Manual Microsoft Project 2007

MICROSOFT PROJECT 2007

Contenido
01- CREAR UN ARCHIVO.......................................................................................................................................4
02- DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO.............................................................................................7
03- Para Modificar Un Calendario Base.............................................................................................................8
04- Para Crear Un Calendario Nuevo................................................................................................................11
05- COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO.................................................................14
06- AGREGAR TAREAS AL PROYECTO.........................................................................................................15
07- IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL.............................................................................16
08- ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA..........................................................................22
09- COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO.......................................................27
10- ESCALAS TEMPORALES.............................................................................................................................30
11- ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO.......................................................................................35
12- DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS...............................................................................................38
13- ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS............................................................................................41
14- CREACIN DE HITOS EN UN ESQUEMA.................................................................................................45
15- CONFIGURACION DE RECURSOS.............................................................................................................46
16- PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE......................................................................................46
17- DISPONIBILIDAD DE RECURSOS..............................................................................................................60
18- PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO.............................................62
19- VERIFICACIN DE LOS RECURSOS.........................................................................................................66
20- RUTAS Y TAREAS CRTICAS......................................................................................................................68
21- VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS..................................................................................................72
22- DIVISIN DE TAREAS....................................................................................................................................80
23- CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN...........................................................................................................83
24- DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN......................................................................................88
25- SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.................................................................................................................89
26- ESTABLECER UNA LNEA BASE...............................................................................................................89
27- Revisar la informacin de resumen prevista y real...............................................................................98
28- Para borrar una lnea de base.....................................................................................................................99
29- ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS........................................................................100
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30- Actualizar el proyecto segn la programacin.....................................................................................100

31- Introducir el porcentaje completado.......................................................................................................103
32- Introducir la duracin real..........................................................................................................................106
33- Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas..........................................................108
34- ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS..........................109
35- Introducir el porcentaje de trabajo completado...................................................................................109
36- Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado...............................................................112
37- Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo...........................................................116
38- PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO.................................................................................118
39- PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS......................................................120
40- PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS....................................................................................120
41- Como especificar costos variables para los recursos de trabajo...................................................121
42- Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo............................................................122
43- Como establecer los costos para los recursos del material.............................................................124
44- Como establecer varios costos para un recurso:................................................................................126
45- CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS.............................................................................128
46- COMO ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS.....................................................................131
47- PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS..............................................................................133
48- REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS............................................................................................135
49- ACTUALIZACIN MANUAL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO......................................................142
50- SUPERVISIN DEL PROYECTO...............................................................................................................144
51- INFORMES SOBRE EL PROYECTO.........................................................................................................152
52- ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES:..................................................................................................157
53- PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS....................................................................................162

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1- CREAR UN ARCHIVO
Inicie el programa
En el Men Inicio haga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione

si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

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En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha

de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado
desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se
programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible).
Cuando ya tenga toda la informacin clara:

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Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto

En el cuadro de dilogo que aparece escriba:
Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa
calcular automticamente la fecha de fin.
Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o
desde el final del proyecto.
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el
cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto.
Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de
Hoy para iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha
modifquela.

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Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de Dilogo.

2- DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas
de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al
proyecto en general.
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una
hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa
para el proyecto, las tareas y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta
las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la
maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana,
sin detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto:
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Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das de
descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a
implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas
y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.
Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar
algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

3- Para Modificar Un Calendario Base

En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea
modificar.

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S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con

que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde
vaya a realizar el cambio.
Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir
la duracin de varios das, semanas o meses.
Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la
excepcin.
Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la
opcin Desde y Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la
casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.

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Para terminar clic en aceptar.

Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea
cambiar presionado la techa Shift (Maysculas) y desplazndose con las fechas.
En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin.
Clic en Detalles.
En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de
clic en Aceptar.
En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece
resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted haya
ingresado.
En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza
Project para cada caso.

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4- Para Crear Un Calendario Nuevo

Lo ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un
calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes,
horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Clic en Herramientas Opciones
Clic en Calendario. En el cuadro de dilogo que aparece defina las condiciones para
el proyecto.

Cuando haya terminado, d clic en Aceptar.

