin, como en el ejemplo anterior, se
llama anidar una funcin. En este ejemplo, la funcin PROMEDIO es un argumento de la
funcin SUMA. En una frmula es posible tener hasta siete niveles de funciones anidadas.
Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un nmero o una frmula que da
como resultado un nmero, por ejemplo:
SUMA(A1;A2)
SUMA(A1:A5)
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El segundo ejemplo equivale a la frmula SUMA(A1;A2;A3;A4;A5). La ventaja de utilizar un

rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento mientras
que la otra forma cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar ms de 30 nmeros, tendr
que usar un rango de celdas como argumento, porque la funcin SUMA slo acepta 30
argumentos.
Un nombre que haga referencia a un valor, una frmula, una celda o un rango de celdas que
contiene un valor o una frmula, por ejemplo: SUMA(ValorDeAjuste;Inflacin)

Tipos de argumentos
Los argumentos de una funcin pueden ser los siguientes:
Nmeros
Texto
Valores lgicos
Valores de error
Referencias
Matrices
Tambin puede utilizar argumentos de tipo referencia y matricial para proporcionar
nmeros, texto, valores lgicos y valores de error a una funcin.
Nmeros. Por ejemplo: 5,003; 0; 150,286 y -30,05. Los nmeros sin separador decimal se
llaman nmeros enteros, por ejemplo 5; 0; 150 y -30. Los nmeros alcanzan una precisin
de 15 decimales.
Texto. Por ejemplo: "a", "Palabra", "c/punt." o "". Los valores de texto utilizados en frmulas
deben ir entre comillas dobles. Si el texto contiene comillas, use dos comillas dobles para
cada comilla doble que aparezca en el texto. Por ejemplo, para conocer la longitud en
caracteres del texto "en los "buenos" tiempos pasados", introduzca la frmula:

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LARGO("en los ""buenos"" tiempos pasados")

Las cadenas de texto pueden tener hasta 255 caracteres incluyendo las comillas. Una
constante de texto que no contiene caracteres, se escribe como "" y se llama "texto vaco".
Nota. Si no pone entre comillas el texto que se usa como argumento, Microsoft Excel
supondr que es un nombre e intentar reemplazarlo con el valor al que hace referencia ese
nombre. Si dicho texto sin comillas no es un nombre, y por lo tanto no tiene ningn valor
asociado, Microsoft Excel devuelve el valor de error #)NOMBRE?
Valores lgicos. Los valores lgicos son VERDADERO y FALSO. Los argumentos lgicos
tambin pueden ser enunciados, por ejemplo B10>20 cuyo resultado ser VERDADERO o
FALSO.
Valores de error. Ejemplos de valores de error son #(DIV/0!, #N/A, #)NOMBRE?, #(NULO!, #
(NUM!, #(REF! y #(VALOR!
Referencias. Ejemplos de referencias son $A$10; A10; $A10; A$10; L1C1 o L[10])C[(-10]).
Pueden ser referencias a celdas individuales, a rangos o a selecciones mltiples, y pueden
ser relativas, absolutas o mixtas.
Cuando se usa una referencia como argumento que se supone es un nmero, texto, valor de
error o valor lgico, el contenido de las celdas especificadas por la referencia se usa como
argumento. Las funciones que devuelven referencias muestran el valor contenido en la
referencia, en lugar de la referencia. Para indicar una seleccin mltiple como argumento
nico de la referencia, encierre la referencia en un segundo par de parntesis, por ejemplo:
SUMA((E5:E8;E10:E18); PROMEDIO(A1:A5))
Matrices. Las matrices permiten personalizar la forma en que los argumentos y las
funciones se introducen en las celdas. Las matrices se pueden usar como argumentos y las
frmulas pueden ser introducidas como frmulas matriciales; por ejemplo, ={SUMA(B2:
D2*B3:D3)}. El uso de matrices puede simplificar el modelo de ciertas frmulas para hojas
de clculo y permite economizar memoria.

