TUTORIAL DE MONICA
INTRODUCION.
MONICA es un programa de contabilidad que puede la puede utilizar como su asistente en los
negocios. Le permitir resolver muchos de las tareas asociadas con un negocio pequeo
mediano. monica ha sido diseada para servirle de una manera fcil y rpida, pero a la vez
dndole la informacin lo ms detalladamente posible.
MONICA es el programa de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las
facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes,
proveedores, manejar las cuentas por cobrar, su libro de bancos, y la contabilidad bsica
de su empresa.
MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de
cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, almacn de ropa,
una librera, un negocio de electrodomsticos, una mueblera, una oficina contable, un
restaurante, etc. entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que
necesita es un computador personal ( una red de computadores) y listo.
MONICA es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un
manual completamente en castellano, no es una traduccin de algn programa en ingls.
Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en
mente al empresario latino que desea resultados rpidos e instrucciones sencillas.
Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fcil
de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo hara con papel y
lpiz, o con una mquina de escribir. Los mdulos que componen MONICA son independientes de
tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, cheques, partidas, abonos clientes etc. Ud.
no necesita manejar los otros mdulos o tener que "predefinir" parmetros adicionales y muchas
veces trminos contables poco entendibles, que nunca va a utilizar a fin de hacer una de estas
operaciones.
CARACTERISTICAS.
El sistema est diseado en ambiente a Windows, y es de fcil manejo mediante el uso del
teclado y del mouse
Ofrece una gran versatilidad en el manejo de la informacin ya que tiene pantallas
intuitivas que no necesitan mayor explicacin y no se requieren amplios conocimientos en
computacin.
MONICA le permite llevar la contabilidad de hasta 99 empresas en forma simultnea y
puede trabajar con puntos de venta (en red, con cajas)
La mayor parte de las opciones son auto explicativas, sin embargo es de reconocer
algunos limitantes del programa en lo referente a la correccin de errores, copia de
respaldos, obtencin de informes, etc., principalmente en la versin 9 que es la ms
reciente en el mercado
MDULOS PRINCIPALES
Aunque el sistema MONICA tiene mltiples utilidades y opciones, le presentaremos los principales
mdulos:
FACTURACIN
Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios nros. de factura,
ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). As mismo puede realizar
devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas. Tambin puede
realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final
del mes por un mismo concepto).
.
INVENTARIO
Controla los productos en el almacn: crea, modifica elimina (si el usuario tiene acceso), puede hacer su
lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a
la vez, puede almacenar ms de 10 millones de items en sus archivos. As mismo puede enviar
cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en ingls) y luego convertirlos en rdenes de
compra (est enlazado con el mdulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el krdex que
puede llevar de su inventario, es fcil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la
posibilidad de manejar las imgenes (fotos o diagramas) de sus productos. Por ejemplo Ud. puede tener
un catlogo de todos sus productos en su computador..
.
CUENTAS POR COBRAR
Cuando Ud. vende al crdito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales,
etc. Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las prximas
facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.
.
CUENTAS POR PAGAR
Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este mdulo es para Ud.
ya que le permite saber a qu proveedores les debe, cundo se vencen las facturas, etc. Calendario de
pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.
.
CUENTAS CORRIENTES
Su empresa ahora puede llevar una 1,000 cuentas corrientes. Es muy fcil crear un nuevo cheque en la
cuenta corriente de la empresa, hacer sus depsitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc.
Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco.
Realiza una reconciliacin con el estado de cta. de su banco.
CONTABILIDAD GENERAL
.
Diseado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede
definir su tabla contable utilizar la que viene diseada especialmente para su pas! el cual puede ser
manejado en multinivel (Agrupacin de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los
principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Prdidas, Balance
Tributario, etc.
CHEQUES
Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser
cobrados,
montos
totales
para
un
perodo.