Abra nuevamente el men Herramientas Cambiar calendario Laboral.
Haga clic en Crear Calendario

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En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario

del proyecto.
Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una copia
del calendario base si desea adaptar un calendario existente.
Clic en Aceptar.

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En la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y

la duracin.
Clic en Detalles.
Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.
Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da (ejemplo:
lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la
informacin.
Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro
color diferente al que tena inicialmente.
Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms
frecuente es generar los cambios en una sola semana.

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5- COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic en Proyecto Informacin del Proyecto
En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar
al proyecto.
Clic en Aceptar.

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6- AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto
no ocurre haga clic en Ver Diagrama de Gantt.
Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre.
Pulse Enter para continuar con la siguiente.
El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de recordarle que debe
ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa
que la duracin de las actividades es ESTIMADA.

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7- IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL

Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacin es hacer que las
personas involucradas en l, utilicen Excel para crear sus listas de tareas y, de este
modo, importar las hojas al Diagrama de Gantt de Microsoft Project. Para esto la
nica condicin que se exige es que las columnas estn el mismo orden que en la
tabla de diagrama de Gantt.
El proceso de importacin de tareas es el siguiente:
Abrir Excel.
Clic en Archivo Nuevo.
Clic en Soluciones hoja de clculo (o en Marmreo o F7 dependiendo de la versin
de Excel que est manejando).
Haga doble clic en Plantilla de Informacin de listas de tareas de Microsoft Project. La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt
predeterminado de Project.

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Escriba las tareas y la informacin necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya

haya escrito toda la informacin del proyecto, vuelva a Microsoft Project.

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Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacin del equipo donde haya guardado la lista de
tareas en Excel. En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel
(con extensin *.xls)

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Haga doble clic en el archivo y le aparecer el Asistente para Importacin.

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Siguiente.

Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacin clic en siguiente.

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Manual Microsoft Project 2007

Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las

tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo.
A continuacin haga clic en Finalizar.

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8- ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo
tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura
jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada.
Las tareas se dividen en dos tipos:
Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas.
Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el
proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son
tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de
resumen de otras subtareas.
Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero inoxidable.
1. Convertir una tarea en una subtarea:
Seala la tarea que vaya a modificar.
En Proyecto haga clic en Esquema.
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Manual Microsoft Project 2007

Clic en Aplicar Sangra.

Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una
tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el
rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben
estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades).
IMPORTANTE:
Existe una forma ms gil de aplicar sangras a las tareas:
Seale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
Haga clic en el botn derecho del Mouse
Clic en Aplicar sangra

Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior
procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangra.

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Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten

mostrar y ocultar las subtareas.
2. Insertar la tarea resumen del proyecto
Haga clic en Herramientas Opciones
Clic en Vista
En Opciones de Esquema active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

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9- COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con
tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
Las vistas ms utilizadas estn disponibles en el men Ver. Pero se pueden
encontrar todas las vistas en el Men Ver Ms Vistas.

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Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1. Haga clic en el men Ver y observe la parte superior del men para ver si aparece
la vista que necesita.
2. Si aparece en la lista, haga clic en el Nombre.
3. Si no aparece haga clic en Ms Vistas. Aparecer la lista completa de las Vistas
que se encuentran disponibles.
4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecer en el rea de trabajo,
sustituyendo la anterior.

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Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la

anterior forma de ver los datos.
Como se mencion anteriormente, en el men Ver aparecen las vistas ms
utilizadas, sin embargo es posible que las necesidades de cada proyecto sean
diferentes y se desee cambiar la configuracin del men, para hacerlo:
En el Men Ver Mas Vistas
Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar.
Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la
casilla Mostrar en el Men.
Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la
verificacin de Mostrar en el Men.

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10- ESCALAS TEMPORALES

La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede
mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por
ejemplo: Ao Mes Semana, Ao Semana - Da.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior
muestra el perodo de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada
muestra dos niveles: das dentro semanas.
Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:
Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.
(El ms conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)
Clic en Formato Escala temporal

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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel
Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de
la programacin, lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das.
TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El
programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn
relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las
columnas.
Para cambiar la tabla de una vista:
Haga Clic en Ver Tabla

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Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic

en Ms Tablas.
En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

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La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a
cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo
Mas Tablas haga clic en Modificar.
Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta
informacin no se perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.