Uso del punto y coma en una lista de argumentos

Debe separar cada argumento con un punto y coma, pero evite escribir puntos y comas
innecesarios. Si utiliza un punto y coma para indicar el lugar de un argumento pero no
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introduce el argumento, Microsoft Excel lo sustituir por el valor predeterminado para ese
argumento, a menos que dicho argumento sea requerido. Por ejemplo, si introduce (;arg2;
arg3) como argumentos de una funcin para hoja de clculo que acepta tres argumentos,
Microsoft Excel sustituye arg1 por un valor adecuado. Si introduce (arg1;;), Microsoft Excel
sustituye arg2 y arg3 por valores adecuados.
En las funciones para hojas de clculo y en particular en las funciones que cuentan el
nmero de argumentos antes de calcular, cada punto y coma adicional afecta al clculo de
argumentos y, por lo tanto, a la forma en que se calcula la funcin. Por ejemplo, PROMEDIO
(1;2;3;4;5) devuelve 3, pero PROMEDIO(;;1;2;3;4;5) devuelve 2,14.
Para la mayora de los argumentos el valor utilizado para sustituir un argumento omitido es
0, FALSO o "" (texto vaco), dependiendo del tipo de datos que deba tener el argumento.
Cuando los argumentos tipo referencia se omiten, el valor predeterminado usado es
generalmente la celda o la seleccin activa.
Por ejemplo, si en la funcin CELDA se omite el segundo argumento y se especifica "formato"
para el primero, la celda que est seleccionada se introducir como referencia
predeterminada. Si un argumento omitido se supone que es otro valor, la descripcin del
argumento se lo indicar.
Nota. Si est usando una referencia como argumento y esa referencia usa una coma como
operador de unin, encierre la referencia entre parntesis. Por ejemplo, la funcin REAS
acepta un solo argumento que es una referencia. Si intenta introducir la frmula AREAS(A1;
C1), Microsoft Excel interpreta A1 y C1 como dos argumentos separados y muestra el
mensaje "Demasiados argumentos". La forma correcta sera AREAS((A1;C1)).

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Qu es una plantilla?
Una plantilla es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros
libros de trabajo del mismo tipo. Por ejemplo, puede crear un libro de trabajo de informes de
ventas, guardarlo como una plantilla y luego crear informes de ventas semanales basados en
la plantilla.
Adems de crear nuevos libros de trabajo basados en plantillas, puede insertar hojas de
plantillas en libros de trabajo.
Las plantillas pueden contener:

Texto y grficos, tales como el nombre y el logotipo de la empresa.

Formatos y distribuciones de pgina, tales como estilos, encabezados y pies de pgina.

Frmulas y macros.

Cuando abre una plantilla, Microsoft Excel crea una copia de la misma para que trabaje con
ella. Esto deja intacta a la plantilla original para la prxima vez que la necesite.
Para realizar una aproximacin al funcionamiento de las plantillas se analizan los siguientes
temas:
Cmo acceder rpidamente a las plantillas
Crear nuevos libros de trabajo e insertar hojas nuevas con una plantilla
automtica
Introduccin a la creacin de libros de trabajo a partir de plantillas
Introduccin a la creacin y edicin de plantillas de libro de trabajo
Introduccin al modo de insertar hojas nuevas en libros a partir de plantillas

Cmo acceder rpidamente a las plantillas

1.
2.
3.
4.
5.

Cree el libro de trabajo deseado o abra uno existente.

En el men Archivo, elegir Guardar como.
En el cuadro "Nombre de archivo", escribir el nombre que se desee.
En el cuadro "Guardar archivo como", elegir "Plantilla".
En el cuadro "Directorios", seleccionar el directorio de inicio INICIAR o el directorio de
inicio adicional.

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6. Elegir Aceptar.
La prxima vez que se elija el comando Nuevo del men Archivo, la plantilla aparecer en la
lista del cuadro de dilogo.

Crear nuevos libros de trabajo e insertar hojas nuevas con una plantilla automtica
Puede crear plantillas especiales, llamadas plantillas automticas, en el directorio de inicio o
directorio de inicio adicional. Las plantillas automticas luego pueden utilizarse como base
para todos los libros de trabajo nuevos y todas las hojas nuevas que inserte en los libros de
trabajo. Las plantillas automticas son simplemente plantillas guardadas con un nombre
especfico, en una ubicacin especfica.

Introduccin a la creacin de libros de trabajo a partir de plantillas

Para crear un nuevo libro de trabajo basado en una plantilla, tan slo abra la plantilla.
Microsoft Excel crea una copia de la plantilla en la cual usted trabaja y deja la plantilla
original intacta.
Puede guardar las plantillas en el directorio de inicio o el directorio de inicio adicional, de
manera que pueda seleccionarlas cuando elija el comando Nuevo del men Archivo.
Tambin puede crear plantillas automticas en el directorio de inicio o en el directorio de
inicio adicional, las cuales se convierten en la base para las hojas nuevas que inserta en los
libros de trabajo.
Nota. Cuando vincule libros de trabajo, no utilice la plantilla original como libro de trabajo
fuente. Como siempre se trabaja con una copia creada a partir de una plantilla, los vnculos
de la plantilla original se rompern. Sin embargo, puede crear frmulas que hagan
referencia a otras hojas en la misma plantilla.

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Introduccin a la creacin y edicin de plantillas de libro de trabajo

Puede guardar cualquier libro de trabajo como una plantilla. Una vez guardada la plantilla,
puede crear nuevos libros de trabajo basados en ella. Tambin puede abrir la plantilla
original para editarla.
Adems, puede crear plantillas automticas en el directorio de inicio o el directorio de inicio
adicional para cambiar el libro de trabajo predeterminado. Cuando crea plantillas
automticas, puede usarlas como base para todos los nuevos libros de trabajo que crea y
para todas las hojas nuevas que inserta en los libros de trabajo.