Asimismo Ud. puede imprimir directamente los cheques con total seguridad (montos en nmeros y en
letras), utilizando formato preimpreso y numeracin dada por computador. Tambin puede obtener un
reporte de reconciliacin bancaria. Permite saber cual es su saldo. Ud. puede tener desde una ms Ctas.
Ctes. La impresin de cheques puede ser en Castellano/Ingls.
LIBRO DIARIO
Registra las actividades de la empresa mediante asientos contables (Mtodo de la partida doble). Lo cual
involucra un plan contable (Cuentas) que es prcticamente ilimitado, con cdigos de hasta 14 caracteres y
multinivel. MONICA le proporciona una tabla de cuentas para la mayora de pases del habla hispana. Ud.
puede as mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del negocio.
ANLISIS DE CUENTAS.
Le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes cuentas que conforman el plan
contable de la empresa y de esta manera determinar la situacin de la empresa. La transferencia de
asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace automticamente.
REPORTES CONTABLES
El Contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte de Anlisis de cuentas, y
el Balance de Comprobacin, El Balance General de la empresa, el Estado de Ganancias y Prdidas.
MONICA permite obtener estos reportes en forma interactiva, es decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento
en el libro diario, se vera reflejado inmediatamente en los reportes, no es necesario el cierre de un perodo
para poder tener los reportes, as mismo, Ud. tiene acceso a reportes histricos ya que no existe lmite en
el nmero de perodos que puede tener en su computador (la limitacin viene dada por la rapidez y
capacidad de procesamiento de su computador).
OTROS DETALLES
MONICA adicionalmente puede trabajar en red: Novell y Windows. Es decir Ud. puede realizar una factura
en una estacin de la red, mientras que la otra estacin por ejemplo puede estar manejando el
inventario. MONICA acepta el smbolo de su moneda y ha sido diseada para ajustarse a los reglamentos
de su pas (por ejemplo en Santo Domingo, los comprobantes fiscales (NCF). MONICA tiene acceso de
seguridad. Por ejemplo a un nuevo empleado puede ser asignado nivel bsico el cual solamente le permite
hacer una factura, sin posibilidad de eliminarla cambiarla y no puede consultar costos.
As mismo MONICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la informacin ya que tiene pantallas
intuitivas que no necesitan mayor explicacin en los cuales no necesita grandes conocimientos en
computacin de los que probablemente ya tiene. MONICA le permite tener hasta 99 empresas en su
computador y puede trabajar como punto de venta.
Si Ud. ha realizado una factura en forma manuscrita, entonces Ud. puede realizarlo en su computador
utilizando a MONICA sin mayores problemas. La mayor parte de las opciones son auto explicativas.
No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a MONICA, ya que puede ser corregido sin mayores
contratiempos, sea que realiza una nueva factura, un asiento contable, etc.
TUTORIAL DE MONICA
MENU DE PRESENTACION
El Men general de Monica Una vez instalada MONICA, Ud. puede comenzar a utilizarla
inmediatamente, los siguientes captulos estn ordenados en forma independiente, es decir no
tiene que leer el captulo anterior a fin de entender los siguientes captulos, por Ejemplo si
solamente desea manejar las Cuentas corrientes con su programa de MONICA simplemente
dirigirse al captulo de Ctas. Ctes. , en el computador, todo lo que tiene que hacer es un clic en el
botn de Ctas. Corrientes.
Al iniciar el programa, se muestra la pantalla de presentacin, ver figura 4. All se indica el tipo de
licencia (1 usuario, 2 usuarios, etc.) y si su programa esta registrado (Si el programa no est
registrado se muestra el ttulo "Licencia NO registrada", lo cual indica que tiene un nmero limitado
de
ejecuciones).
La foto de presentacin, puede ser cambiada a su gusto, por ejemplo puede usar la foto de su
empresa, o los que tiene disponibles el programa al instalarse. Para ello ver la opcin de
parmetros, acerca de la instalacin de una nueva foto de presentacin.