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Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de
la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecer, pero seguir
existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento.

11- ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o
numrico basndose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podra organizar
las tareas por Fecha de Inicio, por Duracin, por Predecesoras, etc. Los pasos para
ordenar la informacin de un proyecto son:
Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar.
Haga clic en Proyecto Ordenar
En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados.
Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submen haga clic en
Ordenar por.

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Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la
informacin.

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Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto,

asegrese que la casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.

12- DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada
de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de
interrogacin se consideran como duraciones estimadas.
Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
Para escribir la duracin de las tareas:
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Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorar
para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar
que es la duracin estimada)
Pulse Enter.
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las
fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se
definieron en la informacin del proyecto. Mientras no se hayan configurado las
dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las
tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto.
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de
los das laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas
es utilizado generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden
detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por
ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se
programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen.
Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la
unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos Para las
duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del
proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, as en el momento
en que se omita alguna informacin el pueda trabajar con esta.
Los pasos para establecer las condiciones de tiempo especficas de cada proyecto
son:
Hacemos clic en Herramientas Opciones

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Manual Microsoft Project 2007

En la pestaa Calendario, escriba las condiciones del proyecto.

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Manual Microsoft Project 2007

Clic en Predeterminar
Clic en Aceptar

13- ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe
tener en cuenta estas cuatro relaciones:
Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la
tarea predecesora
Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la
predecesora.
Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que
comience la tarea predecesora.
Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la
tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est
disponible.
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Manual Microsoft Project 2007

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en
cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se
observa el efecto de los vnculos)
En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras.
Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la
identificacin numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la
tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Men Edicin y dar clic en la
opcin Vincular Tareas.
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el
mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las
identificaciones numricas de las actividades predecesoras separadas por comas.

Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un
valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o
un perodo de tiempo especfico (-4d). Para escribir esta programacin
directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se
debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2
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Manual Microsoft Project 2007

Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecer la informacin de

dependencias. En este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones
entre actividades.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

14- CREACIN DE HITOS EN UN ESQUEMA

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del
proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una tarea (Por
ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0),
por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duracin cero, por lo
tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:
Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el
recuadro con la informacin de la tarea
En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito

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Manual Microsoft Project 2007

Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin
permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya
aplicado sangra), aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la
convencin de hito.

15- CONFIGURACION DE RECURSOS

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un
proyecto estn sobreasignados desde el momento de su concepcin.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que
deben llevar a cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite opuesto
inicialmente, debe revaluarse en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad
de recursos.

16- PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE

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Manual Microsoft Project 2007

Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor
trabaje.
Primera Forma
En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el
recurso.
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.
Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco.
En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.

Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn

la configuracin establecida por el programador y significan la proporcin del
recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Concretadora para
realizar columnas y vigas, si la concretadora estar ocupada por la maana en las
columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de
las actividades).

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Manual Microsoft Project 2007

Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya

no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por
ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml
Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver Hoja de Recursos

En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin
del proyecto.

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Manual Microsoft Project 2007

Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt

Seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos
Haga clic en Herramientas Asignar Recursos
Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.

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Manual Microsoft Project 2007

Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en
Aceptar.

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Manual Microsoft Project 2007

Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de
un chulo en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.
Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el
cuadro de dilogo y repita el procedimiento.
Tercera Forma:
En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los Recursos

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Manual Microsoft Project 2007

All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la

cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro
de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.

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Manual Microsoft Project 2007

Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla

alfabticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista.
Para esto:
Vaya a la tabla de recursos y seleccione en el men Proyecto Ordenar

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Ordenar Por

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Manual Microsoft Project 2007

En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y

luego de clic en Ordenar

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Manual Microsoft Project 2007

Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y
borrarlos.
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya
sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en
un solo da, mas horas de las que puede.
Para esto hay dos mtodos.
Primer Mtodo:
Seale todas las actividades
Por el men Herramientas Asignar Recursos
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos

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Manual Microsoft Project 2007

Aparecern tres tipos de grficos:

Trabajo
Disponibilidad Restante
Trabajo de Asignacin
En la casilla donde aparece el titulo del grfico, seleccione Trabajo de asignacin

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Manual Microsoft Project 2007

Aparecer el siguiente grfico de barras. Las barras azules que estn por debajo
de la lnea negra son recursos que trabajan segn su capacidad mxima. Las barras
rojas que aparecen ms arriba de esta lnea muestra que ese da hay una
sobreasignacin de tiempo para los recursos.
Segundo mtodo
En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern

de color rojo.
Est grfico nos muestra cuantas horas diarias est trabajando nuestros recursos
y dividiendo esto por el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos
que necesito para cumplir el programa de trabajo.