Introduccin al modo de insertar hojas nuevas en libros a partir de plantillas

Puede insertar hojas de una plantilla en el libro de trabajo. Tambin puede crear plantillas
automticas en el directorio de inicio o en el directorio de inicio adicional las cuales sirven
de base para las hojas nuevas que inserte en los libros de trabajo.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Consolidacin de datos
Los datos de una o ms reas fuente se pueden resumir consolidndolos. Microsoft Excel le
ofrece dos mtodos para consolidar datos:
- Por posicin, cuando sus reas fuente tienen exactamente la misma distribucin.
- Por categora, cuando sus reas fuente tienen una distribucin diferente.
Para consolidar datos, primero debe definir un rea de destino para la informacin
resumida. El destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos fuente o en otra
hoja de clculo. Los rtulos de datos en las reas fuente no se copian al rea de destino
cuando se consolida por posicin. Si quiere que los rtulos aparezcan en la hoja de destino,
escrbalos. A continuacin seleccione un rea de destino bajo los rtulos de columna y a la
derecha de los rtulos de fila que ha escrito en la hoja de clculo de destino.
Despus defina las fuentes de los datos que desea resumir. Una definicin de reas fuente
puede ser de cualquiera de las siguientes formas.
Use las siguientes formas cuando:

Referencias de celda. Las reas fuente y el rea de destino estn en la misma hoja de
clculo.
Referencias de hoja y de celda. Las reas fuente y el rea de destino estn en hojas de
clculo diferentes.
Referencias de libro, de hoja y de celda. Las reas fuente y el rea de destino estn en
libros de trabajo diferentes.
Referencias de ruta de acceso completa, de libro, de hoja y de celda. Las reas fuente
y el rea de destino estn en libros de trabajo diferentes en diferentes ubicaciones en
el disco.
Nombre de un rea con nombre. El rea fuente es un rea con nombre.

Una vez que consolide los datos, podr darle nombre a la referencia de un rango de celdas
de un rea fuente, para poder continuar consolidando los mismos datos aun si los datos
fuente se mueven a otra ubicacin. Tambin podr expandir la consolidacin para incluir
reas fuente adicionales o para reducir el campo de consolidacin eliminando reas fuente.
Comando Consolidar
Comando Buscar objetivo
Buscar una solucin especfica a una frmula utilizando el comando Buscar
objetivo
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Comando Consolidar (men Datos)

Recopila los datos de una o ms reas fuente y los muestra en una tabla en un rea de
destino. Para consolidar datos, primero defina un rea de destino en donde la informacin
recopilada pueda aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos
fuente, en otra hoja de clculo o en otro libro de trabajo.
Despus, seleccione las fuentes de los datos que desea consolidar. Las fuentes pueden estar
en una hoja de clculo, en varias hojas de clculo o en varios libros de trabajo.

Cuando varias reas fuente contienen datos similares pero estn dispuestos de
manera diferente, este comando puede consolidar los datos por categora, usando
rtulos.
Si consolida por categoras usando rtulos, debe incluir los rtulos que desea que
aparezcan en el rea de destino, en las selecciones de las reas fuente.
Cuando varias reas fuente incluyen categoras de datos similares dispuestos de
manera idntica, este comando puede consolidar los datos segn la posicin,
utilizando referencias de celdas y de archivos para guiar la presentacin de la tabla de
consolidacin.
Si consolida por posicin usando referencias de celdas, no incluya rtulos de categora
en las reas fuente que selecciona.

Este comando puede consolidar datos con vnculos a hojas de clculo con fuentes externas.
Funcin. Especifica la funcin que debe usar Microsoft Excel al consolidar los datos.
Referencia. Especifica un rea fuente para ser agregada a la consolidacin. Puede
especificar hasta 255 reas fuente para consolidar. Las hojas de clculo que contienen las
reas fuente no necesitan estar abiertas durante la consolidacin. Aunque puede usar hojas
de clculo que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas
de clculo fuente antes de consolidar.
Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:
Use esta forma

Cuando

Referencias de celdas

Fuente y destino estn en la misma hoja de

clculo

Referencias de hojas y celdas

Fuente y destino estn en hojas de clculo

diferentes

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Referencias de libros, hojas y celdas