Al ingresar a MONICA por primera vez, se muestra la pantalla con los diferentes mdulos
disponibles
CMO USAR MNICA PASO A PASO?
Bsicos
Parmetros
Generales
Contables
Accesorios
BASICOS
-
Nombre de la Empresa
Llenar datos segn factura.
Moneda / Fecha / Idioma
Digitar smbolo de moneda.
Seleccionar: Pas, Idioma, Formato de fecha, Formato de
cantidad.
CONTABLES
-
Inicio de Contabilidad
3110.01
Definicin de Contabilidad
3108.02
Poner fecha de inicio de perodo contable (01/05/09)
Aceptar cambios
Cta de cierre del ejercicio
Buscar
en
catlogo:
Cta de capital
Buscar
en
catlogo:
Aceptar cambios
Digitar fecha de cierre: 28 (Nmero permitido por el
-
sistema)
Cuentas por Cobrar
Agregar 0.00% inters anual
Digitar fecha de vencimiento de facturas a crdito (15 del
mes sig.)
Aceptar cambios
ACCESORIOS
-
Costeo del Inventario
Seleccionar precio promedio ponderado
Aceptar cambios
Retornar
Parmetros
ACCESO
-
Elegir
Crear un usuario
Digitar
Nombre, Clave
Elegir la opcin Maestro
Aceptar
Se deben establecer cuentas de enlace entre los diferentes mdulos del sistema, para que cada
vez que se realice una transaccin en cualquiera de los mdulos, se actualice en el mdulo
CONTABILIDAD.
Contabilidad
Cuentas de Enlace
-
Definicin de asientos para: (Utilizar hoja anexa: Cuentas de enlace Mnica)
En la ventana que se abra se debern digitar los cdigos dados en hoja anexa.
Aceptar
Por qu no se incluye Pago a un Suplidor?
Porque el sistema no da la opcin de realizar retenciones.
Por qu no se incluye Dbitos y Crditos para el Cliente?
Porque el mdulo es para dbitos por otros conceptos que no son venta de mercancas.
CMO CREAR EL CATLOGO DE CUENTAS?
El primer paso para iniciar toda contabilidad, debe ser ingresar el catlogo de cuentas o plan de
cuentas que sirve para el registro, clasificacin y aplicacin de las operaciones a las actividades
correspondientes.
Contabilidad
Plan (Catlogo) de Cuentas
Adicionar Cuenta
En la ventana que se abra, debemos elegir la opcin Adicionar Cuenta e iniciar a ingresar el
Catlogo de Cuentas para la Empresa que vamos a trabajar, de la siguiente manera:
El sistema contable, desde el primer momento que usted ingresa el cdigo de la cuenta,
automticamente lo clasifica como cuenta de Activo, Pasivo o segn corresponda y en la
categorizacin Esta Cuenta es; se debe tener mucho cuidado en la seleccin.
Las Cuentas de Mayor
Las Cuentas de Detalle
Adicionar
Contiene sub-cuentas
Cuenta de detalle
Y as sucesivamente hasta concluir el catlogo contable. Las otras pestaas poseen la funcin que
indican, segn lo que deseemos hacer: Modificar Cuenta, Eliminar Cuenta o Lista de Cuentas, si lo
que deseamos es ver cmo qued estructurado el catlogo que ingresamos.
PARA INGRESAR UN COMPROBANTE
Contabilidad
Asientos Contables
Crear o modificar asientos
Fecha
01/05/09
Crear asientos
Referencia
Registro de Balance de Apertura
Comprobante
001
Fuente
Ingresos
Digitar cdigos de subcuentas y transacciones por subcuentas, sean estas de dbito o crdito.
Al Diario F5
Desea Registrar el Asiento?
Si
Salir
MONTAJE DE SALDOS INICIALES EN MDULOS AUXILIARES
Cuenta Corriente
Varios: Modificar cuenta (Llenar formato de acuerdo a requerimientos)
Aceptar
Inventario
Crear productos (Llenar formato de acuerdo a requerimientos)
Marcar NO en facturar aun sin existencia
Contabilidad
Llenar datos segn requerimientos
Aceptar
Observacin: Realizar el mismo procedimiento hasta obtener los cinco productos de almacn.