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Manual Microsoft Project 2007

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Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad
especfica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso
diariamente.

17- DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas
fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la
programacin puede hacer lo siguiente:
Estando en el Diagrama de Gantt
Haga clic en Herramientas Asignacin de Recursos

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Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso
y dele doble clic para que aparezca la informacin del recurso.
En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el
recurso estar disponible, tambin podr agregar diferente informacin como el
costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.

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Manual Microsoft Project 2007

Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter

18- PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO

Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Herramientas Asignar Recursos
En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay
junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que
hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo
menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro.
Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que est
buscando no aparece en la lista, haga clic en Ms Filtros
Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar
los recursos que cumplen los criterios seleccionados.
Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic
anteriormente
Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o
simplemente desactive la casilla Filtrar por

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Manual Microsoft Project 2007

Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del
proyecto, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Herramientas
Asignar Recursos
Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que
necesite estar disponible.
Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta
condicin

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Manual Microsoft Project 2007

Usted tambin puede observar la Disponibilidad de los recursos grficamente:

Cuando este en el cuadro de Asignacin de Recursos escoja el recursos que quiera
observar o seale todos los recursos para ver cual se encuentra disponible

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Grficos y selecciones el Grafico de Disponibilidad Restante, cada

color es un recurso diferente

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Manual Microsoft Project 2007

19- VERIFICACIN DE LOS RECURSOS

Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron
la programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo.
Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms
recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir
acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son los dos limitantes
que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.
Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o
seguir el siguiente procedimiento:
En Herramientas Redistribuir Recursos

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Manual Microsoft Project 2007

Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las

condiciones de redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto.
Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces
en el cuadro de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner
horas.

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20- RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular.
Despus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta
crtica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.
Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras
permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible
igual a cero ser crtica.
Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:
En el Men Herramientas Clculo
Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si
la demora es menor o igual a:

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Manual Microsoft Project 2007

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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la
tabla Programacin.
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tablas Programacin

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Manual Microsoft Project 2007

En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada
tarea. El clculo se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si
usted quiere cambiar est demora permisible puede hacerlo directamente sobre
esta tabla.
Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la
programacin en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que
hace sobre las tareas crticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar
la ruta crtica del proyecto y analizar si la que est calculando el programa es la que
se debera aplicar realmente.
Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el
proyecto a la realidad

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Manual Microsoft Project 2007

21- VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.
En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o
rojo y la otra de color negro.
La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color
rojo son las tareas de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en
esta ruta. Las barras de color negro mostrarn el porcentaje de avance del
proyecto cuando se le haga el seguimiento

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Manual Microsoft Project 2007

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Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
Haga clic en Ver Informes

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Manual Microsoft Project 2007

Haga doble clic en Generales

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Manual Microsoft Project 2007

Haga doble clic en Tareas Crticas

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Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto:

Por Proyecto Agrupar Por Crticas.
Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea
amarilla aparecer el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja
Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.

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Manual Microsoft Project 2007

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Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Por Proyecto Agrupar Por Sin
Agrupar
Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas:
Haga Clic en Proyecto Filtro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin solo
aparecern en la tabla las tareas crticas.