Fuente y destino estn en libros de trabajo

diferentes

Referencias de ruta de acceso, libros,

hojas y celdas

Fuente y destino estn en libros de trabajo

diferentes y ubicaciones diferentes en el disco

Nombre de un rea con nombre

El rea fuente es un rea con nombre

Todas las referencias. Enumera todas las referencias de las reas fuente que ha elegido
para la consolidacin.
Usar rtulos en. Especifica si deben usarse los rtulos de la fila superior de las reas
fuente, de la columna izquierda, ambos o ninguno. Estas casillas de verificacin slo tienen
aplicacin cuando se consolidan datos por categora. Varias reas fuente deben presentarse
y estar rotuladas de manera idntica para que esta opcin funcione adecuadamente.
Cuando consolida datos por categora, asegrese de incluir los rtulos de la categora en las
reas fuente que selecciona para la consolidacin. Microsoft Excel transfiere estos rtulos al
rea de destino automticamente.
Crear vnculos con datos fuente. Crea vnculos desde el rea de destino a las reas fuente
cuando consolida datos para que el rea de destino se actualice automticamente siempre
que cambien los datos fuente.
Microsoft Excel crea una frmula de vinculacin para cada celda e inserta filas o columnas
en el rea de destino para que contengan las frmulas de vinculacin para cada parte de los
datos fuente. Despus, el rea de destino se agrupa con las frmulas de vinculacin
ubicadas en las filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categoras en el rea
de destino.
Examinar. Abre un cuadro de dilogo en el que puede seleccionar un archivo con reas
fuente para agregar a la lista "Todas las referencias". El nombre del archivo que usted
selecciona se pega en el cuadro "Referencia". Debe agregar la referencia de celda o de rango.
Agregar. Agrega la referencia del rea fuente especificada en el cuadro "Referencia" a la
consolidacin. La nueva rea fuente aparece en el cuadro "Todas las referencias". Use el
botn "Agregar" cuando desee especificar ms de un rea fuente.
Eliminar. Elimina la referencia del rea fuente mostrada en el cuadro "Referencia".
Crear vnculos con los datos fuente. Pueden crearse vnculos con los datos fuente para
una tabla de consolidacin existente o cuando se crea una tabla de consolidacin.
En el siguiente procedimiento se supone que existe una tabla de consolidacin.
[Link] (3 of 6)17-04-2007 10:16:53

19

Importante. Si la hoja de clculo que contiene el rea destino tambin contiene un esquema
o se ha usado anteriormente para una consolidacin vinculada, no cree una nueva
consolidacin sin antes quitar el esquema y las frmulas de vinculacin de consolidacin.,
De lo contrario, puede alterarse la hoja de destino. Para verificar la consolidacin antes de
crear los vnculos, realice primero una consolidacin sin vnculos y despus la consolidacin
vinculada. El comando Deshacer no se puede usar en una consolidacin en la que se han
creado vnculos.

1. En el men Datos, elegir Consolidar.

2. Seleccionar la casilla de verificacin "Crear vnculos con datos fuente".
3. Elegir el botn "Aceptar".
Microsoft Excel consolida los datos de las reas fuente y agrega las filas y columnas de
esquema segn sea necesario.

Comando Buscar objetivo (men Herramientas)

Ajusta el valor de una celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda
alcanza el resultado especificado.
Definir la celda. Especifica la celda que contiene la frmula para la cual se desea encontrar
una solucin. Puede ingresarse una referencia de celda o un nombre en este cuadro.
Con el valor. Especifica el nuevo valor al que se desea llegar.
Cambiando la celda. Especifica la celda cuyo valor Microsoft Excel cambia a fin de lograr el
resultado deseado. La frmula para la cual se desea encontrar una solucin debe referirse,
directa o indirectamente, a esta celda. Puede ingresarse una referencia de celda o un
nombre en este cuadro.
Aceptar. Muestra el cuadro de dilogo Estado de la bsqueda, donde se encuentran las
siguientes opciones:

Cancelar. Detiene el clculo y conserva el valor original.

Paso a paso. Avanza paso a paso por el proceso de bsqueda del objetivo.
Pausa. Interrumpe el clculo. Cuando se elige el botn Pausa, se convierte en el botn
"Continuar".
Continuar. Contina el clculo despus de una pausa. Cuando se elige el botn

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"Continuar", vuelve a convertirse en el botn "Pausa".

Aceptar. Reemplaza el valor de la celda especificado en el cuadro "Cambiando la
celda", con el nuevo valor.

Buscar una solucin especfica a una frmula utilizando el comando Buscar objetivo
Frecuentemente se conoce el resultado que se desea obtener de una frmula pero se ignoran
los valores de entrada que requiere la frmula para obtenerlo. Para encontrar una solucin a
una frmula de este tipo se puede emplear la bsqueda de objetivos. Cuando se empela la
bsqueda de objetivos, Microsoft Excel vara el valor en una celda especfica hasta que la
frmula que depende de ella obtiene el resultado deseado. La bsqueda de objetivos le evita
perder tiempo realizando anlisis de ensayo y error. Para buscar una solucin especfica a
una frmula:

1. En el men Herramientas, elegir Buscar objetivo.

2. En el cuadro "Definir la celda", introducir la referencia o el nombre de la celda que
3.
4.

5.
6.
7.