Clientes - Proveedores
Clientes
Crear empresa
Llenar datos segn requerimientos
Incluir cdigo de cliente C00__
Aceptar
Observacin: Realizar el mismo procedimiento por cada cliente activo en Balance de Apertura.
Proveedores
Crear empresa
Llenar datos segn requerimientos
Incluir cdigo de proveedor P00__
Aceptar
Observacin: Realizar el mismo procedimiento por cada proveedor activo en Balance de Apertura.
Cmo adicionar categora para los Proveedores?
El procedimiento es similar que cuando agregamos un proveedor genrico, la diferencia est que al
crear la empresa del proveedor, se nos solicita una categora:
Buscar
Crear categora
Adicionar
Y se llenan los datos correspondientes:
PARA CREAR UN CHEQUE
Cuenta Corriente
Nuevo
Permite modificar el formato con los datos correspondientes
Aceptar
Observacin: Si se quiere modificar el estado del cheque como Cobrado irse a
y en la columna Estado poner SI.
Cheques Cobrados
Cuando el cheque se crea, automticamente se crea un dbito para el Proveedor y un crdito al
Banco, por lo que se debe modificar la contabilizacin del cheque as:
Contabilidad
Asientos Contables
Crear o Modificar Asientos
Ubicarse en el comprobante a modificar
Modificar Asiento
Aceptar
Ingresar cdigos de subcuentas segn el Comprobante de Pago elaborado a mano
Al Diario F5
Desea Registrar el Asiento?
Si
Salir
PARA CREAR UNA FACTURA
Factura
Crear (Llenar datos de acuerdo a requerimientos) Modificar el impuesto por el 15%
Observacin: En la fecha de vencimiento, dar un mes de plazo.
Slo guardado F5
Desea grabar factura?
Si
Salir
El mdulo Factura, realiza automticamente su contabilizacin afectando las cuentas: Clientes, IVA
por Pagar e Ingresos Gravables y este debe revisarse en el mdulo Contabilidad despus de
elaborar cada factura.
Como el procedimiento contable del sistema es cargrselo al cliente, debemos proceder ahora al
mdulo Cuentas por Cobrar para recibir el pago del cliente. (Slo si ste cancela su factura
inmediatamente)
Cuentas por Cobrar
Pagos
Recibir pagos de clientes
Elegir el cliente (Llenar datos correspondientes)
Aceptar
En este mdulo de Cuentas por Cobrar, se puede revisar el Estado de Cuenta de cada uno de los
clientes.
Estado de Cuenta
Elegir el cdigo del cliente
Aceptar
El mdulo Cuentas por Cobrar, automticamente crea un dbito para el Efectivo y un crdito al
Cliente, por lo que se debe modificar el asiento, segn el Recibo Oficial de Caja elaborado a
mano. (En caso de que hubiese retenciones). Una vez modificado, se procede a salir.
Al Diario F5
Desea Registrar el Asiento?
Si
Salir
PARA REGISTRAR MINUTAS DE DEPSITO
Cuenta Corriente
Depsitos/Retiros
Crear
Llenar datos correspondientes.
Aceptar
Desea Grabar Transaccin?
* Revisar transaccin en el mdulo Contabilidad.
Si
Salir
PARA REGISTRAR UNA COMPRA
Inventario
Crear
-
Compras
Llenar datos correspondientes para crear la orden de compra.
Seleccionar el proveedor
Buscar
Slo Salvar F5
Desea Grabar Transaccin?
* La orden de compra seala Sin Recibir irse a
Digitar fecha de recibido y fecha de vencimiento.
Si
Retornar
Aceptar
Aceptar
En mdulo contabilidad revisar el asiento contable generado por la compra al proveedor