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Manual Microsoft Project 2007

Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Todas Las
tareas

22- DIVISIN DE TAREAS

Una de los ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando
tienen tiempo de hacerlo.
Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en
diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino
dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases.
Para dividir una tarea:
Abra el diagrama de Gantt.
En la barra de herramientas Edicin haga clic en Dividir Tareas

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Manual Microsoft Project 2007

En el diagrama de la vista, coloque haga clic en la tarea a vivir y en la fecha que

desea que ocurra la divisin.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta
que toque otra parte

23- CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN

Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de
tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule
automticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la
otra forma es que la calcule cuando usted quiera.
Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones:
Clic en Herramientas Opciones

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en la pestaa Clculo y seleccione Automtico

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Manual Microsoft Project 2007

Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el

procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter.
Igualmente se puede hundir la tecla Mayscula + F9.
En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del
Diagrama de Gantt de Redistribucin.
En el men Ver Mas Vistas
En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de
Redistribucin. Seleccinelo y de clic en Aplicar.
Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos
muestra la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra
como quedo la tarea despus de la redistribucin.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

24- DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN

Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad
ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es
decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas
como un criterio de redistribucin. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas
se deben asignar con una prioridad de 1.000.
Para cambiar la prioridad de las tareas:
En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que
desea cambiar el valor predeterminado de 500.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha General

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Manual Microsoft Project 2007

En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada

de esa tarea

25- SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la
informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado.
Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para
asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn
equilibrados de forma necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la
informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los
recursos comiencen a completar tareas.

26- ESTABLECER UNA LNEA BASE

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto
y la forma como se est ejecutando.
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Manual Microsoft Project 2007

Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en
un momento concreto. La informacin que se almacena es:
Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
Haga Clic en Herramientas Seguimiento Guardar Lnea de Base
Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra
activada cierre el men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt
En la opcin Guardar Lnea de Base asegrese que se ha seleccionado Lnea de
base
En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo
Haga clic en Aceptar

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Manual Microsoft Project 2007

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la

lnea de base puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de
base.
Haga clic en Herramientas - Seguimiento Guardar Lnea de Base para mostrar el
cuadro de dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de
Base est activada

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Manual Microsoft Project 2007

En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea
de base.
Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga
clic en la Lnea de Base correspondiente en la lista.
En Para, active las tareas seleccionadas.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una

tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea.
Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base
existente

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Manual Microsoft Project 2007

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:

En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece
usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada
durante la ejecucin del proyecto (negra).

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Manual Microsoft Project 2007

Igualmente puede utilizar las tablas:

Clic en Ver Tabla Mas Tablas

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Manual Microsoft Project 2007

En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lneas de Base y haga clic Aplicar

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Manual Microsoft Project 2007

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando

tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente
nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la
opcin Para: Proyecto Completo

27- Revisar la informacin de resumen prevista y real

En el men Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.
En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la
informacin del proyecto en forma comparativa

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Manual Microsoft Project 2007

28- Para borrar una lnea de base

Haga clic en Herramientas Seguimiento Borrar Lnea de Base

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Manual Microsoft Project 2007

Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan
Provisional segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea
borrar.
Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
Clic en Aceptar

29- ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project
calcula otras partes. La programacin y los costos se calculan automticamente.
Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar
el que le parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues
esto le permite obtener resultados ms coherentes.

30- Actualizar el proyecto segn la programacin

El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar
informacin a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de
acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de
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Manual Microsoft Project 2007

referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo, las tareas se actualizan de la

siguiente manera:
Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de
trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras
palabras, las fechas programadas de finalizacin se convierten en las fechas de
finalizacin reales hasta la fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de
trabajo completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en
curso durante esa fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de
trabajo completado quedan intactas.
Para actualizar el proyecto segn la programacin:
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto.
Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el proyecto

Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al

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Manual Microsoft Project 2007

Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada

aparecer la fecha de hoy

Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha

comenzado o si se ha completado al 100%, o si est en curso, tambin puede
activar la opcin Por Porcentaje Activado

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Manual Microsoft Project 2007

Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado,

la tarea seguir con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es
anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurar con el 100%
completado.
Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha
programada de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de trabajo
completado, el programa calcular un porcentaje de valor completo.
Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al
0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a
la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor
aparecern en cero Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo
las tareas seleccionadas. Para esto active la opcin Todo el Proyecto o Tareas
Seleccionadas

31- Introducir el porcentaje completado

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.
[Link]

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Manual Microsoft Project 2007

Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:

En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.
En el men Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas

En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de

las tareas.
En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea
negra dentro de las barras.

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Manual Microsoft Project 2007

Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea

Seleccione la Tarea que desea actualizar
Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea
En la pestaa General escriba el porcentaje completado.