8.

contiene la frmula para la que desea encontrar una solucin especfica. Se puede
escribir la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de clculo.
En el cuadro "Con el valor", introducir le valor deseado.
En el cuadro "Cambiando la celda", introducir la referencia de la celda que contiene el
valor que va a cambiarse en la resolucin hasta alcanzar el resultado deseado. Se
puede escribir la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de clculo.
Es importante asegurarse de introducir la referencia de una celda que contenga un
valor del que depende la frmula original, ya sea directa o indirectamente. No se debe
introducir la referencia de una celda que contiene una frmula.
Elegir el botn "Aceptar". Aparecer un cuadro de dilogo indicando el estado de la
bsqueda del objetivo.
Elegir le botn "Pausa" para detener la bsqueda del objetivo.
Elegir el botn "Paso a paso", despus de elegir el botn "Pausa", si se desea continuar
la bsqueda paso a paso. Elegir el botn "Continuar" para reanudar la bsqueda del
objetivo. Al finalizar, Microsoft Excel muestra los resultados en la hoja de clculo. Si
no ha sido posible obtener la solucin deseada, Microsoft Excel muestra un mensaje.
Si Microsoft Excel obtiene la solucin deseada para la frmula, elegir el botn
"Aceptar" para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo. Para
restaurar los valores originales elegir el botn "Cancelar".

Nota. Si despus de elegir el botn "Aceptar" y reemplazar un valor antiguo con la solucin
nueva, se desea volver al valor original, elegir Deshacer Buscar Objetivo en el men Edicin
inmediatamente despus de terminada la bsqueda.

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20

Tutorial de Excel
Administrador de escenarios
En Excel se pueden crear y guardar conjuntos de valores de entrada que producen
resultados diferentes como escenarios. Un escenario es un grupo de valores de entrada
denominados celdas cambiantes que se han guardado con un nombre provisto por el
usuario.
Cada conjunto de celdas cambiantes representa un conjunto de supuestos "Y si..." que
puede ser aplicado a un modelo de hoja de clculo para ver los efectos causados en otras
partes del modelo. Es posible definir un mximo de 32 celdas cambiantes por escenario.
Para trabajar con escenarios, utilizar el cuadro "Escenarios" de la barra de herramientas
"Grupo de trabajo". Gracias al cuadro "Escenarios" se puede definir y presentar rpidamente
los escenarios de una hoja de clculo.
Tambin es posible utilizar el comando Escenarios del men Herramientas que ofrece
funcionalidad adicional para trabajar con los escenarios.
Utilizar el Administrador de escenarios para:

Crear mltiples escenarios con mltiples conjuntos de celdas cambiantes.

Ver en la hoja de clculo los resultados de cada escenario.
Crear un informe de resumen de todos los valores y los resultados.
Combinar en un solo modelo de escenario los escenarios de un grupo.
Proteger los escenarios contra la modificacin y para ocultarlos.
Llevar un control de las modificaciones con una historia de escenario automtico.
Crear un escenario
Comando Administrador de escenarios

Crear un escenario

1. Introducir los valores que desea utilizar n las celdas cambiantes que han de ser
incluidas en el escenario.
2. Seleccionar todas las celdas cambiantes que desea en el escenario.
3. Escribir le nombre del escenario en el cuadro "Escenarios".

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4. Presionar "Entrar".
Para agregar otro escenario en el cuadro "Escenarios"
Para crear escenarios con el comando Escenarios

Comando Administrador de escenarios (men Herramientas)

Un escenario es un grupo de valores de entrada al que se le ha dado un nombre que puede
sustituir en un modelo de hoja de clculo.
Crea y guarda diferentes conjuntos de datos como escenarios separados. Puede usar estos
escenarios para ver varios resultados basndose en diferentes suposiciones. Tambin puede
crear informes que muestran los valores de celda cambiantes y los valores de celda
resultantes para cada escenario.
Puede usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante para un escenario.
Si define o crea nombres para las celdas cambiantes usando el comando Nombre del men
Insertar, los nombres aparecern en el cuadro de dilogo Agregar escenario, que se
encuentra junto a los datos contenidos en la celda.
Escenarios. Enumera los escenarios existentes en la hoja activa.
Celdas cambiantes. Presenta las celdas que contienen los datos que van a cambiar en cada
escenario.
Observaciones. Presenta la fecha en que se cre o se edit un escenario, el nombre del
usuario que cre o modific el escenario y cualquier texto que haya escrito.
Mostrar. Presenta en la hoja de clculo los valores de las celdas cambiantes que
corresponden al escenario seleccionado en el cuadro "Escenarios". La hoja de clculo se
vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos.
Agregar. Presenta el cuadro de dilogo Agregar escenario donde puede especificar los
valores para cada celda cambiante. Se sugieren los valores actuales de la hoja de clculo.
Eliminar. Elimina el escenario que se ha seleccionado en el cuadro "Escenarios".

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Editar. Presenta el cuadro de dilogo Editar escenario donde figuran el nombre del
escenario, las referencias de las celdas cambiantes y cualquier comentario sobre el escenario.
Combinar. Presenta el cuadro de dilogo Combinar escenarios que le permite combinar
escenarios de cualquier hoja de cualquier libro de trabajo abierto.
Resumen. Presenta el cuadro de dilogo Resumen del escenario que le permite crear
informes de resumen o de tablas dinmicas.
Cerrar. Cierra el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Crear notas de texto
Para agregar una nota de texto:

1. Seleccionar la celda en la que se desea incluir la nota.

2. En el men Insertar, elegir Notas. Mtodo abreviado: MAYSCULAS+F2 o haciendo

clic en el botn "Mostrar notas" en la barra de herramientas de Auditora.

3. En el cuadro "Texto de la nota" escribir el nuevo texto o editar el existente. El texto
que se escriba se correr automticamente a la siguiente lnea. Para insertar un salto
de lnea o de prrafo presionar INTRO.
4. Al finalizar de escribir la nota, elegir el botn "Aceptar".
Para crear mltiples notas rpidamente:

1. Seleccionar la primera celda en la que se desee incluir una nota.

2. En el men Insertar, elegir Notas.
3. En el cuadro de texto "Texto de la nota", escribir el texto de la nueva nota o editar el
4.
5.
6.
7.
8.

texto de la nota existente.

Elegir el botn Aceptar.
Seleccionar la siguiente celda en la que se desee escribir una nota o escribir la
referencia en el cuadro "Celda".
En el cuadro "Texto de la nota" eliminar el texto de la nota anterior y escribir el texto
de la nueva nota.
Elegir el botn "Agregar".
Repetir los pasos 5 a 7 por cada nota adicional que se desee crear.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Macros: Automatizacin de tareas de uso frecuente
Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Una macro se graba igual que se graba msica en un casete. A continuacin, se ejecuta la
macro para que repita los comandos.
Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que
ejecute la macro. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn
las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en
un nuevo mdulo adjunto a un libro. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar
macros, copiar macros de un mdulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar
de nombre a los mdulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.
Grabar una macro
Ejecutar una macro
Asignacin de una macro al men Herramientas, a un botn o a un objeto grfico
Escritura y edicin de una macro

Grabar una macro

En el men Herramientas, elegir Grabar/Grabar nueva macro.
En el cuadro Nombre de la macro, escribir un nombre para la macro.
Escribir una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin.
Para establecer opciones para la macro, elegir el botn Opciones y despus establecer
las opciones.
5. Elegir el botn Aceptar.
6. Realizar todas las acciones que se desee grabar.
7. Hacer clic en el botn Finalizar grabacin. (Tambin se puede elegir el comando
Grabar en el men Herramientas y despus el comando Finalizar grabacin.)

1.
2.
3.
4.

Ejercicio. Grabar una macro para establecer el formato a asignar a un libro de trabajo. Le
asignaremos el nombre Diseo. El formato que se pretende aplicar es el siguiente:

Para cada hoja del libro:

Letra: Arial, 12p, negrilla y cursiva.
Formato numrico: Nmero con separador de miles.

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Ttulo: situado en la primera fila, fondo azul, letra blanca, tamao 14p y
centrado el texto en las columnas AH.

Para el libro completo: Fuente Arial.

Ejecutar una macro

1. En el men Herramientas, elegir Macro.

2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o seleccionar un nombre.
3. Elegir el botn Ejecutar. Este botn ejecuta, modifica o elimina la macro seleccionada.
En el men Herramientas/Macro aparecen las siguientes opciones:

Nombre o referencia de la macro. Enumera todas las macros de Microsoft Excel en

las hojas de macro abiertas y todos los procedimientos en los mdulos abiertos de
Visual Basic.
Ejecutar. Ejecuta la macro o el procedimiento seleccionado.
Paso a paso. Ejecuta la macro o el procedimiento lnea por lnea.
Editar. Abre la macro o el procedimiento seleccionado en un mdulo de Visual Basic.
Eliminar. Elimina la macro o el procedimiento seleccionado.
Opciones. Abre el cuadro de dilogo Opciones de la macro. Este cuadro de dilogo
asigna opciones adicionales a la macro.
Descripcin. Ofrece detalles acerca del autor de la macro, la fecha de grabacin o
cualquier otra informacin pertinente a la macro.
Asignar a. Asigna la macro a un comando del men Herramientas y asigna una tecla
de mtodo abreviado a la macro.
Informacin de Ayuda. Provee texto para la macro en la barra de estado, asigna un
identificador del tema de Ayuda a la macro y ubica a la macro en una categora de
funcin en el Asistente para funciones.