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Manual Microsoft Project 2007

32- Introducir la duracin real

Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado.
Puede cambiar la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas
En el cuadro Duracin real escriba el valor.

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Manual Microsoft Project 2007

Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la

duracin restante el respectivo cuadro.
NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el
trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el
porcentaje completado, la duracin real o la duracin restante de tareas o
asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted
pueda controlarlos haga clic en Herramientas Opciones Clculo y quita la
verificacin de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del
recurso

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Manual Microsoft Project 2007

33- Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la
fecha de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas
crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada
cambiar para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de
finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas,
haga lo siguiente:
En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o
finalizacin que desea actualizar.
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar tareas
En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.

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Manual Microsoft Project 2007

Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas

cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas
fechas en la programacin establecida inicialmente.

34- ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE

RECURSOS
35- Introducir el porcentaje de trabajo completado
Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han
completado hasta el momento.
Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos
pasos:
En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Ver Tabla
Trabajo
En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del
porcentaje de trabajo completado

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Manual Microsoft Project 2007

Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una

asignacin:
Abra la vista Uso de Tareas
Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama
Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha
Seguimiento.
En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

36- Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado
para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos
asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo
siguiente:
Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo
Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

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Manual Microsoft Project 2007

Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo.

Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga
lo siguiente:
Abra la Vista Uso de Tareas

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Ver Tabla - Trabajo

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Manual Microsoft Project 2007

En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del

trabajo real.

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Manual Microsoft Project 2007

Los valores de los campos Restante y % trabajo

37- Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo
El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el
trabajo real de las asignaciones por perodos de tiempo.
Ejemplo: por horas
Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para
introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos:
Abra la Vista Uso de Tareas
Haga clic en Formato Detalles Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir
la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique
la Tabla trabajo al parte de horas de la vista.
Haga Clic en Ver Tabla Trabajo

38- PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las
tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente
estas actividades hasta la fecha que usted desee.
En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.
Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar proyecto

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Manual Microsoft Project 2007

Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne
la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar

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Manual Microsoft Project 2007

Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas
seleccionadas. Para esto active la opcin que mas se acomode a su necesidad.
IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo

39- PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS

Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor
parte de los costos. Pero tambin existen costos asociados directamente con las
tareas.
El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las
tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base
en estos.
Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para
calcular el presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede
comprobar si el plan de trabajo est de acuerdo con el presupuesto asignado.

40- PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS

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Manual Microsoft Project 2007

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al
escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de
recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo
de la asignacin.
Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.

41- Como especificar costos variables para los recursos de trabajo

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:
Asegrese que tenga seala la tabla Entrada en el men Ver
Por el men Ver Hoja de Recursos
Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir asignar
recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.
En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del
recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $
250.000/da
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de
Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 5.000/hora
Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un
recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra
acabar con costos superiores a los reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas
extras y el trabajo normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna
Llamada Trabajo de Horas Extra

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Manual Microsoft Project 2007

42- Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que
realicen, Por ejemplo: Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos.
Para especificarlos:
Haga clic en Ver Hoja de Recursos
Si no ha aplicado la tabla Entrada a la Hoja de Recursos, haga clic en Ver Tabla
Entrada

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Manual Microsoft Project 2007

En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso.
Ejemplo: $ 100.000

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Manual Microsoft Project 2007

43- Como establecer los costos para los recursos del material
Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver Hoja de Recursos
Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del
Material con las unidades de medida. Ejemplo: bulto, m2, und

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Manual Microsoft Project 2007

En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo
vale $ 950, Un bulto de cemento vale $ 16.000

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Manual Microsoft Project 2007

Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo:
Para los materiales granulares el derecho de explotacin de las cantares - $
1500/m3

44- Como establecer varios costos para un recurso:

Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en
determinada fecha que afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir
de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes
momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para especificar diferentes
costos, siga estos pasos:
En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar
varios costos.
En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso, haga clic en la ficha de Costos

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Manual Microsoft Project 2007

En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el

costo por uso escritos en la Hoja de Recursos
Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo,
haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la
primera celda no se dejar modificar pues Project calcular los cambios con
respecto a esta.
Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben
modificar.