Ejercicio. Ejecutar la macro realizada en el punto anterior en algn libro de trabajo

realizado con anterioridad.

Asignacin de una macro al men Herramientas, a un botn o a un objeto grfico

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Una vez que haya grabado una macro, la puede adjuntar a un elemento del men, a un
botn o a otro objeto grfico, y hacerla tan accesible y conveniente como los comandos de
men incorporados y los botones de Microsoft Excel.
Una macro asignada al men Herramientas est siempre disponible. Una macro asignada a
un botn en la hoja est disponible cuando cambia a dicha hoja. Una macro asignada a un
botn de barra de herramientas est disponible cuando se muestra la barra de herramientas.
Cuando asigne una macro a un botn de la barra de herramientas, utilice uno de los
botones no utilizados que se encuentran en la categora Personalizadas. Si asigna la macro
a un botn incorporado ya usado por Microsoft Excel, estar reemplazando la funcin
normal del botn con la de la macro.
a) Agregar una macro al men Herramientas

1. En el men Herramientas, elegir Macro.

2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o elegir un nombre para la
3.
4.
5.
6.

macro.
Elegir el botn Opciones.
Seleccionar la casilla de verificacin Elemento del men Herramientas, bajo Asignar
a y luego escribir el nombre del comando como se desee que aparezca en el men
Herramientas.
Elegir el botn Aceptar.
Elegir el botn Cerrar.

b) Asignar una macro a un botn en una hoja

1. Hacer clic en el botn Crear botn en la barra de herramientas Dilogo.

2. Situar la cruz donde se desee colocar una esquina del botn.
3. Arrastrar hasta que el botn tenga el tamao y la forma que se desee. Cuando se

suelta el botn del ratn, Excel presenta el cuadro de dialogo Asignar macro.
4. Para asignar una macro existente al botn, escribir o elegir el nombre de la macro en
el cuadro Nombre o referencia de la macro y despus elegir el botn Aceptar. Para
asignar una macro nueva al botn, elegir el botn Grabar macro y proceder con los
pasos para grabar una macro.
Ejercicio. En la Hoja 1 del libro de trabajo se van a introducir tres botones (Recuerde: Barra
de Herramientas Dilogo) cada uno de los cuales servir para movernos entre las hojas 2 a
4 del libro de trabajo.
c) Asignar una macro a un botn existente en una barra de herramientas

1. En el men Ver, elegir Barras de Herramientas/Personalizar. Aparece el cuadro de

dilogo correspondiente y se suspende la funcin normal del botn incorporado de la

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22

2.

3.
4.

5.

barra de herramientas.
Si el botn incorporado se muestra actualmente en una barra de herramientas, haga
clic en el mismo. O bien, si el botn incorporado no se muestra, seleccionar la
categora deseada en el cuadro Categoras y despus arrastrar el botn a cualquier
barra de herramientas visible.
En el men Herramientas, elegir Asignar macro.
Para asignar una macro existente al botn de la barra de herramientas, escribir o
elegir el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y
despus elegir el botn Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botn
incorporado de la barra de herramientas, elegir el botn Grabar Macro y despus
seguir los pasos para grabar una macro.
Si es necesario, elegir el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Personalizar.

d) Asignar una macro a un botn personalizado en una barra de herramientas.

1. En el men Ver, elegir Barra de herramientas.

2. Para agregar un botn personalizado a una barra de herramientas nueva, seleccionar

3.
4.
5.

6.

el texto en el cuadro Nombre de la barra, escribir el nombre de la barra de

herramientas nueva y despus el botn Nueva. Para agregar el botn personalizado a
una barra de herramientas existente, elegir el botn Personalizar.
En el cuadro Categoras, elegir Personalizadas.
Arrastrar el botn personalizado desde el cuadro hasta una barra de herramientas
visible. El botn se agrega donde se coloque en la barra de herramientas y aparece el
cuadro de dilogo Asignar macro.
Para asignar una macro existente al botn de la barra de herramientas, seleccionar el
nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y despus elegir
Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botn personalizado de la barra de
herramientas, elegir el botn Grabar macro y despus seguir los pasos para grabar
una macro.
Si es necesario, elegir el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Personalizar.

e) Asignar una macro a un objeto grfico

1. Hacer clic en el objeto grfico para seleccionarlo. Si el objeto es un botn de hoja de

clculo o ya tiene una macro asignada, mantener presionada la tecla CTRL y despus
hacer clic en el objeto.
2. En el men Herramientas, elegir Asignar macro.
3. Para asignar una macro existente al objeto grfico, escribir o seleccionar el nombre de
la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y despus elegir Aceptar. O
bien para asignar una macro nueva al objeto grfico, elegir el botn Grabar macro y
despus seguir los pasos para grabar una macro.
Ejercicio. Realizar un grfico en la hoja 10 del libro de trabajo. En la Hoja 1 del mismo
libro, insertar una imagen predeterminada y asignarle una macro que sirva para ver el
grfico. (Nota: la imagen a insertar puede ser cualquiera, por ejemplo del directorio

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Windows).
f) Cambiar la macro asignada a un botn o a un objeto grfico
El siguiente procedimiento cambia la macro asignada a un botn o a un objeto grfico en
una hoja. Para cambiar la macro asignada a un botn personalizado en una barra de
herramientas, elegir el comando Barra de herramientas del men Ver y luego elegir el botn
Personalizar. Despus:

1. Mantener presionada la tecla CTRL y despus elegir el botn o el objeto grfico.

2. En el men Herramientas, elegir Asignar macro.
3. Para asignar una macro existente al botn o al objeto grfico, escribir o elegir el

nombre de la macro y Aceptar. O bien para eliminar una macro asignada al botn o
al objeto grfico, eliminar el nombre de la macro del cuadro Nombre o referencia de
la macro y Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botn o al objeto
grfico, elegir el botn Grabar macro y despus seguir los pasos para grabar una
macro.

Escritura y edicin de una macro

La Grabadora de macros crea una macro observando lo que usted realiza, convirtiendo estas
acciones en un cdigo en Visual Basic y almacenando el cdigo en un mdulo de Visual
Basic en un libro de trabajo. Sin embargo, a menudo es necesario personalizar una macro
grabada o crear una nueva, debido a que la Grabadora no siempre graba exactamente lo que
usted desea.
Los pasos que se siguen para editar una macro existente o para escribir una nueva son
similares a los que se siguen para crear una funcin definida por el usuario. Tambin puede
usar la Grabadora de macros para grabar cdigo nuevo dentro de una macro existente.
a) Editar una macro

1. En el men Herramientas/Macro.
2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro escribir o seleccionar el nombre de la
macro que se desea mostrar.
3. Elegir el botn Editar.
4. Mover el punto de insercin y escribir un nuevo cdigo, o eliminar el cdigo existente
segn sea necesario.

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b) Escribir una macro

1. Para cambiar a un mdulo de Visual Basic en el libro de trabajo activo, elegir la ficha
2.
3.
4.
5.
6.

correspondiente. O bien, para crear un mdulo de Visual Basic nuevo, elegir Insertar/
Macro/Mdulo.
En el mdulo, escribir Proced seguido por el nombre de la macro.
Si hay argumentos, escribirlos entre parntesis y separados por un punto y coma.
Presionar Aceptar.
Escribir el cdigo.
Escribir Fin Proced y despus Aceptar.

c) Grabar cdigo en una macro existente

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cambiar al mdulo de Visual Basic que contenga la macro.

Colocar el punto de insercin en la macro donde se desea agregar el cdigo.
Elegir Herramientas/Grabar/Marcar posicin para grabar.
Cambiarse a la hoja que contenga las tareas nuevas que se desee grabar.
En el men Herramientas, elegir Grabar/Grabar desde marca.
Realizar las tareas que se desea grabar.
En el men Herramientas, elegir Grabar/Finalizar grabacin.

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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Tutorial de Excel
Introduccin a los valores de error
Excel presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular una frmula correctamente.
Si una frmula incluye la referencia de una celda que contiene un valor de error, sta tambin
devolver un valor de error, (a menos que se estn utilizando las funciones especiales de la hoja de
clculo ESERR, ESERROR o ESNOD, que buscan valores de error). Posiblemente sea necesario
rastrear las referencias anteriores en una serie de celdas para encontrar la causa del error.
Valor de error

Significado

#(DIV/0!

La frmula est tratando de dividir entre cero

#N/A

No hay ningn valor disponible. Normalmente, el usuario introduce este valor

directamente en las celdas de la hoja de clculo que contendrn los datos que
todava no estn disponibles. Las frmulas que se refieren a aquellas celdas
devolvern #N/A en vez de calcular un valor

##########

Excel no reconoce el nombre utilizado en la frmula.

#(NULO!

El usuario especifica una interseccin de dos reas que no se cruzan

#(NUM!

Existe un problema con un nmero

#(REF!

La frmula se refiere a una celda que no es vlida

#(VALOR!'

Se utiliza un argumento o un operando equivocado

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Lpez Gonzlez, E. y Mendaa Cuervo, C. (2000): "Temtica de Contabilidad de Gestin". Universidad de Len.

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