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Manual Microsoft Project 2007

Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades,

escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene
salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de
asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad
en B.

45- CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con
respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar
el porcentaje. La tasa real que representa el cambio se calcular inmediatamente y
aparecer en el cuadro.
La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del
recurso. Si por algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se
debe especificar que tabla desea utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos
pasos:

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Manual Microsoft Project 2007

Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Ver Uso de
Tareas (Tambin puede utilizar Ver Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde
se muestra los recursos asignados a las actividades

Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la
A. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin

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Manual Microsoft Project 2007

Seale la pestaa General

En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que
desee aplicar a esta asignacin

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46- COMO ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS

El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede
especificar el mtodo que ms se ajuste a sus gustos.
Es importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento
del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:
Haga Clic en Ver Hoja de Recursos (Asegrese que est ubicado en la Tabla de
Entrada)
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos:
Comienzo, Prorrateo, Fin

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Manual Microsoft Project 2007

Los mtodos consisten en:

Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al
inicio del proyecto
Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final
del proyecto
Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las
actividades o recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos
del cuadro de dilogo Informacin del Recurso.

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47- PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen
recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo
Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos
En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo
En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera acumularse
el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos
calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecer en el
campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.

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48- REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS

1. Revisin de los costos de asignacin
Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de
Tareas o Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
Haga clic en Ver Uso de Tareas o Ver Uso de Recursos, para mostrar una de las
vistas de asignaciones.
Haga clic en Ver Tabla Costo
En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total
de cada tarea. En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin
y el costo total de cada recurso.

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Manual Microsoft Project 2007

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2. Revisin de los costos de recursos:

Puede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cada recurso llevar a
cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un
recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera:
Haga clic en Ver Hoja de Recursos
Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que
desea insertar el campo Costo
Haga clic en Insertar Columna
En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuacin haga clic en
Aceptar. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales
planeados para todas las asignaciones de cada recurso

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3. Revisin de costo de tareas:

Puede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cada tarea. Este
costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea,
adems de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas,
haga lo siguiente:
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo
Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea
4. Revisin del costo total planeado del proyecto
Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los
costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto.
Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto.
En Herramientas Opciones Vista Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
haga clic en Tabla Costo.
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Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto.
Ejemplo: $ 98.500.000

Otra forma de ver el costo total del proyecto es:

Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto.
En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto

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49- ACTUALIZACIN MANUAL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Si ha asignado recursos a tareas en el proyecto y tambin se ha introducido el
costo de estos recursos, los costos se actualizarn cuando escriba informacin real
del proyecto.
Si no desea que esta actualizacin se haga automticamente puede desactivar esta
opcin y escribir los costos manualmente, para hacerlo siga estos pasos:
Haga clic en Herramientas Opciones - Clculo
Desactive la ficha de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales
De manera predeterminada los cambios realizados en los costos se distribuirn
uniformemente a lo largo de la duracin real de una tarea. Si prefiere extender los
costos a la fecha de estado (fecha de actualizacin del proyecto), active la casilla de
verificacin Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado

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Manual Microsoft Project 2007

Para introducir los costos de tareas manualmente:

En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver Tabla Costo para aplicar la tabla
Costo.
Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea

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50- SUPERVISIN DEL PROYECTO

Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y
compararlo con la programacin inicial.
Para esto existen varias formas:
1. Primera Forma
Haga clic en proyecto Informacin del Proyecto Estadsticas

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2. Segunda Forma
En el Diagrama de Gantt, selecciones el men Herramientas Opciones Vista Mostrar tarea de resumen del proyecto

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3. Tercera forma:
En el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Variacin

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4. Cuarta forma:
En el diagrama de Gantt, seleccione Ver Gantt de Seguimiento.

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5. Lneas de Progreso
Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona
valiosa informacin de progreso, de la siguiente manera:
Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la
programacin
Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la
programacin
Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la
programacin.
Para agregar lneas de progreso, siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, haga clic en Herramientas Seguimiento Lneas de
Progreso

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Manual Microsoft Project 2007

En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificacin Mostrar siempre la

lnea de progreso actual. A continuacin seleccione si desea mostrar la lnea de
progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual.
En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione si desea que las lneas
de progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las
lneas de progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas,
mostrar lneas de progreso en relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en la ficha Estilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas
de progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea,
y la forma y el color del progreso para la lnea de progreso actual y para otros
diferentes.
Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:
Clic en Herramientas Seguimiento Lnea de Progreso
En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificacin Mostrar siempre la
lnea de progreso actual

51- INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga
configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas
Preliminares.
Existen seis categoras de informes disponibles:
Generales
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Manual Microsoft Project 2007

Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
Para ver los informes integrados disponibles:
Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando
las categoras disponibles.
NOTA: La versin de Microsoft Project 2007 cuenta con un men llamado Informes.
Para que aparezca los informes haga clic en Informes Informes.

En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea

mostrar

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Manual Microsoft Project 2007

Haga doble clic en el informe que desee ver

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Manual Microsoft Project 2007

Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole informacin,

introdzcala y haga clic en Enter

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Manual Microsoft Project 2007

El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del
informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

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Manual Microsoft Project 2007

Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para

esto de clic en Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en
Imprimir

52- ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES:

1. INFORMES DE COSTOS
El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por
costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la
variacin, el costo fijo, el metodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se
enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo
siguiente:
Haga Clic en Ver Informes (En Microsoft Project 2007 aparecern los Informes en
un men aparte)
Haga doble clic en Costos
Haga doble clic en Presupuesto
Aparecer el informe Presupuesto.

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales

programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar
un informe de Flujo de Caja
En Informes Costos haga doble clic a Flujo de Caja

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Manual Microsoft Project 2007

Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se
centra en la informacin ms importante y es particularmente til para las
directivas por la concisa presentacin de los datos generales del proyecto. Para
generar el Informe Resumen del proyecto
En Informes Generales haga doble clic a Resumen del proyecto

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Manual Microsoft Project 2007

El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos

asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para
generarlo
Haga doble clic Informes Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos Humanos y
Fechas

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Manual Microsoft Project 2007

53- PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS

Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:
Haga clic en Ver Informes y doble clic en Personalizados

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Manual Microsoft Project 2007

En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la
lista de Informes

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.

Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto.
Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin,
Detalles y Ordenar

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Manual Microsoft Project 2007

IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes
llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en
Excel como resultado de una Tabla dinmica.
Para crear un Informe Visual siga estos pasos:
En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de
dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe

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Manual Microsoft Project 2007

Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos

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Manual Microsoft Project 2007

Un conocido formato para representar grficamente los cambios del proyecto, es

el Grfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se
explica a continuacin:
Haga clic en Ver Mas Vistas Entrada de tarea

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Manual Microsoft Project 2007

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras.

Haga clic en Insertar Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo
Real y despus en Aceptar

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Manual Microsoft Project 2007

Seleccione todas las tareas del proyecto.

En el men Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecer el cuadro de dilogo
de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opcin Libro de
Microsoft Excel

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Guardar.

Automticamente Project mostrar el Asistente para Exportacin, de clic en
Siguiente para continuar.

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Manual Microsoft Project 2007

Para exportar toda la informacin seleccione la casilla Plantilla de Excel del

Proyecto, si solo quiere exportar marque la opcin Datos Seleccionados (Estas
tareas deben estar seleccionadas).

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en Finalizar.

Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de
Tarea y Costo Real que contengan datos.

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Manual Microsoft Project 2007

En la barra de Herramientas seleccione Insertar - Grfico

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Manual Microsoft Project 2007

En el asistente para grficos haga clic sobre Tipos Personalizados

Seleccione el tipo de grfico Lneas Suavizadas y a continuacin clic en el botn
siguiente.

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Manual Microsoft Project 2007

Junto a Series en haga clic en Columnas y despus haga clic en el botn siguiente.

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Manual Microsoft Project 2007

Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificacin Mostrar Leyenda. En

Ubicacin haga clic en Derecha y a continuacin clic en siguiente

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Manual Microsoft Project 2007

En Colocar Grfico, haga clic En una hoja nueva. Deje el nombre como Grfico 1 y a
continuacin haga clic en Finalizar

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Manual Microsoft Project 2007

Ha creado un grfico de curva S con los costos de cada tarea

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Manual Microsoft Project 2007

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